Khóa luận tốt nghiệp: Đàm phán thương mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp doanh nghiệp Việt Nam và đối tác Nhật Bản

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG
KHOA KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG
CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG
***







KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
[ơ
Đề tài:

ĐÀM PHÁN THƢƠNG MẠI BẰNG PHƢƠNG
THỨC GẶP GỠ TRỰC TIẾP GIỮA DOANH
NGHIỆP VIỆT NAM VÀ ĐỐI TÁC NHẬT BẢN



Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ HƢƠNG
Lớp : ANH 8
Khóa : K41C - KTNT
Giáo viên hƣớng dẫn : THS. PHẠM SONG HẠNH

Hà Nội, 11 - 2006


1
MỤC LỤC

Lời nói đầu 1
Chƣơng I: Lý luận chung về đàm phán thƣơng mại quốc tế 4
1.1. Khái niệm đàm phán thƣơng mại quốc tế 4
1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán thương mại 4
1.1.2. Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế 7
1.1.3. Đặc điểm của đàm phán thương mại quốc tế 10
1.2. Đàm phán thƣơng mại quốc tế bằng phƣơng thức gặp gỡ trực tiếp (đàm
phán trực tiếp) 13
1.2.1. Khái niệm chung 13
1.2.2. Ảnh hưởng của yếu tố văn hóa tới đàm phán trực tiếp 16
1.2.3. Địa điểm đàm phán trực tiếp 19
1.2.4. Đoàn đàm phán 20
1.2.5. Các phẩm chất của một nhà đàm phán giỏi 21
1.3. Chiến lƣợc, chiến thuật và kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp 24
1.3.1. Chiến lược 24
1.3.2. Chiến thuật trong đàm phán trực tiếp 33
1.3.3. Kỹ thuật sử dụng trong đàm phán trực tiếp 37
Chƣơng II: Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt
Nam và đối tác Nhật Bản 44
2.1. Đặc trƣng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp

Nhật Bản 44
2.1.1. Nguồn gốc của những đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các
doanh nghiệp Nhật Bản 44
2.1.2. Đặc trưng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán 46
2.1.3. Đặc trưng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp 49
2.1.4. Đặc trưng trong giai đoạn hậu đàm phán 62
2.2. Đặc trƣng trong hoạt động đàm phán trực tiếp của các doanh nghiệp
Việt Nam 64


2.2.1. Đặc trưng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán 65
2.2.2. Đặc trưng trong giai đoạn đàm phán trực tiếp 68
2.2.3. Đặc trưng trong giai đoạn hậu đàm phán 72
2.2.4. Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam
và đối tác Nhật Bản 73
Chƣơng III: Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu
quả đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản 82
3.1. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của hoạt động đàm phán trực tiếp 82
3.1.1. Thực hiện mục tiêu đàm phán đã đề ra 83
3.1.2. Hợp đồng được ký kết chặt chẽ 84
3.1.3. Tiêu chuẩn tối ưu hoá chi phí đàm phán 86
3.1.4. Xây dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp 87
3.2. Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả
đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản 88
3.2.1. Nhóm giải pháp trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán 88
3.2.2. Nhóm giải pháp trong giai đoạn đàm phán trực tiếp 95
3.2.3. Nhóm giải pháp trong giai đoạn hậu đàm phán 98
Kết luận 101
Danh mục tài liệu tham khảo 103

1
LỜI NÓI ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, với chủ trương đổi mới nền kinh tế, đa phương hoá, đa
dạng hoá các quan hệ quốc tế của Đảng Cộng Sản và Nhà Nước CHXHCN Việt
Nam, các hoạt động kinh tế đối ngoại của nước ta với các đối tác nước ngoài ngày
càng được mở rộng và phát triển cả trên chiều rộng lẫn chiều sâu. Các hoạt động
hợp tác kinh tế diễn ra ở nhiều lĩnh vực đa dạng như thương mại, đầu tư nước ngoài,
chuyển giao công nghệ. Nước ta cũng đã đặt có quan hệ hợp tác kinh tế với trên 100
quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới, trong đó đã có quan hệ bạn hàng lâu năm và
tốt đẹp với nhiều quốc gia thuộc các khu vực thị trường khác nhau, đặc biệt là khu
vực Châu Á. Và một trong những đối tác hàng đầu của Việt Nam hiện nay ở khu

vực Châu Á là Nhật Bản. Trong giai đoạn hơn 10 năm qua, Nhật Bản vẫn luôn là
một trong những nhà đầu tư trực tiếp nước ngoài hàng đầu tại Việt Nam, đồng thời
cũng là nhà cung cấp vốn ODA lớn nhất cho Việt Nam và là bạn hàng số một của
Việt Nam trong quan hệ mua bán song phương tại Châu Á. Hơn nữa, quan hệ kinh
tế thương mại Việt Nam-Nhật Bản hiện nay chủ yếu mang tính bổ sung hỗ trợ cho
nhau chứ không mang tính cạnh tranh lẫn nhau nên trong những năm tới đây, Nhật
Bản sẽ vẫn là thị trường xuất khẩu trọng điểm của hầu hết các mặt hàng xuất khẩu
chủ lực của Việt Nam và đồng thời là nhà cung cấp thiết bị, máy móc và công nghệ
hiện đại hàng đầu phục vụ cho sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá ở Việt Nam.
Do đó, việc tăng cường hơn nữa quan hệ hợp tác kinh tế với Nhật Bản nói chung và
nâng cao hiệu quả hoạt động thương mại song phương Việt Nam-Nhật Bản nói
riêng là một vấn đề có tính chiến lược trong xu hướng phát triển kinh tế đối ngoại
của Việt Nam trong những năm tới đây. Tuy vậy, hiện nay các doanh nghiệp Việt
Nam đã và đang tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu trực tiếp với các bạn hàng
Nhật Bản đang gặp phải nhiều khó khăn, vướng mắc, trong đó có khó khăn vướng
mắc ở giai đoạn đàm phán ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt là đàm
phán bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp với các bạn hàng Nhật Bản. Xuất phát từ
thực tế đó, tác giả khoá luận này nhận thấy yêu cầu cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng vấn


2
đề trên một cách nghiêm túc nên đã mạnh dạn lựa chọn đề tài “Đàm phán thương
mại bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và đối tác
Nhật Bản”, hy vọng sẽ đóng góp một phần nhỏ bé vào quá trình tăng cường quan
hệ thương mại song phương giữa hai nước Việt Nam và Nhật Bản nói chung, cũng
như vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp
Việt Nam hiện nay với các bạn hàng Nhật Bản.
2. Mục đích nghiên cứu của khoá luận
Mục đích nghiên cứu của khoá luận là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn
đề lý luận có tính khái quát nhất về đàm phán thương mại quốc tế nói chung và đàm

phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp (tức đàm phán trực
tiếp) nói riêng, tìm hiểu và phân tích các đặc trưng trong hoạt động đàm phán trực
tiếp của các doanh nghiệp Nhật Bản và Việt Nam, đánh giá thực trạng hoạt động
đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp hai nước trong thời gian gần đây. Trên cơ sở
đó, tác giả xin đề xuất một số giải pháp cho các doanh nghiệp Việt Nam nhằm khắc
phục những mặt hạn chế, vượt qua những khó khăn hiện thời, từ đó nâng cao hiệu
quả đàm phán trực tiếp với các đối tác Nhật Bản.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là hoạt động đàm phán thương mại bằng
phương thức gặp gỡ trực tiếp của các doanh nghiệp Việt Nam với các bạn hàng
Nhật Bản trong những năm gần đây, bao gồm các khâu từ chuẩn bị đàm phán, đến
khâu đàm phán trực tiếp, ký kết hợp đồng mua bán và hậu đàm phán.
Phạm vi nghiên cứu của khoá luận là hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng xuất
nhập khẩu hàng hoá hữu hình của các doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp
của Nhật Bản, trong đó chỉ giới hạn ở đàm phán bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp,
không đề cập tới đàm phán bằng các phương thức khác như đàm phán qua thư, qua
điện thoại.
4. Kết cấu của khoá luận


3
Ngoài lời nói đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khoá luận được chia
làm 3 chương như sau:
Chƣơng I: Lý luận chung về đàm phán thương mại quốc tế
Chƣơng II: Thực trạng hoạt động đàm phán trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam
và đối tác Nhật Bản.
Chƣơng III: Một số giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam nhằm nâng cao hiệu quả
đàm phán trực tiếp với đối tác Nhật Bản.
Trong quá trình nghiên cứu, do hạn chế về mặt thời gian, kinh phí và nguồn tài liệu
nên khoá luận này khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì vậy, tác giả rất

mong nhận được sự góp ý, nhận xét và bổ sung quý báu của bạn bè và các thầy cô
giáo trường Đại Học Ngoại Thương.
Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ThS. Phạm Song Hạnh về
những ý kiến đóng góp quý báu để hoàn thiện khoá luận này. Đồng thời tác giả
cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tập thể cán bộ Thư Viện trường Đại Học Ngoại
Thương, Thư Viện Quốc Gia, Viện Kinh Tế Thế Giới và Trung Tâm Nghiên Cứu
Nhật Bản thuộc Viện Nghiên Cứu Đông Bắc Á về sự giúp đỡ nhiệt tình trong quá
trình thực hiện khoá luận này.
Hà Nội, tháng 11 năm 2006
Vũ Thị Hƣơng










4
CHƢƠNG I.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÀM PHÁN THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ
1.1. Khái niệm đàm phán thƣơng mại quốc tế
1.1.1. Khái niệm đàm phán và đàm phán thƣơng mại
Trong cuộc sống, có rất nhiều công việc đòi hỏi phải giải quyết và liên quan đến
con người và một trong những phương thức con người thường sử dụng để giải quyết
các vấn đề ấy chính là đàm phán. Đôi khi trong một số hoàn cảnh cụ thể, người ta
còn gọi đàm phán là thương lượng, riêng trong hoạt động mua bán thì đàm phán còn
được gọi với cái tên quen thuộc nhưng ở phạm vi hẹp hơn, đó là mặc cả. Mặc dù có

nhiều cách gọi khác nhau như vậy nhưng tựu chung lại dù gọi là đàm phán, thương
lượng hay mặc cả thì bản chất của hoạt động này vẫn không thay đổi, đó là đàm
phán là một phương thức giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và lợi
ích, mục tiêu của con người. Con người từ khi sinh ra cho tới khi lão hoá, ở giai
đoạn nào cũng phải thực hiện các cuộc thương lượng, mặc cả. Những cuộc thương
lượng ấy có thể xảy ra ở bất cứ đâu (trên ô tô, trong siêu thị, trong tổ chức, gia
đình…) và diễn ra ở bất kỳ lĩnh vực nào. Nói cách khác, đàm phán vừa là một hiện
tượng vừa là một nhu cầu xã hội tất yếu của con người. Điều kiện để có đàm phán là
sự tồn tại của cộng đồng con người, không có cộng đồng tức là không có sự giao
tiếp trao đổi giữa con người với con người thì cũng sẽ không có đàm phán.
Đàm phán là một khái niệm rộng, xét về mặt ngữ nghĩa trong Tiếng Việt, đàm phán
có nghĩa là thảo luận (đàm) và ra quyết định chung (phán). Trong tiếng Anh, từ đàm
phán (negotiation) là một từ có gốc Latinh (negotium), nghĩa là trao đổi kinh doanh.
Bách khoa toàn thư Encarta 96 (Mỹ) đã định nghĩa đàm phán là hành động:
1. Hội đàm với một hoặc nhiều bên để đi đến các thoả thuận
2. Dàn xếp phương thức trao đổi thông qua hợp đồng
3. Chuyển giao quyền sở hữu theo luật định và trên thực tế cho một hoặc
nhiều bên khác để đổi lấy các giá trị sẽ nhận được
4. Hoàn thiện và giải quyết thành công các tồn tại của quá trình


5
Định nghĩa trên rất phù hợp với nguyên gốc của từ Tiếng Anh negotium (nghĩa là
trao đổi kinh doanh), nói cách khác đàm phán là một hiện tượng xuất hiện trong
hoạt động buôn bán kinh doanh được thực hiện giữa các thương nhân với nhau hoặc
giữa thương nhân với người thứ ba. Hơn nữa đàm phán không phải đơn giản là một
khâu của quá trình kinh doanh, mà nó là một quá trình bao gồm nhiều khâu, bắt đầu
bằng hội đàm, và kết thúc bằng việc giải quyết trọn vẹn các vấn đề đã được hội
đàm.
Nhưng trên thực tế, đàm phán có mặt ở khắp mọi nơi trong thực tế cuộc sống chứ

không chỉ giới hạn ở hoạt động kinh doanh, vì vậy khái niệm đàm phán cần được
hiểu rộng hơn.
Như vậy đàm phán là gì?
Bản thân định nghĩa về đàm phán hiện nay vẫn chưa có khái niệm thống nhất. Theo
Joseph Burnes “đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều người để đi đến
một mục đích chung là đạt được thoả thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà
không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để
giải quyết những vấn đề ngăn cách đó” (Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế-
Nguyễn Xuân Thơm, Nguyễn Văn Hồng- trang 18). Theo định nghĩa này nguyên
nhân của đàm phán là xung đột (sự dị biệt về quan điểm hoặc lợi ích giữa các cá
nhân hoặc tập thể) và mục đích của đàm phán là giải quyết các xung đột ấy.
Còn theo Roger Fisher và William Ury lại đưa ra một khái niệm về đàm phán dưới
một góc độ khác , trong đó “ đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được điều ta
mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm
đạt được thoả thuận trong khi giữa ta và phía bên kia của đàm phán có những lợi
ích chung và những lợi ích mâu thuẫn nhau” (Đàm phán trong kinh doanh quốc tế-
Đoàn Thị Hồng Vân-trang 5)
Khác với định nghĩa trước, theo định nghĩa này của Roger Fisher và William Ury,
nguyên nhân chính của đàm phán không chỉ giới hạn ở những xung đột về quyền
lợi, mâu thuẫn về lợi ích giữa con người với nhau mà còn có thể mở rộng tới những
lợi ích chung có thể chia sẻ giữa các bên. Vì thế đàm phán không phải chỉ là một
phương thức giải quyết xung đột trong hoà bình mà nó còn là một hoạt động có mục


6
đích, trong đó con người thông qua đó có thể dung hoà được những lợi ích riêng
còn mâu thuẫn với phía bên kia với những lợi ích chung mà các bên cùng hướng tới.
Như vậy, thực chất đàm phán không chỉ đơn giản là hoạt động thương lượng, thống
nhất giữa người với người về những vấn đề ngăn cách các bên mà nó còn là hoạt
động theo đuổi mục đích riêng của người đàm phán, kết hợp khéo léo với tìm hiểu

mục đích và lợi ích của phía bên kia bàn đàm phán để từ đó đi đến những thoả thuận
thống nhất cuối cùng làm hài lòng tất cả các bên trong đàm phán.
Xét riêng trong hoạt động kinh doanh thương mại, phạm vi của đàm phán được thu
hẹp hơn, cả về chủ thể đàm phán lẫn đối tượng của đàm phán cũng như nội dung
hình thức và kết quả của đàm phán.
Theo George Holmes và Stan Glaser “đàm phán thương mại là quá trình thương
lượng về một nhóm các vấn đề nhằm mục đích đi đến ký kết hợp đồng mua bán”
(Business to business negotiation- butterworth heinemann- trang 5)
Định nghĩa trên có ba điểm đáng lưu ý:
- “Đàm phán là một quá trình thương lượng” hàm ý rằng các bên tham gia đàm
phán một cách tự nguyện và bình đẳng. Một bên không thể ép buộc bên kia đàm
phán nếu bên đó không muốn. Và đàm phán chỉ xảy ra nếu như cả người bán và
người mua tin tưởng và trông chờ sẽ đạt được lợi ích nào đó từ đàm phán mà nếu
không có đàm phán họ sẽ không có được.
- “Về một nhóm các vấn đề ” xác định rất rõ ràng trong đàm phán thương mại
người ta không bao giờ chỉ thương lượng về một vấn đề duy nhất. Trong hoạt
động thương mại, có vẻ như điều khoản giá cả là quan trọng bậc nhất, và cũng là
nội dung được các bên “giằng co” nhiều nhất bên bàn đàm phán. Thế nhưng điều
đó không có nghĩa là chỉ cần đạt được thoả thuận về giá cả là đã có hợp đồng
mua bán. Vì trong kinh doanh thương mại, đặc biệt là thương mại quốc tế, các
thương nhân còn quan tâm nhiều đến các yếu tố khác ngoài giá cả khi đàm phán
hợp đồng với đối tác, đó có thể là chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế xuất nhập
khẩu, chất lượng hàng, bảo hành sản phẩm, … Chính vì thế những cuộc đàm
phán thương mại nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng luôn luôn


7
xoay quanh một nhóm các vấn đề, thông thường là tên hàng, giá cả, quy cách
phẩm chất, thanh toán, giao hàng, bao bì đóng gói, bảo hành,… Những vấn đề
này có liên quan chặt chẽ tới quyền lợi và lợi ích giữa người bán và người mua

trong đó có những lợi ích chung có thể chia sẻ lẫn ích đối kháng, để tìm kiếm và
xác định những lợi ích chung cũng như giải quyết những lợi ích đối kháng giữa
người bán và người mua, trong quá trình đàm phán cần có sự hợp tác và nhượng
bộ giữa các bên. Thành công của đàm phán thương mại cũng hiếm khi chỉ phụ
thuộc vào thoả thuận về một vấn đề duy nhất mà thường phụ thuộc vào nhiều vấn
đề đã được các bên lồng ghép sắp xếp vào 1 bản hợp đồng mua bán cuối cùng.
Trong quá trình đàm phán thương mại, mỗi bên có lúc phải điều chỉnh mục tiêu,
giảm bớt một số quyền lợi của mình để đưa ra những nhượng bộ cần thiết hoặc
để phản ứng trước những nhượng bộ của bên kia.
- Đàm phán diễn ra nhằm mục đích đi đến “ký kết hợp đồng mua bán”, hợp đồng
là kết quả cho thấy đàm phán thương mại đã đi đến thành công. Hợp đồng mua
bán phải là sự thoả thuận mà trong đó cả người bán lẫn người mua đều tìm thấy
được lợi ích của mình trong đó, tức là đàm phán thương mại phải đem lại kết quả
là “hai bên cùng thắng”.
Định nghĩa của George Holmes và Stan Glaser về đàm phán thương mại khá ngắn
gọn và đơn giản nhưng lại rất tương đồng về mặt quan điểm với Roger Fisher và
William Ury về đàm phán nói chung.
1.1.2. Khái niệm đàm phán thƣơng mại quốc tế
Hoạt động thương mại ngày nay diễn ra trên hai quy mô chính: thương mại nội địa
và thương mại quốc tế. Về bản chất, thương mại trong nội địa hay thương mại trong
nước với thương mại quốc tế đều là các hoạt động trong đó người bán có nghĩa vụ
chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho người mua, còn người mua có nghĩa vụ
chuyển giao cho người bán một khoản giá trị ngang với giá trị của hàng hoá đó. Tuy
nhiên, thương mại quốc tế khác với thương mại trong nước ở chỗ nó là hoạt động
mua bán có yếu tố nước ngoài, các giao dịch mua bán quốc tế vì thế cũng phức tạp
hơn so với mua bán trong nước. Và do đó đàm phán thương mại quốc tế cũng phức


8
tạp và khó khăn hơn đàm phán thương mại trong nước. Tính chất phức tạp của đàm

phán thương mại quốc tế so với đàm phán thương mại trong nước thể hiện ở 5 khía
cạnh chính sau:
Một là sự đa dạng về hệ thống chính trị và pháp luật giữa các quốc gia
Khi tiến hành hoạt động mua bán vượt ra ngoài biên giới quốc gia, các thương nhân
thường gặp phải những vấn đề về khác biệt trong hệ thống luật pháp và chế độ
chính trị ở các quốc gia khác. Yếu tố này này có ảnh hưởng mạnh mẽ tới những vấn
đề như: thuế xuất nhập khẩu, tư cách chủ thể trong quan hệ mua bán quốc tế, các
quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật, vệ sinh môi trường đối với hàng hoá nhập khẩu,
quy định của pháp luật điều chỉnh hoạt động xuất nhập khẩu và hiệu lực của hợp
đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Những khác biệt về chế độ chính trị và hệ thống
luật pháp giữa các quốc gia có thể hoặc là đẩy mạnh hoặc trì hoãn, kéo dài quá trình
thực hiện hợp đồng mua bán, vì thế trong đàm phán thương mại quốc tế, các thương
nhân cần phải nắm vững những điểm khác biệt này nhằm chuẩn bị thật tốt cho quá
trình đàm phán với đối tác nước ngoài
Hai là các yếu tố kinh tế quốc tế
Đồng tiền thanh toán trong hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế thường là ngoại tệ
đối với ít nhất 1 trong 2 bên, phương thức thanh toán thường thông qua hệ thống
ngân hàng của các nước. Nhưng giá trị đồng tiền trên thị trường ngoại tệ thế giới
thường không tránh khỏi các biến động có thể gây ra thiệt hại cho các bên, người
bán hoặc người mua.Vì thế khi đàm phán các hợp đồng mua bán quốc tế, các
thương nhân thường phải thoả thuận về việc sử dụng đồng tiền nào trong thanh
toán, và thống nhất về các biện pháp bảo đảm giá trị của lô hàng trong trường hợp
đồng tiền lên giá hoặc xuống giá trong suốt quát trình thực hiện hợp đồng. Vấn đề
này không xuất hiện trong đàm phán thương mại nội địa
Ba là chính phủ và hệ thống cơ quan quản lý ở nước ngoài
Ở các nước khác nhau, chính phủ can thiệp vào hoạt động kinh doanh xuất nhập
khẩu của các thương nhân với mức độ khác nhau. Ở Mỹ các doanh nghiệp có quyền
tự chủ tương đối lớn trong hoạt động kinh doanh của mình, họ có thể tự do giao
dịch đàm phán với các đối tác nước ngoài mà không cần sự cho phép của các cơ

9
quan nhà nước. Nhưng ngược lại ở nhiều nước đang phát triển, hoạt động xuất nhập
khẩu được giám sát và quản lý chặt chẽ bởi nhà nước và các cơ quan của nhà nước.
Thậm chí ở một số ngành hàng, nhà nước nắm độc quyền hoàn toàn trong hoạt động
buôn bán với nước ngoài. Hơn nữa, các yếu tố như lợi ích quốc gia dân tộc, động cơ
chính trị, lợi ích đối với nền kinh tế quốc dân (ảnh hưởng của hoạt đông xuất nhập
khẩu tới cán cân thanh toán quốc gia, tình hình cung cầu trong nước, điều kiện đời
sống xã hội, ) cũng được cân nhắc kỹ lưỡng và có sức ảnh hưởng rất lớn tới quá
trình đàm phán thương mại quốc tế.
Bốn là vấn đề là tư tưởng
Các quốc gia khác nhau thường có những nền tư tưởng khác nhau, thậm chí đối lập.
Ở Mỹ, người ta coi trọng chủ nghĩa cá nhân và tư hữu về tư liệu sản xuất, lợi ích cá
nhân thường được đặt ưu tiên lên trên lợi ích tập thể, tư tưởng sùng bái lợi nhuận
trong kinh doanh,… Nhưng ở nhiều nước Châu Á, lợi ích của tập thể lại được đặt
lên trên và được xem trọng hơn lợi ích cá nhân. Những điểm khác biệt trong tư
tưởng giữa các khu vực và các quốc gia trên thế giới là một nhân tố làm cho quá
trình thương lượng giữa các bên trong thương mại quốc tế trở nên khó khăn và phức
tạp hơn, những mâu thuẫn về lợi ích, quan điểm giữa các bên có thể nảy sinh làm
cho quá trình đàm phán đi đến thoả thuận cuối cùng trở nên gian nan và tốn nhiều
thời gian hơn so với đàm phán thương mại trong nước.
Năm là yếu tố văn hoá
Yếu tố văn hoá (bao gồm cả văn hoá dân tộc và văn hoá kinh doanh) có ảnh hưởng
rất lớn đến phong cách đàm phán của các thương nhân mỗi nước. Những nền văn
hoá khác nhau tạo nên những kiểu đàm phán khác nhau, và những hành vi khác
nhau trong quá trình đàm phán. Ở một số nền văn hoá, các thương nhân thường có
cách tiếp cận đàm phán theo kiểu “diễn giải” (đi từ cái chung, cái cơ bản đến những
cái cụ thể và chi tiết), trong khi thương nhân ở một số nền văn hoá khác lại có cách
tiếp cận theo kiểu “quy nạp” (đi từ những vấn đề cụ thể chi tiết trước). Ngoài ra, ở
một số quốc gia, người ta coi đàm phán chỉ là phương tiện để đạt tới những thoả

thuận cụ thể phục vụ cho những giao dịch mua bán cụ thể, còn mối quan hệ bạn
hàng giữa các bên chỉ mang tính chất tạm thời. Còn ở một số nước khác, đàm phán


10
không chỉ là một phương tiện nhằm mục đích duy nhất là đi đến thoả thuận dưới
hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế cụ thể mà còn là quá trình các bên
tiếp xúc, trao đổi, tìm hiều lẫn nhau nhằm xây dựng, củng cố và phát triển mối quan
hệ bạn hàng lâu dài và tốt đẹp. Những thương nhân đến từ những nền văn hoá có
nhiều đặc điểm khác nhau như trên, đương nhiên sẽ gặp khó khăn trong đàm phán
khi mà không những hành vi đàm phán của họ đã có nhiều điểm đối lập nhau, mà cả
quan điểm về đàm phán cũng như mục đích của đàm phán cũng khác nhau. Điều
này đòi hỏi các thương nhân khi tham gia các hoạt động thương mại quốc tế phải
tìm hiểu kỹ những khác biệt về văn hoá mới có thể đảm bảo được sự thành công của
đàm phán với các đối tác nước ngoài, nhất là đàm phán những thương vụ quốc tế có
giá trị lớn.
Tóm lại, từ những đặc điểm nói trên, đàm phán thương mại quốc tế có thể được
định nghĩa như sau: “đàm phán thương mại quốc tế là quá trình các bên trong quan
hệ mua bán xuất nhập khẩu có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau tiến hành
trao đổi ý kiến, mặc cả và thuyết phục về những vấn đề có liên quan đến xuất nhập
khẩu hàng hoá một cách bình đẳng và tự nguyện nhằm đạt được thỏa thuận dưới
hình thức hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế”.
1.1.3. Đặc điểm của đàm phán thƣơng mại quốc tế
1.1.3.1. Đàm phán thƣơng mại quốc tế là quá trình thoả hiệp về lợi ích và
thống nhất giữa các mặt đối lập
Đặc điểm này nói lên bản chất của hoạt động đàm phán nói chung cũng như hoạt
động đàm phán thương mại quốc tế nói riêng. Nó cũng phù hợp với định nghĩa về
đàm phán do Roger Fisher và William Ury đưa ra. Theo đó, chủ thể của đàm phán
thương mại quốc tế, ở đây là người bán và người mua, khi tham gia vào quan hệ
mua bán với nhau thường theo đuổi những lợi ích của riêng mình. Người bán thì

mong bán được hàng với giá cao nhất, đem về cho họ doanh thu và lợi nhuận tối đa,
còn với người mua thì mong có được hàng hoá dịch vụ thoả mãn tốt nhất nhu cầu
của họ với những chi phí bỏ ra ở mức thấp nhất. Tuy vậy, trong hoạt động kinh
doanh thương mại, khó có thể tìm thấy một thương vụ nào mà cả người bán và


11
người mua đều đạt được một cách tốt nhất những mục đích riêng của mình bởi
doanh thu của người bán thường là chi phí của người mua, lợi ích của bên này đạt
được càng lớn thì bên kia phải giảm càng nhiều lợi ích của mình. Do đó, trước khi
tiến hành thương vụ, người ta thường phải ngồi lại đàm phán với nhau, cùng nhau
thoả thuận các vấn đề có liên quan đến lợi ích chung và riêng của mỗi bên để từ đó
đi đến thống nhất các điều kiện mua bán trên cơ sở điều chỉnh hợp lý lợi ích riêng
của mỗi bên, dung hoà những điểm mâu thuẫn trong lợi ích giữa người bán và
người mua. Nói cách khác, đàm phán chính là quá trình thoả hiệp về lợi ích và
thống nhất các mặt đối lập giữa các bên trong quan hệ mua bán quốc tế.
Hợp đồng mua bán quốc tế chính là vùng lợi ích mà người bán và người mua nhất
trí thoả thuận và cùng chấp nhận, đó là khu vực thoả thuận lý tưởng được minh hoạ
ở vùng in đậm trong hình dưới đây

Việc giải quyết thoả đáng các xung đột về lợi ích trong quá trình đàm phán sẽ dẫn
đến những thoả thuận chung giữa người bán và người mua (Avà B) về một khu vực
lợi ích có thể đáp ứng được mục tiêu của cả hai bên, trong đó khu vực in đậm ở mô
hình trên chính là khu vực thoả thuận lý tưởng.
1.1.3.2. Đàm phán thƣơng mại quốc tế vừa là 1 khoa học vừa là 1 nghệ thuật
Đàm phán trước hết cũng là 1 khoa học, đó là khoa học về phân tích giải quyết vấn
đề 1 cách hệ thống theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan.
Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán
từ giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thương lượng cho đến khi đàm phán kết thúc.
“Khoa học được hiểu là sự quan sát, nhận biết, miêu tả, điều tra thực nghiệm và

giải thích lý thuyết về các hiện tượng” (Kỹ thuật đàm phán thương mại quốc tế-
Nguyễn Xuân Thơm, Nguyễn Văn Hồng-trang 24). Vì thế, với tư cách là một khoa


12
học, đàm phán có liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như luật học, tài chính,
phân tích xác suất,… nhằm giúp người đàm phán phân tích và dự báo chính xác kết
quả đàm phán thông qua việc tìm ra khu vực thoả thuận trong đàm phán. Quá trình
đàm phán đồng thời cũng là quá trình điều hoà những lợi ích giữa người bán và
người mua, vì thế người tham gia đàm phán luôn phải phân tích, cân nhắc những
vấn đề có liên quan đến lợi ích của mỗi bên, tiến hành nghiên cứu, phân tích và
đánh giá một cách có hệ thống các phương án thoả thuận, các đề xuất của mỗi bên,
xây dựng chiến lược chiến thuật đàm phán phù hợp trên cơ sở các thông tin khai
thác chính xác về đối tác. Nội dung của những phân tích ấy đôi khi có thể quy ra
những con số cụ thể như chi phí, lợi nhuận, độ rủi ro,… Đó chính là tính khoa học
của đàm phán nói chung cũng như đàm phán thương mại quốc tế nói riêng
Bên cạnh tính khoa học, đàm phán cũng là cả một nghệ thuật. Với tư cách là một
nghệ thuật, đàm phán đòi hỏi ở người tham gia những kỹ năng, tố chất đa dạng cùng
với sự khéo léo và tinh tế trong giao tiếp kinh doanh. Trong đó, các kỹ năng đàm
phán như kỹ năng truyền đạt thông tin, kỹ năng thuyết phục… cho đến những thủ
thuật, mưu mẹo cùng với sự khôn khéo trong việc lựa chọn đúng thời điểm sử dụng
các mưu mẹo ấy trong quá trình đàm phán, độ nhạy cảm trong việc nắm bắt suy
nghĩ và ý đồ của đối tác, phát hiện các chiến thuật mà đối tác đang sử dụng… đều
làm nên những phong cách đàm phán khác nhau của thương nhân các nước. Qua
quá trình phát triển của hoạt động thương mại quốc tế, hoạt động đàm phán cũng
diễn ra hết sức sôi động và cùng với thời gian, nó đã phát triển lên và trở thành
“nghệ thuật đàm phán thương mại quốc tế”.
1.1.3.3. Đàm phán thƣơng mại quốc tế lấy lợi ích kinh tế đạt đƣợc làm mục
tiêu cơ bản
Trong những hoạt động đàm phán khác nhau, mục đích của việc tham gia đàm phán

cũng khác nhau. Đàm phán ngoại giao quan tâm tới lợi ích quốc gia dân tộc, đàm
phán chính trị quan tâm tới lợi ích của các chính đảng…. Tuy những loại đàm phán
này có thể liên quan phần nào đến lợi ích kinh tế, nhưng đó không phải là lợi ích cơ
bản nhất, cốt lõi nhất. Nhưng mục tiêu của đàm phán thương mại nói chung và đàm


13
phán thương mại quốc tế nói riêng thì hết sức rõ ràng, chủ thể của đàm phán thương
mại quốc tế chủ yếu là các thương nhân, đại bộ phận diễn ra giữa các thương nhân
với nhau, nên người đàm phán luôn lấy việc đạt được lợi ích kinh tế làm mục tiêu
trước tiên, sau đó mới đề cập đến những lợi ích phi kinh tế khác. Không hướng tới
mục tiêu đạt được lợi ích kinh tế thì đàm phán thương mại quốc tế cũng mất đi giá
trị và ý nghĩa của nó
1.1.3.4. Đàm phán thƣơng mại quốc tế mang yếu tố nƣớc ngoài
Đây là đặc điểm riêng chỉ có trong đàm phán thương mại quốc tế, nó phân biệt đàm
phán thương mại quốc tế với đàm phán thương mại trong nước. Có nhiều tiêu chuẩn
đánh giá một cuộc đàm phán thương mại được coi là đàm phán thương mại quốc tế
như người bán và người mua có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, đồng
tiền thanh toán thường là ngoại tệ đối với ít nhất một bên, đối tượng của hợp đồng
mua bán hàng hoá quốc tế có thể được di chuyển qua biên giới một quốc gia, hợp
đồng có thể được điều chỉnh bởi nhiều nguồn luật đa dạng như điều ước quốc tế,
luật quốc gia, tập quán quốc tế thay vì bắt buộc phải theo luật quốc gia đối với các
hợp đồng mua bán trong nước. Yếu tố quốc tế khiến cho các giao dịch mua bán
trong thương mại quốc tế trở nên phức tạp hơn, và cũng vì thế mà đàm phán thương
mại quốc tế phức tạp hơn so với đàm phán thương mại trong nước.
1.2. Đàm phán thƣơng mại quốc tế bằng phƣơng thức gặp gỡ trực tiếp (đàm
phán trực tiếp)
1.2.1. Khái niệm chung
Đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, gọi tắt là đàm
phán trực tiếp, là phương pháp đàm phán truyền thống trong đó người bán và người

mua gặp gỡ đối mặt nhau để thoả thuận về các điều khoản của hợp đồng mua bán,
trao đổi về các điều kiện giao dịch cũng như về mọi vấn đề liên quan đến việc ký
kết và thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế.
Trong quá trình đàm phán trực tiếp, các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của
nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ,… qua đó các bên có thể


14
tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng nhiều cách thức linh hoạt (sử
dụng các chiến thuật, kỹ thuật trong giao tiếp đàm phán) để đi đến thoả thuận chung
giữa hai bên. Do các thương nhân tham gia đàm phán thường có trụ sở kinh doanh ở
các nước khác nhau, nên địa điểm đàm phán thường là nước nơi người bán có trụ sở
kinh doanh hoặc nước nơi người mua có trụ sở kinh doanh hoặc ở một nước thứ ba,
các nước này có thể rất xa nhau về khoảng cách địa lý làm phát sinh nhiều chi phí đi
lại, ăn ở tại nước ngoài cho một trong hai bên hoặc cả hai bên. Vì thế đàm phán trực
tiếp rất tốn kém tính cả về chi phí đi lại tiếp đón lẫn chi phí quà cáp, gặp gỡ tìm hiểu
cả chính thức lẫn không chính thức.
Mặt khác, đàm phán trực tiếp cũng là hình thức đàm phán khó khăn và phức tạp
nhất trong ba hình thức đàm phán cơ bản (đàm phán qua thư, đàm phán qua điện
thoại, đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp). Trước hết, tính chất phức tạp thể hiện ở các
đòi hỏi rất cao về phẩm chất và năng lực của người đàm phán. Những cá nhân trực
tiếp tiến hành đàm phán không những phải nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ, thành
thạo các kỹ năng ứng xử trong đàm phán, chủ động, linh hoạt và sáng tạo trong áp
dụng các chiến thuật đàm phán, nắm chắc chiến lược và kế hoạch đàm phán đã vạch
ra, cảnh giác trước các chiến thuật và mưu mẹo của phía đối tác cũng như nhanh
chóng có biện pháp đối phó phù hợp khi cần thiết,…Thứ hai, quá trình đàm phán
trực tiếp trong thương mại quốc tế bị chi phối mạnh mẽ bởi những khác biệt trong
văn hoá dân tộc và tính cách cá nhân. Những yếu tố này biểu hiện rất đa dạng trong
quá trình các bên tiếp xúc thương lượng với nhau, tác động lên cách mà mỗi bên
ứng xử và tỏ thái độ trong lúc thương lượng, ảnh hưởng đến bầu không khí đàm

phán và đặc biệt là phong cách đàm phán của mỗi bên.
Tuy vậy, đàm phán trực tiếp vẫn có vai trò đặc biệt quan trọng trong một số trường
hợp nhất định. Đó là khi giao dịch mua bán có tính chất phức tạp, hoặc lô hàng có
giá trị lớn, hoặc mặt hàng được mua bán là loại hàng hoá đặc biệt có ảnh hưởng đến
lợi ích kinh tế quốc gia. Khi đó phương thức gặp gỡ trực tiếp sẽ giúp các bên có
điều kiện thuận lợi để thương lượng kĩ càng, giải thích cặn kẽ một số vấn đề phức
tạp không thể giải quyết qua điện thoại hoặc thư từ, hợp đồng được ký kết trở nên
chặt chẽ hơn, đảm bảo cho thương vụ thành công tốt đẹp. Ngoài ra, đôi khi đàm


15
phán qua thư và điện thoại đã kéo dài quá lâu đến vài tháng nhưng các bên vẫn chưa
đi đến thoả thuận thống nhất, khi đó đàm phán trực tiếp sẽ giúp đẩy nhanh tốc độ
giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và đôi lúc lại là lối thoát cho những đàm phán
qua thư tín, điện thoại đã kéo dài quá lâu nhưng không đi đến kết quả. Thông
thường mỗi cuộc thương lượng trực tiếp chỉ hết 2 đến 3 ngày, nếu lâu cũng chỉ đến
7 ngày, trong khi các giao dịch thư tín, điện thoại trước đó có thể đã kéo dài tới 2
đến 3 tháng. Một ưu điểm nữa của phương gặp gỡ trực tiếp là nó tạo điều kiện cho
người bán và người mua hiểu biết nhau tốt hơn, từ đó thiết lập, duy trì và phát triển
mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp và lâu dài.
Quá trình đàm phán trực tiếp thường diễn ra theo 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị
đàm phán (trong giai đoạn này, các bên chuẩn bị kỹ lưỡng về chương trình đàm
phán, thu thập thông tin về đối tác, lên kế hoạch đàm phán cụ thể, chuẩn bị các
chiến lược và chiến thuật đàm phán, diễn tập đàm phán,…), giai đoạn đàm phán
trực tiếp (trong giai đoạn này người bán và người mua tiếp xúc ban đầu để tìm hiểu
về nhau sau đó bước vào đàm phán cụ thể từng vấn đề), giai đoạn hậu đàm phán
(nếu hợp đồng được ký kết, các bên đảm bảo thực hiện nghiêm túc các điều khoản
của hợp đồng, đánh giá kết quả cuộc thương lượng và rút ra kinh nghiệm cho lần
sau). Giai đoạn chuẩn bị có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định tới 80% khả năng
thành công của đàm phán, còn giai đoạn đàm phán chính là hạt nhân của toàn bộ

quá trình đàm phán, cũng là giai đoạn phức tạp và khó khăn nhất. Trong giai đoạn
này các bên trực tiếp gặp gỡ và thương lượng với nhau, qua quá trình giao tiếp đối
thoại, các bên tìm hiểu được những mối quan tâm, lập trường và lợi ích mà mỗi bên
theo đuổi. Quá trình gặp gỡ trực tiếp thường được thực hiện theo 1 trong 2 kiểu sau:
Thứ nhất là kiểu tuần tự (sequential procedure)
Với kiểu đàm phán này các bên sẽ chuẩn bị trước một chương trình đàm phán trong
đó nêu cụ thể các vấn đề cần bàn bạc. Quá trình thương lượng sẽ đi tuần tự từ vấn
đề này sang vấn đề kia cho đến khi các bên đạt được thoả thuận về tất cả các vấn đề.
Ví dụ, theo chương trình đàm phán, người bán và người mua sẽ thương lượng về
điều khoản giá cả trước, sau khi đạt được thoả thuận về giá cả mới đi tiếp đến
thương lượng về điều khoản giao hàng, thoả thuận xong về điều khoản giao hàng


16
các bên mới thương lượng tiếp về điều khoản thanh toán,…Kiểu đàm phán này
giống như việc đi lên cầu thang từng bậc từng bậc một, nói cách khác đây được coi
là kiểu đàm phán “quy nạp”, đi từ chi tiết từng điều khoản cho đến thoả thuận chung
thống nhất cuối cùng.
Thứ hai là kiểu tổng hợp (overall procedure)
Với kiểu đàm phán này, các vấn đề được giải quyết theo những nguyên tắc chung
đã được thống nhất từ trước. Đây còn được gọi là kiểu đàm phán “diễn giải”, trong
đó người bán và người mua không bắt đầu thương lượng ngay vào chi tiết từng vấn
đề một mà cùng nhau thống nhất về một số nguyên tắc, điều khoản chung nhất
trước khi bắt tay vào thương lượng từng vấn để một cách cụ thể.
Thực tế cho thấy các cuộc đàm phán trực tiếp diễn ra theo cách nào trong một hai
cách trên đây phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố văn hoá. Văn hoá các nước phương
Tây thường chuộng kiểu đàm phán tuần tự còn văn hoá phương Đông lại ưa kiểu
đàm phán tổng hợp. Yếu tố văn hoá là yếu tố tác động tới đàm phán trực tiếp mạnh
mẽ nhất trong ba hình thức đàm phán cơ bản. Dưới đây là phân tích cụ thể về ảnh
hưởng của yếu tố văn hoá tới đàm phán trực tiếp, cùng với một số yếu tố đặc trưng

khác của đàm phán trực tiếp bao gồm bối cảnh đàm phán, đoàn đàm phán và các
phẩm chất đối với người đàm phán.
1.2.2. Ảnh hƣởng của yếu tố văn hoá tới đàm phán trực tiếp
Văn hoá là một khái niệm rộng đã được định nghĩa theo rất nhiều cách khác nhau.
Nhìn chung, văn hoá là môi trường nhân tạo tồn tại xung quanh cuộc sống của cộng
đồng người, bao gồm tổng thể các kiến thức, đức tin, nghệ thuật, tập quán, thói
quen, đạo đức được các thành viên trong cộng đồng thừa nhận. Tổ chức UNESCO
đã định nghĩa văn hoá như sau “văn hoá bao gồm tất cả những gì làm cho dân tộc
này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín
ngưỡng, phong tục, tập quán, lối sống và lao động” (Đàm phán trong kinh doanh
quốc tế- Đoàn Thị Hồng Vân- trang 39). Định nghĩa của UNESCO về văn hoá rất
rộng, nó chỉ ra rằng văn hoá chính là những nét khác biệt giữa các dân tộc về vật
chất lẫn tinh thần.


17
Vậy văn hoá ảnh hưởng đến đàm phán trực tiếp như thế nào?
Sự khác biệt về văn hoá giữa các dân tộc ảnh hưởng đến đàm phán trực tiếp theo ít
nhất là 8 khía cạnh sau:
Một là quan điểm về đàm phán
Thương nhân ở những nền văn hóa khác nhau sẽ có cách nhìn khác nhau về bản
chất của quá trình đàm phán nói chung và đàm phán trực tiếp nói riêng. Với các
thương nhân Mỹ, đàm phán trực tiếp là quá trình cạnh tranh trong việc đưa ra các
chào hàng và các hoàn giá (offer và counter-offer), còn với các thương nhân Nhật
Bản, đàm phán trực tiếp là cơ hội chia sẻ thông tin, xây dựng mối quan hệ hợp tác
kinh doanh lâu dài.
Hai là tiêu chuẩn lựa chọn đàm phán viên
Khác với đàm phán qua điện thoại, thư tín, đàm phán trực tiếp đòi hỏi ở người đàm
phán những phẩm chất và năng lực rất cao. Những tiêu chí để lựa chọn một cá nhân
đủ khả năng tham gia đàm phán trực tiếp với đối tác nước ngoài thường là: kiến

thức về vấn đề được đàm phán, tuổi tác, thâm niên công tác, mối quan hệ gia đình,
giới tính, kinh nghiệm nghề nghiệp, địa vị xã hội,… Các nền văn hoá khác nhau sẽ
đánh giá khác nhau về vai trò và tầm quan trọng của từng tiêu chí trên. Với nhiều
thương nhân Mỹ, đàm phán viên chỉ cần chứng tỏ được năng lực, hiểu biết và các
phẩm chất cần thiết là đủ điều kiện tham gia đoàn đàm phán, nhưng ở một số nước
như Nhật Bản, Việt Nam, Trung Quốc, ngoài năng lực, tố chất, các tiêu chí về giới
tính, địa vị, chức sắc cũng rất quan trọng.
Ba là nghi thức trong giao tiếp đàm phán
Các nền văn hoá khác nhau đánh giá khác nhau mức độ trang trọng trong giao tiếp
đàm phán thương mại quốc tế. Người Mỹ được coi là những người có phong cách
đàm phán ít nghi thức nhất, họ thường gọi nhau bằng tên riêng, không dùng đại từ
nhân xưng (Mr, Ms, Doctor, Professor …) và có lối giao tiếp rất thân thiện. Ngược
lại, ở một số nước Châu Âu, đàm phán trực tiếp diễn ra rất trang trọng, các thương
nhân gọi nhau bằng họ và thường dụng đại từ (quý ông, quý bà, ngài…). Còn ở các
nước thuộc khu vực Châu Á Thái Bình Dương, việc trao danh thiếp trong các cuộc
gặp gỡ tiếp xúc ban đầu là rất phổ biến. Thậm chí cách đưa và nhận danh thiếp,


18
cách bắt tay, cách ăn mặc trong gặp gỡ đàm phán cũng ảnh hưởng rất lớn tới tính
trang trọng của cuộc đàm phán, vì chúng thể hiện thái độ lịch sự, cũng như nhân
cách, trình độ của người đàm phán
Bốn là giao tiếp đối thoại
Văn hoá cũng ảnh hưởng tới cách con người giao tiếp, đối thoại với nhau. Trong
ngôn ngữ hình thể (body language) cũng có sự khác biệt giữa các nền văn hoá, một
cử chỉ có thể bị coi là thô lỗ ở nước này nhưng lại hoàn toàn bình thường ở một
nước khác. Để tránh làm phật lòng đối tác, các nhà đàm phán thương mại quốc tế
phải lưu ý đến các quy tắc ứng xử trong văn hóa ở nước của đối tác một cách thật
cẩn thận
Năm là thời gian

Văn hóa tác động rất lớn đến nhận thức của con người về vai trò của yếu tố thời
gian. Người Mỹ, rất coi trọng thời gian, họ coi thời gian như một nguồn lực có giá
trị, với họ, tốc độ giải quyết công việc càng nhanh càng đem lại hiệu quả và năng
suất lao động cao. Nhưng ở nhiều nước khu vực Trung Đông, Mỹ Latinh,… con
người có tác phong làm việc chậm rãi hơn, cái được quan tâm nhiều hơn là tính
hoàn hảo của công việc dù phải mất bao lâu mới hoàn thành được công việc đó chứ
không phải tốc độ giải quyết công việc. Vì vậy, đàm phán trực tiếp giữa các thương
nhân ở những nền văn hoá có nhận thức trái ngược nhau về tầm quan trọng của yếu
tố thời gian sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề dễ gây bất đồng và khó đi đến thoả thuận
Sáu là nhận thức về mức độ rủi ro
Các nền văn hoá khác nhau có ảnh hưởng khác nhau tới mức độ chấp nhận rủi ro
của các thương nhân trước các giao dịch kinh doanh. Ở một số nước, các nhà kinh
doanh ra quyết định một cách rất dè dặt, họ đòi hỏi phải thu thập và phân tích kỹ
một lượng lớn thông tin trước khi ra một quyết định. Quyết định càng quan trọng,
lượng thông tin cần phân tích càng nhiều, và thời gian ra quyết định càng dài. Các
thương nhân ở những nước có xu hướng sợ rủi ro như trên thường chuẩn bị tìm hiểu
bạn hàng rất kỹ trước khi đàm phán, trong quá trình thương lượng với đối tác, họ
thường xuyên lấy ý kiến của các thành viên khác trong đoàn đàm phán hoặc xin ý
kiến chỉ đạo của cấp trên trước khi quyết định một nhượng bộ, ra một đề xuất hoặc


19
chấp nhận hay từ chối một đề nghị mà đối tác đưa ra. Nhưng ở một số nước khác,
các thương nhân có mức độ sẵn sàng chấp nhận rủi ro cao hơn, họ sẵn sàng chớp
thời cơ ra quyết định ký kết hợp đồng ngay cả khi chưa có đầy đủ thông tin về mức
độ an toàn của giao dịch. Những thương nhân này mang quan điểm “rủi ro càng
cao, mức sinh lời càng lớn” (nothing ventured, nothing gained).
Bảy là tính tập thể- tính cá nhân
Các nước khác nhau có quan niệm khác nhau về vai trò của cá nhân và tập thể trong
xã hội. Các nền văn hoá đề cao vai trò của cá nhân là Mỹ, Anh, Hà Lan, Canada…,

ở những nước này, mức độ tự do cá nhân rất cao, mỗi người chăm lo trước tiên cho
lợi ích của cá nhân mình. Còn những nền văn hoá đề cao vai trò của tập thể là
Indonesia, Nhật Bản, Đài Loan, Trung Quốc, Pakistan,…, ở những nước này, các cá
nhân được liên kết với nhau thành những nhóm người, những cộng đồng được tổ
chức chặt chẽ, tạo thành những nhóm người có chung quyền lợi, mọi người chăm lo
cho lợi ích của tập thể và chỉ bảo vệ những ý kiến đã được tập thể thông qua. Những
thương nhân ở những nền văn hoá đề cao vai trò cá nhân thường cũng là người có
quyền ra quyết định cuối cùng và các quyết định của họ cũng thường là các quyết
định cá nhân, trong khi những thương nhân ở những nền văn hoá đề cao vai trò tập
thể chỉ ra các quyết định sau khi có sự nhất trí của tập thể nhóm đàm phán.
Tám là nhận thức về vai trò của hợp đồng mua bán quốc tế
Văn hoá tác động rất mạnh đến nhận thức của các nhà kinh doanh về bản chất và
hình thức của hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế. Hợp đồng trong quan niệm của
người Mỹ phải là những bản thoả thuận được lập trên cơ sở logic, được ghi thành
văn bản, nội dung chi tiết, có hiệu lực tuyệt đối ràng buộc quyền lợi và trách nhiệm
của mỗi bên, hợp đồng có giá trị hiệu lực trong suốt quá trình thực hiện và được
pháp luật công nhận. Vì thế trong quá trình đàm phán, các bên phải thương lượng
rất kỹ lưỡng những điều khoản và điều kiện của hợp đồng, nhất trí về cách giải
quyết những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng cũng như
cố gắng đưa vào hợp đồng những quy định chặt chẽ để đảm bảo tránh xảy ra những
tranh chấp sau này.Tuy vậy, với nhiều thương nhân Nhật Bản, hợp đồng được hiểu
một cách linh hoạt hơn, hợp đồng đối với các nhà kinh doanh Nhật Bản không phải


20
là một tờ “thánh chỉ” có khả năng ràng buộc tuyệt đối trách nhiệm của các bên, mà
trên thực tế uy tín của mỗi bên, sự tin tưởng mà các bên giành cho nhau mới thực sự
quan trọng, không có sự tin tưởng sẽ không có hợp đồng. Và do tin tưởng lẫn nhau,
các bên sẽ tự động chấp hành các điều khoản của hợp đồng một cách nghiêm túc.Vì
thế, trong quá trình đàm phán, các thương nhân Nhật Bản chú trọng đặc biệt đến

việc xây dựng lòng tin với đối tác và tạo dựng mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp hơn là
việc chỉ lo thoả thuận thật kỹ lưỡng từng chi tiết nhỏ nhất của hợp đồng mua bán.
1.2.3. Địa điểm đàm phán trực tiếp
Trong đàm phán thương mại quốc tế bằng phương thức gặp gỡ trực tiếp, một vấn đề
được nhiều người quan tâm là quá trình thương lượng trực tiếp sẽ diễn ra ở đâu, ở
nước người bán, ở nước người mua hay ở một nước thứ ba? Việc các thương nhân
có xu hướng thích chọn nơi nào làm địa điểm đàm phán bị ảnh hưởng mạnh mẽ ở vị
trí của họ trong đàm phán – cụ thể ở đây là họ tham gia đàm phán với tư cách người
bán hay người mua. Nhiều nhà nhập khẩu có xu hướng thích chọn nơi đặt trụ sở
kinh doanh của họ làm địa điểm đàm phán, còn nhiều nhà xuất khẩu lại ưu tiên chọn
nước người mua làm nơi đàm phán. Tuy nhiên, phần lớn những động cơ của những
ưu tiên trên lại mang nhiều yếu tố tâm lý chủ quan hơn là yếu tố khách quan thực tế.
Thứ nhất, đối với người mua, đó là tâm lý “an toàn khi được chơi trên sân nhà”. Họ
cho rằng việc đàm phán ngay tại trụ sở kinh doanh của mình sẽ đem lại cho họ lợi
thế trước đối tác, thông qua việc tạo cho họ thế chủ động trong đàm phán, dễ dàng
kiểm soát các diễn biến của quá trình đàm phán cũng như tạo điều kiện cho việc sử
dụng hiệu quả nhiều chiến thuật và mưu mẹo sở trường. Thứ hai, về phía người bán,
việc ra nước ngoài đàm phán tuy có tốn kém nhưng lại tạo điều kiện tốt cho việc tìm
hiểu thêm về khách hàng, thu thập thêm thông tin về các khách hàng tiềm năng
khác, hơn nữa việc đem hàng hoá đến tận nơi người mua bao giờ cũng được xem là
cung cách bán hàng chủ động, linh hoạt hơn so với việc chỉ ngồi nhà và đợi người
mua đến tìm mình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy “ một nhà đàm phán giỏi có thể đàm
phán ở bất cứ đâu không kể anh ta là người bán hay người mua”, lợi thế trong đàm
phán thực ra phụ thuộc rất ít vào địa điểm đàm phán mà phụ thuộc rất nhiều vào kế


21
hoạch đàm phán của mỗi bên. Chuẩn bị càng kỹ lưỡng, thông tin khai thác càng
nhiều thì người đàm phán càng có lợi. Ngoài ra, một nhà đàm phán giỏi là một
người luôn chủ động, tự tin, khéo léo và tinh tế trong xử lý các tình huống của đàm

phán… vì thế có thể đàm phán hiệu quả ở bất cứ đâu.

1.2.4. Đoàn đàm phán
Đàm phán trực tiếp thường diễn ra rất phức tạp và khó khăn do tính chất phức tạp
của mặt hàng, giá trị của thương vụ thường lớn, hoặc đã phát sinh nhiều mâu thuẫn
giữa các bên từ quá trình đàm phán qua điện thoại và thư tín trước đó, vì thế các yêu
cầu về năng lực và tố chất đòi hỏi ở người đàm phán rất cao. Thế nhưng khó có thể
đòi hỏi ở một cá nhân phải hiểu biết thấu đáo mọi khía cạnh của vấn đề và hội đủ tất
cả các phẩm chất cần thiết để có thể tự mình tiến hành thương lượng một giao dịch
giá trị lớn và phức tạp với đối tác nước ngoài. Ví dụ như với những giao dịch mua
bán thiết bị công nghệ cao, ngoài những vấn đề thương mại còn có những vấn đề về
kỹ thuật cần giải quyết. Vì lẽ đó, trong đàm phán trực tiếp, người bán và người mua
thường tổ chức những nhóm đàm phán đại diện cho mỗi bên, trong đó mỗi thành
viên hiểu biết về một chuyên môn nhất định như: kỹ thuật, tài chính, pháp luật…
Tuy vậy, dù tổ chức đoàn đàm phán là 1 việc làm cần thiết, nhưng hoạt động của
đoàn đàm phán sẽ không hiệu quả nếu không được tổ chức và chỉ đạo chặt chẽ.
Trong đoàn đàm phán bao giờ cũng phải có một trưởng đoàn, người giữ chức vụ
trưởng đoàn cũng là người chủ trì cuộc đàm phán. Họ có thể là các giám đốc, tổng
giám đốc, hoặc trưởng bộ phận xuất nhập khẩu của các công ty. Trưởng đoàn đàm
phán phải nắm chắc mục tiêu, nội dung, và kế hoạch chuẩn bị đàm phán, ngoài ra
đó cũng phải là người xây dựng được chiến lược, chiến thuật một cách linh hoạt để
ứng phó trong các tình huống của quá trình đàm phán. Trách nhiệm của trưởng đoàn
đàm phán là phân công các thành viên trong đoàn vào các công việc cụ thể trong
đàm phán.
Số lượng thành viên của một đoàn đàm phán là một đại lượng không cố định, nó
tuỳ thuộc vào từng công ty, từng thương vụ cụ thể. Số lượng thành viên tối thiểu


22
của đoàn đàm phán là 2 người, thông thường là 4 đến 5 người, trong một số trường

hợp có thể đông hơn (trên 7 người). Rất khó có thể đưa ra một số lượng thành viên
tối ưu cho mọi cuộc đàm phán trong thương mại quốc tế, tuy nhiên, các thương
nhân cần cơ cấu số lượng thành viên đoàn đàm phán ở mức phù hợp sao cho vừa
tiết kiệm chi phí đàm phán vừa đủ số người với các chuyên môn và phẩm chất cần
thiết để quá trình đàm phán được tiến hành hiệu quả.
1.2.5. Các phẩm chất của một nhà đàm phán giỏi
Như đã đề cập trong phần trước, phương thức đàm phán trực tiếp là một phương
thức khó và phức tạp, vì thế nó đòi hỏi ở người tham gia đàm phán những năng lực,
phẩm chất, và kỹ năng rất cao. Tuy nhiên, khó có thể đưa ra một danh sách được coi
là “chuẩn mực” những kỹ năng phẩm chất mà một cá nhân cần phải có khi tham gia
đàm phán trực tiếp trong thương mại quốc tế. Hơn nữa, do tính chất phức tạp của
đàm phán trực tiếp nên các thương nhân cũng thường tổ chức “đoàn đàm phán”
trong đó mỗi thành viên nắm chắc chuyên môn về một khía cạnh nào đó của vấn đề
được đàm phán ( tài chính, pháp luật, thanh toán quốc tế, vận tải giao nhận,…), vì
thế những đòi hỏi về hiểu biết chuyên môn đối với người trưởng nhóm đàm phán,
cũng đồng thời là người chủ trì cuộc đàm phán và ra các quyết định quan trọng, sẽ ít
hơn trước. Tuy nhiên, người trưởng đoàn đàm phán không thể chỉ trông chờ vào
một nhóm các thành viên trong đoàn trợ giúp về chuyên môn trong quá trình ra
quyết định, mà còn phải hội đủ những phẩm chất cần thiết của một nhà đàm phán
giỏi. Vậy những phẩm chất ấy là gì?
Theo George Holmes và Stan Glaser (Business to business negotiation-Butterworth
Hêinmann- trang 106), một nhà đàm phán giỏi tối thiểu phải có đủ 4 tố chất sau:
kiên nhẫn (patience), tỉnh táo (impersonality), khách quan ( objectivity), và sáng tạo
( creativity). Sau đây là những phân tích cụ thể về từng tố chất trên:
Một là kiên nhẫn
Để đàm phán thành công, người đàm phán cần phải kiên nhẫn vì diễn biến quá trình
đàm phán có thể không diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ theo đúng hướng như mong
đợi. Thời gian thương lượng có thể bị kéo dài vì nhiều nguyên nhân. Nguyên nhân