Phân tích & thiết kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lý thu chi tài chính

Đặt vấn đề
Trong những thập kỉ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển một
cách nhanh chóng và có nhiều bước nhảy vọt .Công nghệ thoong tin được áp
dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ở Việt Nam dù ngành công nghệ
thông tin vừa mới du nhập vào và còn non trẻ , nhưng đã có một tốc độ khá
nhanh và đang được áp dụng rộng rãi trong những lĩnh vực của nền kinh tế góp
phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội .
Mục tiêu của ngành tin học ứng dụng nói riêng và ngành công nghệ thông
tin nói chung là áp dụng tối đa thành quả của khoa học kĩ thuật vào quá trình sản
xuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động của con người tiếc kiệm được thời
gian , nâng cao độ chính xác .
Một trong những biện phát để nâng cao hiệu quả kinh tế là việc tổ chức hệ
thống quản lí một cách lô gic và chặt chẽ . Để phục vụ cho mục tiêu này hãng
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường window , trong đó
đã cài sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tực động sản sinh ra các chương
trình cho bài toán thường gặp trong quản lí, thống kê, kế toán .
Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể như Pascan hay foxpro mà
chỉ tổ chức cơ sở dữ liệu và thiết kế các yêu cầu , công việc cần giải quyết.
Trong đồ án môn học này em trình bày về ứng dụng của hệ quản trị cơ sở
dữ liệu Access trong vấn đề quản lí tài chính.
Do thời gian có hạn và kiến thức hiểu biết con hạn chế nên trong đồ án vẫn
còn những chỗ chưa đạt em mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy
cô.
1
Phần I
Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
I: Chức năng của chương trình chính:

1: Tổng quan về chương trình chính:
2: Phân tích các chức năng của các thành phần trong chương trình
chính:

2.1:Chức năng nhập dữ liệu:
Việc đầu tiên có thể làm với hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cần phải có số liệu.
Dữ liệu nhập vào phải mang tính đầy đủ nhưng đồng thời phải mang tính tối
ưu.Tức là dữ liệu nhập vào không được phép thừa .do đó chức năng này nhằm
mục đích dùng các Form để nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu .
Các bảng này đã được liên kế với nhau thành một thể thống nhất nên việc
nhập số liệu phải theo một trình tự và phải phù hợp với kiểu của các dữ liệu
trong bảng.
Tổng quan về chức năng nhập dữ liệu:
2.1.1:nhập nguồn vốn
dùng cập nhật thông tin v ề nguồn vốn ,chỉnh sủa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo.
2.1.2:nhập tài sản
Dùng cập nhật số liệu về tài sản,chỉnh sửa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo,phân
tích..
2.1.3:nhập thông tin về khách hàng
D ùng cho việc bổ xung sửa chữa các thông tin có liên quan tới khách hàng.
2.1.4:nhập tài khoản kế toán
2
Chương trình chính
nhập dữ liệu
Tìm kiếm In ấn Báo cáo Giúp đỡ thoát
nhập dữ liệu
nhập nguồn vốn nhập tài sản nhập thông tin về khách hàng nhập tài khoản kế toán
Xem xét cập nhật dữ liệu cho các tài khoản của cơ quan
2.2:chức năng tìm kiếm
Chức năng tìm kiếm:trên cơ sở là các query , các bảng đã được liên kết với
nhau trở thành một thể thống nhất thì khi tìm một vấn đề nào đó ta chỉ việc gọi
bảng hoặc query tạo từ các bảng có liên quan ra làm việc .
2.1 Tìm kiếm chứng từ theo tên :
Với việc biết được tên của chứng từ là gì ta có the tìm ra được các thông tin

có liên quan đến chứng từ đó khi sử dụng chức năng này.
2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ:
Khi đọc một số hiệu chứng từ nào đó không quen thuộc bạn co thể dùng
chức năng này để tra cứu các thông tin về chứng từ đó .
2.3 Tìm kiếm phiếu chi:
2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý do chi:
Bạn chỉ nhớ lí do chi khoản đó là A bạn muốn co thông tin đầy đủ về
khoản chi đó.chức năng này sẽ giúp đỡ bạn làm việc đó một cách dễ dàng
2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi:
Có người hỏi bạn về các khoản chi trong ngày X nào đó bạn không thể có
được câu trả lời ầy đủ và chính xác trong thời gian ngắn .Nhưng nếu dùng chức
năng này bạn sẽ dễ dàng làm đựoc điều này.
2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi:
yêu cầu đặt ra là tìm phiếu chi do ông (b à) Y nào đó kí để làm sáng tỏ một
việc nào đó chẳng hạn, bạn sẽ có ngay câu trả lời khi dùng chức năng n ày
3
chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm chứng từ theo tên
Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ
Tìm kiếm phiếu chi
Tìm kiếm phiếu thu
Tìm kiếm khách hàng
Lý do chi
Ngày chi số tièn chi người chi
Lý do thu
người thu
số tiền thu người nộp
Theo đối tượng Theo tên
2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi:
Một khoản tiền chi đã biết trước nhưng bạn không nhớ nổi các thông tin có liên

quan tới khoản chi đó hãy dung chức n ăng này bạn se có câu tr ả lời chính xác
nhất.
2.4 tìm kiếm phiếu thu:
Tương tự như việc tìm kiém phiếu chi ta có thể biết được các thong tin về việc
thu khi biết lí do thu, hoặc ngày thu,họăc số tiền thu hoặc người nộp nếu sử
dụng các chức năng này.
3 Chức năng in ấn :
để thực hiện viẹc in ấn các tài liệu như :phiếu thu , phiếu chi, sổ cái , bảng cân
đối kế toán , sổ đăng kí chứng từ ghi sổ.
4 Chức năng báo cáo:
4.1 Báo cáo số dư theo từng tháng
Nhờ báo này mà nhà quản lí có thể tính được lãi lỗ và thấy được tình hình cua
cơ quan mình
4.2 Báo cáo số dư:
Đây là bản báo cáo quan trọng dùng cho các tính toán ,hạch toán kế toán
4.3 Báo cáo nguồn vốn :
dựa theo kết quả báo cáo để phân tich tình hình của cơ quan
4.4 Báo cáo tài sản:
tương tự phần nguòn vốn
4.5 Báo cáo tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời:
Cung cấp số liệu quan trọng cho việc định hướng đi tiếp theo của cơ quan
5 Chức năng giúp đỡ :
Giúp tìm hiểu về tác giả , đồ án
6 Chức năng thoát
Có 2 lựa chọn :Một là thoát về window,hai là đóng cửa sổ hiện thời
4
Báo cáo
số dư theo từng tháng
số dư
nguồn vốn

Tài sản
Tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời
Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
1 Tạo bảng
Có thể nói thiết kế bảng là việc đàu tiên cho việc thiết kế bất cứ một cơ sở dữ
liệu nào . Đây là nơi lưu dữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu .Các bảng phải chứa đầy
đủ nhất thông tin của cơ sở dữ liệu .
Công việc quản lý thu chi tài chính cần tạo các bản sau.
1.1 Bảng chứng từ ghi sổ
Bảng này lưu trữ các thông tin về chứng từ ghi sổ .
Bảng chi tiết :
STT tên trường kiểu độ rộng giải thích
1 số hiệu text 50
1 tên chứng từ text 50
3 stt number integer s ố th ứ t ự
4 TK nợ number integer
5 TK có number integer
6 Số tiền (triệu việt nam đồng ) number long integer
7 ngày date/time short time
8 trích yếu text 50
9 ghi chú text 80
5
1.2 Danh mục chứng từ kế to án :
Bảng này lưu tr ữ các ch ứng t ừ kế toán
stt tên trường kiểu đ ộ rộng giải thích
1 stt number integer s ố th ứ t ự
2 tên chứng t ừ text 50
3 số hiệu chứng t ừ text 50
1.3 Đ ối t ư ợng kh ách h àng
6

Bảng này lưu tr ữ các thông tin c ủa đối tượng khách hàng nh ư :mã đối tượng ,
tên đối tượng .
Bảng chi tiết :
stt tên trường kiểu độ rộng giải thích
1 mã DT number integer mã đối tượng
2 tên DT text 50 tên đối tượng
1.4 Khách hàng :
Lưu thông tin về khách hàng
Bảng chi tiết:
stt tên trường kiểu độ rộng giải thích
1 mã KH number long integer mã khách
hàng
2 họ tên KH text 50
3 Địa chỉ text 50
4 điện thoại text 50
5 stt Au to
number
long integer số thứ tự
6 mã DT number integer mã đối tượng
7
1.5 Nguồn vốn:
Bảng này lưu trữ các thông tin về nguồnvốn
Bảng chi tiết:
stt tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số long integer autonumber
2 TT 10 text thứ tự
3 nguồn vốn 50 text
4 mã integer number
5 TK integer number tài khoản
6 số đầu năm single number

7 số cuối kỳ single number
1.6 Phiếu chi:
Bảng này lưu thông tin của các phiếu chi
8
Bảng chi tiết:
stt tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số integer number
2 quyển số integer number
3 TK nợ integer number tài khoản nợ
4 lý do chi 200 text
5 người chi 50 text
6 số tiền (bằng chữ) 200 text
7 số tiền (bằng số) long integer number
8 TK có integer number tài khoản
9 số hiệu chứng từ kèm
theo
50 text
10 ngày chi shortdate date/time
9
1.7 Phiếu thu:
Bảng này lưu thông tin của các phiếu thu
Bảng chi tiết:
stt tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số integer number
2 quyển số integer number
3 TK nợ integer number tài khoản nợ
4 lý do thu 200 text
5 người nộp 50 text
6 số tiền (bằng chữ) 200 text
7 số tiền (bằng số) long

integer
number
8 TK có integer number tài khoản
9 số hiệu chứng từ kèm
theo
50 text
10 ngày thu shortdate date/time
10
1.8 Số dư:
Lưu trữ các số liệu về số dư
Bảng chi tiết:
stt tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 mã TK 6 text mã tài khoản
2 mã long
integer
number
3 diễn giải 40 text
4 số dư đầu kỳ double number
5 nợ double number
6 có double number
7 số dư cuối kỳ double number
1.9 số dư theo từng tháng:
bảng chi tiết :
stt tên trường kiểu độ rộng ghi chú
1 tháng number byte
2 so du dau thang number double
3 so du cuoi thang number double
11
Bảng thiết kế:
bảng này chứa thông tin về số dư theo từng tháng

1.10 Bảng số số liệu tài sản kế toán:
Bảng chi tiết:
stt tên trường kiểu độ rộng ghichú
1 TT auto number long integer thứ tự
2 so_hieu_tk_cap_I number integer
3 so_hieu_tk_cap_II number integer
4 t ên_tk text 50
12
Bảng thiết kế:
1.11 Bảng tài khoản kế toán tham khảo:
13
Bảng chi tiết :
stt tên trường kiểu độ rộng ghichú
1 TT auto number long integer thứ tự
2 so_hieu_tk_cap_I number integer
3 so_hieu_tk_cap_II number integer
4 t ên_tk text 50
Bảng này lưu thông tin về các tài khoản ,dùng để tham khảo
1.12 Bảng tài sản:
Bảng chi tiết :
STT tên trường độ rộng kiểu giải thích
1 số long integer autonumber
2 TT 10 text thứ tự
3 tài_sản 50 text
4 mã integer number
5 TK integer number tài khoản
6 số_đầu_năm single number
7 số_cuối_kỳ single number
14
Quan hệ giữa các bảng:

2.Tao các truy vấn:
Truy vấn thực chất là 1 câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ của Access
dùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn . Khi thực hiện truy vấn bảng tổng
hợp gọi là bảng dynaset không phải là bảng , nó không được xếp vào trong đĩa
và sẽ bị xoá khi kết thúc (đóng) truy vấn.
Truy vấn là một coong cụ mạnh của Access dùng để :tổng hợp , sắp xếp và tìm
kiếm dữ liệu.Một truy vấn được tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác .
Trong cơ sở dữ liệu này gồm các truy vấn :
2.1 Bảng cân đối kế toán :
Truy vấn này lấy dư liệu từ bảng số dư nhưng chi rlấy phần dữ liệu có mã >99
để làm được đièu này ta gõ vào dòng criteria “>99”.
15
Cụ hể thì các trường trong truy vấn này như sau:
stt tên trường nguồn dữ liệu
1 diễn giải số dư
2 mã số dư
3 số dư đầu kì số dư
4 số dư cuối kì số dư

2.2 bảng cân đối ngoài bảng kế toán:

Có cấu tạo tuơng tự truy vấn bảng cân đối kế toán truy van này chi khác ở điều
kiện tên dòng criteria ,cột mã ta ghi “<=99”
cụ thể các trường trong truy vấn như sau :
STT Tên trường Nguồn dữ liệu
1 diễn giải số dư
2 mã số dư
3 số dư đầu kì số dư
4 số dư cuối kì số dư
2.3 các phiếu chi với số tiền >10000000đ:

Với mục đích tập hợp các khoản chi với lượng tiền nhất định ở đây ta lấy ví dụ
>10000000 đ
16
Truy vấn lấy dư liệu từ bảng phiếu chi và đặt tại dòng Criteria ,cột số tiền chi
(bằng số ) là>=10000000
2.4 Mẫu sổ cái:
Truy vấn này lấy dữ liệu từ hai bảng l à chứng từ ghi sổ và danh mụcchứng từ
ghi sổ
STT Tên trường Nguồn dữ liệu
1 số hiệu chứng từ ghi sổ
2 ngày chứng từ ghi sổ
3 tên chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ
4 tk có chứng từ ghi sổ
5 tk nợ chứng từ ghi sổ
6 số tiền (triệu việt nam đồng) chứng từ ghi sổ
7 ghi chú chứng từ ghi sổ
17
2.5 Tài sản:
2.6 Tìm chứng từ:
lấy dữ liệu từ bảng danh mục chứng từ kế toán truy vấn tìm chứng từ được tạo ra
với mục đích tìm kiếm chứng từ theo tên của nó.
để làm được điều này ta phải ghi vào dòng Criteria ,cột tên chứng từ dong chữ”
[cho biết tên chứng từ]”
Kết quả:
2.7 Tìm chứng từ theo số hiệu chứng từ:
Truy vấn này cung tưong tự như truy vấn 2.6 nhưng ta thêm dòng chữ tại cột số
hiệu chứng từ” [cho biết số hiệu chứng từ]”
18