20 quy tắc viết thư điện tử thương mại một cách hiệu quả

20 quy tắc viết thư điện tử
thương mại một cách hiệu quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp
tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những
bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây
là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu
quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp
tới doanh nghiệp) một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những
bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới người tiêu dùng). Chắc
chắn là theo kinh nghiệm của bản thân mình, bạn cũng hiểu là tất cả
những người làm công việc kinh doanh khi nhận một bức thư điện tử
đều muốn biết ngay vấn đề một cách nhanh nhất. Họ không có thời
gian để đọc qua tất cả các bức thư trừ phi có một điều gì đó ngay lập
tức thu hút sự quan tâm của họ. Họ không thích sự dài dòng và lan
man mà muốn biết ngay những lợi ích và thực tế. Dưới đây là 20 quy
tắc để viết những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả:
1. Chính xác. Bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra, lợi ích nào mà bạn
đề nghị, hay số liệu thống kê nào mà bạn trích dẫn, hãy chắc chắn
rằng chúng là đúng đắn và không cường điệu quá mức. Không gì tồi tệ
hơn là khởi đầu một mối quan hệ với những thông tin phóng đại hoặc
thậm chí giả tạo.
2. Ngắn gọn. Vì mục đích của các bức thư điện tử B2B của bạn là thu
hút sự quan tâm, bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà
người nhận thư có thể có được và tổng kết trong một đoạn ngắn. Tuy
nhiên, bạn cũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu.
3. Rõ ràng. Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với
những thư điện tử sai chính tả, sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu.
4. Chân thật. Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những
người tiêu dùng trong các thư điện tử B2C. Quan hệ B2B được xây
dựng dựa trên niềm tin. Hãy chắc chắn rằng mọi điều mà bạn nói đều

cho thấy bạn là người thẳng thắn và trung thực, đang thực hiện một
công việc kinh doanh nghiêm túc và có uy tín.
5. Sử dụng ngôn ngữ của họ. Cho dù bạn định nói bất cứ điều gì,
hãy dùng những ngôn từ mà những người nhận hiểu và thấy thoải
mái. Đừng viết quá đơn giản hoặc quá khó hiểu đối với họ. Mọi người
đều có xu hướng hiểu và phản ứng tốt hơn đối với những ngôn từ mà
họ thường sử dụng trong đàm thoại hàng ngày.
6. Hiểu về công việc của họ. Cố gắng hình dung ra chuỗi công việc
thường làm hàng ngày của những người mà bạn đang liên lạc và phản
ánh vào bức thư của bạn: "Tôi biết anh rất bận, vì vậy tôi sẽ đi thẳng
vào vấn đề".
7. Chú ý đến "khoảng cách về tri thức".Đừng cho rằng những
người nhận thư cũng có được những hiểu biết như bạn về sản phẩm
hoặc dịch vụ của bạn. Sau khi bạn đã thu hút được sự quan tâm của
họ và đã chuyển sang giai đoạn "thông tin thêm", hãy cố gắng cung
cấp một bước tiếp cận từng bước về bất cứ thứ gì bạn đang marketing
để giúp họ hiểu bạn đang định nói cái gì.
8. Viết thư điện tử thương mại như những lá thư thực thụ,
không phải những quảng cáo. Trong thế giới B2B, liên lạc trực tiếp
dưới dạng thư tín thì hiệu quả hơn nhiều so với một bức thư điện tử
trông như một quảng cáo.
9. Không nên vội vàng. Giống với thư điện tử B2C (và bất cứ loại
giao tiếp nào khác), sau khi viết xong, đừng gửi ngay bức thư đó mà
hãy đợi một hoặc hai ngày. Đưa nó cho các bạn đồng nghiệp và những
doanh nhân khác và tham khảo ý kiến đóng góp của họ. Trong hầu hết
các trường hợp, quãng thời gian đó và ý kiến đóng góp của những
người khác sẽ giúp bạn cải thiện việc viết lách của bạn.
10. Nên nhớ rằng thư điện tử của bạn có thể được chuyển tiếp
cho nhiều người nữa. Bởi vì thư điện tử có thể được gửi chuyển tiếp
một cách dễ dàng, hãy giả định rằng bức thư của bạn sẽ được gửi đến

những người khác nữa nếu người đầu tiên nhận nó thấy quan tâm.
Bạn có thể đưa vào những liên kết tới thông tin liên quan đến những
thứ khác, bao gồm những chi tiết kỹ thuật, thông tin về hoạt động và
dữ liệu về tài chính.
11. Bắt chước cách trình bày bằng lời nói của bạn. Mặc dù rất
nhiều điều mà bạn sẽ trình bày khi gặp trực tiếp có thể không cần
thiết hoặc không thích hợp cho một bức thư điện tử được gửi lần đầu
tiên, bạn vẫn cần phải xem xét xem bạn sẽ trình bày bằng lời về sản
phẩm hoặc dịch vụ của bạn như thế nào, bằng điện thoại hoặc gặp
mặt trực tiếp. Hãy nghĩ về những điểm quan trọng mà bạn sẽ nhấn
mạnh vào (những điểm này có thể được gạch chân hoặc in đậm trong
thư điện tử của bạn) và những ngôn từ mà bạn sử dụng (gắn với
những giải thích bằng lời mà mọi người đều hiểu).
12. Kiểm tra mục chữ ký của bạn. Chắc chắn rằng bạn đã ký rõ
ràng và ghi tên đầy đủ, chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax,
địa chỉ e-mail, và các liên kết Web site. Hãy để cho người nhận có thể
lựa chọn cách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin.
13. Chọn thời điểm gửi thư điện tử một cách cẩn thận. Hầu hết
những người làm công việc kinh doanh thường giành thời gian xử lý
các thư điện tử, thư tín và các cú điện thoại tồn đọng từ thứ sáu tuần
trước vào buổi sáng thứ hai tuần sau. Hẳn là bạn không muốn bức thư
điện tử của mình bị hoà lẫn trong hàng tá hay thậm chí hàng trăm
cuộc giao tiếp mà những người nhận thư đang thực hiện.
14. Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề của bạn. Sau dòng địa chỉ
người gửi, dòng chủ đề là cái đầu tiên mà những người nhận thư điện
tử B2B sẽ nhìn vào. Nó na ná như những điều mà bạn sẽ nói trên điện
thoại trong vòng 5 đến 10 giây đầu tiên. Dòng chủ đề cần liên quan
trực tiếp đến lợi ích chính mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp.
15. Sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan. Những người làm
công việc kinh doanh đều quan tâm đến những lợi ích, các chi tiết,

những khách hàng khác, v.v… Trừ phi những hình ảnh làm nổi bật bức
thư của bạn một cách có ý nghĩa, đừng sử dụng chúng.
16. Hãy chắc chắn rằng các liên kết trong thư điện tử của bạn
hiển thị và làm việc đúng đắn. Khi bạn liệt kê các liên kết "xem
thêm thông tin chi tiết", hãy chắc chắn rằng chúng có thể kích ngay
vào được để người nhận thư không phải cắt và dán lại vào trình duyệt.
Đồng thời những liên kết này sẽ dẫn họ tới đúng trang mà bạn muốn
và trang này là mới nhất và cung cấp những thông tin bạn muốn gửi
tới những người nhận. Không nên dẫn mọi người đến trang chủ của
bạn rồi để mặc họ tự tìm hiểu xem đi tiếp như thế nào.
17. Thận trọng với việc gửi những thứ đính kèm. Hầu như bạn
không biết người nhận có phần mềm gì hay những thiết lập về lọc nào
được kích hoạt. Gửi các file PDF, Word hay bảng tính Excel có thể
không phải là một ý tưởng hay, vì bạn không biết liệu người nhận có
thể đọc, hay thậm chí nhận, cái mà bạn gửi. Tốt hơn là bạn hãy liên
kết tới những trang Web có hiển thị những thông tin chứa trong các
tệp đính kèm.
18. Kiểm tra. Việc kiểm tra lại nội dung và dòng tiêu đề đối với các
thư điện tử B2B cũng quan trọng không kém gì các thư điện tử B2C.
19. Viết hoàn thiện. Hầu hết những người nhận thư điện tử B2B sẽ
đưa ra một số kết luận sơ bộ về sản phẩm và dịch vụ của bạn trước
khi họ gửi thư hồi đáp. Họ sẽ quyết định xem liệu thư điện tử của bạn
có đáp ứng được nhu cầu của họ không. Đó là lý do tại sao việc cung
cấp các chi tiết và thông tin hoàn thiện là rất quan trọng, nhằm cung
cấp cho người nhận những chi tiết mà họ cần để đưa ra quyết định
thông báo với bạn là họ nhận lời.
20. Đừng viết giống những người khác. Giành một chút thời gian
xem lại các thư điện tử B2B mà bạn nhận được để xem những người
khác viết như thế nào. Tham khảo các danh sách thư điện tử của các
đối thủ cạnh tranh của bạn xem họ liên lạc như thế nào. Phân tích tất

cả và tìm ra cách viết riêng của bạn không lẫn với những lá thư khác.
(Theo smallbusinesscomputing.com)
Nhất Linh