Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khu chung cư
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.94 MB, 51 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH HTTTQL
Tên đề tài:
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHU
CHUNG CƯ SKYLINE
Sinh viên
: Bùi Thị Liễu Dương
Mã sinh viên
: 11191229
Hà Nội, Tháng 6 năm 2022
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ
ĐỀ ÁN CHUYÊN NGÀNH HTTTQL
Tên đề tài:
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ KHU
CHUNG CƯ SKYLINE
Sinh viên
: Bùi Thị Liễu Dương
Mã sinh viên
: 11191229
Lớp chuyên ngành
: Hệ thống thông tin quản lý 61A
Hệ:
: Chính quy
Giảng viên hướng dẫn
: ThS. Vũ Hưng Hải
Hà Nội, Tháng 6 năm 2022
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
2
Giới thiệu về khu chung cư Skyline
2
1.1.1.
Giới thiệu về khu chung cư.
2
1.1.2.
Nhân sự của khu chung cư Skyline
2
1.1.
1.1.3. Thực trạng áp dụng công nghệ thơng tin vào việc quản lí khu
chung cư.
1.2.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3
3
1.2.1.
Lí do lựa chọn đề tài
3
1.2.2.
Mục tiêu nghiên cứu
4
1.2.3.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
5
1.2.4.
Lĩnh vực nghiên cứu
5
1.2.5.
Quy mơ đề tài
5
1.2.6.
Phương pháp nghiên cứu
5
1.2.7.
Lợi ích của đề tài
6
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH. THIẾT
KẾ VÀ NHỮNG CƠNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
7
2.1. Tổng quan về Hệ thống thông tin
7
2.1.1. Lý thuyết về Hệ thống thông tin quản lý
7
2.1.2. Vai trị của Hệ thống thơng tin quản lý
7
2.1.3. Các giai đoạn phát triển một HTTT
9
2.2. Giới thiệu các công cụ cần thiết để thực hiện đề tài
2.2.3. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server
10
11
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ
KHU CHUNG CƯ SKYLINE
13
3.1. Phân tích yêu cầu hệ thống
13
3.2. Đề xuất hướng giải quyết.
13
3.2.1. Các yêu cầu cần đáp ứng của hệ thống mới
3.3. Mơ hình hóa các u cầu
13
15
3.3.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD
15
3.3.2. Sơ đồ phân rã chức năng BFD
19
3.3.3. Sơ đồ ngữ cảnh CD
20
3.3.4. Sơ đồ DFD mức 0
21
3.3.5. Sơ đồ DFD mức 1
21
3.4. Thiết kế CSDL
24
3.4.1. Xác định các thực thể
24
3.4.2. Thiết kế các giải thuật
30
3.4.2.1. Giải thuật đăng nhập
31
3.5. Thiết kế các giao diện
36
3.5.1. Giao diện đăng nhập
36
3.5.2. Giao diện màn hình chính
36
3.5.3. Giao diện thêm khách hàng mới
37
3.5.4. Quản lí vi phạm
37
3.5.5. Giao diện quản lí khiếu nại
38
3.5.6. Giao diện đăng kí dịch vụ
38
3.5.7. Giao diện quản lí hóa đơn
39
3.5.8. Giao diện báo cáo tài chính
40
3.6. Triển khai, cài đặt hệ thống
40
3.6.1. Triển khai hệ thống
40
3.6.2. Cài đặt hệ thống
40
3.6.3. Khai báo thơng tin
41
3.6.4. Bảo trì hệ thống
41
DANH MỤC VIẾT TẮT
STT
Từ viết tắt
Diễn giải
1
CNTT
Công nghệ thông tin
2
HTTT
Hệ thống thông tin
3
CSDL
Cơ sở dữ liệu
4
BFD
Business Function Diagram
5
DFD
Data Flow Diagram
6
IFD
Information Flow Diagram
7
ERD
Entity Relationship Diagram
8
CD
Context Diagram
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 2. 1. Các yếu tố cấu thành một HTTT
7
Hình 3. 1. Sơ đồ IFD quy trình xử lí nhu cầu th nhà
Hình 3. 2. Sơ đồ IFD quy trình trả phí dịch vụ
16
18
Hình 3. 3. Sơ đồ IFD quy trình quản lí tài sản
Hình 3. 4. Sơ đồ BFD
19
20
Hình 3. 5. Sơ đồ ngữ cảnh CD
20
Hình 3. 6. Sơ đồ DFD mức 0
Hình 3. 7. Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng quản lí khách hàng
21
22
Hình 3. 8. Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng quản lí dịch vụ
Hình 3. 9. Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng quản lí phịng
Hình 3. 10. Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng báo cáo thống kê
Hình 3. 11. Sơ đồ quan hệ thực thể ERD
Hình 3. 12. Giải thuật đăng nhập
Hình 3. 13. Giải thuật thêm mới bản ghi
23
23
24
30
31
32
Hình 3. 14. Giải thuật xóa bản ghi
Hình 3. 15. Giải thuật cập nhật một bản ghi
Hình 3. 16. Giải thuật tìm kiếm
Hình 3. 17. Giao diện đăng nhập
Hình 3. 18. Giao diện màn hình chính
Hình 3. 19. Giao diện thêm khách hàng mới
Hình 3. 20. Giao diện quản lí vi phạm
Hình 3. 21. Giao diện quản lí khiếu nại
33
34
35
36
36
37
37
38
Hình 3. 22. Giao diện đăng ký dịch vụ
Hình 3. 23. Giao diện thanh tốn hóa đơn
Hình 3. 24. Giao diện báo cáo
38
39
40
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2. 1. Bảng HTTT ra tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ
8
Bảng 3. 1. DmKhachHang
Bảng 3. 2. DmPhong
25
25
Bảng 3. 3. DmHopDong
Bảng 3. 4. DmDichVu
25
26
Bảng 3. 5. DmNCC
26
Bảng 3. 6. DmNhanVien
Bảng 3. 7. QLDangKiDV
26
27
Bảng 3. 8. ChiTiet_DKDV
Bảng 3. 9. QLHoaDon
Bảng 3. 10. ChiTiet_HDDV
Bảng 3. 11. DmViPham
Bảng 3. 12. QLViPham
Bảng 3. 13. QLKhieuNai
27
27
28
28
28
29
Bảng 3. 14. KQKhieuNai
Bảng 3. 15. DmTaiSan
29
30
1
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, khi đất nước ta đang tiến hành cơng nghiệp hóa – hiện đại hóa, số lượng
người dân đổ về các thành phố lớn ngày càng nhiều, từ đó, đặt ra nhu cầu về chỗ ở.
Vì thế, mơ hình kinh doanh chung cư đang thực sự bùng nổ tại Hà Nội. Ngày càng
nhiều các khu chung cư lớn nhỏ xuất hiện, khiến cho cạnh tranh trong ngành trở nên
vô cùng gay gắt. Và khu chung cư Skyline cũng là một khu chung cư được ra đời để
giải quyết nhu cầu trên.
Với sự mở rộng quy mô cả về số lượng và chất lượng các dịch vụ của các khu
chung cư, đòi hỏi nhà quản lý cần thay đổi phương pháp, cách thức quản lý các hoạt
động của chung cư sao cho hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất. Đây là lúc các nhà
quản trị cần sự hỗ trợ đắc lực của các hệ thống thông tin. Hệ thống thơng tin quản lí
khu chung cư ra đời để phục vụ cho các khía cạnh cơng việc khác nhau của nhà
quản trị như việc quản lý khách hàng, quản lý tài sản, quản lý các hóa đơn, lập các
báo cáo định kì để chủ đầu tư nắm được tình hình doanh nghiệp.
Chính vì vậy, em đã quyết định đi sâu vào tìm hiểu, nghiên cứu đề tài “Phân tích,
thiết kế hệ thống thơng tin quản lý khu chung cư Skyline” để có thể giải quyết
những vấn đề, thực trạng đang tồn đọng, giúp giải quyết một số quy trình quản lý
nhất định của khu chung cư.
Bản đề án chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý này sẽ trình bày các nội dung
như sau:
-
Chương 1: Tổng quan về đề tài nghiên cứu.
-
Chương 2: Cơ sở phương pháp lý luận về phân tích, thiết kế và những cơng
cụ cần thiết để thực hiện đề tài.
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khu chung cư
Skyline.
-
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới ThS. Vũ Hưng Hải – giảng viên Viện
Công nghệ Thông tin và Kinh tế số trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã tận tình
hướng dẫn, chỉ bảo để em có thể hoàn thành bản đề án chuyên ngành này.
2
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
1.1.
Giới thiệu về khu chung cư Skyline
- Tên doanh nghiệp: Khu chung cư SkyLine – Hà Nội.
-
Loại hình doanh nghiệp: cho thuê nhà ở.
Địa chỉ: 789 Giải Phóng, Giáp Bát, quận Hồng Mai, thành phố Hà Nội.
-
Tên chủ sở hữu: Nguyễn Việt Hoàng.
-
Email:
1.1.1.
Giới thiệu về khu chung cư.
Khu chung cư Skyline được xây dựng vào năm 2017 và bắt đầu đi vào
hoạt động từ năm 2020. Khu chung cư Skyline được định hướng là khu
căn hộ bán cao cấp, phù hợp với dân văn phịng, người có thu nhập từ
trung bình đến cao, nằm trong trung tâm thành phố Hà Nội. Khu chung cư
có cung cấp các dịch vụ cho th phịng ngắn/ dài hạn và mở bán các căn
hộ.
Khu chung cư có quy mô xây dựng 1 tầng trệt, 10 lầu và sân thượng.
Mỗi lầu có 8 căn hộ tách riêng, xây dựng theo kiểu khép kín (bao gồm:
phịng ở, khu bếp, khu cơng trình phụ; diện tích sàn xây dựng mỗi căn hộ
là 36𝑚2 ).
Các phịng ở có trang bị sẵn nội thất: máy lạnh, tủ lạnh, tủ quần áo,
nệm, bếp từ, kệ bếp, máy giặt…
Tầng trệt là sảnh tiếp khách khu chung cư, quán café, cũng là nơi
đăng kí các dịch vụ khác.
Thanh máy có 02 chiếc, có thể di chuyển từ tầng trệt lên sân thượng.
Ngồi lĩnh vực chính là cho thuê căn hộ, khu chung cư còn cung cấp
các dịch vụ như: giặt là, café, vệ sinh phòng, ăn uống…
1.1.2.
Nhân sự của khu chung cư Skyline
Nhân sự của khu chung cư và nhiệm vụ của họ như sau:
⮚ Ban quản lý toàn nhà:
- Toàn bộ các hoạt động/nghiệp vụ có tính chất quản lý,
vận hành chung cư như: quản lí cư dân, quản lí hóa đơn, dịch
vụ, xử lí khiếu nại, lập báo cáo cho chủ sở hữu chung cư.
3
- Đóng vai trị trung gian để tổ chức tun truyền, vận
động và giám sát việc tuân thủ nội quy và các quy định của
Chung cư, trên cơ sở sự thống nhất chung của đa số chủ sở
hữu.
⮚ Quản lý kỹ thuật tòa nhà: Quản lý, giám sát camera an ninh
của toàn nhà, quản lý hệ thống thang máy, đến hệ thống
cung cấp và truyền tải điện nước hay thậm chí cả phịng
cháy chữa cháy. Xử lý các sự cố: mất điện, cháy, sự cố mất
nước; rò rỉ, tắc đường ống dẫn nước; sự cố chập cháy do
điện; hỏng máy bơm cung cấp nước sinh hoạt; hỏng hệ
thống thơng gió, điều hòa; hư hỏng hệ thống điện; sự cố hệ
thống thiết bị phòng cháy chữa cháy; kẹt thang máy,…
⮚ Nhân viên lễ tân: tiếp nhận các yêu cầu ban đầu của cư dân
như: thuê phòng, khiếu nại, ghi nhận các vi phạm của cư
dân và chuyển cho ban quản lí xử lí các yêu cầu này.
1.1.3. Thực trạng áp dụng cơng nghệ thơng tin vào việc quản lí khu
chung cư.
Hiện nay, khu chung cư Skyline đã áp dụng công nghệ thơng tin (CNTT) vào
cơng tác quản lí chung cư và cơ bản đã vận hành được các hoạt động trong
khu chung cư như: tính tốn hóa đơn và gửi đến cho các hộ gia đình, nắm
được thơng tin nhân khẩu của cư dân. Nhưng do sự hạn chế trong kiến thức
của các nhân viên quản lí, nên áp dụng này mới dừng ở mức sử dụng phần
mềm Excel để lưu trữ rất nhiều thông tin như: thông tin về dân cư, thơng tin
về hóa đơn, tổng hợp hóa đơn từng tháng… mỗi loại thông tin lại lưu thành
nhiều file khác nhau. Điều này gây ra sự khó khăn trong cơng tác quản lí hóa
đơn hàng tháng, quản lí cư dân đã chuyển đi và cư dân mới, đơi khi cịn có
sai sót trong khâu tính tốn do việc nhập liệu chưa đúng.
Các công cụ đang được sử dụng trong công tác quản lí hiện nay là:
1.2.
05 máy tính bàn cấu hình khá, RAM 4GB, chip intel core i5, hệ
thống Window 10 phiên bản 64-bit.
Phần mềm Microsoft Excel.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2.1. Lí do lựa chọn đề tài
4
Nhìn từ thực trạng quản lí chung cư hiện nay, em có thể rút ra được một số
vấn đề mà ban quản lí chung cư đang gặp phải và cần được giải quyết như
sau:
- Khó khăn trong việc quản lí số lượng lớn cư dân (khu chung cư
Skyline thường có số lượng cư dân rơi vào khoảng 300 người), do số
lượng người ở trong mỗi căn là khác nhau. Đồng thời, việc giải quyết
khiếu nại của cư dân chưa được nhanh chóng và kịp thời do dùng
phiếu giấy, đơi khi cịn bị thất lạc phiếu.
-
-
-
Làm thế nào để quản lí tài sản trong phịng để khơng mất mát về tài
sản khi khách hàng chuyển đi.
Quy trình thực tế trong quản lí các hóa đơn dịch vụ, tiền phịng của
chung cư Skyline cịn cần nhiều thao tác thủ cơng giữa việc chuyển
giao từ hóa đơn đến các phần mềm Excel để chuyển tới cho khách
hàng thanh tốn.
Quy trình hiện tại có thể mang lại sai sót lớn trong q trình nhập liệu
và thống nhất dữ liệu đầu ra, đầu vào. Từ đó có thể dẫn tới những mất
mát về mặt tài chính, cũng như sự uy tín của khu chung cư Skyline.
Ban quản lý gặp một số khó khăn trong việc lập báo cáo để gửi cho
chủ sở hữu.
Chính vì vậy, việc có một hệ thống thơng tin quản lí thơng tin cư dân,
quản lí tài sản của chung cư, quản lí hóa đơn, quản lí gửi xe và phân tích,
xử lí dữ liệu để lập báo cáo hàng tháng, hàng quý là vô cùng cần thiết.
Em lựa chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lí khu
chung cư Skyline” với mong muốn có thể đề xuất giải pháp đơn giản hóa
quy trình quản lí cũng như tránh gây sai sót trong các khâu thủ cơng, giúp
q trình quản lí được hiệu quả hơn.
1.2.2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin quản lí khu chung cư
Skyline”
Mục tiêu chung: Đề xuất giải pháp Phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin
quản lí tại khu chung cư Skyline.
Mục tiêu cụ thể:
5
-
Phân tích, thiết kế một hệ thống thơng tin mới để tin học hóa quy trình
quản lí khu chung cư Skyline bao gồm: quản lí tài sản, quản lí thơng
-
tin cư dân, quản lí dịch vụ, hóa đơn hàng tháng và lập các báo cáo
liên quan, từ đó đưa ra kiến nghị để xây dựng phần mềm quản lí.
Quản lí hiệu quả và đồng bộ các khâu, các quy trình trong khu chung
cư.
Nâng cao sự tiện lợi cũng như tăng trải nghiệm người dùng cho các cư
dân trong chung cư với một quy trình quản lí nhanh chóng và chính
xác hơn.
1.2.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
- Quy trình quản lí các hoạt động tại khu chung cư Skyline.
Phạm vi nghiên cứu:
-
Đề tài sẽ tập trung vào nghiên cứu các cơng tác quản lí khu chung cư
Skyline bao gồm: quản lí cư dân, quản lí hóa đơn, quản lí dịch vụ,
quản lí tài sản của khu chung cư và lập các báo cáo thống kê liên
quan.
1.2.4.
Lĩnh vực nghiên cứu
Khu chung cư Skyline là khu chung cư cao cấp cung cấp dịch vụ nhà ở
cũng như một số dịch vụ liên quan khác như: giặt ủi, đỗ xe,… cho người
dân. Đồng thời, ban quản lý tòa nhà còn giải quyết các khiếu nại của cư dân
trong khu chung cư để đem lại trải nghiệm sống tốt nhất cho cư dân. Vì
vậy, đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khu chung cư
Skyline” tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ về kinh doanh và thương mại.
1.2.5. Quy mô đề tài
Mục tiêu ngắn hạn: Đề xuất giải pháp phân tích, thiết kế hệ thống thơng tin
quản lý khu chung cư Skyline.
Mục tiêu dài hạn: Từ phân tích, thiết kế xây dựng được một hệ thống hoàn
chỉnh và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với các khu chung cư khác.
1.2.6. Phương pháp nghiên cứu
Bài đề án chuyên ngành của em sẽ được xây dựng hoàn chỉnh thông qua việc
sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
6
-
Phương pháp tiếp cận hệ thống: Khảo sát bài toán “Phân tích, thiết kế
hệ thống quản lí khu chung cư Skyline”. Phân tích, xem xét các vấn
đề đang tồn tại ở khu chung cư thơng qua q trình quan sát. Từ đó,
nắm rõ các yêu cầu và xác định mục tiêu của bài toán, đề ra các giải
-
pháp và chọn lựa phương án giải quyết khả thi nhất.
Phương pháp thu thập thơng tin: Đọc và tìm hiểu về các đặc điểm,
quy trình riêng khi quản lí một khu chung cư trên các tài liệu sách,
báo, Internet…
-
-
Phương pháp so sánh, đối chiếu: sử dụng các số liệu về tình hình cũng
như chất lượng áp dụng quy trình quản lí khu chung cư hiện tại trong
các tình huống: khi số lượng cư dân thấp, khi số lượng cư dân cao…
từ đó, xác định hệ thống cần xây dựng ở khu chung cư.
Phương pháp phân tích, thiết kế: phân tích, thiết kế giải pháp quy
trình hỗ trợ, đề phịng sự cố có thể xảy ra khi quản lí khu chung cư
Ứng dụng vào bài toán cụ thể của khu chung cư Skyline: Đưa ra các
giải pháp, ý kiến xây dựng HTTT quản lý khu chung cư Skyline.
1.2.7. Lợi ích của đề tài
Đối với một HTTT quản lí khu chung cư được phát triển một cách hợp lí và
hiệu quả, thì ban quản lí, chủ đầu tư, cũng như các đối tượng liên quan khác
có thể nhận được những lợi ích sau:
- Đối với ban quản lí:
o Dễ dàng kiểm tra thơng tin các hộ gia đình.
o Tối ưu hóa trong việc tiếp nhận và giải quyết các vấn đề mà dân
cư phản ánh.
-
-
o Quản lý hiệu quả các chi phí, hóa đơn, dịch vụ và an ninh của khu
chung cư.
Đối với chủ đầu tư: có được các báo cáo về tài chính, hoạt động của
khu chung cư một cách nhanh chóng.
Đối với khách hàng:
o Các vấn đề khiếu nại được tiếp nhận cũng như giải quyết
nhanh chóng.
o Thanh tốn hóa đơn hàng tháng đơn giản và khơng gặp sai sót
Đối với nhân viên của khu chung cư: tiết kiệm thời gian nhập liệu
cũng như hạn chế được tối đa sự sai sót do dữ liệu được đồng bộ hóa.
7
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LÝ LUẬN VỀ PHÂN
TÍCH. THIẾT KẾ VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ
THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
2.1. Tổng quan về Hệ thống thông tin
2.1.1. Lý thuyết về Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin (HTTT) (Information System) là một hệ thống bao gồm các yếu
tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lí, lưu trữ và phân phối dữ
liệu và thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định
trước. (Minh, 2019).
Hình 2. 1. Các yếu tố cấu thành một HTTT
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý)
2.1.2. Vai trị của Hệ thống thông tin quản lý
Ngày nay, công nghệ số hóa thực sự đã làm thay đổi các tổ chức kinh doanh. Từ đó,
các HTTT đã đóng vai trị then chốt trong tổ chức và được các nhà quản lí đánh giá
rất cao. Các HTTT đã ảnh hưởng trực tiếp tới cách thức ra quyết định, lập kế hoạch,
thậm chí là cả quyết định sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ đưa vào sản xuất. Có thể
khái quát 3 vai trị chính của một HTTT đối với tổ chức là:
- Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp của tổ chức.
- Hỗ trợ các hoạt động quản lí của tổ chức.
- Hỗ trợ tạo ra các lợi thế cạnh tranh của tổ chức.
Từ các vai trị chính yếu trên, có thể rút ra, một HTTT khi được phát triển một cách
hợp lí, hiệu quả sẽ đóng vai trị:
Vai trị gia tăng giá trị của HTTT
8
Với một tổ chức có sử dụng HTTT, trong việc sản xuất, nhân sự hay marketing,
việc theo dõi, giám sát các mục tiêu đã đề ra trở nên dễ dàng hơn. Hơn thế nữa, với
sự xuất hiện của HTTT, mọi cá nhân của tổ chức đều có thể đóng góp thông tin tạo
nên một cơ sở dữ liệu khổng lồ cho hệ thống. Việc số hóa dữ liệu cũng khiến việc
phân tích và đưa ra những báo cáo có thể thực hiện một cách nhanh chóng và chính
xác… Như vậy, có thể thấy, HTTT có thể gia tăng giá trị cho tổ chức bằng nhiều
cách: cải tiến sản phẩm của tổ chức cũng như cải tiến quy trình làm ra sản phẩm đó;
nâng cao chất lượng sản phẩm; hỗ trợ nhà quản lí trong q trình ra quyết định, cụ
thể như sau:
HTTT gia tăng giá trị cho quá trình nghiệp vụ
Việc sử dụng một HTTT, chi phí nhân cơng cho các q trình nghiệp vụ có thể
giảm đáng kể do khối lượng cơng việc của nhân viên giảm. Thay vì phải xử lí nhiều
giấy tờ phức tạp, lưu trữ ở nhiều nơi, nhân viên chỉ cần nhập liệu lên hệ thống.
Khơng những thế, hiệu quả cơng việc cịn được tăng cao, tránh sai sót và mất mát
thơng tin. Thậm chí, khi mọi thứ được hệ thống hóa, mọi người trong tổ chức cịn
có thể phối hợp với nhau. Ví dụ như quản lý tuyển dụng của một công ty: công ty
có nhiều nhà tuyển dụng có thể dẫn đến trùng ứng viên. Đồng thời, nếu một ứng
viên chưa phù hợp với đợt tuyển dụng này, HTTT có thể giúp lưu lại thơng tin của
ứng viên đó cho các vị trí khác, giúp cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí tuyển dụng cho
các vị trí khác, các lần tuyển dụng khác.
Kiểm soát mức tác Kiểm soát mức quản Lập kế hoạch
nghiệp
lý
Câu
hỏi Đơn hàng này có hợp
lệ hay khơng?
liên quan
Cơng ty có cịn đủ
hàng
trong
kho
khơng?
Hàng tồn kho của cơng Có cần đưa thêm
ty có đang bị quá nhiều hay giảm bớt một
hay quá ít khơng?
dây chuyền sản
Cơng nợ thanh tốn xuất so với hiện tại
của khách hàng có hay khơng?
đúng hạn hay khơng?
Hệ thống Hệ thống xử lí giao HTTT quản lý và có HTTT hỗ trợ ra
thể có cả HTTT hỗ trợ quyết định
thông tin dịch
ra quyết định
gia tăng giá
trị
Bảng 2. 1. Bảng HTTT ra tăng giá trị cho các quá trình nghiệp vụ
9
(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý)
Có thể nói, dù là tổ chức lớn hay nhỏ thì đều có những nghiệp vụ rất đa dạng quản
lý hồ sơ, sổ sách, tính tốn các chi phí, doanh thu, lợi nhuận, lập các báo cáo… Việc
quản lý, lưu trữ, xử lý các thơng tin này đều được tự động hóa thông qua HTTT sẽ
mang lại hiệu quả cao trong công việc, đem lại lợi ích trong cả ngắn hạn lẫn dài hạn
cho tổ chức.
HTTT gia tăng giá trị cho các sản phẩm
Thị trường ngày nay vô cùng cạnh tranh. Mỗi sản phẩm bất kì đều có rất nhiều sản
phẩm cạnh tranh tương tự. Cách mà HTTT tăng giá trị cho một sản phẩm nào đó là:
tăng các add-values cho sản phẩm đó, nói cách khác đó là cải tiến các chức năng
mới cho sản phẩm, hoặc cải tiến hình thức mà doanh nghiệp sẽ cung cấp sản phẩm
đến cho khách hàng. Một HTTT có thể giúp doanh nghiệp đưa ra những hướng dẫn
sử dụng chi tiết cho sản phẩm đến khách hàng. Hơn thế nữa, HTTT cịn có thể kết
hợp thơng tin sẵn có của khách hàng trong CSDL để có thể gợi ý mua hàng cho
khách hàng, từ đó gia tăng trải nghiệm người dùng. Một ví dụ dễ thấy nhất đó là hệ
thống ATM của các ngân hàng. Nhờ có hệ thống này mà khách hàng có thể rút tiền
ở bất kì đâu.
HTTT gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm
Tóm lại, HTTT có thể tăng chất lượng cho các q trình nghiệp vụ cũng như có thể
tăng giá trị cho sản phẩm và cả hai hình thức này đều góp phần tăng giá trị cho chất
lượng sản phẩm của doanh nghiệp.
2.1.3. Các giai đoạn phát triển một HTTT
Để phát triển và hoàn thiện một HTTT, các tổ chức cần thực hiện 6 giai đoạn
như sau:
1. Khảo sát dự án: Nhiệm vụ của giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập những
thơng tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra
của dự án. Giai đoạn này được chia làm 2 bước:
Bước 1: Khảo sát, bao gồm cả khảo sát sơ bộ (tìm hiểu những yếu tố thuộc
về đặc trưng của tổ chức, văn hóa tổ chức, con người…) và khảo sát chi tiết
(thu thập thông tin chi tiết của hệ thống) từ đó xây dựng nên HTTT phù hợp
với tổ chức.
Bước 2: Đặt vấn đề. Từ những thông tin đã khảo sát được, cần rút ra những
vấn đề đang tồn tại ở tổ chức cần được giải quyết.
10
2. Phân tích hệ thống: Sau khi thu thập được các thông tin ở bước 1, tổ chức sẽ
sử dụng các thơng tin này để phân tích cho hệ thống mới. Các nội dung cần
phân tích bao gồm:
- Chức năng của hệ thống mới.
-
Phân tích và đặc tả mơ hình phân rã chức năng BFD, từ đó xây dựng
các mơ hình DFD.
-
Phân tích các bảng dữ liệu trong CSDL: các trường, khóa chính, khóa
phụ, các quan hệ..
3. Thiết kế: đây là giai đoạn tổ chức chuyển các tài liệu nêu trên thành các thiết
kế sơ bộ trên máy tính gồm có thiết kế database, thiết kế các truy vấn, thủ
tục, hàm…, thiết kế giao diện chương trình, thiết kế báo cáo. Nói cách khác,
sản phẩm của giai đoạn này là prototype cho dự án, phục vụ cho bước 4 –
thực hiện dự án.
4. Thực hiện: Ở giai đoạn này, tổ chức sẽ lựa chọn công cụ thực hiện dự án.
Với database, cần lựa chọn hệ quản trị CSDL (MySQL, MS SQL Server…);
lựa chọn ngơn ngữ lập trình (C#, Java, PhP,…) để xây dựng nên HTTT đã
được thiết kế. Đồng thời, có thể viết thêm các tài liệu hướng dẫn sử dụng, tài
liệu kĩ thuật cho hệ thống mới.
5. Kiểm thử: Kiểm thử các chức năng của hệ thống mới. Viết test case theo yêu
cầu. Kết quả của giai đoạn này là một hệ thống mới với đầy đủ các chức
năng, đạt yêu cầu, sử dụng tốt.
6. Triển khai và bảo trì: Lắp đặt phần cứng cần thiết để phục vụ cho hệ thống
mới. Song song với đó là tiến hành cài đặt phần mềm. Chuyển đổi từ hệ
thống cũ sang hệ thống mới, chuyển giao các tài liệu liên quan của hệ thống
và lên lịch bảo trì cho hệ thống mới.
2.2. Giới thiệu các công cụ cần thiết để thực hiện đề tài
2.2.1. Ứng dụng PowerApps
Power Apps là một bộ ứng dụng, dịch vụ và trình kết nối, cũng như nền tảng
dữ liệu, cung cấp môi trường phát triển nhanh chóng để xây dựng các ứng dụng tùy
chỉnh cho nhu cầu kinh doanh của các tổ chức. Power Apps giúp tạo các ứng dụng
kinh doanh tùy chỉnh kết nối với dữ liệu được lưu trữ trong nền tảng dữ liệu cơ bản
(Microsoft Dataverse) hoặc trong các nguồn dữ liệu trực tuyến và tại chỗ khác nhau
11
(chẳng hạn như SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server,…) một
cách nhanh chóng mà khơng cần biết q nhiều ngơn ngữ lập trình.
Các ứng dụng được tạo bằng cách sử dụng Power Apps cung cấp logic kinh
doanh phong phú và khả năng quy trình làm việc để chuyển đổi các hoạt động kinh
doanh thủ cơng thành các quy trình kỹ thuật số, tự động. Hơn nữa, các ứng dụng
được xây dựng bằng cách sử dụng Power Apps có thiết kế đáp ứng và có thể chạy
liền mạch trong trình duyệt và trên thiết bị di động (điện thoại hoặc máy tính bảng).
Power Apps "dân chủ hóa" trải nghiệm xây dựng ứng dụng-kinh doanh bằng cách
cho phép người dùng tạo các ứng dụng kinh doanh tùy chỉnh, giàu tính năng.
2.2.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server
Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management
System - RDBMS) rất phổ biến với người dùng, hệ quản trị này sử dụng các câu lệnh
SQL để trao đổi dữ liệu giữa máy khách và máy được cài đặt và hỗ trợ SQL Server.
Một hệ quản trị cơ bản bao gồm các thành phần databases, database engine và các
ứng dụng bổ sung được sử dụng để quản lý dữ liệu và các dịch vụ khác nhau trong
RDBMS.
Ngoài ra, SQL Server có thể hoạt động tốt trên nhiều nền tảng hệ điều hành
khác nhau và đồng thời cho phép nhiều người cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu nếu
được cấp phép. Cung cấp hệ thống quản lý một khối lượng công việc đáng kể mà
vẫn đảm bảo hoạt động tốt và đạt hiệu quả cao. Hệ thống bảo đảm tính bảo mật ở
mức độ ổn định, tối ưu việc sao lưu dữ liệu để tránh lỗ hổng và hao hụt về dữ liệu.
SQL Server không phải là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu độc lập. Nó là thành
phần với vai trị ngơn ngữ làm cơng cụ giao tiếp của cơ sở dữ liệu và người dùng.
Bởi vậy, nó được sử dụng trong các dịch vụ thiết kế web được tích hợp tính năng
giao tiếp với người dùng với các vai trò sau:
SQL là một ngơn ngữ địi hỏi sự tương tác cao. Người dùng có thể dễ
dàng trao đổi với tiện ích bằng câu lệnh SQL đến cơ sở dữ liệu và nhận
lại kết quả từ đó.
SQL là một ngơn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu. Bằng cách nhúng các câu
lệnh SQL trong ngơn ngữ lập trình, các lập trình viên có thể xây dựng
được các chương trình ứng dụng giao tiếp với cơ sở dữ liệu.
12
SQL là một ngơn ngữ lập trình quản trị cơ sở dữ liệu. Quản trị viên cơ sở
dữ liệu có thể quản lý và điều khiển các truy cập tới cơ sở dữ liệu thông
qua SQL.
SQL được sử dụng như một cơng cụ giao tiếp với các trình ứng dụng
trong hệ thống cơ sở dữ liệu khách – chủ.
SQL được sử dụng với vai trò tương tác với các dữ liệu trong các máy
chủ web và máy chủ Internet.
SQL có vai trị giao tiếp với các hệ thống trên mạng, làm nhiệm vụ gửi và
nhận các yêu cầu truy xuất dữ liệu với nhau.
13
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG
TIN QUẢN LÍ KHU CHUNG CƯ SKYLINE
3.1. Phân tích u cầu hệ thống
Bài toán quản lý khu chung cư Skyline
Hiện tại, quy trình quản lý khu chung cư Skyline như sau
1. Khi có khách đặt phịng, bộ phận lễ tân sẽ tiếp nhận u cầu th phịng. Lưu
trữ thơng tin khách hàng và tiến hành bàn giao phòng ở/kiểm kê tài sản trong
căn hộ.
2. Trong tháng, khi có nhu cầu sử dụng các dịch vụ giặt là, café, cư dân đăng kí
với lễ tân và sẽ được phục vụ trong tối đa 02 giờ.
3. Khi phát sinh khiếu nại, cư dân làm đơn, gửi cho ban quản lí. Ban quản lí
tiếp nhận đơn khiếu nại và tiến hành xử lí.
4. Cuối tháng, ban quản lí tiến hành tập hơn tất cả các hóa đơn liên quan đến
căn hộ như: điện, nước, thang máy, vệ sinh, giặt là, café… để tính tiền dịch
vụ trong tháng và gửi lại cho chủ hộ thanh toán.
5. Cuối quý, cuối năm tài chính, ban quản lí cần lập các báo cáo liên quan để
gửi cho chủ đầu tư của khu chung cư.
Với quy trình này, vấn đề Skyline gặp phải là khó khăn trong cơng tác quản lý cư
dân do số lượng cư dân thường ở mức 300 người. Cũng như khó khăn trong việc
tính tốn hóa đơn và lập báo cáo. Vì vậy, nhu cầu có một HTTT để giảm bớt khối
lượng công việc thủ công cũng như giảm bớt thời lượng xử lí các quy trình quản lí
là cần thiết.
3.2. Đề xuất hướng giải quyết
3.2.1. Các yêu cầu cần đáp ứng của hệ thống mới
Quản lý khách hàng, cư dân
-
-
Quản lý thông tin khách hàng thuê chung cư: họ tên, số điện thoại,
ngày sinh, số chứng minh thư, các dịch vụ đang sử dụng, lịch sử giao
dịch,…
Quản lý hợp đồng của từng khách hàng: thời gian ký hợp đồng, thời
gian hết hạn, ngày thu tiền cọc, ngày thanh toán, các nhu cầu khách
hàng.
14
-
Quản lý khiếu nại của từng khách hàng về dịch vụ của tòa nhà, thái độ
phục vụ của nhân viên, các góp ý, thắc mắc về tịa nhà,… từ đó xử lý
những tồn tại và từ đó điều chỉnh lại hoạt động của tịa nhà cho phù
hợp.
-
Quản lý thơng tin cá nhân chi tiết của mọi cư dân trong tòa nhà, quản
lý những hộ dân chưa đăng ký hộ khẩu thường trú, từ đó nhắc nhở họ
đăng ký.
-
Quản lý việc đóng phí dịch vụ: quản lý trạng thái nộp phí của từng
khách hàng, nhân viên tiếp nhận; hệ thống nhắc nhở cảnh báo khách
hàng cịn nợ phí.
Quản lý tài sản, trang thiết bị, hàng hóa trong tịa nhà
-
Quản lý thơng tin tài sản: thông tin chung, Nhà cung cấp, đặc tính kỹ
-
thuật ….
Quản lý kế hoạch bảo trì: lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng tài sản tự
động theo từng thành phần của tài sản/trang thiết bị,hệ thống cảnh báo
sắp đến hạn bảo trì bảo dưỡng hoặc quá hạn bảo trì bảo dưỡng lập các
-
báo cáo bảo trì, bảo dưỡng hàng tháng.
Quản lý lịch sử, thời gian quá trình bảo hành, bảo trì các tài sản chung
của tịa nhà.
Hệ thống tự động gửi E-mail, SMS đến ban quản lý, nhắc nhở lịch
bảo dưỡng tài sản.
-
Quản lý việc sửa chữa nội thất của khách thuê, hệ thống tự động lưu
trữ những bản vẽ liên quan tới việc sửa chữa.
-
Hỗ trợ in phiếu sửa chữa, phiếu bảo trì, phiếu bảo dưỡng, phiếu xác
nhận, phiếu báo cáo công việc, in lịch làm việc trực tiếp trên hệ thống.
Quản lý công nợ hiệu quả
-
Quản lý công nợ chi tiết đối với hợp đồng cho thuê.
Quản lý chi tiết công nợ đối với từng loại dịch vụ.
Hỗ trợ in thanh tốn từng loại phí quản lý.
Hỗ trợ in giấy thông báo tổng hợp đối với tất cả các loại phí dịch vụ
cho từng khách hàng.
15
-
Hỗ trợ gửi thơng báo u cầu thanh tốn tổng hợp đối với tất cả các
-
loại phí dịch vụ cho từng khách hàng qua Email.
Quản lý thu, chi của từng giao dịch.
In phiếu thu, phiếu chi từ phần mềm.
Báo cáo thống kê chi tiết mọi hoạt động của tòa nhà
-
Thống kê khách hàng: Thống kê danh sách khách hàng hiện có, số
lượng khách hàng tiềm năng, khách hàng mới trong ngày, tuần, tháng,
quý, năm.
-
Báo cáo phí dịch vụ, tiền điện, nước đối với từng khách hàng hoặc tất
cả các khách hàng trong tòa nhà.
Báo cáo quản trị: Báo cáo doanh thu, cơng nợ khách hàng theo thời
gian, tiêu chí.
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng: báo cáo tình hình khách hàng đến, đi,
chăm sóc khách hàng ngày lễ, tết, sinh nhật…
Hệ thống biểu đồ, bảng biểu đa dạng giúp thống kê các hoạt động thuchi, thống kê tài sản, thống kê hợp đồng,…
-
Báo cáo tổng hợp, so sánh, phân tích bằng biểu đồ các chỉ số đồng hồ
điện nước giữa các tháng.
3.2.2. Các bên liên quan đến dự án.
- Chủ đầu tư
- Ban quản lí tịa nhà
-
Nhân viên
Lãnh đạo địa phương
-
Cư dân của tịa nhà
3.3. Mơ hình hóa các u cầu
3.3.1. Sơ đồ luồng thông tin IFD
⮚ Sơ đồ luồng thông tin IFD
-
Luồng thông tin xử lý nhu cầu thuê nhà chung cư
Bước 1 : Khách có nhu cầu thuê nhà
Bước 2: Tiếp nhận nhu cầu thuê nhà của khách hàng
Bước 3: Nhân viên xác nhận và chuẩn bị hợp đồng
16
Bước 4: Quản lý và khách hàng ký kết hợp đồng
Bước 5: Khách hàng ký hợp đồng và đóng tiền
Bước 6: Quản lý nhận tiền, xuất hóa đơn
Bước 7: Khách hàng nhận hợp đồng, nhà ở, cơ sở vật chất
Bước 8: Chủ chung cư nhập thơng tin khách hàng, phịng cho thuê vào hệ
thống.
Hình 3. 1. Sơ đồ IFD quy trình xử lí nhu cầu th nhà
17
-
Quy trình trả phí dịch vụ căn hộ khu chung cư
Bước 1: Khi khách hàng có yêu cầu trả tiền dịch vụ, nhân viên xác nhận yêu
cầu, và hỏi thông tin cá nhân, căn hộ khách hàng đang thuê để tra cứu thông
tin dịch vụ khách hàng đã sử dụng.
Bước 2: Nhân viên kiểm tra phí dịch vụ trên hệ thống, sau đó tính tốn chi
phí dịch vụ cho khách hàng.
Bước 3: Khách hàng thanh toán, nhân viên in phiếu thanh tốn hóa đơn cho
khách hàng và kí xác nhận đã thanh tốn.
Bước 4: Nhân viên cập nhật thơng tin khách hàng đã thanh tốn,các khoản
phí đã thanh tốn.
Bước 5: Nhân viên lưu thơng tin vào tệp ghi nhận phí thanh toán của khách
hàng, xuất báo cáo hàng tháng cho quản lý.
18
Hình 3. 2. Sơ đồ IFD quy trình trả phí dịch vụ
-
Quy trình quản lý tài sản
Bước 1: Khách hàng phát sinh nhu cầu về tài sản: mua mới, cho thuê, được
tặng,…
Bước 2: Quản lý kiểm tra thông tin mã tài sản, mã phòng,…
Bước 3: Tạo phiếu yêu cầu tương ứng: phiếu mua hàng, phiếu thanh lý, danh
sách bảo trì,…
Bước 4: Chuyển yêu cầu tới bên thứ ba: nhà cung cấp(mua mới), bên thanh
lý(thanh lý), bên kỹ thuật (bảo trì), vận chuyển,…
Bước 5: Bên thứ ba nhận yêu cầu, thực hiện, làm hóa đơn.
