bài giảng tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp

TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN TRỊ
DOANH NGHIỆP
•
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
TRỊ DOANH NGHIỆP
•
- Chương 1: Tổng quan về hệ thống
thông tin
•
- Chương 2: Cơ sở tổ chức hệ thống
thông tin quản trị
•
- Chương 3: Phương pháp xây dựng hệ thống
thông tin quản trị
•
- Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin
quản trị
•
- Chương 5: Xây dựng kế hoạch thiết kế
hệ thống thông tin quản trị
•
- Chương 6: Hệ thống thông tin quản trị
doanh nghiệp
I. KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN
•
Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi
với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm
những tri thức về các đối tượng.
•
Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ

viết, băng từ, cử chỉ…được gọi chung là dữ
liệu. Quy trình thông tin như sau:
Phản hồi
YùÙ
tưởng
Mã
hóa
Tiếp
nhận
Giải
mã
Nhận
thức
Truyền đạt
thông tin
Nhiễu
Người gửi
Người nhận
Quan niệm về thơng tin
•
•
(1) Theo quan niệm các nhà thống kê:
Thông tin là độ đo sự giảm tính bất đònh khi
thực hiện biến cố nào đó (Entropy). Thông
tin chỉ chứa những dữ liệu làm giảm tính
bất đònh tức là những thông tin mới.
•
(2) Theo quan niệm của các nhà kỹ thuật:
Thông tin là bất kỳ một thông báo nào
được tạo thành bởi một số lượng dấu hiệu

nhất đònh. Là tất cả các thông báo, tài
liệu, số liệu, chỉ tiêu.
•
(3) Theo quan niệm các nhà quản lý:
Thông tin là những thông báo, số liệu dùng
làm cơ sở cho việc ra quyết đònh.
II. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG
THÔNG TIN
•
1.Thông tin là phương tiện để thống nhất hoạt động
của một tổ chức
•
2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắc xích
của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội
•
3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là đối tượng
lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết
định
•
4. Thông tin là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống
quản lý
THÔNG TIN
Quá trình quản lý
Tổ
chức
Biên chế Lãnh
đạo
Kiểm traLập kế
hoạch
Môi trường bên ngoài

- Nhà cung cấp
- Khách hàng
- Đối thủ cạnh tranh
- Nhà nước, chính trị, luật pháp
- Kinh tế – xã hội
III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG
TIN
•
Tính chính xác
•
Tính kịp thời
•
Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính đầy đủ
•
Tính cô đọng và logic
•
Tính kinh tế
•
Tính bảo mật
•
1.Theo mối quan hệ đối với một tổ chức
•
(1) Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ môi trường bên ngoài
của một tổ chức hay là các thông tin do cấp trên đưa đến, đây là những
thông tin có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức.
• + Các văn bản pháp chế.
• + Các chỉ thị, mệnh lệnh của cơ quan cấp trên.
• + Các hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định mức kỹ thuật.
• (2)Thông tin bên trong (thông tin nội bộ): là thông tin xuất hiện bên trong
của tổ chức, nó tạo khả năng xác định tình hình nội bộ của tổ chức, tình

hình thực hiện nhiệm vụ đề ra. Bao gồm các số liệu về:
+ Kế toán.
• + Tài chính.
• + Thống kê.
• + Cung ứng
• + Biên chế …
IV. Phân loại thông tin
•
2.Theo chức năng thể hiện: thông tin được
chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin thực
hiện.
•
(1)Thông tin chỉ đạo: mang các chủ trương,
mệnh lệnh, nhiệm vụ, mục tiêu của các tổ
chức, tác động đến hoạt động của đối tượng
quản lý.
• (2)Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết
quả thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức.
3.Theo cách truyền tin
•
(1) Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và
thủ tục đã định trước và trong chu kỳ nhất định, gồm:
•
Các báo cáo thống kê được duyệt.
•
Thông tin về tình hình hoạt động hàng ngày hoặc 10
ngày của tổ chức.
•
(2) Thông tin không có hệ thống: truyền đi khi có sự
kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động,

ngẫu nhiên, tạm thời, cần có sự can thiệp của cấp
trên.
4. Theo phương thức thu nhận và xử
lý
•
(1)Thông tin khoa học kỹ thuật. Thông tin này làm cơ
sở cho việc chế tạo các loại thiết bị và tổ chức các quá
trình công nghệ. Do các cơ quan khoa học kỹ thuật
thu thập trong sách, tạp chí khoa học kỹ thuật, bằng
phát minh sáng chế …
•
(2) Thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản
xuất kinh doanh thực tế. Thông tin này có mối liên hệ
ngược trong hệ thống quản lý như các thông tin về kế
toán thống kê.
5.Theo hướng chuyển động
•
(1)Thông tin chiều ngang: nối các chức năng quản lý
của một cấp.
•
(2)Thông tin theo chiều dọc: nối các chức năng ở các
cấp khác nhau trong cơ cấu quản lý.
•
(3)Thông tin lên: hướng từ cấp dưới lên theo cách
tổng hợp dần.
•
(4)Thông tin xuống: đưa từ trên xuống dưới, theo
cách chi tiết hóa dần.
6.Theo kênh thu nhận
•

(1)Thông tin chính thức là các thông tin được thu
nhận theo ngành dọc do tổ chức quy định mà cấp
dưới phải báo cáo theo địa chỉ nhất định như các báo
cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các doanh
nghiệp .
•
(2)Thông tin không chính thức là các thông tin không
được nhận qua kênh chính thức mà phải qua đợt điều
tra, ví dụ điều tra về thị phần, điều tra về thái độ phục
vụ của nhân viên
7.Theo số lần gia công
•
(1)Thông tin ban đầu (sơ cấp): có sự theo dõi,
ghi chép trực tiếp.
•
(2)Thông tin thứ cấp: được chế biến từ thông
tin ban đầu và thông tin trung gian.
8.Theo ý định của đối thủ
•
- Thông tin giả.
•
- Thông tin thật.
•
- Thông tin phóng đại.
9.Theo lĩnh vực quản trị

Thông tin về chiến lược kinh doanh

Thông tin về tình hình sản xuất.


Thông tin về chất lượng và công nghệ,

Thông tin về nhân sự và tiền lương.

Thông tin về marketing và tình hình tiêu thụ sản
phẩm.

Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất.
 Thông tin về tình hình tài chính.
•
Chương 2
•
CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN TRỊ
I. QUY TRÌNH THÔNG TIN QUẢN
TRỊ
Thông tin ra
Thu thập Chọn lọc Xử lý
Phân loại
Bảo quản
Truyền đạt thông tin
Thông tin vào
1.Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý
1. Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng
quản lý
•
2. Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc thủ
trưởng, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân
trong quản lý.
•

3. Phải phù hợp với quy mô sản xuất, thích ứng với
những đặc điểm của doanh nghiệp.
•
4. Phải đảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có
hiệu lực.
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
DOANH NGHIỆP
2.Cơ cấu bộ máy quản lý
a.Mô hình cơ cấu trực tuyến
•
Cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ
giữa các nhân viên trong tổ chức thực hiện
theo một đường thẳng. Người thực hiện chỉ
nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ
trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách chịu
trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc
của người dưới quyền mình
SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN
• A :Thủ trưởng đơn vị
•
B :Các người lãnh
đạo cấp trung gian
•
C : Các người lãnh
đạo cấp thấp nhất
A
B1 B2 B3
C1 C2 C3 C4 C6 C7C5
Ưu điểm


Tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa
hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu
thuẫn nhau của nhiều người phụ trách.
 Nhanh, linh động, ít tốn kém chi phí và kiểm tra dễ dàng.
Nhược điểm:

Chỉ áp dụng cho những tổ chức nhỏ.

Đòi hỏi người chỉ huy trực tuyến phải có kiến thức toàn diện.

Nếu khối lượng công việc lớn, thường làm cho người quản lý bị quá
tải.
b.Cơ cấu chức năng
•
Cơ cấu này cho phép cán bộ, nhân viên phụ
trách các bộ phận chức năng có quyền trực tiếp
chỉ đạo các vấn đề có liên quan đến chuyên
môn của mình đối với tuyến dưới
Ưu điểm

Thu hút được nhiều chuyên gia vào công tác quản lý, giảm
bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy trực tuyến.

Tăng cường chuyên môn hóa công việc, giảm thiểu những
trùng lắp nhân viên và thiết bị, tăng hiệu quả làm việc.
Nhược điểm

Quyền hạn của người thủ trưởng có thể bị lấn áp.

Cán bộ tuyến dưới phải chịu sự chỉ huy của nhiều đầu mối,

dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, chỉ đạo
chồng chéo, mâu thuẩn nhau.