Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật tư xây dựng Hà Nội

Lời nói đầu
Sau hơn 15 năm chuyển đổi sang nền kinh tế hoạt động theo cơ chế
thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc cùng với chính sách mở cửa thông
thoáng hội nhập với các nớc trong khu vực và thế giới đã đem lại nhiều
thuận lợi cũng nh không ít khó khăn và thách thức cho nền kinh tế Việt
Nam.
Trong xu hớng chuẩn bị gia nhập khu vực thơng mại tự do ASEAN -
(ASTA) tổ chức thơng mại thế giới (WTO) và đứng trớc sự biến động bất ổn
của nền kinh tế thế giới hiện nay, các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế Việt
Nam đã và đang ngày phải chịu nhiều sự cạnh tranh gay gắt, khốc liệt từ
trong nớc và bên ngoài. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp không
những phải biết tận dụng nắm bắt kịp thời các cơ hội bên ngoài đem lại mà
còn phải không ngừng phát huy nội lực của doanh nghiệp. Với t cách là
công cụ quản lý, là nhân tố nội lực của doanh nghiệp, việc phát huy hiệu
quả công tác kế toán có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin hữu ích
cho các quyết định quan trọng mang tính chất sống còn của doanh nghiệp.
Kế toán vốn tiền mặt là một phần hành không thể thiếu của công tác
kế toán trong doanh nghiệp. Trong ngắn hạn và dài hạn, việc nắm bắt và
theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, sự biến động của các buồng
tiền có ý nghĩa rất quan trọng cho việc đánh giá, phân tích tình hình sản
xuất kinh doanh, từ đó đa ra các quyết định đúng đắn về kinh tế, kịp thời,
góp phần tích cực vào việc tăng cờng và nâng cao hiệu quả quản lý kinh tế,
tự chủ về tài chính và hoạt động kinh doanh có hiệu quả, có lãi.
Trong thời gian thực tập Công ty Vật t xây dựng Hà Nội, nhận thức đ-
ợc tâm quan trọng của công tác kế toán vốn tiền mặt đối với hoạt động sản
xuất kinh doanh của Công ty cùng với kiến thức đợc trang bị ở trờng và dới
1
sự hớng dẫn, giúp đỡ tận tình của thầy giáo hớng dẫn Đặng Văn Hùng và
các cán bộ trong Công ty, tôi xin trình bày báo cáo thực tập với tên chuyên
đề.

"Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Vật t xây
dựng Hà Nội ".
Nội dung chuyên đề đợc chia làm 3 phần:
Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Công ty Vật t xây
dựng Hà Nội
Phần II: Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Vật t xây dựng Hà
Nội
Phần III: Kết luận và kiến nghị
Hoạt động tài chính.
Với thời gian thực tập có hạn và số liệu thực tế cha nhiều, đặc biệt là
kinh nghiệm phân tích đánh giá của em cha đợc sâu sắc. Vì vậy trong báo
cáo không thể chánh khỏi những sai lầm thiếu sót, kính mong các thầy cô
giáo và nhà trờng góp ý sửa chữa để em hoàn thành công việc một cáhc tốt
đẹp hơn.
Nhận dịp này em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo
Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong
thời gian thực tập tại Công ty. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắ tới các cô
chú, các anh chị trong cửa hàng Dịch vụ Đại La đã nhiệt tình giúp đỡ về
mặt thực tiễn và cung cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở cung
cấp cho em những tài liệu quan trọng làm cơ sở nghiên cứu chuyên đề, giúp
em hoàn thành báo cáo này.
2
Phần I
Đặc biểm tình hình chung của đơn vị
I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi tiến thân là Công ty ngũ Kim
đợc thành lập ngày 14 tháng 2 năm 1995 trên cơ sở đầu tiên là cửa hàng
Ngũ Kim ở số 5 và số 7 Tràng Tiền.
Tháng 12 năm 1957 đợc tách ra thành hai Công ty là Công ty Môtô
xe máy và Công ty Kim Khí Hoá Chất.

- Tháng 3 năm 1962 hai Công ty trên đợc nhập lại và lấy tên là Công
ty Kim Khí Hoá Chát Hà Nội.
- Tháng 8 năm 1988 Công ty Kim Khí Hoá Chất Hà Nội đợc tiếp
nhận thêm hai Công ty là Công ty Kinh doanh tổng hợp và Công ty Gia
Công Thu mua, lúc này đợc đổi tên là Công ty Kim Khí Điện Máy Hà Nội
-Ngày 29 tháng 4 năm 1993 UBND Thành Phố Hà Nội có quyết định
số 1787 QĐ - UB đổi tên Công ty Kim Khí Điện Máy Hà Nội thành Công ty
Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi, và có trụ sở chính số 12 Tràng Thi Quận
Hoàn Kiếm Hà Nội.
II. Đặc điểm tổ chức sản xuất và cơ sở vật chất của
Công ty
Tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2002 số vốn của cửa hàng Th-
ơng mại Dịch vụ Tràng Thi là:
8.850.000.000đ trong đó:
3
+ Vốn ngân sách cấp : 7.507.000.000đ
+ Vốn tự có : 1343.000.000đ
- Về mạng lới kinh doanh của Công ty đang quản lý sử dụng là 55
điểm, trong đó:
+ Kinh doanh thơng mại là : 45 điểm
+ Hoạt động dịch vụ sửa chữa là: 10 điểm
- Tổng số cán bộ công nhân viên đến nay là 585 ngời
- Đặc điểm về cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thơng mại Dịch vụ
Tràng Thi
Công ty Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi là một doanh nghiệp Nhà nớc
có đủ t cách pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, có các quyền và nghĩa vụ
theo quy định của pháp luật, t chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh
trong phạm vi số vốn Nhà nớc đã giao. Hiện nay Công ty Thơng mại Dịch
vụ Tràng Thi có 11 đơn vị trực thuộc nh sau:
1. Trung tâm Thơng mại Dịch vụ số 5 + 7 Tràng Tiền

2. Trung tâm Thơng mại Dịch vụ Tràng Thi
3. Cửa hàng Thơng mại Cát Linh
4. Cửa hàng Thơng mại Hàng Đào
5. Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Cửa Nam
6. Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Giảng Võ
7. Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đồng Xuân
8. Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La
9. Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ 24 Thuốc Bắc
4
10. Xí nghiệp sửa chữa Biện Lạnh
11. Xí nghiệp sửa chữa Mô tơ Xe Máy
- Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là một đơn vị trợc thuộc đợc
Công ty thành lập ngày 1 tháng 7 năm 1995 do việc xác nhập giữa hai đơn
vị là cửa hàng kim khí điện máy Chợ Mơ và cửa hàng Kim Khí điện máy
Hoà Bình, sau đó đợc đổi tên là cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La (Theo
quyết định 29 (QĐ - TCHC ngày 26 tháng 6 năm 1998).
Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La có vị trí nằm trên đại bàn quận
Hai Bà Trng
Địa chỉ: Số 3 + 5 Đại La - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội
Điện thoại: 04.8631018, 04.6280427
Cửa hàng có các địa điểm kinh doanh nh sau:
1. Quầy số 3 +5 Đại La
2. Quầy E
6
Quỳnh Mai
3. Quầy Tân Mai
4. Quầy 316 Phố Huế
5. Quầy 301 Phố Huế
6. Kho 349 Minh Khai
7. Quầy Nguyễn Công Trứ

8. Quầy 102 Nguyễn Hữu Luân
Nguồn vốn kinh doanh hiện có của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại
La tính đến thời điểm 31 tháng 12 năm 2002 là: 347.324.475đ
5
III. Đặc điểm tổ chcvs quản lý của cửa hàng
- Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ
Đại La.
Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là một đơn vị trực thuộc cửa
hàng của Công ty Thơng Mại Dịch vụ Tràng Thi. Cửa hàng gồm có 50 cán
bộ công nhân viên và bao gồm 05 tổ công tác nh sau:
1. Tổ kế toán cửa hàng
2. Tổ điện máy E
6
Quỳnh Mai
3. Tổ Phụ tùng E
6
Quỳnh Mai
4. Tổ Tân Mai + 301 Phố Huế
5. Tổ Bán buôn + bảo vệ
- Chức năng nhiệm vụ của cửa hàng
Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La có chức năng kinh doanh hoạt
động cụ thể nh sau:
+ Bán buôn bán lẻ các hàng tiêu dùng t liệu sản xuất vật t, hoát chất,
thiết bị phơng tiện đi lại .Phục vụ cho mọi yêu cầu của thị tr ờng.
+ Lâm đại lý cho các thành phần kinh tế trong và nớc ngoài để mở
rộng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, cung cấp các lao vụ dịch vụ
+ Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế để mở rộng hoạt động
kinh doanh của đơn vị.
+ Dịch vụ mua bán sửa chữa bảo dỡng xe mô tô, xe máy, thiết bị văn
phòng.

+ Dịch vụ vận chuyển khách phục vụ thăm quan du lịch
Sau đây là mô hình tổ chức của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La.
6
Trưởng cửa hàng
Phó trưởng cửa hàng
Tổ kế toán
Tổ điện máy
E
6
Quỳnh
Mai
Tổ phục tùng
E
6
Quỳnh
Mai
Tổ tiền mặt +
301 Phố Huế
Tổ kho bán
buôn + bán lẻ
Chức năng của từng phòng ban:
- Đồng chí trởng cửa hàng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty
Thơng mại Dịch vụ Trang Thi việc lãnh đạo toàn bộ hoạt động của cửa hàng
Thơng mại Dịch vụ Đại La, trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức lao động tiền
lơng của đơn vị chỉ đạo xây dựng kế hoạch lu chuyển hàng hoá, công tác
khai thác bán buôn và các hoạt động liên doanh liên kết cho thuê tài sản,
công tác đối ngoại và công tác thi đua khen thởng của đơn vị.
- Đồng chí phó trởng cửa hàng: Trách nhiệm của đồng chí phó trởng
cửa hàng là tham mu giúp việc cho đồng chí trởng cửa hàng, chịu trách
nhiệm và báo cáo kế hoạch thực hiện trớc trởng đơn vị về các mặt công tác

mà mình phụ trách.
- Bộ phận kế toán: Tham mu giúp việc cho ban phụ trách về công tác
quản lý của đơn vị chịu trách nhiệm hạch toán toàn bộ kết quả hoạt động
kinh doanh của đơn vị lập báo cáo tài chính, báo cáo tài chính, báo cáo
thống kê theo định kỳ, theo chế độ Nhà nớc quy định.
7
- Bộ phận bán buôn + bảo vệ
Chịu trách nhiệm trớc ban phụ trách về việc khai thác kinh doanh các
mặt hàng bán buôn phụ tùng xe đạp, dụng cụ đồ dùng gia đình .Khai thác
và quản lý doanh thu cho thuê mạng lới tại kho 349 Minh Khai để nâng cao
hiệu quả kinh doanh của đơn vị chịu trách nhiệm về mặt công tác tuần tra
bảo vệ tại các điểm kinh doanh của đơn vị.
- Bộ phận bán lẻ tại các tổ (điện máy Quỳnh Mai, phụ tùng Quỳnh
Mai, Tân Mai, 301 Phố Huế) chịu trách nhiệm trớc ban phụ trách về việc
quản lý tài sản hàng hoá tại quầy, khai thác triệt để việc bán buôn bá lẻ các
mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhu cầu thị trờng nhằm thúc đẩy hoạt động
kinh doanh có hiệu quả, hoàn thành kế hoạch giao khoán của đơn vị.
IV. Công tác tổ chức kế toán tại Công ty.
1. Tổ chức công tác kế toán của đơn vị
Hình thức hạch toán của đơn vị theo phơng pháp nhật ký chứng từ.
- Các hoạt động kinh tế, tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đ-
ợc phân loại, hệ thống hoá để ghi vào bên có của các tài khoản trên các sổ
nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào
sổ cái của các tài khoản.
- Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào
một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
+ Trình tự và phơng pháp ghi sổ.
- Hàng ngày các chứng từ gốc đợc ghi vào bảo kê, sổ chi tiết, cuối
tháng chuyển số liệu của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
8

- Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần
hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc đợc tập hợp và phân loại
trong bảng phân bổ. Từ bảng phân bổ lấy số liệu để ghi vào bảng kê và nhật
ký chứng từ có liên quan.
- Cuối tháng (quý) khoá sổ cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ,
kiểm tra đối chiếu số liệu trên nhận ký chứng từ với sổ kế toán chi tiết, bảng
tổng hợp chi tiết có liên quan để ghi vào sổ cái.
- Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì
ghi trực tiếp vào số thẻ có liên quan, cuối tháng căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế
toán chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản rồi đối chiếu
với sổ cái.
- Số liệu ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ,
bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính sơ đồ
trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký chứng từ ở cửa hàng.
9
10
Chứng từ gốc và
các bảng phân bổ
Nhật ký
Chứng từ
Sổ quỹ
Sổ thẻ kế toán
chi tiết
Bảng kê
Sổ cái
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật ký
Chứng từ
Ghi chú:

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối ngày
: Quan hệ đối chiếu
2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La tổ chức bộ máy kế toán theo
hình thức tập chung theo hình thức này doanh nghiệp có bộ máy kế toán tập
trung, các công việc kế toán của doanh nghiệp phân loại chứng từ, kiểm tra
chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng
hợp, lập báo cáo kế toán.
Sau đây là bộ máy kế toán theo hình thức tập trung
Chức năng nhiệm vụ của từng đồng chí trong tổ kế toán.
- Đồng chí kế toán trởng:
Chịu trách nhiệm trớc trởng đơn vị phụ trách việc lập các nhật ký
chứng từ, từ số 1 đến số 10 theo dõi kiểm tra và tổng hợp các báo cáo của
bộ phận kế toán trực thuộc để lập báo cáo tài chính của đơn vị tham mu
giúp việc cho ban phụ trách trong việc quản lý toàn bộ tài sản, hàng hoá của
đơn vị.
11
Kế toán theo
dõi tổ Điện
Máy E
6

Quỳnh Mai
Kế toán theo
dõi quầy Tân
Mai + 301
Phố Huế
Kế toán theo
dõi quỹ tiền

mặt lao động
tiền lương
Thủ quỹ
Kế toán theo
dõi kho, tổ
phụ tùng E
6

Quỳnh Mai
Kế toán trưởng
- Các kế toán quầy.
Chịu trách nhiệm theo dõi quản lý việc kinh doanh tại các quầy, lập
các báo cáo chi tiết (các bảng kê chi tiết tài khoản 156, TK 511, TK 311) để
nộp lên cho đồng chí kế toán trởng theo định kỳ (tháng, quý, năm)
- Đồng chí kế toán quỹ tiền mặt, lao động tiền lơng chịu trách nhiệm
theo dõi kế toán quỹ tiền mặt, viết phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu
xuất kế toán lao động tiền lơng của đơn vị.
- Đồng chí thủ quỹ.
Chịu trách nhiệm quản lý tài sản bằng tiền mặt tại quỹ của đơn vị, lập
các báo cáo quỹ và vào sổ quỹ hàng ngày theo các chế độ kế toán quy định.
3. Công tác KT vốn tồn tại cửa hàng
Tồn tại quỹ là một bộ phận thuộc VLĐ của cửa hàng phản ánh khả
năng thanh toán tức thời của cửa hàng đối với các khoán nợ NH phải trả.
Hiện nay, tồn tại quỹ của cửa hàng chỉ gồm 1 loại tiền duy nhất là tiền Việt
Nam đồng, do thủ quỹ bảo quản trong két và luôn đợc duy trì 1 lợng cần
thiết để phục vụ các nhu cầu chi tiết hàng ngày cho hoạt động sản xuất kinh
doanh của cửa hàng.
3.1. Nhiệm vụ kế toán tiền mặt
- Hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tồn Giám Đốc tình
hình chấp hành định mức tồn quỹ tiền mặt thờng xuyên đối chiếu tiền tồn

quỹ thực với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời những sổ sách trong việc
quản lý và use tồn
3.2. Nguyên tắc kế toán vốn tiền mặt
- Hạch toán kế toán phải use đúng đơn vị "VNĐ" để phản ánh các
loại vốn = tiền.
12
- Việc hạch toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy chế, quy định
các chế độ quản lý, lu thông tiền tệ của Nhà nớc
- *****thanh toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng, bạc nếu
có thể giá trị tại thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.
3.3. Sổ sách, chứng từ kế toán vốn tiền mặt use.
Hiện nay, chứng từ kế toán tiền mặt đợc use tại cửa hàng gồm:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Các chứng từ gốc có liên quan khác giấy đề nghị tạm ứng thanh
toán tiền tạm ứng, HĐ kế toán, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng
Trên cơ sở các chứng từ trên, kế toán sẽ phản ánh vào các sổ kế toán
có liên quan
- Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ theo dõi
- Sổ chi tiết tiền mặt do kế toán theo dõi
- Sổ nhật ký chứng từ do kế toán tổng hợp theo dõi
- Sổ cái do kế toán tổng hợp theo dõi
3.4. Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán vốn tiền mặt
Hàng ngày, từ các chứng từ gốc, chứng từ ban đầu nh hợp đồng kinh
doanh, biên bản thanh lý, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề ghị thanh toán, hoá
đơn VAT tuỳ theo yêu cầu khoản thu chi bằng tiền mặt, nhân viên kế toán
tiền mặt sẽ kiểm tra, lập phiếu thu, chi và lập định khoản trên phiếu thu,
chi. Sau đó, phiếu thu, phiếu chi đợc đa cho Giám Đốc, kế toán trởng hay
ngời đợc uỷ quyền ký và chuyển cho thủ quỹ kiếm tra ghi sổ quỹ và chi hay
thu tiền. Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp phiếu thu, phiếu chi và chứng từ gốc

13
đính kèm chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ chi tiết tiền mặt và cuối cùng
đợc chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chứng từ và chứng từ tiền
mặt sau đó đợc đa vào lu trữ.
Trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt tại cửa hàng kinh doanh và
chế biến thực phẩm thắng lợi hiện nay đợc minh hoạ bởi sơ đồ trang bên.
Biểu 4: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ tiền mặt
Chơng II
Báo cáo thực tập kế toán
14
Chứng từ gốc
Phiếu thu chi
Bảng kê thu chi
Nhật ký chứng từ
Sổ chi tiết
tiền mặt
Sổ quỹ
tiền mặt
Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng
Chuyên đề:
thực trạng công tác kế toán vốn tiền mặt tại Công ty
kinh doanh và chế biến thực phẩm thắng lợi
I. Sự cần thiết phải đề cập đến Công tác kế toán vốn
tiền mặt tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La.
Việc theo dõi vốn bằng tiền mặt tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại
La là rất quan trọng trong công tác kế toán cũng nh công tác quản lý cửa
hàng trớc hết, vốn tiền mặt là một bộ phận thuộc tài sản lu động của cửa

hàng đợc biểu hiện dới hình thức tiền tệ đồng Việt Nam. Trong quá trình
sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền mặt vừa đợc sử dụng để thanh toán các
khoản chi tiêu hàng ngày, các khoản mua sắm vật t hàng hoá phục vụ kinh
doanh và khoản nợ đến hạn trả của cửa hàng vừa là kết quả của việc bán
hàng và thu hồi các khoản nợ. Do đó, vốn tiền mặt là loại vốn có tính thanh
khoản và luôn chuyển cao phản ánh khả năng thanh toán tức thời của cửa
hàng đồng thời là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp vì vậy trong việc sử
dụng vốn tiền mặt cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ
của Nhà nớc, đòi hỏi các nhà quản lý của cửa hàng phải có biện pháp quản
lý và sử dụng nh thế nào để có hiệu quả nhất nh làm sao để kiểm soát, tính
toán đợc lợng tồn quỹ tiền mặt hàng ngày đáp ứng đợc các nhu cầu chi tiêu
trong ngày, cũng nh thông qua phân tích tình hình thu chi trong ngày, cũng
nh thông qua phân tích tình hình thu chi các khoản mục để thấy rõ đợc sự
biế động của luồng tiền và việc chi tiêu đã hợp lý hay cha. Điều này phụ
thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và sử dụng chúng.
Chính vì vậy, việc theo dõi, tổ chức công tác hạch toán vốn tiền mặt
kinh doanh tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La là rất cần thiết, có vai
15
trò quan trọng phát huy hiệu quả của công tác kế toán tài chính và giúp nhà
quản lý có thể nắm bắt đợc các thông tin kinh tế đầy đủ, đúng đắn, chính
xác và kịp thời về thực trạng và cơ cấu vốn tiền mặt, về các nguồn thu và sự
chi tiêu chúng trong quá trình kinh doanh để đa ra các quyết định đầu t và
kinh doanh có hiệu quả nhất.
II. Thực trạng công tác kế toán vốn tiền mặt tại
cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La.
1. Công tác quản lý vốn tiền mặt tại cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại
La
Hiện tại, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng Thơng mại Dịch vụ Đại La
chỉ bao gồm một loại tiền duy nhất là Việt Nam đồng không sử dụng tín
phiếu, vàng bạc, đá quý, ngoại tệ do đó để theo dõi quản lý chặt chẽ hiệu

quả quá trình hình thành chi tiền mặt của cửa hàng công tác quản lý vốn
tiền mặt tuân thủ nguyên tắc sau:
- Tiền mặt tại quỹ của cửa hàng đợc bảo quản trong kép sắt đủ điều
kiện an toàn, chống mất cắp, chống cháy nổ.
- Mọi nghiệp vụ thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ thực hiện
và chịu trách nhiệm trớc cửa hàng.
- Các khoản thu chi đều phải có chứng từ hợp lệ
- Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán tiền mặt và thủ quỹ đều phải
đối chiếu số d thực tế tồn quỹ với sổ chi tồn quỹ trên sổ kế toán xem có
khớp đúng hay không, nếu có chênh lệch phải tìm rõ nguyên nhân và điều
chỉnh.
- Cuối tháng, quý, năm phải tiến hành lập biên bản kiểm kê quỹ với
sự có mặt của kế toán trởng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ.
16
- Hàng tháng, phải lập kế hoạch tiền mặt gửi cho ngân hàng và thoả
thuận để lại một lợng nhất định chi tiêu của cửa hàng.
2. Chứng từ sử dụng để hạch toán vốn tiền mặt
Các chứng từ kế toán đợc sử dụng để hạch toán tiền mặt tại cửa hàng
gồm có:
- Phiếu thu
- Phiếu chi
- Các chứng từ gốc đi kèm phiếu thu chi giấy đề nghị tạm ứng, giấy
thanh toán tiền tạm ứng, hợp đồng kinh tế, hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua
hàng
2.1. Phiếu thu
- Phiếu thu là một chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt thực
tế nhập quỹ, là căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ các tài khoản thu có liên
quan.
Phiếu thu phải đợc đóng thành quyển và khi ghi sổ phải có đầy đủ các
tiêu đề chủ yếu sau:

- Ngày tháng năm lập phiếu thu
- Họ và tên ngời nộp tiền
- Số phiếu, lý do nộp
- Số tiền là bao nhiêu đợc ghi bằng chữ và số
- Có đầy đủ chữ ký của ngời liên quan
Trên cơ sở chứng từ gốc nh hoá đơn bán hàng, giấy rút tiền gửi ngân
hàng, biên lai thu tiền kế toán tiền mặt lập phiếu thu gồm 03 liên (đặt
giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, và đợc
17
chuyển đến cho kế toán trởng duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục
nhập quỹ, thủ quỹ đếm kiểm tiền trớc khi ký thủ quỹ gửi lại 01 liên để ghi
sổ, 01 liên giao cho ngời nộp tiền, 01 liên lu lại nơi lập phiếu, và cuối ngày
toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán tiền mặt để
ghi sổ kế toán.
Ví dụ minh hoạ: Trang bên
Ngày 31/3/2004 Quầy văn phòng phẩm nộp tiền bán hàng trong ngày
trị giá 16.838.150 căn cứ vào HDDHKT lập phiếu thu.
18
Đơn vị
Địa chỉ: ..
Telefax: .
Phiếu thu
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Quyển số ...
Số 26/3
Nợ: 111
Có 131
Mẫu số 01 - TT
QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của

Bộ Tài chính
Họ và tên ngời nộp tiền: Trần Thị Kim Xuân
Địa chỉ: Chợ Mơ - Hai Bà Trng - Hà Nội
Lý do nộp: Thu tiền bán hàng xà phòng các loại
Số tiền: 16.838.150 (Viết băng chữ) Mời sáu triệu tám trăm ba mơi
tám nghìn, một trăm mời năm đồng .
Kèm theo Chứng từ gốc ..
..Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) .
..HĐ 27871
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy) .
+ Số tiền quy đổi .
19
2.2. Phiếu thu
Phiếu chi là một chứng từ kế toán dùng để xác định các khoản tiền
mặt thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ
xuất quỹ ghi sổ kế toán các tài khoản có liên quan
Phiếu chi đợc đóng thành quyển, ghi sổ từng quyển trong cả năm
giống nh phiếu thu, phải ghi đầy đủ các nội dung lên phiếu chi khi chi tiền.
- Ngày tháng năm lập phiếu
- Số phiếu, lý do nộp
- Số tiền là bao nhiêu đợc ghi thành chữ

- Có đầy đủ chữ ký của ngời có liên quan
Phiếu chi đợc lập thành 02 liên (đặt giấy than viết 01 lần) và chỉ sau
khi có đủ chữ ký ngời lập phiếu, kế toán trởng và giám đốc cửa hàng, thủ
quỹ mới đợc xuất quỹ sau khi nhận đủ số tiền ngời nhận tiền phải ghi số
tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ tên vào phiếu
Liên 01 lu lại nơi lập phiếu, Liên 02 đợc thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ
sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc vào sổ kế toán.
Các chứng từ gốc dính kèm theo phiếu chi tại cửa hàng bao gồm:
Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn mua hàng, hợp
đồng kinh tế
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán dùng làm căn cứ đề đợc xét
duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng, tại cửa
hàng, hình thức tạm ứng chủ yếu đợc áp dụng cán bộ công nhân viên ở
phòng kế hoạch vật t khi đo mua nguyên vật liệu, vật t phục vụ sản xuất.
Giấy đề nghị tạm ứg phải do ngời xin tạm ứng viết 01 liên, trong đó ghi rõ
họ tên, số tiền xin tạm ứng, lý do xin tạm ứng đợc chuyển cho trởng phòng
20
hoặc cán bộ phụ trách ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán trởng xem xét
và ghi ý kiến đề nghị Giám đốc duyệt chi căn cứ vào quyết định của Giám
đốc hoặc kế toán trởng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi kèm theo giấy đề
nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Ví dụ minh hoạ
Đơn vị: TMDV Tràng Thi
Địa chỉ: 12 Tràng thi
Giấy đề nghị thanh toán
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Số: ...
Nợ: .
Có: .
Tên tôi là: Vũ Thị Thanh Hoa

Đơn vị công tác: Quầy đồ điện E
6
Quỳnh Mai
Địa chỉ:
Đề nghị thanh toán số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Hai trăm mời
tám nghìn bốn trăm đồng
Lý do xin thanh toán: Mua hàng
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Kế toán t.toán
(Ký, họ tên)
Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)
Ngời thanh toán
(Ký, họ tên)
21
Đơn vị:Tràng Thi
Địa chỉ: ..
Telefax: .
Phiếu thu
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Quyển số ...
Số 90/3
Nợ: 111
Có 131
Mẫu số 02 - TT
QĐ số: 1141 - TC/ QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của

Bộ Tài chính
Họ và tên ngời nhận tiền: Vũ Thị Thanh
Địa chỉ: Quầy đồ điện E
6
Quỳnh Mai
Lý do chi: Chi trả tiền đồ điện các loại
Số tiền: 218.400 (Viết băng chữ) Mai trăm mời tắm nghìn bốn trăm
đồng
Kèm theo: Giấy ĐNT . Chứng từ gốc: HĐ 006 1197
& PNK 6/3 Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) .
..
Ngày 31 tháng 3 năm 2004
Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)
Ngời lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Ngời nhận tiền
(Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá qúy) .
+ Số tiền quy đổi .
22
3. Hạch toán vốn tiền mặt tại KD &CBTP Thắng lợi
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ ở là TK 111tiền
mặt hiện nay, tiền mặt tại quỹ của cửa hàng chỉ bao gồm một loại tiền duy
nhất là Việt Nam đồng đợc theo dõi bằng tiểu khoản TK111 Tiền mặt tại
quỹ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK này bao gồm:

- Bên nợ:
Khoản tiền mặt thực nhập quỹ
Số thừa phát hiện khi kiểm kê
- Bên có:
Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ
Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
- D bên nợ: Các khoản tiền hiện còn tồn quỹ
Cửa hàng thơng mại dịch vụ Đại La là doanh nghiệp sản xuất với quy
mô lớn, hàng ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc thu, chi
tiền mặt tại cửa hàng phát sinh đòi hỏi công tác kế toán tiền mặt phải hạch
toán ghi chép phản ánh vào sổ sách kịp thời chính xác. Hiện nay, các
nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt tại chủ yếu gồm:
3.1. Hạch toán các nghiệp vụ tăng tiền mặt tại quỹ.
Nợ TK111 (111.1): Số tiền nhập quỹ
Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ
Có TK112: Rút tiền từ ngân hàng
Có TK 131, 136, 141: Thu hồi các khoản nợ phải thu
Có TK 515: Thu tiền từ hoạt động tài chính
23
Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động khác
Có TK 121, 128, 138, 144, 244 thu hồi các khoản
Vốn đầu t ngắn hạn, các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền
3.2. Hạch toán các nghiệp vụ giảm tiền mặt tại quỹ
Nợ TK112 gửi tiền vào tài khoản tại ngân hàng
Nợ TK 141 tạm ứng cho CNV
Nợ TK 152, 153, 156 mua hàng hoá, vật t nhập kho
Nợ TK 211, 213 mua TSCĐ đa vào sử dụng
Nợi TK 241 xuất tiền cho ĐTXDCB tự làm
Nợ TK 121, 221 Mua chứng khoán ngắn và dài hạn
Nợ TK 144, 244 thế chấp, ký cợc, ký quỹ ngắn và dài hạn

Nợ TK 331, 333, 334 thanh toán với nhà cung cấp, nộp thuế và khoản
khác cho ngân sách, thanh toán lơng và các khoản cho CNV
Nợ TK 641, 642, 627 thanh toán các chi phí bằng tiền cho văn phòng,
các phân xởng và bộ phận bán hàng
Nợ TK133 thuế GTGT đợc khấu trừ
.
Có TK 111 số tiền thực xuất quỹ
3. Sổ sách kế toán tiền mặt và trình tự ghi sổ, theo dõi, tổng hợp
Cửa hàng đã áp dụng hình thức sổ NKCT nên các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt đợc theo dõi, phản ánh
vào các sổ kế toán sau:
- Sổ quỹ tiền mặt
24
- Sổ chi tiết tiền mặt
- Sổ cái tiền mặt
4.1. Sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt cho thủ quỹ lập dùng để theo dõi, ghi chép các khoản
thu, chi tồn quỹ tiền mặt phát sinh hàng ngày tại cửa hàng. Ngoài ra nó còn
có tác dụng nh một báo cáo quỹ, nhờ đó mà ta biết đợc lý do thu, chi lơng
tiền tồn quỹ cuối ngày của một cách nhanh nhất
Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các phiếu thu, phiếu chi và các
chứng từ gốc đính kèm.
Sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng hiện nay đợc mở nh sau:
- Cột : Ngày tháng ghi sổ ghi chép ngày tháng ghi sổ của phiếu
thu, phiếu chi
- Cột chứng từ (thu chi) : Ghi số liệu phiếu thu, phiếu chi
- Cột Diễn giải ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
- Cột Tồn quỹ phản ánh lợng tiền thực tồn quỹ sau mỗi lần thu,
chi tiền mặt
Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trớc, tháng trớc, năm trớc chuyển

sang
Cuối trang sổ, ghi số chi tồn quỹ chuyển sang
- H Cột chi ghi số tiền chi ra khỏi quỹ
àng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập. Thủy quỹ
tiến hành ghi vào sổ quỹ tiền mặt. Cuối buổi, thủ quỹ tập hợp toàn bộ phiếu
thu, chi phát sinh trong ngày chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ
Trích mẫu sổ quỹ tiền mặt của cửa hàng trong thắng 03 năm 2003
25