Bài giảng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.78 MB, 104 trang )
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
CHỈNH LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ
GV. Nguyễn Duy Vĩnh
0987.510.560
Email:
Website: chinhlytailieu.com
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Pháp lênh Lưu trữ Quốc gia (số 34/2001/PL
UBTVQH10)
Nghị định số 111/2004/NĐCP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Lưu trữ Qu ốc gia 2001.
Công văn số 283/VTLTNNNVTW ngày 19
tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc chỉnh lý tài liệu hành chính.
Quyết định số 128/QĐVTLTNN ngày 01
tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo
TCVN ISO 9001:2000
BỐ CỤC BÀI GIẢNG
I. Khái niệm, mục
đích, u cầu và
ngun tắc chỉnh lý.
II. Quy trình chỉnh lý
tài liệu lưu trữ.
I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu và
nguyên tắc chỉnh lý
1. Khái niệm
2. Mục đích
3. Yêu cầu
4. Nguyên tắc
1. Khái niệm:
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài
liệu theo một phương án phân loại
khoa học, trong đó
tiến hành chỉnh
sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra
cứu đối với phông hoặc khối tài liệu
đưa ra chỉnh lý
2. Mục đích:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ,
tài liệu của phông hoặc khối
phông tài liệu đưa ra chỉnh lý
một cách khoa học
tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác quản lý,
bảo quản và khai thác, sử dụng
tài liệu;
- Loại ra những tài liệu hết
giá trị để tiêu huỷ, qua đó,
góp phần nâng cao hiệu quản
sử dụng kho tàng và trang thiết
bị, phương tiện bảo quản.
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
3. u cầu:
- Phân loại và lập thành hồ
sơ hoàn chỉnh;
- Xác định THBQ
cho hồ sơ, tài
liệu;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài
liệu;
- Lập các công cụ tra cứu:
Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và
công cụ tra cứu khác phục vụ cho
việc quản lý, tra cứu sử dụng;
- Lập danh mục tài liệu hết
giá trị loại ra để tiêu huỷ.
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
4. Ngun tắc chỉnh lý:
- Không phân tán phông lưu trữ;
- Tài liệu của phông nào phải
được chỉnh lý và sắp xếp riêng.
- Khi phân loại, lập hồ sơ , phải tôn
trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự
theo dõi, giải quyết công việc; sự liên
hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu;
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
phản ánh được hoạt động của cơ quan,
tổ chức hình thành tài liệu.
- Tài liệu của một phông phải
được chỉnh lý theo một phương án
thống nhất.
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
II. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Các bước
thực hiện
Trách nhiệm
1. Giao nhận tài liệu
Lưu trữ viên TC B1
Lưu trữ viên TC B1
BM-CLTLG-01
2. Vận chuyển tài liệu về địa
điểm chỉnh lý
Lưu trữ viên TC B1
Lưu
đồ
Quy
trình
chỉnh
lý
tài
liệu
giấy
Tài liệu liên quan
3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Lưu trữ viên chính B2
4. Khảo sát và biên soạn các văn
bản hướng dẫn
BM-CLTLG-02
BMCLTLG03
BMCLTLG04
BMCLTLG05
Lưu trữ viên B4
5. Phân loại tài liệu theo
Hướng dẫn phân loại
BM-CLTLG-05
Lưu trữ viên B3
6. Lập, chỉnh sửa, hoàn thiện HS
kết hợp XĐGTTL
BMCLTLG04
BMCLTLG05
Lưu trữ viên B3
Lưu trữ viên chính B2
7. Biên mục phiếu tin
(trtrườ
ường sơ 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14)
ng sơ 1, 2, 4, 5,6,7,8,9,10,11,13,14)
Chỉnh sửa,
Hồn chình
Chưa đạt
8. Kiểm tra, chỉnh sửa
việc lập HS và
việc biên muc
phiếu tin
Đạt
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
BM-CLTLG-06
BMCLTLG05
BM-CLTLG-06
Hồ sơ
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Các bước
thực hiện
Trách nhiệm
9. Hệ thống hóa phiếu tin theo
phương án đã chọn
Lưu trữ viên B4
Lưu trữ viên TC B4
Chỉnh sửa,
Hồn chình
Lưu trữ viên B5
BMCLTLG05
BM-CLTLG-06
10. Hệ thống hóa hồ sơ theo
phiếu tin
BM-CLTLG-06
Hồ sơ
11. Biên mục hồ sơ
Hồ sơ
Lưu trữ viên TC B1,
Lưu trữ viên TC B1
Lưu
đồ
Quy
trình
chỉnh
lý
tài
liệu
giấy
Tài liệu liên quan
Chưa đạt
12. Kiểm tra, chỉnh sửa
việc biên muc
Hồ sơ
Hồ sơ
Đạt
Lưu trữ viên TC B2
Lưu trữ viên TC B1
Lưu trữ viên TC B1
13. Đánh số chính thức cho hồ sơ
14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim
kẹp, làm phẳng, đưa tai liệu vào bìa
HS
15.Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
BM-CLTLG-06
Hồ sơ
Hồ sơ, bìa hố sơ
**
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Các bước
thực hiện
Trách nhiệm
16. Viết nhãn hộp
BM-CLTLG-07
17. Vận chuyển tài liệu vào kho
và xếp lên giá
**
Lưu trữ viên TC B1
Lưu trữ viên TC B1
Lưu trữ viên TC B2
Lưu
đồ
Quy
trình
chỉnh
lý
tài
liệu
giấy
18. Giao, nhận tài liệu
Lưu trữ viên chính B2
Lưu trữ viên B3
19. Nhập phiếu tin vào CSDL
Chỉnh sửa,
Hồn chình
Tài liệu liên quan
BM-CLTLG-01
BM-CLTLG-06
Chưa đạt
20. Kiểm tra, việc nhập
Phiếu tin
CSDL
BM-CLTLG-06
Đạt
Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ viên TC B4
21. Lập mục lục hồ sơ
Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ viên TC B2
22. Xử lý tài liệu loại
Lưu trữ viên chính B2,
Lưu trữ viên TC B2
23. Kết thúc chính lý
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
BM-CLTLG-08
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Bước 1. Giao, nhận tài liệu
Biên bản
(BMCLTLG01)
giao
nhận
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
tài
liệu
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Bước 2. Vận chuyển tài liệu từ kho
bảo quản về địa điểm chỉnh lý
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Bước 4. Khảo sát và biên soạn
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Mục đích của khảo
sát TL: Thu thập thơng tin
cần thiết về tình hình của
phơng hoặc khối TL đưa ra
chỉnh lý, làm cơ sở cho
việc biên soạn các văn
bản hướng dẫn chỉnh lý.
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
h p
àn
Th
u
liệ
ài
n t
hầ
Nộ
i d
tà ung
i li c
ệu ủa
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
tài liệ
Khối
lư
u đưa ợng
ra ch
ỉnh lý
Yêu cầu
khảo sát
tài liệu
;
g
n
hô gian
p
Tên n thời
hạ
i
ớ
gi
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
c
oặ
h
ng nh lý
ơ
h
ỉ
a p ra ch
ủ
c
ng đưa
ạ
r
h t i liệu
n
ì
T
i tà
ố
kh
Tình
trạ
thốn ng cơng
g kê
, tra cụ
cứu
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Một số văn bản hướng dẫn chỉnh lý
cần xây dựng:
+ Kế hoạch chỉnh lý (BMCLTL02);
+ Lịch sử đơn vị hình thành thành phông,
lịch sử phông (BMCLTL03);
+ Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
(BMCLTL04);
+ Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ
(BMCLTL05).
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Thu thập, bổ sung tài liệu
Nguồn thu thập
Thủ
trưởng
Đơn vị
Cá nhân
Người chuyển công tác
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
Người
về hưu
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Bước 5. Phân loại tài liệu
theo Hướng dẫn phân loại
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ,
tiến hành phân chia tài liệu thành các nhóm
theo trình tự sau:
Bước 1 Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn
Bước 2
Bước 3
Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành
các nhóm vừa
Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành
các nhóm nhỏ
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Đối với phương án Thời gian –
Cơ cấu tổ chức
+ Đầu tiên tồn bộ TL
của phơng được phân chia
ra các nhóm lớn theo
năm
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
Ví dụ: Tài liệu của Cơng ty truyền hình
cáp SaigonTourist (SCTV) phân loại theo
phương án TG-CCTC nhóm lớn đầu tiên sẽ
đước phân chia theo từng năm:
A. NĂM 2001
B. NĂM 2002
C. NĂM 2003
D. NĂM 2004
…
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
+ Tiếp đó TL
trong từng năm
được phân nhóm
tiếp tục theo đặc
trưng cơ cấu tổ
chức.
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
C.33.44.55.54.78.65.5.43.22.2.4..22.Tai lieu. Luan 66.55.77.99. van. Luan an.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.C.33.44.55.54.78.655.43.22.2.4.55.22. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an.Tai lieu. Luan van. Luan an. Do an
D. NĂM 2004
I. Phịng Hành chính Tổ chức
II. Phịng Tài Chính Kế tốn
III. Phịng Tổng Khống chế
IV. Phịng Kinh doanh
V. Phịng Kế hoạch Đầu tư
VI. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 1
VII. Phịng Kỹ thuật Sản xuất Chương trình 2
VIII. Phịng Truyền dẫn và Phát sĩng
IX. Phịng Quảng cáo
X.Phịng Kinh doanh Internet
XI. Phịng Tạp chí và Website
XII. Phịng Cơng nghệ Thơng tin và Viễn thơng
XIII. Phịng Kỹ thuật
@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn
