Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn

Phạm Thị Hoài Phương
LỜI NÓI ĐẦU
Trong cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế hiện nay, cùng với
sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, tiếp đó, ngày 7/1/2006, Việt
Nam đã chính thức gia nhập WTO - Tổ chức thương mại thế giới, đất nước ta
đã được nâng lên một tầm cao mới - tầm cao của sự hội nhập hoàn thiện, của
sự phát triển. Đồng thời, sự kiện này sẽ đưa các ngành sản xuất kinh doanh
của Việt Nam vào những cơ hội và thách thức mới.
Để doanh nghiệp của mình có một chỗ đứng vững chắc trong thị trường
cạnh tranh khốc liệt ấy đòi hỏi sự năng động của các doanh nghiệp , buộc các
doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không ngừng xây dựng chiến lược mới và
hoàn thiện hoá nguồn thông tin kế toán, để tiếp tục hoàn thành mục tiêu tối
thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận của mình.
Kế toán nguyên vật liệu, là một trong những bộ phận quan trọng của hệ
thống kế toán doanh nghiệp. Vì vậy, đòi hỏi các nhà sản xuất phải lựa chọn
đúng người cung cấp, đúng nguồn nguyên vật liêu. Nếu các doanh nghiệp
không nắm bắt kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình đầu vào cho sản phẩm của
mình, thì các doanh nghiệp sẽ không thể chủ động trong quá trình sản xuất để
hoàn thành những mục tiêu của mình.
Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một việc làm hết
sức cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoàn thiện công tác kế
toán của doanh nghiệp. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần
in Công Đoàn đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện để đứng vững, tồn tại trên
thị trường. Đặc biệt là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên
vật liệu nói riêng ngày càng được coi trọng.
1
Phạm Thị Hoài Phương
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in Công đoàn, xuất phát từ
những lý do trên, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế
toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn.”
Nội dung chuyên đề gồm 3 phần :

Phần 1 : Những đặc điểm chung của công ty cổ phần in công đoàn ảnh hưởng
đến công tác kế toán nguyên vật liệu.
Phần 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ
phần in công đoàn.
Phần 3 : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại
công ty cổ phần in công đoàn.
2
Phạm Thị Hoài Phương
PHẦN 1: Những đặc điểm chung của công ty cỏ phần in
công đoàn ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán
nguyên vật liệu
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in công đoàn
Công ty cổ phần in công đoàn là đơn vị trực thuộc Tổng liên đoàn lao
động Việt Nam, tiền thân là nhà in lao động được thành lập ngày 22/8/1946
tại chiến khu Việt Bắc, chủ yếu là để in tài liệu phục vụ cho công tác tuyên
truyền thời kỳ kháng chiến chống Pháp.
Tên đầy đủ : Công ty cổ phần in Công Đoàn
Trụ sở chính đóng tại : 167 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước
Hình thức hoạt động : theo ngành nghề kinh tế sản xuất
Lĩnh vực kinh doanh : In báo, tạp chí, tài liệu…
Tổng số cán bộ công nhân viên : 340.
Trong đó nhân viên quản lí : 29
Tài khoản tại ngân hàng Nông Nghiệp, số tài khoản 26962.26965.26964
Số điện thoại : 043.851.2712
Qúa trình phát triển của công ty được khái quát qua các giai đoạn sau:
+ Giai đoạn 1: từ khi thành lập (1946-1975) .Trong giai đoạn này công suất,
quy mô của công ty còn nhỏ bé, hoạt động không ổn định chịu ảnh hưởng của
chiến tranh do đế quốc Mỹ gây ra. Năm 1966, công ty được tổng liên đoàn lao
động Việt Nam đầu tư cho 2 máy in cuộn để in báo lao động bằng nguồn viện

trợ của Tổng công hội Trung Quốc và cũng trong thời kỳ này công suất hoạt
động thấp như một phân xưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty la in các tài
liệu sách báo, tạp chí để phục vụ cho công tác phát triển Công đoàn, giai cấp
công nhân, cụ thể là tờ báo Lao Động. Năm 1972 Mỹ ném bom B52 toàn
3
Phạm Thị Hoài Phương
miền Bắc đánh phá thành phố và các tỉnh lân cận. Trước tình hình khó khăn
đó, Ban Trung Ương đã trung dụng hai máy in cuộn của công ty để xây dựng
phòng in báo Nhân Dân phục vụ cho công tác chính trị tư tưởng của Đang và
nhân dân ta.
+ Giai đoạn từ 1976 – 1989 : Đây là gia đoạn mà công ty hoạt động theo cơ
chế bao cấp. Mọi hoạt động của công ty do Tổng liên đoàn quyết định như:
Hoạt động sản xuất kinh doanh, số lượng báo in, chủng loại sản phẩm….Các
loại nguyên vật liệu và các loại chi phí khác phục vụ cho sản xuất đều do
Tổng liên đoàn cung cấp. Công ty chỉ có nhiệm vụ là thực hiện in ấn.,cũng
trong giai đoạn này, công suất hoạt động của công ty đạt khá cao ( 80% công
suất thiết kế, lực lượng lao động CNVC có đời sống ổn định và đã có tích luỹ
nội bộ)
+ Giai đoạn từ 1990-1998 : Đây là giai đoạn đất nước đang chuyển sang
nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của nhà nước, phát triển
theo định hướng XHCN. TỪ sự chuyển đổi nền kinh tế, Công ty đã có những
thay đổi về hình thức và đặc điểm sản xuất. Năm 1994 đoàn chủ tịch Tổng
liên đoàn Lao Động Việt Nam ra quyết định số 446/TLĐ ngày 14/5/1994 phê
duyệt luận chứng kinh tế kĩ thuật đầu tư mở rộng Công ty In Công Đoàn, cho
phù hợp với sự phát triển kinh tế đất nước.
Với bước đầu trong nền kinh tế thị trường, Công ty đã gặp không ít khó
khăn như phải cạnh tranh với các công ty khác trên cùng địa bàn và trên toàn
quốc. Trước tình hình khó khăn này, Công ty đã thực hiện đổi mới dần dần
khắc phục khó khăn, tạo vốn đầu tư máy móc thiết bị, nâng cấp cải tạo lại máy
móc thiết bị, cũng như sắp xếp lại lao động hợp lý. Ngày 10/9/1997 Công ty

chính thức lấy tên Công ty In Công Đoàn theo quyết định số 3488/QĐ-UB của
4
Phạm Thị Hoài Phương
uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Điều này thể hiện nhiệm vụ,vị trí, vai trò
của công ty trong nền kinh tế thị trường.
+ Giai đoạn 1998 đến nay: Với tình hình hiện nay, Công ty thực hiện
nhiều dự án kinh tế kỹ thuật như đầu tư máy móc thiết bị hiện đại mà thế giới
đang sử dụng và thiết bị sử dụng sau khi in cũng như trong công tác quản lý.
Cụ thể năm 1999, Công ty đã đầu tư máy in Coroman trị giá 14 tỷ đồng, năm
2002 Công ty mua thêm một máy in 2 màu trị giá trên 1 tỷ đồng, máy khâu
chỉ, máy bắt sách,máy sén 3 mặt và một số máy móc thiết bị khác. Tính đến
năm 2003, trị giá tài sản cố định của công ty đã lên tới trên 35 tỷ đồng.
Trong năm 2002-2003, công ty đã in được 500 số báo lao động thường kỳ
vẫn chuyển đến tận nơi phát hành và một số báo Xuân, báo Văn nghệ, tạp chí
nông thôn ngày nay, Kinh tế VAC, báo Mua và Bán, Khoa học và phát triển,
Văn hoá dân tộc, báo lao động và xã hội, các hợp đồng in sách cho nhà xuất
bán Giáo dục, nhà xuất bản Kim Đồng, nhà xuất bản Hà Nội…cùng nhiều sản
phẩm khác. Qua việc đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tạo
được uy tín với khách hàng cả nước, mẫu mã, hình thức sản phẩm.
Đây là điều kiện thu hút nhiều đơn đặt hàng, hợp động tạo công ăn việc
làm cho người lao động, làm tăng tổng doanh thu.
Qúa trình phát trển của công ty được phản ánh qua bảng sau :
5
Phạm Thị Hoài Phương
Đv tính : 1000đ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1.Vốn kinh doanh 2.325.632 4.437.727 5.100.205
2. Tổng TS 2.325.632 4.437.727 5.100.205
3. Tổng DT
13.895.324 21.481.901 25.425.750

4. Tổng LN 530.328 923.240 998.875
5. Tổng các khoản
phải nộp
356.265 742.127 877.762
6. Tổng số LĐ 254 270 297
7. Thu nhập BQ 869 950 995

Bảng1.1
Trong những năm gần đây, do có sự cải tiến của công ty về trang thiết bị
cũng như trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty được nâng cao,
công ty đã từng bước tạo ra uy tín của mình với khách hàng và vươn lên thành
một công ty có trình độ quản lý chuyên môn giỏi, đáp ứng được nhu cầu thị
trường. Thời gian gần đây, Công ty in công đoàn đã đạt được những thành quả
nhất định về : sản lượng, doanh thu, các khoản thuế nộp vào ngân sách nhà
nước ngày càng tăng. Công ty đã in được 800 số báo Lao Động thuờng kỳ và
đã in hợp đồng cho các báo như : Báo Văn Nghệ, Báo Kinh Tế VAC…và tạo
được việc làm tương đối ổn định cho hơn 300 công nhân.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cổ
phần in công doàn
Chức năng chủ yếu của công ty cổ phần in công đoàn là in các loại Tạp
chí, sách báo và tập san phục vụ cho văn hoá xã hội và công tác tư tưởng.
6
Phạm Thị Hoài Phương
Nhiệm vụ của công ty là xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh các mặt hàng đã đăng ký như tạp chí, sách báo….phục vụ cho xã hội và
đạt hiệu quả kinh tế cao.
Sản phẩm của công ty là các sản phẩm như : sách báo, tạp chí, tài liệu…
chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng và phục vụ cho yêu cầu của Tổng Liên
Đoàn Lao Động Việt Nam
DANH SÁCH CÁC MẶT HÀNG SẢN XUẤT CHỦ YẾU

STT TÊN SẢN PHẨM
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Báo Lao Động
Báo Văn Nghệ
Báo Nông thôn ngày nay
Báo người làm vườn
Tạp chí bảo hộ lao động
Tạp chí công đoàn dầu khí
Tạp chí công đoàn xây dựng
Tạp chí kiểm soát
Tạp chí thanh tra
Tạp chí dân vận
Tạp chí Người Bắc Kinh
Tạp chí Khuyến nông Trung ương

Tạp chí văn hoá các dân tộc
Tạp chí bảo hiểm y tế
Tạp chí nghiên cứu giáo dục
Tạp chí sinh viên
Tạp chí Đại học
7
Phạm Thị Hoài Phương
18
19
20
21
22
23
Tạp chí kiến thức
Tạp chí dân số Nghệ An
Tạp chí thông tin lý luận
Tạp chí tuổi xanh
Tạp chí y tế dự phòng
Tạp chí dinh dưỡng
BẢNG 1.2
Trong đó bao gồm sách của các nhà xuất bản khác nhau :
+ Sách của nhà xuất bản Lao Động
+ Sách của nhà xuất bản Hà Nội
+ Sách của nhà xuất bản Y học
+ Sách của nhà xuất bản Giáo dục, Kim Đồng
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công
đoàn
1.3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn
* Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty
Do đặc thù của ngành in nên các loại nguyên liệu chính cần sử dụng tại

công ty cổ phần in công đoàn là giấy, mực, bản kẽm, các loại vật liệu phụ
khác như : Ghim, keo, chỉ, băng dính… Đây là những loại vật liệu phụ không
thể thiếu để tạo ra các loại sách báo, ấn phẩm, tranh ảnh - sản phẩm chính của
công ty.
Các nguyên vật liệu này của công ty cũng mang đặc điểm nguyên vật liệu
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Đó là vật liệu
thuộc loại tài sản lưu động, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành
nên sản phẩm. Các nguyên vật liệu này cũng chỉ tham gia một lần vào chu kỳ
8
Phạm Thị Hoài Phương
sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được dịch chuyển một lần vào giá trị sản
phẩm.
Xét về mặt chi phí, nguyên vât liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm của công ty. Do vậy, một biến động nhỏ
của chi phí các nguyên vật liệu này cũng làm ảnh hưởng ngay đến doanh thu
và lợi nhuận của toàn công ty.
Do đặc thù về sản phẩm và đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty là
nhạy cảm với thời tiết, mỗi loại có những tính lý hoá rất đặc trưng nên công
tác bảo quản, quản lý nguyên vật liệu của công ty phải được đặt lên hàng đầu.
Vì vậy công ty cần có những biện pháp thích hợp với từng loại nguyên vật
liệu, tránh mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản
xuất.
*Phân loại nguyên vật liệu ở công ty in công đoàn
Hiện nay, công ty cổ phần in công đoàn có khoản 1223 loại nguyên vật
liệu, rất đa dạng và phong phú. Để thực hiện tốt công tác quản lý, công tác kế
toán nguyên vật liệu, đảm bảo có hiệu quả trong sản xuất, công ty đã tiến hành
phân loại nguyên vật liệu trong sản xuất. toàn bộ nguyên vật liệu của công ty
được phân thành các loại sau :
+ Vật liệu chính : Gồm các vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất
để tạo ra sản phẩm của công ty, gồm 3 nhóm sau :

- Giấy các loại : Là một trong những đối tượng chủ yếu của công ty,
có nhiều loại : giấy Bãi Bằng, giấy Việt Trì, giấy Couche…
- Mực : Mực màu Trung Quốc, mực Đức, mực Nhật
- Kẽm : Kẽm Đức, kẽm tái sinh…
+ Vật liệu phụ : Tuy không là cơ sở sản xuất chủ yếu cấu thành nên thực thể
sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo
9
Phạm Thị Hoài Phương
điều kiện cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ của công ty chủ yếu là các hoá
chất để in sách báo, tạp chí như : bột chống váng, bột phun khô, băng dính…
+ Nhiên liệu ; Xăng, dầu, mỡ…được sử dụng để tẩy bẩn ở phân xưởng chế
bản và bôi trơn máy móc.
+ Phụ tùng thay thế : Là những chi tiết phụ tùng, máy móc, thiết bị mà công ty
mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị
hư hỏng như : ắc quy, bánh xe, dây xích…
+ Phế liệu thu hồi : như lõi của lô giấy, giấy lẻ, các tờ in bị hỏng…
1.3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công
đoàn
Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ
phần in công đoàn tương đối chặt chẽ và phù hợp. Ban lãnh đạo, các phòng
ban nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng luôn quan tâm, chú trọng
đến việc xây dựng các biện pháp cũng như mục tiêu để hoàn thiện công tác tổ
chức quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị.
Hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu đã và đang tực hiện tốt và chặt
chẽ các yêu cầu được đề ra trong hầu hết các khâu từ : khâu thu mua, khâu dự
trữ và bảo quản , đến khâu sử dụng.
+ Khâu thu mua : Công ty thường xuyên thu mua nguyên vật liệu để đáp
ứng nhu cầu sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh
nghiệp. Đơn vị đã thực hiện tốt việc quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách,
chủng loại và giá cả.

+ Khâu dự trữ và bảo quản : Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên
tục, nguyên vật liệu trong công ty đã được dự trữ đầy đủ, không gây gián đoạn
trong sản xuất. Thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học
của vật liệu.
10
Phạm Thị Hoài Phương
+ Khâu sử dụng : Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu
có trong giá vốn của thành phẩm. Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình
hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, đảm
bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả.
1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công
đoàn
1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty
Quy mô hoạt động sản xuất của công ty cổ phần in Công đoàn là tương
đối rộng lớn và mặt hàng chủ yếu là in ấn sách, báo, tạp chí… nên công ty lựa
chọn tổ chức bộ máy kế toán tập trung, rất gọn nhẹ, hợp lý.
Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thống kê, ghi chép, tính toán ,
phản ánh tăng giảm tài sản, nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động kinh
doanh của công ty một cách chính xác, trung thực. Mặt khác, kế toán có
nhiệm vụ tổ chức và phản ánh kịp thời , chính xác, kiểm kê tài sản định kỳ
cũng như chuẩn bị đầy đủ thủ tục cũng như các tài liệu cần thiết cho việc xử
lý các khoản mất, hỏng TSCĐ và đề ra các biện pháp xử lý. Bên cạnh đó còn
có nhiệm vụ tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách,
nộp cấp trên, để lại công ty các quỹ , tính toán các khoản vay và công nợ phải
trả. Ngoài ra , phòng còn tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, thống
kê, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật Công ty và Nhà
nước. Cuối cùng, phòng có nhiệm vụ tổ chức, phổ biến, hướng dẫn thi hành
lập các chế độ quy định về tài chính kế toán, thống kê nhà nước.
Bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau :
11

kế toán trưởng
kế toán vật
tư, công cụ
dụng cụ
kế toán
tiền lương,
BHXH
thủ kho
thủ quỹ
kế toán
tổng hợp
TSCĐ
kế toán
vốn bằng
tiền
Phạm Thị Hoài Phương
Sơ đồ 1.4.1 : bộ máy kế toán công ty in công đoàn

 Kế toán trưởng : kế toán trưởng đồng thời là kế toán tổng hợp cuối
tháng, mỗi quý có trách nhiệm kiểm tra chứng từ ghi sổ cái. Tổ chức
hạch toán tính ra chi phí, lãi lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế
toán trưởng là người chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công
ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có chức năng, đồng thời phối hợp với
giám đốc công ty quản lý hoạt động sản xuất, phân tích hoạt động sản
xuất kinh doanh.
 Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ : có nhiệm vụ hàng tháng,
quý nhận các hoá đơn nhập xuất để tính vật liệu lên bảng tổng hợp
chưng từ gốc, lấy số liệu cho kế toán tổng hợp chứng từ gốc, lấy số liệu
cho kế toán tổng hợp ghi sổ và vào sổ cái. Công ty cổ phấn in Công
Đoàn áp dụng phương pháp bình quân dự trữ cho vật liệu xuất kho.

 Kế toán vốn bằng tiền : chịu trách nhiệm mọi khoản thu chi bằng tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán cho
12
Phạm Thị Hoài Phương
từng đối tượng. Hàng tháng lập sổ quỹ để theo dõi chi tiết tiền mặt và
tiền gửi ngân hàng. Kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có
và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, sau đó tổng hợp để làm báo
cáo quyết toán cuối quý, cuối năm.
 Kế toán tổng hợp và tài sản cố định : Kế toán có trách nhiệm kiểm tra
các số liệu của các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán tập hợp số
liệu và lập báo cáo kế toán. Kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời,
chính xác, tình hình hiện có và biến động tài sản cố định, lập kế hoạch
trích khấu hao cho các đối tượng sử dụng.
 Kế toán công nợ và bảo hiểm xã hội : Kế toán có trách nhiệm theo dõi
chi tiết các khoản phải thu khách hàng, lập dự phòng phải thu khó đòi
( nếu có ). Cung cấp số liệu cho kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp
khi có yêu cầu. Hàng tháng, kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu
từng phân xưởng, đồng thời căn cứ vào bộ phận lương của bộ phận
thông kê ở các phân xưởng để trích BHXH (5% ) theo quy định của nhà
nước, làm báo cáo quyết toán bảo hiểm với cấp trên.
 Thủ quỹ, thủ kho : Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt
phát sinh trong công ty, nhập xuất của các tư liệu sản xuất, phát tiền
lương bảo hiểm, tạm ứng cho người cung cấp khi có đầy đủ chứng từ
thu, chi. Cuối tháng thủ quỹ khoá sổ, đối chiếu số dư với số sách kế
toán vốn bằng tiền.
1.4.2.Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
13
Phạm Thị Hoài Phương
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong công ty tham gia
vào quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi các nhà quản lý phải tổ chức quản

lý nguyên vật liệu chặt chẽ ở mỗi khâu : từ khâu mua hàng, bảo quản, sử dụng
và dự trữ. Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán và công tác quản lý
nguyên vật liệu trong công ty, kế toán nguyên vật liệu đã và cần làm tốt hơn
các nhiệm vụ cơ bản sau :
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, khối lượng,
phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu nhập -
xuất – kho.
+ Vận dụng đúng đắn các phương thức hạch toán, phương pháp tính giá
thành nguyên vật liệu nhâp - xuất kho. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận,
phòng ban chấp hành đúng các nguyên tắc, thủ tục nhập - xuất và thực hiện
nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán.
+ Mở các loại sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu theo
đúng chế độ, phương pháp quy định.
+ Kiểm tra thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ, và sử dụng
nguyên vật liệu theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện các
trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên
nhân và biện pháp xử lý.
+ Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo chế độ quy
định của nhà nước.
+ Cung cấp thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu phục
vụ cho công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảo
quản và sử dụng nguyên vật liệu.
1.4.3. Vận dụng chế độ kế toán trong kế toán nguyên vật liệu của công ty cổ
phần in công đoàn
14
Phạm Thị Hoài Phương
1.4.3.1.Hệ thống chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban chấp hành theo quyết định số
15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các quyết
định khác có liên quan thì các chứng từ kế toán sử dụng bao gồm :

+ Phiếu nhập kho ( mẫu số 01 – VT )
+ Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 – VT )
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – PXK )
+ Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 – VT )
+ Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 – VT )
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT )
+ Hoá đơn giá trị gia tăng ( mẫu 01 – GTKL )
+ Hoá đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02 – GTTT )
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 – VT )
…
Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật iệu đều phải
được phản ánh, ghi chép đầy đủ vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định
của nhà nước, nhằm đảm bảo đúng cơ sở pháp lý để ghi chép vào các sổ kế
toán có liên quan.
Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra, giám sát về tình hình biến động,
về số lượng của từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Nó
cũng là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế đó.
Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ
theo đúng quy định của biểu mẫu nội dung và phương pháp lập. Người lập
chứng từ phải chịu trách nhiệm về pháp lý, hợp pháp của các chứng từ và về
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
15
Phạm Thị Hoài Phương
1.4.3.2.Hệ thống tài khoản sử dụng
Vật liệu của công ty là tương đối đa dạng, phong phú, do đó để quản lý
chặt chẽ và theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài
khoản sau :
TK 152 : Nguyên vật liệu
TK 1521 : Nguyên vật liệu chính
TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ

TK 1523 : Nhiên liệu
TK 1527 : Phế liệu thu hồi
TK 1524 : Phụ tùng thay thế
Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, công ty còn sử dụng các
tài khoản :
TK 111 : Tiền mặt
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng
TK 133 : Thuế GTGT
TK 331 : Phải trả người bán
Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công ty còn sử dụng các tài
khoản :
TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 627 : Chí phí sản xuất chung
TK 632 : Giá vốn hàng bán
1.4.3.3.Hình thức ghi sổ và trình tự ghi sổ
* Hình thức ghi sổ :
Công ty cổ phần in công đoàn là công ty có quy mô nhỏ, khối lượng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều trong một kỳ hạch toán. Vì vậy, để
hạch toán kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho
16
Phạm Thị Hoài Phương
việc ghi chép, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty, công ty đã áp dụng
hình thức sổ kế toán là “ chứng từ - ghi sổ ’’.
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ, công ty luôn tuân thủ các quy
định về kế toán của bộ máy tài chính, mọi chứng từ hoá đơn của công ty đều
được lập đúng mẫu, công ty đang áp dụng chế độ kế toán như sau:
 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 trong
năm
 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công tác ghi chép kế toán là VNĐ.
 Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

 Trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp binh quân, với hình
thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ thì sổ kế toán của công ty bao
gồm :
+ Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ nhật ký tổng quát.
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Nhật ký tổng quát.
+ Sổ cái tài khoản - Sổ tổng hợp cho từng loại tài khoản.
+ Sổ chi tiết các tài khoản
Hàng năm, công ty lập 3 bảng báo cáo theo quy định của bộ tài chính, đó là
:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh.
+ Báo cáo thuyết minh tài chính.
* Cơ cấu sổ kế toán nguyên vật liệu :
Với hình thức ghi sổ là ‘’ chứng từ - ghi sổ ‘’, cơ cấu sổ kế toán nguyên
vật liệu của công ty bao gồm :
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ
17
Phạm Thị Hoài Phương
- Sổ cái tài khoản 152
- Sổ thu tiền mặt
- Sổ chi tiền mặt
- Sổ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
- Sổ theo dõi thanh toán với người bán, người mua
- Sổ theo dõi phái thu khách hàng
Đối với kế toán nguyên vật liệu : Định kỳ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ,
căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, kế toán phân loại chứng từ ghi sổ
vào sổ cái TK 152.
* Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn

18
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ quỹ
Phạm Thị Hoài Phương
Sơ đồ 1.4.3.3
Ghi chú : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng(hoặc cuối quý)
Đối chiếu cuối tháng
PHẦN 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty
cổ phần in công đoàn
19
Bảng cân đối số
phát sinh
Bảng tổng hợp
số liệu chi tiết
Báo cáo tài
chính
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Phạm Thị Hoài Phương
2.1.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu tại công ty
2.1.1.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu
Công ty cổ phần in công đoàn là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất

các mặt hàng để phục vụ cho đời sống của xã hội. Là một công ty in, nên
nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là giấy, mực các loại…, đặc biệt nguyên
vật liệu luôn có đặc điểm là nhiều nhưng vụn vặt, nên tình hình nhập - xuất -
tồn cũng có nhiều phức tạp.
Thường đầu tháng, đầu kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra tình hình tồn kho
của nguyên vật liệu, trong tháng các hoạt động nhập, xuất nguyên vật liệu
cũng được theo dõi chặt chẽ, tỉ mỉ, tránh sai sót khi vào các sổ.
Tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên,
với số lượng tương đối, với nhiều nguyên vật liệu cùng lúc…nên cũng có
nhiều khó khăn, phức tạp trong công tác kế toán. Điều này đòi hỏi sự cận thận,
tính chuyên môn cao của cán bộ công ty nói chung và cán bộ kế toán nguyên
vật liệu nói riêng trong việc theo dõi, quản lý đối với nguyên vật liệu cũng
như tình hình biến động nhập - xuất - tồn của nó.
2.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn
+ Giá thực tế nhập kho :
Nguyên vật liệu của công ty được nhập chủ yếu là do mua ngoài. Thông
thường, khi mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyển vật tư đến kho của
công ty. Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và chi phí này được cộng
vào giá bán vật tư, còn nếu mua ít thì bộ phận cung ứng sẽ cử người đi mua.
Vật liệu nhập kho, kế toán ghi sổ theo giá thực tế :
Giá thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua
nhập kho hoá đơn của người bán ( nếu có )
20
Phạm Thị Hoài Phương
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua
ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế.
+ Giá thực tế xuất kho :
Khi có hợp đồng kinh tế, căn cứ vào tình hình thực tế nguyên vật liệu
cần dùng cho sản xuất, phòng kế hoạch vật tư sẽ tiến hành viết phiếu đề nghị
xuất kho gửi lên thủ kho. Thông qua các phiếu đó, sẽ kiểm tra được thực tế số

lượng nguyên vật liệu đang cần dùng cho sản xuất. Tài vụ tiến hành viết phiếu
xuất kho cho thủ kho để thủ kho cấp nguyên vật liệu cho các phân xưởng và
các tổ sản xuất. Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá xuất kho nguyên vật
liệu theo giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ :

Giá trị thực tế = Số lượng vật liệu + Giá đơn vị bình quân
vật liệu xuất dùng xuất dùng cả kì dự trữ
Trong đó :
Giá bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì + nhập trong kì
=
cả kì dự trữ Lượng vật liệu thực tế tồn đầu kì + nhập trong kì

2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn
2.2.1.Thủ tục và chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In
Công Đoàn
2.2.1.1.Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho luôn phải
dự trữ một lượng cần thiết. Tuy nhiên, khi có nhu cầu sản xuất với số lượng
lớn, công ty cũng cần mua nguyên vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản
21
Phạm Thị Hoài Phương
xuất. Toàn bộ quá trình thu mua nguyên vật liệu đều do phòng kế toán tài vụ
đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và các hoá đơn đặt hàng, phòng kế
hoạch vật tư xem xét tình hình vật tư trong kho rồi lập kế hoạch thu mua
nguyên vật liệu.
Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu về đến doanh
nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế tại công ty In
Công Đoàn khi vật liệu về đến kho, thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ hoá đơn
của người bán do bộ phận cung ứng kiểm tra về các chỉ tiêu như : tên sản
phẩm, đơn vị tính, số lượng, giá trị tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng

số tiền thanh toán.
Nguyên vật liệu của công ty đựoc nhập chủ yếu là do mua ngoài.
Thông thường là mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyên chở vật tư đến
tận kho hàng của công ty. Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và chi phí
này được cộng vào giá bán vật tư. Khi mua vật tư với số lượng ít, thì cung ứng
sẽ cử người đi mua. Hàng tự vận chuyển về không tính tiền chi phí vận
chuyển.
+ Vật liệu nhập kho kế toán ghi theo giá trị thực tế.
+ Giá thực tế nhập kho bằng giao mua ghi trên hoá đơn hoá đơn
của người bán.
+ Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá
mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế.
Để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục
vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu và để đáp ứng tốt nhu cầu kỹ thuật
của sản phẩm sản xuất, vật liệu mua về trước khi nhập kho, công ty đã tiến
hành kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực tế về vật
tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở tiến
hành kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp cùng những hiểu biết về
22
Phạm Thị Hoài Phương
kinh nghiệm quản lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên môn cao của các thành
viên trong ban kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện thừa,
thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua
bán thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho
việc xử lý.
Trường hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về quy
cách, chất lượng, số lượng thì ban kiểm nghiệm cũng lập biên bản kiểm
nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp hay kiện tụng.
Sau khi nguyên vật liệu đã được kiểm nghiệm và căn cứ vào hoá đơn
của người bán, phòng kế toán tài vụ lập “ Phiếu nhập kho ”. Sau đó người giao

hàng với thủ kho tiến hành nhập kho.
Phiếu nhập kho sẽ được lập làm ba liên :
+ Liên 1 : lưu tại phòng kế toán
+ Liên 2 : kèm vào hoá đơn chuyển đến kế toán thanh toán
+ Liên 3 : giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển
cho kế toán nguyên vật liệu đẻ ghi vào sổ kế toán nguyên vật liệu.
Bên cạnh đó, đối với phế liệu, công ty tiên hành cân đo, đong đếm đối với các
loại giấy, sách, bản kèm cũ, giấy diềm và sau mỗi kỳ sản xuất phế liệu cũng
được nhập lại kho. Tuy nhiên, đơn giá nhập kho cũng của phế liệu thu hồi của
công ty ước tính chiếm khoảng 50% giá trị vật liệu nhập kho. Tình hình nhập
kho phế liệu cũng được phản ánh trên sổ sách liên quan.
Trích mẫu hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho của
công ty cổ phần in công đoàn.
23
Phạm Thị Hoài Phương
Biểu 1 :
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mã số : 0011683
( Liên 2 : giao cho khách hàng )
Ngày 16 tháng 9 năm 2008
Đơn vị bán hàng : Trung tâm dịch vụ kinh doanh giấy tại Hà Nội
Địa chỉ : 124 - Đội Cấn - Hà Nội
Số tài khoản :
Điện thoại :
Mã số thuế : 2600357502 – 006
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Cao Khải
Tên đơn vị : Công ty cổ phần In Công Đoàn
Địa chỉ : 167 – Tây Sơn - Đống Đa – Hà Nội
Số tài khoản : 26962.26965.26964
Hình thức thanh toán : HĐ 32 – 17/01/2007
Mã số thuế : 0100110454

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1×2
1
2
G040800650086 - giấy tờ rời
Couche Matt DL 80g/m2 (65×86)
G01C0580 8790 - giấy cuộn Bãi
Bằng 58g/m2 khổ 97cm trắng 90
Kg
Kg
13.747
15.508
12.210
13.020
167.850.870
201.914.160
Cộng tiền hàng 369.765.030
Thuế suất thuế GTGT : 10%.Tiền thuế GTGT 36.976.503
Tổng cộng tiền thanh toán 406.741.533
Số tiền viết bằng chữ :bốn trăm linh sáu triệu,bảy trăm bốn mươi mốt nghìn,năm
trăm ba mươi ba đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
24
Phạm Thị Hoài Phương
Biểu 2 :

Đơn vị : Công ty cổ phần In Công Đoàn
Địa chỉ : 167 Tây Sơn - Đống Đa – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 16 tháng 9 năm 2008
Căn cứ vào hoá đơn 0011683 ngày 16 tháng 9 năm 2008 của trung tâm
dịch vụ và kinh doanh giấy tại Hà Nội.
Biên bản kiểm nghiệm gồm :
1 : Ông Nguyễn Cao Khải - Trưởng Ban
2 : Bà Nguyễn Thị Thuần – Uỷ viên
3 : Bà Ngô Thị Cách - Uỷ viên
Cùng kiểm nghiệm vật tư và kết quả như sau :
Kết quả kiệm
nghiệm
Số
lượng
đúng
quy
cách
phẩm
chất
Số
lượng
không
đúng
quy
cách
phẩm
chất
1
2

G040800650086 - giấy tờ
rời Couche Matt DL
80g/m2 (65×86)
G01C0580 8790 - giấy
cuộn Bãi Bằng 58g/m2
khổ 97cm trắng 90
Kg
Kg
Toàn
diện
Toàn
diện
13.747
15.508
13.747
15.508
- Ý kiến của ban kiểm nghiệm : lượng hàng mua về đúng phẩm chất và đủ số
lượng.
Đại diện kỹ thuật Thu kho Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
25