Tin 4 hubt qtda bai1

Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình mơn học


Bài 1: Dự án và các quy trình quản trị dự án



Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project



Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án



Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc



Bài 5: Phịng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực



Bài 7: Quản lý chi phí dự án



Bài 8: Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập


BÀI 1
DỰ ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN


Nội dung chính






Khái niệm dự án
Ý nghĩa của dự án
Lộ trình dự án
Tổng quan về quản trị dự án
Các quy trình quản trị dự án











Dự án xuyên Việt
Thu thập yêu cầu dự án
Ước lượng thời gian, chi phí, nhân
cơng, khối lượng
Lập kế hoạch dự án
Thiết lập lịch trình dự án
Phịng chống rủi ro dự án
Giám sát và điều chỉnh dự án
Đóng dự án
Thảo luận ý nghĩa của các quy
trình quản trị dự án


1.1. Khái niệm dự án




Dự án là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ

thống các hoạt động và chi phí theo kế hoạch của một hoạt động
đầu tư kinh tế, xã hội hoặc phát triển sản xuất kinh doanh nhằm
đạt được những kết quả và thực hiện những mục tiêu định trước
trong tương lai.
Dự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm đạt các kết
quả và mục tiêu nhất định trong giới hạn về quy mô, phạm vi,
giới hạn về thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước.


Tính chất của dự án




Dự án có tính duy nhất, tính tạm thời và tính bất định, địi hỏi
phải được quản lý sát sao liên tục để đảm bảo thành công.
Việc đạt các kết quả và mục tiêu được đánh giá dựa trên các tiêu
chí chất lượng gắn với các yêu cầu đặt ra.


Hãy cho ví dụ về dự án?




Dự án 1: <tên dự án>
 Mục tiêu:
 Sản phẩm/cơng trình:
 Quy mơ/phạm vi:
 Giới hạn thời gian:

 Giới hạn chi phí:
 Giới hạn tài nguyên khác:
Dự án 2: <tên dự án>
 Mục tiêu:
 Sản phẩm/cơng trình:
 Quy mơ/phạm vi:
 Giới hạn thời gian:
 Giới hạn chi phí:
 Giới hạn tài nguyên khác:


1.2. Ý nghĩa của dự án




Là công cụ để thực hiện những cơng việc mang tính duy nhất, bất
định và tạm thời.
Tăng cường khả năng quản lý các gói cơng việc có rủi ro cao đạt
được mục tiêu trong giới hạn thời gian và tài nguyên.
Là cơ sở để liên kết các bên liên quan trong q trình thực hiện
cơng việc.
 Thẩm định, cấp vốn.
 Xin phép đầu tư, nhập khẩu, vay vốn.
 Giám sát, đánh giá hiệu quả.


Lập và phê duyệt dự án
1.
2.

3.
4.
5.
6.

Môi trường vĩ mô
Thị trường
Kỹ thuật
Tài chính
Kinh tế xã hội
Triển khai


1.3. Lộ trình dự án


Lộ trình dự án










Khởi tạo: Được thực hiện để xác định và thông qua dự án. Kết
quả: bản điều lệ dự án (quy mơ, nguồn tài chính) và danh sách
các chủ thể liên quan, giấy phép dự án.

Lập kế hoạch: Xác định quy mô dự án, sàng lọc lại các mục tiêu,
lựa chọn phương án hành động tốt nhất để thực hiện mục tiêu.
Kết quả: bản kế hoạch quản trị dự án và các tài liệu hướng dẫn
việc thực thi dự án.
Triển khai: Thực hiện các công việc được xác định trong bản kế
hoạch. Trọng tâm: kết hợp con người và nguồn lực theo phương
thức nhất định nhằm đạt mục tiêu dự án. Chi tiêu phần lớn kinh
phí dự án.
Kiểm tra và giám sát: Theo dõi, xem xét, điều tiết quá trình và
tiến độ, xác định những bộ phận dự án cần thay đổi và bắt đầu
những thay đổi tương ứng.
Kết thúc: Hồn thiện tất cả các cơng việc trên mọi quy trình quản
trị nhằm chính thức hồn thành dự án.


1.4. Tổng quan về quản trị dự
án




Mục tiêu
 Đảm bảo dự án đạt mục tiêu, kết quả, đạt yêu cầu chất lượng
trong giới hạn thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước.
Nội dung thực hiện
 Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án
hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được
duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất
lượng sản phẩm/dịch vụ bằng những phương pháp và điều

kiện tốt nhất cho phép.
 Áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để lập kế
hoạch, điều phối, giám sát dự án đạt mục tiêu.


1.4.1. Các mục tiêu của quản trị dự án


Chủ đề thảo luận







Đi chợ có phải là một dự án?
Thế nào là người đi chợ giỏi?
Thế nào là người quản trị dự án giỏi?
Những yếu tố cần để ý khi đi chợ?
Những yếu tố cần quản trị trong dự án?
Tại sao phải quản trị dự án?


Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự
án









Kỹ năng lãnh đạo: chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp
các thành viên trong nhóm.
Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm sốt dự án.
Kỹ năng giao tiếp và thơng tin: phải có kiến thức hiểu biết về cơng
việc của các phòng chức năng, kiến thức về kỹ thuật. Giỏi kỹ năng
thông tin, truyền thông, kỹ năng chia sẻ thông tin giữa các thành
viên và đối tượng liên quan trong quá trình triển khai.
Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc.
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng.
Kỹ năng ra quyết định.


1.4.2. Mơ hình quản trị dự án
Lập
kế
hoạch
Quản trị
dự án

Điều
phối

Giám
sát

•Thiết lập mục tiêu
•Dự tính nguồn lực
•Xây dựng kế hoạch

•Bố trí tiến độ thời gian
•Phân phối nguồn lực
•Phối hợp các hoạt động
•Khuyến khích động viên

•Đo lường kết quả
•So sánh với mục tiêu
•Báo cáo
•Giải quyết các vấn đề


1.4.3. Các lĩnh vực cần quản trị trong dự án


1.5. Các quy trình cho quản trị
dự án
1.
2.
3.
4.
5.

Quản lý yêu cầu dự án.
Lập kế hoạch dự án.
Xác định rủi ro và phòng chống rủi ro.
Giám sát và điều chỉnh dự án.

Đóng dự án.


1.5.1. Quy trình quản lý yêu cầu dự án
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.

Xác định các bên liên quan đến dự án
 Khách hàng, người sử dụng.
 Nhà đầu tư, tài trợ.
 Các cơ quản lý.
Tìm hiểu yêu cầu
 Tìm hiểu nhu cầu, mong đợi, ràng buộc của bên liên quan.
Lập danh sách yêu cầu.
Phân thứ tự ưu tiên thực hiện các yêu cầu.
Quản lý trạng thái thực hiện yêu cầu.
Quản lý các thay đổi yêu cầu.
Kiểm soát sự ăn khớp giữa kế hoạch dự án với các yêu cầu.


1.5.2. Quy trình lập kế hoạch dự án
1.
2.
3.

4.
5.

Xác định các yêu cầu bằng quy trình quản lý yêu cầu.
Thiết kế sản phẩm, dịch vụ, cơng trình sẽ thực hiện.
Phân rã công việc, ước lượng công việc cần làm.
Xác định nhân cơng, chi phí, vật tư, cơ sở vật chất cho dự án.
Xây dựng lịch trình dự án:


6.
7.
8.
9.

Phân cơng ai làm việc gì với vật tư, chi phí như thế nào.

Xác định các rủi ro có thể có bằng quy trình quản lý rủi ro.
Cập nhật kế hoạch dự án để phòng chống rủi ro.
Xác nhận kế hoạch, lấy cam kết với các bên liên quan.
Tiến hành khởi động dự án.