Kiến thức quan trọng về Procurement (Thu mua)_Nội dung chuyên sâu

CHUỖI CUNG ỨNG LÀ GÌ ? ( SUPPLY CHAIN )

Chuỗi Cung Ứng là mạng lưới toàn cầu sử dụng để chuyển sản phẩm dịch vụ từ nguyên liệu
thô đến khách hàng cuối thơng qua việc cấu trúc dịng thơng tin, phân phối và tiền.
Chuỗi cung ứng (Supply chain) được định nghĩa là một hệ thống các tổ chức, con người, thông tin, hoạt
động và các nguồn lực liên quan tới công tác chuyển sản phẩm/dịch vụ từ nhà cung cấp tới khách hàng.
Như vậy, chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất, cung cấp mà còn bao gồm cả các công ty vận
tải, nhà kho, nhà bán lẻ và khách hàng của họ. Hoạt động chuỗi cung ứng liên quan đến việc chuyển đổi
các nguyên liệu, tài nguyên thiên nhiên và các thành phần khác thành một sản phẩm dịch vụ hoàn chỉnh
đưa tới KH cuối cùng.
. Quản trị chuỗi cung ứng" bao gồm hoạch định và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tìm nguồn
cung, mua hàng,sản xuấtvà tất cả các hoạt động quản trị logistics. Ở mức độ quan trọng, quản trị chuỗi
cung ứng bao gồm sự phối hợp và cộng tác của các đối tác trên cùng một kênh như nhà cung cấp, bên
trung gian, các nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng. Về cơ bản, quản trị chuỗi cung ứng sẽ tích hợp vấn đề
quản trị cung cầu bên trong và giữa các công ty với nhau. Quản trị chuỗi cung ứng là một chức năng tích
hợp với vai trị đầu tiên là kết nối các chức năng kinh doanh và các qui trình kinh doanh chính yếu bên
trong cơng ty và của các công ty với nhau thành một mô hình kinh doanh hiệu quả cao và kết dính. Quản
trị chuỗi cung ứng bao gồm tất cả những hoạt động quản trị logistics đã nêu cũng như những hoạt
động sản xuất và thúc đẩy sự phối hợp về qui trình và hoạt động của các bộ phận marketing, kinh
doanh, thiết kế sản phẩm, tài chính, cơng nghệ thơng tin.”


Quản trị chuỗi cung ứng có thể được hiểu là tập hợp tất cả những phương thức sử dụng 1 cách tích hợp, hiệu
quả nhà cung ứng, người SX, kho bãi cũng như các cửa hàng để phân phối sản phẩm, hàng hóa được sản xuất
tơi đúng địa điểm, kịp thời, đảm bảo yêu cầu chất lượng giúp giảm thiểu tối đa chi phí tồn hệ thống nhưng vẫn
đáp ứng được những yêu cầu về mức độ phục vụ.


CHUỖI CUNG ỨNG LÀ GÌ ? ( SUPPLY CHAIN )

THU MUA LÀ GÌ ? ( PROCUREMENT )
Như trong hầu hết các tổ chức kinh doanh, quản lý thu mua liên quan đến con người, quy trình và cơng nghệ.
Vậy thu mua là gì? Thu mua liên quan đến việc tìm nguồn cung ứng, thanh tốn và phân phối hàng hóa, dịch vụ
mà một cơng ty cần trong hoạt động sản xuất và quản lý kinh doanh của mình để tạo ra lợi nhuận như thế nào.
Trong mua hàng kiến thức quyết định 30% kỹ năng chiếm 70% còn lại
Thu mua là quá trình tìm kiếm và đồng ý với các điều khoản và mua hàng hóa, dịch vụ hoặc cơng trình từ nguồn
bên ngồi, thường thơng qua quy trình đấu thầu cạnh tranh hoặc so sánh giá
Thu mua là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của Logistics và Chuỗi Cung Ứng, thông
thường các hoạt động cần thiết trong một công ty bao gồm:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪

Lập kế hoạch mua hàng
Xác định tiêu chuẩn
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
Phân tích giá trị , tài chính
Tài chính
Đàm phán giá cả
Mua hàng
Quản lý hợp đồng cung cấp
Kiểm soát hàng tồn kho
Thanh toán

VAI TRỊ CỦA CHUỖI CUNG ỨNG

Bạn có biết một bộ quần áo phải trải qua những gì để đến tay bạn khơng?. Đó là một hành trình dài kết hợp từ
rất nhiều khâu khác nhau như: Các nhà cung cấp nguyên vật liệu (vải, chỉ, phụ liệu…), các nhà máy, xưởng gia
công vải theo mẫu mã, các hệ thống phương tiện vận chuyển từ cơng xưởng đến cơng ty chính, các đại lý, cửa
hàng bán sỉ, bán lẻ và cuối cùng mới tới tay chúng ta
Ví dụ trên cho thấy, chuỗi cung ứng tham gia vào gần như tất cả mọi hoạt động sống diễn ra hàng ngày trên thế
giới này. Vấn đề ở đây là bạn quản lý chuỗi cung ứng này như thế nào để mang lại hiệu quả và doanh thu cao
nhất cho cơng ty của mình?
Một vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp cũng như các cá nhận hoạt đông trong ngành xuất nhập khẩu là việc
phải quản trị chuỗi cung ứng như thế nào? Yếu tố này có liên quan sống cịn đến việc doanh thu của công ty tăng
trưởng hay bị tụt dốc? Chi phí hoạt động được giảm bớt hay đang đội lên?
Yêu cầu này đang góp phần làm nhu cầu nhân lực hoạt động trong chuỗi cung ứng tăng lên, cũng như đang tạo
ra nhiều việc làm cho người lao động hơn.
Thu mua tham gia vào quá trình nào của chuỗi cung ứng và vai trò như thế nào?
( Vậy thu mua là gì và có vai trị như thế nào trong hoạt động của chuỗi cung ứng và tầm quan trọng của thu mua
.)


TẦM QUAN TRỌNG CỦA THU MUA
❖ Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm
soát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thường xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù
hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng được
phản ánh thơng qua việc phân tích các bước của q trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến
quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì.
❖ Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng như: đánh giá mơi trư
ờng chung hiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hố đó trên thị trường; cu cấu thị trường của
sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính; lãi

suất trong nước và ngồi; chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác. Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để
thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp


Mục Tiêu Của Thu Mua
Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng
là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất.
- Đảm bảo an tồn cho bán ra thể hiện trước hết là hàng mua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay
thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hưởng đến lưu thơng hàng hố. Mặt khác hàng
mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do cơng ty bán ra. Cơng ty
có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro
(do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển... ). Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng
đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính tốn của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng do việc giao
hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu được lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh
nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút.


Mục Tiêu Của Thu Mua
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận đư
ợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lư u thơng và tiêu dùng là cần có những hàng hố có chất lư
ợng tối ưu chứ khơng phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hố đáp ứng
tốt nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi
nhuận nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố
đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ư u nhưng trình độ
sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu
- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận đư
ợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hố có chất lượng
tối ưu chứ khơng phải có chất lượng tối đa. Chất lượng tối đa là mức chất lượng mà tại đó hàng hố đáp ứng tốt
nhất một nhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận

nhất. Còn chất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào
để tạo ra sản phẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng
các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp chưa tối ưu


Mục Tiêu Của Thu Mua
- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh
nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng khơng chỉ
thể hiện ở giá bán mà cịn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu... để chi phí giao dịch, đặt
hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vì thơng thư
ờng để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn thường xảy ra mâu
thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giá cao và ngược lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn
với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục
tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo
sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hồn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.


TỔ CHỨC CỦA BỘ PHẬN THU MUA
Tổ chức cơ bản của bộ phận thu mua bao gồm :
o
o
o
o

Giám đốc thu mua
Giám sát thu mua
Nhân Viên thu mua
Nhân viên hành chính ( admin )
❖ Giám đốc thu mua: Sẽ là người chịu trách nhiệm quản lý việc thu mua hàng hóa. Trợ lý thu mua
, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính là người trợ giúp , làm việc dưới duyền của Giám

đốc thu mua
❖ Nhân viên thu mua: Có nhiệm vụ đảm bảo nhà cung cấp cung ứng các đơn hàng phù hợp cho
các nhu cầu của công ty theo, đúng theo các điều khoản và thỏa thuận giao dịch với một mức
giá hợp lý. Nhân viên hành chính đảm nhận các cơng việc cơ bản hơn trong bộ phận thu mua
như thực hiện xử lý tất cả các văn bản, hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp, trợ giúp về
các vấn đề trong thu mua, đánh giá và thống kê hàng tồn .


❖ Giám sát thu mua :Supervisor, hay người giám sát, là những người hỗ trợ công việc quản lý,
giám sát. Nhiệm vụ chính của supervisor là theo dõi và điều phối những hoạt động của nhân viên
cấp dưới trong phạm vi quản lý của mình.
Giám sát và quản lý các hoạt động của nhân viên cấp dưới: phân công cho các bộ phận, thúc
giục nhân viên khi cần thiết… Giám sát theo dõi q trình thực hiện cơng việc xem đã đáp ứng
đúng tiến độ không ? sản phẩm đã cung cấp, theo dõi, ghi chép và báo cáo đầy đủ . Giám sát và
đảm bảo tiến độ mua hàng , công việc của bộ phận thuộc quyền quản lý. Theo dõi mọi hoạt động
của các thành viên trong phòng mình . Hỗ trợ phục vụ các bộ phận liên quan , cùng nhân viên
tham gia đàm phán, trao đổi về sản phẩm. Ln có phương án để giải quyết những vấn đề phát
sinh và phản hồi khơng tích cực trong q trình phục vụ. Báo cáo cơng việc kịp thời và chính xác
đến cấp trên.
Chịu trách nhiệm về tất cả hoạt động trong phạm vi quản lý, đảm bảo cơng việc được hồn
thành đúng tiến độ và hiệu quả. Tối ưu hóa hoạt động của nhân viên, đảm bảo nhân viên hồn
thành tốt cơng việc.
❖ Nhân Viên Hành chính Thu mua : Admin thu mua , cơng việc chính của nhân viên hành chính thu
mua , , sẽ là người nhận và chuyển giao hợp đồng giữa bộ phận và nhà cung cấp ,nhập
database ncc lên hệ thống ,lưu trữ thơng tin , trình ký hợp đồng với bộ phận pháp lý . Nhận
chứng từ thanh toán , làm thanh toán cho khách hàng trên hệ thống phần mềm , chuyển chứng
từ qua bộ phận thanh toán sau khi chứng từ đã được duyệt


Theo khía cạnh của một tổ chức hay doanh nghiệp thì khơng chỉ co 1 hay 2 người chịu trách nhiệm của công việc

thu mua ( procurement ) mà sẽ bao gồm cả một tổ chức chịu trách nhiệm trong công việc này , Vậy bộ phận thu
mua sẽ bao gồm những ai và tương ứng với mỗi vị trí sẽ chiun trách nhiệm liên quan đến thu mua là gì ?. Cũng
giống như những bộ phận phịng ban khác , cũng sẽ có giám đốc thu mua , trợ lí thu mua , nhân viên thu mua và
nhân viên hành chính thu mua , Giam đốc thu mua chịu trách nhiệm trong các hoạt động quản lý việc mua hàng
hóa , sản phầm .
Trợ lý thu mua , nhân viên thu mua hay nhân viên hành chính thu mua chịu trách nhiệm trợ giúp .
Đặc trưng công việc của nhân viên thu mua trong các tổ chức hay doanh nghiệp sẽ là phải đảm bảo việc liên hệ
và làm việc với các nhà cung cấp trong việc bàn giao tài hàng , hàng hóa phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
đồng thời các thủ tục văn bản hay giấy tờ chứng nhận quá trình thu mua phải đảm bảo hợp lệ theo đúng thỏa
thuận của hai bên hay nhiều bên có liên quan . Với trách nhiệm của nhân viên hành chính sẽ thực hiện các văn
bản hay xử lí các hồ sơ theo yêu cầu , sắp xếp các cuộc họp và trợ giúp các hoạt động thu mua , đánh giá , thống
kê hàng tồn kho .
Và mỗi cơng ty hay doanh nghiệp sẽ có hình thức và quy trình sẽ khác nhau khoonhg áp đặt theo khn khổ vì vậy
địi hỏi người làm và theo cơng việc cần phải liên tục làm mới mình và cập nhật nhiều kiến thức , kỹ năng để
thích ứng trong từng điều kiện và hồn cảnh cơng việc


❖ Nhân Viên Hành chính Thu mua :
▪ Có thể hộ trợ làm PO đặt hàng cho khách hàng



QUY TRÌNH THU MUA
Tổ chức cơ bản của bộ phận thu mua bao gồm :

❖

Quy trình thu mua hàng hóa rất đa dạng. Mỗi cơng ty, tổ chức thường có một quy trình thu mua
hàng hóa khác nhau nhưng đều phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng chung như sau:

❖

Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể ( PR )(có thể là yêu
cầu về hàng tồn trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ). Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu
rõ chi tiết các yêu cầu (đặc tính, thơng số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, …) Sau đó, một hồ sơ
mời thầu (RFP) hay một yêu cầu báo giá (RFQ) sẽ được thiết lập và gửi đến các nhà cung cấp. Các
nhà cung cấp sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các RFQ. Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn
ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các cơ sở là giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để đặt ra
các đơn hàng (PO ). Đơn đặt hàng thường đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để hình
thành nên những thỏa thuận của hợp đồng giao dịch. Tiếp đến, các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay
phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng. Một hóa đơn do nhà cung cấp phát hành
được dùng để đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận. Sau khi
hồn tất thủ tục kiểm tra đối chiếu, bộ phận thu mua sẽ thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp.


PR – PURCHASE REQUISITION
Khi nhận được PR từ các bộ phận : Là người thu mua cần phải biết rõ :

❖
❖
❖
❖
❖
❖
❖
❖

Bạn cần mua gì ?
Thời gian bạn cần là khi nào ? Số lượng là bao nhiêu
Bạn có tư vấn nguồn cung cấp nào không ? ( vendor nào bạn refer )

Địa điểm nhận hàng của bạn là ở đâu ( địa điểm giao hàng )
Chi tiết sản phầm hay dịch của bạn cần là thế nào
Ngân sách của bạn chi cho món này là bao nhiêu , hàng hóa thuộc nước nào ?
Bạn thuộc bộ phận nào , phòng ban nào ?
Càng chi tiết nhu cầu đặt hàng , thì càng mua chính xác được giá trị của đơn đặt hàng

▪ Request for Quotation ( RFQ )
▪ Request for Proposal ( RFP)
▪ Vendor Registration Form ( VRF )


( PO) Purchase Order là gì ?
Là từ viết tắt từ đơn đặt hàng , có nghĩa là đơn đặt hàng ,và là hình thức đơn giản của hợp đồng
mua bán , và hợp đồng mua bán này có đặc điểm là :

▪Giá trị đơn hàng tương ( số lượng , giá cả , điều khoản thanh tốn , đóng gói và các điều khoản
khác
▪Là lựa chọn của người mua đối xác nhận đối với người bán
▪Người bán được bảo vệ nếu người mua từ chối thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ
▪PO có tính chất hợp lý hóa quy trình mua hàng theo quy chuẩn
▪Form đính kèm file


+Đơn đặt hàng: các thơng tin cần có trong Đơn đặt hàng PO
• Tên và địa chỉ của cơng ty đặt hàng
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng
• Thời gian lập Đơn đặt hàng
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp
• Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua
• Số lượng vật tư cần mua

• Giá cả
• Thời gian, địa điểm giao hàng
• Thanh tốn
• Ký tên