Quản lý hệ thống bán hàng

Lời nói đầu
Trong những thật kỷ ngần đây ,ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một
cách nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt.ở VIệt Nam ngành công nghệ
thông tin tuy còn trẻ nhng tốc độ phát triển khá mạnh mẽ và đanh dần đợc ứng
dụng trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội,góp phần thúc đẩy sự phát triển của
đất nớc.
Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con ngời
,tiết kiệm đợc thời gian,độ chính xác cao,gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với
làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây.Tin học hoá giúp thu hẹp không gian
lu trữ tránh đợc thất lạc dữ liệu,tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin
theo nhu cầu của con ngời. Tuy nhiên về vấn đề then chốt ở đây là chúng ta phải
xây dựng đợc hệ thống thống tin phù hợp và hiệu quả,mà vẫn bảo mật trong hệ
thống. ĐIều này đòi hỏi chúng ta phải trang bị một kiến thức tốt về phân tích và
thiết kế hệ thống để có thể mô tả đúng quy trìng và cách thức hoạt động của hệ
thống.
Và dới đây là phần báo cáo về một trong những công việc tiêu biểu ma phần
mềm ACCESS có thể ứng dụng đợc và đem lại hiệu quả cao. Đó là Quản Lý Hệ
Thống Bán Hàng áp dụng cụ thể là Công Ty CP Máy Tính-Truyền Thông-ĐIều
Khiển-3C 21/6 Lý Nam Đế-Quận Hoàn Kiếm-Hà Nội. Với kiến thức con cha đợc
xâu sắc chắc không tránh khỏi những nhầm lẫn thiếu sót trong quá trình làm vì
vậy em mong thầy cô bạn đọc chỉ bảo thêm.
Em xin chân thành cảm ơn
2
Phần I
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng
Chơng I
Khảo sát và thiết lập hệ thống bán hàng
1>Khảo sát hệ thống.
1.1>Hiện trạng hệ thống
- Quy trình bán hàng bắt đầu bằng việc tiếp nhận trực tiếp đơn hàng từ
khách hàng hay các đại diện thơng mại.

- Đơn hàng có thể qua đIện thoại,máy fax hay e-mail và đợc chuyển thành
đơn hàng bởi phòng bán.
- Khi nhận đợc đơn hàng bộ phận khiểm tra sẽ kiểm soát xem là khách hàng
cũ hay khách hàng mới và số nợ của khách có vợt quá giới hạn cho phép hay
không sau đó bắt đầu kiêm tra lợng mặt hàng có trong kho .Nếu lợng hàng trong
kho đủ đáp ứng yêu cầu của khách hàng thì lập một phảiếu xuất hàng gửi cho bộ
phận kho yêu cầu xuất hàng cho khách.Nếu lợng hàng không đủ thì tiến hành giao
dịch trực tiếp với khách hàng hoặc chờ trong một khoảng thời gian để công ty mua
hàng về.
- Nhân viên bán hàng luôn theo dõi tình trạng hàng hoá còn tồn đọng để đáp
ứng những thông tin cần thiết khi tiếp nhận đơn hàng.Sau khi tiếp nhận đơn hàng
nhân viên có nhiệm vụ phảI kiểm tra đơn đặt hàng trong ngày và tính hợp pháp
của những đơn đặt hàng ấy.Mặt khác hằng ngày nhân viên bán hàng phảI xử lý
những đn đặt hàng đã đến hẹn.Nếu khách hàng đến đúng hẹn thì tiến hành theo
thoả thuận lập hoá đơn nếu có cả sự đồng ý cả hai bên đồng thời đa ra phơng thức
thanh toán.Nếu khách hàng không đến đúng hẹn thì thực hiện việc tạm xoá đơn
hàng và thực hiện viêc loại bỏ sau đó nếu đơn hàng không có giá trị.Sau khi bán
hàng nhân viên phảI tổng hợp thông tin và báo cáo lên ban lãnh đạo công ty để thu
thập thông tin ,đáng giá tình hìng kinh doanh chung của toàn công ty.
3
1.2>Nhận xét hệ thống cũ.
Hệ thống bán hàng kiểu cũ đã phù hợp với quá trìng kinh doanh của công ty
trong những ngày đầu mới thành lập khi quy mô hoạt động còn nhỏ,mức độ kinh
doanh cha lớn,các công việc xử lý ít.Ty nhiên hịên nay do nhu cầu cạnh tranh và
phát triển trên thị trờng kinh tế buộc công ty phảI có sự thay đổi về quy mô và ph-
ơng pháp kinh doanh chính vì thế mà hệ thống hiện tại đã bộc lộ một số nhợc
đIểm sau:
- Khi cần kiểm tra xem khách hàng cũ hay khách hàng mới va kiểm soát số
nợ của khách hàng thì các nhân viên của công ty phảI tìm lại những đống sổ sách
với số liệu dày đặc rất mất thời gian và có thể dẫn đến nhầm lẫn.

- Đối với việc quản lý kho hàng do hàng ngày lợng hàng xuất nhập vào kho
diễn ra liên tục nên mỗi ngày bộ phận quản lý kho phảI lập sổ sách thống kê hàng
hoá phảiếu xuất nhập kho,khi cần tổng hợp in số liệu phảI huy động tất cả các số
liệu thống kê vừa vất vả vừa tốn thời gian và nhân lực.
- Đối với bộ phận kế toán :Công đoạn tính tiền hàng lập hoá đơn thanh toán
tiền bằng phơng pháp thủ công nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn.
- Việc lu trữ hoá đơn,số liệu,danh sách hàng,danh sách nhà cung cấp,danh
sách các mặt hàng đợc thực hiện trên sổ sách,chứng từ nên công ty có một số lợng
lớn dữ liệu.ĐIều này rất dễ dẫn đến mất mát thông tin cũng nh ngây khó khăn cho
việc tìm kiếm mặc dù đống sổ sách đó đã đợc sắp xếp có khoa học.
1.3>Yêu cầu đối với hệ thống mới.
- Hề thống bán hàng kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phơng pháp tự động
hoá.
- Giảm tối đa công đoạn thủ công.
- Việc tính toán số liệu,cập nhật tìm kiếm,sửa thông tin đợc làm bằng máy
tính và phảI có độ chính xác cao,nhanh chóng và thuận lợi.
- Các mẫu hoá đơn chứng từ,thống kê báo cáo đợc nhập sẵn trong máy.
- Các dữ liệu lu trên máy phảI đợc đảm bảo an toàn.
4
Chơng II
Phân tích hệ thống
2.1>Các chức năng của hệ thống
- Hệ thống
- Bán hàng
- Mua hàng
- Quản lý kho
- Thống kê báo cáo
2.2>Các phơng thức hoạt động
2.2.1>Hệ thống
- Đăng ký:Thực hiện đăng ký mới một tàI khoảng cho ngời sử dụng để có thể

đăng nhập vào hệ thống và có thể sử dụng các ứng dụng của hệ thống.
- Phân quyền:Tuỳ thuộc vào chức vụ của ngới sử dụng lúc đăng ký mà có
quyền hạn nhất định trong việc sử dụng hệ thống.
2.2.2>Bán hàng
- Quản lý khách hàng:khi nhận đợc đơn hàng từ khách hàng hay các đại diện
thơng mại,bộ phận kiểm tra sẽ kiểm soát nếu là khách hàng cũ và số nợ của khách
không quá giới hạn cho phép thì chuyển đơn hàng sang bộ phận bán hàng,ngợc lại
báo cáo với ban xử lý đơn hàng quá hạn .Nếu là khách hàng mới thì tuỳ thuộc vào
hoàn cảnh cụ thể đặt một giới hạn nợ và tạo một phảiếu ghi khách hàng mới.
- Danh sách hàng bán:khi nhận đợc đơn hàng đã kiểm tra,bộ phận này tiến
hành kiểm tra mỗi mặt hàng trong kho.Nếu lợng hàng trong kho đủ để đáp ứng
yêu cầu của khách hàng thì đánh dấu vào đơn hàng.Nếu lợng hàng không đủ để
đáp ứng yêu cầu thì gởi một yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng để cung cấp
lợng tối thiểu yêu cầu.
2.2.3>Mua hàng
- Quản lý nhà cung cấp:với mỗi mặt hàng thì có nhà cung cấp cụ thể,việc
quản lý nhà cung cấp thuận lợi cho việc mua hàng lần sau.
- Danh sách mua hàng:bộ phận này có nhiệm vụ đánh giá xu hớng mua của
khách hàng thông qua yêu cầu mua hàng từ bộ phận bán hàng và thông qua bộ
phận kiểm kê kho để đIều chỉnh việc mua hàng định kỳ.
5
2.2.4>Quản lý kho
- Kiểm kê kho:kiểm tra thống kê lợng hàng xuất nhập,lợng hàng tồn trong
kho để lập báo cáo và yêu cầu mua hàng cho bộ phận mua hàng khi số hàng nào
đó trong kho đã hết hoặc nhỏ hơn mức yêu cầu của đơn hàng.
- Nhập hàng:Hàng nhận đợc từ nơI cung cấp sẽ đợc kiểm tra theo phảiếu mua
hàng do bộ phận mua hàng gửi đến.Khi hàng nhận đợc kiểm tra đầy đủ,phảiếu
giao hàng của nhà cung cấp sẽ đợc ký nhận và hàng sẽ đợc chuyển vào kho.Một
bản sao của phảiếu giao hàng sẽ đợc gửi đến bộ phận quản lý tàI chính để thanh
toán sau khi phảiếu nhập hàng đã đợc đIền đầy đủ ,phảiếu nhập hàng sẽ đợc

chuyển cho bộ phận kiểm kê kho để cập nhật thông tin về hàng.
- Xuất hàng khi nhận đợc thông báo xuất hàng cùng với phảiếu gom hàng tất
cả mặt hàng sẽ đợc gom lại và gửi cho khách hàng kèm theo phảiếu xuất hàng
thoe thứ tự đến của thông báo.Khi hàng đợc giao khách hàng sẽ ký vào phảiếu
xuất hàng và chuyển cho bộ phận tàI chính.Một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ
chuyển cho bộ phận quản lý tàI chính,một bản sao của phảiếu xuất hàng sẽ chuyển
cho bộ phận kiểm kêkho để cập nhật thông tin về hàng trong kho.
2.2.5>Thống kê báo cáo.
- Thống kê doanh thu bán hàng:căn cứ vào việc hoạch toán thu chi bộ phận
này sẽ lập báo cáo về doanh thu bán hàng của công ty theo từng thời kỳ nhất địng
gửi tới ban lãnh đạo của công tyvà đa ra những phơng pháp,những chiến luựơc
kinh doanh cho phù hợp.
- Thông kê nợ:Do hình thức thanh toán của công ty có thể là trả ngay hoặc nợ
nên nhân viên bán hàng cần phảI lạp một báo cáovề tình hình nợ của khách hàng
để tiện theo dõi từ đó đa ra quyết định tiếp tục bán hoặc không bán cho khách
hàng.
- Thống kê hàng tồn kho:căn cứ vào phảiếu nhập xuất hàng nhân viên kiểm kê
kho sẽ lập báo cáo về lợng hàng hoá còn tồn kho gửi tới ban lãnh đạo công ty để
đa ra cách giảI quyết.
6
2.3>Các thông tin vào ra của hệ thống.
2.3.1>Quản lý khách hàng:
- Thông tin vào:các thông tin về khách hàng:họ tên,ngày sinh,địa chỉ giới
tính.
- Thông tin ra:Danh sách khách hàng.
2.3.2>Quản lý nha cung cấp.
- Thông tin vào:Các thông tin về nhà cung cấp:Họ tên,Địa chỉ,Điện thoại,TàI
khoản.
- Thông tin ra:danh sách nha cung cấp.
2.3.3>Danh mục hàng.

- Thông tin vào:các thông tin về hàng:Mã hàng,Tên hàng,Nhà cung cấp.Số l-
ợng,Đơn giá.
- Thông tin ra:Danh mục hàng.
2.3.4>Nhập hàng.
- Thonng tin vào:Đơn yêu cầu nhập kho,thông tin hàng nhập.
- Thông tin ra:Phảiếu xuất hàng.
2.3.5>Bán hàng.
- Thông tin vào:Đơn yêu cầu xuất kho,phảiếu gom hàng,thông tin hàng xuất.
- Thông tin ra:Phảiếu xuất hàng.
2.3.6>Thông kê doanh thu bán hàng.
- Thông tin vào.
- Thông tin ra:Báo cáo doanh thu bán hàng.
2.3.7>Thống kê nợ.
- Thông tin vào
- Thông tin ra:Thống kê nợ.
2.3.8>Thống kê hàng tồn.
- Thông tin vào:Phảiếu nhập hàng,phảiễuuất hàng.
- Thông tin ra:Thống kê hàng tồn kho.
7