Giới thiệu phần mềm quản lý bán hàng miniPOS

1
Chöông 2
Phaân tích khaû thi
2
Trường hợp quản lý vật tư của VIHACO
VIHACO là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lónh vực sản xuất các sản
phẩm cơ khí. Trong những năm gần đây, VIHACO đã nhanh chóng chuyển đổi
phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh từ cơ chế bao cấp sang thò trường
nên đã thu được những thành công nhất đònh. Doanh nghiệp đã có đội ngũ
công nhân lên đến hơn 300 người, mở rộng nhà xưởng sản xuất, mua sắm máy
móc và thậm chí đã nhận được một số đơn đặt hàng từ nước ngoài. Giám đốc
VIHACO là người trẻ tuổi, năng động. Anh nhận ra rằng việc cấp phát vật tư
thường xuyên bò chậm trễ, ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ sản xuất và thời hạn
giao hàng. Anh đã quyết đònh tăng cường thêm nhân viên cho bộ phận vật tư
và cho phép tăng số vật tư tồn kho. Điều này đã giúp góp phần cải thiện tình
hình cấp phát vật tư trong thời gian đầu. Nhưng sau đó, anh lại ngạc nhiên
nhận ra việc bổ sung thêm nhân lực vật tư không còn tác dụng khi số lượng
yêu cầu cấp phát vật tư tiếp tục tăng lên. Ngoài ra, số vật tư tồn đọng, gây
lãng phí lên đến hàng trăm triệu đồng.
Sau một thời gian tìm hiểu, anh đã quyết đònh áp dụng một phần mềm quản lý
vật tư.
3
Nội dung

Lợi ích của HTTT

Tình huống kinh doanh

Phân tích khả thi
•
Khảo sát và đánh giá hiện trạng

•
Xác đònh yêu cầu
•
Báo cáo khả thi

Quan điểm: nhà phân tích <> nhà quản lý
4
Chöông 2
1. Lợi ích của HTTT
5
ng d ng chính c a HTTTỨ ụ ủ
Tự động
Hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh, rẻ, chính xác và nhất
quán hơn
Tự động
Hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh, rẻ, chính xác và nhất
quán hơn
Học tập cải tiến tổ chức (thông tin & tri thức)
Hỗ trợ cải thiện các hoạt động (từ hàng ngày đến dài
hạn) bằng cách tạo, lưu và chuyển giao tri thức
Học tập cải tiến tổ chức (thông tin & tri thức)
Hỗ trợ cải thiện các hoạt động (từ hàng ngày đến dài
hạn) bằng cách tạo, lưu và chuyển giao tri thức
Tạo lợi thế cạnh tranh/chiến lược
Cho phép doanh nghiệp tạo và duy trì lợi thế cạnh
tranh so với đối thủ
Tạo lợi thế cạnh tranh/chiến lược
Cho phép doanh nghiệp tạo và duy trì lợi thế cạnh
tranh so với đối thủ
6

Caùc giaù trò gia taêng do HTTT mang laïi
7
T ñ ngự ộ
Các kiểu (mức) xử lý
Xử lý bằng tay
•
Không có sự hỗ trợ của công nghệ
Xử lý có hỗ trợ của công nghệ - bán tự động
•
Kết hợp thủ công và tự động tùy nhiệm vụ
Xử lý tự động hoàn toàn
•
Loại bõ thủ công hoàn toàn
Các kiểu (mức) xử lý
Xử lý bằng tay
•
Không có sự hỗ trợ của công nghệ
Xử lý có hỗ trợ của công nghệ - bán tự động
•
Kết hợp thủ công và tự động tùy nhiệm vụ
Xử lý tự động hoàn toàn
•
Loại bõ thủ công hoàn toàn
Hiệu quả
Nếu qui trình nghiệp vụ kém, tự động hóa có thể che dấu
vấn đề nội tại
Hiệu quả
Nếu qui trình nghiệp vụ kém, tự động hóa có thể che dấu
vấn đề nội tại
Tự động

Hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh, rẻ, chính xác và nhất
quán hơn
Tự động
Hỗ trợ hoàn thành công việc nhanh, rẻ, chính xác và nhất
quán hơn
8
L i ích c a t ñ ng – Ví d baøi toaùn cho vayợ ủ ự ộ ụ
Primary Activities of
Loan Processing
Manual Loan Process
(Time)
Technology-Supported
Process (Time)
Fully Automated Process
(Time)
1. Complete and submit
loan application
Customer takes the
application home, completes
it, returns it (1.5 days)
Customer takes the application
home, completes it, returns it
(1.5 days)
Customer fills out application
from home via the Web (1
hour)
2. Check application for
errors
Employee does this in
batches (2.5 days)

Employee does this in batches
(2.5 days)
Computer does this as it is
being completed (3.5
seconds)
3. Input data from
application into
information system
Applications kept in paper
form, although there is
handling time involved (1
hour)
Employee does this in batches
(2.5 days)
Done as part of the online
application process (no extra
time needed)
4. Assess loan
applications under
$250,000 to determine
whether to fund them
Employee does this
completely by hand (15
days)
Employee does with the help
of the computer (1 hour)
Computer does this
automatically (1 second)
5. Committee decides on
any loan over $250,000

(15 days) (15 days) (15 days)
6. Applicant notified Employee generates letters
manually in batches (1 week)
Employee generates letters
with the help of the computer
(1 day)
System notifies applicant via
e-mail (3.5 seconds)
Total Time:
Anywhere from 25 to 40
days, depending on size of
loan
Anywhere from 5 to 20 days,
depending on size of loan
Anywhere from 1 hour to
15 days, depending on size
of loan
9
H c t p, c i ti n t ch cọ ậ ả ế ổ ứ
Thông tin cải tiến (Zuboff 1988)
Cung cấp thông tin về hoạt động (và kết quả) làm cơ sở
cho việc cải tiến
Thông tin cải tiến (Zuboff 1988)
Cung cấp thông tin về hoạt động (và kết quả) làm cơ sở
cho việc cải tiến
Hiệu quả
Kết hợp tự động và học tập để cải tiến sẽ hiệu quả hơn
đơn thuần tự động hóa. Nếu qui trình nghiệp vụ kém, chức
năng cung cấp thông tin học tập sẽ chỉ ra được vấn đề
trong qui trình nghiệp vụ.

Hiệu quả
Kết hợp tự động và học tập để cải tiến sẽ hiệu quả hơn
đơn thuần tự động hóa. Nếu qui trình nghiệp vụ kém, chức
năng cung cấp thông tin học tập sẽ chỉ ra được vấn đề
trong qui trình nghiệp vụ.
Học tập cải tiến tổ chức (thông tin & tri thức)
Hỗ trợ cải thiện các hoạt động (từ hàng ngày đến dài hạn)
bằng cách tạo, lưu và chuyển giao tri thức
Học tập cải tiến tổ chức (thông tin & tri thức)
Hỗ trợ cải thiện các hoạt động (từ hàng ngày đến dài hạn)
bằng cách tạo, lưu và chuyển giao tri thức
10
Nguồn tạo lợi thế cạnh tranh

Tạo sản phẩm tốt nhất trên thò trường

Dòch vụ khách hàng ưu việt

Chi phí thấp hơn đối thủ

Có công nghệ sản xuất riêng, khác biệt

Thời gian đưa ra sản phẩm mới ngắn

Có thương hiệu nổi tiếng

Khách hàng nhận được nhiều giá trò hơn cho cùng một số
tiền
Nguồn tạo lợi thế cạnh tranh


Tạo sản phẩm tốt nhất trên thò trường

Dòch vụ khách hàng ưu việt

Chi phí thấp hơn đối thủ

Có công nghệ sản xuất riêng, khác biệt

Thời gian đưa ra sản phẩm mới ngắn

Có thương hiệu nổi tiếng

Khách hàng nhận được nhiều giá trò hơn cho cùng một số
tiền
Chi n l c và l i th c nh tranhế ự ợ ế ạ
Tạo lợi thế cạnh tranh/chiến lược
Cho phép doanh nghiệp tạo và duy trì lợi thế cạnh
tranh so với đối thủ
Tạo lợi thế cạnh tranh/chiến lược
Cho phép doanh nghiệp tạo và duy trì lợi thế cạnh
tranh so với đối thủ
11
Chöông 2
2. Tình huống doanh nghiệp
(Business Case)
12
T o tình hu ng doanh nghi p (Business ạ ố ệ
Case)
Các vấn đề khi xây dựng tình huống doanh nghiệp :
•

Đo lường (không thấy, khó lượng hóa, độ đo)
•
Độ trễ thời gian (làm quen, khai thác, kết quả)
•
Nhận thức (văn hóa hiện tại chưa phù hợp)
Tình huống doanh nghiệp (Business Case)
Nhận dạng giá trị/lợi ích do HTTT mang lại
Nghịch lý năng suất (The Productivity Paradox)
•
Khó lượng hóa các lợi ích năng suất vô hình do HTTT
mang lại
•
Hiệu ứng lề (Unintended consequences), tăng chi phí, làm
giảm hiệu quả (e.g. chơi game)
13
C s t o Business Case ơ ở ạ
Có thể chọn 1 cách, nhưng có thể kết hợp để thuyết
phục đầu tư vào HTTT.
Có thể chọn 1 cách, nhưng có thể kết hợp để thuyết
phục đầu tư vào HTTT.
Lập luận dựa trên niềm tin về chiến lược doanh nghiệp,
lợi thế cạnh tranh do HTTT nhận thức về khách hàng.
Lập luận dựa trên niềm tin về chiến lược doanh nghiệp,
lợi thế cạnh tranh do HTTT nhận thức về khách hàng.
Niềm
tin
Niềm
tin
Lập luận dựa trên so sánh với đối thủ, nếu đối thủ đi trước
sẽ có lợi thế, hậu quả là …

Lập luận dựa trên so sánh với đối thủ, nếu đối thủ đi trước
sẽ có lợi thế, hậu quả là …
Đe dọa
Đe dọa
Lập luận dựa trên dữ kiện, phân tích số liệu, và các chứng
cứ thuyết phục.
Lập luận dựa trên dữ kiện, phân tích số liệu, và các chứng
cứ thuyết phục.
Sự kiện
Sự kiện
14
Caùc ví dụ
15
Một lần/nhiều lần và hữu hình/vô hình
Nhiều lần <> một lần
•
Nhiều lần – Chi phí hoặc lợi ích xảy ra định kỳ, tiếp
diễn (nhân viên IT hỗ trợ hệ thống)
•
Một lần – như mua phần cứng, phần mềm
Hữu hình <> vơ hình
•
Hữu hình – Chi phí hoặc lợi ích dễ dàng nhận thấy
(e.g. số người và chi phí lao động)
•
Vơ hình - Chi phí hoặc lợi ích khó nhận thấy (i.e. gia
tăng chất lượng dịch vụ)
Business cases bao gồm các chi phí/lợi ích hữu hình/vơ
hình và một lần/nhiều lần
16

Business Case – Phân tích lợi ích/chi phí
Chi phí
Đầu tư và bảo trì liên quan đến
mua, phát triển, triển khai hệ
thống
Chi phí
Đầu tư và bảo trì liên quan đến
mua, phát triển, triển khai hệ
thống
Lợi ích
Gia tăng doanh thu, giảm chi
phí và tăng hiệu suất
Lợi ích
Gia tăng doanh thu, giảm chi
phí và tăng hiệu suất
Lợi ích/chi phí ròng
Lợi ích – chi phí
Lợi ích/chi phí ròng
Lợi ích – chi phí
17
Trình bày the Business Case – yếu tố
thành công
Hiểu tâm lý người nghe
Có thể có nhiều người khác nhau liên quan đến quyết định
mua/triển khai HTTT. Điểm chính là hiểu mối quan tâm của họ
và trình bày thông tin quan trọng với quan tâm này
CIO – Người có trách nhiệm chung về HTTT. Quan tâm về hiệu quả
chức năng của HTTT.
Lãnh đạo doanh nghiệp – Đại diện cho doanh nghiệp. Có thể có kế
hoạch rất riêng. Rất quan tâm đến chi phí.

Hội đồng cố vấn – Nhóm đại diện các nhóm khác nhau (kể cả
người sử dụng), cung cấp thông tin nhu cầu, và các mối quan tâm,
sẽ có kiến nghị với giám đốc/lãnh đạo.
Hiểu tâm lý người nghe
Có thể có nhiều người khác nhau liên quan đến quyết định
mua/triển khai HTTT. Điểm chính là hiểu mối quan tâm của họ
và trình bày thông tin quan trọng với quan tâm này
CIO – Người có trách nhiệm chung về HTTT. Quan tâm về hiệu quả
chức năng của HTTT.
Lãnh đạo doanh nghiệp – Đại diện cho doanh nghiệp. Có thể có kế
hoạch rất riêng. Rất quan tâm đến chi phí.
Hội đồng cố vấn – Nhóm đại diện các nhóm khác nhau (kể cả
người sử dụng), cung cấp thông tin nhu cầu, và các mối quan tâm,
sẽ có kiến nghị với giám đốc/lãnh đạo.
18
Trình bày the Business Case – Các
yếu tố thành công
Qui lợi ích thành tiền
Tiết kiệm 1 giờ/ngày = $ lương/tổng số giờ x 1 giờ
Dễ hiểu và ấn tượng ngay
Sáng tạo các biến “thay thế”
Qui các lợi ích khó lượng hóa thành các biến giả để minh họa
sự cải thiện tương đối như sử dụng thang likert 1 đến 5
Sử dụng các tiêu chí ban lãnh đạo quan tâm
Thời gian giải quyết, Thời gian chờ, Phản hồi khách hàng, Tinh
thần nhân viên.
Giải thích khả năng cải thiện các tiêu chí này
19
Chu kỳ ứng dụng công nghệ mới
Choosing

Dành nguồn lực
để xem xét các
công nghệ mới
và phù hợp với
doanh nghiệp
20
Chu kỳ ứng dụng công nghệ mới
Matching
Đối sánh các
công nghệ hứa
hẹn với các cơ
hội kinh tế hiện
tại