Quản lý đoàn viên

PHN I: T VN
Trong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển
một cách nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt. ở Việt Nam ngành
công nghệ thông tin tuy còn non trẻ nhng tốc độ phát triển khá nhanh và
đang dần đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc
đẩy sự phát triển của xã hội.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của
con ngời, tiết kiệm đợc thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn
rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây. Tin học
hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ, tránh đợc thất lạc dữ liệu, tự động hệ
thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời.
Ví nh trớc đây những công việc quản lý của nhà nớc tới những nghành
nghề khác nhau của xã hội dều thông qua thủ công nh công văn báo cáo
hoặc thăm dò thc tế, thì nay chỉ cần bằng một số thao tác đơn giản bằng
Microsoft Access ta có thể có những báo cáo chuẩn xác và đơn giản, giảm
tối thiểu năng lợng vô ích cho con ngời. Nói trong một phạm vi hẹp nh trong
một trờng chuyên nghiệp, vấn đề quản lý cán bộ, quản lý học phí, quản lý
sinh viên, quản lý th viện hoặc bất kỳ một vấn đề nào đòi hỏi sự chính xác
, nhanh nhạy tăng cao hiệu suất công việc. Nói vậy cũng chỉ để khẳng định
thêm việc ứng dụng những Công Nghệ Thông Tin vào trong các công tác
quản lý nói chung là một việc làm thiết thực của hầu hết các nhà chức trách.
Với những hiểu biết còn hạn chế cùng những ứng dụng thiết thực của
Microsoft Access em đã đa ra mô hình quản lý Đoàn viên của một trờng đại
học. Hi vọng với mô hình này sẽ góp phần giúp cho ngời làm công tác quản
lý đoàn viên có thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi hơn .
Đồng thời giúp cho đoàn viên có những thông tin trong các hoạt động đoàn
của mình .sau đây là bài những thông tin về đồ án của em:

1

PHN II: PH N T CH V THIT K C S D LIU

A . phân tích và chức năng của Cơ Sở Dữ Liệu

Chơng trình gồm các hệ chức năng chính:
1. Chức năng khai thác:
Bao gồm phần tìm kiếm , tính toán và in dữ liệu .Phần này giúp ngời sử
dụng làm việc với dữ liệu vào ,giúp có thể truy cập nhanh các thông tin về
đoàn viên .Đa ra nhiều thông tin của mỗi đoàn viên ,của các chi đoàn , của
các liên chi và các thông tin thống kê khác.
2. Phần Menu chính và Thoát:
Phần này giúp cho ngời sử dụng , sử dụng phần mềm một cách dễ dàng ,có
thể tra cứu nhanh chóng.
Tóm lại:theo MeNu chính của chơng trình thì hệ gồm 5 chức năng:
1. Nhập cho các bảng chính, xoá, sửa chữa trong dang sách những thành
phần không cần thiết.Nhập và cập nhật thông tin cho danh sách một
cách dễ dàng.
2. Khai thác:
a ,Tìm kiếm:tìm kiếm một đoàn viên và các thông tin của đoàn viên
đó, Bằng cách sử dụng các truy vấn tham số. Nh vậy ta chỉ cần nhập
một trong các thông tin sau :Họ và tên, Mã đoàn viên.
Thống kê :
Tìm tổng số Nam và Nữ
Tìm đoàn viên của mỗi dân tộc
Tìm số đoàn viên của một chi đoàn
Tìm số đoàn viên của một liên chi .
b,Tìm kiếm các cán bộ liên chi và cán bộ chi đoàn.
c,tính toán đoàn phí của từng đoàn viên hay là từng chi đoàn.
d,thống kê tình hình biến động đoàn viên
3. In danh sách
In danh sách của một lớp
In danh sách đoàn viên của một dân tộc

In danh sách đoàn viên bị khai trừ
In danh sách đoàn viên mới vào đoàn
In danh sách đoàn viên mới ra trờng ..
4. Kết thúc:
quay về Windows hoặc Access.
B . thiết kế cơ sở dữ liệu
2
Di õy l ca s ban u ca phn mm microsoft acess:
Thit k mt phn mm mcrosoft acess gm cú nhng bc sau:
I, Thit k cỏc table: cách tạo một table nh sau:
Click vào table sau đó chọn đisign sau đó gõ các trờng dữ liệu vào bảng
click vào close, yes và đặt tên cho bảng vừa tạo

3
Nh×n chung ch¬ng tr×nh cã 7 b¶ng nh sau:
_Các table(bảng) là
Trong phần mềm này có các bảng sau:
1. bảng CHUC VU
4
Trong bảng này có những trờng sau: TT, MCV,CHUC VU; bảng nay cho
phép ta nhập thông tin về các chức vụ có trong một cơ sở đoàn ví nh đoàn
trờng đại học.
Ví dụ nh:
2.Bng DONG DOAN PHI
5
bảng này gồm những trơng dữ liệu sau: TT,MDV, THANG1, THANG2,
THANG3, .THANG12.cho phép ta nhập dữ liệu của các đoàn viên về
vấn đề đóng đoàn phí theo MDV(mã đoàn viên).
ví dụ nh:
3.BANG KHEN THUONG KI LUAT

6
bảng này gồm những trờng nh:TT,MDV,HINH THUC KI LUAT, HINH
THUC KHEN THUONG. cho phép ta nhập dữ liệu của các đoàn viên về
vấn đề khen thởng và kỉ luật trong một cơ sở đoàn.
ví dụ nh:
7
4.Bng LIEN CHI
bảng này gồm những trờng nh:TT,TEN CHI DOAN,LIENCHI.bảng này
cho phép ta nhập dữ liệu về tên các đoàn cơ sở và phân nhánh của đoàn
cơ sở đó của một tổ chức đoàn mà ở đây đoàn cơ sở liên chi đoàn còn
phân nhánh của nó là chi đoàn còn tổ chức đoàn là đoàn trờng.
8
vÝ dô nh:
5.Bảng QUAN HE GIA DINH
9
b¶ng nµy gåm nh÷ng trêng sau:TT,MDV,HO TEN BO, TUOI BO,
NGHE NGHIEP BO,HO TEN ME,TUOI ME, NGHE NGHIEP
ME.B¶ng nµy cho phÐp ta nhËp d÷ liÖu vÒ thµnh phÇn gia ®×nh cña ®oµn
viªn ®ã.
vÝ dô nh:
6.Bảng SINH VIEN
10
Bảng này gồm những trơng sau:TT,MSV(mã sinh viên),MDV(mã đoàn
viên),TEN CHI DOAN,LIEN CHI,MA CHUC VU,SINH VIEN TINH
NGUYEN.bảng này cho phép ta nhập dữ liệu về thông tin của một sinh
viên la một đoàn viên trong nhà trờng đại học.các thông tin nh MDV,tên
của chi đoàn ,chúc vụ của sinh viên đó trong bộ máy hoạt đọng của
đoàn thanh niên cộng sản của trờng đại học.
ví dụ nh:
7.Bng SO DOAN

11
b¶ng nµy nµy gåm nh÷ng trêng nh:TT,MDV,HO TEN, NGAY SINH,
QUE QUAN,DIA CHI THUONG TRU,DAN TOC,TON GIAO, GIOI
TINH.ta nhËp d÷ liÖu vÒ sæ ®oµn cña c¸c ®oµn viªn vÒ c¸c th«ng tin
trong sæ ®oµn cña mét ®oµn viªn.
vÝ dô nh:
12
II, To liờn kt gia cỏc bng
tạo mối liên kết giữa các bảng có nghĩa là ta tạo ra các liên kết móc nối
các trờng dữ liệu với nhau để sau đó ta có thể tao những queries (truy
vấn)hay các reports gồm những trờng dữ liệu khác nhau từ các bảng
khác nhau của một đoàn viên.
III, To cỏc Queries(Truy vn): cách tạo một truy vấn: đầu tiên click
vào queries sau đó click vào news chọn các cách tạo truy vấn sau đó
bấm ok.
1, Cỏc Queries tỡm kim:
a, Queries tỡm kim on viờn úng thiu tin on phớ:
13
truy vÊn nµy gåm nh÷ng b¶ng sau:BANG SO DOAN, BANG DONG
DOAN PHI, BANG SINH VIEN. Truy vÊn nµy gióp ta t×m kiÕm c¸c
®oµn viªn ®ãng thiÕu ®ßan phÝ ®Ó tõ ®ã ®a ra danh s¸ch c¸c ®oµn viªn
cha ®ãng ®ñ ®oµn phÝ.
vÝ dô nh:
b, Queries tìm kiếm đoàn viên theo tên chi đoàn:
truy vÊn nµy ®îc t¹o tõ c¸c b¶ng: b¶ng CHUC VU, BANG LIEN CHI,
BANG SINH VIEN, BANG SO DOAN.truy vÊn nµy giup ta t×m kiÕm
®oµn viªn tho tªn chi ®oµn.
14
VÝ dô nh:
Sau ®ã nhËp vµo tªn chi ®oµn cÇn t×m:47

th
1
15
Kết quả tìm kiếm nh sau:
c, Queries tỡm kim on viờn theo h tờn:
truy vấn này gồm những bảng: BANG SINH VIEN, BANG SO DOAN,
BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU. Truy vấn này giúp ta tim kiêm đ-
ợc các đoàn viên theo họ tên.
16
vÝ dô nh:
NhËp vµo hä tªn:nguyÔn lª hoµ:
17
KÕt qu¶ nh sau:
d, Queries tìm kiếm theo mã đoàn viên:
Bảng này gồm các bảng : BANG SO DOAN, BANG SINH VIEN,
BANG LIEN CHI, BANG CHUC VU. Truy vÊn nµy gióp ta tim kiÕm
®oµn viªn theo MDV(m· ®oµn viªn).
18
VÝ dô nh:
NhËp vµo MDV:113247
19
KÕt qu¶ nh sau:
2, Các Queries thống kê đoàn viên:
a, Queries thống kê đoàn viên theo tên chi đoàn:
Truy vÊn nµy chØ cã b¶ng :BANG SINH VIEN. Gióp ta thèng kª xem
trong mét chi ®oµn cã bao nhieu ®oµn viªn.
20
VÝ dô nh:
NhËp vµo tªn chi ®oµn:47
th

1
KÕt qu¶ nh sau:
21
b, Queries thng kờ theo gii tớnh:
Truy vấn này chỉ có bảng:BANG SO DOAN. Truy vấn này giup ta tìm
đợc trong một đoàn cơ sở có bao nhiêu đoàn viên nam bao nhiêu đoàn
viân nữ.
Ví dụ nh:
22
NhËp vµo giãi tÝnh:nam
KÕt qu¶ nh sau:
c, Queries thống kê theo tôn giáo:
23
Truy vÊn nµy chØ cã mét b¶ng:BANG SO DOAN. Truy vÊn nµy gióp ta
tim ®îc trong mét chi ®oµn cã bao nhiªu ®oµn viªn theo mét t«n giao
nhÊt ®Þnh.
vÝ dô nh:
24
NhËp vµo t«n gi¸o:thiªn chóa gi¸o:
d, Queries thống kê theo dân tộc:
Truy vấn này có bảng :BANG SO DOAN. Truy vấn này giúp ta thống
kê được có bao nhiêu đoàn viên theo cùng một dân tộc:
25