Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng

Chuyên đề báo cáo thực tập
Lời nói đầu
Trong giai đoạn hiện nay, với đờng lối chính sách của Đảng và Nhà nớc,
duy trì cơ chế kinh tế thị trờng, nhằm thúc đẩy tận dụng tối đa các nguồn lực trong
nớc, nớc ngoài để đảm bảo nhu cầu tiêu dùng, đời sống nhân dân tích luỹ trong n-
ớc và xuất khẩu, tăng thu nhập quốc dân kích thích phát triển kinh tế xã hội. Đặc
biệt ngay từ khi luật doanh nghiệp đi vào hoạt động có hiệu lực (tháng 1/2000) đã
khẳng định một bớc đổi mới trong hệ thống pháp lý tạo ra môi trờng thuận lợi cho
cá doanh nghiệp hoạt động, nhằm phát huy sức mạnh nền kinh tế. Từ thực tế cho
ta thấy số lợng doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngày càng tăng, bên cạnh đó
việc bán hàng sản phẩm hàng hoá là vấn đề quyết định sự tồn tại và phát triển của
doanh nghiệp. Bởi vậy để tồn tại và phát triển doanh nghiệp không những có
nhiệm vụ thu mua gia công chế biến, sản xuất sản phẩm, mà phải tổ chức tốt khâu
bán hàng sản phẩm hàng hoá.
Mục tiêu của việc kinh doanh là lợi nhuận, bên cạnh đó cũng không ít rủi
ro, để có đợc thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiệp phải tìm tòi nghiên cứu thị
trờng, trên cơ sở đó ra quyết định đa ra mặt hàng gì. Để phản ánh và cung cấp
thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đa ra quyết định đúng đắn, kịp
thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế toán nói
chung và công tác kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng nói
riêng một cách khoa học, hợp lý.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, với sự cạnh tranh gay gắt, Công ty
TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đã tồn tại và phát triển, Công ty liên tục
nhập các loại linh kiện máy vi tính , các thiết bị máy văn phòng mới, chủ động
trong việc bán hàng hoá. Song song với những điều đó bộ phận kế toán Công ty
cũng từng bớc hoàn thiện và phát triển.
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

1
Chuyên đề báo cáo thực tập
Qua qúa trình thực tập tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty em đã lựa

chọn đề tài nghiên cứu: Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng .
Mục tiêu của chuyên đề này vận dụng những kiến thức đã học ở trờng vào
nhu cầu thực tiễn về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty, từ
đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp một phần nhỏ vào công việc hoàn
hiện công tác kế toán ở đơn vị.
Trong chuyên đề này tập trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản lý
và kế toán, phân tích quy trình kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở
đơn vị và phơng hớng, biện pháp giải quyết các vấn đề thực tế còn tồn tại. Chuyên
đề ngoài phần mở đầu và phần kết luận đợc chia làm 3 phần chính:
Phần I Tổng quan về Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn .
Phần II : Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng .
Phần III : Một nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán
hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bi Văn
phòng .
Do những hạn chế về trình độ và thời gian nên chuyên đề không tránh khỏi
những khiếm khuyết nhất định, nên em mong đợc các thầy cô cùng các cán bộ của
Công ty nơi em thực tập thông cảm.
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

2
Chuyên đề báo cáo thực tập
Phần I
Tổng quan về
công ty TNHH TM Tin học và thiết bị văn phòng
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nớc ta, Đảng và Nhà nớc
thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền kinh tế thị tr-
ờng có sự điều tiết của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa. Điều này đòi hỏi

tính độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cao. Mỗi
doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm
và bảo toàn đợc vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi.
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng ( tên giao dịch là TIC )
đợc thành lập từ năm 2004, hiện nay mặt hàng chính của Công ty là kinh doanh
máy photocopy, linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại
máy văn phòng . Công ty đặt trụ sở chính tại 117 Lê Thanh Nghị Hai Bà Trng
Hà Nội .
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một loại hình doanh
nghiệp t nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển
của Công ty nh sau:
* Từ năm 2004 đến năm 2005
Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị
trờng tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận đem lại cha cao
* Từ năm 2005 đến 2006
Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu đợc tiêu
thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình
quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản
phẩm tới từng khách hàng, doanh nghiệp, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất l-
ợng sản phẩm mà Công ty kinh doanh
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

3
Chuyên đề báo cáo thực tập
* Từ năm 2006 đến nay
Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Công việc kinh
doanh đi dần vào ổn định và đa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty.
Với ý thức không ngừng vơn lên , sau 4 năm phát triển đến nay Công ty đã
xây dựng đợc mạng lới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành , xây dựng các đại lý phân
phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh . Công ty

vinh dự đợc khách hành đánh giá là một trong các địa chỉ đáng tin cậy trong lĩnh
vực công nghệ thông tin . Khách hàng đến với Công ty là thợng đế , là những ngời
bạn đồng hành trong suốt thời gian sử dụng thiết bị công nghệ thông tin và các
thiết bị văn phòng
Hiện nay thị trờng truyền thống là Hà Nội vẫn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ
sảm phẩm . Lấy phơng châm luôn luôn đảm bảo chất lợng sản phẩm lấy chữ tín
với khách hàng , gắn liền với tiêu thụ nên số lợng sản phẩm bán ra ngày càng tăng
, năm sau cao hơn năm trớc .
Phơng thức bán hàng của Công ty là bán buôn và bán lẻ .
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty :
* Chức năng của Công ty:
Công ty TMHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng có chức năng kinh
doanh phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin , máy photocopy, linh kiện
máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn phòng Là một
doanh nghiệp t nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế hoạch
kinh doanh cho phù hợp với thị trờng thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích
luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội đồng thời tạo ra
việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp.
* Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty:
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

4
Chuyên đề báo cáo thực tập
- Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề
theo đăng ký kinh doanh do Nhà nớc cấp.
- Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu số
bán ra.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo
toàn, tăng trởng vốn kinh doanh.
- Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất tinh thần

cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng lực
làm việc.

Kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây
ĐVT: Đồng
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
Nguồn vốn kinh doanh 890.000.000 1.000.000.000 1.500.000.000
Doanh thu 2.498.000.000 3.190.860.000 4.589.760.000
Lợi nhuận 59.869.000 96.854.368 120.968.532
Lơng tháng/ ngời 780.000 1.000.000 1.200.000

Nhìn vào bảng ta thấy rõ sự tăng trởng của Công ty trong 3 năm qua ( 2005 ,
2006 , 2007 ) Doanh thu của năm 2006 so với năm 2005 là 692.869.000 VNĐ t-
ơng ứng với tỷ lệ tăng là 27,73 % .
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

5
Chuyên đề báo cáo thực tập
Lợi nhuận đạt đợc năm 2006 so với 2005 tăng 36.985.368 VNĐ , tơng ng
với tỷ lệ tăng là 61,78 % .
Chính vì vậy thu nhập của một ngời trong tháng đã tăng lên 220.000VNĐ , tơng
ứng với tỷ lệ tăng 28,20 %.
Doanh thu năm 2007 tăng so với năm 2006 là 1.398.900 VNĐ , tơng ứng tỷ
lệ tăng là 43,89 %
Lợi nhuận năm 2007 so với năm 2006 tăng 24.114.164 VNĐ , tơng đơng
với tỷ lệ tăng là 24,89 %
Tiền lơng tháng của ngời công nhân của năm 2007 so với năm 2006 tăng
20% .
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty :
Hiện nay Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng là một công

ty phát triển. Vấn đề tổ chức quản lý luôn đợc quan tâm , chú trọng của lãnh đạo
và toàn thể cán bộ công nhân viên nhằm dẫn đầu hoàn thiện một cơ cấu quản lý
thích hợp hiệu quả nhất . Mô hình tổ chức quản lý đợc miêu tả nh sau :
cơ cấu bộ máY QUảN Lý CủA CÔNG TY Cổ PHầN tnhh tm TIN
HọC Và THIếT Bị VĂN PHòNG
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

6
Chuyên đề báo cáo thực tập
Nhìn và

Nhìn đồ cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty ta thấy cơ cấu này đợc xây dựng
theo kiểu trực tuyến chức năng , đây là kiểu cơ cấu đợc áp dụng phổ biến trong
các doanh nghiệp nớc ta hiện nay . Các bộ phận của cơ cấu bao gồm : Ban giám
đốc , 7 phòng chức năng .
* Bố trí lao động của các bộ phận trong bộ máy quản lý của Công ty : Tổng
số lao động hiện có của Công ty là 49 ngời , bộ phận bán hàng có 9 ngời và các bộ
phận khác có 40 ngời .
- Về trình độ : Do coi trọng công tác đào tạo và tuyển chọn lao động nên
Công ty có một đội ngũ kỹ thuật và công nhân đạt trình độ cao . Có 5 ngời ở trình
độ đại học , chủ yếu tập trung ở các phòng ban , trung cấp có 31 ngời . Tại các
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

7
Giám đốc
Phó giám đốc
Trung
tâm bảo
hành
Phòng tổ

chức
hành
chính
Phòng kỹ
thuật
Phòng
chăm sóc
khách
hàng
Phòng
thiết kế
web
Phòng kế
toán tài
chính
Phòng
bán hàng
Chuyên đề báo cáo thực tập
phân xởng , số lao đông có trình độ đại học còn ít , chủ yếu là công nhân kỹ thuật
bậc 3/7 trở lên ( có 14 ngời ) .
* Sự phân chia các chức năng quản trị giũa các bộ phận :
- Sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc : Là sự phân chia chức
năng quản trị giũa ban giám đốc , bộ phận chức năng và bộ phận quản lý phân x-
ởng .
+ Ban giám đốc bao gồm những ngời đứng đầu Công ty , ban giám đốc thực
hiện đầy đủ các chức năng quản trị nhng ở cấp độ cao nhất và có tính quyết định
đối với toàn Công ty .
+ Bộ phận chức năng thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị ở cấp độ thấp
hơn , có tính tham mu và thực hiện đối với toàn Công ty .
Sự phân chia chức năng theo chiều dọc là phù hợp với kiểu cơ cấu sản xuất

hiện nay của Công ty
- Sự phân chia chức năng theo quản trị theo chiều ngang . Sự phân chia chức
năng quản trị theo chiều ngang thể hiện rõ nhất ở sự phân chia các chức năng quản
trị giũa các bộ phận chức năng . Chúng ta có thể mô ta sự phân chia này nh sau :
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

8
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ phân chia chức năng quản lý giữa các bộ phận

Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

9
Tài chính
Hạch toán
Quản lý và tiêu thụ
sản phẩm
T vấn kiểm tra nhu
cầu của khách hành
Kỹ thuật
Phòng kế toán tài
chính
Phòng bán hàng
Tổ chức đời sống
Trung tâm bảo hành
sản phẩm
Chăm sóc khách hàng
Phòng kỹ thuật
Nhân sự
Tổ chức lao động và

thuê lao động
Hành chính pháp
chế và bảo vệ
Phòng tổ chức hành
chính
Chuyên đề báo cáo thực tập

Chức năng của từng bộ phận :
Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty
đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến và đợc tổ chức nh sau:
* Ban giám đốc:
- Giám đốc : là ngời đại diện cho cán bộ công nhân viên tại Công ty, có
quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là ngời chịu
trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trớc pháp luật.
Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ
, hợp tác trong nớc , lập kế hoạch kinh doanh , đầu t phát triển
- Phó giám đốc : Là ngời giúp việc cho Giám đốc , phụ trác công tác quản lý
kỹ thuật , nguyên cứu cải tiến , thiết kế kỹ thuật và công tác bảo hành sản
phẩm , kế hoạch hoá và điều độ sản xuất . Ngoài ra phó giám đốc đợc phép
thay mặt giám đốc để giả quyết các công việc chung khi giám đốc đi vắng .
* Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mu giúp việc cho Giám
đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của
mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm
tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc đợc giao.
+ Phòng tổ chức hành chính : Thực hiện chức năng về nhân sự nh tuyển
dụng , bố trí , đào tạo , khen thởng , kỷ luật đối với công nhân của Công ty .
Bên cạnh đó phòng còn thực hiện chức năng nh định mức lao động , trả lơng ,
trả thởng , tổ chức đời sống và các hoạt động xã hội nh các hoạt động văn hoá ,
văn nghệ , thể thao cho công nhân viên của Công ty .
+ Phòng KCS : Có chức năng kiểm tra chất lợng sản phẩm vầ trong đó bao

gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho
sản phẩm .
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

10
Chuyên đề báo cáo thực tập
+ Trung tâm bảo hành : Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm , sửa
chữa , đổi sản phẩm sau khi bán cho khách hàng .
+ Phòng bán hàng : Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm
nguyên cứu thị trờng , quảng cáo
+ Phòng kế toán tài chính :
- Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của
Công ty, lập kế hoạch chi tiêu, mua sắm, thiết bị phục vụ công tác kinh doanh...
trình giám đốc.
- Thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo kế toán tài chính, quy định thống
nhất các ghi chép kế toán.
- Tham mu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến l-
ợc kinh doanh.
+ Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty đợc chia ra làm các tổ kỹ
thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của
công ty.
1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán củA Công Ty TNHH TM Tin học và
Thiết bị Văn phòng :
1.4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán :
Bộ máy kế toán cở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đợc
tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc đều đợc thực hiện ở phòng kế
toán, không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho
kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh
đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Công
ty:

Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

11
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Đứng đầu bộ máy là kế toán trởng. Kế toán trởng có nhiệm vụ quản lý điều
hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của
Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mu cho
Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lợc kinh doanh, kế hoạch chi phí
kinh doanh, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc.
- Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn, hàng
hoá, tình hình bán trong công ty. Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, quản lý
chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá
ứ đọng. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia
tăng .
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu
hoặc chi tiền mặt. Thủ quỹ phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày đối chiếu với số
liệu kế toán thanh toán tiền mặt.
- Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về
tình hình Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

12
Kế toán trưởng
Kế toán
hàng hoá Thủ quỹ
Kế toán
công nợ
Kế toán

tổng hợp
Chuyên đề báo cáo thực tập
1.4.2. Tổ chức vân dụng hệ thống chức từ ở Công ty gồm :
* Hợp đồng kinh tế.
* Phiếu thu, phiếu chi.
* Giấy báo nợ, có của ngân hàng.
* Hoá đơn giá trị gia tăng.
*Hoá đơn bán hàng.
*Bảng kê hoá dơn bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
*Bảng chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.
1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp nh
ban hành của Bộ tài chính , tai khoản của Công ty bao gồm các tài khoản :
TK 111 Tiền mặt
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 131 Phải thu khách hàng
TK 141 Tạm ứng
TK 142 Chi phí trả trớc ngăn hạn
TK 153 Công cụ dụng cụ
TK 156 Hoàng hoá
TK 1561 Giá mua hàng
TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá
TK 211 Tài sản cố định
TK 2111 Tài sản cố định hữu hình
TK 214 Hao mòn tài sản cố định
TK 2141 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
TK 242 Chi phí trả trớc dài hạn
TK 331 Phải trả ngời bán
TK 333 Thuế và các khoản thuế phải nộp nhà nớc
TK 3331 Thuế giá trị gia tăng phái nộp

Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

13
Chuyên đề báo cáo thực tập
TK 3338 Các loại thuế khác
TK 334 Phải trả ngời lao động
TK 335 Chi phí phải trả
TK 338 Phải trả phải nộp khác
TK 3383 Bảo hiểm xã hội
TK 3384 Bảo hiểm y tế
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
TK 4111 Vốn đầu t của chủ sở hữu
TK 421 Lợi nhuận cha phân phối
TK 4211 Lợi nhận cha phân phối năm trớc
TK 4212 Lợi nhận cha phân phối năm nay
TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá
TK 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính
TK 632 Giá vốn hàng bán
TK 635 Chi phí tài chính
TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 6421 Chi phí bán hàng
TK 6422 Chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
TK 911 Xác định kết quả kinh doanh .

Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

14

Chuyên đề báo cáo thực tập
1.4.4. Hình thức sổ kế toán
Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH TM Tin
học và Thiết bị Văn phòng áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trng cơ bản của Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng
hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp là ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế
toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng
từ ghi sổ, sau đó dùng để ghi sổ cái, chứng từ gốc sau đó dùng để ghi vào các sổ,
thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng khoá sổ tính ra tổng số tiền phát sinh trong tháng nên sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, phát sinh có của từng tài khoản sổ
cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu đúng số liệu ghi trên sổ cái và
bảng tổng hợp chi tiết, lập báo cáo tài chính :



Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

15
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ tổ chức ghi sổ của Công ty
1.4.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty:
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

Chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết
theo đối tượng

Sổ quỹ
Bảng kê Chứng
từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài
chính
Bảng tổng hợp chi
tiết theo đối tượng
Sổ đăng ký CT-
GS
16
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chuyên đề báo cáo thực tập
- Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng sử dụng hệ thống báo
cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nớc và thực hiện tốt các báo
cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty
bao gồm :
- Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02
- Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01
- Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính
- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản
Công ty TM Tin hoc và Thiết bị Văn phòng là Công ty TNHH có trách nhiệm nộp
báo cáo Tài Chính lên chi cục thuế trong thời hạn < 20 ngày đối với báo cáo quý ,
và < 90 ngày đối với báo cáo năm . Nộp lên cấp trên và lu tại phòng kế toán của
Công ty mình .

Phần II
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

17
Chuyên đề báo cáo thực tập
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết
quả bán hàng tại công ty THNN Tm tin học và
thiết bị văn phòng
-----------------
2. 1. đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty
2.1.1 . Các mặt hàng kinh doanh của công ty
Theo chủ trơng của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những
Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông
tin. Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng đợc thành lập để đáp ứng
nhu cầu cấp bách này.
Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm 2
lĩnh vực cụ thể:
* Kinh doanh dịch vụ:
Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có
nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng.
* Hoạt động kinh doanh:
Công ty đợc phép kinh doanh các loại hình sau:
+ Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị
viễn thông, mạng máy tính.
+ Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy
văn phòng khác.
Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tợng khách hàng của Công
ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân ngời
tiêu dùng. Đa số sản phẩm đợc tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội .
Các phơng thức bán hàng của Công ty :

Phơng thức bán hàng chủ yếu của Công ty là : Bán buôn, bán lẻ.
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

18
Chuyên đề báo cáo thực tập
Bán buôn :

Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết,
kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT) . Hoá đơn đợc thành lập ba liên, liên 1 lu
tại gốc, liên 2 giao cho ngời mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng
lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng đợc lập thành 3 liên.
Nếu việc bán hàng thu đợc tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) đ-
ợc dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu
thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.
Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà ngời mua thanh toán kế toán
thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1
liên, phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó
xé mật liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã
hoàn tất: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lu hành
nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đờng.
Trong phơng thức bán buôn có 2 hình thức:
Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho
giao cho ngời mua. Ngời mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế
toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá đợc coi là bán hàng khi ngời mua đã
nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

19
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho

TK 156 (1561) TK 632 TK 911
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá cha có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phơng thức này Công ty sau khi thủ tục
nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên
2 và 3 giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử ngời mang hoá đơn tới
ngời mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho
ngời mua (không qua kho). Hàng hoá đợc coi là bán hàng khi ngời mua nhận đủ
hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt
bằng tiền mặt.
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

20
Tổng giá
thanh toán
(cả thuế
VAT)
Chuyên đề báo cáo thực tập
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng

Bán lẻ :
Hình thức bán lẻ đợc áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Tân Mai).
Công ty thực hiện bán lẻ theo phơng thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh
nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trờng hợp nếu
bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của

ngời mua, thủ trởng đơn vị, kế toán trởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán
thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết
một lần). Trờng hợp bán lẻ nhng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế
toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho ngời mang hàng 2 liên:
liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán.
Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, ngời đợc phân công đi giao hàng có trách
nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGR (liên 3 - liên
xanh).
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

21
TK 911
TK 511
TK 111, 112, 113
TK 632
TK 133
K/C doanh thu
X/Đ KQKD
Tổng giá
thanh toán (cả
thuế VAT)
Tổng số tiền
thanh toán
(có thuế
VAT)
Mua hàng
Bán thẳng
Doanh thu
chưa có
VAT

Thuế VAT
được khấu
trừ
TK 3331
Thuế VAT
phải nộp
Số thuế GTGT phải nộp
Kết chuyển giá vốn - xác định KQKD
Chuyên đề báo cáo thực tập
-Ghi xác định giá vốn của hàng bán và kết vận chuyển
Số lợng Số lợng Số lợng Số lợng
hàng xuất bán tại = đầu ngày + hàng nhập - hàng tồn cuối
quầy, cửa hàng ( ca) trong ngày( ca ) ngày (ca)
Trị giá vốn
hàng xuất bán tại = Số lợng hàng * Giá vốn đơn vị
quầy xuất bán hàng bán
- Căn cứ số lợng trên để xác định doanh thu và giá vốn bán sau ca, ngày đối
chiếu với bán hàng tại quầy, cửa hàng,

Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
TK 156 TK 632 TK 911
Xuất kho bán hàng K\C giá vốn hàng bán
Xác định KQKD
TK 911 TK 511, 512 TK 111, 112, 131
Doanh thu bán hàng theo
K\C DT bán hàng giá cha có thuế VAT
Xác định KQKD TK 3331
Thuế VAT phải nộp
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

22
Tổng giá
thanh toán
(cả thuế
VAT)
Chuyên đề báo cáo thực tập
2.1.3. Phơng thức xác định kết quả bán hàng của Công ty :
Cuối kỳ kinh doanh, hay mỗi thơng vụ kế toán tiến hành xác định kết quả
tiêu thụ, nhằm cung cấp thông tin liên quan đến lợi nhuận (hoặc lỗ) về bán hàng
cho quản lý.
Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả bán hàng
TK 632 TK 911 TK 511
Kết chuyển trị giá vốn bán Kết chuyển doanh thu thuần
hàng bán hàng trong kỳ về bán hàng hàng hoá trong kỳ
TK 641 TK 421
Kết chuyển chi phí bán Kết chuyển lỗ về bán hàng
hàng phát sinh trong kỳ
TK 642
Kết chuyển chi phí
QLDN phát sinh trong kỳ
TK 142
Kết chuyển chi phí
chờ kết chuyển
Kết chuyển lãi về bán hàng
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

23
Chuyên đề báo cáo thực tập
2.2. Nội dung kế toán bán hàng hàng hoá và xác định kết quả bán hàng tại
Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn phòng :

2.2.1. Nội dung kế toán bán hàng ở Công ty TNHH TM Tin học và Thiết bị Văn
phòng :
2.2.1.1 . Kế toán doanh thu bán hàng :
Nh đã nêu ở phần trên việc bán hàng ở Công ty chủ yếu đợc tổ chức thực
hiện theo 2 phơng thức: Bán buôn, bán lẻ. Tùy vào từng phơng thức giao hàng,
hình thức thanh toán mà hỗ kế toán bán hàng cũng khác nhau.
Mặt khác, hàng tháng quá trình bán hàng cũng không giống nhau việc bán
hàng diễn ra trong phòng đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều, tháng ít.
Đây cũng là điều dễ hiểu.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định đợc doanh thu thì để phản
ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK 5111.
Tài khoản 511 đợc chia làm 2 tiểu khoản sau:
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5112: Doanh thu của dịch vụ
Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán công ty sử dụng số chi tiết tài
khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT.
Ví dụ: Kết cấu của các sổ và báo cáo đợc thể hiện qua Biểu số 8, 11, 13 Số
liệu tổng hợp của sổ cái TK 511 sẽ đợc sử dụng để xác định kết quả kinh doanh
trong tháng.
Kế toán bán hàng theo phơng thức bán buôn
Khi Công ty nhập kho một lô hàng nào đó bộ phận bán hàng của Công ty sẽ
gửi th chào hàng tới khách hàng của Công ty. Qua việc trao đổi nhu cầu mua bán
giữa hai bên, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán. Căn cứ vào hợp
đồng đã ký đợc sự phê duyệt của Giám đốc, phòng kế toán hoá đơn GTGT. Hoá
đơn GTGT vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

24

Chuyên đề báo cáo thực tập
hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.
Hoá đơn GTGT đợc lập làm 3 liên.
Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng
ngày.
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi
sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức
thanh toán, khối lợng, đơn giá từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế
GTGT và tổng số tiền phải thanh toán.
Sau khi lập hoá đơn GTGT nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn
xuất kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào
sổ kho theo số lợng hàng bán đợc. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết
cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất
tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán.
Đến cuối tháng, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối
tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán.
ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về bán hàng do thủ kho mang
tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật t đều đợc kế toán cho một
mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn GTGT kế toán phải kiểm tra mã của mặt hàng
đợc bán nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá bảng
tổng hợp nhập xuất kho tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá
về số lợng và giá trị.
Để hiểu rõ hơn về công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng , ta sẽ đi vào
1 ví dụ cụ thể :
VD1: Ngày 10/1/2008 giữa Công ty TNHH TM Tin hoc và Thiết bị Văn
phòng và Anh Thành là nhân viên Công ty TNHH An Phát ở Hải phòng có hợp
đồng mua bán 10 máy in Canon 1210 . Phòng kế toán lập phiếu xuất kho có chũ
Phạm Thu Hằng Kế Toán K36

25