Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Mục lục
Trang
Chứng từ gốc...........................................................................................13
Ghi cuối kỳ............................................................................................14
Đối chiếu, kiểm tra ...........................................................14
Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3...............................................18
Nhập ngày 06 tháng 10 năm 2005............................................................18
Ngày 20 tháng 12 năm 2005 Số: 66/3.........................................30
Xuất ngày 20 tháng 12 năm 2005.............................................................30
Diễn giải......................................................................................................32
Diễn giải......................................................................................................35
Lời mở đầu
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thơng mại có vai trò lớn. Nó
gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống xã
hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp phần
hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế nớc ta
với các nớc trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội
của Đảng và Nhà nớc trong từng giai đoạn.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
1
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết vĩ
mô của Nhà nớc, hoạt động của doanh nghiệp thơng mại có những khác biệt rất
cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ
chế cũ, doanh nghiệp thơng mại đợc Nhà nớc lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nh-
ng trong cơ chế mới, doanh nghiệp thơng mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho
mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thơng mại phải tổ chức đợc tốt hai
khâu của quá trình lu chuyển hàng hoá là mua vào và bán ra.Công ty TNHH
Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy cũng là một doanh nghiệp thơng mại do đó việc

phải thực hiện tốt ba khâu này cũng không phải là ngoại lệ.Hai khâu này có
quan hệ mật thiết với nhau.Mặc dù mục đích doanh nghiệp thơng mại là tiêu thụ
hàng hoá nhng muốn có hàng để bán thờng xuyên, liên tục thì các doanh nghiệp
phải tổ chức thu mua hàng hóa.Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp
phần thực hiện chức năng, mục tiêu của doanh nghiệp.Qua đó cũng thể hiện sức
mạnh kinh tế của doanh nghiệp để cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị tr-
ờng.
Nhận thức đợc tầm quan trọng của vấn đề đó, qua 4 năm học tập tại trờng
cũng nh tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy
Chữa cháy Hà Nội em đã chọn đề tài:
Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu
thụ hàng hoá ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội
"
làm nội dung của bản chuyên đề này. Mục đích của bản chuyên đề này là tìm
hiều thực trạng công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.Từ đó, chỉ ra những khó khăn còn
tồn tại và kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
Bản chuyên đề này gồm hai phần:
Phần một: Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Phần hai: Hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.
Với nỗ lực của bản thân, mặc dù đã cố gắng hết sức song do điều kiện thời
gian thực tập và kiến thức của bản thân còn hạn chế nên bản chuyên đề này
không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đợc những đóng góp của
những ngời quan tâm để bản chuyên đề này có thể đợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Công trong bộ

môn kế toán trờng Đại Học Kinh Tế Quốc Dân cùng với ban giám đốc, các
nhân viên phòng kế toán Công ty TNHH thiết bị phòng cháy chữa cháy Hà Nội
đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này !
Hà Nội, ngày 10 tháng 4 năm 2006.
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Mạnh Hùng
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Phần I
Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại
Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Phòng cháy Chữa cháy
Hà Nội.
I. Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có ảnh hởng tới kế
toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá.
1.Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có tên đầy đủ là công ty
Trách Nhiệm Hữu Hạn Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội, tiền thân là
Công ty t nhân Ba Nhất đợc thành lập vào ngày 20-10-1993.Trong những năm
đầu mới thành lập, công ty gặp rất nhiều khó khăn về thị trờng, lao động, maý
móc thiết bị, kinh nghiệm song công ty đã đạt đợc mục tiêu đã đề ra, nâng cao
uy tín cuả công ty trên thị trờng, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn cho cơ quan
thuế, ..
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội với tính chất là một
doanh nghiệp thơng mại vì vậy chức năng chính là thu mua và tiêu thụ các thiết
bị phòng cháy chữa cháy.Ban đầu khi mới thành lập khối lợng, chủng loại, mẫu
mã hàng hoá còn hạn chế. Sau 6 năm hoạt động căn cứ vào tình hình, chính
sách chế độ của nhà nớc, phân tích nhu câù của thị trờng và đối thủ cạnh tranh,
ban giám đốc đã quyết định đổi tên công ty thành Công ty TNHH Thiết bị

Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội vào ngày 16-10-1998 theo quyết định của
UBND Thành Phố Hà Nội. Kể từ năm 1998 đến nay công ty thực hiện nhiều b-
ớc đi phù hợp nên đã không ngừng tiến hành mở rộng quy mô và ngành nghề
kinh doanh.Hiện taị, công ty đã mở thêm một phân xởng, thuê thêm nhiều nhân
công phục vụ cho các hoạt động của công ty.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
4
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Công ty đã lập ra các chi nhánh :
*Taị TPHCM : 21 Điện Biên Phủ, P15,Quận Bình Thạnh-TPHCM.
*Tại Sơn La : 43 Đờng Tô Hiệu -Thị xã Sơn La -Tỉnh Sơn La .
Và các đại lý chính thức :
*Hãng chế tạo máy bơm chữa cháy Tohatsu-Nhật
*Hãng chế tạo bình chữa cháy và các thiết bị chữa cháy SJ-Trung Quốc
*Hãng chế tạo thiết bị baó cháy GST-Trung Quốc.
*Hãng chế tạo lăng phun nớc chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Shilla-Hàn
Quốc.
*Hãng chế tạo bình chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Lingjach
*Hãng sản xuất thiết bị cứu hộ, cứu nạn Yutraco-Hàn Quốc.
*Hãng chế tạo ô tô chữa cháy và các thiết bị chữa cháy Rosenbauer.
*Hãng chế tạo thiết bị báo cháy Hochiki-Nhật .
Nh vậy qua 13 năm hình thành và phát triển, đến nay các thiết bị phòng cháy
chữa cháy của công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã trở
nên quen thuộc với các các bạn hàng trên toàn quốc, nhiều nơi trong nớc đã đặt
hàng với số lợng lớn, có nhiều hợp đồng mua bán hàng hoá lên đến hàng tỷ
đồng.Có thể nói Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã có
nhiều đóng góp cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc nói chung
và ngành phòng cháy chữa cháy nói riêng.
Công ty cũng đã nhiều lần đợc ngành phòng cháy tuyên dơng và đợc tổng cục
thuế tặng nhiều bằng khen.Ban giám đốc cùng toàn bộ công nhân viên công ty

đã cố gắng để công ty từ một công ty t nhân với thị trờng nhỏ hẹp trở thành một
Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội với quy mô lớn hơn rất nhiều, cung cấp
nhiều loại bình chữa cháy, các loại van, vòi, chăn chữa cháy, . Cùng với dịch
vụ lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháy cho hầu hết các tỉnh thành trên toàn
quốc.
Để hiểu rõ các loại hàng hoá của công ty chúng ta đi sâu vào đặc điểm các
loại hàng hoá của công ty.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
2.Đặc điểm hàng hoá.
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội có chức năng kinh
doanh cung cấp thiết bị chuyên ngành phòng cháy chữa cháy.Nhập khẩu, kinh
doanh vật t thiết bị phục vụ công tác phòng cháy chữa cháy.Bên cạnh đó, Công
ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội còn cung cấp, thiết bị camera
bảo vệ, giám sát an ninh, cấp thoát nớc và xử lý nớc thải.
Các thiết bị báo cháy công ty nhập có nhiều chủng loại nh: 5 kênh, 10 kênh,
20 kênh.Các thiết bị báo cháy này có tác dụng phát hiện ra đám cháy và rú còi
báo động để cho mọi ngời trong khu vực đó biết và dập tắt đám cháy.Các thiết
bị báo cháy rất nhỏ gọn thuận tiện cho việc lắp đặt ở những nơi thuận lợi cho
việc nhận biết có hoả hoạn.
Các thiết bị chữa cháy bao gồm nhiều loại: Bình chữa cháy, các loại vòi chữa
cháy, máy bơm chữa cháy, van điều khiển,...Các thiết bị này có tác dụng dập tắt
đám cháy khi có hoả hoạn xảy ra.Do các đám cháy bùng phát rất nhanh nên
công việc chữa cháy phải đợc tiến hành một cách nhanh chóng.Chính vì vậy mà
các thiết bị chữa cháy có cấu tạo phù hợp, đơn giản, gọn nhẹ thuận lợi cho việc
sử dụng.Đồng thời việc bảo quản chúng cũng dễ dàng đảm bảo có thể hoạt động
tốt khi có cháy xảy ra.
Các thiết bị cứu hộ, cứu nạn bao gồm: Xe ôtô cứu hộ, đệm hơi cứu hộ, quần
áo chữa cháy,. Các thiết bị này đ ợc sử dụng khi có tai nạn về cháy xảy ra để

giảm thơng vong của vụ cháy.Bảo vệ các nhân viên phòng cháy và các nạn nhân
trong vụ cháy.
Ngoài ra công ty còn cung cấp các thiết bị bảo vệ an ninh các hộ gia đình,
các thiết bị cấp thoát nớc và xử lý nớc thải của các công ty trong toàn quốc.
Qua bảng trên có thể nắm đợc các loại hàng hoá mà công ty TNHH Thiết bị
Phòng cháy chữa cháy Hà Nội đang kinh doanh trên thị trờng.Đồng thời có thể
thấy đợc rằng số lợng chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng, phong phú,
chất lợng đảm bảo phù hợp với các công trình xây dựng ở nớc ta.
3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
6
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một công ty
TNHH.Do vậy phơng thức tổ chức bộ máy quản lý theo tính chất lãnh đạo và
kiểm soát của một tập thể các thành viên.
Cơ quan quyền lực cao nhất của công ty là Hội đồng thành viên, bao gồm 11
thành viên có nhiệm vụ quyết định những vấn đề mang tính dài hạn của công ty
nh kế hoạch thu mua và tiêu thụ hàng hoấ trong giai đoạn tiếp theo.Đứng đầu
Hội đồng thành viên là chủ tịch hội đồng thành viên có nhiệm vụ thay mặt cho
Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên.
Để kiểm soát tốt hoạt động kinh doanh của công ty, Hội đồng thành viên bổ
nhiệm giám đốc và các cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty.
Giám đốc : Là ngời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty,
do Hội đồng thành viên bầu ra và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng thành viên về
toàn bộ hoạt động vủa công ty.
Điều hành, kiểm soát mọi hoạt động nhằm đạt đợc mục tiêu chiến lợc,
mục tiêu các dự án, công trình.
Kết hợp với các Phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban có liên quan giải
quyết các vấn đề phát sinh đảm bảo tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh.

T vấn cho giám đốc có: Cố vấn pháp luật và cố vấn kỹ thuật.
- Cố vấn kỹ thuật: có trách nhiệm t vấn tham mu cho giám đốc về chất l-
ợng các loại hàng hoá thu mua và phơng thức bảo quản hàng hoá trớc khi đa ra
tiêu thụ.
- Cố vấn pháp luật: Có trách nhiệm t vấn cho giám đốc về các chính sách,
chế độ của nhà nớc nói chung là việc thực hiện đúng các quy định của nhà nớc
trong việc thu mua, nhập khẩu hay tiêu thụ hàng hoá.
Giúp việc cho Giám đốc có Phó giám đốc.Phó giám đốc có nhiệm vụ giúp
giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty, làm giảm nhẹ khối lợng
công việc mà giám đốc cần giải quyết trong kỳ kinh doanh.Góp phần tăng hiệu
quả quản lý hoạt động kinh doanh.Cụ thể phó giám đốc cùng với giám đốc phải
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
tiến hành đôn đốc các phòng ban hoàn thành đúng nhiệm vụ và mục tiêu đề
ra.Khi giám đốc đi công tác hoặc vì lý do nào đó không thể lãnh đạo đợc công
ty thì phó giám đốc là ngời thay mặt giám đốc giải quyết các công việc thờng
ngày của công ty theo đúng thẩm quyền và trách nhiệm của mình.
Giám đốc và phó giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành bốn phòng sau:
Phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng hành chính, phòng kế toán.Đứng đầu
các phòng là các trởng phòng chịu trách nhiệm trớc giám đốc và phó giám đốc
về việc thực hiện các nhiệm vụ đợc giao.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ điều tra tìm hiểu thị trờng từ đó lập các kế
hoạch chi tiết thu mua các loại hàng hoá, tìm kiếm nhà cung cấp để cung cấp
các mặt hàng trong kế hoạch.Cách thức tiêu thụ các loại hàng hoá nhập về.Tất
cả các kế hoạch này chỉ đợc thực hiện khi mà ban giám đốc phê duyệt.
- Phòng hành chính: có chức năng là phối hợp với các phòng khác để phục vụ
cho hoạt động kinh doanh.Phòng này có nhiệm vụ lu trữ công văn giấy tờ, các
đồ văn phòng phẩm, .
- Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ cung cấp các thông số kỹ thuật của các loại

thiết bị phòng cháy chữa cháy cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh có
thể mua đợc các loại hàng hoá đúng chất lợng, kiểm tra chất lợng các loại hàng
hoá nhập về, điều hành việc duy tu sủa chữa thiết bị và xúc nạp bình chữa cháy
để bảo quản tốt các sản phẩm, thiết bị phòng cháy chữa cháy.Đồng thời kiểm
tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy trớc khi cung cấp cho khách hàng.
- Phòng kế toán: có nhiệm vụ thu thập các hoá đơn, chứng từ liên quan đến
hàng hoá.Tiến hành theo dõi số lợng, đơn giá, tình hình nhập, xuất, tồn của từng
loại hàng hoá thông qua các sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.Từ đó có thể kiểm soát
tốt số lợng, giá trị của từng loại hàng hoá.Cung cấp các thông tin chính xác và
cần thiết về hàng hoá cho phòng kinh doanh và ban giám đốc để có thể tham giá
ký kết các hợp đồng kinh tế, đấu thầu các công trình trong toàn quốc.
Phòng kinh doanh trực tiếp điều hành hai bộ phận:
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
- Bộ phận nghiên cứu thị trờng và nhập khẩu: Chức năng của bộ phận này là
nghiên cứu và tìm hiểu thị trờng thu mua và thị trờng tiêu thụ hàng hoá, tìm
kiếm các đối tác phù hợp với công ty.Bộ phận này có ý nghĩa quan trọng là cơ
sở, nền tảng đối với việc vạch ra chiến lợc thu mua và tiêu thụ của từng loại
hàng hoá của kỳ kinh doanh tới.
- Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Có chức năng chính là giới thiệu các sản
phẩm mới của công ty để các khách hàng trong nớc biết đến.Thông thờng các
sản phẩm mới mà công ty nhập thờng có nhiều chức năng và u điểm hơn so với
các sản phẩm cũ, các nhân viên tại cửa hàng có nhiệm vụ chào hàng tới các đơn
vị, khách hàng và chỉ ra những chứa năng mới và u điểm của sản phẩm mới để
khách hàng biết đợc và chấp nhận tiêu thụ.Đồng thời tại cửa hàng các nhân viên
có thể bán lẻ cho các khách hàng mua vói số lợng và giá trị nhỏ.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty có thể đợc khái quát theo sơ đồ 1.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
II.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán
1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
1.1.Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán tại công ty .
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
10
Phòng
hành
chính
Bộ phận
khảo
sát
thiết kế
Giám đốcCố vấn kỹ
thuật
Cố vấn
pháp lý
Phòng kỹ
thuật
Phòng
kinh
doanh
Phòng
kế toán
Nghiên
cứu thị
trường
và nhập

khẩu
Giới
thiệu
sản
phẩm
Bộ phận
thi
công
Phó giám
đốc
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý và kinh doanh, bộ máy kế toán cuả
công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đợc tổ chức theo hình
thức tập trung.Toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung ở phòng kế toán.Nhiệm
vụ cuả phòng kế toán là hớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện thu thập xử lý các
thông tin kế toán ban đầu, thực hiện chế độ hạch toán và quản lý tài chính theo
đúng quy định của Bộ tài chính.Đồng thời, phòng kế toán của công ty còn cung
cấp các thông tin về tình hình tài chính cuả công ty một cách đầy đủ, chính xác
và kịp thời.Từ đó tham mu cho ban giám đốc để đề ra các biện pháp quy định
phù hợp với đờng lối phát triển của Công ty .
1.2.Chức năng nhiệm vụ theo phần hành
Dựa trên quy mô kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý Công ty cùng mức
độ chuyên môn hoá và trình độ cán bộ, phòng kế toán gồm có 5 ngời và đợc tổ
chức theo các phần hành kế toán nh sau :
Đứng đầu là Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp, là ngời chịu trách nhiệm
chung toàn Công ty.Kế toán trỏng có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điều
hành công tác kế toán; đồng thời tổng hợp số liệu để ghi vào sổ tổng hợp toàn
Công ty và lập các báo cáo tài chính.
Tiếp đến là Kế toán chi phí và tính giá thành: Có trách nhiệm theo dõi tình
hình nhập xuất tồn kho hàng hoá, ghi sổ chi tiết tài khoản 156; cuối tháng lập

các bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hóa.Đồng thời ghi sổ Cái các tài khoản có
liên quan .
Kế toán công trình: có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tại các công trình mà
công ty có hợp đồng lắp đặt các thiết bị phòng cháy chữa cháy, xem xét các chi
phí phát sinh, các thiết bị xuất kho, tổ chức hạch toán kế toán để lập dự toán,
khi công trình bàn giao sẽ tiến hành lập báo cáo quyết toán đa lên Giám đốc.
Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả trong
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội và giữa Công ty với
khách hàng với nhà cung cấp, đồng thời quản lý các tài khoản 131, 331, 136,
336,141,333, kế toán thanh toán ghi sổ chi tiết cho từng đối t ợng .
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
11
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Kế toán kho quỹ và ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lệ cuả chứng
từ gốc, viết phiếu thu, phiếu chi, lập sổ quỹ và theo dõi quỹ tiền mặt của Công
ty, quản lý các tài khoản 111,112 và các sổ chi tiết.Cuối tháng đối chiếu với sổ
phụ của ngân hàng.Bộ máy kế toán có thể đợc mô tả rõ hơn qua sơ đồ 2.
Sơ đồ 2:Sơ đồ bộ máy kế toán
2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán.
Hiện nay, Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đang áp
dụng hình thức Nhật ký - sổ Cái.
Đặc điểm của hình thức Nhật Ký - Sổ Cái là từ các nghiệp vụ kinh tế tài
chính đã phát sinh vào chứng từ gốc hoặc bảng tồng hợp chứng từ gốc. Sau đó
từ các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chúng từ gốc để ghi vào Nhật Ký-Sổ
Cái.Sau đó ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết .
Cuối tháng, cuối quý nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ và đối chiếu
khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật Ký - Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ
các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
12

kế toán trư
ởng
kế toán
chi phí và
giá sản
phẩm
kế toán
công
trình
kế toán
thanh
toán
kế toán
kho quỹ
và ngân
hàng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có và số D cuối kỳ của từng
tài khoản trên Nhật Ký - Sổ Cái phải khớp đúng số liệu trên bảng tổng hợp chi
tiết theo từng tài khoản tơng ứng.
Các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết mà Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy
Chữa cháy Hà Nội hiện đang sử dụng bao gồm:
Sổ chi tiết tài sản cố định.
Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
Thẻ kho, Sổ chi tiết tiền gửi tiền vay.
Sổ chi tiết thanh toán: với ngời bán, với ngời mua, với Ngân sách nhà nớc.
Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổ chi tiết nguồn vốn chủ sở hữu.
Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty đợc thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán
Ghi hàng ngày

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
13
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi
tiết
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Nhật ký sổ Cái
Báo cáo tài chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Đối với Công ty TNHH Thiết bị phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì việc lựa
chọn hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái có thể nói là khác phù hợp.Hình thức ghi
sổ này đơn giản, thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán của bộ phận kế toán.Với
kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá các nhân viên kế toán ghi sổ cái TK156,
TK 331, TK511,131, .
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tợng kế toán cần thiết phải theo
dõi theo yêu cầu quản lý.Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin
phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ cha đợc phản
ánh trên sổ nhật ký và sổ cái.Đối với kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại
công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì bộ phận kế toán tiến
hành mở các sổ chi tiết của các loại hàng hoá, vật t, thẻ kế toán chi tiết.Mỗi loại
hàng hoá ghi tiết cho một quyển sổ hoặc nhiều loại hàng hoá đợc ghi trên một
quyển sổ chi tiết.
Công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá hết sức quan trọng.Vì vậy các
loại sổ kế toán liên quan đến hàng hoá đợc kế toán trởng giao cho một nhân

viên có trách nhiệm và trình độ năng lực cao quản lý.Đồng thời kế toán trởng
thờng xuyên theo dõi đôn đốc nhắc nhở nhân viên này.
Việc mở và ghi sổ kế toán đều đợc nhân viên ghi sổ phản ánh kịp thời, chính
xác, trung thực, và liên tục theo trình tự thời gian để theo dõi đúng số phát sinh
và số hàng tồn cuối ngày, làm căn cứ để thu mua và xuất hàng hoá.Hết niên độ
kế toán thì phải tiến hành khoá sổ kế toán.
Bên cạnh đó việc lu giữ sổ kế toán hàng hoá đợc nhân viên giữ sổ thực hiện một
cách cẩn thận.
III.Thực trạng kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH
thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
14
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
1.Kế toán thu mua hàng hoá.
1.1.Các phơng thức thu mua hàng hoá.
a. Mua hàng trong nớc: bao gồm hai phơng thức sau:
- Phơng thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng
mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định
trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên
cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán
để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp.
- Phơng thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với
doanh nghiệp, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp tại địa
điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển
cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lợng, số lợng từng mặt
hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Doanh nghiệp sau khi nhận
đợc chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu
với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng
kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên
cung cấp.

b. Nhập khẩu hàng hoá:
Đối với công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội thì các
loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng
này trong nớc cha sản xuất đợc.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo
hai phơng thức:
- Phơng thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với
các tổ chức kinh tế nớc ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến
ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàng nhập
khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp
nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận
chứng từ đi nhận hàng.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
15
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
- Phơng thức nhập khẩu uỷ thác: Đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu và nhận
uỷ thác nhập khẩu phải ký hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác nhập
khẩu thay mặt bên giao uỷ thác nhập khẩu thực hiện nghĩa vụ nhập khẩu hàng
hoá hàng hoá, thực hiện kê khai nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu và phải lu
giữ các chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu.Tuy nhiên hình thức này ít đ-
ợc công ty áp dụng.
1.2.Phơng pháp hạch toán kế toán thu mua hàng hoá.
a.Chứng từ kế toán và tài khoản kế toán sử dụng.
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là đơn vị kinh
doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên kế toán
nghiệp vụ mua hàng thờng sử dụng các chứng từ sau:
- Hợp đồng mua bán hàng hoá
- Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn bán hàng thông thờng
- Phiếu nhập kho:
- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT).

Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ
sau đây:
- Invoice : là chúng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số l-
ợng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty.
- Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này
chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp.
- CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lợng hàng hoá mà bên
bán cung cấp.
-Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu
- Biên lai thu lệ phí hải quan
- Biên lai thu lệ phí bến bãi.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
16
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
- Giấy thông báo Thuế, Phụ thu.
Để thực hiện quá trình hạch toán kế toán thu mua hàng hoá sử dụng các tài
khoản sau:
Tài khoản 151: Hàng hoá đang đi đờng.
Tài khoản 156: Hàng hoá.
Tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ.
Tài khoản 331 Phải trả ngời bán:
Tài khoản 111 Tiền mặt.
Tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản 141 Tạm ứng.
Ví dụ 1: Theo Hợp đồng kinh tế số 08/HĐKT ngày 3 tháng 10 năm 2005
Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy chữa cháy Hà Nội mua một lô hàng của
công ty Guangxi Guangfa nh sau :
No Description Unit Quantity Unit Price
(USD)
Amount

(USD)
1 Fire Extinguisher FZ4 PCS 3000 11.5 34500
2 Fire Extinguisher MFTZ35 - 50 109 5450
3 Fire Extinguisher MT3 - 500 21 10500
4 Fire Extinguisher MT5 - 300 22.5 6750
5 Fire Hose phi 50-13 Model M 5000 2.8 14000
6 Fire Hose phi 65-13 Model M 3000 3.2 9400
7 30m Fire Hose Reel PCS 20 90 1800
Đơn vị: Công ty Thiết bị PCCC
Hà Nội
28b Điện biên Phủ-Ba Đình-
Hà Nội
Phiếu nhập kho
Mẫu số: 01 - VT
QĐ số: 186 TC/CĐKT
Nagày 14 - 03 - 1995 của Bộ Tài
chính
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
17
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Ngày 5 tháng 10 năm 2005 Số: 66/3
Họ tên ngời giao hàng: Anh Tuấn Anh
Theo: Số hoá đơn 17019 ngày 5 tháng 10 năm 2005 của..
Nhập tại kho: Thanh Xuân
S
T
T
Tên, nhãn hiệu
quy cách phẩm chất vật t
(Sản phẩm hàng hoá)

Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lợng
Đơn
giá
Thành
tiền
Theo
chứng
Thực
nhập
1 Bình chữa cháy FZ4 Cái 3000
2 Bình chữa cháy MFTZ35 Cái 50
3 Bình chữa cháy MT3 Cái 500
4 Bình chữa cháy MT5 Cái 300
5
Vòi chữa cháy D50-
Model:13
mét 5000
6
Vòi chữa cháy D65-
Model:13
mét 3000
7 Vòi Rulô chữa cháy mét 20
Tổng tiền hàng:
Thuế VAT:
Tổng thanh toán:

Viết bằng chữ:
Nhập ngày 06 tháng 10 năm 2005
Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Mẫu số: 03 - GTGT
Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua
vào
(Dùng cho cơ sở kê khai, khấu trừ thuế hàng tháng)
Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội
Địa chỉ: Số 28B Điện biên Phủ -Ba Đình- Hà Nội
Chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ
Tên đơn vị bán
Thuế GTGT
đầu vào
Ghi chú
Số Ngày
1 2 3 4 5
17019 09/10/2005 Công ty Guangxi
Guangfa
84.970.000
Tổng cộng
84.970.00
0
Ngày 09 tháng 10 năm 2005
Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Tổng Hợp chi phí giá vốn hàng thiết bị chữa cháy

Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
19
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
NK qua CK Lạng Sơn của Guangxi ngày 6/10/2005
HĐ: 08/HĐKT Ký ngày 03/09/2005.Trị giá: 82.600 USD
I.Tổng hợp chi phí :
- Phí vận chuyển: 14.230.000 (VAT: 711.500)
-Phí xe vào bãi: 80.000
-Phí bến bãi: 30.000
-Phí mở tờ khai: 200.000
-Phí khai thác:
Cộng: 14.540.000
II.Phân bổ giá vốn: Tỷ giá: 15.600
TT Diễn Giải Số lợng ZNK Chi Phí Z Vốn Thành tiền
1 Bình cc MFZ4 3000 179.400 600 180.000 540.000.000
2 Bình cc MFZT35 50 1.700.400 49.600 1.750.000 87.500.000
3 Bình cc MT3 500 327.600 2400 330.000 165.000.000
4 Bình cc MT5 300 351.000 1000 352.000 105.600.000
5 Vòi cc D50- Model:13 5000 43.680 1320 45.000 225.000.000
6 Vòi cc D65- Model:13 3000 49.920 80 50.000 150.000.000
7 Vòi Rulô 20 1.404.000 96000 1.500.000 30.000.000
Cộng 1.303.100.000
>Z nhập khẩu 1.288.560.000
>Chi phí 14.540.000
>Z Vốn 1.303.100.000
>Thuế GTGT 84.970.000
b.Tổ chức hạch toán chi tiết.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
20
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán

Phòng kế toán tổ chức hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song song để
tiến hành theo dõi chi tiết từng loại vật t, sản phẩm, hàng hoá.
ở kho thủ kho ghi thẻ kho cho từng loại hàng hoá. Hàng ngày thủ kho căn cứ
vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào các cột tơng ứng trong thẻ kho.Cuối
ngày tính số tồn kho.Mẫu thẻ sử dụng nh sau:
Đơn vị:Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội
Tên kho: Thanh Xuân
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 20 - 10- 2005
Tờ số:
Tên, nhãn hiệu vật t: Bình chữa cháy MFZ4
Đơn vị tính: bình
Mã số: 05
Song song với việc mở thẻ kho phòng kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu
hàng hoá: Sổ này đợc mở theo từng kho và theo từng loại hàng hoá.
ở ví dụ 1 kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết vật liệu, hàng hoá cho các loại bình
và vòi chữa cháy.Trong sổ chi tiết này nhân viên ghi sổ phải ghi cụ thể số chứng
từ, ngày tháng ghi sổ, tên của từng loại hàng hoá nhập, số lợng, đơn giá nhập và
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
Số
TT
Chứng từ Diễn giải
Ngày
nhập,xuất
Số lợng
Số
hiệu
Ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn

1 10/10 Nhập mua
của Guangxi
12/10 05
2 15/10 Xuất bán cho
anh Phát
17/10 03
..........
.............
21
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
tồn về giá trị và số lợng hàng hoá.Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng phát sinh để
chuyển sang trang sổ mới.Cuối mỗi tháng nhân viên ghi sổ phải cộng cho từng
tháng.Cuối quý kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết cho tài khoản 156
để đối chiếu với Tài khoản tổng hợp trên Nhật ký - Sổ cái.
Các sổ chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết từng loại hàng hoá đợc thể hiện ở
trang (24,25).
c.Tổ chức hạch toán tổng hợp.
Do công ty áp dụng hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái nên hàng ngày song song
với việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, kế toán còn tiến hành ghi vào nhật
ký sổ cái cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Trong sổ Nhật ký sổ cái nhân viên ghi
sổ chỉ ghi tổng giá trị của lô hàng, cho các tài khoản 156, TK 133, TK 331.Cuối
tháng cộng phát sinh cho các tháng và tiến hành đối chiếu với sổ tổng hợp chi
tiết của TK 156.
Trở lại ví dụ 1 thì lô hàng nhập khẩu đợc định khoản nh sau:
Nợ TK 156: 1.303.100.000
Nợ TK 133: 84.970.000
Có TK 331: 1.388.070.000
Sau khi định khoản kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký sổ cái các tài khoản có
liên quan.
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D

22
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội.
Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hoá
Năm: 2005
Tài khoản: 156.Tên kho: Thanh Xuân
Đơn vị: VNĐ
Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn
Số
hiệu
Ngày
tháng Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Số d đầu kỳ 0
10/10 Nhập bình cc MFZ4 180.000 3000 540.000.000 3000 540.000.000
.
..
Cộng tháng 3000 540.000.000
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
23
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Đơn vị : Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà Nội

Bảng Tổng hợp chi tiết
Tài khoản 156
Vật t Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Bình cc MFZ4 0 540.000.000
Bình cc MFZT35 0 87.500.000
Bình cc MT3 0 165.000.000
Bình cc MT5 0 105.600.000
Vòi cc D50- Model:13 0 225.000.000

Vòi cc D65- Model:13 0 150.000.000
Vòi Rulô 0 30.000.000
. ..
.
Tổng 0 1.303.100.000
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
24
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Kế toán
Đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội
Nhật ký- Sổ Cái
Năm: 2005
Đơn vị: 1000đ
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh TK156 TK133 TK331
Số Hiệu Ngày
tháng Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Số d đầu năm *** *** ***
6/10/2005 Mua hàng của
Guangxi
1.388.070 1.303.100 84.970 1.388.070
Cộng phát sinh
tháng
1.388.070
Số d cuối tháng
Nguyễn Mạnh Hùng Kế toán 44D
25