phần iii chương trình soạn thảo văn bản

PHẦN

III
CHƯƠNG

TRÌNH

SOẠN

THẢO

VĂN

BẢN
(16 tiết)
BÀI

1:

LÀM

QUEN

VỚI

WORD
Microsoft Word là một chương
trình

xử

l
ý văn bản. Nó cho phép bạn tạo
lập một cách nhanh chóng và dễ dàng các bản ghi nhớ, báo cáo, thư từ, sơ đồ và
bản

tin.

Bạn

cũng

có

thể

đưa

đồ

hoạ

hoặc

chuyển

dữ

liệu

vào

trong

tài

liệu
Word. Ngoài ra, Word cũng còn cho phép bạn kiểm tra chính tả

và chỉnh sửa lại
tài liệu trước khi in.
Bài

học này giúp bạn làm

quen với

Microsoft Word

thông qua các thao
tác cơ bản như: đóng, mở Word, nhập văn bản vào tài

liệu Word, lưu văn bản
vào đĩa cứng.
Nội dung bài học bao gồm

:
o Khởi động Word.
o Các thành phần cửa sổ Word.
o Nhập văn bản vào tài liệu.
o Lưu tài liệu.

o Đóng tài liệu v
à

ra

khỏi

Word.
Sau khi hoàn thành bài học, bạn có khả năng :
o Tạo một t
ài

liệu

Word

đơn

giản

và lưu tài liệu mới soạn dưới dạng một
tệp tin trên
đĩa

cứng

để

có

thể

sử

dụng

về

sau.
76
1.1

KHỞI

ĐỘNG

WORD
Bạn thực hiện các bước sau đây để khởi động Word:
1)

Nhấp chuột vào biểu tượng

Start
để hiện thị thực đơn

Start
.
2)

Chọn

Programs
.
3)

Chọn thực đơn con

Microsoft

Office
rồi chọn biểu tượng

Microsoft
Office

Word

2003
.
Chú

ý:
Phụ thuộc vào phiên bản hệ điều hành mà biểu tượng

Microsoft
Office

Word

2003
có thể được đặt tại các vị trí khác nhau.

Bạn

cũng

có

thể

khởi

động

Word

bằng

cách

nhấp

đúp

chuột

vào

biểu
tượng lối tắt của Microsoft Office Word 2003 trên màn hình nền.
1.2

THÁM

HIỂM

CỬA

SỔ

WORD
Sau khi khởi động, màn hình làm việc của word được hiển thị như sau.
77
Thanh tiêu đề
Thanh thực đơn
Thước kẻ
Thanh công cụ
Vùng soạn thảo
Thanh cuộn dọc
Thanh trạng thái
Thanh cuộn ngang
Cửa sổ Word gồm các th
ành

phần

cơ

bản

như

sau:
 Thanh

tiêu

đề:

Hiển

thị

biểu

tượng,

tên

ứng

dụng

và

tên

tài

liệu

hiện

thời.
 Thanh thực đơn : chứa các nhóm lệnh:
File
,
Edit
,
View
,
Insert
,
Format
,
Tools
,
Table
,
Window
và
Help
.
 Các thanh công cụ: chứa các nút được gắn sẵn chức năng lệnh.
 Thước: hiển thị độ đo theo đơn vị
cm
hoặc
inch
.
 Vùng soạn thảo: là nơi hiển thị nội dung tài liệu đang soạn thảo.
 Thanh trạng thái: cho biết con trỏ nhập dữ liệu đang

ở dòng nào, trang

nào, cột nào… của tài liệu.
 Thanh cuộn: Gồm thanh cuộn dọc và thanh cuộn ngang, cho phép bạn
dễ dàng di chuyển lên xuống hoặc sang ngang

trong quá trình soạn thảo.
1.3

NHẬP

VĂN

BẢN
Có nhiều cách để nhập văn bản vào tài liệu, nhưng cách thông dụng nhất
là nhập văn bản từ bàn phím. Trong vùng văn bản,

điểm chèn (insert point)

là
78
một thanh đứng mầu đen, nhấp nháy.

Điểm ch
èn
đóng vai trò xác
đị

nh vị trí ký
tự mà chúng ta muốn đưa vào vùng soạn thảo. Vị trí

điểm chèn

được xác định
duy

nhất

bởi

cặp

số

thứ

tự

của

dòng

và

cột.

Điểm

chèn

chỉ

di

chuyển

được
trong phạm vị vùng soạn thảo.
Điểm chèn
văn

bản
Ln 1: Dòng 1;
Col 2: Cột 2
Khi bạn gõ văn bản
và

điểm ch
èn
đạt tới lề phải, Word sẽ tự động xuống
dòng.

Khi

muốn

bắt

đầu

một

đoạn

mới

hay ch
èn

thêm

dòng

trống
,

bạn

nhấn
phím
Enter
. Word dùng các lề trang trái v
à

phải

cỡ

1,25

inch

và

lề

đỉnh

và

đáy
cỡ 1 inch theo mặc định; tuy nhiên, bạn có thể đặt lại các lề trang.
Khi bạn gõ văn bản,

điểm chèn chuyển đi, chỉ ra vị trí cho kí tự tiếp.

Nếu
bạn nhầm, nhấn
Backspace
để xoá các kí tự ở bên trái của

điểm chèn, hay nhấn
Delete
để xoá kí tự ở bên phải điểm chèn.
1.4

LƯU

TÀI

LIỆU
Trong quá trình soạn thảo, nội dung tài liệu được lưu trong bộ nhớ trong

của máy tính. Để giữ

tài liệu này cho việc sử dụng trong tương lai, bạn phải cất
79
giữ t
ài

liệu

vào

đĩa

cứng.

Mỗi t
ài

liệu

Word

được

lưu

trên

đĩa

cứng

dưới

một
tệp tin có phần mở rộng là

.doc
.
Bạn thực hiện các bước sau để lưu tài liệu:
1) Chọn

lệnh

Save

trong

thực

đơn

File

hoặc

nhấp

nút

Save

trên

thanh
công cụ.
Hộp thoại
Save

as
xuất hiện.
2) Định vị thư mục lưu tài liệu thông qua thực đơn thả xuống

Save

in
.
3) Nhập tên cho tài liệu vào ô

File

Name
.
4) Nhấp nút
OK.
Định vị thư
mục

lưu

tài

liệu
Nhập tên tệp tin
Chú

ý:
Sau khi đã lưu tài liệu, n ếu bạn thực hiện bất kì thay đổi nào đối
với một tài liệu và nhấp nút

Save
,
word
sẽ tự động lưu phiên bản mới nhất của
tài liệu mà không hiển thị hộp thoại
Save

As
nữa.
1.5

ĐÓNG

TÀI

LIỆU

VÀ

RA

KHỎI

WORD
Sau khi soạn thảo xong tài liệu, bạn có thể đóng nó lại để làm việc vớ i các
tài liệu khác hoặc đóng cửa sổ Word.
Bạn thực hiện một trong 2 cách sau để đóng tài liệu Word:
1)

Chọn lệnh
Close
trong thực đơn

File
.
80
2)

Nhấp nút

Close

Windows
nằm ở góc tr
ên

bên

phải

màn

hình

và

nằm
dưới thanh tiêu đề.
Nút đóng chương
trình Word
Nút đóng cửa sổ tài
liệu hiện thời
TỔNG

KẾT

B
ÀI

HỌC
Trong bài học này, bạn đ
ã

học:
 Cách khởi động Word.
 Các thành phần chính của cửa sổ Word.
 Cách nhập văn bản vào tài liệu Word.
 Cách lưu tài liệu.
 Cách đóng tài liệu và ra khỏi Word.
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI

TẬP
1.

Hãy liệt kê hai cách bạn có thể sử dụng để đóng tài liệu Word.
2.

Làm thế nào để lưu bản sao của tài liệu hiện thời mà không làm thay
đổi bản gốc.
3.

Khởi động word. Soạn thảo một tài liệu mới gồm vài dòng văn bản.
Lưu tài liệu vào thư mục My Documents trong tệp tin có tên Bai1.doc.
4.

Mở t
ài

liệu

thứ

hai.

Quan

sát

tên

mặc

định

mà

Wo
rd tự đặt.
81
BÀI

2:

BIÊN

TẬP

TÀI

LIỆU
Bài này giúp bạn làm quen với các thao tác cơ bản khi bắt đầu việc soạn
thảo văn bản, chẳng hạn cách mở một tệp văn bản đã có, cách di chuyển qua lại
trong tài liệu Word và cách cuộn văn bản.
Nội dung bài học bao gồm

:
o

Mở một tệp văn bản đã có.
o

Di chuyển qua lại trong tài liệu Word.
o

Cuộn qua văn bản.
o

Nắm được c ác chế độ nhập văn bản.
o

Lựa chọn văn bản.
o

Biên tập t
ài

liệu

bằng

việc

xoá

và

khôi

phục

văn

bản.
o

Lưu tệp tin bằng t
ên

khác.
Kết thúc b
ài

học

bạn

có

thể:
o

Mở một tệp văn bản đ
ã

có,

chẳng

hạn

cuốn

Luận

văn

tốt

nghiệp.
o

Sử dụng bàn phím, chuột để di chuyển qua lại trong một tài liệu nhiều
trang.
o

Biết cách chọn văn bản, chẳng hạn chọn một từ,

chọn một câu, chọn
một đoạn văn…, để có thể thực hiện các thao tác định dạng.
o

Phân biệt được sự khác nhau giữa hai chế độ nhập văn bản, đó là: chế
độ chèn và chế độ ghi đè.
o

Biết

cách

xóa

văn

bản

sử

dụng

hai

phím:

Delete

và

Backspace

trên
bàn phím.
o

Biết

cách

sử

dụng

hai

chức

năng

thường

sử

dụng

khi

soạn

thảo

là:
Làm lại (Undo) và hoàn tác (Redo) để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện và thực
hiện lại một thao tác vừa hủy bỏ.
o

Biết cách lưu văn bản dưới một tên khác để có thể giữ lại phiên bản cũ
của văn bản.
82
2.1

MỞ

TỆP

TIN
Để mở một tài liệu Word đã có, bạn thực hiện các bước sau:
1)

Nhấp chuột

vào biểu tượng

Open
trên thanh công cụ hoặc chọn lệnh
Open
trong thực đơn
File
.
Hộp thoại Open xuất hiện.
2)

Định vị thư mục chứa tài liệu thông qua thực đơn thả xuống

Look

In
.
3)

Nhấp đúp v
ào

tệp

tin

cần

mở

hoặc

chọn

tệp

tin

rồi

nhấp

Open
.
2.2

DI

CHUYỂN

QUA

LẠI

TRONG

TÀI

LI
ỆU
Để thay đổi văn bản hay để soạn thảo, bạn phải di chuyển điểm ch
èn

về

vị
trí bạn muốn thay đổi. Con trỏ chuột,

các phím mũi t
ên

trên bàn phím

và các
thanh cuộn l

à
các công cụ điều hướng
giúp

bạn

di

chuyển

qua

lại trong tài liệu.
Để

di

chuyển

điểm

chèn

bằng

chuột,

bạn

di

chuột

(con

trỏ

chuột

trông
như chữ I hoa) đến vị trí cần thay đổi rồi nhấp chuột. Bạn cũng có thể sử dụng
bàn phím để di chuyển điểm chèn. Bảng sau liệt kê từng phím hay tổ hợp phím
có thể được dùng để di chuyển nhanh chóng

điểm chèn.
83
Phím/tổ

hợp

phím Tác

dụng
Phím mũi tên trái Sang trái một kí tự.
Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự.
Phím mũi tên xuống Xuống một dòng.
Phím mũi tên lên Lên một dòng.
Ctrl + Mũi tên
trái
Sang trái một từ.

Ctrl + Mũi tên
phải
Sang phải một từ.
Home Về đầu dòng hiện thời.
End Về cuối dòng hiện thời.
Ctrl + Home Về đầu tài liệu.
Ctrl + End Về cuối tài
liệu.
Page Up Lên một màn
hình

đầy.
Page Down Xuống một màn hình đầy.
Ctrl + Page Up Về đầu trang trước.
Ctrl + Page Down Về đầu trang tiếp.
Thao

tác N
ú
t
Nhấp mũi tên cuộn
lên
Nhấp mũi tên cuộn
xuống
Nhấp mũi tên
cuộn
trái
Nhấp mũi tên cuộn
phải
2.3

CUỘN

VĂN

BẢN
Cửa

sổ

tài

liệu

thông

thường

chỉ

hiển

thị

được

một

phần

nội

dung

của
trang tài liệu. Do vậy, để xem được các phần hoặc trang khác,

bạn phải cuộn tài
liệu bằng thanh cuộn ngang và cuộn dọc .
84
Kéo hộp cuộn đứng
Liên tục tiến tới hay lui qua tài
liệu
Kéo hộp cuộn ngang Liên tục sang trái hay phải qua
tà
i
Nhấp nút trang trước Về đầu trang trước.
Nhấp nút trang sau Về đầu trang tiếp.
Bảng dưới đây liệt kê các công cụ cuộn sẵn có và chức năng của chúng.
2.4

CÁC

CHẾ

ĐỘ

NHẬP

VĂN

BẢN
Có hai chế độ nhập văn bản vào tài liệu, đó là chế độ chèn (
Insert
) và chế
độ ghi đ
è

(
Overwrite
). Trong đó, chế độ ch
èn

là

chế

độ

mặc

định

của

Word.

Chế

độ

ch
èn
Ở chế độ chèn, ký t
ự

nhập

được

chèn

ngay

tại

vị

trí

điểm

chèn

và

điểm
chèn dịch sang phải một cột. Nếu trước
khi

chèn,

tại

vị

trí

điểm

chèn

đã

có

ký

tự
thì ký tự đó c
ùng

với

các

ký

tự

bên

phải

nó

(nếu

có)

sẽ

dịch

sang

phải

một

cột.
Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x

Chế

độ

ghi

đè

Ở chế độ ghi đè, ký tự nhập được chèn ngay tại vị t rí điểm chèn và điểm
chèn dịch sang phải

một

cột. Nếu trước khi

ghi

đè, tại

vị

trí

điểm

chèn đã có
một ký tự thì ký tự đó biến mất, các ký tự bên phải của nó (nếu có) giữ nguyên
vị trí.
Trước khi chèn Sau khi nhập thêm ký tự x
85
Khối

văn
bản
Thao

tác
Một từ Nhấp đúp từ này.

Một dòng Nhấp miền chọn ở bên
trái

dòng

này.
Một câu Nhấn phím Ctrl và
nhấp

bất

kì

đâu

trong

câu.
Một đoạn Nhấp đúp miền chọn bên trái của bất kì dòng nào
trong đoạn, hay nhấp ba lần bất kì đâu trong đoạ
n
này.
Dãy văn
bản b
ất
Nhấp chuột vào ký tự đầu dãy rồi di chuột đến
ký
tự
Toàn bộ tài
liệu

Nhấn phím Ctrl và nhấp bất kì đâu trong miền lựa
chọn, hay

nhấp ba lần vào bất kì đâu trong miền
chọn.
Chú

ý:
Để thay đổi giữa hai chế độ, bạn bấm phím Insert.
2.5

CHỌN

VĂN

BẢN
Để

thực

hiện thao

tác

sao chép,

cắt

hoặc xóa dữ

liệu, bạn

cần biết

cách
chọn khối văn bản cần thao tác.

Bảng sau tóm tắt các phương pháp

bạn có thể
2.6

XÓA

VÀ

KHÔI

PHỤC

TÀI

LIỆU

Xóa

tài

liệu
Hai

phím

bấm

trên

bàn

phím

có

tác

dụng

xóa

văn

bản

là:

Delete

và
Backspace
.

86
Để xoá một kí tự,

bạn

định vị điểm ch
èn

vào

bên

trái

của

kí

tự

và

nhấn
Delete, hay vào bên phải của kí tự và nhấn

Backspace
. Để xoá toàn

bộ từ bằng
bàn phím, bạn định vị điểm chèn vào bên trái của từ và nhấn

Ctrl
+
Delete
, hay
vào bên phải của từ và nhấn
Ctrl
+
Backspace
.
sử dụng để chọn các khối văn bản.
Để tiết

kiệm

thời

gian,

bạn có thể

sử dụng các

thao tác

chọn văn

bản ở
phần trên để chọn khối văn bản cần xóa. Sau đó bấm

Delete
hoặc
Backspace
để xóa khối văn bản vừa chọn.

Khôi

phục

tài

liệu
Word theo dõi

những thay đổi

soạn thảo mà bạn

thực hiện

và cho

phép
bạn dễ dàng loại bỏ

những thay đổi để phục hồi văn bản về tình trạng trước lúc
thay đổi

. Word hỗ trợ hai chức năng là hoàn tác (
Undo

) và làm lại (
Redo
).
Nếu bạn thực hiện sai một thao tác, chẳng hạn xóa nhầm một từ, bạn sử
dụng lệnh
Undo
để hủy bỏ thao tác đó. Khi đã sử dụng

Undo
mà bạn lại muốn
xóa từ đó, bạn sử dụng lệnh
Redo
.
Nút Undo Nút Redo
Để ho
àn

tác

hay

làm

lại

nhiều

hành

động,

nhấp

mũi

tên

xuống

ở

bên

phải
của nút
Undo
hay
Redo
và chọn h
àn
h động bạn muốn ho
àn

tác

hay

làm

lại.

2.7

LƯU

TÀI

LIỆU

BẰNG

TÊN

KHÁC
Trong trường hợp bạn thay đổi t
ài

liệu

nhưng

vẫn

muốn

giữ

lại

phiên

bản
trước đây, bạn có thể lưu tài liệu dưới một tên khác.
Bạn thực hiện các bước dưới đây để lưu tài liệu dưới một tên

khác:
1)

Chọn lệnh
Save

as
trong thực đơn
File
.
Hộp thoại
Save

as
xuất hiện.
2)

Nhập tên m ới cho tài liệu.
Bạn

cũng

có

thể

thay

đổi

thư

mục

lưu

tài

liệu

thông

qua

thực

đơn

thả
xuống
Save

in
.
3)

Nhấp
Save
.
TỔNG

KẾT

BÀI

HỌC
Trong bài học này, bạn đã học:
87
o

Cách mở một tài liệu word đ
ã

có.
o

Cách di chuyển qua lại trong tài liệu.
o

Chế độ chèn và chế độ ghi đè.
o

Cách chọn văn bản trong tài liệu.
o

Cách xóa và khôi phục văn bản.

o

Cách lưu tài liệu bằng tệp tin khác.
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI

TẬP
1.

Bạn dùng phím nào để chuyển giữa chế độ chèn và chế độ ghi đè.
2.

Trong một tài liệu dài, cách nhanh nhất để di chuyển về đầu và về cuối
tài liệu là gì?
3.

Việc cuộn văn bản bằng các thanh cuộn có làm

di chuyển điểm chèn
không? Nếu bạn không chắc chắn, hãy thực hành với các thanh cuộn.
4.

Mở

một

tài

liệu Wor d sẵn có

trên máy tính của

bạn. Thực

hành

việc
cuộn v
à

di

chuyển

điểm

chèn.

Lưu

tài

liệu

dưới

một

tên

khác.

Thực

hành

nhập
văn bản v
ào

tài

liệu

ở

cả

chế

độ

chèn

và

chế

độ

ghi

đè.

Thực

hành

việc

xóa

văn
bản. Thực h
ành

sử

dụng

lệnh

Undo

và

Redo.
88
BÀI

3:

SỬ

DỤNG

KHUÔN

MẪU

VÀ

TRÌNH

CÀI

ĐẶT
Bài học này hướng dẫn bạn sử dụng khuôn mẫu ( Template) và trình cài
đặt để nhanh chóng tạo lập các tài liệu Word theo khuôn đạng sẵn có.
Nội dung bài học bao gồm:
o

Sử dụng khuôn mẫu Word
o

Tạo một khuôn mẫu
o

Sử dụng trình cài đặ

t sẵn có
Kết thúc bài học này bạn có thể:
o

Hiểu được sự khác nhau giữ a khuôn mẫu và trình cài đặt

và biết cách
sử dụng chúng để tạo nhanh một t
ài

liệu

Word.

.
o

Biết cách thay đổi một khuôn mẫu sẵn có, chẳng hạn Việt hóa nó, rồi
lưu thành một khuôn mẫu mới để có thể sử dụng về sau.
o

Biết cách tạo một

khuôn mẫu riêng
để

sử

dụng

nó

cho

các

công

việc
hàng ngày, chẳng hạn tạo tiêu
đề

chung

cho

các

tài

liệu

của

công

ty

để

mỗi

khi
soạn tài liệu cho công ty, bạn không cần gõ phần tiêu đề nữa.
89
3.1

SỬ

DỤNG

KHUÔN

MẪU
Mọi tài liệu Word đều dựa trên một khuôn mẫu. Khuôn mẫu này xác định
cấu trúc cơ bản của tài liệu và các thiết lập tài liệu như bố cục,

căn lề, kiểu chữ,
cỡ chữ và phông chữ.
Đa

số

các

văn

bản

đều

được

tạo

trên

nền

khuôn

mẫu

thông

thường
(normal template). Đây là khuôn mẫu mặc định của word. Khi bạn nhấp vào nút
New

Blank

Document
trên thanh công cụ, một văn bản trắng mới được tạo ra
với khuôn mẫu thông thường.
Word

được

thiết

kế

với

rất

nhiều

khuôn

mẫu

định

dạng

đi

kèm,

chúng
được phân loại theo từng dạng,

cho phép bạn tạo văn bản cho các mục đích sử
dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm tắt hay thư từ.

Bạn thực hiện các bước sau để tạo tài liệu mới theo khuôn mẫu:
1)

Chọn mục
New
trong thực đơn
File
.
Ô tác vụ NEW DOCUMENT sẽ xuất hiện b
ên

phải

tron

g cửa sổ Word.
Chọn
On

my
computer
2)

Chọn mục ON MY COMPUTER trong phần TEMPLATES.
Hộp thoại
Templates
xuất hiện cung cấp nhiều mẫu t
ài

liệu

và

được

chia
thành 8 nhóm: General, Legal Pleading, Letters & Faxes, Mail Merge, Memos,
Publications, Report, Web pages.
90
3)

Chọn khuôn mẫu t
ài

liệu

rồi

nhấp

OK
.
3.2

TẠO

KHUÔN

MẪU


Tạo

khuôn

mẫu

riêng
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu của riêng mình, chẳng hạn tạo mẫu tiêu đề
chung cho các tài liệu của công ty rồi lưu tài liệu này dưới dạng khuôn mẫu để
khi mở tệp tài liệu mới, chúng có ngay tiê u đề mà không cần phải tạo lại.
Bạn thực hiện các bước sau để tạo khuôn mẫu của riêng bạn:
1) Tạo tài liệu mẫu
Bạn soạn

thảo một tài liệu mẫu, chẳng hạn soạn thảo tiêu đề dùng chung
cho các tài liệu của công ty.
2) Chọn mục
Save
trong thực đơn

File
: Hộp thoại Save as xuất hiện.
Tên khuôn mẫu
Kiểu t
ài

liệu

là
Document

template
91
3) Trong ô
Save

as

type
, chọn
Document

Template
4) Đăt tên cho khuôn mẫu.
Khuôn

mẫu

bạn

tạo

sẽ

được

hiển

thị

trong

thẻ

General

của

hộp

thoại
Templates.

Tạo

khuôn

mẫu

từ

khuôn

mẫu
Bạn cũng có thể tạo khuôn mẫu mới từ một khuôn mẫu sẵn có. Bạn

thực
hiện các bước sau:
1)

Chọn mục
New
trong thực đơn
File
.
Ô tác vụ New document xuất hiện phía phải của cửa sổ tài liệu W

ord.
2)

Trong

ô

tác

vụ

New

document
,

chọn

lệnh

On

my

computer

trong
phần
Templates
.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
3)

Chọn khuôn mẫu sẵn có.
Chọn khuôn
mẫu sẵn có
Chọn Template
4)

Trong ô
Create

New
, chọn
Template
.
5)

Nhấp nút
OK
.
6)

Thực hiện các thay đổi trên khuôn mẫu sẵn có.
7)

Lưu khuôn mẫu đã sửa đổi dưới một tên khác.
92
3.3

SỬ

DỤNG

TRÌNH

CÀI

ĐẶT
Bạn

có

thể

tạo

tự

động

một

văn

bản

bằng

cách

sử

dụng

một

trong

các
trình cài đặt của Word. Điểm khác biệt giữa trình cài đặt và khuôn mẫu là trình
cài

đặt

hoạt

động thông qua quá trình hỏi

và nhận thông tin từ phía người

sử
dụng trên từng phần của văn bản trong khi khuôn mẫu hiển thị và cho phép thay

thế thông tin trên từng vùng điền thông ti n của văn bản.
Trong ví dụ dưới đây, bạn sử dụng trình cài đặt sẵn có Memo Wizard để
tạo một bản ghi nhớ:
1)

Mở thực đơn

File
. Chọn
New
.
Một tài liệu mới xuất hiện.
2)

Chọn

On

my

computer

trong

phần

Templates

của

ô

tác

vụ

New
document
.
Hộp thoại Templates xuất hiện.
3)

Chọn thẻ
Memos
4)

Nhấp đúp v
ào

biểu

tượng

Memo

wizard
.
Một văn bản trắng được
mở

ra

và

hộp

thoại

khởi

động

Memo

Wizard

xuất
hiện.
5)

Nhấp nút
Next
93
Hộp thoại tr
ình

cài

đặt

tiếp

theo

xuất

hiện

yêu

cầu

chọn

kiểu

bản

ghi

nhớ
mong muốn.
6)

Chọn
Elegant
sau đó nhấp
Next
.
Hộp thoại cài đặt tiêu đề xuất hiện. Mục lựa chọn Yes. Use this text đã

được đánh dấu chọn.
7)

Gõ “BIÊN BẢN HỌP 03” vào ô
Subject
, và nhấp nút
Next
.
Hộp thoại Heading Fileds xuất hiện .
8)

Trong ô
From
(đã được chọn mặc định) gõ Nguyễn Văn A.
9)

Trong ô
Subject
, gõ “HỌP GIAO BAN”.
10) Nhấp
Next
.
Hộp thoại Recipient xuất hiện.
11) Trong ô
To
, gõ “TẤT CẢ NHÂN VIÊN”, và nhấp
Next
.
Hộp thoại trình cài đặt Close Fields xuất hiện.
12) Đánh dấu chọn

Writer’s

Initials
và gõ “NVA” trong ô tương ứng.
13) Nhấp
Next
.
Hộp thoại Header/Footer xuất hiện.
14) Bỏ đánh dấu chọn
Confidentility
rồi nhấp
Next
.
Hộp thoại trình cài đặt Finish xuất hiện.
94
15) Nhấp
Finish
.
Trình Memo Wizard kết thúc. Bạn đã có một bản ghi nhớ theo ý mình
trong cửa sổ soạn thảo mới.
TỔNG

KẾT

B
ÀI

HỌC
Trong bài học này, bạn đã học:
o

Cách tạo t
ài

liệu

từ

một

khuôn

mẫu

sẵn

có.
o

Cách lưu tài liệu dưới
dạng

khuôn

mẫu

và

tạo

một

khuôn

mẫu

mới

từ
khuôn mẫu sẵn có.
o

Cách tạo văn bản từ tr
ình

cài

đặt

sẵn

có.
CÂU

HỎI

VÀ

BÀI

TẬP
1.

Hãy kể tên năm khuôn mẫu sẵn có của word.
2.

Sự khác biệt giữa khuôn mẫu và trình cài đặt là gì?
3.

Khi tạo một văn bản mới từ một khuôn mẫu, làm thề nào để đảm bảo
bạn lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu khuôn mẫu được dùng để tạo ra
văn bản đó?
4.

Dùng Fax Wizard và các thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in

ra
với nội dung gồm một tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác
nhau. Địa chỉ gửi fax tới Ông Nguyễn Văn B, số fax (04) 8546568. Chọn bìa có
dạng Chuyên nghiệp (professinal) bao gồm tên và địa chỉ theo địa danh sau:
95
Name: Nguyễn Văn B.
Company: Trung tâm Viễn thông tin học.
Mailing address: Số 26 – Nguyễn Văn Trỗi
Phone: (04) 8549607
Fax: (04) 8546568
Lưu tài liệu dưới tên: Fax0 1.doc.
5.

Mở tài liệu Fax0 1.doc. Xóa các thông tin cụ thể. Lưu tài liệu dưới

dạng khuôn mẫu với tên Fax Template 01.
96
BÀI

4:

ĐỊNH

DẠNG

VĂN

BẢN
Trong bài

học

này,

bạn

sẽ

học

cách

áp

dụng

định

dạng để

làm

cho

văn
bản đậm, gạch dưới, và nghiêng, và bạn sẽ học cách đổi kích cỡ và

kiểu dáng
phông

chữ

của

văn

bản.

Khi

bạn

soạn

thảo

một

tài

liệu,

bạn

thường

cần

di
chuyển hay sao chép văn bản hoặc các đối tượng từ chỗ này sang chỗ nọ. Trong
bài học này, bạn sẽ học các phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và
đối

tượng.

Bạn

sẽ

thực

hành

sao

chép

và

dán

văn

bản

giữa

các

tài

liệu

khác
nhau. Bạn cũng sẽ học cách sửa đổi dáng vẻ của đoạn bằng việc dóng thẳng văn
bản.
Nội dung b
ài

học
bao gồm:
o

Định dạng phông chữ
o

Căn lề văn bản
o

Cắt, sao chép và
dán

văn

bản
o

Tìm và thay thế văn bản
o

Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản
o

Áp dụng kiểu dáng cho văn bản
o

Xem trước tài liệu
o

In ấn tài liệu
Kết thúc bài học này bạn có thể:
o

Định dạng phông chữ, căn lề văn bản, thêm ký tự đặc biệt

và áp dụng
kiểu dáng để trình bày văn bản đẹp mắt và chuyên nghiệp.
o

Rút ngắn thời gian và công sức soạn thảo bằng cách s ử dụng các chức
năng: cắt, sao chép Word cung cấp.
o

In tài liệu của bạn ra giấy.
97
4.1

THANH

CÔNG

CỤ

ĐỊNH

DẠNG
Với Word, bạn có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theo nhiều cách khác
nhau, tuy nhiên việc dùng thanh công cụ Định dạng là cách nhanh nhất

và dễ
nhất để thực hiện hầu hết những thay đổi văn bản. Thanh công cụ Định dạng có
nhiều nút và danh sách bạn có thể dùng để thay đổi thuộc tính văn bản.

Thuộc
tính

là

một

đặc

trưng

như

định

dạng

đậm,

nghiêng,

chữ

thường,

gạch

dưới,
phông chữ (kiểu dáng của kí tự), cỡ phông chữ, và thậm chí cả mầu văn bản.
4.2

ĐỊNH

DẠNG

PHÔNG

CHỮ

Thay

đổi

font

chữ

hoặc

cỡ

chữ

bằng

thanh

công

cụ

định

dạng
Bạn thực hiện các bước
dưới

đây

để

thay

đổi

font

chữ

hoặc

cỡ

chữ:
1)

Chọn khối văn bản bạn muốn áp dụng các thay đổi về font, thao tác
này có thể chọn một kí tự đơn, một câu, một đoạn, hoặc to
àn

bộ

văn

bản.
2)

Nhấp v
ào

thực

đơn

thả

xuống

Font
trên thanh công cụ rồi chọn loại
font chữ mong muốn.
3)

Nhấp

chuột

v
ào

thực

đơn

thả

xuống

Font

Size

rồi

chọn

kích

thước
font chữ mong muốn.
Lưu

ý:
Bạn có thể dùng bàn phím để tăng hoặc giảm cỡ chữ
- Chọn khối văn bản bạn muốn thay đổi cỡ chữ
98
- Nhấn tổ hợp phím
Ctrl
+
]
(dấu ngoặc vuông đóng) để tăng cỡ chữ l
ên

1
điểm.
- Nhấn

tổ

hợp

phím

Ctrl

+

[

(dấu

ngoặc

vuông

mở)

để

giảm

cỡ

chữ
xuống 1 điểm.

Định

dạng

font

chữ

sử

dụng

hộp

thoại

FONT
Bạn có thể thực hiện tất cả các thao tác định dạng font chữ thông qua hộp
thoại

Font
.

Bạn

nhấp

chuột

vào

thực

đơn

Format

rồi

chọn

Font

để

mở

hộp
thoại
Font
.
- Ô
Font
: Cho phép bạn chọn phông chữ.
- Ô
Font

style
: Cho phép bạn chọn kiểu chữ (đậm, nghiêng…).
- Ô
Size
: Cho phép bạn chọn kích thước
chữ.

Bạn

có

thể

chọn

những

giá
trị có sẵn trong danh sách hoặc nhập trực tiếp giá trị cỡ chữ v
ào

ô

này.
- Ô
Font

color
: Cho phép bạn đổi mầu font chữ.

- Ô
Effects
: Cho phép bạn chọn các hiệu ứng font chữ.
4.3

CĂN

LỀ

VĂN

BẢN
Word cho phép bạn căn lề văn bản theo nhiều cách: căn

trái (chế độ mặc
định), căn phải, căn hai bên và căn

giữa. Để

căn lề văn bản, trước tiên bạn cần
99
chọn

khối

văn

bản

cần

căn

lề,

sau

đó

nhấp

chuột

các

biểu

tượng

căn

lề

trên
thanh công cụ
Formatting
.
Canh trái Canh hai bên
Canh

giữa
Canh phải
4.4

CẮT,

SAO

CHÉP

VÀ

DÁN

VĂN

BẢN
Word cung cấp ba chức năng:

cắt

(
cut
), sao chép (
copy
) và dán (
paste
)
văn bản để bạn có thể nhanh chóng di chuyển hoặc sao chép văn bản.


Sao

chép

văn

bản
: Bạn thực hiện các bước sau:
1)

Chọn khối văn bản muốn sao chép.
2)

Nhấp chuột

vào

biểu tượng

Copy
trên thanh công cụ

Standard
hoặc chọn lệnh
Copy
trong thực đơn

Edit
.
3)

Chuyển điểm chèn đến vị trí cần bản sao.
4)

Nhấp

chuột

v
ào

biểu

tượng

Paste
trên

thanh

công

cụ

Standard
hoặc hoặc chọn lệnh
Paste
trong thực đơn

Edit

.

Di

chuyển

văn

bản
: Bạn thực hiện các bước sau:
1)

Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
2)

Nhấp

chuột

v
ào

biểu

tượng

Cut
trên

thanh

công

cụ

Standard
hoặc chọn lệnh
Cut
trong thực đơn
Edit
.
3)

Chuyển điểm chèn đến vị trí mới.
4)

Nhấp

chuột

vào

biểu

tượng

Paste
trên

thanh

công

cụ

Standard
hoặc hoặc chọn lệnh
Paste
trong thực đơn

Edit
.
4.5

TÌM

KIẾM

V
À

THAY

THẾ

VĂN

BẢN

Tìm

kiếm

văn

bản
Word cung cấp công cụ t
ìm

kiếm

một

từ

hoặc

cụm

từ

trong

tài

liệu.

Bạn
thực hiện các bước
sau

để

tìm

kiếm

văn

bản:
1)

Mở thực đơn

Edit
, chọn
Find
(hoặc sử dụng tổ hợp phím
Ctrl

+

F
)
Hộp thoại
Find

and

Replace

xuất hiện như hình dưới.
100
2)

Nhập từ/cụm từ cần t
ìm

kiếm

vào

hộp

Find

what.
3)

Kích vào nút
Find

next
để tiến h
ành

tìm

kiếm.
Văn bản tìm đ

ược sẽ tự động được bôi đen.
Để kết thúc tìm kích nút
Cancel
.

Thay

thế

văn

bản
Ngoài

chức năng tìm

kiếm, Word còn cung cấp

chức năng thay thế văn
bản. Chức năng này thường được dùng để chỉnh sửa hàng loạt các từ, cụm từ
viết

sai

trong

một

tài

liệu

một

cách

nhanh

chóng,

giảm

nhiều

công

sức

cho
người soạn thảo. Bạn thực hiện theo các bước sau:
1)

Mở thực đơn

Edit
, chọn
Replace
(hoặc ấn tổ hợp phím
Ctrl

+

H
)
Hộp thoại
Find

and

Replace
xuất hiện.
2)

Nhập nội dung cần t
ìm

vào

hộp

Find

what
.
3)

Nhập nội dung cần thay thế trong hộp
Replace

with

.
4)

Nhấp
Find

next
để thực hiện t
ìm

kiếm.
Nếu t
ìm

thấ
y word sẽ tự đánh dấu mẫu t
ìm

được

và

dừng

lại

chờ

bạn

xử

lý:
5)

Nhấp
Replace
nếu muốn thay thế cụm từ tìm được.
6)

Nhấp

Find

next
nếu

không muốn

thay thế

cụm

từ tìm được mà tìm
cụm từ tiếp theo.
101
7)

Nhấp

Replace

all
nếu bạn muốn thay thế tất cả các cụm từ t
ìm

được
mà không hỏi lại. Bạn chỉ nên sử dụng lựa chọn này khi thực sự chắc chắn.
8)

Nhấp
Cancel
để dừng việc tìm kiếm và thay thế.
4.6

CHÈN

KÍ

TỰ

ĐẶC

BIỆT

VÀO

VĂN

BẢN

Trên bàn phím đã có sẵn một vài kí tự đặc biệt như: @, $, %

Các kí tự
này nằm trên cùng phím v

ới các ký tự số, nhưng ở dòng bên trên. Để nhập kí tự
này vào tài liệu, bạn giữ phím
Shift
rồi nhấn phím tương ứng.
Ngoài

những

kí

tự

đặc

biệt

đã

có

trên

bàn

phím,

bạn

cũng

có

thể

chèn
thêm các biểu tượng
khác

như

α β χ δ ε … vào vùng soạn thảo, các bước
t

hực
hiện như
sau:
1)

Di chuyển điểm chèn
đến

vị

trí

cần

chèn

kí

tự

đặc

biệt.
2)

Mở thực đơn

Insert
, chọn
Symbol
.
H
ộp thoại
Symbol
xuất hiện.
3)

Nhấp chuột vào thực đơn thả xuống

Font
và phông chữ có ký tự đặc
biệt cần sử dụng (thường dùng Symbol).

4)

Nhấp đúp chuột

vào kí tự đặc biệt hoặc chọn ký tự đặc biệt rồi nhấp
Insert
để chèn kí tự đặc biệt vào văn bản.
4.7

ÁP

DỤNG

KIỂU

DÁNG

CHO

VĂN

BẢN
Word cho phép bạn định nghĩa một nhóm các đặc tính định dạng, chẳng
hạn định dạng font chữ, định dạng đoạn, như là một kiểu dá

ng (
Style
), và sau
102
đó lưu kiểu dáng trong bảng kiểu dáng. Sau đó, bạn có thể áp dụng kiểu dáng

vừa tạo vào tài liệu để tiết kiệm thời gian định dạng nhiều lần các đoạn văn bản
có cùng kiểu dáng.
Để áp dụng một kiểu dáng, bạn thực hiện các bước sau:
1)

Chọn khối văn bản cần áp dụng kiểu dáng.
2)

Nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống nằm bên phải hộp

Style
trên thanh
công cụ định dạng.
Danh sách các kiểu dáng hiện có được hiển thị.
3)

Chọn kiểu dáng sẽ áp dụng cho khối văn bản được
chọn.
4.8

XEM

TRƯỚC

T
ÀI

LIỆU
Chức năng xem trước t
ài

liệu

(
Print

Preview
) cho phép bạn xem t
ài

liệu
giống như
khi

nó

được

in

ra
. Nó rất hữu ích khi bạn cần chỉ

nh sửa t
ài

liệu

trước
khi in.

Để xem trước tài liệu, bạn thực hiện các bước sau:
1)

Mở

thực

đơn

File
,

chọn

Print

Preview

(hoặc

kích

vào

biểu

tượng
Print

Preview

trên thanh công cụ chuẩn).
Màn hình Print Preview xuất hiện.
103
2)

Từ m
àn

hình

Print

preview
bạn có thể chỉnh lại bố cục của văn bản
sao cho thích hợp.
3)

Để thoát khỏi chế độ
Print

preview
chọn
Close
.
Chú

ý:
Để có thể chỉnh sửa văn bản tr

ong lúc xem trước, bạn nhấp chuột

vào vào nút trên thanh công cụ.
Ý nghĩa của các nút lệnh tr
ên

thanh

công

cụ

print

preview:
Print: Gửi lệnh in đến máy in.
Magnifier:

Phóng

to

một

mức

(có

thể

kích

chuột

trái

trên

phần
Preview
để phóng to và nhấn ch uột phải để thu nhỏ).
One page: Xem một trang.
Multipages:

Cho

phép

xem

nhiều

trang

cùng

lúc

(mặc

định

sẽ

là

6
trang ).
Zoom control: phóng to, thu nhỏ theo tỷ lệ phần trăm.
View ruler: Bật tắt chế độ hiển thị thước đo.
Shirk to fit: Điều chỉnh t

ài liệu in trong một trang.
Full screen: Chuyển sang chế độ xem toàn màn hình.
Close: Đóng chế độ
Preview
.
Help: Trợ giúp chế độ
Print

Preview
.
4.9

IN

ẤN

T
ÀI

LIỆU

Bạn thực hiện một trong các cách sau để in t
ài

liệu:
1)

Nhấp nút
Print
trên thanh công cụ chuẩn.
2)

Nhấn tổ hợp phím
Ctrl

+

P
3)

Mở thực đơn

File
, chọn
Print
Cách 2 và 3 sẽ hiển thị hộp thoại Print:
104
Giải thích các mục chọn:
- Trong mục

Name

:

Chọn

loại

máy in

dùng để

in

tài

liệu

(trong trường
hợp có nhiều máy in được cài đặt trên máy tính của bạn).
- Để

lựa

chọn

trang

in

ra,

nhấp

chuột

vào

một

trong

các

lựa

chọn

sau
trong vùng
Page

range
:
+
All
: In toàn bộ các trang có trong tài liệu.
+
Current

page
: Chỉ in trang hiện tại (trang chứa điểm ch

èn).
+
Pages
: Chỉ in mốt số trang xác định. Các trang đượ c phân tách nhau
bởi dấu phẩy (
,
), ví dụ: 1,3, 5-10