Phân tích & thiết kế hệ thống quản lý kho tại Công ty Công Nghệ Phúc Anh

Lời nói đầu
Hiện nay trên thế giới nói chung và nớc ta nói riêng đang diễn ra quá trình
tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời, loài ngời
đang chuyển sang kỷ nguyên của Công nghệ thông tin. Các máy tính đặc biệt là
các máy vi tính xuất hiện khắp nơi, hoặc hỗ trợ hoặc thay thế toàn bộ con ngời
thực hiện những công việc do con ngời giao cho thông qua các chơng trình máy
tính. một trong những kiến thức tối thiểu của một con ngời trong thời đại ngày nay
là biết sử dụng máy tính.
Với sự hỗ trợ đắc lực của Công nghệ thông tin, nó đã giúp cho công việc
quản lý ngày càng hiệu quả và dễ dàng xử lý các tình huống, các yêu cầu, đa ra
các con số, và các báo cáo một cách chính xác và nhanh chóng nhất và bên cạnh
đó nó còn giảm thiểu thời gian rất lớn và công sức để hoàn thành công việc.
Với ứng dụng Công nghệ thông tin mà nó đã làm giảm đợc sự quản lý đầy
khó khăn và nặng nề trên giấy tờ trong công tác quản lý từ trớc tới nay.
Với vốn kiến thức đợc học tại trờng và nhu cầu nóng bỏng của xã hội cộng
thêm sự ham mê muốn làm đợc một chơng trình có thể ứng dụng trong thực tiễn.
Em đã chọn đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty Công
Nghệ Phúc Anh với nội dung chính nh sau :
Chơng I : Tổng quan về công ty, lý do chọn đề tài và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Chơng II : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin
Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại Công ty Công
Nghệ Phúc Anh.
Cho dù rất cố gắng nhng bài viết chắc chắn còn nhiều thiếu khuyết em vẫn
hy vọng cũng sẽ là tài liêụ bổ ích cho các bạn. Rất mong đợc sự thông cảm của
thày và các bạn và mong nhận đợc sự góp ý chân thành cảm ơn thầy và các bạn để
bài viết đợc hoàn thiện hơn .
Em xin chân thành cảm ơn thầy và các bạn.

Chơng I

1

Tổng quan về công ty, lý do chọn đề tài và Hệ
quản trị cơ sở dữ liệu
I. Tổng quan về công ty Công Nghệ Phúc Anh
Đợc thành lập vào tháng 02 năm 2002, Công ty Công Nghệ Phúc Anh là
một công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị điện, điện tử, tin học và
các sản phẩm ứng dụng công nghệ cao. Sau hơn ba năm thành lập, đến nay
Suntech đã và đang trên đà phát triển. Công ty không ngừng mở rộng hợp tác kinh
doanh, cải tiến chất lợng sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhu
cầu của khách hàng. Đợc xây dựng và phát triển bởi đội ngũ cán bộ, công nhân
viên và cộng tác viên với trình độ đại học và trên đại học, công ty dã mang đến
cho khách hàng những công nghệ hiện đại và dịch vụ mang tính chuyên nghiệp
cao.
Để góp phần vào thành công của khách hàng, công ty Công Nghệ Phúc Anh
luôn cố gắng hết mình với phơng châm hoạt động: Uy tín, chất lợng và hiệu
quả. Theo đó, các sản phẩm chủ yếu mà công ty mang đén cho khách hàng nh:
các loại ti vi, máy giặt, tủ lạnh, điều hoà nhiệt độ, máy xay sinh tố, máy tính và
thiết bị văn phòng, nội thất ô tô, chuông hình, chuông cho các toà nhà, các loại
card,...với nhiều mẫu mã hiện đại của nhiều hãng có tên tuổi trong nớc cũng nh
trên thế giới.
II. Lý do chọn đề tài và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
1. Lý do chọn đề tài
Sau khi có thời gian tìm hiểu về quy trình quản lý hàng hoá của công ty tại
các kho của công ty em thấy hiện tại công ty chỉ quản lý các kho chủ yếu dựa trên
sổ sách, giấy tờ một cách thủ công. Tuy rằng cũng đã có tin học hoá một số bộ
phận nhng việc quản lý đó vẫn cha thực sự đáp ứng đợc nhu cầu của bộ phận quản
lý kho. Bởi với một số lợng mặt hàng rất lớn lại nằm ở nhiều kho khác nhau thì
việc quản lý nhập - xuất và lên các báo cáo tồn kho cho từng giai đoạn để ban

2
giám đốc có đầy đủ thông tin chính xác cho việc ra quyết định là rất phức tạp, đòi

hỏi phải có một hệ thống tổng thể có thể bao quát đợc tất cả những thông tin về
mặt hàng, khách hàng, kho hàng, hàng tồn kho, nhập - xuất hàng,...Vì thế, để bộ
phận quản lý kho hoạt động một cách có hiệu quả em đã quyết định chọn đề tài:
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho tại công ty Công Nghệ Phúc
Anh với mong muốn góp phần vào công việc quản lý của công ty để công ty ngày
một vững mạnh.

3
Chơng II
giới thiệu chung về hệ thống thông tin
Trớc tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ
thống. Ngời ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng
buộc lẫn nhau và với môi trờng bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích
hợp giữa ngời và máy tạo ra các thông tin giúp con ngời trong sản xuất quản lý và
ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái
quát cũng nh các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý đợc tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt.
I. những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
1. Phân cấp quản lý
Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức từ trên xuống dới có
chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ
thống. Hệ thống quản lý đợc phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ơng,
cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên
xuống dới. Thông tin đợc tổng hợp từ dới lên và truyền từ trên xuống.
2. Luồng thông tin vào.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau
gồm:
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.
Những thông tin mang tính chất thay đổi thờng xuyên phải luôn cập nhật

Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, đợc tổng hợp từ các
thông tin cấp dới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

4
3. Luồng thông tin ra.
Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu
cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc phục vụ cho
nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ
thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
4. Quy trình quản lý.
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thờng xuyên đợc đa vào sổ
sách. Từ sổ sách đó các thông tin đợc kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần
thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai
sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc d thừa thông tin. Trong quá
trình quản lý do khối lợng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số
khác và đối tợng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không đợc tổng hợp đầy đủ .
II . mô hình một hệ thống thông tin quản lý
1 . Mô hình luân chuyển dữ liệu.
Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các
modul sau :
+ Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ.
+ Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên.
+ Lập sổ sách báo cáo.
2 . Cập nhật thông tin động.

5
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và
tổng hợp. Lu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý thờng đợc
cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.

3 . Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
Thông tin loại này cần cập nhật nhng không thờng xuyên yêu cầu chủ yếu
của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết.
4 . Lập sổ sách báo cáo.
Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các
bảng biểu mẫu. Thông tin đợc sử dụng trong việc này thuận lợi là đã đợc xử lý từ
các phần trớc nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này đợc giảm
nhẹ.
III . các nguyên tắc đảm bảo
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó
khăn, chiếm nhiều thời gian và công sức, việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
thờng dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau.
1 . Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin đợc tích luỹ và thờng
xuyên cập nhật. Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều
bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần đợc loại bỏ. Do vậy, ngời ta tổ chức
thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp hoặc không
nhất quán về thông tin đã đợc loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo
thành mô hình thông tin của đối tợng điều khiển.
2 . Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

6
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải
có công cụ đặc biệt tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần
thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong các bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ
làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
3 . Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Nguyên tắc còn đợc vận dụng cả khi đa thông tin mới vào hệ thống việc này

không những giảm nhẹ công sức cho việc vào số liệu mà còn tăng độ tin cậy thông
tin đầu vào.
IV . Các bớc xây dựng hệ thống quản lý
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động
hoá thờng qua các giai đoạn sau.
1 . Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án.
ở bớc này ngời ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống, phát hiện nhợc
điểm còn tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục, cần cân nhắc tính khả thi
của dự án từ đó định hớng cho các giai đoạn tiếp theo.
2 . Phân tích hệ thống.
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lợc
đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lợc đồ cho hệ thống mới.
3 . Thiết kế tổng thể.
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hhệ thống mới. Phân định
rõ phần việc nào sẽ đợc xử lý bằng máy tính, việc nào xử lý thủ công.

7
4 . Thiết kế chi tiết.
+ Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trớc khi đa vào máy
tính.
+ Thiết kế các phơng pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính.
+ Thiết kế chơng trình, các giao diện ngời sử dụng, các tệp dữ liệu.
+ Chạy thử chơng trình.
+ Dịch sang đuôi .exe và đóng gói chơng trình.

8
Chơng III
Phân tích thiết kế hệ thống quản lý kho
tại công ty công nghệ Phúc Anh
I. Phân tích hệ thống thông tin quản lý kho

1. Chức năng quản lý kho.
Phơng thức hoạt động của các chức năng chính nh sau:
1.1. Nhập hàng:
Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng
các phiếu chào hàng của các hãng cung cấp, đồng thới kết hợp với thông tin của
thị trờng, bộ phận mua hàng lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban
giám đốc sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua hàng cập
nhật thông tin mua hàng.
1.2. Xuất hàng:
Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, bộ phận bán hàng lần lợt duyệt các
khách yêu cầu, kiểm tra số lợng mặt hàng mà công ty có thể bán. Có thể xảy ra
các trờng hợp sau:
Mặt hàng này công ty không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng
không có trong công ty. Trờng hợp này phải từ chối bán các mặt hàng.
Công ty có đủ số lợng, quy cách cũng nh yêu cầu:Trờng hợp này tiếp tục
thoả thuận về giá cả.
Công ty không có các mặt hàng này nhng hệ thống thông tin chào hàng
có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao
đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị

9
với bộ phận nhập hàng liên hệ với nhà cung cấp để khẳng định lại việc đặt hàng.
Sở dĩ nh vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp.
Công ty có đầy đủ số lợng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách
nhng trong kho không còn đủ số lợng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có
thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại.
2. Luồng thông tin và dữ liệu.
Trớc hết ta phải xác định luồng thông tin vào và ra của hệ thống từ đó sẽ
phân tích thiết kế hệ thống mới.
Có nhiều hệ thống phân tích thông tin chức năng, ở đây ta áp dụng phơng

pháp phân tích từ trên xuống.
+ Luồng thông tin vào:
- Các thông tin về khách hàng.
- Thông tin về nhà cung cấp.
- Thông tin về hàng hoá.
+ Luồng thông tin ra:
- Báo cáo nhập, xuất và tồn kho.
- Báo cáo về khách hàng.
- Báo cáo về công nợ.
- Tra cứu tổng hợp về các mục tiêu có liên quan đến công tác kinh
doanh của Công ty.

10
2.1. Phân tích các chức năng:
* Chức năng nhập hàng.
+ Mô tả: Quản lý thông tin về hàng hoá.
+ Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về mặt hàng cần mua: Mã hàng, Tên
hàng, Giá cả, Số lợng, Nhà cung cấp.
+ Thông tin ra: Hoá đơn nhập hàng (Dùng để lu thông tin nhập hàng), báo
cáo nhập.
- Danh sách nhà cung cấp:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp hàng hoá.
+ Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.
+ Thông tin ra: Thông tin về nhà cung cấp.
+ Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại...
- Danh sách mặt hàng nhập:
+ Mô tả: Thông tin chung về mặt hàng cần mua.
+ Thông tin vào: Các thông tin chung về tên hàng, chủng loại.
+ Thông tin ra: Thông tin về chất lợng, hãng sản xuất.
+ Các sự kiện: Thay đổi về số lợng, hãng sản xuất, giá cả, có thể bổ

sung các mặt hàng vào.
- Báo cáo nhập:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp hàng hoá.
+ Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.

11
+ Thông tin ra: In báo cáo về nhập hàng hoá.
* Chức năng xuất hàng:
- Mô tả: Quản lý thông tin về việc bán hàng của doanh nghiệp.
- Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng.
- Thông tin ra: In hoá đơn cho khách, lập báo cáo hàng xuất kho.
- Danh sách khách hàng mua:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về các mặt hàng đã mua.
+ Thông tin vào: Thông tin về hàng hoá mua của khách.
+ Thông tin ra: Thông tin về hàng hoá mua của khách.
+ Các sự kiện: Thay đổi về địa chỉ, số điện thoại.
- Danh sách mặt hàng tiêu thụ:
+ Mô tả: Liệt kê chung về các mặt hàng đã bán.
+ Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên hàng, chủng loại,
số lợng.
+ Thông tin ra: In báo cáo về các mặt hàng đã xuất.
- Báo cáo xuất:
+ Mô tả: Cung cấp thông tin về nhà cung cấp hàng hoá.
+ Thông tin vào: Các thông tin về loại hàng hoá.
+ Thông tin ra: In báo cáo về xuất hàng hoá.
* Chức năng quản lý kho:

12