Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty cổ phần nhật bản tại chi nhánh quảng ninh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (654.38 KB, 86 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Tên đề tài:
Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty cổ phần Nhật Bản
tại chi nhánh Quảng Ninh.
Họ và tên sinh viên:
Nguyễn Thị Quyên
Giảng viên hướng dẫn:
Thầy Phùng Tiến Hải
HÀ NỘI, NĂM 2012
0
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Tin học kinh tế
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA TIN HỌC KINH TẾ
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Tên đề tài:
Xây dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty cổ phần Nhật Bản tại
chi nhánh Quảng Ninh.
Họ và tên sinh viên:
Nguyễn Thị Quyên
Chuyên ngành:
Tin học kinh tế
Lớp:
Tin học kinh tế
Khố:
11B
Hệ:
Liên thơng
Giảng viên hướng dẫn:
Thầy Phùng Tiến Hải
HÀ NỘI, NĂM 2012
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..........................................................................................
DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU...........................................................................
LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHẬT BẢN......................3
CHI NHÁNH QUẢNG NINH.......................................................................................3
1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Nhật Bản.............................................................3
1.1.1 Giới thiệu tên, logo của công ty cổ phần Nhật Bản....................................3
1.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty.......................................................................4
1.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của cơng ty....................................5
1.1.4 Các sản phẩm chính của cơng ty..................................................................5
1.1.5 Những thành tựu đạt được của công ty......................................................5
1.1.6 Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty cổ phần Nhật Bản.........6
1.2 Giới thiệu về công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh..................8
1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty.......................................................................8
1.2.2 Năng lực bảo hành sản phẩm.....................................................................10
1.2.3 Mục tiêu phát triển của công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng
Ninh.......................................................................................................................10
1.3 Bài toán quản lý kho hàng tại công ty Cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng
Ninh...........................................................................................................................11
1.3.1 Thực trạng công tác quản lý kho hàng.....................................................11
1.3.2 Quy trình Nhập - Xuất hàng hố...............................................................12
1.3.2.1
Quy trình nhập hàng......................................................................12
+ Nhập mua:.......................................................................................................12
1.3.2.2
Quy trình xuất hàng.......................................................................12
1.3.3 Mẫu chứng từ..............................................................................................13
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ĐỂ XÂY DỰNG BÀI TOÁN
QUẢN LÝ KHO HÀNG..............................................................................................16
2.1 Phần mềm và công nghệ phần mềm.................................................................16
2.1.1 Phần mềm....................................................................................................16
2.1.2 Cơng nghệ phần mềm.................................................................................17
2.1.2.1 Khái niệm..............................................................................................17
2.1.2.2 Vịng đời phát triển của phần mềm....................................................18
2.1.3 Quy trình xây dựng phần mềm..................................................................21
2.1.3.1 Xây dựng các đặc tả yêu cầu phần mềm............................................22
2.1.3.2
Xây dựng kiến trúc hệ thống.........................................................24
2.1.3.3
Quy trình thiết kế...........................................................................25
2.1.3.4
Quy trình lập trình.........................................................................25
2.1.3.5
Quy trình test phần mềm...............................................................26
2.1.3.6
Quy trình triển khai.......................................................................27
2.1.4 Các phương pháp thiết kế..........................................................................28
2.1.4.1 Phương pháp 1: Top Down Design(TDD)..........................................28
2.1.4.2 Phương pháp 2: Bottom Up Design( BUD)........................................29
2.2 Lý thuyết về hệ thống thông tin...................................................................30
2.2.1 Khái niệm hệ thống thơng tin.....................................................................30
2.2.2 Phân tích hệ thống thơng tin ( HTTT)......................................................30
2.2.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin.................................................30
2.2.2.2 Các mơ hình đặc tả chức năng............................................................30
2.3 Lý thuyết về thiết kế cơ sở dữ liệu....................................................................34
2.3.1 Các khái niệm liên quan.............................................................................34
2.3.2 Nội dung của việc thiết kế cơ sở dữ liệu....................................................35
2.4 Ngơn ngữ lập trình Visual Basic......................................................................37
2.4.1
Giao diện làm việc của Visual Basic.....................................................38
2.4.2
Các thành phần chính của Visual Basic...............................................38
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN NHẬT BẢN – CHI NHÁNH QUẢNG NINH.........................................41
3.1 Phân tích hệ thống thơng tin quản lý kho hàng..............................................41
3.1.1 Sơ đồ luồng thông tin..................................................................................41
3.1.2 Sơ đồ phân cấp chức năng..........................................................................43
3.1.3 Sơ đồ ngữ cảnh............................................................................................44
3.1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh....................................................................45
3.1.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh...........................................................46
3.1.5.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý nhập...46
3.1.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất....47
3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu.........................................................................................48
3.2.1 Sơ đồ thực thể liên kết................................................................................48
3.2.2 Các bảng trong cơ sở dữ liệu......................................................................49
3.2.2.1 Bảng NCC.............................................................................................49
3.2.2.2 Bảng Hanghoa.....................................................................................49
3.2.2.3 Bảng Phieunhap...................................................................................50
3.2.2.4 Bảng Kho..............................................................................................50
3.2.2.5 Bảng KH................................................................................................51
3.2.2.6 Bảng Phieuxuat....................................................................................51
3.2.2.7 Bảng Ctiet_PN......................................................................................52
3.2.2.8 Bảng Ctiet_PX......................................................................................52
3.2.2.9 Bảng Nhanvien.....................................................................................53
3.2.3 Mơ hình Relationship..................................................................................54
3.2.4 Sơ đồ thuật toán..........................................................................................55
3.2.4.1 Sơ đồ thuật toán lập phiếu nhập.........................................................55
3.2.4.2 Sơ đồ thuật toán lập phiếu xuất..........................................................56
3.3 Thiết kế giao diện...............................................................................................57
3.3.1 Form Hệ thống............................................................................................57
3.3.2 Form Đăng nhập hệ thống..........................................................................58
3.3.3 Form Danh mục Nhà cung cấp..................................................................59
3.3.4 Form Danh mục Khách hàng.....................................................................60
3.3.5 Form Danh mục kho...................................................................................61
3.3.6 Form Danh mục hàng hoá..........................................................................62
3.3.7 Form Phiếu nhập kho................................................................................63
3.3.8 Form Phiếu xuất kho..................................................................................64
3.3.9 Form Tìm kiếm............................................................................................65
3.3.10 Form Tìm kiếm theo phiếu nhập.............................................................66
3.3.11 Form Tìm kiếm theo phiếu xuất..............................................................67
3.3.11 Form Tìm kiếm hàng hố.........................................................................68
KẾT LUẬN...................................................................................................................69
NHẬN XÉT CỦA CƠ SỞ THỰC TẬP......................................................................70
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................71
PHU LUC......................................................................Error! Bookmark not defined.
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
CP
GĐ
HCNS
TCKT
P. nghiên cứu phát triển
TGĐ
KD
VB
TTBH>SP
TNHH
HTTT
SL
NCC
KH
HTTTQL
BĐ
KT
NV
PN
PX
Hình 1.1
Hình 1.2
Hình 1.3
Hình 1.4
Hình 1.5
Hình 2.1
Hình 2.2
Hình 2.3
Cổ phần
Giám đốc
hành chính nhân sự
tài chính kế tốn
Phịng nghiên cứu phát triển
tổng giám đốc
kinh doanh
Visual basic
trung tâm bán hàng và giới thiệu sản phẩm
trách nhiệm hữu hạn
hệ thống thông tin
số lượng
nhà cung cấp
khách hàng
hệ thống thông tin quản lý
bắt đầu
kết thúc
nhân viên
phiếu nhập
phiếu xuất
DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU
Logo cơng ty Cổ phần Nhật Bản
Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty cổ phần Nhật Bản
Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Mơ hình thác nước
Lưu đồ thiết kế phần mềm
Lưu đồ quy trình lập trình phần mềm
Hình 2.4
Hình 2.5
Hình 2.6
Hình 2.7
Hình 3.1
Hình 3.2
Hình 3.3
Hình 3.4
Hình 3.5
Hình 3.6
Hình 3.7
Hình 3.8
Hình 3.9
Hình 3.10
Hình 3.11
Hình 3.12
Hình 3.13
Hình 3.14
Hình 3.15
Hình 3.16
Hình 3.17
Hình 3.18
Hình 3.19
Hình 3.20
Hình 3.21
Hình 3.22
Lưu đồ test phần mềm
Lưu đồ triển khai phần mềm
Giao diện mở đầu của VB6
Giao diện làm việc của VB6
Sơ đồ luông thông tin
Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý nhập
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý xuất
Sơ đồ thực thể liên kết
Mơ hình Relationship
Sơ đồ thuật tốn lập phiếu nhập
Sơ đồ thuật toán lập phiếu xuất
Giao diện chính
Form đăng nhập hệ thống
Form danh mục nhà cung cấp
Form danh mục khách hàng
Form danh mục kho
Form danh mục hàng hố
Form phiếu nhập kho
Form phiếu xuất kho
Form Tìm kiếm
Form Tìm kiếm theo phiếu nhập
Form Tìm kiếm theo phiếu xuất
Tìm kiếm theo hàng hoá
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
1
Khoa Tin học kinh tế
LỜI MỞ ĐẦU
Do sự chuyển đổi của cơ chế thị trường, các doanh nghiệp tư nhõn được khuyến
khích phát triển kéo theo sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Do vậy, để có thể
đứng vững trên thị trường và khẳng định mình thì doanh nghiệp phải quan tõm phát
triển về mọi mặt.
Trong điều kiện nền kinh tế mở hiện nay, số lượng các doanh nghiệp ra tăng
nhanh chóng, đồng thời chất lượng sản phẩm hàng hoá và dịch vụ cũng tăng theo. Sự
cạnh tranh không chỉ diễn ra mạnh mẽ trong nội bộ ngành mà cũn diễn ra cả ngoài
ngành. Do đó để có khách hàng gắn bó với doanh nghiệp, doanh nghiệp phải có những
chớnh sách quản lý, những chớnh sách kinh doanh hợp lý.
Đối với những doanh nghiệp thương mại nói riêng việc lựa chọn sản phẩm phõn
phối cho phù hợp với từng đối tượng khách hàng, từng khu vực kinh doanh là một vấn
đề quan trọng. Muốn làm tốt vấn đề này phải đồng thời xõy dựng chiến lược kinh
doanh hợp lý vừa kết hợp với tình hình thực tế của hàng hố tại cơng ty.Tức là đưa ra
chiến lược kinh doanh hợp lý kết hợp với quản lý kho hàng tại cơng ty. Vì vậy vấn đề
quản lý kho hàng là một vấn đề quan trọng. Những con số tồn đầu kỳ, số lượng nhập
trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ của hàng hoá giống như những con số biết nói, nó
phản ánh một cách chớnh xác tình hình kinh doanh của cơng ty. Tuy nhiên, hoạt động
quản lý hàng tồn kho ở một số doanh nghiệp chưa được quan tõm tương xứng với tầm
quan trọng của nó. Cơng ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh cũng như vậy.
Do đó, việc xõy dựng một phần mềm quản lý kho hàng là một nhu cầu thiết yếu với
một doanh nghiệp.
Trong thời đại thông tin hiện nay, nhu cầu sử dụng các ứng dụng tin học để xử
lý, trao đổi thông tin là nhu cầu thiết yếu. Ngồi việc tiếp cận cơng nghệ mới và sử
dụng những phần mềm có sẵn, chúng ta cần có những ứng dụng của mình để đáp ứng
được những nhu cầu đó. Trong những năm qua, cơng nghệ phần mềm của chúng ta có
những bước phát triển lớn. Nhiều ứng dụng lớn phục vụ cho các hoạt động trong các
hoạt động kinh tế mang lại hiệu quả cao trong lĩnh vực quản lý hoạt động, nhiều
chương trình đã đạt đựơc đỉnh cao, có tầm vóc lớn nhưng cũng có những chương trình
SV Nguyễn Thị Qun – khố 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
2
Khoa Tin học kinh tế
nhỏ đơn giản phục vụ nhu cầu của một cá nhân hay một tập thể. Xây dựng phần mềm
quản lý kho hàng tại công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh sẽ ứng với
những đặc điểm riêng có và mang tớnh chất đặc thù của doanh nghiệp.
Nội dung của chuyên đề thực tập gồm có ba phần:
Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và bài toán quản lý kho.
Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về phần mềm ứng dụng.
Chương 3: Xõy dựng phần mềm quản lý kho hàng tại công ty cổ phần Nhật Bản
– chi nhánh Quảng Ninh.
Tuy nhiên, do kiến thức và kinh nghiệm cũn hạn chế nên phần mềm quản lý kho
hàng tại công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh khơng tránh khỏi những
thiếu xót, do đó rất mong có sự đóng góp ý kiến của thầy cơ và các bạn sinh viên để
chương trình được hồn thiện và mang lại hiệu quả tốt khi ứng dụng vào thực tế sản
xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.
Em xin chõn thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thị Quyên
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
3
Khoa Tin học kinh tế
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHẬT BẢN
CHI NHÁNH QUẢNG NINH
1.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Nhật Bản
1.1.1 Giới thiệu tên, logo của công ty cổ phần Nhật Bản
- Tên công ty: Công ty cổ phần Nhật Bản.
- Tên tiếng Anh: Japan Joint Stock Company.
- Tên viết tắt: Japan.,JSC
- Năm thành lập: 2000
- Người đại diện theo pháp luật: Tổng giám đốc Trần Tuấn Dương.
- Trụ sở công ty: Nhà A3, lô C8 khu đô thị mới Đại Kim, phường Đại Kim, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội.
- Website: www.jep.com.vn
- Fax: 0435.400.900
- Điện thoại: 0436.402.666/ 0436.402.667/ 0436.402.668
Hình 1.1 Logo cơng ty CP Nhật Bản
“JEP” được viết tắt bởi cụm từ “ Japan Export Product” đựơc hiểu là: sản phẩm do
Công ty Cổ phần Nhật Bản sản xuất đạt tiêu chuẩn chất lượng Nhật và được xuất khẩu
sang thị trường quốc tế. Trong logo “JEP” được đặt trong hình trũn tượng trưng cho
trời và được bao bọc bởi hình chữ nhật tượng trưng cho đất. Thể hiện JEP đựơc xõy
dựng dựa trên một nền tảng vững mạnh và ổn định, mũi tờn thể hiện sự phát triển
không ngừng.
Màu xanh chủ đạo trong logo tượng trưng cho sự gần gũi, thõn thiện đối với khách
hàng, khát vọng kinh doanh phát triển trong cạnh tranh lành mạnh.
Nhãn hiệu này đã được công ty Cổ phần Nhật Bản đăng kí bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.
- Slogan của công ty: “ Chất lượng Nhật, bảo hành nhất, giá thật!” phản ánh cam kết
của công ty là: sẽ luôn cung cấp đến khách hàng các sản phẩm có chất lượng cao nhất,
với dịch vụ bán hàng, chăm sóc khách hàng tốt nhất và với mức giá phản ánh đúng chất
lượng sản phẩm, công khai áp dụng đồng bộ trên cả nước.
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Tin học kinh tế
4
1.1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy cơng ty
GĐ
nhân sự
GĐ kỹ
thuật
Ban
kiếm
sốt
Phịng
HCNS
P. Ncứu
phát triển
Nhà máy
CT
HĐQT
Phó
TGĐ
GĐ tài
chính
GĐ kinh
doanh
GĐ bán
hàng
Phịng kho
vận bảo hành
Phịng
TCKT
Chi nhánh, cơng
ty, TTBH>SP
Phịng
KD
Đại lý
Kho chi
nhánh
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty CP Nhật Bản
Công ty cổ phần Nhật Bản gồm có: Nhà máy sản xuất, hệ thống chi nhánh, trung tâm
bảo hành và giới thiệu sản phẩm.
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
5
Khoa Tin học kinh tế
1.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của cơng ty
- Sản xuất và kinh doanh các loại khoá cửa, bản lề cửa..
- Sản xuất các loại sản phẩm cơ khí, thiết bị điện, thiết bị nhiệt…
- Sản xuất, mua bán thiết bị vệ sinh, trang thiết bị nội, ngoại thất, vật liệu xõy dựng, sắt
thép, gốm, sứ, thuỷ tinh, nhôm, kớnh.
1.1.4 Các sản phẩm chính của cơng ty
- Khố tay gạt: Với hơn 100 loại khoá tay gạt được dùng cho các loại cửa tiền sảnh,
cửa phòng hội nghị, cửa chớnh nhà riêng, cửa thơng phịng, cửa ban cơng, cửa phịng
vệ sinh. Cơng ty có những sản phẩm khố đặc biệt dùng cho cơng trình, biệt thự cao
cấp.
- Bản lề sàn thuỷ lực: Gồm 20 loại bản lề sàn, đa dạng về tải trọng, phù hợp với nhiều
loại kích cỡ cửa kính. Bản lề sàn của cơng ty có ưu điểm phù hợp với tải trọng và chiều
rộng cửa, khắc phục được những nhược điểm mà những sản phẩm ngoại nhập khác gặp
phải.
- Khoá nắm trũn: Gồm 10 loại khoá dùng cho cửa đi, cửa thơng phịng, cửa nhà vệ
sinh.
- Khoá chống cháy: Gồm các loại khoá tay gạt, khoá nắm trũn dùng cho các loại cửa
chống cháy của các cơng trình an ninh quốc phịng, cơng trình thuỷ điện, nhà kho…
- Thiết bị điện gồm: Các loại công tắc, ổ cắm, ổ cắm mạng, ổ cắm anten, đèn báo, nút
chng, chiết áp, aptomat.
- Thiết bị vệ sinh: Gồm vịi tắm, vòi bồn rửa mặt, vòi bồn rửa bát, dõy và bát sen
- Phụ kiện: Kẹp kớnh, bản lề, Clemol…
1.1.5 Những thành tựu đạt được của công ty
- Sản phẩm của cơng ty đều được đăng kí Quyền sở hữu trí tuệ đối với từng nhón hiệu
hàng hố tại cục sở hữu trí tuệ .
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam cấp “Chứng nhận phù hợp tiêu
chuẩn” cho các sản phẩm: khoá tay gạt, khoá nắm trũn, bản lề sàn.
- Bộ khoa học và công nghệ Việt Nam cấp “ Huy chương vàn hội chợ quốc tế hàng
công nghiệp Việt Nam ”
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
6
Khoa Tin học kinh tế
- Cục cảnh sát phịng cháy chữa cháy- bộ cơng an cấp giấy chứng nhận kiểm định
phương tiện phòng cháy chữa cháy cho các sản phẩm khố.
Tập đồn BSI cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2008 cho
phạm vi: Kinh doanh các sản phẩm khoá cửa và bản lề sàn.
1.1.6 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần Nhật Bản
Năm 2000, từ sự khởi đầu của công ty cổ phần xuất nhập khẩu và dịch vụ kinh
tế Trần Minh do ông Trần Quý Dương sáng lập với sự hợp tác chặt chẽ của cơng ty
Katsura - Nhật Bản. Sản phẩm khố do Katsura cung cấp được công ty Trần Minh
phõn phối trên thị trường Việt Nam với thương hiệu Newstar, Alpha.
Sau một thời gian bán hàng, ban lónh đạo cơng ty nhận thấy thị trường tiềm
năng và sự tin tưởng của khách hàng về các sản phẩm khoá cửa, bản lề sàn do Nhật
Bản sản xuất. Bên cạnh đó, để giải quyết vấn đề vướng mắc về công tác bảo hành, khắc
phục những chớnh sách về giá nhập ngoại cao, công ty Trần Minh đã đề nghị Katsura
hợp tác sản xuất tại Việt Nam.
Năm 2002, được sự đầu tư giúp đỡ nhiệt tình và thiện chí của Katsura, cơng ty
mở một xưởng cơ khí để sản xuất, nghiên cứu sản xuất các mặt hàng khoá cửa, bản lề
sàn chất lượng cao, giá cả phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội của Việt Nam.
Sau gần một năm nghiên cứu, trải qua nhiều cơng đoạn sản xuất thử và sự nỗ lực kiên
trì đầu tư của các cổ đông và Katsura, sản phẩm khóa tay gạt, bản lề sàn do Cơng ty
Trần Minh sản xuất mang thương hiệuJEPđã ra đời vào cuối năm2002. Sản phẩm tạo
dần được niềm tin của khách hàng bởi chất lượng tốt, giá cả phù hợp với thu nhập của
người Việt và phương thức lắp đặt, bảo hành chu đáo.Công ty tạo được công ăn việc
làm ổn định cho hàng trăm người lao động.
Bước sang năm 2003, cùng với sự phát triển về quy mô sản xuất, đa dạng mẫu
mã chất lượng sản phẩm và sự chuyển giao công nghệ sản xuất, xưởng sản xuất cơ khí
khơng đáp ứng được nhu cầu của thị trường, Công ty Trần Minh chuyển đổi thànhCông
ty trách nhiệm hữu hạn Nhật Bảnvới mục tiêu hoạt động và phương châm kinh doanh
“Chất lượng Nhật, Bảo hành nhất, Giá thật”.
Có thể nói việc chuyển đổi là một bước chuyển mình quan trọng, thể hiện tầm
nhìn và định hướng chiến lược của một doanh nghiệp non trẻ trong nền kinh tế thị
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
7
Khoa Tin học kinh tế
trường cạnh tranh đầy biến động. Mở ra một trang mới trong quá trình lịch sử xây
dựng, hình thành và phát triển thương hiệu Jep lớn mạnh sau này.
Năm 2005, để đáp ứng nhu cầu của thị trường, mở rộng sản xuất, Cơng ty trách
nhiệm hữu hạn Nhật Bản tìm được địa điểm xây dựng nhà máy tại khu công nghiệp
Kim Động – Hưng Yờn cú diện tích 15.000 m2, giáp thành phố Hưng Yên và thuận
tiện giao thông với quốc lộ 1A. Và để chủ động chuyển giao công nghệ, giao dịch với
các bạn hàng, nhập khẩu nguyên liệu... Tháng 12/2005, Công ty thành lập đơn vị thành
viên là Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và dịch vụ kĩ thuật Đức Thịnh điều
hành hoạt động sản xuất tại nhà máy.
Với dây chuyền sản xuất hiện đại, đồng bộ, tiếp thu được công nghệ sản xuất
của Nhật cùng đội ngũ 300 người lao động gồm cán bộ quản lý; kỹ sư nghiên cứu chế
tạo khuôn mẫu và thợ cơ khí lành nghề, Cơng ty TNHH Nhật Bản đã cho ra đời những
sản phẩm khóa, bản lề sàn chất lượng cao cấp, kiểu dáng đa dạng mang thương
hiệuJEP, đáp ứng được nhu cầu khắt khe của các chủ dự án.
Đến thời điểm này, Công ty đã thực hiện thành công mục tiêu “Chất lượng
Nhật” và tiếp tục triển khai tôn chỉ “Giỏ thật, Bảo hành nhất” bằng việc mở rộng, thiết
lập hệ thống phân phối sản phẩm trên cả nước thông qua các đại lý, đơn vị thành viên.
Năm 2006 Công ty thành lập Chi nhánh Miền Trung tại TP Đà Nẵng và là thành viên
sáng lập Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dương Việt Vương tại Thành phố Hồ Chí
Minh, riêng đối với thị trường miền Bắc do cơng ty trực tiếp quản lý.
Năm 2008, thành công đạt được đã góp phần thúc đẩy khát vọng và mục tiêu
phát triển doanh nghiệp to lớn hơn, Công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhật Bản chuyển đổi
loại hình doanh nghiệp sang hình thức cơng ty cổ phần để phù hợp với chiến lược đầu
tư phát triển đưaJEPtrở thành một tập đoàn kinh tế với tên gọi Công ty Cổ phần Nhật
Bản.
Năm 2009, với tiềm lực kinh tế vững mạnh, Công ty chuyển về địa chỉ mới tại nhà A3
Lô C8 Khu Đơ Thị Mới Đại Kim - Hồng Mai - Hà Nội với diện tích lớn, khang trang
và tiện nghi hơn.
Và trong bối cảnh nền kinh tế thế giới khủng khoảng ảnh hưởng đến Việt Nam
thì Ban giám đốc Cơng ty lại vạch ra một hướng đi mới: tiếp tục mở rộng sản xuất, đầu
tư cơ sở hạ tầng và phát triển mạng lưới phân phối; tận dụng nguồn nhân lực có chất
SV Nguyễn Thị Qun – khố 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
Khoa Tin học kinh tế
8
lượng cao từ các doanh nghiệp đang cắt giảm chi phí và nguồn cung nguyên liệu trên
thị trường. Công ty CP Nhật Bản xây dựng được một hệ thống phân phối rộng lớn, trải
dài trên khắp các miền đất nước gồm các đại lý, chi nhánh.
1.2 Giới thiệu về công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh
Để phõn phối sản phẩm tương xứng với quy mô sản xuất và thuận tiện cho
khách hàng tỡm hiểu, lựa chọn và mua sản phẩm, công ty Cổ phần Nhật Bản đã xõy
dựng một hệ thống các chi nhánh trên cả nước.
- Tên công ty: Công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh.
- Địa chỉ: Số 88 Nguyễn Văn Cừ, phường Hồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng
Ninh.
- Là một chi nhánh trực thuộc công ty Cổ phần Nhật Bản, chi nhánh Quảng Ninh mang
đầy đủ những đặc điểm, những nguyờn tắc kinh doanh của công ty.
1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy cơng ty
Giám đốc
Phó giám đốc
Phịng
kế tốn
Phịng
nhân sự
Phịng
kinh doanh
Bộ phận
kho
Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức cơng ty CP Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
9
Khoa Tin học kinh tế
Chức năng của các bộ phận
- Giám đốc:
- Là người đại diện pháp nhõn của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về
mọi hoạt động của công ty. Là chủ tài khoản và trực tiếp chỉ đạo công tác tài
chớnh của công ty.
- Xõy dựng kế hoạch phát triển công ty qua các giai đoạn ngắn hạn, trung hạn và
dài hạn và chỉ đạo các bộ phận khác thực hiện kế hoạch kinh doanh
- Quyết định tất cả những vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty.
- Phó giám đốc:
- Giúp việc cho giám đốc cơng ty trong lĩnh vực điều hành hoạt động sản xuất
kinh doanh, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về các hoạt động có liên
quan.
- Trực tiếp chỉ đạo các vấn đề chất lượng sản phẩm.
- Là người có quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện lónh đạo.
- Phịng kế tốn:
- Hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trờn hệ thống sổ sách.
- Làm việc với bộ phận kế tốn của cơng ty Cổ phần Nhật Bản.
- Kê khai thuế…
- Kết hợp với các bộ phận khác trong công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh đã
đề ra.
- Phòng nhân sự:
- Xõy dựng các kế hoạch nhân sự cho công ty: tuyển dụng, đào tạo….
- Thực hiện các công việc liên quan đến công tác hành chớnh.
- Kết hợp với các bộ phận khác trong công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh đã
đề ra
- Phòng kinh doanh:
- Quảng bá sản phẩm, xúc tiến thương mại, tiêp xúc khách hàng và tiêu thụ sản
phẩm.
- Ghi nhận và giải quyết các ý kiến phản hồi của khách hàng. Đề xuất các nội
dung phát triển thị trường, cải tiến, nõng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng yêu
cầu của thị trường.
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
10
Khoa Tin học kinh tế
-
Kết hợp với các bộ phận khác trong công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh đã
đề ra.
- Bộ phận kho:
- Quản lý nhập xuất hàng hố, từ đó thống kê về hàng hoá tồn để lập các báo cáo
tồn kho, cung cấp dữ liệu cho các bộ phận khác.
- Kết hợp với các bộ phận khác trong công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh đã
đề ra.
1.2.2 Năng lực bảo hành sản phẩm
- Sản phẩm của công ty được tư vấn lắp đặt và chăm sóc tốt nhất bởi cơng tác bảo hành
trong thời gian 02 năm và chế độ chăm sóc mói mói theo chế độ bảo hành của công ty:
+ Thời gian bảo hành 02 năm.
+ Chế độ tư vấn, trợ giúp thường xuyên: mói mói
+ Phạm vi bảo hành: Toàn quốc.
+ Tiến độ bảo hành: Nhanh nhất, liên tục.
1.2.3 Mục tiêu phát triển của công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh
Với chớnh sách “ Chất lượng Nhật- bảo hành nhất- giá thật” Công ty cổ phần
Nhật Bản – chi nhánh Quảng Ninh luôn cam kết với khách hàng:
+ Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng là một công cụ quản lý và giám sát chất lượng
sản phẩm. Là doanh nghiệp cung cấp khoá cửa, bản lề sàn, thiết bị điện, thiết bị vệ
sinh, máy bơm nước đõy là những sản phẩm do Jep trực tiếp sản xuất mang tớnh chất
cạnh tranh cao về uy tín, chất lượng trên thị trường Quảng Ninh nói riêng và trên tồn
lónh thổ Việt Nam nói chung.
+ Phấn đấu đưa cơng ty lên vị trí số một về phõn phối sản phẩm khoá tại địa bàn kinh
doanh.
+ Với phương trõm “ Sản phẩm Jep là lựa chọn đúng đắn và thông minh cho ngôi nhà
của bạn”
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
11
Khoa Tin học kinh tế
1.3 Bài tốn quản lý kho hàng tại cơng ty Cổ phần Nhật Bản – chi nhánh Quảng
Ninh
1.3.1 Thực trạng công tác quản lý kho hàng
Là một chi nhánh trực thuộc của cơng ty cổ phần Nhật Bản do đó tất cả các hoạt
động kinh doanh đều có sự kết hợp giữa công ty với công ty chi nhánh.
Đối với hoạt động quản lý kho: Hàng ngày khi khách hàng đặt hàng với nhõn
viên kinh doanh và nhõn viên kinh doanh báo lại cho bộ phận kho và bộ phận kế toán.
Nhõn viên kế toán lập yêu cầu xuất hàng hoá gửi cho nhõn viên kho. Nhõn viên kho
đối chiếu số lượng tương ứng với mã hàng trên phiếu và thực tế tồn kho để xuất hàng.
Hàng tháng bộ phận kho đều phải lập báo cáo Nhập - Xuất - Tồn để báo cáo lên tổng
công ty. Việc lập báo cáo này hiện nay được làm bằng Excel.Trên báo cáo thể hiện rừ
tình hình tồn, nhập, xuất với từng mặt hàng. Tuy nhiên vẫn cũn gặp nhiều khó khăn:
- Chênh lệch giữa tồn kho thực tế và sổ sách của công ty cổ phần Nhật Bản- chi
nhánh Quảng Ninh.
- Chênh lệch giữa sổ sách của chi nhánh Quảng Ninh với tổng công ty.
Nguyên nhõn của những chênh lệch này là do:
Tại chi nhánh Quảng Ninh, mối quan hệ kinh doanh đã được thiết lập với một
hệ thống các đại lý lớn phõn phối các sản phẩm về khoá, bản lề, thiết bị điện và thiết bị
vệ sinh trên toàn tỉnh Quảng Ninh. Số lượng nhập - xuất giữa đại lý và công ty tuỳ
thuộc vào sức mua và thị hiếu của khách hàng trên địa bàn của đại lý. Trong khi đó
việc quản lý kho hiện nay cũn gặp nhiều khó khăn, số lượng nhập - xuất có thể khơng
được cập nhật kịp thời do đó khơng tránh khỏi tình trạng sổ sách không khớp với thực
tế.
Các nhõn viên kinh doanh của công ty mang hàng hoỏ đi giới thiệu và bán sản
phẩm trực tiếp tại các xưởng mộc, các công trình xõy dựng, và khách lẻ. Việc kiểm
sốt hàng hố không được chặt chẽ làm cho số lượng hàng hoỏ thiếu chớnh xác.
Việc hạch tốn và theo dừi tại phịng kho vận bảo hành của công ty Cổ phần
Nhật Bản và chi nhánh thường có sự chênh lệch lớn. Do ở cơng ty và chi nhánh đều có
chứng từ theo dừi trên giấy và sổ sách làm trên excel do đó có thể tỡm thấy nguyờn
nhõn của sự chênh lệch, nhưng rất mất thời gian và công sức.
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
12
Khoa Tin học kinh tế
1.3.2 Quy trình Nhập - Xuất hàng hố
Cơng ty Cổ phần Nhật Bản tại Quảng Ninh là một chi nhánh của cơng ty Cổ
phần Nhật Bản do đó theo quy chế chỉ được kinh doanh các mặt hàng được công ty Cổ
phần Nhật Bản cung cấp hay chỉ có một nhà cung cấp duy nhất là Công ty Cổ phần
Nhật Bản.
1.3.2.1Quy trình nhập hàng
+ Nhập mua:
Căn cứ vào định mức tiêu thụ hàng hoá, số lượng tồn kho và nhu cầu thị trường
thơng qua việc thăm dị thì trường và marketting của các nhân viên kinh doanh trong
công ty. Giám đốc chi nhánh tiến hành đặt hàng với công ty Cổ phần Nhật Bản. Khi
đơn đặt hàng được công ty phê duyệt sẽ tiến hành chuyển hàng về nhập kho tại chi
nhánh Quảng Ninh.
Khi hàng được chuyển về sẽ kốm theo hoá đơn bán hàng. Nhân viờn kho kết hợp
với nhân viên kế toán tiền hành kiểm kê, đối chiếu số lượng, chủng loại và chất lượng
của hàng hoá rồi tiến hành làm phiếu nhập và nhập kho hàng hoá.
+ Nhập đổi:
Là nhập lại số hàng bị lỗi sau khi đã xuất hàng hoá khác thay thế cho khách
hàng.
+ Nhập nội bộ:
Nhập hàng hố từ các chi nhánh khác của cơng ty Cổ phần Nhật Bản.
+ Nhập trả:
Nhập trả từ khách hàng làm cho số lượng hàng tồn kho tăng lên. Đõy là những
hàng hố bị hỏng và khách hàng khơng có nhu cầu đổi.
+ Nhập khác:
Ngồi các nghiệp vụ nhập mua, nhập nội bộ, nhập đổi cũn có các trường hợp
nhập khác như: Nhập bảo hành, nhập số hàng thừa khi kiểm kê…
1.3.2.2 Quy trình xuất hàng
+ Xuất bán:
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
13
Khoa Tin học kinh tế
Nhân viờn kinh doanh tiến hành tiếp thị sản phẩm tới khách hàng. Khi khách
hàng đồng ý mua hàng, nhõn viên kinh doanh của công ty báo lại với nhân viên kế toán
về số lượng của hàng hoá khách hàng đặt. Nhõn viên kế tốn thơng báo tới nhân viờn
kho. Sau khi đối chiếu đơn hàng và lượng hàng tồn kho nếu số hàng tồn kho đủ với số
lượng đơn hàng, nhân viờn kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Nhõn viên kế toán căn cứ
phiếu xuất kho của nhân viên kho tiến hành lập biờn bản giao nhận và hoá đơn giá trị
gia tăng. Nhõn viên kinh doanh có trách nhiệm giao hàng hoá, hoá đơn và biên bản
giao nhận cho khách hàng.
+ Xuất đổi:
Trường hợp hàng hoá kém chất lượng, cơng ty phải tiến hành xuất hàng hố
cùng loại ra đổi cho khách hàng.
+ Xuất nội bộ:
Xuất hàng hoá cho các chi nhánh khác của công ty Cổ phần Nhật Bản.
+ Xuất khác:
Ngồi các nghiệp vụ trên cũn có các nghiệp vụ xuất khác cho khách hàng như:
xuất bảo hành, xuất tặng theo chương trình khuyến mại….
1.3.3 Mẫu chứng từ
Khi tiến hành nhập hay xuất hàng hoá nhân viên kho tiến hành lập phiếu nhập
hay phiếu xuất tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Trên các phiếu phải điền đầy đủ các
mục, đõy chớnh là dữ liệu đầu vào để xõy dựng các báo cáo và thuận lợi cho việc quản
lý.
Sau khi các chứng từ được thiết lập sẽ được gửi cho bộ phận kế toán để tiến
hành hạch toán kế toán. Đồng thời các dữ liệu trờn chứng từ được lưu tại các file nhập
xuất của bộ phận kho để đối chiếu, kiểm tra sau này.
Do đặc thù kinh doanh thương mại, công ty cổ phần Nhật Bản – chi nhánh
Quảng Ninh có bộ phận kinh doanh đảm nhiệm vai trị trung gian giữa khách hàng và
cơng ty. Do đó trên phiếu xuất có nội dung là người nhận hàng chớnh là theo dừi về đối
tượng nhân viờn kinh doanh.
SV Nguyễn Thị Quyên – khoá 11B
