Báo cáo tốt nghiệp khảo sát và phân tích số liệu trong kinh doanh

PHẦN MỞ ĐẦU
LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Trong vòng quay phát triển nhanh chóng của công nghệ viễn thông và tin học,
trong đó ứng dụng tin học tác động mạnh mẽ và vô cùng to lớn đối với sự phát triển
chung của toàn nhân loại trên tất cả mọi lĩnh vực, nếu như không có sự nắm bắt và
nhạy bén với những hướng đi và xu thế của thời đại có lẽ sẽ làm cho con người trở
nên lạc hậu. Đặc biệt trong thời đại ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng
của công nghệ thông tin, nó đã và đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong xã
hội giúp con người làm việc với mức độ chính xác cao, quản lí và tổ chức công việc
đạt hiệu quả, cũng như thông tin được phổ biến và cập nhật nhanh chóng, chính xác.
Vì vậy việc ứng dụng nó vào thực tế và đời sống đã đem lại những lợi ích vô cùng
to lớn., nó đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng giúp doanh
nghiệp nắm bắt thông tin về khách hàng về hàng hóa cũng như thông tin về các đơn
đặt hàng và các đối thủ cạnh tranh một cách nhanh chóng.Tuy nhiên tin học vẫn
không ngừng lại ở đó mà càng ngày càng có những công nghệ những tư tưởng mới
ra đời và tiếp tục phát triển, nó giúp cho những người quản lý doanh nghiệp có cái
nhìn tổng quát về tình hình bán hàng của doanh nghiệp mình, giúp cho họ lên được
kế hoạch sản xuất hàng cho hợp lý…và đưa ra được chính sách hợp lý về chương
trình khuyến mại đối với khách hàng nhằm thu hút khách hàng ngày một đông hơn.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Phần quan trọng của luận văn là khai thác CSDL của hệ thống quản lý kinh
doanh để phục vụ cho hoạt động ra quyết định. Để thực hiện nhiệm vụ này, luận
văn sẽ xây dựng một số bài toán phân tích và khai phá dữ liệu cùng với sự hỗ trợ
của các công cụ như Access, SQL Server 2005, Microsoft Visual Studio 2005,…
cho thấy được ý nghĩa của từng bài toán, đồng thời có các form ứng dụng để giúp
nhà quản lý ra quyết định. Qua một số bài toán minh họa như vậy, đúc kết cho nhà
quản lý thấy được tầm quan trọng của việc khai thác CSDL để ứng dụng vào các
hoạt động kinh doanh và mang lại lợi ích kinh tế như thế nào.
1
ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Mục tiêu của đề tài là khai thác cơ sở dữ liệu để hỗ trợ cho hệ tác nghiệp và

hệ ra quyết định nên các đối tượng quan tâm đến ứng dụng này là các nhân viên tác
nghiệp và đặc biệt là các nhà quản lý, những người có vai trò ra quyết định.
Phạm vi khảo sát của luận văn chủ yếu là bộ phận kinh doanh của Công Ty
Cổ Phần Giấy Linh Xuân và các cấp lãnh đạo của Công ty.
NỘI DUNG ĐỀ TÀI
Chương 1: Khảo sát hiện trạng
Chương 2: Cơ sở lý luận, phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu
Chương 3: Xây dựng form theo hướng phát triển của đề tài
Chương 4: Kết luận
Thông qua việc làm trên chúng ta sẽ xây dựng một công cụ mà qua đó nó sẽ hỗ trợ
cho việc ra quyết định và lên kế hoạch sản xuất cho người quản lý.
2
CHƯƠNG 1:KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
1.1 HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC:
Công ty cổ phần giấy Linh Xuân chuyên sản xuất kinh doanh các sản phẩm về giấy,
bột lồ ô, kinh doanh vật tư, nguyên liệu, hóa chất, phụ tùng và thiết bị máy móc
ngành giấy, xuất nhập khẩu trực tiếp các loại sản phẩm ngành giấy, sản xuất may
gia công ba lô, túi sách, sản phẩm da, giả da. Bổ xung dịch vụ cho thuê nhà xưởng.
Công ty giấy linh xuân được thiết kế, xây dựng đưa vào sản xuất từ năm 1973 và
được tiếp quản từ năm 1975 từ công ty SAKYGICO( sài gòn kĩ nghệ công ty giấy)
do tư sản người hoa để lại. Thiết bị chủ yếu là một máy xeo giấy vệ sinh, giấy thuốc
lá dùng nguyên liệu hoàn toàn ngoại nhập không có thiết bị nấu bột.
Dưới sự lãnh đạo trực tiếp của tổng công ty giấy Gỗ Diêm( nay là tổng công ty giấy
việt nam), công ty giấy linh xuân dần dần được bổ xung máy móc, thiết bị, vốn.
Trong những năm đầu hoạt động công ty gặp rất nhiều khó khăn do thiếu vốn, thiết
bị còn lạc hậu, nguyên vật liệu phải nhập ngoại. Vì vậy thực sự khó khăn nhất là
việc tiêu thụ giấy( mặt hàng không ổn định, giá thành cao). Sau các biện pháp tiêu
thụ khắc phục, công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ chủ yếu ở thành phố Hồ Chí
Minh và các tỉnh trong cả nước để tạo thị trường tiêu thụ ổn định. Các mặt hàng của
công ty là: giấy vệ sinh trắng, giấy vệ sinh hồng, băng vệ sinh, khăn giấy, giấy

medium, giấy pin, giấy pelure cuộn, giấy viết, giấy bao gói. Công ty tập trung coi
giấy vệ sinh và khăn giấy là mặt hàng có ý nghĩa quyết định và lâu dài.
Công ty cổ phần giấy linh xuân gồm những bộ phận sau:
 Bộ phận kế toán-quản trị
 Bộ phận sản xuất
 Bộ phận kinh doanh
 Bộ phận nhân sự
 Bộ phận kho
3
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kinh doanh:
Linh xuân là một công ty hoạt động rất lâu năm, tồn tại từ những năm đầu giải
phóng, cho nên công ty hiểu rất rõ về thị trường nên có thể chọn một hệ thống phân
phối thích hợp. Công ty phân phối hàng hóa tới tay người tiêu dùng qua hệ thống
các đại lý rộng khắp, các công ty, khách sạn, nhà hàng, và siêu thị.
1.2. HIỆN TRẠNG TỔ CHỨC CỦA TRỢ LÝ KINH DOANH
1.2.1. HÓA ĐƠN BÁN HÀNG:
 Nhận thông tin xuất hàng từ nhân viên kinh doanh hoặc nhận trực tiếp từ
khách hàng
 Hỏi thông tin khách hàng đầy đủ (từ nhân viên kinh doanh hoặc trực tiếp từ
khách hàng) + số lượng + tên sản phẩm + mức chiết khấu + thời hạn thanh
toán
 Lập hóa đơn bán hàng: khi lập hóa đơn bán hàng chị Trinh sẽ phải tiến hành
những công việc sau:
 Kiểm tra công nợ khách hàng (trường hợp khách hàng còn nợ nhiều - 2
đơn trở lên yêu cầu thanh toán công nợ)
 Kiểm tra lại thông tin khách hàng từ dữ liệu khách hàng có sẳn (file tình
hình bán hàng hằng ngày - sheet Danh sách khách hàng)
 Kiểm tra lại với thủ kho (Hoàng Tuấn) số lượng hàng tồn kho (có đủ xuất
hay không?)
Trưởng

phòng kinh
doanh
Trợ lý kinh
doanh
Kế toán
vật tư
Kế toán
thành phẩm
Thủ kho
vật tư
Thủ kho
thành phẩm
Nhân viên
giao hàng
Nhân viên
tiếp thị
Tài xế
4
 Kiểm tra đơn giá bán.
 Kiểm tra mức chiết khấu theo quy định.
 Sau khi kiểm tra xong chị Trinh sẽ thông báo lại cho khách hàng( thời
gian, người giao hàng, phương tiện giao hàng…)
 Sau khi lập hóa đơn bán hàng thì hóa đơn bán hàng này sẽ trình anh Thọ
duyệt
 Ghi nhận thông tin của hóa đơn bán hàng vào file “dữ liệu”. File này chỉ là
file tạm để giúp chị Trinh kiểm soát, thu lại các hóa đơn bán hàng (có chữ ký
của khách hàng) cuối ngày khi nhân viên giao hàng chuyển hàng xong. Mỗi
sheet là một hóa đơn, tên sheet là số phiếu và tên công ty hay đại lý đặt hàng,
trong sheet đó lưu trữ thông tin các loại hàng được đặt
 Hóa đơn bán hàng sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển đến cho kế toán

kho (anh Việt)
 Kế toán kho xuất phiếu xuất kho (PXK) - lưu lại 1 liên xanh của hóa đơn.
 Kế toán kho chuyển hóa đơn và PXK cho thủ kho lấy hàng sau đó chuyển
giao nhận đi giao hàng (Thủy).
 Nhân viên kinh doanh giao hàng về trả lại hóa đơn và tiền hàng (nếu đơn
hàng thanh toán liền).
 Lưu lại hóa đơn vào file bán hàng (hóa đơn chưa thu hoặc đã thu đều lưu lại
phiếu).
 Cuối ngày đối chiếu số hóa đơn quay về với số hóa đơn ghi trong file “dữ
liệu” đã khớp (đầy đủ) chưa? Nếu chưa phải tìm người đi giao nhận hoặc
nhân viên kinh doanh đòi lại hóa đơn có chữ ký xác nhận đầy đủ của khách
hàng.
1.2.2. TỔNG HỢP SỐ LIỆU DOANH SỐ - DOANH THU - CÔNG NỢ:
 Sau khi xuất hóa đơn bán hàng và hàng được xuất đi nhập số liệu vào file
theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày.
 Tạo mã khách hàng (sheet DANH SÁCH KHÁCH HÀNG) nếu là khách
hàng mới.
 Nhập chi tiết đơn hàng vào sheet TỔNG HỢP
5
 Copy số hóa đơn bán hàng vào sheet DOANH SỐ & sheet CÔNG NỢ (nếu
đơn hàng không thanh toán tiền ngay).
 Khách hàng nào thu tiền - đối chiếu số với thủ quỹ (Khang).
 Nhập doanh thu vào sheet TỔNG HỢP và Copy số hóa đơn bán hàng vào
sheet DOANH THU. Đảm bảo số liệu giữa sheet TỔNG HỢP và 3 sheet
DOANH SỐ, DOANH THU, CÔNG NỢ luôn bằng nhau
 Trường hợp có sai lệch đối chiếu lại với kế toán công nợ (Minh)
 Nhập hết tất cả các thông tin bán hàng trong ngày
 Cuối mỗi tuần, mỗi tháng (ngày chốt doanh số - ngày 28 hàng tháng) đối
chiếu số liệu với kế toán (Minh)
 Xử lý lại số liệu gởi báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho cấp quản lý và kế

toán.Ví dụ như báo cáo về doanh số, doanh thu, công nợ của từng khu vực
 , từng khách hàng.
 Số liệu đảm bảo phải chính xác và có sự đối chiếu (hàng tuần), ký xác nhận
của kế toán (hàng tháng)
 Báo cáo tháng phải gởi cho kế toán tính lương (Hương Giang) 1 bản, lưu lại
1 bản (file báo cáo hàng tháng).
1.2.3 BÀN GIAO HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CHO NHÂN VIÊN THU HỒI
CÔNG NỢ:
 Lưu ý lịch trả tiền của khách hàng nhắc nhở anh Thủy đi thu hồi công nợ
đúng ngày.
 Bàn giao hóa đơn bán hàng chính cho Thủy đi thu hồi công nợ:
 Ký nhận vào sổ bàn giao
 Lưu lại 1 bảng photo
 Đối với công nợ khách hàng tỉnh - bàn giao hóa đơn bán hàng cho nhân viên
kinh doanh trước chuyến công tác
 Làm biên bản bàn giao công nợ
 Copy công nợ hiện tại của nhân viên kinh doanh
 Chọn ra những công nợ tỉnh (chung tuyến đường đi công tác)
6
 Làm biên bản bàn giao chi tiết số hóa đơn bán hàng, ngày giao hàng, khách
hàng, trị giá đơn hàng, công nợ còn lại.
 Nhắc nhở những công việc nhân viên kinh doanh cần thực hiện trong chuyến
công tác (ghi chú vào biên bản bàn giao công nợ)
 Soạn hóa đơn bán hàng chính ứng với các số liệu bàn giao công nợ trên biên
bản
 Photo lại mỗi hóa đơn bán hàng 1 bản để lưu lại.
 Nhân viên kinh doanh giữ hóa đơn bán hàng chính và Biên bản bàn giao
photo
 Lưu chứng từ vào file khách hàng
1.2.4. ĐỐI CHIẾU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG SAU CHUYẾN CÔNG TÁC

CỦA NHÂN VIÊN KINH DOANH :
1.2.4.1. ĐỐI CHIẾU HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CŨ
 Nhân viên kinh doanh trả lại hóa đơn bán hàng cũ (nhận bàn giao trước
chuyến công tác)
 Đối chiếu với số hóa đơn bán hàng trước khi đi công tác
 Hóa đơn bán hàng nào thanh toán rồi thì ghi chú lại trên hóa đơn bán hàng và
soạn lại bản photo cho Thủ Quỹ (kèm chứng từ nộp tiền)
 Hóa đơn bán hàng nào chưa thanh toán - nhân viên kinh doanh phải trả về
bản chính (bản có ký xác nhận của khách hàng)
 Đảm bảo số hóa đơn bán hàng trả về sau chuyến công tác của nhân viên
kinh doanh phải khớp (đầy đủ, chính xác) với số lượng hoá đơn bán hàng
trước khi đi công tác.
1.2.4.2. KIỂM TRA HÓA ĐƠN BÁN HÀNG MỚI (PHÁT SINH
TRONG CHUYẾN CÔNG TÁC)
 Kiểm tra số thứ tự hóa đơn bán hàng (đảm bảo không bị sót hoặc thất lạc hóa
đơn bán hàng nào)
 Kiểm tra giá bán, số lượng, mức chiết khấu, thành tiền, thực thu của từng
đơn hàng.
7
 Chuyển hóa đơn bán hàng của nhân viên kinh doanh mới công tác về cho
Thủ Kho (Hoàng Tuấn) để kiểm tra số lượng hàng xuất - chuyển cho Thân
(làm PXK).
1.2.4.3. NHẬP SỐ LIỆU – ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU
 Nhập doanh thu về trong chuyến công tác (doanh thu công nợ cũ và doanh
thu mới)
 Đối chiếu doanh thu với số tiền nhân viên kinh doanh nộp về cho Thủ Quỹ.
 Trường hợp cho sai lệch giữa chứng từ và số tiền thực nộp thì đối chiếu lại
với nhân viên kinh doanh
 Nhập số liệu mới phát sinh trong chuyến công tác (hóa đơn bán hàng mới
về)

 Sau khi nhập hết các số liệu cũ và mới thì đối chiếu lại với kế toán (Doanh
số, Doanh Thu, Công Nợ).
 Tất cả những hóa đơn bán hàng cũ, mới khi nộp tiền cho Thủ Quỹ đều phải
kèm theo 1 hóa đơn bán hàng photo.
1.2.5. LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT VÀ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU
 Lên kế hoạch sản xuất (căn cứ vào lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại,
căn cứ vào số lượng hàng bán bình quân 3 tháng gần nhất, số lượng hàng bán
cùng ký năm ngoái, đơn đặt hàng hiện có của khách hàng (nếu có))
 Gởi bảng phân tích cho anh Thọ kiểm tra và chỉnh sửa lại.
 Gửi bản kế hoạch sản xuất cho cô Thúy( chủ tịch hội đồng quản trị) phê
duyệt.
 Bản kế hoạch sau khi được phê duyệt sẽ chuyển tới bộ phận sản xuất.
 Sau quá trình kiểm tra và xem xét, bộ phận kinh doanh sẽ nhận được yêu cầu
nhập nguyên vật liệu từ bộ phận sản xuất để phục vụ cho sản xuất hàng hóa.
 Lên đơn đặt hàng và gửi tới nhà cung cấp( thời gian giao hàng, số lượng
hàng, tên hàng, người nhận)
 Thỏa thuận giá cả, cước dịch vụ… với nhà cung cấp.
8
NHẬN XÉT:
Sau quá trình khảo sát hiện trạng công ty cũng như là hiện trạng nghiệp vụ
của trợ lý kinh doanh (trợ lý kinh doanh), vị trí quan trọng nhất tại bộ phận kinh
doanh, giữ nhiệm vụ chính:
 Xuất hóa đơn bán hàng.
 Tổng hợp số liệu doanh số, doanh thu, công nợ và báo cáo về doanh số,
doanh thu, công nợ của từng khu vực, từng khách hàng.
 Quản lý và bàn giao hóa đơn bán hàng cho nhân viên Sale đi thu hồi công nợ
 Kiểm tra, đối chiếu và nhập số liệu của hóa đơn bán hàng cũ và mới sau
chuyến công tác của Nhân viên kinh doanh
 Lên kế hoạch sản xuất và nhập nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất hàng
hóa

Ta thấy có những khuyết điểm sau:
 Ở quy trình xuất hóa đơn bán hàng và tổng hợp số liệu Doanh thu, doanh số
và công nợ: nhân viên trợ lý phải làm nhiều thao tác:
 Phải nhập hóa đơn bán hàng thủ công
 Nhập chi tiết đơn đặt hàng vào file “dữ liệu” để ghi nhớ
 Ghi lại chi tiết đơn đặt hàng vào hóa đơn bán hàng để chuyển lên bộ phận
kế toán
 Sau đó phải nhập một lần nữa vào sheet tổng hợp của file tình hình bán
hàng
 Tiếp đó phải cập nhật cho các sheet doanh số, doanh thu, công nợ.
 Phải thao tác bằng Excel để thống kê các báo cáo hằng tuần, hằng tháng hoặc
khi cấp trên yêu cầu.
1.3. HIỆN TRẠNG TIN HỌC:
1.3.1. PHẦN CỨNG
 Thiết bị: máy tính( 15 cái), máy chiếu, máy in, máy fax, máy photo
 Kết nối mạng LAN
9
 Có 2 tầng làm việc chính: tầng dưới bộ phận kinh doanh có 4 máy và bộ
phận kê toán tài chính, tầng trên là các bộ phận còn lại, hai tầng được kết nối
mạng LAN để chia sẻ dữ liệu với nhau.
1.3.2. PHẦN MỀM
 Hệ điều hành: Windows XP
 Tất cả các hoạt động của kế toán và trợ lý kinh doanh đều thao tác chính trên
phần mềm Excel
 Công ty cổ phần giấy linh xuân có mua phần mềm kế toán ACCOM của
công ty tư vấn ACCOM
1.4. KHẢO SÁT PHẦN MỀM ACCOM MỚI ĐƯA VÀO ỨNG DỤNG TẠI
CÔNG TY:
Với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật và xu hướng tiến bộ
trong kinh doanh ngày nay, công ty cũng không thể nằm ngoài vòng quay đó. Công

ty nhận thức được điều đó nên không ngừng cải tiến chu trình nghiệp vụ và tin học
hóa chu trình đó. Nên vào tháng 5 năm 2009 công ty đã đưa vào ứng dụng một phần
mềm kế toán mới hỗ trợ cho chu trình nghiệp vụ của công ty. Đó là phần mềm
ACCOM, được đặt xây dựng bởi Công ty tư vấn ACCOM.
Một số giao diện của phần mềm:
- Giao diện chính của phần mềm:
10
- Giao diện phần Danh mục của phần mềm:
 Phần mềm được sử dụng cho các bộ phận: kế toán, kho, trợ lý kinh doanh.
 Với trợ lý kinh doanh, khi sử dụng phần mềm này giúp giảm đi đáng kể các
thao tác thủ công, cải thiện một phần các khuyết điểm mà đề tài đã kể trên.
Điển hình là các thao tác tính công nợ.
 Trợ lý kinh doanh không phải xuất hóa đơn bán hàng thủ công qua
các thao tác và giai đoạn rườm rà nữa. Chỉ cần nhập một lần đồng thời
in ra hóa đơn bán hàng:
11
 Bên cạnh có thể xuất được các báo cáo về công nợ mà không cần
tính toán, thao tác trên excel như trước:
 Toàn bộ các dữ liệu in ra như chứng từ, sổ sách, báo cáo và kết quả
truy vấn đều có thể chọn in ra giấy hoặc in thành các file văn bản
hoặc bảng tính như Word, Excel để người sử dụng co thể lưu trữ, xử
lý theo ý muốn.
12
NHẬN XÉT:
Tuy phần mềm cải thiện đáng kể các thao tác thủ công cho chu trình nghiệp
vụ của công ty nhưng vì đây là phần mềm kế toán nên có đáp ứng được phần nào đó
yêu cầu của trợ lý kinh doanh và không hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ của trợ lý kinh
doanh:
 Không có form riêng có các đầy đủ yêu cầu này để giúp trợ lý kinh doanh
đưa ra báo cáo và lên kế hoạch sản xuất thêm hàng và nhập nguyên vật liệu:

 Căn cứ vào lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại
 Căn cứ vào số lượng hàng bán bình quân 3 tháng gần nhất
 Số lượng hàng bán cùng ký năm ngoái
 Đơn đặt hàng hiện có của khách hàng (nếu có)
 Bên cạnh đó phần mềm không có các báo cáo phân tích dữ liệu cho trưởng
phòng kinh doanh hay giám đốc có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh
của từng mặt hàng cụ thể.
 Phần mềm không có form giúp trợ lý kinh doanh thấy dược báo cáo thống kê
khối lượng giao dịch của từng khách hàng để biết được những khách hàng
nào mua nhiếu nhất trong tháng để có chính sách ưu đãi hợp lý nhất, tạo sự
13
trung thành của khách hàng đối với sản phẩm của công ty và có thể thu hút
thêm lượng khách hàng mới từ những khách hàng trung thánh với công ty.
 Phần mềm không có báo cáo về doanh thu theo tháng để giảm bớt công đoạn
tính toán trên excel và biết được tình hình kinh doanh của công ty lời lỗ như
thế nào.
1.5. HƯỚNG PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI:
Qua quá trình khảo sát cùng những nhận xét đã đưa ra từ đó đề tài sẽ đưa ra
giải pháp giải quyết các nhận xét đã nêu trên.
1.5.1 Lập trình thêm một số form để giúp trợ lý kinh doanh thống kê các yêu
cầu này một cách nhanh chóng, giúp trợ lý kinh doanh dễ dàng đưa ra báo
cáo sản xuất thêm hàng:
 Căn cứ vào lượng hàng tồn kho tại thời điểm hiện tại
 Căn cứ vào số lượng hàng bán bình quân 3 tháng gần nhất
 Số lượng hàng bán cùng ký năm ngoái
 Đơn đặt hàng hiện có của khách hàng (nếu có)
1.5.2 Lập trình form thống kê về mức độ biến động doanh thu của từng mặt
hàng. Nếu mặt hàng đó có độ biến động lớn thì ta nói rằng mặt hàng đó có
tháng thì doanh thu cao nhưng có tháng thì doanh thu rất thấp, rồi ta xét xem
thời gian này cùng kỳ năm ngoái doanh thu của mặt hàng đó như thế nào. Từ

đó có kết luận về sức tiêu thụ từng thời điểm của từng mặt hàng. Điều này sẽ
giúp cho trưởng phòng kinh doanh đưa ra quyết định hợp lý về kế hoạch sản
xuất, nhập nguyên vật liệu một cách hợp lý nhất, tìm ra nguyên do sức tiêu
thụ thấp của một mặt hàng tại một thời điểm nào đó và đưa ra các chương
trình khuyến mãi, tiếp thị phù hợp.
1.5.3 Lập trình form về báo cáo doanh thu theo tháng để giảm bớt tính toán
trên excel, công đoạn nhập liệu và biết được tình hình kinh doanh của công
ty lời lỗ như thế nào.
14
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ KHẢO SÁT CƠ SỞ DỮ
LIỆU
Để có thể tiếp tục phát triển và xây dựng theo hướng phát triển đã nêu trên
đề tài cần tìm hiểu về lý thuyết cơ sở dữ liệu cũng như khảo sát dữ liệu hiện có của
công ty, đồng thời sử dụng một số công cụ sau: SQL server 2005, Mirocoft Visual
Studio 2008. Vì vậy phần này sẽ trình bày sơ lược về lý thuyết CSDL và các công
cụ này.
2.1. KHÁI NIỆM CSDL VÀ CÁC YÊU CẦU CỦA MỘT CƠ SỞ DỮ LIỆU
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp dữ liệu “ có cấu trúc”, được lưu trữ trên
các thiết bị lưu trữ của máy vi tính. Khái niệm “có cấu trúc” ở đây được hiểu là dữ
liệu được tổ chức lưu trữ và truy cập theo một phương pháp khoa học, dựa trên nền
tảng một cơ sở lý thuyết nhất định. Ta thường dùng mô hình (model) để nói về cấu
trúc của cơ sở dữ liệu. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ (relation database model) là
mô hình được xây dựng dựa trên cơ sở lý thuyết tập hợp.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System-DBMS) là một
phần mềm máy tính, cho phép tạo mới và quản trị các cơ sở dữ liệu theo mô hình đã
được chọn. Ngày nay, với mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, các hệ quản trị thường
được sử dụng là Access, SQL Server và Oracle.
Sự hình thành các mô hình Cơ sở dữ liệu xuất phát từ nhu cầu quản lý dữ
liệu trong thao tác quản lý mọi ngành, đặc biệt đối với các ngành hệ thống thông tin.
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, dẫn đến tính phức tạp của hệ thống

quản lý ngày càng tăng, cách thức quản lý dữ liệu theo kiểu quản lý tập tin (tập tin
Word, Excel,….) truyền thống bộc lộ những khuyết điểm khó hoặc không thể khắc
phục:
 Dữ liệu được lưu trữ trùng lắp, dư thừa trong các tập tin…
 Khó khăn trong việc tìm kiếm, cập nhật, bảo trì….
 Gây nhiều mâu thuẫn tiềm ẩn trong dữ liệu….
15
Từ những hạn chế trên của cách thức quản lý tập tin theo kiểu truyền thống, để
cải thiện hoạt động quản lý các hệ thống thông tin cần phải tổ chức lưu trữ dữ liệu
theo một cách thức khoa học, khắc phục được các khuyết điểm đã nêu ở trên, và đáp
ứng được các yêu cầu đặt ra của một hệ thống thông tin:
 Đảm bảo dữ liệu được truy xuất từ nhiều cách khác nhau: nhà quản trị, lập
trình viên, người sử dụng cuối.
 Giao tiếp với các ngôn ngữ lập trình
 Khả năng thích ứng với môi trường cho phép nhiều người sử dụng.
 Cơ chế áp đặt chủ quyền trên dữ liệu và bảo mật thông tin.
 Xử lý tranh chấp.
 Đảm bảo dữ liệu khi có sự cố.
2.2. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ
Mô hình Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ ( Relational Data Model), hay gọi tắt là
mô hình quan hệ, được đề xuất bởi tiến sĩ Edgar Frank Codd (1923-2003) vào năm
1970. Mô hình được xây dựng dựa trên nền tảng của lý thuyết tập hợp, trong đó,
CSDL được xem như một tập hợp các bảng dữ liệu. Một bảng dữ liệu gồm các dòng
chứa dữ liệu ứng với các cột là các thuộc tính của bảng cho ta hình dung về cấu trúc
của bảng, mang tính ổn định khi CSDL được triển khai vào ứng dụng, còn các dòng
biểu diễn dữ liệu của bảng tại một thời điểm xác định.Trong mô hình này có một số
khái niệm cơ bản sau:
16
2.2.1. BẢNG (TABLE) HAY QUAN HỆ
Bảng (Table) bao gồm Tên , cấu trúc các trường dữ liệu , kiểu dữ liệu của

trường dữ liệu tạo thành các hàng(record) dữ liệu .
Thông tin trong mỗi bảng (table) phải mô tả đầy đủ về một đối tượng nào đó
hoặc được kết nối với một số các table khác có mối liên hệ với đối tượng này .
Không được có hiện tượng dư thừa thông tin cần mô tả , ví dụ như các thông tin về
người bán, thông tin về các mặt hàng , loại sản phẩm , về khách hàng…(vì thế bất
kỳ một cơ sở dữ liệu nào cũng phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản về lý thuyết Cơ sở
dữ liệu kiểu quan hệ).
2.2.2. TRƯỜNG (FIELD) HAY CỘT (COLUMN)
Là các thuộc tính của một bảng nhằm mô tả các đặc trưng riêng của từng đối
tượng mà bạn đang mô tả, ví dụ trong bảng hóa đơn có các field là: mã hóa đơn, mã
kho, mã khách hàng, ngày lập, người lập hóa đơn, số lượng, ghi chú. Trường dữ liệu
có thể có khóa (có thể phụ thuộc hay không phụ thuộc vào các trường của các bảng
khác) hoặc là mô tả thông tin của một thuộc tính.Một trường dữ liệu đầy đủ cần
đảm bảo các tính chất sau:
Tên trường (là duy nhất không được trùng lặp với bất kỳ trường nào khác hay
không được trùng tên của bảng chứa nó), trên mỗi trường chỉ lưu một loại dữ liệu.
Thứ tự trước sau của các trường trong một bảng là không quan trọng. Các thuộc
tính cơ sở của một trường là Tên trường (Field name), Kiểu dữ liệu của trường
(Datatype), Chiều dài của trường ( Fieldsize).
Ví dụ: bảng hóa đơn lưu trữ thông tin về các hóa đơn bán hàng.
2.2.3. DÒNG (TUPE) HAY MẪU TIN (RECORD)
Trong một bảng có nhều dòng (hay còn gọi là bản ghi “record”)
Record : Là một hàng dữ liệu của một bảng (table) trong cơ sở dữ liệu, mang
thông tin mô tả về một đối tượng nào đó mà các thành phần mô tả là các cột dữ liệu
(thuộc tính của đối tượng) của bảng.
Để cho dữ liệu trong mỗi dòng không bị trùng lặp hay không bị vi phạm thì
chúng ta cần thiết lập cho nó một cái khóa .Vậy khóa là tập hợp các thuộc tính độc
17
lập với nhau có ngữ nghĩa nhất định được mô tả trong các bảng có mục đích liên kết
giữa các bảng với nhau . Có hai mức khóa chính là:

2.2.4. KHÓA CHÍNH (PRIMARY KEYS)
Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà dữ liệu tại các cột này bắt buộc
phải có dữ liệu (không được để trống) và đồng thời phải duy nhất không được phép
trùng lắp ( tính dư thừa của dữ liệu).Và giá trị dữ liệu của khóa chính xác định duy
nhất các giá trị của các trường khác trong cùng một dòng.
2.2.5. KHÓA NGOẠI
Là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà các trường này là khóa chính
của một bảng khác. Do đó, dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải tồn tại có trong một
bảng khác đó gọi là tính tồn tại của dữ liệu.
2.3. KHẢO SÁT CSDL
2.3.1. GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCOM
Với phần mềm ACCOM công ty hiện tại đang sử dụng hệ quản trị CSDL
access. Cấu trúc cơ sở dữ liệu của công ty rất nhiều bảng, hơn 57 bảng:
18
Vì vậy đề tài chỉ trình bày chi tiết cấu trúc cơ sở dữ liệu của những bảng quan trọng
và các yêu cầu của đề tài cần sử dụng đến.
19
2.3.2. PHÂN TÍCH VÀ TÌM HIỂU CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA
MỘT SỐ BẢNG QUAN TRỌNG
Tuy có rất nhiều bảng nhưng do thời gian làm đề tài này có hạn nên chúng tôi chỉ
nhiên cứu và tìm hiểu cấu trúc và ý nghĩa của những bảng quan trọng và các
20
yêu cầu của đề tài cần sử dụng đến đó là các bảng sau: HÓA ĐƠN, SẢN PHẨM,
CHI TIẾT HÓA ĐƠN, KHÁCH HÀNG, KHO, BẢNG USE.
Sau đây là mô hình thực thể và mối kết hợp của các bảng trên:
2.3.2.1. MÔ TẢ CHI TIẾT CÁC THỰC THỂ VÀ MỐI KẾT HỢP
HÓA ĐƠN(tblHOADON): Là một thực thể, bảng này cho ta biết thông tin
về các hóa đơn bán hàng như mã hóa đơn(MaHD), MaKHO, người lập hóa đơn, mã
khách hàng( MaKH), số lượng, ngày lập, ghi chú.
SẢN PHẨM(tblSANPHAM): Đây là một thực thể, cho biết thông tin về

hàng hóa như: ,Mã sản phẩm(MaSP), tên sản phẩm(TenSP), mã kho(MaKHO) đơn
giá dự tính, năm sản xuất, ngày nhập, tình trạng, hạn sử dụng, ghi chú.
Ta có mối liên hệ giữa hai bảng Sản phẩm và Hóa đơn như sau ở đây có
nghĩa là một mặt hàng có thể được bán trong nhiều hóa đơn bán hàng khác nhau,
hoặc trong một hóa đơn bán hàng có thể bán nhiều mặt hàng khác nhau.
n n

Do được xây dựng trên lý thuyết tập hợp, nên mô hình quan hệ không hỗ trợ
liên hệ nhiều nhiều. Khi thiết kế bảng, ta phải tách liên hệ nhiều thành hai liên hệ
một nhiều , cụ thể bằng cách tạo một bảng mới và cho bảng mới này liên hệ một
nhiều với hai đối tượng ban đầu. Do đó bảng ChiTietHoaDon ra đời trên cơ sở đó.
tblHOADON tblSANPHAM
21
Bảng mới này được gọi là mối kết hợp .Và mối liên hệ này được biểu diễn lại như
hình sau:
1 n n 1
Chi tiết hóa đơn(CHITIETHD): Là mối kết hợp giữa bảng tblSANPHAM và
bảng tblHOADON. Do có liên hệ một nhiều( phụ thuộc vào) với hai đối tượng
HoaDon và SanPham, nên trong bảng tblCHITIETHD phải có hai thuộc tính là
khóa chính của tblHOADON (là MaHD của tblHOADON) và tblSANPHAM (là
MaSP của Bảng tblSANPHAM). Đó là lý do vì sao bảng này phải có hai thuộc tính
của tblHOADON và tblSANPHAM. Mỗi dòng dữ liệu trong bảng CHITIETHD
minh họa sự phụ thuộc giữa một thể hiện của tblSANPHAMvào một thể hiện của
tblHOADON. Ngoài hai thuộc tính khóa ngoại, bảng này còn có thêm một số thuộc
tính khác nhằm minh họa thêm cho sự phụ thuộc. Cụ thể như một dòng
(x,y,z,t,r,m ) trong bảng CHITIETHD (MaHD, MaSP, dongiaban,, ghi chú) cho ta
biết thông tin mặt hàng Y được bán trong phiếu bán hàng X với số lượng là Z và giá
bán là t và được hưởng chiết khấu r %
tblKHO: Đây là một thực thể cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho
của công ty. Bảng này gồm có các thuộc tính như: khóa chính của bảng (MaKho),

MaSP, TenSP, Số Lượng Tồn, Tổng Tiền, Ghi Chú
tblKHACHHANG: đây là một thực thể cung cấp thông tin về khách hàng đã
và đang mua hàng của công ty gồm các thuộc tính như: Mã khách hàng, Tên khách
hàng, địa chỉ, Số Fax, điện thoại, email, mã số thuế, mã khu vực,ghi chú.
tblKHUVUC : Đây cũng là một thực thể cho biết thông tin về những khu
vực, thành phố, tỉnh nơi mà công ty đang thực hiện giao dịch bán hàng, bảng này
gồm các thuộc tính sau:mã khu vực(MaKV), Tên Khu Vực( TenKV), Ghi Chú.
Tbl USER: bảng này là một thực thể đơn lẻ do chúng tôi tự tạo nhằm để
phân quyền cho người dùng hệ thống trong quá trình thiết kế các Form. Bảng này
gồm các thuộc tính như: Tên đăng nhập(TenDN), Mật khẩu, Tên Nhân
Viên(TenNV), Chức Vụ, Quyền.
tblHOADON
tblSANPHAM
CHITIETHD
22
2.3.2.2. QUAN NIỆM DỮ LIỆU VÀ CẤU TRÚC CÁC BẢNG

n 1 1 n
n n

1
1
n
1
 Cấu trúc của các bảng được thể hiện rõ ở những bảng sau:
 Bảng tblUSER:
Column Data Type Allow Nulls
TenDN nvarchar(50)

Matkhau nvarchar(50)


TenNV nvarchar(

Chucvu nvarchar(50)

Quyen nvachar(50)

 Bang tblHOADON
Column Data Type Allow Nulls
MaHD nvarchar(25)

NguoilapHD nvarchar(50)

MaKH nvarchar(50)

Makho nvarchar(25)

Ghichu nvarchar(50)

tblHOADON
tblKHUVUC
tblKHACHHANG
tblSANPHAM
tblUSER
tblCHITIETHD
tblKHO
23
Ngaylap datetime

 Bảng tblKHACHHANG:

Column Data Type Allow Nulls
MaKH nvarchar(50)

TenKH nvarchar(50)

MaKV nvarchar(30)

Diachi nvarchar(100)

Email nvarchar(50)

Masothue nvarchar(30)

SoDT nvarchar(50)

Ghichu nvarchar(50)

 Bảng tblCHITIETHOADON:
Column Data Type Allow Nulls
MaHD nvarchar(50)

MaSP nvarchar(30)

Dongia float

Ghichu nvarchar(50)

 Bảng tblSANPHAM:
Column Data Type Allow Nulls
Makho nvarchar(25)


MaSP nvarchar(30)

TenSP nvarchar(50)

Dongia Float

NamSX datetime

NgaySX datetime

Tinhtrang nvarchar(50)

HanSD datetime

Ghichu nvarchar(150)

 Bảng tblKHO:
Column Data Type Allow Nulls
Makho nvarchar(25)

Tenkho nvarchar(25)

Soluongton Int

Tongtien Float

Ghichu nvarchar(50)

24

 Bảng tblKHUVUC:
Column Data Type Allow Nulls
MaKV nvarchar(25)

TenKV nvarchar(50)

Ghichu nvarchar(50)

 Ràng buộc toàn vẹn
R1: Trên quan hệ khách hàng, mỗi khách hàng phải có một giá trị duy nhất tại thuộc
tính mã khách hàng, để phân biệt với các khách hàng khác. Ràng buộc này gọi là
ràng buộc khóa chính. Đặc tả bằng kí hiệu hình thức:
∀t1,t2 ∈ tblKHACHHANG, t1≠ t2 → t1.MaKH ≠ t2.MaKH
R2: Trên quan hệ tblHOADON và tblKHACHHANG mỗi hóa đơn phải thuộc về
đúng một khách hàng nào đó. Ràng buộc này gọi là ràng buộc khóa ngoại, và cũng
gọi là ràng buộc phụ thuộc tồn tại. Đặc tả kí hiệu hình thức.
∀t ∈tblHOADON, ∃! t’∈ tblKHACHHANG, t’.MaKH = t.MaKH
R3: Trên quan hệ tblKHACHHANG và tblKHUVUC mỗi khách hàng phái thuộc
đúng về một khu vực nào đó. Ràng buộc này gọi là ràng buộc khóa ngoại, và cũng
gọi là ràng buộc phụ thuộc tồn tại. Đặc tả kí hiệu hình thức.
∀t ∈tblKHACHHANG, ∃! t’∈ tblKHUVUC, t’.MaKV = t.MaKV
R4: Trên quan hệ tblSANPHAM và tblKHO mỗi sản phẩm phải thuộc đúng về một
kho nào đó. Ràng buộc này gọi là ràng buộc khóa ngoại, và cũng gọi là ràng buộc
phụ thuộc tồn tại. Đặc tả kí hiệu hình thức.
∀t ∈tblSANPHAM, ∃! t’∈ tblKHO, t’.Makho = t.Makho
R5: Trên quan hệ tblSANPHAM , tblHOADON và tblCHITIETHD, giá trị MaSP
và MaHD của mỗi dòng trong quan hệ tblCHITIETHD phải tương ứng tồn tại trong
các quan hệ tblSANPHAM va tblHOADON.
∀t ∈tblCHITIETHD, ∃! t’∈ tblSANPHAM, ∃! t’’∈ tblHOADON:
t.MaSP=t’.MaSP ∧ t.MaHD=t’’.MaHD

 Bảng tầm ảnh hưởng
25