Giai phap nang cao hieu qua quan ly hang ton kho tai cong ty hioda motors btaji 20130412015832 15188 akxs

Page |1

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển mỗi đơn vị sản
xuất kinh doanh phải đảm bảo tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình và có lợi nhuận. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất
phải quan tâm đến tất cả các khâu nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội như
chất lượng sản phẩm cao, giá thành hạ, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn,
đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp trong đó có hoạt động quản lý hàng tồn
kho.
Quản lý hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý
doanh nghiệp phải biết vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực
tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình. Đồng thời, hàng tồn kho lại bao gồm rất
nhiều thành phần với đặc điểm khác nhau, mỗi thành phần lại có độ tương thích
khác nhau với các phương thức quản lý đó. Vì thế, chúng ta không thể coi nhẹ
hoạt động này trong doanh nghiệp.
Với tầm quan trọng đó của quản lý hàng tồn kho em đã chọn đề tài “Giải
pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh Hioda
Motors” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hy vọng bài viết này sẽ
góp ích phần nào vào việc hồn thiện cơng tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty
Liên doanh Hioda Motors và là tài liệu tham khảo cho các đối tượng quan tâm.
Nội dung của luận văn được trình bầy trong các phần chính như sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong quản lý tài sản lưu động
của doanh nghiệp.
Chương II: Thực trạng hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Hioda Motors
Chương III: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Cơng ty
Hioda Motors
Trong q trình tìm hiểu và thực hiện chuyên đề này em đã nhận được sự
giúp đỡ tận tình của cơ giáo hướng dẫn PGS.TS.Nguyễn Thị Bất trong việc lựa
chọn đề tài và tìm hướng phân tích lơgíc, của các anh chị phịng kiểm tốn Cơng
ty Kiểm tốn KPMG để lựa chọn được khách hàng phù hợp với đề tài này. Do

nhận thức và trình độ có hạn nên trong bài viết này cịn nhiều sai sót và hạn chế.
Vì vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp để em có
điều kiện nâng cao kiến thức của mình để phục vụ cho q trình cơng tác sau
này. Em xin chân thành cảm ơn.

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh1
Hioda Motors


Page |2

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG
QUẢN LÝ TÀI SẢN LƯU ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP
1.1. Hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.1.1. Cơ cấu Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp
Khi đánh giá về một doanh nghiệp, thơng tin tài chính nội bộ - các báo
cáo tài chính chính là nguồn thơng tin cơ bản nhất. Trong đó, Bảng cân đối kế
tốn là một báo cáo tài chính rất quan trọng đối với các đối tượng có quan hệ sở
hữu, quan hệ kinh doanh và quan hệ quản lý với doanh nghiệp.
Bảng cân đối kế tốn chính là một báo cáo tài chính mơ tả tình trạng tài
chính của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định nào đó. Thơng thường,
Bảng cân đối kế tốn được trình bày dưới dạng bảng cân đối số dư các tài khoản
kế toán: một bên phản ánh tài sản và một bên phản ánh nguồn vốn của doanh
nghiệp. Những đối tượng quan tâm hoặc có liên quan đến hoạt động quản lý tài
sản của doanh nghiệp có thể xem xét Bảng cân đối kế toán như nguồn tư liệu
đầu tiên để đánh giá chất lượng của hoạt động này tại doanh nghiệp được nghiên
cứu. Cơ cấu tài sản được thể hiện rất rõ trên Bảng cân đối kế tốn. Vì thế, người
quan tâm có thể có được cái nhìn tổng quan về tỉ trọng giữa tài sản lưu động và
tài sản cố định cũng như biến động của các loại tài sản trong doanh nghiệp qua

các thời kì kế tiếp nhau. Trong một doanh nghiệp sản xuất, tài sản lưu động mà
đặc biệt là hàng tồn kho luôn chiếm một tỉ trọng nhất định trong cơ cấu tài sản.
Theo dõi Bảng cân đối kế toán qua nhiều năm tài chính có thể thấy rõ vị trí và
giá trị của hàng tồn kho trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Hàng tồn
kho không chỉ liên quan đến các hoạt động đầu vào mà còn liên quan đến tình
hình tiêu thụ và các chính sách quản lý khác nhau. Nếu xét khía cạnh các năm
tài chính, tỉ trọng và cơ cấu hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế tốn thay đổi đột
biến qua các kì liên tiếp sẽ là một vấn đề đặt ra cho hoạt động quản lý hàng tồn
kho nói riêng và quản lý tài sản lưu động nói chung của doanh nghiệp.
Để có thể nghiên cứu nội dung quản lý hàng tồn kho, trước hết ta cần nắm
bắt những vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp.
1.1.2 Các vấn đề chung về tài sản lưu động và hàng tồn kho của doanh nghiệp
Tài sản lưu động
Một trong những điều kiện thiết yếu nhất để tiến hành các hoạt động sản
xuất – kinh doanh là đối tượng lao động. Khác với tư liệu lao động, đối tượng
lao động chỉ tham gia và một chu kì sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá
trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay
đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chính
vì vậy, đến chu kì sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tượng lao động khác.
Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để nhận biết cũng như tổ
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh2
Hioda Motors


Page |3

chức quản lý tài sản lưu động. Từ đây ta có khái niệm chung về tài sản lưu
động:
Tài sản lưu động là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển
trong quá trình sản xuất – kinh doanh.1

Mỗi một loại tài sản đều có vai trị, vị trí nhất định đối với các nhiệm vụ
và mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là một
doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, giá trị của tài sản lưu động thường chiếm
một tỉ trọng khá cao và ổn định trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Vì
thế, yêu cầu đặt ra đối với bộ máy điều hành doanh nghiệp là nâng cao hiệu quả
quản lý và sử dụng tài sản lưu động để góp phần hồn thành các mục tiêu và kế
hoạch đã đề ra. Để đạt được điều này, Doanh nghiệp cần phải quản lý tốt từng
bộ phận của tài sản lưu động bao gồm:
 Tiền mặt
 Chứng khốn có tính thanh khoản cao
 Các khoản phải thu
 Dự trữ/Hàng tồn kho

1

Giáo trình Tài chính Doanh nghiệp – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh3
Hioda Motors


Page |4

Hàng tồn kho
Trong những bộ phận trên của tài sản lưu động, hàng tồn kho luôn được
đánh giá là trung tâm của sự chú ý trong các lĩnh vực kế tốn – tài chính, kiểm
tốn… cũng như trong các cuộc thảo luận của các chun gia tài chính.
Có một số lí do chính khiến hàng tồn kho trở nên đặc biệt quan trọng:
 Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu
động của một doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận

lớn trong hoạt động quản lý;
 Mỗi một doanh nghiệp sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định
giá hàng tồn kho cũng như các mơ hình dự trữ phù hợp với doanh nghiệp
mình. Vì mỗi một phương pháp, mơ hình khác nhau sẽ đem lại những kết
quả khác nhau nên yêu cầu đặt ra với các doanh nghiệp là phải đảm bảo
tính thống nhất trong việc sử dụng các phương pháp định giá cũng như
mơ hình dự trữ giữa các kì, các năm tài chính;
 Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy
có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm;
 Công việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho ln là
cơng việc phức tạp và khó khăn hơn hầu hết các tài sản khác. Hàng tồn
kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất
– kinh doanh nên quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan
trọng;
 Hàng tồn kho là một khái niệm rộng, bao gồm rất nhiều loại khác nhau.
Có rất nhiều khoản mục khó phân loại và định giá như các linh kiện điện
tử phức tạp, các cơng trình xây dựng cơ bản dở dang, các tác phẩm nghệ
thuật, kim khí, đá quý…Đồng thời, do tính đa dạng của mình, các loại
hàng tồn kho được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, điều kiện
đảm bảo khác nhau và do nhiều người quản lý. Vì thế, cơng tác kiểm sốt
vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho là một công việc phức
tạp trong công tác quản lý tài sản nói chung và tài sản lưu động nói riêng.
Từ những lí do trên ta thấy được sự cần thiết của việc nghiên cứu về hàng
tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất.
Nội dung hàng tồn kho
Hàng tồn kho: Là những tài sản:
a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
b) Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
c) Nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ để sử dụng trong q trình
sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.2

Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong
tương lai. Bất kì lúc nào mà ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các
nguồn khơng sử dụng ngay khi nó sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện.
Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và
nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.
2

Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh4
Hioda Motors


Page |5

Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vơ
hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho
chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào
hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, ngun vật liệu và sản phẩm tồn kho có
tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực
và kiến thức của nhân viên làm những cơng việc đó.
Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán kiếm lời.
Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người
tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như khơng có dự trữ là bán
thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.
Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá
trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối
cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán
thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay
người tiêu dùng.

1.1.3. Phân loại hàng tồn kho






Về cơ bản hàng tồn kho có thể bao gồm ba loại chính:
Ngun vật liệu thơ phục vụ cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Nguyên
vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hố
như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp
dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc…
Đây là một yếu tố khơng thể thiếu được của q trình sản xuất, có vai trị
rất lớn để q trình này được tiến hành bình thường dù nó khơng trực tiếp
tạo ra lợi nhuận;
Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm
hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá
trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hồn thành. Đó là các loại
nguyên liệu nằm tại từng công đoạnh của dây chuyền sản xuất. Trong nền
kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra địi hỏi trình độ cơng nghệ cao. Vì thế
q trình sản xuất ngày càng có nhiều cơng đoạn, giữa những công đoạn
này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ
để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng
dài, càng phức tạp, có nhiều cơng đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở
dang sẽ càng nhiều;
Thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
Tồn kho thành phẩm luôn tồn tại trong một doanh nghiệp tại một thời kì
nhất định. Sau khi hồn thành các cơng đoạn sản xuất, hầu như tất cả các
doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay các sản phẩm của mình. Có
rất nhiều ngun nhân gây ra hiện tượng này. Để tiêu thụ sản phẩm có thể

cần phải sản xuất đủ cả lô hàng mới được xuất kho, có “độ trễ” nhất định
giữa sản xuất và tiêu dùng, quy trình chế tạo nhiều cơng đoạn tốn nhiều
thời gian hoặc doanh nghiệp sản xuất các mặt hàng mang tính thời vụ…
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh5
Hioda Motors


Page |6

Ngồi ra, hàng tồn kho có thể bao gồm một số loại khác như:
 Hàng hoá mua về để bán (thường xuất hiện trong các doanh nghiệp
thương mại) bao gồm: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường,
hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia cơng chế biến;
 Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi
trên đường.3
Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành.
Người ta cịn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn
tại. Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn
tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể
được phân chia làm hai loại:
 Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần
mà khơng có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;
 Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn
vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn
kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn
kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì.
1.1.4. Đặc điểm của các loại hàng tồn kho
1.1.4.1. Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong
quá trình sản xuất - kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nói đến hoạt động quản lý

hàng tồn kho, quản lý nguyên vật liệu thường được nhắc đến đầu tiên. Quản lý
tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để
đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận
cho doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại, mỗi
loại có vai trị cơng dụng khác nhau. Với điều kiện nền kinh tế thị trường, các
doanh nghiệp phân loại nguyên vật liệu tốt thì mới tổ chức tốt việc hạch toán và
quản lý nguyên vật liệu.
Trong thực tế của cơng tác quản lý và hạch tốn ở các doanh nghiệp, đặc
trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thơng dụng nhất là theo vai trị và tác
dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng
này, nguyên vật liệu thường phân ra làm các loại sau:
 Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau
quá trình gia cơng chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.
Nguyên liệu ở đây chính là các đối tượng lao động chưa qua chế biến
công nghiệp;
 Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất –
kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hồn thiện và nâng cao
tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho
3

Chuẩn mực kế toán số 02 theo Quyết định số 149/2001QĐ-BTC

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh6
Hioda Motors


Page |7

cơng cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu

cầu kĩ thuật, nhu cầu quản lý;
 Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, củi, xăng,
dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu
phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và
tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trị quan trọng
trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kĩ thuật quản lý
hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường;
 Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa,
bảo dưỡng tài sản cố định;
 Thiết bị và vật liệu XDCB: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt
động xây lắp, xây dựng cơ bản;
 Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc
phế liệu thu hồi.
Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán
số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu, các doanh nghiệp trên cơ sở
phân loại theo vai trị và cơng dụng của ngun vật liệu phải tiếp tục chi tiết và
hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu “. Sổ này xác định thống nhất tên
gọi, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch tốn của từng danh điểm
ngun vật liệu.
Kí hiệu
Nhóm

Danh điểm NVL

Tên, nhãn hiệu,
quy cách NVL

Đơn vị
tính

Đơn giá hạch
tốn

Ghi
chú

MÉu “Sỉ danh điểm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đợc nhập xuất kho thờng xuyên. Chính vì vậy đà phát
sinh yêu cầu quản lý kiểm soát nguyên vật liệu nhập xuất kho cho các doanh
nghiệp. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ có các phơng thức kiểm kê khác nhau.
Dới đây là hai phơng pháp tổng hợp để kiểm kê nguyên vật liệu:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX): Là phơng pháp theo dõi, phản
ánh thờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật t, hàng
hoá trên sổ sách kế toán. Tình hình biến động tăng giảm của vật t hàng hoá đợc
thể hiện rõ ràng, giá trị nguyên vật liệu ở bất cứ thời điểm nào trong kì hạch toán
đều có thể nắm bắt đợc. Cuối kì hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế
nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán ta sẽ
xác định đợc số vật t thừa, thiếu và truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lí
kịp thời. Phơng pháp này có nhiều u điểm nên đợc áp dụng trong các doanh
nghiệp sản xuất và các đơn vị thơng nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.
Phơng pháp kiểm kê định kì (KKĐK): Là phơng pháp hạch toán căn cứ
vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồ n kho cuối kì trên sổ kế toán
tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu đà xuất trong kì theo công thức:

Tr giá vật tư,
hàng hoá xuất
kho

=

Tổng trị giá vật
tư, hàng hoá
mua vào trong
kì

+

Trị giá vật tư,
hàng hố tồn
đầu kì

-

Trị giá vật tư,
hàng hố tồn
cuối kì

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh7
Hioda Motors


Page |8

Theo phơng pháp KKĐK, mọi biến động nguyên vật liệu sẽ không đợc
theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật t, hàng hoá mua
và nhập kho đợc phản ánh trên tài khoản mua hàng.
Phơng pháp này thờng áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng
loại nguyên vật liệu với quy cách, mẫu mà khác nhau, giá trị thấp và đợc xuất thờng xuyên. Ưu điểm của phơng pháp này là giảm nhẹ công việc hạch toán, tuy
nhiên độ chính xác về nguyên vật liệu xuất dùng cho các mục đích khác nhau
phụ thuộc vào chất lợng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bÃi.

1.1.4.2. Bán thành phẩm
Bán thành phẩm hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là
một loại hàng tồn kho dù ít dù nhiều cũng luôn tồn tại ở các doanh nghiệp. Bán
thành phẩm là những sản phẩm mới kết thúc quy trình công nghệ sản xuất (trừ
công đoạn cuối cùng) đợc nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến hoặc
có thể bán ra ngoài. Tồn kho bán thành phẩm thờng có thể phân thành ba loại
hình: bán thành phẩm vận chuyển, bán thành phẩm quay vòng, bán thành phẩm
an toàn, đợc lần lợt thiết lập bởi các mục đích khác nhau, đồng thời chịu ảnh hởng của các nguyên nhân khác nhau.
Trong mô hình JIT, một trong những mục tiêu trọng tâm là giảm tối đa lợng hàng tồn
kho bán thành phẩm chứ không phải là rút ngắn chu kì sản xuất hay giảm chi phí sản xuất.
Chu kì sản xuất sản phẩm là thời gian bắt đầu từ khi nguyên vật liệu đợc đa vào cho đến khi đa ra đợc thành phẩm. Đó chính là thời gian để nguyên vật liệu, linh kiện thông qua hệ thống
chế tạo sản xuất. Giữa thời gian nguyên vật liệu thông qua hệ thống, lợng hàng tồn kho bán
thành phẩm và năng suất có mối quan hệ nh sau:

Lợng tồn kho bình quân bán thành phẩm
Thời gian thông =
qua bình quân
Năng suất của hệ thống
Công thức này đợc gọi là định luật Little. Nó chứng minh rõ ràng rằng nếu
giảm lợng hàng tồn kho bán thành phẩm của hệ thống có thể làm cho thời gian
nguyên vật liệu thông qua hệ thống (chu kì sản xuất) đợc rút ngắn. Khi tồn kho
bán thành phẩm đợc giảm thiểu sẽ có thể đem đến nhiều kết quả nh:
Sản lợng tồn kho bán thành phẩm có hai hiệu ứng quan trọng đối với việc
rút ngắn chu kì sản xuất vừa giảm tử số của định luật Litte, vừa tăng
mẫu số, vừa giảm chi phí lại vừa rút ngắn chu kì sản xuất nh một mũi tên
bắn trúng hai đích;
Việc giảm sản lợng bán thành phẩm còn rút ngắng chu kì sản xuất, khiến
cho biên độ dao động của thời gian hoàn thành gia công linh kiện sớm sẽ
đợc rút ngắn, từ đó lợng tồn kho dự phòng cần thiết lập sẽ đợc giảm đi.
Đây chính là nguyên nhân mô hình JIT coi việc giảm lợng tồn kho bán

thành phẩm là mục tiêu chính.
1.1.4.3. Thành phẩm
Thành phẩm là sản phẩm đà đợc chế tạo xong ở giai đoạn chế biến cuối
cùng của quy trình công nghệ trong doanh nghiệp, đợc kiểm nghiệm đủ tiêu
chuẩn kĩ thuật quy định và nhập kho. Thành phẩm đợc sản xuất ra với chất lợng
tốt, phù hợp với yêu cầu của thị trờng đà trở thành yêu cầu quyết định sự sống
còn của doanh nghiệp. Việc duy trì, ổn định và không ngừng phát triển sản xuất
của doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện đợc khi chất lợng sản phẩm sản xuất ra
ngày càng tốt hơn, đáp ứng đợc yêu cầu của thị trờng.
Nhiệm vụ đặt ra với các nhà quản lý doanh nghiệp là kiểm soát đợc tình
hình nhập, xuất kho thành phẩm, các nghiệp vụ khác liên quan đến việc tiêu thụ
thành phẩm vì chỉ có nh vậy mới xác định chính xác kết quả sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Đối với thành phẩm, ta không thờng đa ra các mô hình quản lý dự trữ cụ
thể vì tuỳ đặc điểm của từng doanh nghiệp mà nhà quản lý phải tìm ra biện pháp
Gii phỏp nõng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh8
Hioda Motors


Page |9

phù hợp với doanh nghiệp mình để quản lý thành phẩm thuộc hàng tồn kho. Tuy
nhiên luôn có một số nguyên tắc quản lý và hạch toán chung nh:
Hạch toán nhập, xuất kho thành phẩm phải đợc phản ánh theo giá thực tế;
Thành phẩm phải đợc phân loại theo từng kho, từng loại, từng nhóm và
từng thứ thành phẩm;
Tổ chức ghi chép kiểm tra lợng, giá trị thành phẩm xuất, nhập kho đợc
thực hiện đồng thời ở hai nơi: phòng kế toán và ở kho. Nhờ đó, phòng kế
toán cũng nh ban quản lý doanh nghiệp có thể phát hiện kịp thời các trờng
hợp ghi chép sai các nghiệp vụ tăng, giảm thành phẩm và các nguyên

nhân khác làm cho tình hình tồn kho thực tế không khớp với số liệu ghi
chép trên sổ sách kế toán;
Sản phẩm sản xuất xong sẽ đợc nhân viên bộ phận kiểm tra chất lợng sản
phẩm xác nhận thứ hạng chất lợng căn cứ vào các tiêu chuẩn quy định và
ghi vào Bảng công tác của tổ. Căn cứ vào kết quả kiểm tra chất lợng sản
phẩm, tổ trởng sản xuất lập Phiếu nhập kho và giao thành phẩm vào
kho. Mỗi lần xuất kho thành phẩm để tiêu thụ cần lập Phiếu xuất kho
thành phẩm. Phiếu này có thể lập riêng cho mỗi loại hoặc nhiều loại
thành phẩm, tuỳ theo tình hình tiêu thụ thành phẩm.
Tóm lại, mỗi loại hàng tồn kho đều có những đặc điểm riêng. Vì thế, quy
trình quản lý và kiểm soát cũng có những nét khác biệt đòi hỏi các nhà quản
lý doanh nghiệp nắm vững tính chất hàng tồn kho của doanh nghiệp mình để
đa ra phơng pháp và mô hình quản lý hiệu quả.
1.2. Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.2.1. Sự cần thiết phải quản lý hàng tồn kho
Quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản lu động có ảnh hởng rất quan
trọng đến việc hoàn thành những nhiệm vụ, mục tiêu chung đặt ra cho doanh
nghiệp. Việc quản lý tài sản lu động thiếu hiệu quả cũng là một trong những
nguyên nhân khiến cho các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động, thậm
chí dẫn đến phá sản.
Ba vấn đề cơ bản về quản lý tài chính doanh nghiệp bao gồm: dự toán vốn
đầu t dài hạn, cơ cấu vốn và quản lý tài sản lu động. Trong đó, quản lý tài sản lu
động liên quan đến hoạt động tài chính hàng ngày cũng nh các quyết định tài
chính ngắn hạn của doanh nghiệp. Vì vậy, công tác quản lý tài sản lu động đóng
một vai trò khá quan trọng trong công tác quản lý tài sản nói chung.
Quản lý hàng tồn kho một bộ phận của tài sản lu động có ý nghÜa
kinh tÕ quan träng do hµng tån kho lµ mét trong những tài sản có giá trị lớn
trong doanh nghiệp. Bản thân vấn đề quản lý hàng tồn kho có hai mặt trái ngợc
nhau là: để đảm bảo sản xuất liên tục, tránh đứt quÃng trên dây chuyền sản xuất,
đảm bảo sản xuất đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của ngời tiêu dùng trong bất cứ

tình huống nào, doanh nghiệp có ý định tăng hàng tồn kho. Ngợc lại, hàng tồn
kho tăng lên, doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác có liên quan
đến dự trữ chung. Vì vậy, bản thân doanh nghiệp phải tìm cách xác định mức độ
cân bằng giữa mức độ đầu t cho hàng tồn kho và lợi ích do thoả mÃn nhu cầu của
sản xuất và nhu cầu ngời tiêu dùng với chi phí tối thiểu nhất.
Đối với một doanh nghiệp sản xuất chế tạo, yêu cầu quản lý hàng tồn kho
càng gắt gao. Có thể minh họa điều này bằng một vài con số: Bình quân mức tồn
kho trong hệ thống sản xuất chế tạo thờng đạt vào khoảng 1,6 doanh số
bán/tháng hay khoảng 13% doanh số năm, công ty bán lẻ khoảng 1,4 doanh số
bán/tháng hay 12% doanh số năm, công ty bán buôn khoảng 1,2 doanh số
bán/tháng hay 10% doanh số năm. Quản lý hàng tồn kho tốt cũng góp phần hoàn
thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trớc những yêu cầu đặt
ra ngày càng cao của thị trờng nh:
Rút ngắn thời gian cần thiết để hệ thống sản xuất có thể đáp ứng nhu cÇu;
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh9
Hioda Motors


P a g e | 10

 Ph©n bỉ chi phÝ cố định cho các đơn hàng hay lô sản xuất khối lợng lớn;
Đảm bảo ổn định sản xuất và số lợng công nhân khi nhu cầu biến đổi;
Bảo vệ doanh nghiệp trớc các sự kiện làm đình trệ sản xuất nh đình công,
thiếu hụt trong khâu cung cấp
Bảo đảm sự mềm dẻo trong hệ thống sản xuất
1.2.2. Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Luồng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất chế tạo
Vì hàng tồn kho có thể xuất hiện trong mọi công đoạn sản xuất nên ta cần
nghiên cứu luồng dịch chuyển vật chÊt trong mét hƯ thèng s¶n xt – kinh
doanh bao gồm nhiều công đoạn khác nhau để thấy đợc sự hiện diện của hàng

tồn kho cũng nh các loại kho trong từng công đoạn đó.
Hệ thống sản xuất đợc diễn tả nh là sự chuyển hóa các đầu vào qua hộp
đen kĩ thuật thành các đầu ra. Xét trong hệ thống sản xuất chế tạo, các đầu vào là
sản phẩm hữu hình, quá trình chuyển hoá có thể biểu hiện ra nh một quá trình
dịch chuyển vật chất từ đầu vào qua suốt các quá trình chuyển hoá thành đầu ra.
Cụ thể nguyên vật liệu ở đầu vào, dịch chuyển từ nơi làm việc này đến nơi làm
việc khác trở thành sản phẩm lan toả khắp các kênh phân phối đến khách hàng
cuối cùng.
Ta có thể hình dung dòng dịch chuyển này qua sơ đồ sau:

Cỏc giai on sn xut
Kho
SP

Kho bỏn
thnhph
m

Sơ đồ 1: Dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống chế tạo
Qua sơ đồ ta có thể thấy hàng tồn kho xuất hiện ở mọi công đoạn sản
xuất, biểu hiện của nó chính là các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm và kho
bán thành phẩm. Vì vậy, nội dung của quản lý hàng tồn kho cũng liên quan đến
dòng dịch chuyển vật chất trong hệ thống sản xuất kinh doanh.
Nội dung của quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là tính lợng tồn kho tối u sao cho chi phí tồn kho là
nhỏ nhất. Hoạt động quản lý hàng tồn kho đợc đặt trên cơ sở bốn câu hỏi lớn
sau:
Lợng đặt hàng là bao nhiêu đơn vị vào thời điểm quy định;
Vào thời điểm nào thì bắt đầu đặt hàng;
10

Gii phỏp nõng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors

Khách hàng

Kho
NVL

Kho nhà phân phối

Gửi hàng

Ngư
ời
cun
g
cấp

Tiếp nhận

Mua sắm


P a g e | 11

Loại hàng tồn kho nào đợc chú ý;
Có thể thay đổi chi phí tồn kho hay không.
Để trả lời những câu hỏi này, chúng ta cần phải tìm hiểu về các mô hình
quản lý hàng tồn kho, nghiên cứu kĩ về đặc điểm của từng loại hàng tồn kho
cũng nh chi phí tồn kho cã thĨ cã.

Chi phÝ tån kho
Khi doanh nghiƯp tiÕn hành dự trữ, các loại chi phí tất yếu sẽ phát sinh nh
chi phí bốc xếp nguyên vật liệu, hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng,
chi phí bảo hiểm Chi phí tồn kho liên quan đến các mô hình dự trữ. Vì thế,
việc nghiên cứu về các loại chi phí tồn kho là cần thiết trớc khi đa ra các mô
hình. Chi phí tồn kho thờng bao gồm:

Chi phí lu kho (Chi phí tồn trữ)

Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)

Chi phí khác
Để có thể hình dung tõng bé phËn cña chi phÝ tån kho ta có bảng minh
hoạ sau với các số liệu giả định:
Chi phí tồn kho (năm)
(% giá trị hàng tồn kho)
I. Chi phí lu kho
Chi phí đóng gói hàng
12%
Chi phí bốc xếp hàng vào kho
0.5%
Thuế kho
1%
Bảo hiểm
0.5%
Khấu hao thiết bị kho và thanh lý hàng cũ
12%
Tổng cộng
26%
II. Chi phí đặt hàng

Phí đặt hàng
Thay đổi theo lô hàng
Phí vận chuyển
2.5%
III. Các chi phí khác
Giảm doanh thu (do mất hàng)
Thay đổi
Mất uy tín với khách hàng
Thay đổi
Gián đoạn sản xuất
Thay đổi
Chi phí lu kho
Chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lợng hàng tồn kho trung bình hiện có và đợc phân ra làm hai loại:
Chi phí tài chính: bao gồm chi phí sư dơng vèn nh tr¶ l·i tiỊn vay, chi phÝ
vỊ thuế, khấu hao
Chi phí hoạt động: bao gồm chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm
hàng hoá, chi phí do giảm giá trị hàng hoá, chi phí hao hụt mất mát, chi
phí bảo quản
Bảng dới đây sẽ thống kê những chi phí tồn trữ có thể có:
Nhúm chi phí
Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
1. Chi phí về nhà cửa và kho tàng
Chiếm 3% - 10%
- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa
- Chi phí cho bảo hiểm nhà kho, kho tàng
- Chi phí cho thuê nhà đất
Chiếm từ 1% - 4%
2. Chi phí sử dụng thiết bị phương tiện
- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị
- Chi phí năng lượng

- Chi phí vận hành thiết bị
Chiếm từ 3% - 5%
3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát
quản lý
11
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors


P a g e | 12

4.
-

Nhóm chi phí
Phí tồn kho việc đầu tư vào hàng dự trữ
Thuế đánh vào hàng dự trữ
Chi phí cho việc vay mượn (vốn)
Bảo hiểm cho hàng dự trữ

5. Thiệt hại của hàng dự trữ do mất mát, hư
hỏng hoặc không sử dụng được

Tỉ lệ so với giá trị dự trữ
Chiếm từ 6% - 24%

Chiếm từ 2% - 5%

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu về hàng tồn kho là D đơn vị hàng hóa/năm,
và N là số lần đặt hàng trong một năm thì lợng hàng đặt mỗi lần sẽ là Q = D/N

D
Lợng tồn kho trung bình A =
2N
Giả sử ta có giả thiết về hàng tồn kho của một doanh nghiệp nh sau:
D =120,000đơn vị
N = 4 lần đặt hàng
Nh vậy, lợng hàng cung ứng mỗi lần Q=D/N=120,000/4=30,000đv/1 lần
đặt hàng
Lợng tồn kho trung bình A=30,000/2=15,000đv
Nhận xét: Ngay sau khi tầu cập bến, lợng hàng tồn kho lớn nhất sẽ là
30,000 đơn vị và trớc khi lô hàng mới nhập kho, lợng hàng tồn kho ở mức thấp
nhất và bằng 0. Lợng hàng tồn kho trung bình sẽ là 15,000 đơn vị.
Giả sử hàng tồn kho có giá p = $2/1đv
Giá trị hàng tồn kho trung b×nh = p x A=2 x 15,000 = $30,000
Chi phí lu kho = 10% giá trị hàng lu kho = 10% x 30,000 = $3,000/năm
Chi phí bốc dỡ, xếp hàng vào kho là $2,000/năm
Chi phí bảo hiểm kho là $500/năm
Khấu hao và thanh lý tài sản cũ không dùng đợc $1,000/năm
Tổng chi phí tồn kho = 3,000 + 2,000 + 500 + 1,000 = $ 6,500
Nh vËy tØ lÖ phí tổn tồn kho/năm = 6,500/30,000 = 0.217
Nếu gọi:
t
: Tỉ lÖ chi phÝ lu kho
TCC (Total Carrying Cost): Tổng chi phí tồn kho
p
: Đơn giá hàng lưu kho
A
: Giá trị tồn kho trung bình
C1
: Chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá

TCC = t x p x A = C 1 x Q/2
= 0.217 x 2 x 15,000 = $ 6,500

12
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors


P a g e | 13

Chi phí đặt hàng (Chi phí hợp đồng)
Đây là chi phí cho việc đặt một đợt hàng mới. Chi phí này bao gồm chi
phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hố. Chi phí này thường cố định cho
một lô hàng đặt cho dù lơ hàng lớn hay nhỏ. Do vậy, chi phí đặt hàng thường
thấp nếu lô đặt hàng lớn và ngược lại chi phí này sẽ cao nếu lơ hàng đặt nhỏ.
Tổng chi phí đặt hàng vì thế sẽ tăng lên nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm đi.
Nếu gọi:
N
: Số lần đặt hàng trong năm
TOC (Total Ordering Cost) : Tổng chi phí đặt hàng
C2
: Chi phí cố định cho một lần đặt hàng và C 2
=$100
TOC = C 2 x N
Mà ta biết: N = D/Q
Do vậy:
D
TOC = C 2 x Q
Theo ví dụ trên ta sẽ có:
120,000

TOC = 100 x
= $400
30,000
Các chi phí khác: bao gồm các chi phí thành lập kho, trả lương cho cơng
nhân viên ngồi giờ…
Tổng phí tổn tồn kho (Total Inventory Cost) TIC
Tổng chi phí tồn kho được tính bằng cơng thức:
TIC = TCC + TOC
min
Phương trình tổng qt tính tổng chi phí tồn kho sẽ là:
Q
D
min
TIC = C 1 x 2
+ C 2 x Q (1)
Phương trình (1) sẽ được áp dụng vào các mơ hình quản lý hàng tồn kho
dưới đây.
1.2.3. Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Khi nghiên cứu các phương pháp quản lý hàng tồn kho, chúng ta cần giải
quyết hai câu hỏi trọng tâm là:
 Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất
 Khi nào thì tiến hành đặt hàng
1.2.3.1. Quản lý dự trữ theo phương pháp cổ điển hay mơ hình dự trữ hiệu
quả nhất EOQ (Economic ordering Quantity)
Mơ hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm
1915, cho đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật

13
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors

P a g e | 14

kiểm soát dự trữ theo mơ hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng nó, người
ta đã phảI dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:
 Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;
 Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và
thời gian đó khơng đổi;
 Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và
được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;
 Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;
 Sự thiếu hụt trong kho hồn tồn khơng xảy ra nếu như đơn đặt hàng
được thực hiện đúng thời gian.
Lượng hàng cung ứng

Sơ đồ 2: Mơ hình hàng tồn kho

cơ bản
Q*
Q*/2

Dự trữ trung bình

O
A
B
C
Thời gian
Trong đó:

Q* - Sản lượng của một đơn hàng (lượng hàng dự trữ tối đa)
O – Dự trữ tối thiểu
Q*/2 – Lượng dự trữ trung bình
OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết
hàng của một đợt đặt hàng dự trữ
Với mơ hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ khơng đổi vì nhu
cầu khơng thay đổi theo thời gian.
a) Xác định các thông số cơ bản của mơ hình EOQ
Lượng đặt hàng tối ưu
Mục tiêu của các mơ hình dự trữ đều nhằm tối thiểu hố tổng chi phí dự
trữ. Khi nghiên cứu về chi phí hàng tồn kho ta đã có phương trình:
Q
D
min
TIC = C 1 x 2
+ C 2 x Q (1)
Xét phương trình (1), ta lấy vi phân TIC theo Q. Từ đó ta có thể tính được
lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau:
2 DC2
Q* 
C1
Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một
lượng xác định sao cho tại đó tổng chi phí TIC là nhỏ nhất. Q* tối ưu tại điểm
có chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau.
Cơng thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau:
14
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors

P a g e | 15

Chi phí
Chi phí lưu
kho CxQ/2

Chi phí đặt
hàng CxD/Q

O

Lượng hàng cung ứng

Giả sử có số liệu về hàng tồn kho của một công ty sản xuất xe máy như
sau: Tồn bộ số hàng hố cần sử dụng trong năm là 1600 tấm thép/năm, chi phí
mỗi lần đặt hàng là 1 triệu đồng, chi phí lưu kho một đơn vị hàng hoá là 0,5
triệu đồng. Lượng hàng hoá mỗi lần cung ứng tối ưu là:
2 1600 1
Q* 
80
0,5
Số lần đặt hàng trong năm là: 1600/80 = 20 lần
Chi phí đặt hàng trong năm là: 20 * 1 = 20 triệu
Chi phí lưu kho hàng hố là: 0,5 * 80/2 = 20 triệu
Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng
Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng ta có:
Số ngày làm việc trong năm
T = Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N)
Giả sử trong năm cơng ty làm việc bình qn 320 ngày, khoảng cách giữa
hai lần đặt hàng sẽ là T = 320/20 = 16 ngày

15
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors


P a g e | 16

Tổng chi phí dự trữ
TIC = 0,5 x

80
2

+1x

1600
80

= 40

b) Xác định thời điểm đặt hàng mới
Trong mơ hình dự trữ EOQ ta giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt
hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ
đến khi hàng trong kho về đến khơng đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và
sẽ nhận ngay tức khắc. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và
nhận hàng có thể ngắn trong vịng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng
thời khơng có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho
trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt
hàng mới từ q sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hố.

Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng ta phải xác định thời điểm đặt
hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời
gian giao hàng. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau:
Lượng hàng tồn kho
Q*

ROP

O

L

A

Thời gian

Sơ đồ 3: Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP
Điểm đặt hàng lại: ROP = d x L trong đó:
L: thời gian vận chuyển đơn hàng
d: nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho
D
d = Số ngày sản xuất trong năm
Vẫn giả thiết về công ty sản xuất xe máy trên. Toàn bộ số hàng tồn kho
cần sử dụng trong năm là 1600 đơn vị, số ngày làm việc mỗi năm là 320 ngày
thì hàng tồn kho được dùng mỗi ngày d = 1600/320 = 5 đơn vị/ngày. Nếu thời
gian giao hàng L = 4 ngày khơng kể ngày nghỉ thì doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt
hàng khi lượng nguyên liệu trong kho chỉ còn lại là: ROP = 4 x 5 = 20 đơn vị.
c) Lượng dự trữ an toàn
Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh
doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo

16
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors


P a g e | 17

thời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường. Tính khơng xác
định của nhu cầu và tính khơng xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có
thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt
đến nơi. Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn
kho dự trữ an toàn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng
ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn.
Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba
loại: tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời.
Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định
là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao
gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngồi dự
kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế,
lượng dự trữ an tồn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động
rịng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào
lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng.
Với doanh nghiệp sản xuất xe máy trên, ban lãnh đạo của doanh nghiệp
này quyết định mức dự trữ an tồn là 10 đơn vị hàng hố, điểm đặt hàng mới sẽ
là 20 + 10 = 30 đơn vị.
Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an tồn thơng qua chi phí tổn
thất do thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng
bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập
kho. Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm

hàng đặt cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp
lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phịng.
Như vậy, mơ hình EOQ đã chỉ ra qui mơ đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hố
chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mơ hình này cũng có nhược điểm là cần
quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mơ hình
này người ta đã thiết lập mơ hình mơ hình sản lượng đơn hàng sản xuất (POQ),
nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng
thời gian nhất định và mơ hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng
khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mơ
hình EOQ.
1.2.3.2. Quản lý hàng tồn kho theo phương pháp cung cấp đúng lúc hay dự
trữ bằng không
a) Khái niệm về dự trữ đúng thời điểm
Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự
phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân
phối tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc
biệt là các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là hãng TOYOTA trong những năm
ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in
time – JIT). Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó
17
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors


P a g e | 18

nhiều bộ phận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh
nghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép
chỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời.
Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành

nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật
thiết. Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản
phẩm dở dang của các đơn vị khác mà khơng cần phải có hàng tồn kho. Phương
pháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho. Lượng
dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản
xuất và điều hành hoạt động bình thường. Với phương pháp cung cấp đúng lúc
và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng khơng, người ta có thể xác định
khá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm
đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động
của những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay
muộn quá.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số
loại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Ví dụ,
các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mơ hình JIT
cho những loại thực phẩm khơng thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mơ
hình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày. Tương tự, nếu
trong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mơ hình JIT sẽ khơng phù hợp và có thể
khơng lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có
thể xảy ra.
Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp
với các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của
các đơn vị sản xuất với nhau.
b) Những nguyên nhân gây ra sự chậm trễ (không đúng lúc) của quá trình cung
ứng
Mục đích của việc tìm hiểu những ngun nhân gây ra sự chậm trễ của
quá trình cung ứng là để hiểu được các tác động của những nhân tố bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến phương pháp quản lý hàng tồn kho này.
Những nguyên nhân thường gặp là:
 Các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư của nguồn cung
ứng không bảo đảm các yêu cầu. Vì thế, những sản phẩm sản xuất ra

không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng, hoặc số lượng sản xuất
không đủ lô hàng phải giao đến đơn vị có nhu cầu và áp dụng mơ hình dự
trữ bằng 0;
 Thiết kế công nghệ, kĩ thuật sản phẩm khơng chính xác;
 Các bộ phận sản xuất thực hiện hoạt động chế tạo trước khi có bản vẽ kĩ
thuật hay thiết kế chi tiết hồn thiện;
 Khơng nắm chắc yêu cầu của doanh nghiệp có nhu cầu;
 Các doanh nghiệp chưa thiết lập được mối liên kết chặt chẽ giữa các
khâu;
18
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors


P a g e | 19

 Hệ thống cung cấp đúng lúc chưa đảm bảo đúng các yêu cầu của dự trữ
(gây ra mất mát, hư hỏng).
Khi một doanh nghiệp muốn thực hiện quản lý hàng tồn kho theo phương
pháp JIT, họ phải cân nhắc về những nguyên nhân trên và tìm ra mơ hình quản
lý phù hợp với doanh nghiệp mình cũng như khả năng cung ứng của các nhà
cung cấp.
c) Những giải pháp để giảm hàng tồn kho trong các giai đoạn
Để thực hiện được mơ hình JIT, ta cần phải tối thiểu hoá hàng tồn kho
trong các giai đoạn sản xuất vì trong mơ hình này lượng dự trữ bằng không.
Giảm bớt lượng dự trữ nguyên vật liệu ban đầu. Nguyên vật liệu dự trữ
ban đầu thể hiện chức năng đầu tiên giữa quá trình sản xuất và nguồn cung cấp.
Cách đầu tiên và cơ bản nhất để giảm bớt lượng dự trữ này là tìm cách giảm bớt
những thay đổi trong nguồn cung ứng cả về số lượng, chất lượng và thời kì giao
hàng.

Giảm bớt lượng sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất. Trong q
trình sản xuất, với một dây chun nhiều cơng đoạn và các chu kì nối tiếp nhau,
việc tồn tại sản phẩm dở dang là điều đương nhiên. Muốn giảm thiểu hàng tồn
kho trong giai đoạn này, ta cần nghiên cứu kĩ lưỡng cơ cấu của chu kì sản xuất.
Từ đó làm giảm được lượng dự trữ này.
Giảm bớt lượng dụng cụ phụ tùng. Loại dự trữ này tồn tại do nhu cầu thời
gian duy trì và bảo quản sửa chữa các thiết bị dụng cụ. Nhu cầu này tương đối
khó xác định. Dụng cụ phụ tùng nhằm đảm bảo ba yêu cầu: duy trì, sửa chữa,
thay thế.
Giảm thành phẩm dự trữ. Sự tồn tại của thành phẩm tồn kho xuất phát từ
nhu cầu của khách hàng trong từng thời điểm nhất định. Nếu chúng ta dự đốn
được chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ làm giảm được loại dự trữ này.
Điều quan trọng hơn cả để có thể thực hiện thành cơng mơ hình JIT, các
nhà quản lý doanh nghiệp cần phải tìm cách giảm bớt những sự cố bất ngờ,
những rủi ro tiềm tàng có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Một trong những giải pháp để giảm đến mức thấp nhất lượng hàng tồn
kho tại các doanh nghiệp là hệ thống vận chuyển chỉ cung cấp hàng hố dự trữ
đến nơi có nhu cầu thực sự, khơng đưa hàng đến nơi chưa có nhu cầu. Hệ thống
vận chuyển này người Nhật gọi là hệ thống Kanban. Để khái qt về hệ thống
Kanban, ta có thể thơng qua ba nội dung quan trọng là: Chỉ sản xuất các sản
phẩm theo yêu cầu, tại các thời điểm đã được yêu cầu, với số lượng đúng theo
yêu cầu.
Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu hai phương pháp quản lý hàng tồn kho cơ
bản. Ngồi ra cịn một số mơ hình dựa trên cơ sở hai mơ hình này. Tuy nhiên,
mơ hình vẫn chỉ tồn tại trên lý thuyết nếu nó khơng được áp dụng hiệu quả vào
thực tiễn. Chính vì thế ta phải đưa ra được một số cách thức tiếp cận và đánh giá
hiệu quả quản lý hàng tồn kho có thể đưa lại kết quả chính xác về thực tiễn hoạt
động này tại doanh nghiệp.
19
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh

Hioda Motors


P a g e | 20

1.3. Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp
1.3.1. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
1.3.1.1. Chu kì vận động của tiền mặt
Chu kì vận động của tiền mặt vừa là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của quá
trình quản lý tài sản lưu động vừa là căn cứ để phân loại tài sản lưu động. Hàng
tồn kho là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động. Vì thế ta cũng có thể
dựa vào chỉ tiêu này để đánh giá phần nào thực tiễn hoạt động quản lý hàng tồn
kho tại doanh nghiệp.
Chu kì vận động của tiền mặt được hiểu là độ dài thời gian từ khi thanh
toán khoản mục nguyên vật liệu đến khi thu được tiền từ nhưngx khoản phải thu
do việc bán sản phẩm cuối cùng.
Chu kì vận
Thời gian vận
Thời gian thu
Thời gian
động của tiền
động của
hồi khoản
chậm trả
=
+
mặt
nguyên vật liệu
phải thu
khoản phải trả

Nếu ở đây chỉ bàn đến thời gian vận động của nguyên vật liệu ảnh hưởng
thế nào đến chu kì vận động của tiền mặt ta thấy rằng nếu thời gian vận động
của nguyên vật liệu càng giảm (thông qua sản xuất và bán hàng nhanh hơn), chu
kì vận động của tiền mặt cũng được rút ngắn.
Thời gian vận động của nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình để
chuyển ngun vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sản
phẩm đó.
Thời gian vận động
Hàng tồn kho
=
của nguyên vật liệu
Mức bán mỗi ngày
Giả thiết rằng một cơng ty xe máy có mức tồn kho trung bình là 2 triệu
đơn vị, mức bán hàng trong năm là 10 triệu đơn vị thì thời gian vận động của
nguyên vật liệu sẽ là:
Thời gian vận động
2.000.000
=
= 72 ngày
của nguyên vật liệu
10.000.000/360
Như vậy, công ty này cần trung bình 72 ngày để chuyển nguyên vật liệu
thành sản phẩm cuối cùng và bán nó.
Mục tiêu của các doanh nghiệp là rút ngắn chu kì vận động của tiền mặt
càng nhiều càng tốt mà khơng có hại cho sản xuất. Nếu doanh nghiệp duy trì
chu kì vận động tiền mặt càng dài, có nghĩa là nhu cầu tài trợ từ bên ngoài sẽ
càng lớn. Nguồn tài trợ nào cũng phát sinh chi phí làm giảm lợi nhuận hoạt động
sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

20

Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty Liên doanh
Hioda Motors