Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà

Lời nói đầu
Nớc ta hiện nay đang trong quá trình cải cách kinh tế, chuyển từ nền
kinh tế tập trung quan liêu sang nền kinh tế thị trờng. Để tồn tại và phát
triển trong nền kinh tế đó, các đơn vị kinh tế nói chung và các đơn vị sản
xuất nói riêng cần phải xoá bỏ chế độ bao cấp, tiến hành hạch toán kinh
doanh, thực hiện phân cấp quản lý, đảm bảo tự chủ về tài chính, tự chủ
trong hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
Hạch toán kinh tế là một phạm trù kinh tế khách quan, gắn liền với
hệ thống hoá tiền tệ xã hội chủ nghĩa, mỗi đơn vị kinh tế trong hoạt động
kinh doanh có kế hoạch tính toán hiệu quả, quản lý cao nhất và là một yếu
tố khách quan.
Để thực hiện điều đó, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải thực hiện
tổng hoà nhiều biện pháp quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của đơn vị. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, kế toán
là một công cụ đắc lực để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh
tế và kiểm tra việc sự dụng tái sản xuất trong kinh doanh.
Nếu hạch toán nói chung là công cụ quản lý kinh tế thì kế toán vật
liệu là công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý vật liệu. Kế toán vật
liệu nếu đợc phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ có tác dụng rất lớn
đến chất lợng công tác quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Không thể nói
quản lý vật liệu tốt nếu công tác kế toán vật liệu cha tố. Vì vậy, vấn đề
quan trọng để tăng cờng và cải tiến công tác quản lý vật liệu cần phải tiến
hành và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu.
Từ nhận thức đó, trong thời gian thực tập rất ngắn tại Công ty Bánh
kẹo Hải Hà, em xin đợc nêu "Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán
nguyên vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Hà" làm đề tài cho chuyên đề
thực tập chuyên ngành kế toán của mình.
Phần thứ nhất
một số vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên
vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
-----------------------------

I - Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất:
1 - Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất:
* Khái niệm vật liệu:
Vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình
sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong quá trình
tham gia vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn
bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
* Vị trí của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh:
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về các loại đối tợng lao động th-
ờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Do vậy, tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc
sử dụng hiệu quả, tiết kiệm vật liệu, góp phần làm hạ thấp chi phí sản xuất và
giá thành sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng.
Nhng không phải tất cả đối tợng lao động đều là vật liệu. Chỉ những
đối tợng lao động nào đã thay đổi do chịu tác động của con ngời (lao động có
ích) mơí trở thành vật liệu.
Ví dụ: Đá vôi khi cha khai tác còn là những mỏm núi, không thể coi là
vật liệu, nó chỉ trở thành vật liệu khi đợc khai thác để cung cấp cho ngành
công nghiệp, sản xuất...
2 - Đặc điểm vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho
thuộc tài sản lu động và chiếm tỷ trọng khá lớn, mặt khác nó còn là cơ sở vật
chất và điều kiện để hình thành nên sản phẩm - là yếu tố không thể thiếu đợc
khi tiến hành sản xuất sản phẩm, tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất chịu
ảnh hởng rất lớn của việc cung cấp vật liệu. Không có vật liệu thì không có
một quá trình sản xuất nào có thể thực hiện đợc, nhng khi đợc cung cấp vật
liệu đầy đủ thì chất lợng vật liệu, phơng pháp sử dụng vật liệu sẽ quyết định
một phần lớn chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu chiểm tỷ trọng rất lớn

trong tổng chi phí tạo ra sản phẩm. Do vậy, việc hạ thấp giá thành sản phẩm
chủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng vật liệu nhằm làm
giảm chi phí vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất cho mỗi đơn
vị sản phẩm, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quản
lý sản xuất kinh doanh với một chừng mực nhất định. Giảm mức tiêu hao vật
liệu còn là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. Mặt khác, vật liệu là một bộ
phận quan trọng trong tài sản lu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý, tiết
kiệm vật liệu.
Có thể nói vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Việc quản lý vật liệu phảI bao gồm
các mặt: số lợng cung cấp, chất lợng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một
cách có hiệu quả vật liệu nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ và đồng bộ những
loại vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể không tổ chức tốt công tác
hạch toán kế toán vật liệu.
3 - Yêu cầu quản lý vật liệu:
- Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh, đòi hỏi phải quản lý vật liệu ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới
khâu dự trữ.
- Vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh
nghiệp phải thờng xuyên tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho
quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm phục vụ cho nhu cầu quản lý khác
của doanh nghiệp.
- Bên cạnh đó, một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu là tránh h
hỏng, mất mát, h hao.
- Trong sử dụng vật liệu, cần thiết phải tiết kiệm hợp lý dựa trên các cơ sở
xác định và dự toán chi phí, điều này ảnh hởng đến việc hạ thấp chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp.
Vì vậy, phải tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh việc xuất dùng và sử dụng
vật liệu trong sản xuất kinh doanh.
- ở khâu dự trữ, yêu cầu đối với doanh nghiệp là phải xác định đợc định

mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
đợc bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do việc cung cấp không kịp
thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
* Để tổ chức và hạch toán vật liệu có hiệu quả, cần thiết phải có một số
điều kiện dới đây:
- Thiết lập đợc kế hoạch cung ứng vật liệu theo nhu cầu vật liệu của khu
vực sản xuất kinh doanh (phân xởng hoặc xí nghiệp).
- Xây dựng đợc định mức dự trữ vật liệu trong kho và tổ chức tốt kho hàng
để tạo thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán.
- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật liệu, đặc biệt là vật liệu chế
tạo, vật liệu chủ yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dụng và yêu cầu nâng cao
chất lợng hàng hoá, sản phẩm và dịch vụ tiêu dùng.
- Xác định rõ trách nhiệm vật chất của cá nhân, tổ chức có liên quan tới sự
an toàn của vật liệu mua, dự trữ và tiêu dùng: Xây dựng quy chế xử lý rõ
ràng, nghiêm ngặt cho từng trờng hợp ứ đọng, thừa, thiếu, hao hụt, giảm
giá vật liệu.
II - Phân loại vật liệu và đánh giá vật liệu:
1 - Phân loại vật liệu:
Trong doanh nghiệp, vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ có vai trò,
công dụng, tính chất lý-hoá khác nhau và biến động thờng xuyên, liên tục
hàng ngày trong quá trình sản xuất.
Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu, phải tiến hành
phân loại vật liệu. Trên thực tế, vật liệu thờng đợc phân loại theo những tiêu
thức khác nhau, nh theo công dụng, theo nguồn hình thành, theo nguồn sở
hữu.
a. Nguyên vật liệu chính:
Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành
thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm mới nh: thép trong công
nghiệp cơ khí, bông trong công nghiệp kéo sợi, ngói, xi măng trong
xây dựng cơ bản... Nguyên liệu là sản phẩm cha qua chế biến công

nghiệp nh sản phẩm công nghiệp khai thác (quặng, gỗ...), sản phẩm
nông nghiệp (bông, chè...) dùng để chế tạo sản phẩm trong nền công
nghiệp chế biến. Còn vật liệu là những sản phẩm đã qua một hay một
số quá trình công nghệ chế tạo nh cao su, hoá chất trong xí nghiệp sản
xuất hàng cao su, vải trong các xí nghiệp may.
b. Vật liệu phụ:
Là những thứ vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh
có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dạng bề
ngoài của sản phẩm, góp phần tăng thêm chất lợng sản phẩm hoặc đảm bảo
cho quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động, phục vụ cho nhu cầu công
nghệ, kỹ thuật và quản lý... nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công
nghiệp, hơng liệu trong sản xuất bánh kẹo...
c. Nhiên liệu:
Là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn (than củi), thể lỏng
(xăng dầu) hoặc ở thể khí (hơi đốt, khí đốt).
d. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản:
Là những thứ vật liệu và thiết bị mà đơn vị sử dụng cho đầu t xây dựng
cơ bản, bao gồm cả những thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu
(bằng kim loại, bằng gỗ hoặc bằng bê tông) dùng để lắp đặt vào các công
trình cơ bản.
e. Phế liệu:
Là những loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh hay
thanh lý tài sản của đơn vị. Phế liệu thờng đã mất hoặc mất phần lớn giá trị
sử dụng ban đầu (phôi bào, vải vụn, ngói vỡ...).
f. Vật liệu khác:
Bao gồm các loại vật liệu còn lại, ngoài các thứ cha kể thêm bao bì, vật
đóng gói, các loại...
2 - Đánh giá vật liệu:
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc

nhất định. Theo những quy định hiện hành, kế toán nhập-xuất-tồn kho vật
liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế, có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán
(phản ánh theo giá thực tế), khi xuất kho cũng phải xác định giá xuất kho
theo đúng phơng pháp quy định. Tuy nhiên, trong không ít doanh nghiệp, để
đơn giản hoá và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày, ngời ta có
thể sử dụng phơng pháp giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập-xuất vật
liệu. Song, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo việc
phản ánh tình hình nhập-xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp
theo giá thực tế.
2.1. Giá thực tế nhập kho của vật liệu:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu đợc nhập từ nguồn nhập và
giá thực tế của chúng trong từng trờng hợp đợc xác định cụ thể nh sau:
Giá thực tế của vật liệu mua ngoài nhập kho:
+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế:
Giá thực
tế vật liệu
mua ngoài
=
Giá hoá đơn
(cha có thuế
GTGT)
+
Thuế nhập
khẩu (nếu
có)
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-

Giảm giá,
hàng mua
bị trả lại
(nếu có)
+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp thuế GTGT trực tiếp:
Giá thực
tế vật liệu
mua ngoài
=
Giá hoá đơn
(đã có thuế
GTGT)
+
Thuế nhập
khẩu (nếu
có)
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-
Giảm giá,
hàng mua
bị trả lại
(nếu có)
Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến:
Giá thực tế vật liệu
nhập từ nguồn tự chế
= Giá vật liệu
xuất chế biến

+ Chi phí
chế biến
- Với vật liệu góp cổ phần liên doanh: Giá thực tế vật liệu là giá trị góp
vốn bằng VL do hội đồng quản trị đánh giá.
- Với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng: Giá nhập kho phế liệu là giá có
thể sử dụng đợc, giá có thể bán đợc hoặc giá có thể ớc tính...
2.2. Giá thực tế xuất kho của vật liệu:
Để đảm bảo chính xác chi phí VL trong chi phí của sản phẩm mới, cần
phải tổ chức đánh giá VL xuất kho theo phơng pháp thích hợp.
Cần có nhiều phơng pháp đánh giá VL xuất kho, dù cho mục đích của
việc xuất kho có thể khác nhau, nhng hạch toán lợng xuất phải thống nhất.
Về nguyên tắc, VL nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó.
Song trên thực tế việc tính giá thực tế đầy đủ của VL mỗi loại tại thời điểm
xuất kho rất khó khăn phức tạp, trong nhiều trờng hợp còn không hạch toán
đợc. Giá ghi ở hoá đơn mua ngoài, vì vậy có thể tính gần đúng giá thực tế
VL, VL xuất kho theo các cách phổ thông sau:
2.2.1. Phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:
Giá thực tế
bình quân
_
Giá thực tế VL
nhập trong tháng
+ Giá thực tế VL
tồn đầu tháng
của một đơn vị
vật liệu
_
Số lợng VL nhập
trong tháng
+ Số lợng VL tồn

đầu tháng
Giá trị vật liệu
tồn cuối tháng
= Giá trị VL tồn
kho đầu tháng
+ Giá VL nhập
trong tháng
- Giá VL xuất
trong tháng
Trong đó:
Giá trị VL mỗi loại tính
tới ngày cuối tháng
= Số lợng VL mỗi
loạI xuất dùng
x Giá thực tế bình
quân 1 đơn vị
Nh vậy, giá thực tế VL xuất trong tháng sẽ phụ thuộc vào tổng số nhập
trong tháng và tồn đầu tháng, khi đó VL xuất có thể ghi theo một giá nào đó
tuỳ theo doanh nghiệp và sẽ đợc điều chỉnh vào cuối kỳ.
Theo phơng pháp này, nếu giá VL có xu hớng tăng thì giá thực tế bình
quân đơn vị sẽ nhỏ hơn giá thực tế VL nhập kho cuối kỳ và làm giá trị tồn
kho VL tăng lên. Ngợc lại, nếu giá cả VL có xu hớng giảm giá thực tế nhập
cuối kỳ và do vậy VL tồn kho cuối kỳ sẽ nhỏ hơn thực tế.

Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trờng.

Nhợc điểm: Giá đơn vị bình quân đến cuối tháng mới tính đợc do đó công
việc ghi chép bị dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến việc lập báo cáo kế
toán.

Điều kiện áp dụng:Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có chủng loại
VL ít.
2.2.2. Phơng pháp bình quân sau mỗi lần nhập:
Giá VL bình
quân
_
Giá thực tế VL thực tế
tồn kho trớc khi nhập
+ Giá thực tế VL
nhập kho lần (n)
Sau lần nhập
kho
_
Số lợng VL tồn kho + Số lợng VL nhập
lần (n)
Với phơng pháp này, thì khi xuất kho đã biết đợc giá của VL xuất, do
vậy cuối kỳ sẽ bớt đợc khâu điều chỉnh giá và giá trị tồn kho cuối kỳ của VL
cũng sát với giá thực tế trên thị trờng.

Ưu điểm: Việc phân bố hợp lý, thích ứng với cơ chế thị trờng.

Nhợc điểm: Dùng phơng pháp này thì việc tính toán tơng đối phức tạp.
Nếu doanh nghiệp nhập, xuất VL nhiều lần trong ngày, hoặc trong tháng,
giá cả không ổn định, thờng xuyên thay đổi thì rất khó tính toán kịp thời.
2.2.3. Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO):
Phơng pháp này đợc thực hiện nh sau:
Giá thực tế VL
xuất dùng
= Giá thực tế đơn vị
của VL nhập

x Số lợng VL xuất dùng
trong kỳ của số lợng
từng lần nhập kho
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho
của từng lần nhập, sau đó căn cứ vào số lợng xuất, tính theo giá thực tế xuất
kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất
kho thuộc từng lần nhập trớc, số còn lại (tổng số xuất kho - số lần nhập trớc)
đợc tính theo đơn giá của lần nhập sau. Nh vậy, giá thực tế của VL tồn cuối
kỳ chính là giá thực tế của VL nhập kho của các lần mua vào sau cùng.
2.2.4. Phơng pháp nhập sau xuất trớc (LIFO):
Phơng pháp này đợc thực hiện hoàn toàn ngợc với phơng pháp trên
(FIFO):
Giá thực tế của
VL xuất dùng
= Giá thực tế đơn vị của
VL nhập kho theo
từng lần nhập kho sau
x Số lợng VL xuất dùng
trong kỳ thuộc số lợng
từng lần nhập kho
Ta cũng xác định đợc đơn giá của từng lần nhập, nhng khi xuất sẽ căn
cứ vào số lợng nhập và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối. Sau đó mới lần lợt
đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho. Nh vậy, giá thực tế của vật
liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập
đầu kỳ.
2.2.5. Phơng pháp giá thực tế đích danh:
ở một số doanh nghiệp có đơn giá về VL tơng đối ổn định có thể tính
giá thực tế đích danh từng loại VL với từng lần mua vào với giá trị ghi trên
hoá đơn cùng với các chỉ tiêu có liên quan khac.
* Ưu điểm: Ghi đợc đánh giá chính xác, kịp thời từng lần mua.

* Điều kiện áp dụng: áp dụng cho các doanh nghiệp khi cần mua những lô
hàng tơng đối đặc biệt, quý hiếm.
2.2.6. Phơng pháp ghi sổ theo giá hạch toán:
Theo phơng pháp này, VL xuất kho trong kỳ sẽ đợc ghi theo giá hạch
toán. Cuối kỳ, dựa vào hệ số giá của VL để tính giá thực tế của VL xuất trong
kỳ và tồn kho cuối kỳ nh sau:
Giá thực tế của VL
xuất trong kỳ (hoặc tồn
kho cuối kỳ)
= Giá hạch toán của VL
xuất trong kỳ (hoặc tồn
kho cuối kỳ)
x Hệ số giá VL
Giá thực tế của VL tồn kho đầu kỳ + nhập trong kỳ
Hệ số giá VL =
------------------------------------------------------------------------
Giá hạch toán của VL tồn kho đầu kỳ + nhập
trong kỳ
Hệ số giá này có thể tính cho từng loại hoặc từng nhóm VL tuỳ
thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Nh vậy, ta thấy rằng việc hạch toán sự biến động của VL hàng ngày là
rất phức tạp. Để tiện cho việc theo dõi, ngời ta thờng sử dụng giá hạch toán,
giá này có thể là kế hoạch do doanh nghiệp quy định hoặc một thứ giá ổn
định trong kỳ hạch toán. Do đó, sự hạch toán biến động của VL trên các
phiếu nhập kho, xuất kho và trên cơ sở tính giá thực tế của VL, kế toán sẽ
tiến hành điều chỉnh giá VL từ giá hạch toán thành giá thực tế.
3 - Sổ danh điểm vật liệu:
Để phục vụ tốt cho công tác quản lý chặt chẽ vật liệu, cần phải biết
một cách đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng loại vật
liệu đợc sử dụng trong SXKD của doanh nghiệp. Bởi thế, cần phải phân chia

một cách chi tiết hơn theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm
chất của VL, việc đó đợc thực hiện dựa trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh
điểm.
Sổ danh điểm VL đợc xây dựng trên cơ sở phân loại VL mang một số
liệu riêng gọi là sổ danh điểm. Mỗi sổ danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp
xếp theo một thứ tự nhất định, để chỉ loại, nhóm, thứ, thông thờng các chữ số
dụng để chỉ loạI VL là số hiệu của tài khoản sử dụng để hạch toán VL đó.
Còn các chữ số dùng để chỉ nhóm thì dùng 1 chữ số từ 1 đến 9, trên 10 nhóm
thì dùng 2 chữ số từ 01 đến 99... Các chữ số dùng để chỉ thứ VL là số thứ tự
liên tục sắp xếp theo quy cách cỡ loại của các thứ VL trong nhóm (dới 100
quy cách cỡ loại thì dùng 2 chữ số, trên 100 thì dùng 3 chữ số).
III - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
1 - Chứng từ kế toán sử dụng:
- Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải đ-
ợc thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ vật liệu và phảI đợc tiến
hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ.
- Theo chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 1141
TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính, và QĐ
885/98 ngày 16/7/1998 của Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán vật liệu
bao gồm:
+ Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
+ Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03-VT)
+ Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08-VT)
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu số 02-BH)
+ Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu số 03-BH)
- Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định
của nhà nớc trong các doanh nghiệp, có thể sử dụng thêm các chứng từ kế
toán hớng dẫn nh: phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu số 04-VT); biên
bản kiểm nghiệm vật t (mẫu số 05-VT); phiếu boá vật t còn lại cuối kỳ

(mẫu số 07-VT).
- Các chứng từ kế toán phải lập kịp thời theo đúng quy định của nhà nớc và
phải đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do Kế toán trởng
quy định, phục vụ tốt cho kế toán tổng hợp và các bộ phận khác liên quan.
2 - Sổ kế toán chi tiết vật liệu:
Để hạch toán chi tiết vật liệu, tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi
tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết
nh sau:
+ Sổ (thẻ) kho
+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
+ Sổ đối chiếu luân chuyển
+ Sổ số d
3 - Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu:
Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và
phòng kế toán hình thành nên những phơng pháp hạch toán chi tiết VL có thể
thực hiện theo những phơng pháp sau:
+ Phơng pháp thẻ song song
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Phơng pháp sổ số d
Mỗi phơng pháp hạch toán nêu trên đều có những u, nhợc điểm riêng
trong việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho VL trong kiểm tra,
đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán, trong việc phát huy vai trò của
kế toán trong quản lý vật liệu. Mặt khác, mỗi phơng pháp lại phải tiến hành
trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy đợc u điểm, hạn chế đợc
nhợc điểm riêng của nó. Bởi vậy, trong việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa
kho và phòng kế toán phải có sự nghiên cứu, lựa chọn phơng pháp thích hợp
với điều kiện cụ thể cần thiết của doanh nghiệp để áp dụng phơng pháp nào
thích hợp nhất, đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý.
3.1. Phơng pháp thẻ song song:
a. Nguyên tắc hạch toán:

ở kho ghi chép về mặt số lợng, phòng kế toán ghi chép cả về số lợng
và giá trị của từng loại VL.
b. Trình tự ghi chép tại kho:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập-xuất VL, thủ kho sẽ ghi vào thẻ
kho, mỗi chứng từ ghi vào thẻ một dòng. Thẻ kho đợc mở cho từng danh
điểm VL, trên thẻ kho phảI ghi rõ nội dung nh: số thẻ, ngày lập thẻ, thẻ vật t,
nhãn hiệu quy cách sổ danh điểm, đơn vị tính, số lợng nhập-xuất... Sau khi
vào thẻ kho, thủ kho chuyển giao các chứng từ nhập-xuất VL cho kế toán
VL.
c. Trình tự ghi chép tại phòng kế toán:
Kế toán VL sử dụng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL mở cho từng danh
điểm VL tơng ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi cả vể mặt số lợng và
về giá trị của VL nhập-xuất-tồn kho. Hằng ngày hoặc định kỳ khi nhận đợc
các chứng từ nhập kho của thủ kho chuyển lên, nhân viên kế toán VL phải
kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán, tính ra số tiền. Sau đó lần lợt ghi
có các nghiệp vụ nhập-xuất vào thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết VL có liên
quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết và đối chiếu với
thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiế, kế toán cần
phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập-xuất kho
về mặt giá trị của từng loại NVL. Số liệu của từng bảng này đối chiếu với số
liệu của từng phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán VL còn mở
sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho chủ kho, kế toán phảI ghi vào sổ.

Phơng pháp này có u điểm là đơn giản, dễ dàng đối chiếu.

Nhợc điểm chủ yếu là ghi chép trùng lắp, khối lợng ghi chép lớn.
Do đó, phơng pháp này thờng đợc sử dụng ở các doanh nghiệp có
chủng loại vật t ít, tình hình nhập-xuất hàng ngày không thờng xuyên, trình
độ nghiệp vụ kế toán và quản lý doanh nghiệp không cao.

Khái quát trình tự ghi chép của phơng pháp này nh sau:
Sơ đồ số 01
Thẻ kho
Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi vào cuối tháng
3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
a. Trình tự ghi chép tại kho:
Theo phơng pháp này, kho vẫn ghi chép vào thẻ kho từng danh điểm
nh phơng pháp thẻ song song. Tức là hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ
nhập-xuất để ghi, sau đó chuyển giao chứng từ lên phòng kế toán.
b. Trình tự ghi chép tại phòng kế toán:
Định kỳ, sau khi nhận đợc chứng từ từ thủ kho giao, kế toán tiến hành
kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép hoàn chỉnh phân loại chứng từ để
lập bảng kê nhập-xuất cả về số lợng và giá trị VL. Cuối tháng ghi vào sổ đối
chiếu luân chuyển. Sổ này đợc mở cho cả năm, trong đó chi tiết theo tình
hình luân chuyển theo từng tháng kể cả về mặt hiện vật và giá trị. Mỗi danh
điểm đợc ghi vào một dòng, cuối tháng đối chiếu số lợng VL trên sổ đối
chiếu với thẻ kho. Đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Khái quát trình tự ghi chép của phơng pháp đối chiếu sổ luân chuyển:
Sơ đồ số 02:
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng kê tổng hợp
nhập-xuất-tồn VL
Kế toán tổng
hợp
3.3. Phơng pháp sổ số d:
a. Trình tự ghi chép tại kho:
Thủ kho lập thẻ giống các phơng pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi vào

thẻ xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh
theo từng VL quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế
toán kèm theo các chứng từ nhập-xuất VL.
Ngoài ra, cuối tháng, thủ kho còn phảI ghi số lợng vật liệu tồn kho
cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở
cho từng kho và dùng cho cả năm. Trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho
thủ kho để ghi vào sổ, ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và
tính toán thành tiền.
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu
luân chuyển
b. Trình tự ghi chép tại phòng kế toán:
Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra
việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận đợc chứng
từ, kế toán phải kiểm tra phân loạI chứng từ, đồng thời căn cứ vào giá hạch
toán của từng loại VL để tính thành tiền cho từng chứng từ. Sau đó cộng số
tiền từng chứng từ nhập-xuất kho theo từng VL ghi vào phiếu giao nhận
chứng từ, ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm VL vào bảng luỹ kế nhập-
xuất-tồn kho VL. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ. Cuối
tháng tính ra số tiền VL tồn kho trên bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn. Số liệu từ
bảng luỹ kế dùng để đối chiếu với sổ số d và kế toán tổng hợp thông qua
bảng tính giá vật liệu theo từng nhóm.
Khái quát trình tự ghi chép của phơng pháp sổ số d:
Sơ đồ 03:
Thẻ kho
Sổ số d
Bảng tổng hợp

nhập-xuất-tồn
Chứng từ xuất
Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Bảng luỹ kế
IV - Kế toán tổng hợp vật liệu:
Hạch toán tổng hợp là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật
liệu trên các cơ sở kế toán tổng hợp. Theo chế độ kế toán hiện hành, có hai
phơng pháp hạch toán tình hình biến động vật liệu.
1 - Hạch toán VL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi tình hình hiện
có, biến động tăng vật liệu một cách thờng xuyên, liên tục. Phơng pháp này
đợc áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, thờng tiến hành từ 2 hoạt
động sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với khối lợng lớn, giá trị cao.
a. Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các loại VL
hình thành từ các nguồn, kế toán sử dụng các TK sau:

Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu:
TK này dùng theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các loại
nguyên vật liệu, VL của DN theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng
loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
Nội dung TK152 phản ánh nh sau:
Bên nợ:
- Giá trị thực tế NVL (VL mua ngoài, tự chế, thuê ngoài, gia công,
nhận góp vốn liên doanh)
- Giá trị nguyên liệu, VL thừa khi kiểm kê
- Giá trị phế liệu thu hồi

Kế toán tổng hợp
- Chiết khấu mua đợc hởng
Bên có:
- Giá trị thực tế của NL, VL xuất kho để bán, để sản xuất, thuê ngoài,
gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh, cổ phần
- Giá trị NL, VL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
- Giá trị NL, VL chính trả lại, giảm giá
Số d nợ:
- Trị giá thực tế của NL, VL tồn kho
Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà TK152 có thể đợc chi tiết thành các tiểu
khoản sau:
- TK 1521: Vật liệu chính
- TK 1522: Vật liệu phụ
- TK 1523: Nhiên liệu
- TK 1524: VL và thiết bị xây dựng cơ bản
- TK 1528: Phế liệu

Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đ ờng:
Trong trờng hợp VL mua ngoàI, DN đã trả tiền hoặc chấp nhận mua
nhng vì lý do cha đa về nhập kho của DN hay chuyển giao cho bộ phận có
liên quan, vì thế kế toán phản ánh vào TK 151 - Hàng mua đang đi đờng.
Nội dung TK 151 phản ánh nh sau:
Bên nợ:
- Phản ánh giá trị vật t, hàn hóa đang đi đờng. Cuối tháng cha về hoặc
đã về tới doanh nghiệp nhng đang chờ làm thủ tục nhập kho.
Bên có:
- Giá trị vật t, hàng hoá đã nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho các
bộ phận sử dụng hoặc khách hàng.
Số d nợ:
- Giá trị vật t, hàng hoá đã mua nhng cha về nhập kho đơn vị (đang đi

đờng).

Tài khoản 331: Phải trả cho nhà cung cấp:
Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản phải trả cho
nhà cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho DN, ngời nhận thầu XDCB.
Ngoài ra, TK 331 cũng đợc dùng để phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc của
ngời mua nhng DN cha giao hàng hoá, dịch vụ... Khi sử dụng TK này, kế
toán phảI mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ và không đợc bù trừ khi lên bảng
cân đối.
Nội dung TK 331 phản ánh nh sau:
Bên nợ:
- Số tiền đã trả cho nhà cung cấp
- Giá vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã giao cho khách hàng có liên
quan đến tiền ứng trớc
Bên có:
- Số tiền phải trả cho nhà cung cấp
- Số tiền đã nhận ứng trớc của khách hàng
- Điều chỉnh giá thực tế lớn hơn giá tạm tính
Số d có:
- Số tiền còn phải trả cho ngời cung cấp và số tiền ứng trớc còn phải
trả cho khách hàng

Ngoài ra, các tài khoản hay dùng nh :
+ TK 111: Tiền mặt
+ TK 112: TiÒn göi ng©n hµng
+ TK 141: T¹m øng
+ TK 311: Vay ng¾n h¹n
b. Tr×nh tù c¸c nghiÖp vô chñ yÕu:
S¬ ®å h¹ch to¸n NVL theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn (S¬ ®å sè 04)
Nhập kho tự chế hoặc thuê ngoài gia

công chế biến
Phát hiện thừa khi kiểm kê
Phát hiện thiếu khi kiểm kê
Chênh lệch giảm do đánh
giá lại VL
Giảm giá hàng mua, hàng mua
bị trả lại (nếu có)
TK 111,112, 331...
TK 152
TK 111, 112, 331...
TK 411
TK 154
TK 128, 222
TK 338 (3381)
TK 412
TK 621, 627, 641, 642...
TK 142(1)
TK 154
TK 128, 222
TK 138
TK 412
TK 331
TK 151
Nhập kho hàng đang
đi đờng kỳ trớc
Nhận góp vốn LD,
cổ phần, cấp phát
Nhận lại vốn góp LD bằng VL
Chênh lệch tăng do
đánh giá lại VL

Chiết khấu thanh
toán đợc hởng
Xuất kho phục vụ quản lý SX,
bán hàng, QLDN, XDCB
Giá thực tế VL xuất dùng cho
các đối tợng sử dụng
Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia
công chế biến
Xuất góp vốn LD
Sơ đồ số 04
Giá hoá đơn của
VL, CC mua
đang đi đờng
TK 133
Thuế GTGT đầu vào
TK 711
Số tiền giảm giá , hàng mua bị trả lại cho
ngời bán (không thuế)
2 - Hạch toán VL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không thể theo dõi một
cách thờng xuyên, liên tục tình hình biến động của các loạI vật t, hàng hoá,
sản phẩm, mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên
cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định tồn kho thực tế, cha xuất dùng cho sản xuất
kinh doanh và các mục đích khác. Phơng pháp này chỉ thích hợp với đơn vị
không tiến hành đồng thời 2 hoạt động kinh doanh trở lên. Khi áp dụng ph-
ơng pháp này, giá trị vật liệu xuất đợc tính theo công thức:
Giá trị VL
xuất trong kỳ
= Giá trị VL tồn
đầu kỳ

+ Giá trị VL mua
vào trong kỳ
- Giá trị VL tồn
kho cuối kỳ
Khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611
(Mua hàng) để theo dõi tình hình mua VL theo giá thực tế (giá mua + chi phí
thu mua).
a. Nội dung kết cấu TK 611 - Mua hàng:
Bên nợ:
- Giá trị VL thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ
Bên có:
- Giá trị VL xuất thiếu hụt trong kỳ và tồn cuối kỳ
TK 611 cuối kỳ không có số d do đã kết chuyển tồn kho vào TK thích ứng
b. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ:
Sơ đồ hạch toán VL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ (Sơ đồ số 05).