Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hướng tới hoàn thiện công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại công ty xuất nhập khẩu và đầu tư hà nội

1

Lời mở đầu
Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp trong lĩnh vực
xuất nhập khẩu ngày càng phải đối mặt với sự cạnh tranh găy
gắt. Muốn đứng vững , tồn tại và phát triển, doanh nghiệp luôn
phải tìm kiếm và mở rộng thị trờng. Do đó, các doanh nghiệp
trong lĩnh vực này đà hình thành nên một hệ thống rất lớn các
nhà cung cấp và khách hàng. Tuy nhiên, với chiến lợc kinh doanh
của mình, mỗi doanh nghiệp thờng muốn chiếm dụng vốn của
đơn vị khác, nên hoạt động thanh toán thờng không đi kèm với
hoạt động giao nhận hàng hoá, từ đó hình thành nên công nợ
trong thanh toán. Hệ thống khách hàng và nhà cung cấp càng
lớn thì công nợ phát sinh càng nhiều. Mặt khác, trong doanh
nghiƯp xt nhËp khÈu, vèn kinh doanh chđ u lµ vốn lu
động. Nếu doanh nghiệp không đảm bảo cân đối đợc nợ phải
thu của khách hàng với nợ phải trả ngời bán thì có thể dẫn đến
tình trạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng và gây mất ổn
định về tài chính, làm giảm khả năng thanh toán .
Chính vì vậy, việc quản lý tốt công nợ trong thanh toán với
khách hàng và nhà cung cấp là điều kiện cần thiết để đảm
bảo ổn định về tài chính, về khả năng thanh toán cho doanh
nghiệp. Để thực hiện tốt vấn đề này, công tác hạch toán cần
phải đợc tổ chức để vừa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh vừa đảm bảo tổng hợp đợc thông tin cung cấp cho
nhà quản trị. Xuất phát từ yêu cầu trên, trong quá trình thực


2

tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, em đà tiến

hành chọn đề tài:
Hoàn thiện công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với
khách hàng và nhà cung cấp hớng tới hoàn thiện công tác quản
lý công nợ trong thanh toán tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t
Hà Nội
Việc nghiên cứu đề tài với mục tiêu nhằm tìm hiểu về
thực trạng công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán
với khách hàng và nhà cung cấp tại công ty, qua đó đánh giá
để tìm ra các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán,
hớng tới hoàn thiện công tác quản lý công nợ trong thanh toán tại
công ty để nâng cao hiệu quả kinh doanh tại công ty.
Kết cấu của đề tài ngoài Lời mở đầu và Kết luận,gồm ba
chơng:
Chơng I: Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu
t hà nội
Chơng II: thực trạng công tác hạch toán kế toán các
nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp tại
công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội
chơng III
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp hớng tới nâng
cao hiệu qủa quản lý công nợ trong thanh toán với đối tợng này.


3

Chơng I
Tổng quan về công ty xuất nhập khẩu và đầu t
hà nội
I. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội có tên giao dịch
đối ngoại là Hanoi import-export investment corporation và
tên điện tín là UNIMEX HANOI. Trụ sở chính của công ty đợc
đặt tại số 41, Ngô Quyền, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. UNIMEX
Hà Nội là một công ty thành viên của Liên hiệp công ty xuất
nhập khẩu và đầu t Hà Nội. Trụ sở hiện nay của công ty đồng
thời cũng chính là văn phòng hoạt động của Liên hiệp công ty
xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội.
Công ty hiện nay có bốn chi nhánh trực thuộc:
_ Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 33 Phan
Đình Phùng, quận Phú Nhuận)
_ Chi nhánh tại Hải Phòng ( Địa chỉ: 46, Điện Biên Phủ, Hải
Phòng )


4

_ Tổng kho Cầu Diễn
_ Xí nghiệp chè Thủ Đô
Công ty chính thức hoạt động từ tháng 6 năm 1962 theo
quyết định số 3618/TC-QĐ ngày 4-6-1962 của Uỷ ban nhân
dân thành phố Hà Nội với tên gọi Công ty kinh doanh hàng xuất
khẩu.
Đây là đơn vị kinh doanh đầu tiên của ngành ngoại thơng
Thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, do nhu cầu kinh doanh sản xuất
hàng xuất khẩu và nhập khẩu của thành phố ngày càng tăng
nên đến năm 1965, Sở ngoại thơng Hà Nội đợc thành lập trong
đó Công ty kinh doanh hàng xuất khẩu là một công ty trực
thuộc. Nhng Sở ngoại thơng Hà Nội chỉ hoạt động đến năm
1968 thì tiến hành giải thể và chức năng xuất nhập khẩu hàng

hoá lại chuyển lại cho Công ty kinh doanh hàng xuất khẩu.
Năm 1975, với những chính sách ngoại thơng mới để phát
triển nền kinh tế của đất nớc, Uỷ ban nhân dân thành phố
quyết định thành lập Công ty ngoại thơng Hà Nội. Công ty đợc
hình thành trên cơ sở bổ sung chức năng nhiệm vụ của Công
ty kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, các trạm sản xuất, gia công
hàng xuất khẩu trớc đây chuyển thành các xí nghiệp trực
thuộc Công ty.
Đến năm 1980, thực hiện chủ trơng của Nhà nớc cho phép
một số đơn vị ngoại thơng ở các thành phố lớn đợc tham gia
xuất nhập khẩu trực tiếp, Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
quyết định thành lập Liên hiệp công ty xuất nhập khÈu Hµ


5

Nội. Cho đến cuối năm 1991, để phù hợp với yêu cầu phát triển
trong giai đoạn mới, hoạt động của công ty đợc tăng thêm chức
năng đầu t và liên doanh với nớc ngoài và Liên hiệp đợc đổi tên
thành Liên hiệp công ty Xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội.
Trong giai đoạn nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung
quan liêu, quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng, với mục
đích sắp xếp, chấn chỉnh và tổ chức lại các doanh nghiệp
Nhà nớc để tiến hành hoạt động kinh tế có hiệu quả hơn, theo
quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, các công
ty trực thuộc Liên hiệp công ty đợc phép thành lập lại, trong đó
phần kinh doanh của Văn phòng Liên hiệp công ty đợc tách
thành Công ty Xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội. Công ty chịu
sự quản lý về nhân sự của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội
đồng thời chịu sự quản lý của Nhà nớc về chuyên môn nghiệp

vụ kinh tế ngoại thơng của Bộ Thơng Mại
Trong quá trình hoạt động qua nhiều năm, công ty đÃ
hình thành đợc mối quan hệ rộng lớn với rất nhiều nhà cung
cấp và khách hàng cả ở thị trờng trong và ngoài nớc. Với đặc
điểm kinh doanh riêng, đây cũng là một lợi thế công ty trong
khi tiến hành hoạt động kinh doanh cũng nh việc mở rộng quy
mô kinh doanh sau này.
II. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức hoạt động kinh doanh
của công ty
Công ty có nhiệm vụ tổ chức, tiến hành các hoạt động kinh
doanh xuất nhập khẩu tổng hợp theo yêu cầu của thành phè,


6

theo nhu cầu của thị trờng trong nớc và nớc ngoài. Công ty tiến
hành thu mua các loại hàng hóa mà thị trờng nớc ngoài cần, kết
hợp với sản phẩm có thể sản xuất, chế biến hoặc gia công để
nhằm tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, bán buôn- bán lẻ hàng
nhập khẩu, tiến hành nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá
cho các đơn vị khác, tổ chức hợp tác đầu t với nớc ngoài, liên
doanh sản xuất kinh doanh víi c¸c tỉ chøc kinh tÕ trong mäi
lÜnh vùc.
Víi chøc năng, nhiệm vụ nh trên, hoạt động kinh doanh của
công ty đợc tổ chức gồm bốn hoạt động chính sau: nhập khẩu
trực tiếp để bán nội địa, nhận uỷ thác nhập khẩu để thu hoa
hồng, mua hàng nội địa để xuất khẩu ra nớc ngoài, nhận uỷ
thác xuất khẩu để thu lợi nhuận. Ngoài ra công ty tiến hành
thêm hoạt động đầu t vào kinh doanh bất động sản, các dịch
vụ đầu t khách sạn, du lịch.

III. Đặc điểm về thị trờng
Từ khi thành lập cho đến nay, hoạt động chủ yếu của công
ty xuất nhập khẩu hàng hoá, mua đi, bán lại để thu chênh lệch
về lợi nhuận. Ngoài ra, công ty còn tiến hành thu lợi nhuận từ
kinh doanh các dịch vụ nh nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, cho
thuê nhà khoĐối với thị trờng nớc ngoài, công ty tìm kiếm
nguồn hàng trong nớc để xuất khẩu. Trong khi đó, để phục vụ
cho thị trờng trong nớc, nguồn hàng của công ty vừa đợc nhập
khẩu từ nớc ngoài, vừa đợc tìm kiếm trong nớc và tiến hành
giao dịch mua đi, bán lại để thu lợi nhuận


7

Các khách hàng của công ty
Các khách hàng chính là các khách hàng mua hàng hoá của
công ty. Nhóm khách hàng này gồm rất nhiều công ty khác
nhau, cả trong và ngoài nớc. Theo số liệu năm 2002, nếu chỉ
xem xét trong nhóm khách hàng này thì thị phần khách hàng
nội địa chiếm khoảng 57% còn khách hàng nớc ngoài chiếm
khoảng 43% trong tổng doanh thu là 76.855.807.800 đ. Hàng
hóa nhập khẩu về để tiêu thụ trong nớc thờng là hàng hoá phục
vụ cho công nghiệp nh máy móc, thiết bị và nguyên vật liệu
công nghiệp
Nhóm khách hàng nớc ngoài tập trung vào 3 khu vực chính
là Châu Âu, Châu á và Bắc Mĩ. Nếu xét trong nhóm khách
hàng này, cũng theo số liệu năm 2002, trong tổng doanh thu
xuất khẩu là 33.081.480.450 đ, thị phần các khu vực tơng ứng
là 31,8% ; 50,2% và 18%. Hàng hoá xuất khẩu chủ yếu là hàng
nông sản, hàng thủ công mỹ nghệ và cả hàng thuỷ sản. Với thị

trờng Châu Âu, hàng hoá xuất khẩu sang các nớc nh Pháp, ý, Na
Uy, AnhThị trờng Châu á gồm Philippin, Nam Triều Tiên, Nhật
Bản, Singapore
Ngoài ra, còn có các khách hàng mà công ty nhận uỷ thác
xuất nhập khẩu hàng hoá. Đây là các công ty trong nớc, không
đủ điều kiện xuất nhập khẩu hàng hoá. Tuy hoạt động xuất
nhập khẩu uỷ thác không phải là hoạt động chính, nhng cũng
đem lại nguồn lợi nhuận cho công ty.

Các nhà cung cấp thờng xuyên cho công ty


8

Hệ thống các nhà cung cấp cũng nh hệ thống khách hàng
của công ty, gồm cả trong và ngoài nớc. Công ty giao dịch với
nhà cung cấp nớc ngoài để nhập khẩu các loại hàng hoá phục vụ
thị trờng trong nớc. Các mặt hàng khác nhau đợc nhập khẩu từ
các nớc căn cứ vào chất lợng và mối quan hệ kinh tế qua nhiều
năm. Đối với nhà cung cấp trong nớc, công ty thờng mua hàng hoá
phục vụ cho hoạt động xuất khẩu, một phần tiêu thụ trong nớc.
Công ty tiến hành giao dịch với các nhà cung cấp ở cả 3 miền,
thờng thì các mua các mặt hàng nông sản ở khu vực miền
Nam còn đồ thủ công mỹ nghệ ở khu vực miền Bắc.
Hiện nay, công ty có khoảng hơn 100 khách hàng và nhà
cung cấp cả trong và ngoài nớc.Với một số lợng khách hàng và
nhà cung cấp lớn nh vậy, yêu cầu của công tác quản lý công nợ
trong thanh toán cần rất chặt chẽ. Việc quản lý tốt công nợ
trong thanh toán vừa đảm bảo cho lợng vốn lu động luân
chuyển hợp lý, vừa đảm bảo giải quyết tốt mối quan hệ với

khách hàng và nhà cung cấp để giữ vững mối quan hệ làm ăn
lâu dài. Đây chính là nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán
với ngời mua và ngời bán. Do vậy, công tác hạch toán kế toán bộ
phận này cần đợc xây dựng tốt trong quy trình hạch toán kế
toán nói chung để đảm bảo hỗ trợ đắc lực cho yêu cầu quản
lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
IV. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
cđa c«ng ty


9

Xuất phát từ chức năng-nhiệm vụ của công ty, từ cách thức
tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty cho đến đặc
điểm thị trờng của công ty, để quản lý tốt hoạt động kinh
doanh, mô hình sản xuất kinh doanh tại công ty đợc tổ chức
nh sau


1
0

Sơ đồ bộ máy quản lý kinh doanh của công ty
TổNG GIáM ĐốC

Phó giám
đốc 1

Phó giám
đốc 2

Phòng tổ
chức cán
bộ

Phòn
g
kinh
doan
hsố 1

Phòn
g
kinh
doan
h số
2

Phòng
tổng hợp

Tổn
g kho
Cầu
Diễn

Phòng
hành
chính
quản trị

Xí
nghi
ệp
chè
Thủ
Đô

Bộ phận
quản lý
cửa hàng

Phòn
g
kinh
doan
h số
3

Phòng kế
toán tài vụ

Phòn
g
kinh
doan
h số
4

Văn phòng
Đảng uỷ

Phòn
g
kinh
doan
h số
5

Chi
nhán
h
Hải
Phòn
g

Chi
nhán
h Hồ
Chí
Minh


Trong mô hình trên:

1
1

Giám đốc: Là ngời cấp cao nhất trong công ty có quyền
quyết định và điều hành kinh doanh theo đúng chính sách,
pháp luật và là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt

động của công ty trong quá trình kinh doanh.
Phó giám đốc: Là ngời giúp việc và chịu sự quản lý trực
tiếp của Tổng giám đốc. Cả hai Phó giám đốc đều phải chịu
trách nhiệm về công việc trớc Tổng giám đốc.
Các phòng ban còn lại thực hiện các chức năng nhiệm vụ
riêng theo quy định. Các phòng ban này đợc chia làm hai khối
chính là khối quản lý hành chính và khối kinh doanh. Khối quản
lý hành chính gồm các phòng nh Phòng tổ chức cán bộ, Phòng
hành chính quản trị, Văn phòng Đảng uỷ, Phòng tổng hợp. Khối
kinh doanh gồm các phòng kinh doanh, Phòng kế toán tài vụ và
các chi nhánh.
Hiện nay các phòng kinh doanh đều có chức năng ngang
nhau trong việc tìm kiếm khách hàng và nhà cung cấp để
nâng cao tính tự chủ trong hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh
doanh nói chung của công ty.
V. Tổ chức hạch toán kế toán tại công ty
1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán đợc tổ chức để nhằm phản ánh, theo
dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt
động của công ty. Để có thể thực hiện tốt chức năng này,
bộ máy kế toán cần tổ chức trớc hết theo cơ cấu chung
sau đó là tổ chức dựa trên đặc điểm sản xuất kinh
doanh tại công ty.


1
2

Tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, bộ máy kế
toán đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến theo mô hình sau

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán trư
ởng

Phó phòng 1
Quản lý
chung

Kế
toán
nhậ
p
khẩ
u

Kế
toán
xuất
khẩ
u

Kế
toán
lư
ơng
và
bảo
hiể
m

Phó phòng 2
Kế toán tổng
hợp

Kế
toán
tiền
mặt

Kế
toán
tiền
gửi
ngâ
n

Kế
toán
theo
dõi
thu
ế

Thủ
quỹ

Kế
toán
kho

hàn
g

hàn
g

_Kế toán trởng : tổ chức chỉ đạo mọi công tác kế toán
trong doanh nghiệp, đề xuất các kiến nghị với Ban giám đốc
để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh cđa c«ng ty


1
3

_ Phó phòng 1: quản lý chung tình hình của phòng kế
toán, giúp kế toán trởng trong việc theo dõi công việc của các
nhân viên trong phòng. Phó phòng 1 sẽ thay mặt Kế toán trởng
đôn đốc, kiểm tra công việc, có trách nhiệm báo cáo tình
hình công việc đà thực hiện với cấp trên.
_ Phó phòng 2: phụ trách phần kế toán tổng hợp, tiến
hành kiểm tra, đối chiếu số liệu, tổng hợp số liệu để xác
định kết quả kinh doanh trong kì. Sau đó, Phó phòng 2 sẽ
cùng Phó phòng 1 lập các báo cáo để gửi lên cấp trên. Cuối mỗi
năm, cả hai Phó phòng có trách nhiệm lập quyết toán cho năm
vừa qua cũng nh dự toán cho năm tới để trình lên cấp trên
duyệt.
_ Kế toán tiền lơng và các khoản bảo hiểm: căn cứ vào
các bảng chấm công do các phòng gửi lên hàng tháng để tổng
hợp, lập bảng tính lơng và các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm
xà hội, kinh phí công đoàn cho từng phòng ban theo quy định.

Bộ phận này còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán lơng, các khoản tạm ứng, trích trớc cho nhân viên trong công ty.
_ Kế toán tiền gửi ngân hàng: tiến hành giao dịch với
ngân hàng trong việc mở L/C, lập các khoản vay phục vụ công
tác xuất nhập khẩu. Trong công tác hạch toán, bộ phận này có
trách nhiệm theo dõi các khoản thu, chi đợc thanh toán qua
ngân hàng trong hoạt động xuất nhập khẩu; theo dõi số d tiền
gửi ngân hàng để đối chiếu với thông báo của ngân hàng,
nhằm tiến hành kiểm tra và điều chỉnh kịp thêi.


1
4

_ Kế toán tiền mặt: cũng nh kế toán tiền gửi ngân hàng,
tiến hành theo dõi các khoản thu, chi bằng tiền mặt trong giao
dịch kinh doanh; theo dõi số d tiền mặt để đối chiếu với thủ
qũy, nhằm phát hiện ra những sai sót một cách kịp thời.
_ Kế toán theo dõi thuế: tiến hành theo dõi các khoản
thuế trong kì nh thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu, thuế
thu nhập doanh nghiệp
_ Kế toán kho hàng: theo dõi các khoản chi phí nh chi
phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán.
Bộ phận này cũng theo dõi các khoản thanh toán nội bộ giữa
công ty và chi nhánh, theo dõi tình hình hàng tồn kho, hỗ trợ
cho ban giám đốc trong việc theo dõi tình hình kinh doanh
từng mặt hàng. Ngoài ra, bộ phận này còn tiến hành theo dõi
các khoản thu liên quan đến hoạt động đầu t, kinh doanh dịch
vụ.
_ Thủ qũy: là ngời thu, chi tiền thông qua các phiếu thu,
phiếu chi do kế toán tiền mặt lập. Ngoài ra, bộ phận này còn

hỗ trợ cho kế toán tiền gửi ngân hàng trong các nghiệp vụ giao
dịch với ngân hàng.
_ KÕ to¸n nhËp khÈu: theo dâi c¸c nghiƯp vơ nhËp khẩu
hàng hóa, các khoản thanh toán với ngời bán phát sinh trong kì.
_ Kế toán xuất khẩu: theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ
xuất khẩu hàng hóa, đồng thời theo dõi các khoản thanh toán
với khách hàng.
2. Công tác hạch to¸n kÕ to¸n


1
5

Tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội, chế độ kế
toán hiện nay đang đợc áp dụng là chế độ kế toán ban
hành kèm theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày
01/11/1995 của Bộ tài chính . Tuy nhiên, một số những
thay đổi về chế độ hạch toán kế toán trong Thông t
89/2002/TT-BTC thì vẫn cha đợc áp dụng tại công ty.
Công ty đà áp dụng máy tính trong công việc kế toán,
nhng do trình độ của các nhân viên còn cha thành thạo
nên vẫn còn áp dụng cả kế toán thủ công và kế toán máy.
Kế toán tại công ty tiến hành ghi sổ theo hình thức
Nhật ký chung với hệ thống tài khoản nh trong Quyết
định số 1141 TC/QĐ/CĐKT, trong đó kế toán công nợ
trong thanh toán với ngời mua và ngời bán sử dụng các tài
khoản sau:
TK 131 Phải thu của khách hàng. Tài khoản đợc chi
tiết cụ thể cho từng đối tợng nh sau:
TK 1311: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩu

TK 1312: phải thu của khách hàng nội địa
TK 1314: phải thu khách hàng nớc ngoài và khách
hàng giao uỷ thác xuất khẩu.
TK 331- Phải trả nhà cung cấp. Tài khoản này đợc chi
tiết cho từng đối tợng nh sau:
TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập
khẩu uỷ thác
TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa


1
6

TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu
TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động
nhập khẩu trực tiếp
Các loại sổ dùng để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán
với ngời mua và ngời bán gồm Sổ chi tiêt thanh toán với ngời mua (ngời bán) bằng ngoại tệ, Nhật ký chung và Sổ cái
cho các tiểu khoản.

chơng ii


1
7

thực trạng công tác hạch toán kế toán các
nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, nhà
cung cấp tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t
hà nội

I. Khái quát về hoạt động thanh toán mua và bán tại
công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội.
1. Khái quát về tổ chức thanh toán với nhà cung cấp
Trong hoạt động mua bán của công ty, số lợng các nhà
cung cấp mà công ty giao dịch là rất lớn. Các nhà cung cấp
gồm cả nhà cung cấp trong và ngoài nớc với khối lợng hàng
hoá giao dịch là khác nhau. Do đó phơng thức thanh toán
thờng đợc thoả thuận trớc khi kí kết hợp đồng cung ứng.
Đối với nhà cung cấp có khối lợng giao dịch nhỏ, công ty
thờng sử dụng phơng thức thanh toán bằng tiền mặt với
hai hình thức thanh toán chính là thanh toán bằng tiền
VNĐ và thanh toán bằng ngoại tệ.
Đối với nhà cung cấp có khối lợng giao dịch lớn, thì công
ty lại thờng sử dụng phơng thức thanh toán qua ngân hàng
với hai hình thức chính: thanh toán bằng L/C (đối với nhà
cung cấp nớc ngoài) và uỷ nhiệm chi (cho cả nhà cung cấp
trong và ngoài nớc)
Nếu tiến hành thanh toán bằng L/C thì sau khi kí kết
hợp đồng kinh tế, công ty phải lập bộ hồ sơ theo quy định của
ngân hàng ®Ĩ ®Ị nghÞ më L/C. Sau khi xem xÐt thÊy ®đ c¸c


1
8

điều kiện cần thiết, ngân hàng sẽ mở L/C và thông báo cho
công ty.Việc thanh toán diễn ra khi chứng từ thanh toán do bên
bán gửi đợc chuyển đến ngân hàng và yêu cầu công ty ký hậu
thanh toán theo quy định. Thông thờng, công ty sẽ tiến hành
thanh toán khoảng 90% giá trị L/C cho ngời bán ngay sau khi

nhận đợc bộ chứng từ đầy đủ do bên bán gửi. Còn lại 10% sẽ đợc thanh toán nốt sau khi công ty nhận đợc hàng thoả mÃn các
yêu cầu phẩm chất, quy cách theo hợp đồng đà ký kết cùng phụ
lục đo lờng chất lợng kèm theo. Nếu có bất kỳ sự bất đồng giữa
bên bán và công ty thì việc thanh toán sẽ tạm thời đình chỉ.
Hai bên sẽ thoả thuận và tiếp tục việc thanh toán khi có sự
thống nhất. Nếu hai bên không có đợc sự thoả thuận thống
nhất, việc tranh chấp sẽ đợc giải quyết bằng trọng tài kinh tế.
Cơ quan trọng tài kinh tế đứng ra giải quyết tranh chấp là cơ
quan đợc các bên chọn chỉ định khi ký kết hợp đồng cung ứng
và phán xét của trọng tài kinh tế là quyết định cuối cùng cho
việc xử lý tranh chấp giữa hai bên.
Nếu tiến hành uỷ nhiệm cho ngân hàng chi tiền, công
ty cũng phải lập một bộ hồ sơ theo quy định của ngân hàng
đề nghi ngân hàng cho vay tiền. Sau khi xem xét thấy đầy
đủ các điều kiện, ngân hàng chấp nhận cho vay và sẽ thông
báo cho công ty. Khi các chứng từ do bên bán gửi qua, ngân
hàng sẽ thay mặt công ty để thanh toán cho nhà cung cấp.
2. Khái quát về tổ chức thanh toán với khách hàng


1
9

Cũng nh các nhà cung cấp, công ty cũng tiến hành giao
dịch với số lợng lớn các khách hàng cả trong và ngoài nớc.
Với khách hàng có khối lợng giao dịch nhỏ, công ty sử
dụng phơng thức thanh toán trực tiếp bằng

tiền

mặt.

Trong khi đó, với khách hàng có khối lợng giao dịch lớn,
công ty tiến hành thanh toán qua ngân hàng theo phơng
thức uỷ nhiệm cho ngân hàng thu tiền hộ
3. Khái quát về công tác tổ chức hạch toán các
nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp và khách
hàng tại công ty xuất nhập khẩu và đầu t Hà Nội
Công tác tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với
nhà cung cấp và khách hàng tại công ty gồm hai nội dung
chủ yếu là: công tác quản lý hoạt động thanh toán và công
tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.
Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán
thể hiện trong trình tự lập và luân chuyển chứng từ
thanh toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ chi tiết
và sổ tổng hợp để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình
phát sinh các nghiệp vụ thanh toán định kỳ, lập báo cáo
theo quy định
Công tác quản lý hoạt động thanh toán đợc thực hiện
nhằm theo dõi tình hình phát sinh, số lợng, thời hạn và giá
trị của các khoản thanh toán. Trên cơ sở số liệu quản lý,
định kỳ lập các báo cáo về tình hình thực hiện các hoạt


2
0

động thanh toán của công ty, từ đó sẽ cung cấp dữ liệu
cần thiết cho việc lập kế hoạch tiến hành thanh toán.

Nh vậy, có thể thấy việc hạch toán và theo dõi các
nghiệp vụ thanh toán có quan hệ rất chặt chẽ với nhau. Hai
việc này luôn đợc tiến hành đồng thời hỗ trợ lẫn nhau.
Hạch toán để ghi chép, tổng hợp số liệu, theo dõi cho các
nghiệp vụ thanh toán. Các số liệu sau khi đợc tổng hợp sẽ
đợc dùng để lập các báo cáo hỗ trợ cho quản lý, lập kế
hoạch thanh toán, và công tác hạch toán lại tiến hành ghi
chép các nghiệp vụ thanh toán khi phát sinh.
II. Thực trạng công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh
toán với khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty xuất
nhập khẩu và đầu t Hà Nội
Để theo dõi các nghiệp vụ thanh toán tại công ty, kế toán
sử dụng các tài khoản
TK 131 Phải thu của khách hàng. Tài khoản đợc chi
tiết cụ thể cho từng đối tợng nh sau:
TK 1311: phải thu của khách hàng uỷ thác nhập khẩu
TK 1312: phải thu của khách hàng nội địa
TK 1314: phải thu khách hàng nớc ngoài và khách
hàng giao uỷ thác xuất khẩu.
TK 331- Phải trả nhà cung cấp. Tài khoản này đợc chi
tiết cho từng đối tợng nh sau:
TK 3311: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập
khẩu uỷ thác


2
1

TK 3312: phải trả nhà cung cấp nội địa
TK 3313: phải trả khách hàng ủy thác xuất khẩu

TK 3314: phải trả nhà cung cấp trong hoạt động nhập
khẩu trực tiếp
Hoạt động kinh doanh của công ty gồm có bốn hoạt động
chính: nhập khẩu trực tiếp để bán nội địa; nhập khẩu uỷ thác
để thu hoa hồng; mua nội địa để xuất khẩu; xuất khẩu ủy
thác để thu hoa hồng. Trong từng hoạt động này luôn phát sinh
các quan hệ thanh toán với cả nhà cung cấp và khách hàng.
Chính vì vậy, để vừa xem xét đợc tính đồng bộ trong việc
phát sinh các quan hệ thanh toán gắn với quy trình từng hoạt
động, đồng thời xem xét công tác hạch toán kế toán các
nghiệp vụ thanh toán đó, em xin đợc trình bày về thực trạng
công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà
cung cấp và khách hàng trong từng hoạt động. Và để cụ thể
hoá cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà
cung cấp và khách hàng, em xin đợc minh hoạ thông qua số liệu
của các hoạt động diễn ra trong tháng 12/2002 tại công ty. Sau
đây là những hoạt động chính của công ty.
1.

Công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán

với khách hàng và nhà cung cấp trong hoạt động nhập
khẩu trực tiếp để bán nội địa.
Ví dụ về một hoạt động nhập khẩu Máy xúc đào
bánh lốp Kobelko của một nhà cung cấp Nhật Bản đà qua
sử dụng để bán lại cho công ty TNHH ViƯt ¸ trong th¸ng


2
2

12/2002 có giá CIF là 2.200.000 JPY với thuế nhập khẩu là
0%, thuế GTGT là 5%
Căn cứ vào bộ chứng từ ngoại do bên bán gửi, Phòng kinh
doanh lập Giấy đề nghị ký hậu và chuyển cho ngân hàng.
Sau khi ngân hàng xác định đà thanh toán cho ngời bán hộ
công ty, nhân viên Phòng kinh doanh mang giấy này đến cảng
nơi hàng về, lập tờ khai hải quan, tiến hành nộp thuế theo quy
định và làm thủ tục kiểm tra nhận hàng về.
Sau khi nhận hàng từ cảng về, căn cứ vào bộ chứng từ này,
Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị nhập kho, sau khi đợc Ban
giám đốc thông qua, thủ kho lập Phiếu nhập kho ngày
2/12/2002 và nhập kho hàng hoá. Toàn bộ chứng từ sau đó đợc
chuyển cho kế toán nhập khẩu, ghi sổ. Căn cứ vµo PhiÕu nhËp
kho vµ bé chøng tõ nhËp khÈu, kÕ toán ghi:
Nợ TK 156

: 285.557.800

Có TK 331 (3314) : 285.557.800 (TGTT: 1 JPY=129,799
VNĐ)
Hoạt động nhập khẩu này đợc tiến hành thanh toán bằng
L/C (đà đợc mở trớc khi nhập hàng về), căn cứ vào bộ chứng từ
Phiếu chuyển khoản do ngân hàng chuyển cho công ty để
xác nhận việc thanh toán, gồm một Phiếu chuyển khoản và một
tờ Sổ kế toán chi tiết thông báo về số tiền đà chuyển cho nhà
cung cấp cũng nh số d của tài khoản tiền của công ty tại ngân
hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331 (3314)

: 285.557.800


2
3

Có TK 112

: 285.516.000 (TGTT: 1

JPY=129,78 VNĐ)
Có TK 413

:

41.800

Và ghi Có TK 002 (JPY): 2.200.000
Sau khi kí kết hợp đồng kinh tế với công ty TNHH Việt
á, Phòng kinh doanh lập Giấy đề nghị xuất kho trình lên
Ban giám đốc và Giấy đề nghị Phòng tài vụ lập Hoá đơn
GTGT. Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho, Hoá
đơn GTGT và Hợp đồng kinh tế để lập Phiếu xuất kho
vào ngày 4/12/2002. Bộ chứng từ đợc chuyển lại cho Phòng
tài vụ làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nhận công nợ nh sau:
Nợ TK 131 (1312)
Có TK 5111
Cã TK 3331

: 331.328.250

: 301.207.500
:

10% * 301.207.500=

30.120.750
KÕ to¸n sÏ lËp một Giấy uỷ nhiệm thu để ngân hàng
thu hộ tiền của khách hàng. Khi ngân hàng thông báo
khách hàng đà trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 131 (1312)

: 331.328.250
: 331.328.250

Sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào số liệu
trên các chứng từ , kế toán phầnh hành tiến hành vào các
sổ chi tiết cho các TK 3314 vµ TK 1312 nh sau:


2
4


2
5

Công ty xuất nhập khẩu và đầu t hà nội

Sổ kế toán chi tiết tài khoản 3314

Năm 2002
Thời
hạn
TK
NT

Chứng từ

Diễn giải

Đ.Ư

Loại
tiền

đợc
Tỷ giá

chiế

Số phát sinh

Số d

t

ghi

khấ

sổ

u
SH

Quy đổi
Nợ
VNĐ

NT

Quy đổi
Có
VNĐ

Quy

Quy

Nợ đổi

Có đổi

VNĐ

VNĐ

Số d đầu
tháng
Hàng về nhập

kho

156

5/12

75

5/12

Thanh toán cho

112

JPY

129,799

6/12

15

2/12

nhà cung cấp

413

JPY

129,78

***
2.200.000

285.516.000

2.200.000

285.557.800

***

***

***

41.800


Cộng số phát

***

***

sinh
Số d cuối
tháng

***

***