Bài giảng Tin học ứng dụng ngành kế toán: Chương 4 - Trần Thị Kim Chi

TIN HỌC ỨNG DỤNG
NGÀNH KẾ TOÁN
Chương 4: MICROSOFT EXCEL


Nội dung Chương 4
1. Giới thiệu Microsoft Excel
2. Thao tác với bảng tính
2.1. Các thao tác với tập tin
2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc
2.3. Thao tác nhập liệu
2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List
2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác
2.6. Hiệu chỉnh dữ liệu
2.7. Lập công thức Excel
2.8. Định dạng dữ liệu
2.9. Hiệu chỉnh bảng tính

2


Nội dung Chương 4 (tt)
3. Hàm trong Excel
3.1. Khái niệm hàm
3.2. Các hàm thơng dụng
3.2.1. Nhóm hàm tốn học
3.2.2. Nhóm hàm xử lý chuỗi
3.2.3. Nhóm hàm xử lý ngày giờ
3.2.4. Nhóm hàm luận lý
3.2.5. Nhóm hàm dị tìm
3.2.6. Nhóm hàm thống kê

3.2.7. Nhóm hàm cơ sở dữ liệu
3.2.8. Nhóm hàm thông tin
3.3. Công thức mảng

3


Nội dung Chương 4 (tt)
4. Chèn các đối tượng vào bảng tính
4.1. Chèn hình ảnh
4.2. Chèn biểu đồ
4.3. Chèn các đối tượng mở rộng
4.5. Xử lý dữ liệu
4.5.1. Sắp xếp dữ liệu
4.5.2. Trích lọc dữ liệu
4.5.3. Tạo tổng cấp dưới (Subtotals)
4.5.4. Tạo dữ liệu tổng hợp từ các các dữ liệu chi tiết (Consolidate)
4.5.5. Kiểm tra nhập liệu (Data Validation)

4


Nội dung Chương 4 (tt)
6. In ấn
6.1. Định dạng trang in
6.2. Các chế độ hiển thị trang trong Excel
6.3. In bảng tính
7. Các chức năng khác
7.1. Thiết lập Freeze Panes
7.2. Kiểm tra đánh giá công thức

7.3. Sao chép đặc biệt
7. 4.Định dạng theo điều kiện (Conditional Formatting)
7.5. Bảo vệ bảng tính

5


1. Giới thiệu Microsoft Excel
 Microsoft Excel là phần mềm về bảng tính điện tử dùng để lưu trữ,
tổ chức và thao tác trên dữ liệu.
 Vùng làm việc của Excel là một bảng gồm nhiều hàng và cột.


Hàng (row) được được nhận diện bởi số (1,2,3,…) và



Cột (column) được nhận diện bởi ký tự (A,B,C,…).



Giao giữa hàng và cột là ơ (cell) và có địa chỉ là <cột-hàng> ví dụ
A7.



Ô là đơn vị cơ sở để lưu trữ dữ liệu của bảng tính.

 Hiện tại MS Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh
nghiệp phục vụ các cơng việc tính tốn từ đơn giản đến phức tạp.

6


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Khởi động Microsoft Excel
 Cách 1: Nhấn chuột vào Start→All Programs →Microsoft Office →
Microsoft Excel 2010
 Cách 2: Double click vào biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên
Desktop
 Cách 3: Vào Start → Run → gõ vào Excel và nhấn Enter.
Thoát khỏi Microsoft Excel
 Cách 1: Chọn menu File → Exit
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
 Cách 3: Nhấn chuột vào nút X (close) ở góc trên bên phải

7


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Thành phần trong cửa sổ của MS Excel

8


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Thành phần trong cửa sổ của MS Excel
 Title bar: Thanh tiêu đề.
 Tab bar: Thanh lệnh.
 Ribbon: Thanh chứa các Group công cụ. MS Excel 2010 thay đổi

giao di ện người dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truy ền
thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày ngay
trên màn hình gọi là Ribbon.
 Formula bar: Thanh cơng thức.
 Sheet Tab: Chứa các sheet trong workbook.
 Scroll bar: Thanh cuộn ngang/dọc
 Status bar: Thanh trạng thái
9


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas,
Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
 Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong
quá trình làm việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các
kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng hoặc cột, sắp xếp, tìm ki ếm,
lọc dữ liệu,…
 Insert: Chèn các loại đ i tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ
đồ, đồ thị , ký hiệu, …
 Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thi
ết lập in ấn.
 Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra
theo dõi cơng thức, điều khiển việc tính tốn của Excel.

10


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
 Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel,
các danh sách, phân tích dữ liệu,…

 Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú
thích vào các ơ, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
 View: Thiết l ập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to,
thu nhỏ, chia màn hình, …
 Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các
lập trình viên, những người có hiểu bi t về VBA. Để mở nhóm này
nhấn vào nút Office → Excel Options → Popular → Chọn Show
Developer tab in the Ribbon.
 Add-Ins: Tab này chỉ xuất hi ện khi Excel mở một tập tin có sử dụng
các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,

11


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Hiệu chỉnh Ribbon theo ý người dùng
 Từ File → Options → Customize Ribbon

12


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Cấu trúc bảng tính
 Workbook: Một tập tin của Excel 2010 được gọi là một
Workbook và có phần phân loại mặc định là .xlsx. Một Workbook
được xem như là một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một
workbookcó tối đa 255 sheet.
 Worksheet: Mỗi một sheet là một bảng tính gồm các hàng và cột


Hàng: Có tối đa là 1.048.576 hàng, được đánh số thứ tự từ 1,2,3,…



Cột: Có tối đa là 16.384 cột, được đánh số từ A,B,C,…



Ô: Là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các
ô có lưới phân cách.



Mỗi ơ có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự
hàng.
13


1. Giới thiệu Microsoft Excel (tt)
Cấu trúc bảng tính (tt)

14


2. Thao tác với bảng tính
2.1. Các thao tác với tập tin
2.2. Thiết lập các thông số môi trường làm việc
2.3. Thao tác nhập liệu
2.4. Đánh số tăng tự động, chức năng Custom List
2.5. Khối dữ liệu, phạm vi thao tác

2.6. Hiệu chỉnh dữ liệu
2.7. Lập công thức Excel
2.8. Định dạng dữ liệu
2.9. Hiệu chỉnh bảng tính

15


2.1. Các thao tác với tập tin
 Lưu tập tin: Đặt tên cho tập tin và chọn vị trí lưu.
 Qui tắc đặt tên: Tên tập tin có thể dài tới 255 ký tự bao gồm cả
khoảng trắng. Tuy nhiên trong tên tập tin không được dùng các ký
hiệu đặc biệt như: \ ? : * “ < > |

16


2.1. Các thao tác với tập tin
 Tạo tập tin mới: Office → New → Blank workbook và nhấn Create.

17


2.1. Các thao tác với tập tin
 Mở tập tin có sẵn: Office → Open→ chọn tập tin.

18


2.2. Thiết lập các thông số môi trường

làm việc
 Quy định về cách nhập
và hiển thị số, ngày giờ
trong Windows: chọn lệnh
Start → Control Panel →
Regional and Language →
Formats
→
Additional
Settings.

19


2.2. Thiết lập các thông số môi trường
làm việc
 Numbers: Khai báo kiểu số
 Decimal symbol: Quy ước
dấu phân cách phần thập
phân.
 No. of digits after decimal:
Số chữ số thập phân.
 Digits grouping symbol:
Dấu phân cách hàng ngàn.
 Digits grouping : Số số
hạng trong Group

20