Cách thiết lập một sự kiện gây quỹ

Cách thiết lập một sự kiện gây quỹ.
Để lên kế hoạch sự kiện gây quỹ phần lớn đã được thảo
luận trong những vấn đề chung toàn cầu. Chuẩn bị một số
lượng tài chính cần thiết, xem xét thực hiện các khâu để tổ
chức một sự kiện gây quỹ hiệu quả. Bạn cần phải biết tổ
chức hay cá nhân nào bạn sẽ giúp đỡ, động não tìm ra
những ý tưởng gây quỹ, tìm địa điểm thích hợp và danh
sách khách mời.
Các bước tiến hành.
1. Nếu bạn chưa biết hoặc chưa quyết định sẽ quyên
góp cho tổ chức từ thiện nào nhưng bạn nghĩ sẽ cần sử
dụng đến nhiều chi phí nhất? Nếu chưa chắc chắn hãy thảo
luận điều đó với gia đình và bạn bè.
2. Mở một tài khoản ngân hàng nếu bạn chưa có và cần
có kế hoạch để quản lý một số tiền lớn. Điều này đặc biệt
hữu ích cho các sự kiện gây quỹ là cá nhân hoặc gia đình
đứng ra tổ chức. Đặt tên tài khoản một cách công khai rõ
ràng để chứng minh các hạng mục liên quan đến thuế. Ví
dụ nếu bạn đang có kế hoạch gây quỹ cho trẻ em (giả định
tên quỹ là Susan Smith) đang phải điều trị ung thư, hãy đặt
tên cho tài khoản một cái tên giống như “ Qũy quyên góp
cho Susan Smith”
3. Kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào. Với một người
sáng tạo thì không bao giờ thiếu ý tưởng, bạn có thể lựa
chọn tổ chức theo cách truyền thống ví dụ như một cuộc
đấu giá bí mật, đấu giá bữa tối hoặc thử làm điều gì đó
hoàn toàn khác biệt. Ví dụ như tổ chức một cuộc đua, cuộc
thi bơi lội hoặc thậm chí mặc đồ anh hề và biểu diễn để
nhận quyên góp.
4.Tìm lý do cho công việc mà bạn đang cố gắng (vì một
cá nhân, lợi ích của một nhóm, cộng đồng hay mục đích

phi lợi nhuận vv ). Chuẩn bị một danh sách những người
bạn sẽ liên lạc với họ. Sử dụng email đặc biệt hữu ích và
hiệu quả trong việc liên lạc với nhiều người tại cùng một
thời điểm, đặc biệt là việc tìm kiếm tình nguyện viên.
5.Tìm trong danh sách liên lạc bất kỳ ai có kinh nghiệm
trong chiến dịch gây quỹ mà bạn đang lên kế hoạch. Họ
không giữ vai trò phụ trách nhưng bất cứ kinh nghiệm nào
sẽ trở lên hữu ích trong việc hỗ trợ bạn. Điều này thực sự
cần thiết nếu bạn không có bất cứ kinh nghiệm nào về lĩnh
vực này.
6.Tìm địa điểm để tổ chức sự kiện. Một không gian trong
nhà nơi có sức chứa đủ rộng để tổ chức sự kiện ví dụ như
nhà thờ, trường học, nhà hàng hoặc đại sảnh của các hội
hay tổ chức Tìm một nơi tương tự mà các sự kiện khác đã
từng tổ chức ở đó và hỏi về những trang thiết bị đã sẵn có.
Tùy thuộc vào mục đích và lợi ích sự kiện của bạn mang lại
cho cộng đồng, bạn có thể được miễn phí sử dụng không
gian. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách liên lạc để nhờ
mọi người cho ý tưởng về một nơi dành cho sự kiện của
bạn.
7.Tham quan trực tiếp các cơ sở để quyết định xem có
đủ không gian và tìm kiếm sự hỗ trợ sẵn có. Khi đến cơ
sở hình dung trước một bản đồ cho sự kiện sắp tới để giảm
thiểu những bất cập khi diễn ra sự kiện chẳng hạn như vấn
đề về lối ra vào hoặc các vấn đề liên quan khác.
8. Xác định ngày giờ tổ chức. Kiểm tra ngày giờ cụ thể
để chắc chắn không bị trùng với những sự kiện gây quỹ
khác cùng thời điểm.
9. Quyết định loại hình thanh toán sẽ chấp nhận. Tiền
mặt và thẻ tín dụng được sử dụng phổ biến, tuy nhiên thẻ

tín dụng là hình thức sử dụng nhiều nhưng phức tạp hơn.
Hãy tính đến những khả năng thanh toán cần có phí kèm
theo sẽ phải trả chi phí. Cũng như vậy các công ty thẻ tín
dụng sẽ chiết khấu phần trăm với mỗi lần thanh toán.
10. Kiểm tra mọi thủ tục giấy tờ với cơ quan chức năng
để xem xét và hoàn thành thủ tục được cấp phép.(Ví dụ
đăng ký với một cơ quan có thẩm quyền về cấp phép game
nếu bạn có kế hoạch tổ chức một cuộc mở thưởng xổ số
hoặc với cơ quan y tế nếu bán thực phẩm.
11. Xác định xem sự kiện của bạn mở cửa tự do hay
bán vé. Nếu bán vé quyết định mức giá hợp lý (cá nhân,
cặp đôi hay gia đình) và đặt làm vé. Giá vé chỉ nên mang
tính chất hữu nghị bởi nó đánh giá cao số lượng người tham
gia. Bạn cũng có thể sử dụng một dịch vụ như EventBrite
(cơ bản là miễn phí) để phối hợp việc bán vé và dành cho
danh sách khách mời. Ngoài ra, hãy chắc chắn lối vào có
bảng ghi và những ký hiệu rõ ràng để các nhà quyên góp và
tài trợ biết số tiền hay ngân phiếu phải nộp.
12. Tìm kiếm sự giúp đỡ. Tìm hiểu xem các doanh
nghiệp quảng cáo ở địa phương có sẵn sàng giúp đỡ hay
không. Dù bằng cách nào, sự kiện của bạn xuất hiện trên
báo địa phương có thể sẽ rất hữu ích. Liên hệ với cả bộ
phận quảng cáo, bộ phận biên tập hoặc một chuyên mục
dành cho tin tức về sự kiện của bạn. Liên lạc với các đài
phát thanh và truyền hình địa phương xem họ có thể đưa tin
về sự kiện của bạn trên sóng của họ hay không. Sử dụng
danh sách liên lạc của bạn để mở rộng phạm vi ảnh hưởng
thông qua email, twitter, facebook vv
13. In tờ rơi và phát chúng xung quanh khu vực. Bạn
cũng có thể tạo một quảng cáo trên máy tính và chuyển file

sang định dạng PDF hoặc JPEG, bạn gửi nó qua email đến
bất cứ ai trong danh sách liên lạc.
14. Bán vé trước sự kiện. Có nhiều trang web miễn phí ví
dụ như SMORE.com sẽ giúp bạn làm việc này. Hình thức
này tạo điều kiện cho những người không tham gia sự kiện
có cơ hội quyên góp, trang web cũng có thể cung cấp cho
bạn ý tưởng về cách phổ biến sự kiện này. Các tình nguyện
viên có thể xin ý kiến được phép đặt thùng quyên góp ở các
doanh nghiệp địa phương để bán vé và nhận quyên góp.
Đây cũng là một cách quảng cáo cho sự kiện có hiệu quả
15. Chuẩn bị sẵn tiền mặt để quy đổi và hòm chứa có
khóa để cất giữ tiền và ngân phiếu (nếu mọi người đóng
góp bằng hình thức này). Đặt một thùng quyên góp ở
ngay lối vào và có ký hiệu nhận biết rõ ràng để tăng cơ hội
được mọi người đóng góp nhiều hơn nữa, bạn sẽ thấy nó
hoạt động hiệu quả một cách đáng ngạc nhiên. Để ý tất cả
các thùng đựng tiền một cách cẩn thận, có thể không có gì
đáng lo ngại sảy ra nhưng nó dễ bị mất trộm.
16. Bắt đầu sự kiện! cố gắng làm cho sự kiện diễn ra thú
vị và cuốn hút nhất có thể.
17. Làm vệ sinh khu vực sau khi kết thúc sự kiện. Hãy
chắc chắn đã giữ lại biên lai, hóa đơn và những hồ sơ liên
quan.
18. Gom tất cả số tiền đã nhận được từ quyên góp của
cá nhân và tổ chức để làm từ thiện.
How to Set up a Fundraising
Event
Edited by Cricket Dan, Maluniu, Luv_sarah, Sondra C and 21 others
Much has been discussed with regards to the world's problems and the amount
of money needed to put a dent in the need. Consider doing your bit by setting up

a fun fundraising event! You'll need to know what sort of charity you'll be helping,
brainstorm fundraising ideas, and figure out ideas for venues and guest lists.
Steps
1.
1
If you don’t already know, decide which charity you are going to
help. Which one do you think requires the funds most? If you are unsure, discuss
this with friends and family.
1.
2
Consider opening a bank account, if one is not already available and you
plan to raise quite a bit of money. This is especially helpful for fundraising
events that help a person or family. Put a name on the account to be sure it is
clear for tax purposes. For example, if you are raising funds for a child (let’s say
Susan Smith) who is getting treatments for cancer, name the account something
like the “Susan Smith Donation Fund.”
2.
3
Decide what the event is going to be. Ideas are limited only by your creativity.
You could choose to hold something traditional, such as a silent auction or a
dinner, or you could try something really different, such as a race, a water-fight,
or even collecting donations while wearing something silly for the whole day. Be
creative!
3.
4. Find out if the cause you are championing (person, group, non-profit,
etc.) has a list of people who would be open to being contacted. Email is
especially useful for contacting many people at the same time, particularly
for finding volunteers.
5.
5

Use the contact list to find anybody who has experience with the type of
fundraiser you are planning. They don’t have to have been in charge, but any
experience will be helpful. This is very helpful, if you don’t have any experience!
6.
6
Find a place to hold the event. Possible places for large indoor events include:
churches, schools, wineries, restaurants or halls of fraternal organizations. Find
out where other similar events have been held and ask about the availability of
those places. Depending on what your event is benefiting, you might get the
space donated. You can also use the contact list to ask people for ideas on a
place for your event.
7.
7
Tour the facilities to determine if there is adequate space and to find out
what supplies are available to use. While touring the facilities, make a map of
the event ahead of time to help avoid any people “traffic” problems, such as lines
blocking places needing access.
8.
8
Determine a date and time. Consider things such as when other fundraisers are
being held. Choose an end time that takes into consideration time for clean up.
9.
9
Decide what types of payment you will accept. Cash and checks are fairly
easy. Credit cards probably get people to spend more but are more complicated.
Consider The Square which works with your IPhone. Be aware that the Square
has fees attached. Also, credit card companies take a percentage of each sale
as payment.
10.
10

Check with proper authorities to see if you need to complete any
paperwork. (For example, a gaming authority - if you plan to hold a raffle or a
health authority - if you are selling food.)
11.
11
Determine if your event will be free admission or require tickets. If the event
requires paid admission, determine prices (single, couple, family) and make
tickets. Tickets are fairly cheap, so overestimate rather than underestimate the
number you need. You may also use a service like EventBrite (basic service is
free) to coordinate the sale of tickets and/or guest list. Also, be sure the entrance
table has a clear large sign letting donors know to whom the checks is payable.
Depending on the type of event, you might get some friends and family to donate
money in return for being allowed to take part.
12.
13. Get the word out. Find out if a local advertising business would be willing
to help. Either way, a local newspaper can be helpful. Contact both the
advertising department for advertising and the editorial department or a
columnist for news coverage of your event. Contact local radio and
television stations to see if they will give your event news coverage or
offer Public Service Announcements. Use your contact list to have people
spread the word via email, twitter, facebook etc.
14.
13
Make up flyers and post them around the area. If you make a flyer on your
computer and know how to make it into a PDF or a JPEG, you can email that to
anyone on your contact list willing to print and post flyers.
15.
14
Pre-sell tickets, if you are charging admission. If not, make a flier. There are
free websites which can help, for instance SMORE.com. This gives people who

can’t make it to the event a chance to donate to the cause. It also can give you
an idea of how popular the event might be. (This is helpful when buying
supplies.) Volunteers can try to get permission to set up tables at local
businesses to sell tickets and accept donations. This is good advertising, too.
16.
15
Get cash for change and a lock box to hold cash and checks as people
pay. Consider putting a large bucket at your entrance table with a sign on it that
gives people an opportunity to donate more. It works surprisingly well. Watch all
money repositories very carefully. Probably nothing will happen, but it would be
easy for someone to grab something and run out the door.
17.
16
Start the event!. Try and make it as fun as possible.
18.
17
Clean up as much as possible after the event. Be sure to keep your receipts
and careful records.
19.
18
Take the money you have collected to the charity.