miễn giảm học phí, trợ cấp XH

Thủ tục qui trình
Mã hoá: TT/7.5.1i/HSSV
Ban hành lần: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/11/2012
Trang/ tổng số trang: 1/ 4
I. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
- Việc xây dựng, thực hiện và duy trì thủ tục quy trình này nhằm đảm bảo việc
xét duyệt đối tượng HSSV được hưởng chính sách, trợ cấp xã hội, hỗ trợ của tỉnh
chính xác, công khai và minh bạch.
- Thủ tục quy trình này áp dụng cho HSSV được hưởng chính sách ưu tiên hàng
tháng/ năm trong toàn Trường.
II. ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT
1. Định nghĩa:
- Chế độ ưu tiên: Chế độ miễn giảm học phí (hỗ trợ của Tỉnh) và trợ cấp xã hội.
2. Từ viết tắt:
- P.HSSV: Phòng Quản lý học sinh sinh viên
- HSSV: Học sinh sinh viên
- CĐƯT: Chế độ ưu tiên
- GVCN: Giáo viên chủ nhiệm
- P.KHTC: Phòng Kế hoạch – Tài chính
III. NỘI DUNG
Lưu đồ
các bước công
việc
Nội dung thực hiện và chuẩn chất lượng
Người chịu
trách nhiệm
Hồ sơ
liên quan
- Vào đầu mỗi năm học nhà trường tổ chức xét
CĐƯT cho HSSV số đợt xét tùy thuộc vào

thời gian nhập học, thông thường xét làm 2
đợt: Đợt 1 vào cuối tháng 9, đợt 2 vào cuối
tháng 10 hàng năm. (Riêng chế độ miễn giảm
học phí vào đầu mỗi năm học, kỳ học nhà
trường sẽ tiến hành xác nhận đơn sau đó gửi
trả lại HSSV, HSSV sẽ hoàn thiện thủ tục
nhận tiền hỗ trợ miễn giảm học phí tại phòng
lao động thương binh xã hội của địa phương
nơi HSSV cư trú).
- P.HSSV cung cấp thông tin cho
Khoa/GVCN các lớp biết về đối tượng được
hưởng CĐƯT, thời gian hoàn thiện hồ sơ.
- GVCN thông báo tới HSSV đối tượng và
các thủ tục cần thiết để được hưởng CĐƯT.
- P.HSSV
- GVCN
- Nghị định
của Chính
phủ, Thông
tư hướng dẫn
về đối tượng
được hưởng
chế độ ưu
tiên
- Căn cứ vào thông báo của Khoa/GVCN,
HSSV đủ điều kiện được hưởng CĐƯT, làm
đơn và kèm theo các hồ sơ liên quan theo yêu
- HSSV - Đơn của
HSSV và các
hồ sơ liên

quan
Thông
báo
Tiếp nhận
đơn, hồ sơ
Thủ tục qui trình
Mã hoá: TT/7.5.1i/HSSV
Ban hành lần: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/11/2012
Trang/ tổng số trang: 2/ 4
Lưu đồ
các bước công
việc
Nội dung thực hiện và chuẩn chất lượng
Người chịu
trách nhiệm
Hồ sơ
liên quan
cầu và nộp về cho GVCN.
- GVCN xem xét nếu đủ điều kiện, tiếp nhận
đơn. (Riêng đối tượng miễn giảm học phí,
GVCN nhận đơn, cập nhật vào danh sách đề
nghị cấp tiền hỗ trợ miễn giảm học phí của
lớp (theo mẫu), hẹn ngày trả kết quả cho
HSSV. Chuyển đơn lên P.HSSV để quản lý
và cập nhật số lượng HSSV xin xác nhận
đơn trong ngày. GVCN quản lý danh sách
HSSV đăng ký xin xác nhận và nộp lại cho
P.HSSV bản photocopy vào cuối kỳ học)
- Sau khi tiếp nhận đầy đủ đơn, hồ sơ của

HSSV, GVCN nộp về P.HSSV kèm theo
bản photocopy danh sách HSSV đề nghị xét
hưởng CĐƯT theo lớp
- GVCN
- P.HSSV
- Khi hết thời hạn nộp đơn theo thông báo,
P.HSSV tổng hợp lập danh sách HSSV đề
nghị xét hưởng CĐƯT trong toàn trường
trình Hội đồng xét CĐƯT của nhà trường
xem xét.
(Riêng đối tượng được hỗ trợ miễn giảm học
phí P.HSSV xem xét, tiến hành xác nhận
đơn và trả kết quả về GVCN trong thời hạn
02 ngày làm việc).
- Cán bộ phụ
trách P.HSSV
- Danh sách
HSSV đề
nghị xét
hưởng
CĐƯT (toàn
trường)
- DS HSSV
xin XN đơn
đề nghị hỗ
trợ miễn
giảm HP
- Hội đồng xem xét CĐƯT của nhà trường
kiểm tra hồ sơ, nếu đủ điều kiện thông qua
để triển khai thực hiện.

- Nếu Hội đồng phát hiện sai sót, yêu cầu
chỉnh sửa và lập lại danh sách.
- Hội đồng
xét CĐƯT
cấp trường
- Cán bộ phụ
trách P.HSSV
- Biên bản
xét CĐƯT
- Danh sách
HSSV được
hưởng
CĐƯT.
Tổng hợp,
lập DS
Xem xét
Thủ tục qui trình
Mã hoá: TT/7.5.1i/HSSV
Ban hành lần: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/11/2012
Trang/ tổng số trang: 3/ 4
Lưu đồ
các bước công
việc
Nội dung thực hiện và chuẩn chất lượng
Người chịu
trách nhiệm
Hồ sơ
liên quan
- GVCN công khai danh sách HSSV đã được

Hội đồng nhà trường xem xét.
- HSSV xem xét quyền lợi được hưởng, nếu có
sai sót, thắc mắc phải phản ánh ngay tới
GVCN, GVCN báo cáo P.HSSV để chỉnh sửa.
- Cán bộ phụ
trách P.HSSV
- HSSV
- Danh sách
HSSV được
hưởng
CĐƯT
- Sau 05 ngày sau khi công khai danh sách,
nếu không có ý kiến phản hồi từ phía HSSV.
P.HSSV soạn thảo quyết định trình Hiệu
trưởng phê duyệt.
- P.KHTC thực hiện theo Quyết định.
- Khoa/GVCN có liên quan nhận theo dõi
- P.HSSV lưu, theo dõi thường xuyên,
- Hiệu
trưởng
-Khoa/GVCN
- P.KHTC
- P.HSSV
- Quyết định
và kèm theo
danh sách
- Tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình
xét CĐƯT cho HSSV được lưu giữ theo
đúng quy định của thủ tục qui trình kiểm
soát hồ sơ.

- CB được
phân công
P.HSSV,
P.KHTC,
Khoa/GVCN
- Các hồ sơ
trên
IV. BIỂU MẪU ÁP DỤNG
T
T
Tên biểu mẫu Mã hoá
Thời gian
lưu tối
thiểu
Nơi lưu
1
Đơn đề nghị cấp tiền hỗ trợ miễn giảm
học phí
Không mã hóa
Phòng LĐ
TBXH
2
Đơn xin trợ cấp xã hội (hộ nghèo) Không mã hóa
Lâu dài P. KHTC
3
Đơn xin trợ cấp xã hội (mồ côi) Không mã hóa
4
Đơn xin trợ cấp xã hội (Dân tộc ít người,
sống ở vùng cao)
Không mã hóa

5
Đơn xin trợ cấp xã hội (tàn tật) Không mã hóa
6
Danh sách HSSV đăng ký xác nhận đơn
đề nghị hỗ trợ miễn giảm học phí
HS/7.5.1i/01/HSSV
Hết khóa
học
Khoa/GVCN
7
Danh sách HSSV đề nghị xét hưởng
TCXH (toàn trường)
HS/7.5.1i/02/HSSV
Hết khóa
học
P.HSSV
8
Danh sách HSSV hưởng trợ cấp xã hội HS/7.5.1i/03/HSSV
Hết khóa
học
P.HSSV
P.KHTC
9 Danh sách HSSV đề nghị xét hưởng HS/7.5.1i/04/HSSV Hết khóa GVCN
Kết thúc,
lưu hồ sơ
Duyệt,
triển khai
quyết định
Thông báo
cho HSSV

Thủ tục qui trình
Mã hoá: TT/7.5.1i/HSSV
Ban hành lần: 01
Hiệu lực từ ngày: 01/11/2012
Trang/ tổng số trang: 4/ 4
TCXH (theo lớp) học
10
Bảng tổng hợp trợ cấp xã hội Không mã hóa
Hết khóa
học
P.HSSV
P.KHTC
11
Biên bản họp hội đồng xét duyệt trợ cấp
xã hội
Không mã hóa
Hết khóa
học
P.HSSV
12
Quyết định trợ cấp xã hội cho HSSV Không mã hóa
Hết khóa
học
P.HSSV
P.KHTC