5 quy trình tạm ứng và thanh toán

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTƯ-TT
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 1 of 5

QUY TRÌNH TẠM ỨNG VÀ THANH TỐN
Phiếu
đề nghị
1. Lưu đồ Tạm
ứng.
tạm ứng
Trách nhiệm
Các
bước
thực hiện

1

2

Cơng nhân viên
Kiểm tra,

xem xét,
lập phiếu
chi

Trưởng/Phụ trách các bộ
Duyệt
Phiếu
chiKế
tiền
phận,
Nhân
viên
toán

Lưu đồ
(Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)

Biểu mẫu,
Tài liệu

Phiếu đề nghị
tạm ứng

Phiếu đề nghị tạm
ứng (Đầy đủ chữ ký
của Trưởng bộ phận)

Chi tiền
3

4

5

1

Giám đốc Tài chính

Lưu Hồ sơ
NV Thủ quỹ

Nhân viên Kế tốn,
Thủ quỹ

Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi
Phiếu đề nghị tạm ứng
Sổ theo dõi nợ tạm ứng


Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated

Page

: BM-QTTƯ-TT
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 2 of 5

2. Lưu đồ Thanh toán.
Các
bước

Trách nhiệm
thực hiện

1

Cán bộ,
cơng nhân viên

Giấy đề nghị
thanh tốn

Phiếu đề nghị thanh tốn
Các chứng từ, hóa đơn VAT
phát sinh có liên quan

2

Nhân viên Kế toán

Kiểm tra, đối chiếu,
lập phiếu chi

Phiếu đề nghị thanh tốn
(Có đầy đủ chữ ký của
Trưởng bộ phận)
Phiếu chi

3

Trưởng/Phụ trách
bộ phận, Giám đốc
Tài chính, Tổng
Giám đốc

4

5

6

2

LƯU ĐỒ
(Sử dụng các ký hiệu theo quy ước)

Biểu mẫu áp dụng
Tài liệu liên quan

Xem xét, Phê Duyệt

Phiếu đề nghị thanh toán
Phiếu chi

Giám đốc Tài chính,
Giám đốc

Phiếu chi
Phiêu thu

Phiếu chi
Phiếu thu

NV Thủ quỹ

Chi hoặc thu tiền

Phiếu chi
Phiếu thu

Nhân viên Kế toán,
Thủ quỹ

Lưu Hồ sơ

Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu
đề nghị thanh toán, Chứng
từ liên quan,hoá đơn
VAT,…

Code
Version
Dated
Page

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

: BM-QTTƯ-TT
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 3 of 5

3. Diễn giải chi tiết Tạm ứng.
Các
bước

Nội dung

Trách nhiệm

Mô tả thực hiện

Phê duyệt

Biểu mẫu áp
dụng, hồ sơ

Trong q trình cơng tác, làm việc phát
sinh chi phí để thực hiện công việc.

Ghi đúng, ghi đủ, các yêu cầu
trong biểu mẫu lập sẵn, có ký tên Phiếu đề nghị tạm
của CBCNV và Trưởng/Phụ
ứng
CB công nhân viên cần ứng trước lương
trách bộ phận
của tháng mình làm việc để sử dụng.

Giấy đề nghị
tạm ứng

Cán bộ công nhân viên.
Trưởng/phụ trách bộ
phận

2

Quyết định, phê
duyệt

Giám đốc Tài chính,
Giám đốc

Xem xét và phê duyệt và giấy đề nghị
tạm ứng cho tạm ứng

Ký duyệt tạm ứng

Phiếu đề nghị tạm
ứng

3

Thực hiện

Nhân viên Kế toán

Lập phiếu chi

Yêu cầu ghi rõ họ tên người tạm
ứng tiền, nội dung sử dụng, số
tiền và thời hạn thanh toán

Phiếu chi

Thực hiện

Nhân viên Thủ quỹ

Căn cứ vào phiếu chi, chi tiền cho CB
công nhân viên

Người nhận tiền ký nhận và đầy
đủ họ tên

Phiếu chi

Thực hiện

Nhân viên Kế toán,
Nhân viên Thủ quỹ

1

4
5

Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền
Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi
chép sổ sách đúng đối tượng.

Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự, dễ
tìm kiếm khi cần thiết.

4. Diễn giải chi tiết Thanh tốn tạm ứng.
Các
bước
1

3

Nội dung

Trách nhiệm

Mơ tả thực hiện

Phê duyệt

Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ

Giấy đề nghị thanh
tốn

Cán bộ cơng
nhân viên,
Trưởng/ Phụ
trách bộ phận

Khi thực hiện xong công việc, CB
công nhân viên tập hợp tất cả chứng
từ phát sinh có liên quan, làm Đề
nghị thanh tốn để trừ số tiền mà

Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian

Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan


Code
Version
Dated
Page

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM

Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

2

Kiểm tra, đối chiếu

Nhân viên Kế
tốn

3

Ký duyệt

Giám đốc Tài
chính, Giám
đốc

4

5

6

Thực hiện

Nhân viên Kế
tốn

Thực hiện

Nhân viên Thủ
quỹ

Thực hiện

Nhân viên Kế
toán, Nhân viên
Thủ quỹ

nhân viên đã tạm ứng.
Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của
chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề
nghị thanh toán với các chứng từ
hoá đơn kèm theo.
Kiểm tra xem xét, ký duyệt
Lập phiếu thu hoàn ứng lại toàn bộ
số tiền đã tạm ứng
Lập phiếu chi số tiền được duyệt
thanh toán
Thu lại tiền của CB công nhân viên
nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được
duyệt chi
Chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã
ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi.
Lưu đầy đủ Hồ sơ tạm ứng tiền
Hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi
chép sổ sách đúng đối tượng

Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,

có thứ tự thời gian
Chứng từ đầy đủ, rõ ràng,
có thứ tự thời gian

: BM-QTTƯ-TT
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 4 of 5

Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan
Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan

Phiếu lập đầy đủ, rõ ràng,
đúng số tiền đã duyệt

Phiếu thu
Phiếu chi

Thu chi bù trừ nhau không
nhầm lẫn, sau đó xác nhận
của CB cơng nhân viên và
nhân viên thủ quỹ

Phiếu thu
Phiếu chi

Hồ sơ lưu đầy đủ, có thứ tự,
dễ tìm kiếm khi cần thiết

Phiếu thu
Phiếu chi
Giấy đề nghị thanh toán
Các hoá đơn chứng từ liên quan

5. Biểu mẫu áp dụng, hồ sơ.
STT

Tên hồ sơ

Bảo quản, lưu trữ hồ sơ

Thời gian lưu hồ sơ

Cách hủy hồ sơ

1

Phiếu đề nghị tạm ứng

Phịng Tài chính- Kế tốn

05 năm

Xé, đốt

2

Giấy đề nghị thanh tốn

Phịng Tài chính- Kế tốn

05 năm

Xé, đốt

3

Phiếu chi

Phịng Tài chính- Kế tốn

05 năm

Xé, đốt

4

Phiếu thu

Phịng Tài chính- Kế toán

05 năm

Xé, đốt

4

Cơng ty TNHH HHP TỒN TÂM
Adress: Khu 5, Cao Xá, Lâm Thao, Phú Thọ
Phone: 0388.815.206 * Website: hhptoantam.com.vn

Code
Version
Dated
Page

: BM-QTTƯ-TT
: 4.0
: 01/08/2023
: Page 5 of 5

6. Quy định về tạm ứng đối với CB công nhân viên.
6.1. Đối với trường hợp tạm ứng lương.
- Không áp dụng đối với nhân viên thử việc.
- Được ứng lương từ ngày 20 của tháng làm việc, số tiền ứng không quá 50% lương thực nhận của tháng ứng lương đó.
- Hồn ứng vào kỳ nhận lương.
6.2 Đối với trường hợp tạm ứng chi phí phục vụ công việc, đi công tác.
- Không áp dụng đối với nhân viên thử việc.
- Trong quá trình đi công tác, CB công nhân viên được ứng số tiền = số tiền cơng tác phí/ngày theo quy định* với số ngày thực tế theo kế hoạch
công tác đã được Giám đốc phê duyệt.
- Hoàn ứng khi thực hiện xong công việc hoặc hết kỳ công tác theo kế hoạch.

5