xây dựng một số chức năng chính trong quản lý bán hàng

MỤC LỤC
Bảng biểu, hình vẽ
1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công nghệ thông
tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực hoạt động đời sống
của con người.
Trước đây, việc quản lí chủ yếu dựa trên giấy tờ sổ sách, thực hiện một cách
thủ công, mất thời gian, thiếu chính xác, gây ảnh hưởng tới việc kinh doanh, sản
xuất thì trong những năm gần đây, với sự bùng nổ công nghệ thông tin, tin học đã
và đang dần thay thế những việc làm thủ công và ngày càng khẳng định vai trò quan
trọng của mình. Với việc phát triển kinh tế như hiện nay, hàng ngày, hàng giờ các
doanh nghiệp luôn phải xử lí một khối lượng dữ liệu khổng lồ, nếu như không áp
dụng một phần mềm quản lí thì sẽ không thể đưa ra được các báo cáo chính xác và
kịp thời để hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
Do vậy, việc đưa tin học hóa vào trong các doanh nghiệp là một việc làm cần
thiết và cấp bách nếu như các doanh nghiệp Việt Nam muốn tồn tại và có chỗ đứng
trên thương trường trong thời kì mở cửa và hội nhập vào nền kinh tế thế giới với sự
cạnh tranh quyết liệt từ các doanh nghiệp nước ngoài như hiện nay.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề nên em đã quyết định chọn đề tài
“Tìm hiểu ngôn ngữ Visual Basic 6.0 và ứng dụng xây dựng một số chức năng
chính trong quản lý bán hàng tại cửa hàng điện tử điện lạnh Quang Thái- Thái
Nguyên” làm báo cáo thực tập.
Tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0, từ đó liên kết với cơ sở dữ liệu
Microsoft Office Access 2003 để đưa ra một chương trình quản lý bán hàng.
Nôi dung nghiên cứu của đề tài gồm 3 chương:
+ Chương 1: Cơ sở lý thuyết
+ Chương 2: Phân tích thiết kế hệ thống
+ Chương 3: Chương trình thực nghiệm
Đề tài nghiên cứu những khái niệm cơ bản và những ứng dụng của ngôn ngữ
lập trình Visual Basic 6.0 để áp dụng vào giải quyết bài toán quản lý bán hàng thực

tế. Do thời gian nghiên cứu có hạn nên đề tài không đi sâu vào tìm hiểu phân tích
hết các chức năng của ngôn ngữ Visual Basic 6.0 cũng như những ứng dụng khác
2
của ngôn ngữ Visual Basic 6.0. Mà chỉ tập trung vào những chức năng, công cụ lập
trình của ngôn ngữ Visual Basic 6.0 có liên quan đến vấn đề giải quyết bài toán đặt ra.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: quản lý bán hàng
Từ những nhu cầu thực tế, nhu cầu quản lý các công việc hàng ngày cũng
như quản lý số lượng khách hàng là không phải nhỏ. Vì vậy, em đã chọn nghiên
cứu đề tài này với mục tiêu là:
- Khảo sát và phân tích để có được kiến thức quản lý bán hàng.
- Tìm hiểu ngôn ngữ VISUAL BASIC 6.0
- Cài đặt được một số chức năng quản lí cơ bản như: thêm, lưu, xóa thông tin.
Chương trình thiết lập mang ý nghĩa khoa học lớn với mục đích hướng con
người tiếp cận gần hơn với máy tính, đem các công việc trong đời sống con người
vào với máy tính và tính toán xử lý bằng máy tính, hạn chế thời gian dành cho công
việc đó.
Thực tiễn đạt được của việc này là ngày càng nhiều nhà quản lý sử dụng máy
tính để phục vụ cho công tác tính toán của mình và họ đã tiết kiệm được khá nhiều
thời gian, tiền bạc trong vấn đề này.
3
Chương 1.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1.1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
1.1.1 Giới thiệu về Visual Basic 6.0
Microsoft Visual Basic 6.0: là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công
cụ trợ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một
lệnh lập trình phong phú, có nhiều hàm thủ tục viết sẵn cho việc lập trình, giúp ta
triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn
Microsoft Visual Basic 6.0: Là ngôn ngữ có tính trực quan rất cao, có cấu
trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải, rất dễ dàng học được thành thạo.

1.1.2 Các giao diện làm việc của Visual Basic 6.0
- Cửa sổ đầu tiên, lựa chọn các kiểu dự án để phát triển
Hình 1.1 Cửa sổ New Project
Chọn Standard EXE. Một lát sau trên màn ảnh sẽ hiện ra giao diện của môi
trường phát triển tích hợp (Integrated Development Environment - IDE ) giống như
dưới đây:
4
Hình 1.2 Giao diện của môi trường phát triển tích hợp
(Integrated Development Environment - IDE )
- Thanh tiêu đề (Titlebar)
Là thanh trên cùng của màn hình giao diện chính của VB. Thanh này chứa
tên của dự án đang được thiết kế.
- Thanh thực đơn (Menubar)
Hình 1.3 Thanh thực đơn (Menubar)
Chứa đầy đủ các mục chức năng mà bạn sử dụng để làm việc với VB6, kể cả
các menu để truy cập các chức năng đặc biệt dành cho việc lập trình chẳng hạn như
Project, Format, hoặc Debug. Trong Menu Add-In có Add-In Manager cho phép
bạn gắn thêm những menu con để chạy các chương trình tiên ích cho việc lập trình.
5
- Thanh công cụ (Toolbar)
Các toolbar có hình các icons cho phép bạn click để thực hiên công việc
tương đương với dùng một menu command, nhưng nhanh và tiện hơn. Dùng menu
command View/ Toolbar để làm cho các toolbar hiện ra hay biến mất đi. Có thể
thay đổi vị trí một toolbar bằng cách nắm vào hai gạch dọc nằm bên trái toolbar rồi
dời toolbar đi chỗ khác.
Hình 1.4 Thanh công cụ (Toolbar)
Ngoài ra có thể sửa đổi các toolbar theo ý thích bằng cách dùng menu
command View/ Toolbars/ Customize…
- Hộp công cụ (Toolbox)
Đây là hộp đồ nghề với các công cụ, gọi là controls, mà bạn có thể đặ lên các

from trong lúc thiết kế (design). Nếu Toolbox biến mất bạn có thể hiển thị nó bằng
cách dùng menu View/ Toolbox. Bạn có thể kiến Toolbox hiển thị nhiều controls
hơn bằng cách chọn components…từ context menu hay dùng menu command
Project/ Components. Ngoài việc trình bày toolbax bằng cách chọn Add Tab… từ
context menu và bổ sung các control cho tab từ kết quả.
Hình 1.5 Hộp công cụ Toolbox
6
- Properties window
Liệt kê các thuộc tính của các form hoặc controls được chọn. Một property là
một đặc tính của object chẳng hạn như size, caption, hoặc color.
- Project Explorer
Sẽ liệt kê các forms và các modules trong project hiện hành của bạn. Một
projectt là sự tập hợp các tệp mà bạn sử dụng dể tạo một trình ứng dụng. Để hiển thị
một project vào menu View/ Project Explorer hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+R.
- Form Layout
Dùng form layout để chỉnh vị trí của các forms khi nó hiện ra lần đầu lúc
chương trình chạy
- Form designer
Dùng để thiết kế giao diện lập trình. Bạn bổ sung các controls, các đồ họa
(graphics), các hình ảnh từ hộp Toolbox vào form để tạo ra chức năng mà bạn
muốn. Mỗi form trong tình ứng dụng của bạn có design form riêng của nó. Khi bạn
maximise một form designer, nó chiếm cả khu làm việc. Muốn làm cho nó trở lại cỡ
bình thường và đồng thời để thấy các form designers khác, click nút Restore
Window ở góc bên phải, phía trên.
Hình 1.6 Form designer
- View Code button
Cửa sổ code là nơi bạn thực hiện lập trình để đáp ứng các sự kiện có thể xảy
ra khi ứng dụng hoạt động.
7
Hình 1.7 Cửa sổ Code

Phía trên cửa sổ code bạn thấy có 2 hộp menu đổ xuống
Tại hộp menu bên trái bạn lựa chon đối tượng muốn lập trình.
Tại hộp menu bên phải bạn lựa chon sự kiện tương ứng với đối tượng đã
được lựa chọn trong hộp menu bên phải sẽ được lập trình
- Immediate Window
Dùng để gỡ rối (debug) trình ứng dụng của bạn. Bạn có thể display dữ kiện
trong khi chạy chương trình ứng dụng. Khi chạy chương trình đang tạm ngừng ở
một beak point, bạn có thể thay đổi giá trị các biến hay chạy một dòng chương trình
để hiển thị cửa sổ chọn menu View/ Immediate Window.
- View form button
Click lên nút này để hiện ra cửa sổ thiết kế giao diện của form tạm thời
1.1.3 Đối tượng và thuộc tính của đối tượng
1.1.3.1 Khái niệm
- Đối tượng (điều khiển – control): là những thứ mà chúng ta sử dụng để
thiết kế và thực hiện một dự án phần mềm.
- Thuộc tính của đối tượng: là những đặc điểm của đối tượng sử dụng để mô
tả, định nghĩa đối tượng hay để phân biệt đối tượng này với đối tượng khác. Mỗi đối
tượng trong Vb thì đều có một tập hợp các thuộc tính được quy định trước và thông
qua cửa sổ thuộc tính thì chúng ta có thể thiết lập và thay đổi mọi thuộc tính của đối
tượng. Trên màn hình thiết kế form, nhấn F4 để thể hiện thuộc tính của đối tượng
đang được chọn.
8
1.1.3.2 Một số thuộc tính thường gặp của đối tượng
- Name - Tên của đối tượng
+ Là thuộc tính định danh để phân biệt đối tượng này với đối tượng khác, nó
được sử dụng để truy suất hay gán giá trị cho các thuộc tính khác của đối tượng khi
lập trình
+ Quy tắc đặt tên: Là một chuỗi có tối đa 40 ký tự, bắt đầu bằng chữ cái,
không chứa khoảng cách, không chứa dấu tiếng Việt và thường có 3 ký tự đầu tiên
được gọi là tiền tố với chức năng để phân loại đối tượng.

+ Chúng ta thường sử dụng các tiền tố như sau:
Loại đối tượng Tiền tố Loại đối tượng Tiền tố
Combobox cbo Label Lbl
Checkbox Chk List Lst
Command button Cmd Menu Mnu
Form Frm Nút tùy chọn Option button Opt
Grid Grd Hộp chứa hình vẽ Picturebox Pic
Image Img Đối tượng thời gian Timer Tmr
Hộp văn bản Textbox Txt
- Thuộc tính tiêu đề - Caption : Trên tiêu đề nếu có ký tự & thì khi xuất hiện
trên biểu mẫu, chữ cái liền sau ký tự & sẽ được gạch chân để thay vì bấm chuột trực
tiếp vào đối tượng ta bấm Alt + ký tự được gạch chân
- Thuộc tính khả ứng – Enable
- Thuộc tính Fort
- Fore Color: Màu chữ
- Back Color: Màu nền (Background)
- Tab Index: Quy định thứ tự của việc nhận điều khiển khi ta bấm phím Tab
lúc ứng dụng hoạt động.
- Index
- Tool Ttgrgtrtgip Text
9
1.1.3.3 Một số đối tượng dùng để thiết kế form
- Hộp văn bản – Text Box
- Nhãn – Label
- Nút lệnh – Command Button
- Hộp kiểm - Check Box
- Nút lựa chọn – Option Button
- Khung – Frame
- Hộp danh sách đổ xuống – ComboBox
- Hộp danh sách - ListBox

1.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office
Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ
(Toolbar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần
lớn mọi người đã quen dùng. Việc trao đổi dữ liệu giữa Access và các ứng dụng
khác trong môi trường Windows cũng rất thuận tiện.
1.2.1 Làm việc với bảng (Table)
Bảng dữ liệu (table): Là một thành phần quan trọng nhất của cơ sở dữ
liệu(CSDL). Nó là nơi lưu trữ dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng.
Sau khi thiết kế các bảng, chúng ta mới chỉ có cấu trúc các bảng chứ chưa
có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau. Do đó việc thiết lập mối quan hệ
giữa các bảng sẽ giúp MS Access quản lý dữ liệu được hợp lý hơn và bảo vệ các
ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập dữ liệu. Để thiết lập được quan
hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu. Các bước tạo
bảng như sau:
- Bước 1; Khởi động và tạo một CSDL mới
- Bước 2: Từ cửa sổ Database chọn Table, sau đó chọn Create table in
Design View. Từ thanh công cụ chọn Datasheet View.
- Bước 3: Điền tên các trường vào các cột Field Name, chọn dữ liệu trong cột
Data Type, mô tả nội dung trong trường Description, lựa chọn tính chất trong
trường Field Properties.
- Bước 4: Ta đã tạo xong một bảng mới trong CSDL
10
1.2.2 Truy vấn (Query)
Truy vấn (query): Các thông tin nhập vào từ các bảng chưa được tổng hợp để
phục vụ cho công tác báo cáo vì vậy người ta phải sử dụng một công cụ để truy vấn
thông tin (Query) chẳng hạn như: Lựa chọn các trường và mẫu tin cần thiết, xếp thứ
tự các mẫu tin theo trường quy định, tham khảo dữ liệu trên nhiều bảng. Sử dụng
bảng vấn tin để làm Form hay Report. Thực hiện những thay đổi trong bảng dữ liệu.
Tính toán số liệu trên Table. Có thể tạo ra một Table mới.

1.2.3 Biểu mẫu (form)
Form là công cụ dùng để nhập hay xem số liệu vào cơ sở dữ liệu. Thay vì
nhập trực tiếp vào Table thì chúng ta có thể nhập từ Form. Các dữ liệu này được ghi
vào trong Table.
1.2.4 Báo cáo (Report)
Report là đối tượng trong Database. Report được sử dụng như công cụ
chuyên nghiệp trong Access tạo ra các báo cáo. Access cho phép tạo các Report chi
tiết, Report thống kê theo nhóm, tạo Mailing Label (nhãn thư tín), tạo Report có
Chart minh họa…

11
Chương 2.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Giới thiệu chung về công ty
Cửa hàng điện tử điện lạnh Quang Thái được thành lập ngày 02/07/2010 có trụ
sở chính tại 252A đường Cách Mạng Tháng 8 – Thành Phố Thái Nguyên
Cửa hàng hoạt động kinh doanh chủ yếu về các mặt hàng điện tử, điện lạnh như:
Tủ lạnh, máy giặt, điều hòa, quạt điện… và các thiết bị phụ tùng khác.
2.1.1 Cơ cấu nhân sự
- Giám đốc: Ông Đinh Anh Hào
- Tài chính: Bà Trần Thị Tuyết Mai
- Kinh doanh: Ông Phạm Tiến Sơn
- Vật tư: Ông Đông Dược Thảo
- Kĩ thuật: Ông Mai Văn Tiến
2.1.2 Phân công công việc
Bao gồm: Chủ cửa hàng thực hiện các chức năng sau:
- Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của cửa
hàng, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kì, thời kì hoạt động.
- Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của nhân viên.
- Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của cửa hàng về tổ

chức nhân sự, lương, tài chính kế toán.
Nhân viên kĩ thuật sẽ chịu trách về kĩ thuật của cửa hàng, là người trực tiếp lập
kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm, tìm hiểu thông tin những chức năng kĩ thuật
những mặt hàng chuẩn bị nhập về rồi báo cáo với chủ cửa hàng.
Về tài chính do bà Trần Thị Tuyết Mai đảm nhiệm, có nhiệm vụ thống kê sổ
sách, báo cáo tình hình tài chính cho chủ cửa hàng, tổng hợp tình hình hoạt động tài
chính trong từng chu kì kinh doanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lược
trong thời gian tới.
Việc kinh doanh do ông Phạm Tiến Sơn Trưởng đảm nhiệm, thực hiện các chức
năng sau:
12
- Khai thác thị trường: phát triển thị trường, tìm hiểu thị trường để có thể mở
rộng phạm vi kinh doanh. Tìm những mặt hàng mà khách hàng đang cần, hay có thể
giới thiệu các sản phẩm của cửa hàng.
- Bán hàng: bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên là: Dương Thị Thu và Nguyễn
Thảo phụ trách, có nhiệm vụ giới thiệu những tính năng của sản phẩm đến khách
hàng giúp họ có thể đưa ra được những lựa chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu.
Việc quản lí kho trực tiếp quản lí kho hàng, dán tem cho sản phẩm. Để đảm bảo
quản lí kho một cách chặt chẽ thì mỗi lần nhập hàng hay xuất hàng bộ phận quản lí
kho đều có trách nhiệm kiểm tra sản phẩm, đánh giá chất lượng, kiểm kê số lượng
sao cho phù hợp với kế hoạch kinh doanh của cửa hàng.
Bộ phận kỹ thuật do ông Mai Văn Tiến thực hiện gồm các công việc sau:
- Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập vào.
- Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã kí với
khách hàng: lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kĩ thuật có liên quan
đến thiêt bị bàn giao, bảo hành.
2.1.3 Khảo sát và phân tích nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng
Hiện nay, việc kinh doanh bán hàng của cửa hàng diễn ra dưới sự điều hành
của chủ cửa hàng. Hằng ngày, chủ cửa hàng và nhân viên kế toán của cửa hàng tư
vấn bán hàng và đảm nhiệm công việc thu tiền của khách, ghi chép sổ sách thanh

toán cho nhà cung cấp khi nhận hoặc giao hàng. Công việc tuy không phức tạp
nhưng tiêu tốn rất nhiều thời gian, và nhiều khi dữ liệu mua bán kinh doanh bị xáo
trộn, việc đối chiếu sổ sách đôi khi bị nhầm lẫn, có quá nhiều thông tin cần phải lưu
trữ khiến cho chủ cửa hàng rất vất vả trong việc quản lý giấy tờ và sổ sách.
Hiện tại công việc quản lý kinh doanh của cửa hàng có thể tóm lược như sau:
Trong quản lý kinh doanh mua bán các mặt hàng, các khách hàng là các
khách hàng mua buôn, các khách hàng là khách hàng mua lẻ, đồng thời phải kiêm
luôn cả việc quản lý công nợ, các chi phí dùng cho việc kinh doanh hàng ngày như
tiền điện, nước…
Thống kê hàng hóa, chi tiêu công nợ, lỗ, lãi và các mặt hàng tiêu thụ tốt
trong tháng
13
Quản lý nhập hàng hóa: Cửa hàng nhập các mặt hàng từ các nhà cung cấp,
bán lẻ khi giao nhận, có những mặt hàng phải thanh toán ngay, có những mặt hàng
sau một khoảng thời gian nào đó nếu không bán được thì có thể yêu cầu nhà cung
cấp thu hồi lại hàng hóa và dựa trên thông tin hàng hóa đó nhà cung cấp sẽ quyết
định giá bán của các mặt hàng.
Quản lý kinh doanh: Việc kinh doanh buôn bán của cửa hàng diễn ra hàng
ngày, có rất nhiều đối tượng tham gia vào hoạt động này như các khách hàng mua
lẻ, các khách hàng mua buôn hoặc mua với số lượng lớn, việc quản lý kinh doanh
với từng loại đố tượng là rất cần thiết. Đồng thời với việc quản lý bán hàng thì việc
thanh toán công nợ và các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động kinh doanh hàng
ngày cũng rất cần thiết.
Thống kê các danh mục hàng hóa: Hàng tháng đều phải thống kê các mặt
hàng về chủng loại, số lượng lớn là mặt hàng tiêu thụ mạnh hay đang tồn kho…trên
cơ sở kết hợp với bên ngoài thì mới có những nhận định chính xác về tình hình kinh
doanh của cửa hàng hiện tại và có những kế hoạch kinh doanh sắp tới.
2.1.3.1 Mục tiêu khảo sát
Công việc khảo sát nhằm:
- Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống quản lý bán hàng cũ.

- Tìm hiểu các yêu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò người quản lý
- Tìm hiểu thông tin ở một số hệ thống quản lý bán hàng hiện đại thông qua
nhiều hình thức như: Internet, sách, truyền hình…
- So sánh để đối chiếu mặt mạnh, mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằm
đưa ra hướng xây dựng hệ thống cải tiến hơn so với các hệ thống cũ.
2.1.3.2 Mô tả bài toán
Hàng hóa được nhập vào cửa hàng người quản lý ghi đầy đủ thông tin của
việc nhập hàng. Mặt hàng bị lỗi hoặc tồn kho không bán được thì tạo phiếu trả hàng
cho nhà sản xuất.
Bộ phận quản lý sẽ lưu các thông tin vào các tệp khách hàng, nhân viên, nhà
cung cấp, mặt hàng và sẽ lấy thông tin ra khi cần.
Khi khách hàng đến mua hàng thì khách hàng tìm kiếm những mặt hàng
mình muốn mua nhờ sự trợ giúp của nhân viên. Khi đó nhân viên có nhiệm vụ giới
14
thiệu và chỉ dẫn cho khách hàng về mặt hàng mà họ muốn mua. Sau khi khách hàng
đã quyết định mua mặt hàng nào đó thì khách hàng thanh toán và nhân viên sẽ gửi
cho khách hàng một hóa đơn.
Trong khi thanh toán thì khách hàng cung cấp thông tin (họ tên, địa chỉ, số
điện thoại….) cho nhân viên và được lưu trữ vào tệp khách hàng. Thông tin khách
hàng được quản lý trong bộ phận quản lý thông tin chung để: Sau khi nhận hàng
trong thời gian quy định, khách hàng nhận thấy mặt hàng mình đã mua bị lỗi thì
khách hàng có thể trả lại hàng cho cửa hàng. Khi nhận lại hàng, cửa hàng làm 1
phiếu thu hồi hàng, bao gồm các thông tin: Khách hàng, mặt hàng, số lượng, ngày
trả, kho nhận lại. Đồng thời cửa hàng sẽ đổi hàng nếu như còn mặt hàng và sẽ trả lại
tiền cho khách hàng trong trường hợp mặt hàng đã hết.
2.1.3.3 Xây dựng hệ thống mới
 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống mới
Với mục tiêu nâng cao hiệu quả của việc kinh doanh và hệ thống quản lý
được vận hành chính xác, an toàn, hiệu quả và lâu dài, đem lại lợi ích cho cửa hàng
cũng như khắc phục những nhược điểm, thiếu sót, bất cập trong công tác quản lý

bán hàng thủ công trước đây. Nhận thấy cần phải xây dựng một chương trình quản
lý bán hàng có đầy đủ các chức năng của hệ thống cũ được tin học hóa, bên cạnh đó
cũng cần phải xây dựng thêm các chức năng mới để nâng cao hiệu quả của công tác
quản lý, đảm bảo sự tin cậy của hệ thống, giảm bớt thời gian và công sức lao động,
tự động hóa các công việc nhàm chán có tính chu kỳ (thống kê, tính công nợ…)
tăng cường khả năng bảo mật trong công tác lưu trữ, xử lý, truy vấn thông tin…
Giảm thiểu sai sót rủi ro. Đó là các chức năng cần thiết mà một hệ thống quản lý
cần có để đưa vào thực tế.
 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình xây dựng hệ thống
Việc áp dụng phần mềm tin học vào công tác quản lý kinh doanh bán hàng
nhằm giải quyết nhiều khâu trung gian không cần thiết, đáp ứng tốt nhu cầu về tính
chính xác, tiện lợi, đầy đủ, nhanh chóng cập nhật thông tin khi có sự thay đổi.
Ngoài ra, nhờ có sự phát triển thông tin ngày càng trở nên mạnh mẽ không
chỉ trên thế giới mà còn ở Việt Nam cũng phát triển không ngừng, điều này đặt ra
một vấn đề, chúng ta còn hội nhập với nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi chúng ta phải
15
không ngừng đổi mới về công nghệ mà còn phải đổi mới về cách thức quản lý.
Ngoài ra, việc lưu trữ số liệu cần phải có sự an toàn về dữ liệu, về tin học mới là
công cụ hữu hiệu nhất để lưu trữ thông tin một cách tối ưu.
Trong giai đoạn hiện nay, việc đào tạo và tuyển chọn lao động hiểu biết về
việc sử dụng thành thạo các thao tác trên máy tính là một việc không khó khăn.
Điều quan trọng là phải xây dựng được phần mềm quản lý hệ thống đáp ứng được
công tác quản lý của chúng ta, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời đáp ứng
được những đòi hỏi hiện nay.
 Lợi ích hệ thống mang lại
Một chương trình với đầy đủ chức năng cơ bản làm thay cho kiểu thủ công,
chương trình có khả năng thống kê và tổng hợp số liệu, từ đó rút ra kết quả nhanh
chóng, chính xác và an toàn. Việc viết các phiếu nhập hàng, giao hàng… như trước
đây sẽ được thay bằng tin học hóa, hầu như con người không phải động chạm gì
nhiều vào sổ sách. Thay cho việc thường xuyên phải kiểm tra, thống kê sổ sách thì

giờ đây, họ chỉ cần tổng hợp lại trong máy tính mà không phải xem xét tận nơi mà
vẫn thu được kết quả rất chính xác trong thời gian ngắn, công tác lưu trữ thông tin
trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn. Hầu như bất cứ lúc nào bộ phận quản lý cần thì hệ
thống có thể đưa ra các thông tin trọn vẹn với những yêu cầu khác nhau.
 Mục tiêu xây dựng phần mềm quản lý
Quản lý chặt chẽ và cập nhật kịp thời một thay đổi về các mặt hàng, các nhà
cung cấp bán lẻ và giá cả của các mặt hàng hiện nay.
Quản lý việc nhập các mặt hàng, giao hàng cho khách hàng mua buôn và
thông tin về các đợt khuyến mại, tổng hợp công nợ và tình hình thu chi.
Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, báo cáo thống kê và truy vấn dễ dàng theo các tiêu
chí tìm kiếm thông tin trong cơ sở dữ liệu.
16
2.2 Phân tích, thiết kế hệ thống
2.2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
2.2.2 Các sơ đồ luồng dữ liệu
2.2.2.1 Các kí hiệu dùng trong xây dựng luồng dữ liệu
- Chức năng xử lý: là một quá trình biến đổi thông tin
Biểu diễn: hình tròn hoặc hình elip có viết tên chức năng ở bên trong
- Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin ra hoặc vào chức năng
Biểu diễn: Dùng các mũi tên có hướng viết dọc theo mũi tên

Quản lý bán hàng
Quản lý chung Thống kê - báo cáo
Quản lý bán hàng
Quản lý khách hàng
Quản lý nhà cung
cấp
Thống kê hàng tồn
Thống kê doanh thu

Quản lý mặt hàng
Quản lý nhân viên
Quản lý hàng
Quản lý hóa đơn bán
17
- Kho dữ liệu: Là một dữ liệu đơn hay là một dữ liệu có cấu trúc được lưu lại
để có thể truy cập được nhiều lần về sau. Tên kho là một danh từ cộng với một tính
từ (nếu cần thiết) cho phép hiểu vắn tắt nội dung cần thiết
Biểu diễn: Dùng hai đường thẳng song song và ghi thông tin ở giữa
- Thực thể (các tác nhân ngoài): Là một người, nhóm người, tổ chức, đối
tượng ở bên ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Tác nhân
ngoài là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và cũng là nơi nhận thông tin. Tên của
tác nhân ngoài là một danh từ
2.2.2.2 Các sơ đồ luồng dữ liệu
 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Sơ đồ mức khung cảnh của hệ thống quản lý bán hàng có những thành phần sau:
- Các tác nhân ngoài
+ Nhà cung cấp: Là người cung cấp các sản phẩm cho công ty
+ Khách hàng: Là người mua hàng
+Bộ phận quản lý những mặt hàng nhập và xuất
18
Thông tin mua hàng Thông tin cần

báo cáo
Hóa đơn bán hàng Thông tin báo cáo
Thông tin phản hồi


Thông tin nhân viên,
nhà cung cấp, mặt hàng

Hình 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
19
Khách hàng
Quản lý bán hàng
Nhân viên
Bộ phận quản
lý
 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Nhà cung cấp
Thông tin nhân viên, Nhân viên
nhà cung cấp, mặt hàng

Thông tin

phản hồi

Mặt hàng
Khách hàng

Yêu cầu mua hàng
Hóa đơn


Hóa đơn
Thông tin báo cáo

Thông tin cần báo cáo
Hình 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
20

Nhân viên
Khách hàng
Quản lý
chung
Thống kê
báo cáo
Quản lý
bán hàng
Ban lãnh đạo
 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của các chức năng:
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý thông tin chung

Thông tin nhân viên

Nhân viên
Thông tin phản hồi
Thông tin mặt hàng
Mặt hàng
Thông tin phản hồi
Tt nhà cung cấp
Nhà cung cấp
Thông tin phản hồi

Thông tin khách hàng
Khách hàng
Thông tin phản hồi

Hình 2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý thông tin chung
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê - báo cáo
Thông tin hàng tồn

Mặt hàng

Thông tin báo cáo
Thông tin doanh thu
Hóa đơn bán
hàng
Thông tin báo cáo

Hình 2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng thống kê - báo cáo
21
Nhân viên
Quản lý
nhân viên
Quản lý mặt
hàng
Quản lý nhà
cung cấp
Quản lý
khách hàng
Khách hàng
Thống kê
hàng tồn
Thống kê
doanh thu
Bộ phận
quản lý
- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý bán hàng
Thông tin hóa đơn
Hóa đơn bán

Thông tin báo cáo
Thông tin hàng bán
Hàng bán
Thông tin báo cáo
Hình 2.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý bán hàng
2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Bảng danh mục khách hàng
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
1 MaKH Text Mã khách hàng
2 TenKH Text Tên khách hàng
3 Diachi Text Địa chỉ
4 Sdt Number Số điện thoại

Bảng danh mục nhà cung cấp
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
1 MaNCC Text Mã nhà cungcấp
2 TenNCC Text Tên nhà cung cấp
3 Diachi Text Địa chỉ
4 Sdt Number Điện thoai
22
Quản lý hóa
đơn bán
Quản lý hàng
Quản lý
bán hàng
Bảng danh mục nhân viên
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
1 MaNV Text Mã nhân viên
2 TenNV Text Tên nhân viên
3 Diachi Text Địa chỉ

4 Sdt Number Số điện thoại
Bảng danh mục hàng
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
1 MaHang Text Mã hàng
2 TenHang Text Tên hàng
3 Dvt Text Đơn vị tính
Bảng hóa đơn bán
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
1 Mahd Text Mã hóa đơn
2 Makhach Text Mã khách
3 Manv Text Mã nhân viên
4 Mahang Text Mã hàng
5 Ngayban Text Ngày bán
6 Slban Number Số lượng bán
7 Dongia Text Đơn giá
8 Thanhtien Text Thành tiền
Bảng phiếu nhập
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Giải thích
1 Mapn Text Mã phiếu nhập
2 Ngaynhap Date/time Ngày nhập
3 Mancc Text Mã nhà cung cấp
4 Mahang Text Mã hàng
5 Slnhap Number Số lượng nhập
23
6 Manv Text Mã nhân viên
7 Dongia Text Đơn giá
8 Thanhtien Text Thành tiền
- Mối quan hệ giữa các bảng
Hình 2.7 Mối quan hệ giữa các bảng
24

Chương 3.
CHƯƠNG TRÌNH THỰC NGHIỆM
3.1 Sơ lược chương trình
Chương trình gồm 3 chức năng chính
- Quản lý chung.
- Quản lý bán hàng.
- Thống kê – báo cáo.
Được thiết kế trên ứng dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual
Basic 6.0.
3.1.1 Chức năng quản lý chung
Chức năng quản lý chung thì gồm có: Quản lý khách hàng, quản lý mặt hàng,
quản lý nhà cung cấp, quản lý nhân viên.
Cho phép thêm, lưu, xóa, nhập dữ liệu.
3.1.2 Chức năng quản lý bán hàng
Quản lý danh mục hàng và quản lý hóa đơn bán.
Cho phép thêm, lưu, xóa, nhập dữ liệu.
3.1.3 Chức năng thống kê – báo cáo
Khi có yêu cầu của ban lãnh đạo thì nhân viên thực hiên thống kê báo cáo hàng
tồn, doanh thu của công ty.
Cho phép thêm, lưu, xóa dữ liệu.
3.2 Giao diện của chương trình
3.2.1 Form chính của chương trình
Hình 3.1 Form chính của chương trình
25