Tài liệu quản lý dự án - Tổ chức nhóm làm việc

TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC
Tạo nên sự khác biệt
Nội dung Chính
Cùng Điểm Lại Nội dung Hôm trước
Tổ chức Nhóm Làm việc
Kết thúc Dự án
?????
Tổ chức Nhóm
Làm việc
Làm việc chủ động & thụ động
H1
Khủng hoảng
hoặc cơ hội
bất chợt
H2
Hoạch định &
phát triển
L3
Mất tập trung
L4
Lãng phí
Khẩn cấp
Quan trọng
Ít quan trọng
Ít khẩn cấp
ROI cao nhất
(chuẩn bị, phòng ngừa,
xác lập giá trị, hoạch
định, xây dựng quan
hệ, tiêu khiển / tái tạo
sức lao động, trau dồi)

ROI thấp,
coi chừng âm!
(tán gẫu, chuyện tầm
phào, điện thoại /
email linh tinh, sao
lãng, giết thời gian, TV
quá nhiều)
ROI cao
(khủng hoảng, các
vấn đề bức xúc,
công việc đến hạn,
họp / hội ý)
ROI thấp
(Gián đoạn, điện
thoại, email, báo
cáo, họp, một số
việc cần…)
Ít lựa chọn, ít
sáng suốt
Nhiều lựa chọn,
nhiều sáng suốt
Vài ví dụ thực tế của Quy tắc 20/80
80% sai sót phát sinh từ 20% các vấn đề
thuộc quy trình.
20% lực lượng bán hàng tạo ra 80%
doanh thu.
80% chậm trễ trong kế hoạch bắt
nguồn từ 20% khả năng gây trễ.
80% khiếu nại của khách hàng đến
từ 20% sản phẩm / dịch vụ.

Quy tắc Pareto
(Luật 20:80)
“In all fields of
human
endeavor,
80% of the
results flow
from 20% of
the activities.”
Pareto
Vilfredo –
Economist
Và…
80% nhiệm vụ hầu như
có thể hoàn thành với
20% thời gian dự án
Ứng dụng thực tế của
Quy tắc Pareto | Quản lý Chất lượng
0
20
40
60
80
100
120
140
0
200
400
600

800
1,000
1,200
1,400
% tích lũy
Số lượng
Biểu đồ Pareto Mô tả Khiếu nại Khách hàng
của 1 Cửa hàng Kinh doanh Pizza
100
200
1,200
20
1,000
800
600
400
80
60
40
Tổ chức nhóm làm việc
Cơ cấu nhóm rõ ràng &
được nhất trí
Vai trò & trách nhiệm
được nhất trí
Quá trình ra quyết định
được nhất trí
Quá trình truyền đạt thông tin được nhất trí
Thời gian họp được phân bổ hợp lý
Tổ chức họp – Lên kế hoạch
Trước buổi họp

 Chuẩn bị!
 Bạn muốn đạt / giải quyết
được điều gì?
 Chuẩn bị hậu cần
Phòng, thực phẩm, thiết bị
 Viết nội dung họp có ý nghĩa:
Chỉ tập trung vào vấn đề cần giải quyết
Xem xét lại các hoạt động đã thực hiện
Kiểm tra tiến độ
Theo dõi các vấn đề kéo dài
Xác định các kế hoạch hành động tiếp theo
 Nội dung họp sẽ thúc đẩy các thành viên tham dự đầy
đủ, tôn trọng giờ giấc, đọc trước, chuẩn bị…
Tổ chức họp – Thực hiện
Trong buổi họp:
 Dẫn dắt & bám sát nội dung
 Đảm bảo mọi người đều đóng góp & cảm thấy
mình là 1 thành viên của cuộc họp
 Chỉ cho phép MỘT chủ đề
đối thoại trong 1 lúc
 Nhất trí và đảm bảo biên bản
cuộc họp được ghi chép đầy đủ
 Quyết định được ghi nhận &
tái xác nhận vào cuối buổi họp
Phân bổ thời gian họp
“The mind cannot absorb more
than the seat can endure.”
-Winston Churchill
Tổ chức họp – Kết thúc &
theo dõi tiếp

Sau buổi họp:
 Phát ghi chú, biên bản & các hành động tiếp theo kịp
thời sau khi họp xong
 Đảm bảo các quyết định quan trọng được truyền đạt
đến cấp trên
 Lưu trữ vào cơ sở dữ liệu
 Theo dõi các hành động
 Làm việc bổ sung với
các thành viên vắng mặt
KẾT THÚC DỰ ÁN
Tạo nên sự khác biệt
Các Tiến trình Chính của Dự án
Chất lượng thực hiện so với kế hoạch
Thành quả (các deliverables)
Bài học & khuyến cáo
Kế hoạch để chuyển dự án sang chế độ hoạt động bình
thường
Dọn dẹp & lưu trữ văn bản dự án
Đánh dấu các văn bản quan trọng nhất
e.g. Kế hoạch dự án, các biên bản họp quan trọng
Điểm mạnh
Các điểm cần cải tiến
Kế hoạch cải tiến & phát triển
Báo cáo
Kết thúc
Đóng cơ
sở dữ liệu
Thông tin
phản hồi
Khóa sổ Dự án

Ăn mừng Thắng lợi!
Không có dự án nào là hoàn hảo, luôn
có thiếu sót và bài học kinh nghiệm.
Do đó dù ở mức độ thành công nào,
chúng ta đều có lý do chính đáng để
ăn mừng thắng lợi.
Ý nghĩa quan trọng của việc ăn mừng
thắng lợi: KHẲNG ĐỊNH & ĐÓNG DẤU
THÀNH CÔNG
Những dự án kết thúc mà không có một sự kiện đánh dấu
thành công nào thường để lại một dấu hỏi lớn đối với các
thành viên tham gia là liệu những gì họ đã từng cùng nhau trải
qua có thể gọi là thành công hay xứng đáng chưa.
Hãy ghi nhớ: “personal touch” thường được ghi nhớ lâu hơn
nhiều so với những lời cảm ơn chung chung.
Tổ chức Nhóm làm việc & Kết thúc Dự án
Bạn nhận được gì hôm nay?
Các bước chuẩn bị cho một buổi họp hiệu quả?
Cách kết thúc dự án
Ăn mừng thắng lợi không đơn giản là một sự kiện “vật lý”
như ta thường nghĩ
Bạn sẽ ứng dụng những kiến thức mới ra sao?
Những gì bạn sẽ bắt đầu làm?
Những gì bạn sẽ không làm nữa?
Những gì bạn sẽ làm khác đi so với trước?
LÃNH ĐẠO NHÓM
Chìa khóa cho thành công của dự án
“Management is about doing
things right, leadership is about
doing the right things”

Peter Drucker
Để hiểu được lãnh đạo là
gì, tốt nhất là phải xem
xét điều này từ nhiều
góc độ khác nhau
Lãnh đạo là 1 chủ đề rất rộng…
“The very essence of leadership is
its purpose. And the purpose of
leadership is to accomplish a task.
That is what leadership does”
Col. Dandridge M. Malone
Tương quan giữa các yêu cầu trong
lãnh đạo trong ngữ cảnh QTDA
Một số Hành vi Lãnh đạo
Thực hiện công việc với sự chính trực
Làm việc với đam mê
Tinh thần đổi mới
(Tinh thần doanh nhân –
entrepreneurship)
Tính khẩn trương
Cam kết và xây dựng
Chịu trách nhiệm cuối cùng
Tự phát triển và cùng phát triển
8 Nghịch lý của 1 Manager
"Tôi là số 1"
Tự tin vào khả năng & tự cho mình
quyền để đặt yêu cầu cho người
khác.
Chuyên quyền
Quyết đoán & kẻ cả khi cần thiết.

Lãnh đạo vĩ mô
Có tầm nhìn xa & tạo phấn khích
cho mọi người.
Bình thản trước sự mơ hồ
Luôn bị bao quanh giữa muôn vàn
yếu tố bất định. Tìm kiếm sự chắc
chắn sẽ tạo ra tê liệt hoặc vô cảm.
"Tôi không phải là số 1"
Không đặt vấn đề cao thấp - thật sự
là 1 người lãnh đạo để phục vụ.
Giao quyền
Khuyến khích nhân viên tự thân vận
động.
Quản lý vi mô
Nắm rõ từng chi tiết trong suốt quá
trình thực hiện.
Ám ảnh bởi sự chính xác
Nhiều sự việc đòi hỏi định nghĩa
chính xác. Người manager luôn luôn
biết điều đó là gì.
8 Nghịch lý của 1 Manager (tiếp theo)
Đối thoại trực diện tốt
Tự tin & thuyết phục trong những
buổi làm việc trực tiếp. Xây dựng
được quan hệ tốt với mọi người.
Không nao núng trước sự phức
tạp
Nhận ra đường thẳng không phải
lúc nào cũng là tốt nhất. "Dĩ vu vi
trực" - lấy cong làm thẳng (Binh

pháp).
Nhận thức được toàn cảnh
Có khả năng xử lý được tình huống
vĩ mô (chính trị, kinh tế, kinh doanh).
Nôn nóng
Luôn cần phải đốc thúc để vượt qua
trở ngại để đạt được 1 kết quả cụ
thể.
Đối thoại văn bản tốt
Thiết lập kỷ luật ghi chú & luôn đảm
bảo giấy tờ, hồ sơ được cập nhật.
Thích làm cho mọi thứ thật đơn
giản
Tin rằng những quy luật đơn giản
thì dễ tuân thủ nhất & giải pháp
đơn giản thường dễ mang lại kết
quả nhất.
Luôn quan tâm đến tiểu tiết
Chú ý đến những thành phần nhỏ
nhưng cốt yếu có thể tạo ra thất bại
lẫn thành công.
Kiên nhẫn
Đôi khi lắng nghe lại hiệu quả hơn
nói. Kiểm soát quá mức sẽ làm chậm
tiến độ.
Bạn đã nhận được gì sau khóa học?
Mối liên quan hỗ trợ giữa các môn học
trong chương trình ProSkills
Kỹ năng làm việc hiệu suất cao
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Và quan trọng nhất: bên cạnh quyết tâm
của bạn, bạn đã có một vũ khí quan trọng
– một môn khoa học mới – để giúp bạn
“MAKE IT HAPPEN” và “IN THIS LIFE”
Ứng dụng & Mở rộng
Cốt lõi của quản trị dự án là
giúp đạt được những gì ta
muốn (hy vọng đó là mục
tiêu đó có chính nghĩa!),
bạn sẽ tìm thấy “dấu vết”
của quản trị dự án khắp nơi
Từ thiện
Thể thao: chiến dịch đăng cai tổ chức Olympic,
World Cup… Thời gian thường hơn 5 năm
Chính trị: các chiến dịch vận động tranh cử…
Cơ khí máy móc: máy bay, tàu thủy, đường sá…
Kinh doanh: phát triển sản phẩm mới, chiến dịch quảng
cáo / PR, nghiên cứu thị trường, “lên sàn” (IPO)…
Và ngay trong ngôi nhà thân yêu của bạn: sơn sửa nhà,
lên kế hoạch đi chơi, một buổi tiệc sinh nhật bất ngờ…
Và ngay cả trong trái tim của bạn…
1.Chia nhóm và liệt kê những kiến
thức đã gặt hái được trong suốt
toàn bộ chương trình.
2.Sắp xếp theo thứ tự những kiến
thức nào sẽ ưu tiên đưa vào áp
dụng trước.
Bài tập Tổng kết: 5 phút