Bài giảng Quản trị nguồn nhân lực - Chương 5: Định hướng và sắp xếp công việc

Bài 5
Định hướng và sắp xếp công
việc

1


Ngày làm việc đầu tiên
Bạn muốn biết những gì trong ngày làm việc đầu tiên?
• Cơng việc?
• Tổ chức?
• Giám đốc/Giám sát viên?
• Đồng nghiệp?
• Vị trí/mơi trường làm việc?
• Điều kiện làm việc?
• Hiện tại cơng việc đang tiến
triển ra sao?
2


Những vấn đề thực tế
1. Thực tại thường khác so với mong đợi.
2. Trong ngày đầu tiên, công ty thường tập trung nhiều
hơn tới nhân viên.
3. Nhân viên có thể hay rời bỏ cơng việc trong vịng
vài tháng đầu hơn là thời gian sau này.
4. Chương trình định hướng khơng hiệu quả sẽ làm

tăng cao tần suất nghỉ việc của nhân viên và tăng chi phí.

3

Định hướng là gì?
Định hướng
Truyền thống
văn hóa

Nghỉ việc
Drop-out

Ổn định c.v

Thừa kế
Phân tích/
Tổng hợp
Thơng tin
mới
Kinh nghiệm
trước kia

… một q trình tương tác của những yếu tố chỉ dẫn
đa diện, bao gồm những dự đốn, sự cảm thơng, sự
tương quan, và những ý kiến bác bỏ
4


Mục đích của việc định
hướng
1. Bày tỏ nguyện vọng nghề nghiệp một cách thực tế
- biểu hiện về mặt tâm lý (lo lắng, hoảng hốt)

- tham gia những vấn đề xã hội

2. Tăng năng suất

- Nhanh chóng bắt đầu, theo kịp tiến độ, tăng chất lượng
- Tiết kiệm chi phí, mang lại lợi nhuận

3. Tiết kiệm thời gian, công sức
- hệ thống
- hiệu quả

4. Tăng cường tính ổn định nghề nghiệp
- giảm sự lo lắng, tăng sự tự tin

5. Giảm xung đột và bảo đảm sự hợp tác trôi chảy

- Giảm thiểu những điểm khó hiểu hoặc phân biệt thơng qua sự hợp tác
giữa các đồng nghiệp
- Bảo đảm quyền lợi của nhóm dân tộc thiểu số, tầng lớp được bảo hộ
5


Mục đích của định
hướng

Tơi cũng khơng biết mọi việc đã bắt đầu ra sao. Tất cả những gì tơi biết là:
đó là một phần trong văn hóa cơng ty ta.

6

Mục đích của định
hướng

“Ơi, lạy Chúa, các vị! Cà vạt của các vị bị lệch rồi đấy.”
7


Mục tiêu của Chương trình định
hướng
Ví dụ: Metropolitan Life, Insurance Company, New York City, USA
• Ni dưỡng niềm tự hào được làm việc cho một cơng ty
chất lượng.
• Tạo ra nhận thức cơng ty có quy mơ như một tổ chức tài
chính lớn.
• Nhấn mạnh rằng lợi thế cạnh tranh của công ty là việc
tập trung vào khách hàng và dịch vụ khách hàng.
• Giảm những lo ngại liên quan đến cơng việc mới.
• Giúp tăng tốc độ phát triển thành viên trong đơn vị, có
đóng góp thực sự.
• Nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng để đánh giá kết quả
làm việc.
•Xác định rằng trách nhiệm phát triển cá nhân vừa là của
nhân viên, vừa là của ban quản lý.
8


Xã hội hóa là gì?

Định nghĩa

Mục tiêu

Xã hội hóa tổ chức được hiểu
là việc “dạy” về các mục tiêu,
quy tắc, giá trị, và các phương
thức làm việc được ưa chuộng

Thực hiện xã hội hóa
thành cơng sẽ mang lại:
• cơng việc phụ thuộc lẫn nhau
• sự đổi mới và hợp tác
• tăng động lực và sự thỏa mãn
• và giảm tỷ lệ nghỉ việc

9


Quy trình xã hội hóa 1
Văn hóa cơng ty

Tính cách cá nhân

Truyền thống

Cá tính

Giá trị

QUY TRÌNH

XÃ HỘI HĨA

Niềm tin

Lối cư xử
Tham vọng

• Năng suất
• Sự thỏa mãn
• Sự ổn định nghề nghiệp

10


Quy trình xã hội hóa 2

Bước 1

Nhân viên học tập những cách ứng xử phù hợp với
vai trị của mình. Ví dụ: xác định cơng việc của mình,

xác định những điểm ưu tiên, học cách phân phối thời gian
và công sức, cách giải quyết xung đột, v.v…

Bước 2

Nhân viên phải phát triển các kỹ năng và năng lực
mới phù hợp với cơng việc.

Bước 3

Việc xã hội hóa sẽ kéo theo sự chấp nhận một số
tiêu chuẩn và giá trị ở một mức độ nhất định.
Nguồn: Fieldman, 1981

11


Các loại quy tắc ứng xử
• Các quy tắc chính: mọi người phải tuân thủ nếu muốn
làm việc trong công ty.
• Các quy tắc bổ sung: đáng để thực hiện nhưng
khơng bắt buộc, ví dụ: quần áo.
- Khơng tn thủ cả hai (- -): nổi loạn một cách chủ động
- Tuân thủ cả hai ( + +): tuân thủ hoàn tồn--> “người
có tổ chức”, “quan chức”, “cơng chức”
- Tn thủ các quy tắc chính, nhưng khơng tn thủ
các quy tắc bổ sung (+ -): chủ nghĩa cá nhân sáng tạo.
12


Mơ hình xã hội hóa
Năng suất
Trước khi bắt đầu

Bắt đầu

Biến đổi

Sự tận tụy

Tỷ lệ nghỉ việc

1. Giai đoạn trước khi bắt đầu
Là một giai đoạn của quá trình xã hội hóa, đã nhìn nhận sự tham gia vào
tổ chức của cá nhân với một loạt những giá trị, quan điểm, và kỳ vọng của tổ chức.

2. Giai đoạn bắt đầu

Là giai đoạn các nhân phải đối mặt với việc tách biệt giữa những kỳ vọng của
tổ chức và thực tiễn.

3. Giai đoạn biến đổi

Là giai đoạn nhân viên mới phải làm việc với cường độ cao để giải quyết
những mâu thuẫn trong giai đoạn bắt đầu.

13


Nhiệm vụ của nhân viên
mới
1. Thích nghi với tình hình thực tiễn của tổ chức nhân sự.
2. Đối phó với những đối kháng, khó khăn khi thay đổi.
3. Học cách làm việc.
4. Học cách để ngày một tiến bộ trong cơng việc.
5. Giữ vững vị trí của mình trong tổ chức

Sốc với tình hình thực tế
Những mong đợi bất thành

14


Các bước việc định hướng

1. Chào đón
2. Gặp lãnh đạo và các đồng nghiệp
3. Hoàn thành các thủ tục giấy tờ
4. Kiểm tra lại sổ tay nhân viên
5. Giới thiệu các nhiệm vụ phải làm và hồn thành
khóa đào tạo ban đầu
6. Thực hiện những phần kế tiếp
15


Nội dung Chương trình
định hướng
Các vấn đề
tổ chức

•
•
•
•
•
•

Tiểu sử lãnh đạo
Tổ chức lãnh đạo
Tên và chức vụ các lãnh đạo chủ chốt

Chức vụ và phòng ban của nhân viên
Sơ đồ các thiết bị tiện dụng
Các giai đoạn tập sự

•
•
•
•
•
•

Lợi ích của
nhân viên

•
•
•
•
•

Quy mơ và kỳ hạn trả lương
Nghỉ lễ, nghỉ phép
Giờ giải lao
Lợi ích đào tạo
Hướng dẫn

• Lợi ích bảo hiểm
• Chương trình hưu trí
• Các dịch vụ của nhà tuyển dụng
giành cho nhân viên

• Chương trình phục hồi

Giới thiệu

• Với giám sát viên
• Với giảng viên đào tạo

Nhiệm vụ

• Địa điểm làm việc
• Nhiệm vụ
• Các yêu cầu về an tồn trong
cơng việc

Dây chuyền sản phẩm hoặc dịch vụ
Tổng quan q trình sản xuất
Các chính sách và luật lệ của công ty
Các quy định phạt
Sổ tay nhân viên
Thủ tục an tồn và việc áp dụng

• Với đồng nghiệp
• Với cố vấn viên
• Tổng quan về cơng việc
• Mục tiêu của cơng việc
• Mối liên quan với các cơng việc khác
16


Trang bị cho việc định

hướng

1. Sơ đồ tổ chức công ty.
2. Sơ đồ các thiết bị của công ty.
3. Bản sao các chính sách và thủ tục làm việc trong công ty.
4. Danh mục ngày nghỉ lễ và phúc lợi.
5. Bản sao mẫu khen thưởng hoạt động hiệu quả, ngày tháng và
các thủ tục.
6. Bản sao các mẫu khác theo u cầu (ví dụ: mẫu bồi hồn chi phí.
7. Các thủ tục phòng tránh những trường hợp khẩn cấp và tai nạn.
8. Mẫu bản sao bản tin hoặc tạp chí của công ty.
9. Số điện thoại và địa chỉ các nhân viên quan trọng
trong cơng ty (ví dụ: an ninh).
10. Bản sao các kế hoạch bảo hiểm.
17


Ví dụ về chương trình định
hướng
Định hướng của Quaker Oats ởtrường cao đẳng với tư cách là
người được đào tạo về Kinh doanh bán hàng
1. Đào tạo theo lĩnh vực, với giám đốc khu vực
2. Triết lý công ty của Quaker
3. Kỹ năng thuyết trình
4. Cơ cấu tổ chức
5. Sử dụng các tài liệu xúc tiến bán hàng, trợ cấp thương mại,
và các sự kiện khách hàng.
6. Chi tiết về mặt hành chính: bảng lương, bảo hiểm y tế,
chính sách nghỉ việc và nghỉ phép, lương hưu, lợi ích nhân viên,
các mẫu giấy tờ.

Nguồn: Anthony et al., (1999:333)

18


Tiêu chuẩn sản xuất
Định hướng ngắn hạn

Định hướng dài hạn

Thời gian

Năng suất làm việc

% nhân viên nghỉ việc

Tác động của quá trình định
hướng

Định hướng dài hạn

Định hướng ngắn hạn

Thời gian

19


Những khó khăn của
việc

định hướng

1. Bị q tải vì làm việc với quá nhiều thông tin trong một
thời gian ngắn.
2. Bị quá tải với các mẫu giấy tờ phải hoàn thành.
3. Chỉ được giao các nhiệm vụ phụ việc, làm giảm lịng u mến
cơng việc và trung thành với cơng ty.
4. Bị u cầu hồn thành các nhiệm vụ có nguy cơ thất bại cao,
có thể làm nản lịng nhân viên một cách không cần thiết.
5. Bị ép làm việc thiếu định hướng, với một niềm tin sai lầm là
“lửa thử vàng, gian nan thử sức” chính là định hướng đúng
đắn nhất.
6. Bị buộc phải lấp đầy chỗ trống giữa việc định hướng quy mô
rộng theo bộ phận HR và việc định hướng quy mô hẹp ở cấp bộ
phận.
20