QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

TÊN ĐỀ TÀI
TÌM HIỂU VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP
CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp
Mã phách:………………………………….(Để trống)

Hà Nội - 2023


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................. 1
NỘI DUNG............................................................................................. 2
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG DOANH
NGHIỆP...........................................................................................................2
1.1. Khái niệm văn phịng và văn phịng doanh nghiệp...................................2
1.2. Các loại hình văn phịng trong doanh nghiệp............................................3
1.3. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp...................................................7
1.4. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp....................................................8
1.5. Mối quan hệ cộng tác của văn phòng trong doanh nghiệp.....................10
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG DOANH
NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ
QUY MƠ NHỎ..............................................................................................11
2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp..........................................11
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn.....11
2.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phịng doanh nghiệp có quy mô nhỏ....16
CHƯƠNG 3: SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA VĂN

PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG
DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ NHỎ......................................................19
3.1. Điểm giống nhau giữa hai quy mơ văn phịng doanh nghiệp lớn và nhỏ
............................................................................................................................. 19

3.2. Điểm khác nhau giữa hai quy mơ văn phịng doanh nghiệp lớn và nhỏ
............................................................................................................................. 19

KẾT LUẬN........................................................................................... 22
TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................23


MỞ ĐẦU
Hiện nay Việt Nam có năm loại hình doanh nghiệp chính đó là cơng ty
cổ phần, cơng ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm
hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân. Tuỳ
thuộc vào quy mô kinh doanh, số lượng cơng nhân viên tham gia vào q
trình sản xuất, hoạt động kinh doanh, … mà tổ chức khối văn phòng doanh
nghiệp sao cho phù hợp. Đồng thời văn phịng là cửa ngõ của mỗi doanh
nghiệp, vì trong kinh doanh mỗi doanh nghiệp ln có mối quan hệ đối nội và
đối ngoại thơng qua khối văn phịng, cũng là nơi điều hành mọi hoạt động của
doanh nghiệp. Nhưng đối với những doanh nghiệp có quy mơ kinh doanh lớn
và doanh nghiệp có quy mơ kinh doanh nhỏ thì chức năng, nhiệm vụ của văn
phịng có những điểm khác nhau, nên em chọn đề tài: “Tìm hiểu về chức
năng, nhiệm vụ của văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn và văn phịng
doanh nghiệp có quy mơ nhỏ” để tìm hiểu.
Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài này là tìm hiểu, nghiên cứu chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp có quy mơ lớn và văn phịng doanh
nghiệp có quy mơ nhỏ, từ đó đánh giá được sự giống nhau và khác nhau giữa
hai văn phòng doanh nghiệp này.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là các doanh nghiệp đang hoạt động
kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau và thời gian hoạt động kinh doanh
ổn định từ 05 (năm) năm trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.
Bài Tiểu luận có bộ cục 3 Chương:
 Chương 1: Khát quát chung về văn phòng doanh nghiệp
 Chương 2: Chức năng và nhiệm vụ văn phịng doanh nghiệp có quy
mơ lớn và văn phịng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ
 Chương 3: Sự giống nhau và khác nhau giữa văn phịng doanh
nghiệp có quy mơ lớn và văn phịng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ

1


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH
NGHIỆP
1.1. Khái niệm văn phòng và văn phòng doanh nghiệp
Văn phòng là từ chỉ khu vực làm việc hay nơi làm việc với văn bản
giấy tờ hoặc nơi tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý hành chính của cơ
quan tổ chức và doanh nghiệp.
Văn phòng được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của các
doanh nghiệp, cơng ty, đơn vị tổ chức. Văn phịng thường được đặt tại tịa nhà
cao ốc, sắp xếp khơng gian để tạo một môi trường làm việc thuận lơi nhất cho
các doanh nghiệp. Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp
xếp phù hợp, đủ trang thiết bị, bàn ghế, máy tính để nhân viên có thể làm
việc. Tại văn phịng, những nhân viên và lãnh đạo công sẽ ngồi làm việc cùng
nhau. Bên cạnh là vị trí để mọi người đến làm việc, nơi đây thường xuyên
diễn ra hội họp, gặp gỡ đối tác, khách hàng.
Tuỳ theo quy mô và phạm vi hoạt động mà bộ phận này ở các doanh
nghiệp có thể được gọi là Văn phịng hoặc gọi là Phịng Hành chính. Đây là

bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của tất cả các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, văn phịng làm việc khơng chỉ đơn giản là nơi làm việc
của cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp mà văn phịng làm việc
cịn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị thương hiệu của một doanh nghiệp.
Nhận định được tầm quan trọng của văn phòng làm việc được coi là bước đầu
cho sự thành công trong q trình phát triển của doanh nghiệp.
Văn phịng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình
khơng cịn là những bức tường khơ khan, văn phịng làm việc của những cơng
ty, tập đồn lớn đã thực sự trở thành những tác phẩm nghệ thuật, xứng đáng là
niềm mơ ước của bất cứ một nhân viên nào. Trong một không gian mở và cực

2


kỳ thoải mái như vậy, các nhân viên của họ tha hồ thoả sức sáng tạo để hồn
thành cơng việc của mình.
Ngồi chức năng là một nơi làm việc, văn phịng cịn được xem như là
ngơi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong cơng ty, điều đó cho thấy sự gắn
kết giữa nhân viên và công ty là rất lớn.
Vì vậy, những cơng ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng
để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả
mọi người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu
của tổ chức.
Văn phịng là bộ mặt của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng thương
hiệu. Văn phịng làm việc cịn đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt
của cả công ty. Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây
ấn tượng đầu tiên và sâu sắc nhất với họ chính là văn phịng làm việc của
cơng ty. Nói một cách khác, văn phịng làm việc phải thể hiện được phong
cách và cá tính của cơng ty, góp phần quan trọng giúp khách hàng và đối tác
ghi nhớ thương hiệu của công ty.

Cùng với các yếu tố khác: Tên thương hiệu, logo, name card,
website…, văn phòng làm việc là một yếu tố rất quan trọng trong hệ thống
nhận diện thương hiệu của một tổ chức. Vì vậy việc thiết kế, trang trí và sử
dụng nội thất văn phòng đều phải tuân theo những quy tắc nhất định nhằm tạo
ra một hệ thống nhận diện thương hiệu chặt chẽ và xuyên suốt trong văn
phòng doanh nghiệp.
1.2. Các loại hình văn phịng trong doanh nghiệp
Văn phịng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong sự phát triển của
doanh nghiệp. Ngày nay văn phịng khơng cịn đơn thuần là nơi làm việc của
nhân viên. Nó là nơi định hướng phong cách và hướng đi của doanh nghiệp.
Chính vì thế hiện nay các doanh nghiệp hầu như đều rất chú trọng và đầu tư

3


vào xây dựng văn phòng làm việc một cách chuyên nghiệp và hiện đại nhất có
thể.
Ở Việt Nam với số lượng doanh nghiệp ngày một tăng cao, các loại
hình văn phịng cũng vì thế mà trở thành đề tài được rất nhiều đơn vị quan
tâm. Có thể kể đến một vài loại hình văn phịng sau:

 Văn phịng truyền thống
Đây là loại văn phòng phổ biến nhất, lâu đời nhất được nhiều cơng ty
sử dụng để có một văn phịng làm việc đàng hoàng, xây dựng một nơi làm
việc lâu dài ổn định. Đặc điểm tạo nên sự khác biệt của văn phịng truyền
thống so với các loại hình văn phịng khác đó chính là doanh nghiệp sở hữu
tồn bộ không gian mà không cần phải chia sẻ với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Nhờ đó mà cơng ty có thể tự quyết phong cách thiết kế, bài trí mà chẳng phải
nhìn mặt ai. Nhân viên cơng ty cũng nhờ đó mà có khơng gian riêng tư làm
việc, tính bảo mật thơng tin doanh nghiệp cao.

Nhưng có chi phí th văn phòng khá cao so với các doanh nghiệp mới
khởi nghiệp nên thường thì mơ hình này chỉ dành cho doanh nghiệp lớn có
nguồn tài chính ổn định, cịn đối với doanh nghiệp trẻ thì họ sẽ tìm tới các
loại hình văn phịng dưới đây.

 Văn phịng hiện đại
Thời đại cơng nghệ phát triển các doanh nghiệp hiện nay hướng đến
những xu hướng thiết kế và lựa chọn các loại hình văn phòng hiện đại ngày
một nhiều. Đặc điểm của những loại hình văn phịng hiện đại này chính là
khơng gian linh hoạt, nhiều tiện ích như văn phịng ảo, văn phịng chia sẻ, văn
phịng làm việc riêng, văn phịng thơng minh, căn hộ văn phòng.
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo là một hình thức văn phịng cung cấp dịch vụ địa chỉ
kinh doanh mà khơng cần đến diện tích thực tế.

4


Thường các nhân viên sẽ làm việc ở nhà, thậm chí có thể làm việc ở
thành phố khác. Loại hình dịch vụ mới này giúp bạn tiết kiệm được thời gian
và chi phí, nhân lực trong việc thành lập một văn phòng đại diện, chi nhánh
hoặc địa điểm kinh doanh.
Ưu điểm lớn nhất của văn phịng ảo chính là chi phí thấp. Bạn hồn
tồn có đầy đủ tất cả tiện ích cho công việc kinh doanh mà chỉ phải bỏ ra một
khoản nhỏ.
Văn phòng ảo giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí th văn phịng
khơng chỉ với doanh nghiệp trẻ mà còn cả các doanh nghiệp lớn cần mở nhiều
chi nhánh mới.
Đối với việc kinh doanh, danh tiếng của công ty thật sự rất quan trọng,
bên cạnh chất lượng thì cần có sự chun nghiệp nữa. Một địa chỉ cơng ty

đàng hồng, ở ngay các quận lớn thì sẽ tạo được hình ảnh chuyên nghiệp và
sự tin cậy cho khách hàng. Cơ sở vật chất đầy đủ, nhiều tiện ích, dịch vụ sẽ hỗ
trợ các thủ tục hành chính.
Tuy là ảo nhưng bạn vẫn có một văn phịng đầy đủ phòng họp, phòng
tiếp khách, internet, điện nước, dịch vụ nhận thư từ bưu phẩm, lễ tân tiếp
khách….
Văn phòng chia sẻ
Văn phịng chia sẻ là các nhân viên từ các cơng ty khác nhau cùng làm
việc chung một văn phòng với mục đích giảm bớt chi phí mà vẫn có được chỗ
làm việc đầy đủ tiện nghi. Bạn có thể thuê một chỗ ngồi hoặc nhiều chỗ ngồi
hoặc chỗ ngồi linh hoạt theo ngày, theo giờ… tùy theo nhu cầu của cơng ty
bạn.
Có ưu điểm tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng. Bạn chỉ thuê một
vài chỗ ngồi làm việc nên dĩ nhiên chi phí rẻ hơn nhiều so với thuê cả một
văn phòng. Tuy là thuê chỗ ngồi nhưng bạn vẫn có đầy đủ bàn ghế, tủ, Wifi,
điện nước, các thiết bị văn phòng,…
5


Một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp chiếm được cảm tình của
khách hàng là một địa chỉ giao dịch cụ thể, có thật và nhân viên cũng sẽ muốn
gắn bó lâu dài với cơng ty có một văn phịng chỗ ngồi làm việc thoải mái và
đầy đủ. Cho nên văn phòng chia sẻ là một giải pháp tối ưu nhất.
Trong quá trình làm việc, chủ doanh nghiệp ngồi làm việc cùng với các
bạn từ công ty khác, về lâu dài trị chuyện với nhau thì sẽ có mối quan hệ tốt
đẹp, tạo điều kiện hợp tác với nhau.
Văn phòng làm việc riêng
Phòng làm việc riêng tạo hiệu quả làm việc cao bởi thiết kế yên tĩnh.
Theo nhiều nhà nghiên cứu, phòng làm việc riêng tốt nhất nên yên tĩnh, có
cửa sổ và có cây xanh bên ngồi để tạo ra không gian thoải mái cho người

ngồi làm việc khơi nguồn sáng tạo.
Phòng làm việc riêng từ 2 đến 6 người được bố trí trong khơng gian
chung, khách hàng hồn tồn có thể sử dụng tiện ích phịng họp, phịng khách
trong văn phịng nhưng khi muốn làm việc riêng có một phịng riêng chun
nghiệp và lịch sự.
Văn phịng thơng minh
Khác với văn phòng truyền thống còn nhiều mặt hạn chế. Loại hình văn
phịng thơng minh được đánh giá rất cao bởi tính năng và khả năng hỗ trợ
doanh nghiệp trong cơng việc. Văn phịng thơng minh đã xuất hiện khái niệm
từ lâu. Tuy nhiên phải chờ cho đến khi công nghệ đám mây, trí tuệ nhân tạo
học máy (AI) phát triển thì loại hình văn phịng này ngày càng được ứng dụng
một cách mạnh mẽ.
Căn hộ văn phòng
Nhắc đến các loại hình văn phịng hiện nay khơng thể khơng kể đến
loại hình văn phịng dạng căn hộ. Đây là sự kết hợp giữa văn phòng làm việc
và nhà ở được nhiều doanh nghiệp yêu thích và lựa chọn. Đặc điểm của của

6


các văn phịng loại hình này chính là vừa có thể làm văn phịng làm việc, vừa
có thể làm chỗ nghỉ ngơi, trú chân qua đêm mà lại tiết kiệm chi phí.
1.3. Chức năng của văn phịng doanh nghiệp

 Chức năng tổng hợp, cung cấp thông tin và tham mưu
Chức năng tổng hợp được đánh giá là một hoạt động cần thiết cho
công tác quản lý. Nhân viên hoặc chuyên viên thực hiện công tác tổng hợp
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều này đòi hỏi phải
nắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải nắm bắt

chính xác kịp thời mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng hiện thực
của các nhà quản lý. Nên cần khối văn phòng của doanh nghiệp thực hiện
chức năng này.
Tham mưu là chức năng quan trọng của hoạt động trong văn phòng
doanh nghiệp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm
những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ
thể làm công tác tham mưu trong tổ chức, doanh nghiệp có thể là cá nhân hay
tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.
Thực tế, tại những tổ chức, doanh nghiệp thường đặt bộ phận tham
mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để ý kiến tham
mưu, văn phịng phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi, phân
tích, quản lý sử dụng các thơng tin đó theo những ngun tắc trình tự nhất
định.
Văn phịng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ
phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề
xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các
phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phịng vừa là
nơi thực hiện cơng tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý
kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.
7


 Chức năng phục vụ
Trong quá trình hoạt động, tổ chức, doanh nghiệp không thể thiếu các
điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phịng là
bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo
đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng phục vụ của văn phịng.
Quy mơ và đặc điểm của các phương tiện vật chất sẽ phụ thuộc vào đặc
điểm và quy mô hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Chi phí thấp nhất
với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của cơng tác văn phịng.

1.4. Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

 Tổ chức bộ máy và xác định phạm vi, chức danh của các bộ phận
thuộc khối văn phịng.

 Thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động quản
lý của doanh nghiệp.

Thu thập thơng tin là q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn
thơng tin, thực hiện tập hợp thơng tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã
được định trước.

Xử lý thông tin thông qua việc kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý
của các tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu;
chỉnh lý chính xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh được tình hình, xác định
đúng bản chất của các sự việc, các hoạt động, từ đó đưa ra các giải pháp,
phương án cho các quyết định quản lý dưới các hình thức kiến nghị, đề xuất
sáng kiến giải quyết, ban hành các văn bản thích hợp. Đây là khâu then chốt,
phản ánh nội dung trọng tâm hoặc kết quả cần đạt tới của quy trình thơng tin,
bởi lẽ kết quả của nó là tạo lập những thơng tin mới phục vụ trực tiếp cho
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Chính điều đó làm cho hoạt động xử lý thông
tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, mặc dù trong mọi hoạt
động này đều tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
thông tin.
8


Nhờ có thơng tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và
hiệu quả các vấn đề sau:

 Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định.
 Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức.
 Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục
tiêu.

 Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý.
 Xây dựng quy chế về tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp và văn
phòng.

 Soạn thảo các quyết định quản lý hành chính.
Quyết định trong quản lý hành chính là những quyết định được xác lập
trong lĩnh vực quản lý hành chính để thể hiện ý chí quyền lực tổ chức doanh
nghiệp, của người có chức vụ, tổ chức và cá nhân có nhiệm vụ, được thực
hiện hướng tới việc thực hiện nhiệm vụ quản lý hành chính tổ chức, doanh
nghiệp.
Ví dụ về một số quyết định như: Quyết định tăng lương, quyết định
luân chuyển công tác, quyết định tuyển dụng, quyết định kiểm điểm/ kỷ luật,
….

 Tổ chức hội họp của doanh nghiệp.
Văn phòng doanh nghiệp tổ chức các cuộc hội họp về nhiều lĩnh vực
giải quyết được nhiều vấn đề trong doanh nghiệp như khiếu nại chất lượng
sản phẩm, dịch vụ; các vấn đề nội bộ khác trong doanh nghiệp và đối tượng
trong các cuộc họp cũng đa dạng: khách hàng, đối tác, nhân viên công ty, lãnh
đạo công ty, ….

 Tổ chức xây dựng các chương trình cơng tác.
 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
9

 Tổ chức quản lý các nghiệp vụ văn phòng ( kỹ năng soạn thảo văn
bản, quản lý văn bản đi – đến, lập hồ sơ, kỹ năng xử lý thông tin, kỹ năng tổ
chức các hoạt động và sự kiện, lưu trữ, thư ký, …).

 Tổ chức đảm bảo cơ sở vật chất.
 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chỉ tiêu, quản lý vật tư tài sản
của doanh nghiệp.

 Tổ chức đảm bảo duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục và điều
kiện làm việc cho khối hành chính của doanh nghiệp.

 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin và quản trị hệ thống tin trong văn
phòng.
1.5. Mối quan hệ cộng tác của văn phòng trong doanh nghiệp
Trong quan hệ cơng tác với các đơn vị, phịng ban khác trong doanh
nghiệp thì văn phịng có mối quan hệ ngang cấp, phối hợp các đơn vị, phòng
ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo thì văn phịng thường là
đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị, phòng ban khác thực hiện
các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý. Chẳng hạn như việc xây
dựng và thực hiện nội quy, quy chế lao động thì phải có sự tham gia tất cả các
đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp, nhưng văn phịng cịn có trách nhiệm
đơn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị, phòng ban
khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo
trong việc đảm bảo thực hiện tốt các nội quy, quy chế của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2: CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG DOANH
NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP CĨ
QUY MƠ NHỎ
2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp

10


Trong doanh nghiệp hiện nay tại Việt Nam, cơ bản khối văn phòng
được tổ chức đầy đủ các phòng, bộ phận để phục vụ hoạt động của doanh
nghiệp:

 Phòng/ bộ phận: Tổng hợp – Kế hoạch
 Phòng/ bộ phận: Tài chính – Kế tốn
 Phịng/ bộ phận: Hành chính – Nhân sự
 Phòng/ bộ phận: Pháp chế
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn
Ở Việt Nam, đối với doanh nghiệp được nhận định là quy mơ lớn dựa
trên 2 tiêu chí chính: có tổng nguồn vốn đạt trên 100 tỷ VNĐ và có tổng số
người lao động từ 300 người trở lên.
Những doanh nghiệp có quy mơ lớn có một số đặc điểm nổi bật của
hiện nay:
Chiếm tỉ trọng nhỏ nhưng giữ vị trí then chốt trong việc phát triển
kinh tế: Doanh nghiệp lớn tạo ra một khối lượng việc làm lớn và chịu trách
nhiệm trong việc thúc đẩy nền kinh tế hàng hóa trong cả một khu vực nhất
định.
Điều hòa, ổn định lại nền kinh tế: Khi nền kinh tế gặp khủng hoảng
thì các doanh nghiệp lớn; luôn là người tiên phong và là đầu tàu vững chắc
trong nền kinh tế quốc gia.
Các công ty và các doanh nghiệp lớn luôn tạo nên sự phát triển kinh
tế đồng đều; và lâu dài giúp cho nên kinh tế luôn giữ được mức ổn định; và
làm giảm bớt các biến động kinh tế.
Tạo nên các ngành công nghiệp và dịch vụ quan trọng thiết yếu: Các
doanh nghiệp lớn; hoạt động chủ yếu ở các ngành nghề chủ đạo trong nền

kinh tế. Tại Việt Nam đó là các doanh nghiệp cụ thể như tập đoàn dầu khí
quốc gia; tập đồn điện lực, tập đồn than và khoáng sản….
11


Đóng góp một lượng lớn GDP trong kinh tế của quốc gia.
Có nguồn vốn đầu tư lớn và có khả năng tiềm lực tài chính kinh tế
vững chắc; nên có thể nhanh chóng thay đổi cập nhật; và tiếp cận với sự tiên
tiến của khoa học kỹ thuật trên thế giới.
Có sức cạnh tranh mạnh về nguồn vốn, nguồn nhân lực; và thương
hiệu tốt hơn so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tạo ra sự cân bằng giữa hoạt động sản xuất và kinh doanh cho một
nền kinh tế; thay vì chỉ hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh và thương
mại.
Chức năng tổng hợp, tham mưu trong văn phòng doanh nghiệp quy
mô lớn

 Tham mưu là hiến kế, kiến nghị hay đưa ra đề xuất, đưa ra các ý
tưởng độc đáo, có tính sáng tạo, dựa trên cơ sở khoa học, đưa ra các sáng
kiến, các phương án tối ưu, hay đưa ra những chiến lược, sách lược và những
giải pháp hữu hiệu cho các Trưởng/phó, Ban Giám đốc tổ chức, doanh nghiệp
trong vấn đề đặt ra và tổ chức thực hiện những kế hoạch công tác ngắn hạn,
trung hạn, dài hạn của tổ chức, doanh nghiệp nhằm mục đích đạt kết quả cao
nhất.

 Tổ chức cơng tác tham mưu tốt và kịp thời sẽ giúp cho việc chỉ đạo,
điều hành của cơ quan, đơn vị sâu sát và thống nhất cịn ngược lại sẽ làm cho
các cơng tác chỉ đạo, điều hành sẽ bị chậm trễ, hiệu quả hạn chế hơn.

 Cơng tác tham mưu tốt sẽ góp phần phục vụ, nâng cao hiệu quả hoạt

động của Ban Giám đốc trong tổ chức, doanh nghiệp về việc chỉ đạo, điều
hành tổ chức, doanh nghiệp;

 Nếu công tác tham mưu tốt thì Ban Giám đốc sẽ nắm bắt được kịp
thời, chính xác tình hình và nó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của điều
hành doanh nghiệp;

12


 Công tác tham mưu chiến lược tốt sẽ làm tăng năng suất, tăng doanh
thu trong hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp ngày một tốt hơn và chất
lượng hơn;

 Cơng tác tham mưu tốt sẽ làm cho hồn thiện chính sách phúc lợi,
đãi ngộ cho cơng nhân viên, hồn thiện quy chế, quy định của doanh nghiệp
theo chiều hướng phù hợp với thực tiễn và pháp luật mới nhằm đáp ứng ngày
một tốt hơn những yêu cầu của khách hàng và lợi ích của cơng nhân viên.

 Giúp cho các cán bộ lãnh đạo nắm được những tình hình cụ thể để
có những quyết sách, quyết định đúng đắn trong những hoạt động lãnh đạo,
quản lý của mình
Chức năng phục vụ, hậu cần trong doanh nghiệp có quy mơ lớn có
vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động của bất kỳ ở một doanh nghiệp, tổ
chức.

 Chức năng phục vụ, hậu cần là chức năng cơ bản của văn phịng,
nhằm tạo cơ sở vật cho nhân viên hồn thành tốt các chương trình, kế hoạch
đã đề ra. Nó là nhiệm vụ hỗ trợ các phượng tiện và dụng cụ, những điều kiện
cần thiết để tất cả nhân viên có thể nâng cao được hiệu quả cơng tác và năng

suất lao động. Làm tốt công tác phục vụ, hậu cần sẽ góp phần tiết kiệm tiền
của, thời gian tạo lập được diện mạo của doanh nghiệp đàng hoàng và bề thế
hơn. Góp phần xây dựng doanh nghiệp ngày càng hiện đại theo xu hướng
phát triển chung.

 Văn phịng có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc quản lý toàn bộ việc
thu – chi, thanh quyết toán của doanh nghiệp đúng pháp luật; chịu trách
nhiệm vể hoạt động thu – chi của phịng/bộ phận kế tốn trên lĩnh vực thu –
chi thanh quyết toán, lưu giữ chứng từ, quản lý tài chính… Mọi khoản chi từ
tài khoản doanh nghiệp phải đảm bảo đúng ngun tắc, đúng mục đích và
phải có chuẩn chi

13


 Để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp, các kho đồ dùng, dụng
cụ phải được chuẩn bị, chu cấp kịp thời cho nhu cầu sử dụng. Đặc biệt là các
văn phòng phẩm như giấy, bút, mực, ….; trang thiết bị phải được đầy đủ, sửa
chữa kịp thời các trang thiết bị, máy móc văn phịng bị hỏng hóc như máy in,
máy photocoppy, máy scan, máy huỷ giấy, máy tính, máy quạt, máy lạnh/
điều hồ, máy chiếu, …và bàn ghế.

 Chức năng phục vụ, hậu cần còn được thể hiện qua việc đón tiếp
khách hàng đến doanh nghiệp tham quan, hợp tác đó là sự chuẩn bị phịng
tiếp khách hàng, xe đưa đón khách hàng, chuẩn bị nhân sự đón tiếp, nơi ở lại/
nghỉ trưa của khách hàng, …

 Trong cơng tác phục vụ, hậu cần, ngồi chun mơn, năng lực tổ
chức, quản lý, tính sáng tạo cịn địi hỏi người làm cơng tác phục vụ, hậu cần
phải có nhận thức, ý chí và tình cảm đúng đắn.

Nhiệm vụ của văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn:
Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi doanh
nghiệp mà văn phịng sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ có
trong văn phịng doanh nghiệp có quy mơ lớn thường bao gồm:

 Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình
kế hoạch cơng tác

Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phịng, văn phịng xây
dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng, quý, tuần và thường xuyên
theo dõi đơn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch cơng tác đó.

Đồng thời văn phịng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế
hoạch, lịch cơng tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện.

 Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

14


Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy
người lãnh đạo khơng thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải
có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phịng.

Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
quản lý của cơ quan, đơn vị.

 Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển
khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động của
các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ

đạo điều hành của lãnh đạo.

 Thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện
hành, theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.

 Tổ chức cơng tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ
vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp
dưới.

 Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc
họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp.

2.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ
Ở doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, cơ cấu tổ chức văn phịng cũng được
bố trí nhân sự, phòng làm việc thiết bị trong văn phòng ở quy mơ, diện tích
nhỏ phù hợp với tình hình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Với khối
lượng công việc trong doanh có quy mơ nghiệp nhỏ thì chức năng, nhiệm vụ
cũng được giới hạn trong phạm vi, quy mô của doanh nghiệp.
Các chức năng có ở văn phịng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chủ yếu là
các chức năng cơ bản, nhưng quan trọng nhằm thực hiện và duy trì tốt hoạt
động doanh nghiệp.

15


Chức năng cơ bản của văn phòng là thu thập, phân tích, lưu trữ và phân
phối thơng tin thường xun. Mọi doanh nghiệp sẽ thực hiện các hoạt động cơ
bản từ văn phòng. Cụ thể các chức năng như sau:

 Chức năng tiếp nhận và thu thập thông tin: Chức năng chính của văn

phịng là thu thập và tiếp nhận thơng tin từ nội bộ và bên ngồi. Thơng tin nội
bộ được cung cấp từ nhiều phòng, ban khác nhau của doanh nghiệp. Ngồi ra,
các nguồn thơng tin từ bên ngoài là các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức, các
quý đối tác thu thập và phân phối thông tin.

 Chức năng ghi thơng tin: Văn phịng sẽ tổng hợp lại những thơng tin
có sẵn từ nhiều nguồn khác và ghi lại thông tin trong sổ nội bộ và sổ công
văn. Thơng tin từ các nguồn như: thư từ, hóa đơn, đơn đặt hàng... sẽ được ghi
vào sổ nội bộ. Thông tin do doanh nghiệp cung cấp cho người bên ngoài được
ghi vào sổ cơng văn

 Chức năng phân tích: Với những thông tin thu thập từ nhiều nguồn
khác nhau, ở dang thơ chưa qua chỉnh sửa, văn phịng có chức năng phân tích,
nghiên cứu chi tiết thơng tin đã thu thập. Trong q trình phân tích văn phịng
sẽ nghiên cứu chi tiết để tìm ra sự cần thiết của thơng tin.

 Chức năng lưu trữ thông tin: Việc lưu lại thơng tin nhằm mục đích
để sử dụng trong tương lai. Mức độ cần thiết của thông tin sẽ quyết định lưu
trữ thơng tin đó trong bao lâu. Theo đó mức độ quan trọng của tin đó trong
bao lâu. Theo đó mức độ quan trọng của thông tin sẽ được lưu trữ trong một
tệp riêng biệt.

 Chức năng phân phối thông tin: Chức năng của văn phòng bao gồm
cả việc phân phối thông tin đến các nhân viên và các bộ phận liên quan.
Thông tin thu thập, nghiên cứu và phân tích sẽ được phân phối cho các nhân
viên và bộ phận khác nhau để giúp mọi người lên kế hoạch và thực hiện đạt
hiệu quả.

16

Từ những chức năng trên, văn phòng phải thực hiện những nhiệm vụ cụ
thể sau:

 Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của tổ chức, doanh
nghiệp, xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác hàng q, tháng, tuần của
Ban Giám đốc. Mỗi tổ chức, doanh nghiệp có nhiều kế hoạch do các bộ phận
khác nhau xây dựng. Song muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các
kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hồn chỉnh ăn khớp
và hỗ trợ nhau. Văn phịng là bộ phận tổng hợp kế hoạch tổng thể tổ chức,
doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện. Mặt khác văn phòng
phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần của
Ban Giám đốc, giúp Ban Giám đốc triển khai thực hiện các kế hoạch đó.

 Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin hoạt động của bất kỳ tổ
chức, doanh nghiệp nào cũng cần phải có thơng tin. Thơng tin là căn cứ để
Ban Giám đốc đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thơng tin bao gồm nhiều
loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý
tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng.
Văn phòng là “ cửa sổ” là “ bộ lọc” thơng tin vì tất cả các thơng tin đến hay đi
đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.

 Truyền đạt các quyết định quản lý của Ban Giám đốc, theo dõi việc
triển khai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các bộ
phận để báo cáo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnh
đạo.

 Tổ chức cơng tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch
làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp.

 Tổ chức các chuyến đi công tác của Ban Giám đốc.
 Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của tổ chức, doanh
nghiệp thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức

17


mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn
phịng.

 Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an toàn trong doanh nghiệp. Phối
hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn
hóa tinh thần cho công nhân viên.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong tổ chức,
doanh nghiệp. Tùy từng vào đặc điểm, tính chất hoạt động của tổ chức, doanh
nghiệp mà văn phịng có những nhiệm vụ phù hợp.

CHƯƠNG 3: SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA VĂN PHÒNG
DOANH NGHIỆP CĨ QUY MƠ LỚN VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP
CĨ QUY MƠ NHỎ
3.1. Điểm giống nhau giữa hai quy mơ văn phòng doanh nghiệp lớn và nhỏ
Điểm giống nhau giữa hai quy mơ văn phịng này đều phải có đầy đủ
các bộ phận, các nhân viên và có các chức năng, nhiệm vụ giống nhau nhằm
phục vụ nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp như nhân viên bộ phận Kế toán,
nhân viên bộ phận Hành chính – Nhân sự, nhân viên bộ phận Kinh doanh, ….
và các Trưởng/phó các bộ phận.

18