Kĩ năng truyền tải thông tin

KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN

(KỸ NĂNG TRÌNH BÀY )





Bạn có bao giờ nghe một người nói chuyện giờ này sang giờ nọ,
nhưng cuối cùng bạn chỉ hiểu lõm bõm vài câu chuyện đứt đầu, cụt tai, chẳng cái
gì ăn nhập với cái gì, bao nhiêu thời gian công sức của người nói, người nghe, nhẹ
nhàng bay theo mây gió ?
Bạn có bao giờ lúng túng khi muốn kể một câu chuyện cho thật gọn
gàng mà vẫn đầy đủ mạch lạc, dễ hiểu, không cần dài dòng tràng giang, đại hải ?
Cái bạn cần :

Đó chính là KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN.

Khi người nói và cả người nghe không nắm vững kỹ năng này thì
thường xảy ra chuyện nghe mà hiểu không đúng, không đủ (hoặc cả hai ). Khi phải
thông tin cho nhân vật thứ ba, thứ tư… thì rất nhiều khả năng câu chuyện sẽ bị hiểu
sai đi khá nhiều so với thông tin ban đầu.
Người ta thường nói : “Tam sao thất bổn” Câu nói này có thể hiểu
theo hai nghĩa. Nếu hiểu “thất” là “mất” thì nó có nghĩa là sau ba lần sao chép sẽ
không còn giữ được nguyên nghĩa của bản chính. Nếu hiểu “thất” là “bẩy” thì có
nghĩa, sau ba lần sao chép bản chính sẽ trở thành bảy bản có nội dung khác nhau.
Bạn có thể mỉm cười cho rằng đây là một lối nói ngoa ngữ, thậm xưng, nói cho vui
hoặc nói để “răn đe” những người hay cẩu thả khi “sao chép” lại thông tin.

Bạn rất có lý nếu trường hợp người ta sao chép bằng cách Photocopy
nguyên bản mẫu thì dù có sao ra hàng tỷ lần , một máy photo tốt cũng cho ra hàng
tỷ bản như nhau; nhưng nếu người ta sao chép bằng …miệng, thì chuyện “tam sao
thất bổn” không xảy ra mới là lạ, nhất là khi thông tin mang từ hai chi tiết trở lên.


Người ta làm một thí nghiệm vui để chứng tỏ sự “sao” là sự “thất”
như sau : Hai đội tranh tài đứng theo hàng dọc cách nhau hai mét, mỗi đội 10
người, người cùng đội đứng sau lưng cách nhau khoảng nửa mét. Người đứng đầu
hàng rỉ tai cho người sau lưng mình cùng một nội dung câu chuyện, đến lượt người
này lại rỉ tai cho người kế tiếp, cứ rỉ tai truyền tiếp nhau như vậy. Người cuối cùng
của mỗi đội viết ra điều mình nghe được. Người nào viết đúng và đủ thông tin ban
đầu nhất thì đội của người đó chiến thắng. Kết quả cho thấy thông tin đầu tiên và
“báo cáo nghe được” của người cuối cùng không khớp nhau bao nhiêu, có khi còn
méo mó lệch lạc một cách buồn cười.

Hậu quả của thông tin không chính xác

Thông tin không chính xác : Chuyện tưởng chừng đơn giản nhưng hậu
quả thì vô giới hạn. Một tàn thuốc vô tình quăng vào đám cỏ khô, có thể gây ra
đám cháy rừng, một mẫu, hai mẫu hay vài chục mẫu…không ai có thể lường trước
được thiệt hại to lớn dường nào, có thể gây ra từ một chuyện bất cẩn cỏn con. Một
thông tin không chính xác, tuỳ theo tầm quan trọng, liên quan đến cá nhân, tập thể
hay cộng đồng xã hội mà nó phát huy sức phá hoại ở những mức độ khác nhau.



Phạm vi cá nhân của một con người, trong lãnh vực công việc, nếu
bạn ra lệnh cho nhân viên mà họ thực hiện sai, có thể vì họ quên nhưng cũng có thể

vì họ hiểu không đúng ý bạn. Bạn cần kiểm tra lại. Trong trường hợp thứ hai, bạn
nên ghi nhớ tài liệu này để cải thiện khả năng truyền đạt thông tin của bạn.


Trong lãnh vực tình cảm, nếu bạn hay xung đột với vợ, chồng, con
cái, người yêu, bạn bè mình. Bạn nên tìm hiểu xem những mâu thuẫn ấy có phát
sinh từ việc họ hiểu sai những điều bạn nói hay không ? Nếu có, thì đúng là bạn
cần bổ sung cho mình khả năng truyền đạt thông tin cho có hiệu quả nhiều hơn.
Trên phương diện quan hệ xã hội, khi giao tiếp với bạn, nếu mọi
người luôn hiểu đúng những gì bạn nói, nghĩa là bạn không làm cho người khác
hiểu lầm thì mối tương quan của bạn với mọi người có vẻ trơn tru hơn đấy.
Với xã hội, những câu chuyện kiểu nói truyền tai nhau, kháo nhau,
đồn thổi, là một cách “sao chép” . Nên, cho dù không cố ý, trong số những lời đồn
đại, dư luận cũng thường thả rong những con “vịt cồ” để mặc cho thiên hạ tin hay
không cũng được. Những “tin vịt” ấy chẳng những gây “nhiễu” thông tin mà còn
gây hoang mang hoặc đánh lừa được niềm tin quần chúng, ảnh hưởng của nó đến
cuộc sống quả thật không đơn giản chút nào.



TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN HIỆU QUẢ

VẤN ĐỀ THỨ NHẤT

Yếu Tố 6 W

Trước khi muốn nói điều gì với một ai hay những ai đó. Chúng ta phải xác
định hai mục tiêu :
§Bạn có muốn người nghe hiểu rõ toàn bộ nội dung mà bạn muốn truyền
đạt cho họ không ? Nếu bạn chỉ nói cho có chuyện và không muốn họ hiểu thì bạn

không cần phải đọc trang mục này. Nếu bạn khẳng định là muốn truyền đạt thông
tin hiệu quả thì bạn nên biết như sau :


Một thông tin chỉ được hiểu trọn vẹn khi nó hội đủ các yếu tố :

WHO : Ai WHAT : Cái gì WHEN : khi nào WHERE : ở đâu WHY : Tại
sao HOW : Thế nào . Đây gọi là “ Yếu Tố 6W” .

§ Nội dung chính cần cho người nghe được biết (trong 6 yếu tố trên) bạn phải
đề cập đến trước tiên, kế đến là những yếu tố kém quan trọng dần .

Ví dụ 1. Bạn muốn tường thuật lại câu chuyện bạn đi tham dự một đám
cưới . Bạn có 2 ý chính : Nhân vật và Sự kiện. Như vậy bố cục câu chuyện bạn kể
sẽ là :

WHO : Bạn
WHAT : Đám cưới (của ai đó)
WHEN : Thời điểm tham dự
WHERE: Địa điểm tham dự
HOW : Đám cưới diễn ra thế nào
WHY : Lý do tham dự đám cưới

Ví dụ 2. Bạn muốn kể một số câu chuyện xảy ra ngày nào đó. Bạn có 2 ý
chính : Thời gian và sư kiện. Bố cục nội dung như sau :

WHEN : Thời điểm
WHERE : Địa điểm
WHAT : Những sự việc diễn ra
HOW : Sự việc xảy ra thế nào

WHY : Lý do xảy ra sự việc
WHO : Những nhân vật liên quan

VẤN ĐỀ THỨ HAI

Giọng Nói

Tiếp theo, bạn phải lưu ý đến giọng nói. Giọng nói là một trong những yếu
tố quan trọng trong việc truyền đạt tin tức. Cho dù bạn đã sử dụng đúng và đủ 6W,
nhưng giọng nói của bạn khiến người nghe không nhận ra được từ gì, thì …cũng
giống như bạn không nói một W nào cả.


VẤN ĐỀ THỨ BA

Từ Ngữ

Vấn đề kế tiếp là từ ngữ bạn sử dụng. Nếu bạn dùng những từ cá biệt của địa
phương nào đó, mà người địa phương khác không hiểu được, thì việc thông tin của
bạn cũng gặp khá nhiều trở ngại, vì người nghe phải đoán nghĩa từ !

VẤN ĐỀ THỨ TƯ

Ngữ Pháp

Cuối cùng, bạn phải cẩn thận trong cách đặt câu. Câu văn càng đơn giản, rõ
ràng, trong sáng và đúng ngữ pháp thì việc truyền đạt của bạn càng thành công như
ý.

VẤN ĐỀ THỨ NĂM

Thái Độ Người Nghe

Truyền đạt thông tin là một hoạt động giao tiếp giữa người nghe và người
nói. Cho dù bạn nói hay nói giỏi đến đâu mà đối tượng của bạn đang…ngủ hoặc
đang mải mê lắng nghe một thứ khác, thì ‘tài năng’ của bạn cũng đành…bỏ đi.
Nếu là những câu chuyện linh tinh, nghe qua rồi bỏ, bạn có thể không cần
quan tâm đến đối tượng của của mình. Họ có thể nghe một tai, nhìn một mắt cho
vui cũng chẳng sao, những câu chuyện để ‘tám’ có hiểu lệch lạc đi chút đỉnh cũng
là chuyện thường tình trong thiên hạ. Nhưng, nếu bạn đang đưa ra mệnh lệnh của
công việc hay những câu chuyện có nội dung bắt buộc phải hiểu rõ, nhớ đúng; bạn
cần cẩn thận theo dõi thái độ người nghe. Nếu nghi ngờ sự tập trung hoặc năng lực
ghi nhớ của họ, bạn có thể kiểm tra lại bằng cách yêu cầu họ lập lại những gì đã
nghe.

Nếu bạn thực hiện hoàn chỉnh những nội dung chúng ta vừa trao đổi, bạn có
thể yên tâm về Kỹ Năng Truyền Đạt Thông Tin của mình rồi.

Chúc các bạn vui vẻ và thành công như ý.