Hướng dẫn lĩnh vực Email Marketing

EasyMail – Email Marketing thật dễ


Một tài liệu của EasyMail.vn

Xin chào!
Có bao giờ bạn tự hỏi “Email Marketing là gì?” Nó là công cụ gửi
spam hàng loạt? Nó hoạt động như thế nào?
Không giống như email một người gởi đến một người, Email
Marketing đòi hỏi phải gửi một email đến nhiều người, đôi khi
hàng ngàn người. Nhưng nó được dựa trên sự cho phép, có
nghĩa là người nhận email đã đồng ý trước đó là nhận bản tin của
EasyMail – Email Marketing thật dễ

bạn, và bạn cũng nên giải thích cho họ biết tại sao họ nhận được
bản tin này.
Các dịch vụ email cá nhân như Gmail hay Yahoo giới hạn số
lượng người mà bạn có thể gửi email đến cùng một lúc, nhà cung
cấp dịch vụ Email Marketing (ESP) là giải pháp tốt nhất để chạy
các chiến dịch Email Marketing. ESP sẽ quản lý cơ sở hạ tầng
của việc chuyển phát email, giúp email của bạn tránh khỏi hộp
thư rác, và nói chung làm rất nhiều công việc nhàm-chán-nhưng-
cần-thiết cho bạn.
Mỗi ngày, có rất nhiều doanh nghiệp tận dụng email để củng cố
mối quan hệ với khách hàng của mình, và chúng tôi hy vọng
hướng dẫn này sẽ giúp bạn làm được như vậy. Trong quá trình
thực hiện, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào xin vui lòng liên hệ
với EasyMail qua
Và bây giờ mình bắt đầu nhé.
À, bạn “mượn” bài viết này mà “quên” để nguồn bài viết là trời
sập đó!

EasyMail – Email Marketing thật dễ

HTML là gì
Nó là viết tắt cho “Hyper Text Markup Language”, là một loại ngôn
ngữ lập trình được thiết kế ra để tạo nên các trang web.
“*&^.#$#%, nó liên quan gì đến email?”
Bạn bình tĩnh.

HTML email và Text email

Đối với nội dung của Email, bạn có thể dùng định dạng Text hay
HTML. Nếu bạn cần tô đậm, đổi màu chữ, hay chèn đường link
vào email, chắc hẵn là bạn cần email HTML. Trên thực tế, cho dù
đơn giản hay phức tạp, hầu hết các email đều ở định dạng
HTML. Nhưng định dạng Text vẫn còn được sử dụng nhất là ở
EasyMail – Email Marketing thật dễ

các thiết bị di động, và quan trọng hơn, email mà không có định
dạng text sẽ khiến bạn bị trừ điểm vào hộp thư Inbox!
Vậy rút cuộc “tôi nên dùng email HTML hay text email?” thật ra
bản thân tôi trước đó cũng đặt câu hỏi này khá nhiều lần, và đây
cũng là một câu được hỏi khá nhiều lần trên các diễn đàn ở nước
ngoài và câu trả lời thì vẫn luôn là phải dùng cả hai. Bạn cần
HTML để gửi một email dễ đọc, có thể chèn đường link vào để
dẫn độc giả về trang web của mình. Bạn cũng cần dạng Text để
tăng khả năng vào Inbox.
Vừa HTML, vừa Text, vậy là công việc sẽ gấp đôi? Câu trả lời là

không. Thực ra, độc giả chủ yếu là đọc email định dạng HTML,
còn dạng Text chủ yếu là để đối phó với vấn đề trừ điểm Inbox từ
bộ lọc như spamassassin. Trong quá trình tạo email, một nền
tảng Email Marketing chuyên nghiệp (như EasyMail) sẽ tự động
giúp bạn tạo ra 1 phiên bản Text từ HTML của bạn. Giống như tôi
vừa nói ở trên, ESP làm rất nhiều công việc nhàm-chán-nhưng-
cần-thiết cho bạn.




EasyMail – Email Marketing thật dễ

Ok, vậy email HTML hoạt động ra sao
Trước khi bắt đầu thiết kế, lập trình, viết và gửi email HTML, bạn
cần phải biết chúng làm việc ra sao và bạn cần những công cụ gì.

Định dạng MIME multipart/thay thế
“shhh…. phần này khó hiểu, bạn chỉ cần đọc cho biết”
Điều quan trọng nhất để biết về email HTML là bạn không thể chỉ
đính kèm một tập tin HTML vào email và bấm nút gửi. Hầu hết
các trường hợp, các ứng dụng email như Gmail hay Yahoo sẽ
phá vỡ tất cả các đường dẫn đến tập tin hình ảnh bằng cách di
chuyển những hình ảnh đó vào thư mục tạm thời trên ổ cứng của
người nhận.
Bạn cũng không thể Copy Paste tất cả các đoạn mã vào ứng
dụng email một cách bình thường, đa số ứng dụng email gửi nội
dung ở định dạng Text theo mặc định, nên HTML đó sẽ không
được thực hiện. Người nhận sẽ chỉ nhìn thấy tất cả những mã
nguồn thô, thay vì email xinh xắn mà bạn thiết kế.

Thay vào đó, bạn cần phải gửi email HTML từ máy chủ ở định
dạng multipart/thay thế. Điều đó có nghĩa là “đại lý chuyển thư”
EasyMail – Email Marketing thật dễ

của bạn sẽ bó lại các đoạn mã HTML, cộng thêm một phiên bản
Text của nội dung đó, hợp thành một email. Bằng cách này, nếu
người nhận không thể xem email HTML được thiết kế thật đẹp
của bạn, thì phiên bản Text đáng tin cậy đó sẽ được hiển thị.
Nghe có vẻ khó hiểu đúng không? đó là lý do tại sao rất nhiều
người làm rối tung lên khi bản thân họ cố gửi email HTML. Bạn
có thể tự viết ra một chương trình để gửi email ở định dạng
multipart/thay thế, hoặc sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài
(như EasyMail) để chuyển email cho bạn.

Chuyển phát email HTML

Nhân viên kinh doanh của bạn quá lạm dụng email trong Outlook
để gửi email hàng loạt và dẫn đến email bị dính spam? Bạn
không phải là “nạn nhân” duy nhất đâu. Rất nhiều sếp cũng than
với tôi vấn đề này.
EasyMail – Email Marketing thật dễ

Khi gửi email trong công ty, rất nhiều người mắc phải sai lầm khi
soạn một thông điệp gửi đến mấy chục người nhận cùng 1 lúc.
Nhân viên Kinh doanh rất hay làm trò này, họ soạn 1 nội dung,
gửi đến hàng chục người và Cc thêm hàng chục người! Điều này
gây ra nhiều rắc rối, đặc biệt là khi một người nhận bấm vào nút
“Reply All”. Thật không chuyên nghiệp và hoàn toàn không mang
tính cá nhân khi mọi người nhận có thể nhìn thấy toàn bộ danh
sách những người nhận khác. Còn chưa đề cập đến vấn đề

quyền riêng tư khi phơi bày ra một loạt các địa chỉ email khách
hàng ra như vậy. Nhân viên Kinh doanh của bạn có làm vậy
không?
Đó là lý do tại sao khi EasyMail gửi đi email, tại từng thời điểm,
chúng tôi lấy từng thông điệp và gửi cho từng người nhận trong
danh sách (nhưng với tốc độ thực sự siêu nhanh chóng).
Không giống như máy tính làm việc bình thường, được kết nối
đến các ISP địa phương như FPT hay Viettel, chắc chắn là bị giới
hạn băng thông hàng tháng. Các nhà cung cấp dịch vụ Email
Marketing sử dụng những máy chủ email có khả năng gửi hàng
trăm ngàn email mỗi tiếng.


EasyMail – Email Marketing thật dễ

Cân nhắc khi gửi email

Việc gửi email hàng loạt đi kèm với một vài cân nhắc. Ví dụ, nếu
bạn gửi từ máy chủ của công ty bạn, ISP của bạn sẽ thắt cổ chai
các email gửi đi hoặc đóng sập tài khoản nếu bạn gửi email quá
nhiều và quá nhanh. ISP cũng có thể ngừng tài khoản của bạn
mà “quên” báo trước nếu bạn vượt quá giới hạn băng thông hàng
tháng.
Tường lửa email và ISP thường không thích nhận được hàng tấn
email cùng một lúc từ một địa chỉ IP duy nhất (trừ khi ISP này
thường xuyên nhận được hàng tấn email từ IP đó). Vì vậy, nếu
bạn chỉ thỉnh thoảng chạy các chiến dịch Email Marketing từ IP
của bạn, bạn sẽ cần thắt cổ chai việc chuyển phát email và dàn
trải tất cả email qua nhiều IP khác để tránh bị ngừng tài khoản
tình cờ từ ISP.

EasyMail – Email Marketing thật dễ

Còn đối với dịch vụ Email Marketing chuyên nghiệp, thường thì
hệ thống sẽ chẻ chiến dịch của bạn thành nhiều mảnh và gửi
từng mảnh đi qua rất nhiều địa chỉ IP khác nhau để tránh vấn đề
này. Nếu bạn gửi email hàng loạt bằng chương trình gửi email
trong máy tính để bàn của bạn, rất có thể là bạn đang kết nối
thông qua các ISP địa phương như Viettel. Nếu bạn không có
một địa chỉ IP chuyên dụng thiết lập sẵn với ISP, có thể bạn đang
gửi email từ một địa chỉ IP động. Vấn đề là ISP và các bộ lọc thư
rác hoàn toàn không thích nhận email hàng loạt từ địa chỉ IP
động, bởi vì máy tính của bạn giống như đã bị Wikileak hack và
đang “bị dùng” để thực hiện cuộc tấn công khác. Nếu bạn không
sử dụng một nhà cung cấp dịch vụ Email Marketing như
EasyMail, bạn nên luôn luôn gửi từ một địa chỉ IP riêng.

Các lỗi giống nhau

EasyMail – Email Marketing thật dễ

Mọi người hay mắc phải các lỗi giống nhau khi chạy chiến dịch
Email Marketing. Từ việc gửi email mà người nhận chưa cho
phép, đến việc (cố tình) lẫn lộn giữa email giao dịch và email tiếp
thị, từ việc mua danh sách email trên mạng, đến việc soạn nội
dung cho doanh nghiệp mà viết như một người đang rao bán lạc
xoong ở Chợ Nhật Tảo. Bạn có thể xem thêm Những lỗi tân binh
Email Marketing thường gặp.

Thiết kế và lập trình

Bạn đã hiểu rõ về cách hoạt động của email HTML, giờ mình
chuyển sang phần thú vị hơn: thiết kế và lập trình.
EasyMail – Email Marketing thật dễ

“Ok, tôi biết bạn không phải designer hay chuyên gia lập trình, tôi
cũng vậy, nhưng bình tĩnh đọc tiếp đã…”
Thiết kế và lập trình email HTML liên quan đến việc sử dụng
những gì hiện có để tạo ra tông màu và diện mạo của email cho
bố cục vững chắc và hiệu quả. Giữ cho thiết kế của bạn thật đơn
giản và dễ, quan trọng là tập trung vào thông điệp của bạn, chứ
không phải thiết kế.
Trước hết tập trung vào việc trình bày chữ, trong ngành, chúng
tôi gọi nó là Typography. Nó phải được hiểu và hiển thị giống
nhau giữa các ứng dụng email. Mặc định, hầu hết các ứng dụng
email đều chặn hình ảnh từ những người gửi email lần đầu, vì
vậy người xem hầu như chỉ thấy các đoạn văn trong email trước
khi nhìn thấy bất cứ điều gì khác. Đó là lý do tai sao bạn phải
bấm nút “Display Image” mới xem hình được khi nhận email
HTML.
Luôn nhớ là bố cục email của bạn phải luôn có chiều rộng khoảng
600 pixel, không nên trên 600 pixel, chứ không email của bạn sẽ
rất dễ bị “bể”.
Đa số các dịch vụ Email Marketing đều cung cấp khả năng xem
trước nội dung, nó cho bạn biết được nội dung của bạn sẽ được
hiển thị như thế nào trong chương trình xem email. Ngay cả với
giới hạn là 600 pixel, mình vẫn có rất nhiều cách để bạn có thể
EasyMail – Email Marketing thật dễ

bài trí nội dung để cho ra một thiết kế sạch sẽ có thể xem mát
mắt trên các chương trình email tiêu chuẩn hoặc trên các thiết bị

di động.

Tránh bộ lọc thư rác (SPAM)

Thư rác, là thư điện tử không mong muốn, thường được gửi đến
một danh sách rất nhiều người mà không muốn nhận. Ngay cả
đối với các Email Marketer “trong trắng vô tội” khi gửi email đến
một danh sách mà người nhận đã cho phép, đôi khi cũng gặp rắc
rối với bộ lọc thư rác. Cách duy nhất để tránh điều này là hiểu bộ
lọc thư rác làm việc ra sao. Một bài viết khác từ EasyMail sẽ giải
thích các tiêu chí liên quan đến việc xác định thư rác, và đưa ra
EasyMail – Email Marketing thật dễ

rất nhiều lời khuyên thiết thực để giúp email của bạn không rơi
vào thư mục rác.

Kiểm tra thiết kế Email

Một khi bạn đã thiết kế và lập trình email HTML đầu tiên của bạn,
đây là lúc cần kiểm tra. Đừng chỉ viết nội dung rồi gửi ngay. Thay
vào đó, nên chắc chắn là mẫu của bạn sẽ được các ứng dụng
email hiểu, hiển thị đúng và giống nhau. Một khi bạn đã tìm và
sửa các lỗi không thể tránh khỏi, đó chính là lúc bắt đầu chạy
chiến dịch.


EasyMail – Email Marketing thật dễ

Kiểm tra các ứng dụng email khác
nhau (Gmail, Yahoo, Outlook,…)

Một số khách hàng của EasyMail yêu cầu chúng tôi chèn ảnh
động vào email để nhìn cho sống động L Đừng bao giờ cố chèn
một ảnh động vào email, nó sẽ dẫn đến kết quả buồn thảm, bao
luôn, bạn đã được cảnh báo!
Một số ứng dụng có bộ lọc thư rác rất chặt chẽ. Những ứng dụng
khác sẽ bóc ra thẻ BODY hoặc HEAD, hoặc nội dung dưới một
dòng nào đó. Nhiều chương trình email mặc định sẽ chặn hình
ảnh. Điểm mấu chốt là bạn nên tận dụng tính năng xem trước để
xem email của bạn sẽ trông như thế nào trong ứng dụng.

Gửi email kiểm tra đến đồng nghiệp
Ngay cả đối với bản thân tôi, thật khó khăn thiết lập vài máy tính
để kiểm tra email trong nhiều ứng dụng khác nhau, trong hệ điều
hành khác nhau, trong trình duyệt khác nhau. Nhưng bằng cách
giữ cho thiết kế của bạn đơn giản và gửi cho một vài người đồng
nghiệp, bạn có thể chắc chắn là sẽ tìm ra những hình ảnh bị lỗi,
lỗi chính tả, và các lỗi khác.
EasyMail – Email Marketing thật dễ



Đo lường hiệu quả

Bạn đã thiết kế, lập trình, viết, thử nghiệm, và chạy chiến dịch
Email Marketing đầu tiên của bạn, có lẽ bạn đã chạy nhiều chiến
dịch, và sau đó bạn sẽ bắt đầu tự hỏi là không biết những nỗ lực
Email Marketing của mình có xứng đáng hay không. Làm thế nào
bạn có thể đo lường hiệu quả, tìm ra những gì đang hoạt động tốt
và những gì cần cải thiện. Có những dữ liệu bạn nên quan sát và
những câu hỏi bạn nên đặt để đi đến quyết định.

EasyMail – Email Marketing thật dễ

Tỷ lệ bấm vào (Click Rate)

Bao nhiêu người bấm vào link trong email của bạn? Link nào
được họ bấm nhiều nhất? Họ có bấm vào link sản phẩm, hoặc họ
chỉ bấm vào link xem bài viết? Bao lâu sau khi bạn chạy chiến
dịch thì các link này bắt đầu được bấm vào?
“Bạn có thể gọi là Tỷ lệ bấm vào hay Tỷ lệ nhấp vào cũng được,
cả 2 đều đúng, tùy bạn nói giọng Nam hay Bắc”

Tỷ lệ gỡ bỏ đăng ký (Unsubscribe
Rate)
Tỷ lệ gỡ bỏ đăng ký của bạn sau mỗi chiến dịch như thế nào?
Dưới một phần trăm là chấp nhận được cho các danh sách được
liên lạc thường xuyên và duy trì tốt. Nếu bạn chạy chiến dịch
không thường xuyên hoặc nếu đó là lần bạn chạy đầu tiên, tỷ lệ
EasyMail – Email Marketing thật dễ

này có thể cao hơn nhiều. Bạn nên kiểm tra tỷ lệ này sau mỗi
chiến dịch. Nếu bạn nhìn thấy nó tăng vọt sau một chiến dịch cụ
thể, xem nó có vấn đề gì với nội dung hay không, có lẽ bạn đang
gửi email quá thường xuyên, hay có lẽ không đủ thường xuyên.

Tỷ lệ bị trả lại (Bounce Rate)

Xem kỹ tỷ lệ bị trả lại của bạn sau mỗi chiến dịch. Một hệ thống

quản lý danh sách tốt sẽ tự động làm sạch danh sách cho bạn.
Có những email còn tồn tại, nhưng vì lý do nào, email không
chuyển đi được. Ví dụ, máy chủ quá bận rộn tại thời điểm nhận
chuyển phát, những trường này thường gọi là “Soft Bounce”.
Ngược lại, email bị “Hard Bounce” là email không gửi được,
thường là do tài khoản email không tồn tại nữa, hoặc email được
nhập sai, các email bị “Hard Bounce” phải được tự động gỡ bỏ
ngay lập tức.

EasyMail – Email Marketing thật dễ


Lưu lượng truy cập trang web
(Website Traffic)

Kiểm tra thông tin được ghi lại về traffic của trang web mỗi chiến
dịch email. Traffic có tăng lên? Đơn đặt hàng gia tăng? Traffic
tăng đột biến hay là tăng đều dần dần? Traffic này kéo dài bao
lâu (và bạn nên lưu trữ hình ảnh, thông tin trong email trên web
bao lâu)?
“Thông tin được ghi lại về traffic chúng tôi thường gọi tắt là traffic
log”

EasyMail – Email Marketing thật dễ

Số lượng đăng ký từ chiến dịch vừa
rồi

Sau mỗi chiến dịch, bạn nhận được rất nhiều người đăng ký
mới? Điều đó có thể có nghĩa là độc giả trung thành của bạn

đang chuyển tiếp các email của bạn cho bạn bè. Vậy thì quá
tuyệt! Nội dung của bạn thực sự hữu ích! Hoặc bạn không thấy
bất kỳ sự gia tăng người đăng ký? Có lẽ bạn cần phải làm nội
dung của bạn thú vị hơn hoặc có liên quan đến khách hàng của
bạn.
Bạn nghỉ sao về bài viết này? Tại sao bạn không chia sẽ bài viết
này đến bạn bè nhỉ?