Kế toán nguyên vật liệu tại HTX đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc - Bắc Ninh

lời nói đầu
Trong những năm gần đây cùng với sự đổi mới của các nớc, nớc ta
chuyển đổi nền kinh tế từ bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng. Do vậy để phù
hợp với yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp. Nhà nớc ta đã sửa đổi, bổ sung
chế độ và các tài khoản kế toán doanh nghiệp cho phù hợp với yêu cầu quản lý
hiện nay. Trớc tình hình đó ngày 01/11/1995 Bộ Tài chính đã ban hành chế độ
kế toán mới trong các doanh nghiệp theo nguyên tắc và chuẩn mực Quốc tế, kế
toán trong các doanh nghiệp là vấn đề cơ bản các nhà quản lý dựa vào nó để
nắm bắt tình hình hoạt động sử dụng kinh doanh của doanh nghiệp mình, từ đó
chọn ra hớng đầu t thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế đồng thời nắm bắt
đợc hiện trạng kinh tế trong thừng thời kỳ kinh doanh tạo ra nhiều sản phẩm với
chi phí thấp nhất nhằm kiếm đợc lợi nhuận cao nhất.
Sản xuất ra của cải vật chất phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong xã hội là
yếu tố mà doanh nghiệp cần quan tâm. Nhng sản xuất nh thế nào? Chi phí sản
xuất ra làm sao? Lu chuyển vốn nh thế nào? Với thị trờng này thì sản xuất mặt
hàng gì? Thì đó là điều mà các nhà quản lý thờng đặt ra. Nhng trong mỗi doanh
nghiệp muốn sản xuất ra sản phẩm thì những yếu tố cơ bản đó là nguyên vật
liệu, đối tợng lao động, nhân lực và t liệu lao động. Có thể nói nguyên vật liệu
là một trong ba yếu tố cơ bản để tạo nên sản phẩm do vậy việc quản lý chặt chẽ
nó thì giá thành sản phẩm mới có thể hạ. Để quản lý tốt nguyên vật liệu trong
các doanh nghiệp từ việc cung cấp dự trữ cho đến đa vào sử dụng phải đợc th-
ờng xuyên và liên lạc thì điều đầu tiên là việc tổ chức kho bãi bảo quản, tìm các
nguồn nhập, dự trữ, cung cấp cho các chu kỳ sản xuất là điều không thể thiếu
nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, sản xuất không bị ngng trệ, gián đoạn trong
các kỳ sản xuất.
Sản xuất trong các doanh nghiệp thì nguyên vật liệu thờng chiếm một tỷ
trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nguyên vật liệu
đợc mua sắm bằng nguồn vốn lu động. Quản lý vật liệu trong công tác kế hoạch
doanh nghiệp là yếu tố cơ bản do vậy để quản lý tốt thì cần tổ chức công tác kế
toán bao gồm bộ máy kế toán, phơng pháp kế toán và vận dụng các tài khoản,
1

tổ chức hạch toán, hệ thống sổ kế toán theo nội dung từng phần điều hành kế
toán theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp sản xuất mà Bộ Tài chính quy
định. Tổ chức hạch toán là theo dõi từ khâu mua, dự trữ, đa vào sử dụng từ tập
hợp các chứng từ sử dụng, tập hợp các đối tợng sử dụng, tập hợp chi phí vật
liệu theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu thì
mới có khả năng tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, nhầm
lẫn từ đó sản xuất mới có hiệu quả tạo điều kiện cho việc tính giá thành đợc
chính xác.
Từ nhận thức trên qua quá trình tìm hiểu và thực tập tại HTX Đồ gỗ mỹ
nghệ Đại Lộc có sự hớng dẫn của thầy giáo và sự giúp đỡ của lãnh đạo HTX,
Phòng Tài vụ, bản thân tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài:
kế toán nguyên vật liệu
tại HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc Bắc ninh
Ch ơng I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất nói chung.
Ch ơng II: Tình hình thực tế về hạch toán nguyên vật liệu của HTX Đồ
gỗ mỹ nghệ Đại Lộc.
Ch ơng III: Phơng hớng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở
HTX Đồ gỗ mỹ nghệ Đại Lộc.
2
Chơng I
cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp sản xuất
i. Nhiệm vụ hạch toán, phân loại và tính giá nguyên
vật liệu
1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu
a. Khái niệm
- Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật
hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn vộ giá
trị vật liệu xuất dùng đợc chuyển kết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động,
nguyên vật liệu tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để
cấu thành thực thể của sản phẩm.
b. Vai trò của nguyên vật liệu :
Trong các doanh nghiệp nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn
kho thuộc tài sản lu động và chím tỷ trọng khá lớn. Mặt khác nó còn là cơ sở
vật chất và điều kiện để hình thành sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu đợc
trong khi tiến hành sản xuất sản phẩm. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất
chịu ảnh hởng rất lớn của việc cung cấp vật liệu. Không có nuyên vật liệu thì
không có một quá trình sản xuất nào thực hiện đợc nhng khi đã cung cấp đầy đủ
vật liệu rồi thì chất lợng vật liệu, phơng pháp sử dụng vật liệu sẽ quyết định đến
một phần chất lợng sản phẩm.
Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trong
lớn trong tổng chi phí sản xuất tạo ra sản xuất. Vì vậy hạ thấp chi phí sản xuất
và hạ giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng
nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu
và đó là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. Mặt khác nguyên vật liệu là một bộ
phận quan trọng trong tài sản lu động của doanh nghiệp đó để tăng tốc độ luân
chuyển tài sản lu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu.
3
Vậy nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Việc quản lýnguyên vật liệu phải bao gổm các mặt: Số lợng
cung cấp, chất lợng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một cách có hiệu quả
nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể tổ chức công tác kế toán
nguyên vật liệu. Mặt khác công việc này còn nhằm kiểm tra đợc các định mức
dự trữ. tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất ngăn chặn những h hao mất mát,
lãng phí và cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán khác nhằm hoàn thành
tốt công tác kế toán quản trị.
c. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh

doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu: Từ khâu mua, bảo
quản dự trữ và sử dụng.
- ở khâu thu mua: Cần quản lý về khối lợng, chất lợng, chủng loại, giá
cả để vật liệu khi thu mua phải đủ về số lợng, đảm bảo về chất lợng, chủng loại,
giá hạ để có thể hạ thấp chi phí vật liệu một các tối đa.
- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính
chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi. thực
hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh h hỏng mất
mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật
liệuở khâu sử dụng: Nguyên vật liệu cần phải tiết kiệm hợp lý, tiết kiệm trên
cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong
giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong
khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụngnguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- ở khâu dự trữ: Cần xác định một lợng dự trữ tối đa, tối thiểu đối với
từng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không
bị ngng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng nh mua không kịp thời hoặc dự trữ quá
nhiều gây tình trạng ứ đọng vống, qiảm vòng quay của vốn.
4
* Tóm lại: Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu
bảo quản và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản
lý tài sản ở doanh nghiệp .
Để đáp ứng đợc yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu , trong doanh
nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc,
yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
+ Sử dụng chứng từ, tại khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại
tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm củanguyên vật
liệu trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để

tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch mua, tình hình thanh toán với
ngời bán (ngời cung cấp) và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
2. Phân loạinguyên vật liệu
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất
cần sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, có
chức năng, tính chất lý hoá khác nhau. Do vậy để quản lý tốt đợc nguyên vật
liệu đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán chi tiết tới
từngnguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị thì cần thiết phải tiến hành
phân loại vật liệu.
a. Phân loại vật liệu:
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh
nghiệp vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực
thể vật chất của sản phẩm nh: Sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ
khí, xây dựng cơ bản... trong các loại giấy bỏ, hộp xốp và than đốt...
Và cả nửa thanh phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản
xuất, sản phẩm hàng hoá.
5
Ví dụ: nhựa mua ngoài trong các doanh nghiệp nhựa.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
không cấu thành nên thực tế vật chất sản phẩm. Nó giúp cho quá trình sản xuất
đợc tiến hành bình thờng, làm tăng thêm chất lợng của nguyên liệu chính sử
dụng trong thực tế sản xuất cũng nh sản phẩm sản xuất ra hoặc phục vụ cho nhu
cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý.
Ví dụ: Dầu mỡ bôi trơn máy móc...
- Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dung cung
cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình
chế tạo sản phẩm đợc diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các loại thể

lỏng, khí để phục vụ cho sản xuất...
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị
mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh
lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, gạch, sắt...)
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể
trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Tuỳ theo yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà
trong từng thứ vật liệu trên lại chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.
Việc phân chia này trong các doanh nghiệp sản xuất đợc thực hiện trên cơ sở
xây dựng và lập số danh điểm vật liệu. Tên gọi, hệ thống ký hiệu để thay thế
tên gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Số này xác định đơn vị tính và giá hạch
toán vật liệu để chỉ từng thứ vật liệu. Những số liệu đợc gọi là số danh điểm vật
liệu và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp cho các
bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu.
3. Tính giá nguyên vật liệu
a. Các nguyên tắc kế toán chi phối việc tính giá nguyên vật liệu
+ Nguyên tắc giá phí
6
- Theo nguyên tắc này thì mọinguyên vật liệu phải đợc tính giá theo giá
gốc. Tức là toàn bộ chi phí mua sắm, gia công chế biến gồm 2 bộ phận: Giá bản
thânnguyên vật liệu và chi phí mua sắm, chi phí gia công hoặc chi phí chế biến
vận chuyển.
+ Nguyên tắc nhất quán
Nguyên tắc này đòi hỏi một xí nghiệp phải sử dụng phơng pháp kế toán
thống nhất kỳ này sang kỳ khác, có nh vậy báo cáo tài chính của các kỳ liên
tiếp mới có thể so sánh đợc. Đối vớinguyên vật liệu, nguyên tắc nhất quán đòi
hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng một phơng pháp tính giánguyên vật liệu từ

kỳ này sang kỳ khác, nh vậy ngời đọc báo cáo tài chính của đơn vị mới có
những so sánh có ý nghĩa dựa trên số liệu từ năm này sang năm khác.
+ Nguyên tắc thận trọng:
Theo nguyên tắc này doanh thu chỉ đợc ghi nhận khi có chứng cớ chắc
chắn, nghĩa là các nghiệp vụ làm tăng thu nhập và làm vốn chỉ đợc ghi khi có
chứng cớ chắc chắn (có chứng từ). Chi phí và các khoàn làm giảm vốn phải ghi
chép ngay dù cha có chứng từ chắc chắn.
Do đó trên bảng cân đối kế toán, hàng tồn kho phải đợc phản ánh theo
giá trị có thể thực hiện thuần tuý (theo giá gốc hoặc giá thấp hơn giá gốc). Nếu
giá có thể thực hiện đợc của vật liệu giảm sút hoặc h hỏng kém phẩm chất, đơn
vị đợc lập dự phòng giảm giá hàng tổng kho phải tuân thủ theo nguyên tắc.
- Giá trị hàng tồn kho trên bản cân đối kế toán phản ánh theo giá trị có
thể thực hiện thuần tuý.
- Giá trị tài sản lu động không vợt quá giá trị dự tính thực hiện vật liệu
có giá bản do bị giảm sút, lỗi thời, h hỏng đợc lập dự phòng giảm giá bán hàng
tồn kho.
- Cuối niên độ kế toán nếu giá gốc vật liệu có thể không thực hiện đợc
do giá bán của vật liệu bị giảm sút, hàng hơi bị hỏng lỗi, kế toán tiến hành lập
dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập của niên dộ trớc (do vật liệu không bị
giảm giá) và lập dự phòng mới.
b. Tính giá nguyên vật liệu
7
Khi tính giá nguyên vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị
củanguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, nhằm đảm bảo yêu cầu
chân thực thống nhất trong công tác hạch toán nguyên vật liệu.
- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập
mà giá thực tế nguyên vật liệu đợc xác định khác nhau.
+ Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: là giá ghi trên hoá đơn (bao gồm
cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng (+) với các chi phí thực tế
mua (bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi

phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng chi phí nhân viên...).
+ Đối vớinguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế
bao gồm: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các khoản chi phí gia công
chế biến.
+ Đối với nguyên vật liệu tuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá
xuất thuê chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế
biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với tiền phải trả cho dơn vị nhận gia công
chế biến.
+ Trờng hợp khác:
Doanh nghiệp khoặc đơn vị khác góp vốn bằng nguyên vật liệu thì giá
thực tếnguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh
quy định.
Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thự tế co thể sử dụng đợc
hoặc có thể bán đợc).
- Giá thực tế xuất kho:
Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực
tế của nguyên vật liệu, xong việc tính giá thực tế củanguyên vật liệu xuất kho
có thể tính theo một trong các phơng pháp sau:
+ Tính theo đơn giá bình quân đầu kỳ
Theo phơng pháp này, giá thực tếnguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên
cơ sở số lợngnguyên vật liệu tồn đầu kỳ:
Giá thực tế NVL
=
Số lợng NVL
x
Đơn giá bình quân
8
xuÊt kho xuÊt kho ®Çy kú
§¬n gi¸ b×nh qu©n ®Çu kú
=

Gi¸ thùc tÕ NVL tån ®Çu
kú
Sè lîng NVL tån ®Çu kú
9
+ Tính theo đơn gia bình quân cả kỳ dự trữ (giá bình quân gia quyền)
Về cơ bản cách tính của phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng
đơn giá nguyên vật liệu đợc tính bình quân cho tất cả số tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ:
Đơn giá bình
quân đầu kỳ
=
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+
Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Số lợng NVL tồn
đầu kỳ
+
Số lợng NVL
nhập trong kỳ
Giá thực tế NVL
=
Số lợng NVL
x
Đơn giá
xuất kho xuất kho bình quân
Điều kiện để áp dụng phơng pháp nay là HTX phải hạch toán đợc chặt
chẽ về mặt lợng của từng thứ vật liệu nhập, tồn kho. Sử dụng phơng pháp này sẽ
cho kết quả chính xác nhng việc tính toán rất phức tạp đòi hỏi trình độ cao và

cuối kỳ mới tính đợc.
+ Tính theo giá thực tế đích danh
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với nguyên vật liệu có giá trị cao, các
loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn c vào đơn giá thực tế
theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần.
+ Tính theo giá nhập trớc ngày xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo
nguyên tắc:
Tính theo đơn giá nhập trớc đối với lợng xuất kho lần trớc số còn lại
(tổng số xuất kho lần nhập trớc) đợc tính tho đơn giá lần sau. Nh vậy giá thực tế
củanguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc
các lần nhập kho sau cùng.
+ Tính theo giá nhập sau xuất trớc (LIFO)
Theo phơng pháp này ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần
nhập. Nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập cuối sau
10
đó mới lần lợt đến các lần trớc để tính giá thực tế xuất kho. Nh vậy giá thực tế
của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu tính theo đơn
giá cuả các lần nhập đầu kỳ.
+ Phơng pháp hệ số giá
Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định đ-
ợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình
hình nhập xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo
giá thực tế giá vật liệu dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu.
Hệ số giá NVL
=
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+

Giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Giá hạch toán
NVL tồn đầu kỳ
+
Giá hạch toán NVL
nhập trong kỳ
Giá thực tế NVL
=
Giá hạch toán
NVL
x
Hệ số giá
xuất kho xuất kho
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá
nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng loại, thứ, nhóm hoặc cả các loại vật
liệu.
Các phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nêu trên đều
có những u nhợc điểm khác nhau phù hợp với điều kiện quản lý của doanh
nghiệp nhng đều phải đảm bảo tính nhất quán.
II. kế toán chi tiết nguyên vật liệu
1. Chứng từ sử dụng
Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp kế toán chi tiếtnguyên vật
liệu phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng
từ .
11
Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo Quyết định: QĐ
1411/TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính các chứng
từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 VT)
- Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH)
- Hoá đơn cớc vận chuyển (Mẫu số 03 BH).
Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy
định của Nhà nớc trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế
toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04 VT). Biên bản kiểm
nghiệm vật t (Mẫu số 05 VT). Phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07
VT)... và các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải đợc lập kịp thời,
đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Những ngời
lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu
nghiệp vụ kinh tế.
Mọi chứng từ kế toán nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo
trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi
chép tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
12
2. Sổ kế toán nguyên vật liệu
Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán
chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp và sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) kho,
- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu,
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d.
Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06VT) để theo dõi số lợng nhập xuất tồn kho
của từng thnguyên vật liệu theo từng kho.
Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy
cách, đơn vị tính, mã sốnguyên vật liệu sau đó giao cho nhà kho để ghi chép

tình hình nhập xuất kho hàng ngày về mặt số lợng. Thẻ kho đợc dùng hạch toán
ở kho không phân biệt hạch toánnguyên vật liệu theo phơng pháp nào.
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyên sổ số d đợc sử dụng
hạch toán từng lần nhập xuất tồn khonguyên vật liệu về mặt giá cả hoặc
cả lợng và giá trị phụ thuộc vào hạch toán chi tiết áp dụng trong các doanh
nghiệp.
Ngoài ra các loại sổ ghi trên còn có thể sử dụng bảng kê nhập xuất
các bảng luỹ kế tổng hợp nhập xuất tồn khonguyên vật liệu phục vụ cho
việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản nhanh chóng kịp thời.
3. Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Việc ghi chép của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số
liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo các
phơng pháp sau:
a. Phơng pháp thẻ song song
Nội dung:
+ ở kho : Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho do thủ kho
tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng. Khi nhận đợc các kho
cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho, định kỳ thủ kho gửi lên (hoặc kế
13
toán xuống kho lấy) các chứng từ nhập, xuất đã đợc phân loại theo từng thứ,
loại, nhóm nguyên vật liệu cho phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật
liệu để ghi chép tình hình xuất nhập tồn kho theo hiện vật và giá trị.
Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu là các chứng từ do thủ trởng
thủ kho gửi lên sau đó kế toán cũng đợc kiểm tra tính đầy đủ của , hoàn thành
sổ chi tiết nguyên vật liệu có kết cấu giống nh thẻ kho nh thêm các cột để theo
dõi cả chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với
thẻ kho, ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp
số liệu chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết nguyên vật liệu theo từng nhóm, thứ

nguyên vật liệu.
Có thể khái quát chung nội dung trình tự hạch toán chi tiếtnguyên vật
liệu theo phơng pháp thẻ song song tại sơ đồ sau:
Sơ đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
theo phơng pháp thẻ song song
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
14
Thẻ kho
Sổ (thẻ) kế toán
chi tiếtnguyên vật
liệu
Bảng tổng hợp
xuất nhập tồn
Chứng từ
nhập
Chứng từ
xuất
Phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít
chủng loại vật t, các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít không thờng xuyên và
trình độ kế toán nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
b. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ ở kho : Theo phơng pháp này thì việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng
đợc thực hiện trên thẻ kho nh phơng pháp số thẻ song song.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép
tình hình nhập-xuất-tồn kho của thứ nguyên vật liệu theo từng kho dùng cho cả
năm sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng 1 lần vào cuối tháng để có cơ
sở ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê

xuất theo từng thứ nguyên vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhâp xuất do thủ
kho cuối tháng gửi lên, sổ đối chiếu luân chuyển cũng đợc theo dõi cả về chỉ
tiêu số lợng và giá trị cuối tháng kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu số lợng
giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.
Ưu điểm: khối lợng ghi chép kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một lần
vào cuối tháng, để đối chiếu, kiểm tra, tránh trùng lặp.
Nhợc điểm: công việc dồn vào cuối tháng, ảnh hởng đến lập báo cáo.
Phơng pháp này đợc áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có khối lợng
xuất nhập khẩu không nhiều, không có điều kiện ghi chép theo dõi kế toán
nhập xuất hàng ngày.
Nội doanh nghiệp và trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph-
ơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển khái quát theo sơ đồ sau:
15
Sơ đồ: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú: Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
c. Phơng pháp sổ số d:
+ ở kho: Thủ kho cũng dùng thẻ kho để ghi chép tình hình xuất tồn
kho, nhng đến cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang số d vào
cột số lợng.
+ ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số d theo từng kho chung cho cả năm
để ghi chép tình hình nhập xuất NVL hàng ngày ngày hoặc định kỳ, từ các
bảng kê xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập , bảng tổng hợp nhập xuất tồn
kho theo từng loại NVL theo các chỉ tiêu giá trị.
16
Số(thẻ) kho
Sổ đối chiếu

luân chuyển
Bảng kê
nhập
chứng từ
Xuất
chứng từ
nhập
Bảng kê
xuất
Cuối tháng ghi sổ số d thủ kho gửi lên kế toán căn cứ vào số tồn cuối
tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số d và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho
để ghi vào cột số tiền trên sổ số d.
Việc kiểm tra đối chiếu đợc căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số d và
bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn (cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp.
Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên qua số kế toán không thể biết
đợc số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ NVL mà phải xem số liệu
trên thẻ kho.
Ngoài ra nếu nh khi đối chiếu sổ số d không khớp thì việc kiểm tra, tìm
kiếm sai sót rất khó khăn.
*. Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lợng
các nghiệp vụ xuất, nhập (chứng từ nhập xuất) NVL nhiều, thờng xuyên, nhiều
chủng loại VL đã xây dựng hệ thống danh điểm VL, xuất, nhập, tồn kho. Yêu
cầu trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ kế toán NVL
vững vàng.
17
Sơ đồ kế toán theo phơng pháp số d
Sổ số d
Năm . . . . . . . . . . .
Danh
điểm

Tên
vật
Đơn
giá
D đầu
năm
D cuối
tháng 1
D cuối
tháng 2
... D cuối
năm
SL T SL T SL T SL T
18
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu giao nhận
chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập,
xuất tồn kho VL
Sổ số dư
Phiếu giao nhận
chứng từ xuất
Phiếu xuất kho
Kế toán tổng hợp
III. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là tài sản lu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh
nghiệp do đó việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép và xác định giá trị hàng
tồn kho, giá trị hàng bán ra hay xuất dừng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, kế toán
hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê

định kỳ.
Phơng pháp kiểm kê thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi chép
phản ánh thờng xuyên tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, thành
phẩm hàng hoá... trên các sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập xuất
hàng tồn kho. Nh vậy việc nhập xuất hàng tồn kho đợc căn cứ vào các chứng từ
nhập xuất kho đã đợc tập hợp, phân loại cho các đối tợng sử dụng để ghi vào
các tài khoản kế toán.
a. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng
pháp kê khai thờng xuyên
1. Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152: (nguyên vật liệu).
Tài khoản này dùng để phản ánh ghi chép số liệu hiện có và tình hình
tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Kết cấu tài khoản 152:

19
TK 152
Bên nợ:
Giá trị nguyên vật liệu tồn kho trong
kỳ
Giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong
kỳ theo giá thực tế
Giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ
(theo phơng pháp kiểm kê định kỳ).
Bên có:
Giá trị nguyên vật liệu xuất
kho trong kỳ
Các nghiệp vụ làm giảm giá
trị nguyên vật liệu
Kết chuyển giá trị nguyên vật

liệu thực tế tồn đầu kỳ (theo phơng
pháp kiểm kê định kỳ).
D nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn
kho cuối kỳ.
Để tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo từn nhóm, loại, thứ
nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp ta có thể mở sổ
danh điểm NVL. Loại NVL chính ký hiệu 1521.
20
Sổ danh điểm nguyên liệu, vật liệu
loại nguyên liệu, vật liệu ký hiệu 1521.
Ký hiệu
Tên nhãn hiệu, Đơn vị Đơn giá
Ghi
chú
Nhóm
Danh điểm
NVL
1 2 3 4 5 6
1521-01 1521-01-01 gỗ trắc tròn 5.200.000
1521-01-02
........
1521-02 1521-01-99
1521-02-01
1521-02-02
.........
1521-02-99
........
1521-99 1521-99-01
........
1521-99-99

+ Tài khoản 331: phải trả cho ngời bán
Tài khoản này dùng để phản ánh quân hệ mua bán giữa doanh nghiệp với
ngời bán, ngời nhận thầu và các khoản vật t hàng hoá lao vụ, dịch vụ theo hợp
đồng kinh tế đã ký kết.
21
TK 331
Bên nợ:
Số tiền đã thanh toán cho ngời bán,
ngời nhận thầu.
Số tiền ngời bán chấp nhận giảm
giá số hàng đã giao theo hợp đồng.
Giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt
kém phẩm chất khi kiếm nhận và trả lại
ngời bán.
Chiết khẩu hàng mua đợc ngời bán
chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào
nợ phải trả.
Số tiền ứng trớc cho ngời bán, ngời
nhận thầu nhng chađợc hàng hoá lao vụ
Bên có:
Số tiền phải trả cho ngời bán,
ngời nhận thầu.
Điều chỉnh giá tạm tính theo
giá thực tế của số hàng về cha có
hoá đơn, khi có hoá đơn hoặc thông
boá giá chính thức
D nợ: (Nếu có)
Số tiền đã ứng trớc hoặc trả thừa
cho ngời bán, ngời nhận thầu.
D có:

Số tiền còn phải trả cho ngời
bán.
Tài khoản 331: Đợc mở chi tiết theo dõi từng đối tợng cụ thể từng nhóm
ngời bán, ngời nhận thầu
+ Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh các loại giá trị vật t hàng hoá mà doanh
nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán nhng cha nhận đợc hàng về nhập kho
Kết cấu TK151:
22
TK 151
Bên nợ:
Trị giá hàng đang đi đờng.
Kết chuyển giá hàng đang đi đ-
ờng cuối kỳ (Phơng pháp kiểm kê định
kỳ).
Giá trị hàng đang đi đờng đã về
nhập kho cho
Bên có:
Các đối tợng sử dụng hay khách
hàng.
Kết chuyển giá trị thực tế hàng
đang đi đờng đầu kỳ (Phơng pháp
kiểm kê định kỳ).
D nợ:
Giá trị hàng đang đi đờng cha
về nhập kho
Ngoài ra các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan
khác nh TK111, 112, 141, 128, 222, 241, 411, 641, 642, 621, 627...
2. Phơng pháp kế toán tăng nguyên vật liệu
a. Tăng do mua ngoài

+ Trờng hợp hàng và hoá đơn cùng về
Nợ TK 133
Nợ TK 152 (chi tiết liên quan)
Có Tk 111, 112, 141
Có TK 331, 311, 431...
+ Trờng hợp hàng cha có hoá đơn, nếu trong tháng hàng về nhập kho nh-
ng cuối tháng vẫn cha nhận đợc hoá đơn. Kế toán ghi giá trị nguyên vật liệu
theo giá tạm tính.
Nợ TK 133
Nợ TK 152 (chi tiết liên quan) Giá tạm
Có TK 331 tính
Khi nhận đợc hoá đơn sẽ tiến hành điều chính giá tạm tính theo thực tế
(ghi giá trên hoá đơn) theo số chênh lệch giữa số trên hoá đơn với giá tạm tính.
23
- Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính:
Nợ TK 133
Nợ TK 151 Ghi
Có TK 331 đen
- Nếu hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính:
Nợ TK 133
Nợ TK 151 Ghi
Có TK 331 đỏ
Hoặc có thể ghi nh sau :
Nợ TK 133
Nợ TK 152 Ghi đỏ theo giá
Có TK 331 tạm tính
Sau đó ghi:
Nợ TK 133
Nợ TK 152 Theo giá
Có TK 331 hoá đơn

+ Trơng hợp hàng đang đi đờng:
- Nếu trong tháng nhận đợc hoá đơn nhng cuối tháng hàng vẫn cha về
nhập kho:
Nợ TK 133
Nợ TK 151
Có TK 331, 111, 112, 141
Khi hàng về nhập kho hoặc chuyển thẳng vào cho bộ phận sản xuất,
khách hàng kết toán ghi:
Nợ TK 151, 157
Nợ TK 621, 627, 641, 642, 632
Có TK 151
- Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu , (vận chuyển, bốc dỡ...)
Nợ TK 152 (chi tiết liên quan)
Có TK 111, 112, 331
24
- Khi thanh toán số chiết khấu hàng mua đợc hởng:
Nợ TK 331
Có TK 152 (số chiết khấu đợc hởng)
Có TK 111, 112, 141...
- Hàng mua giảm giá, trả lại (do không đúng quy cách, không đủ chất l-
ợng... theo hợp đồng)
Nợ TK 331
Có TK 152
b. Tăng do nhập nguyên vật liệu tự chế biến hoặc gia công chế biến
Nợ TK 152
Có TK 154 (chi tiết tự gia công chế biến)
Có TK 154 (chi tiết thuê gia công chế biến)
c. Tăng do góp vốn liên doanh của các đơn vị khác hoặc đợc cấp phát,
khuyên tặng:
Nợ TK 152

Có TK 411, (4112)
d. Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê
Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định kế toán ghi
nh sau:
- Nếu xác định là của doanh nghiệp
Nợ TK 152
Có TK 338 (3381)
Khi có quyết định xử lý:
Nợ TK 338 (3383)
Có TK liên quan
- Nếu xác định nguyên vật liệu thừa không phải là của doanh nghiệp kế
toán phản ánh giá trị nguyen vật liệu công cụ dụng cụ thừa vào TK 002 Vật t,
hàng hoá nhận giữ hộ, hoặc gia công
e. Tăng do thu hồi góp vốn liên doanh
Nợ TK 152
25