Đồ án kho quản trị kho

ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI
KHOA: KINH TẾ VẬN TẢI
*****

ĐỒ ÁN MÔN HỌC
QUẢN TRỊ KHO HÀNG

Người hướng dẫn: TS. Hà Nguyên Khánh
Sinh viên thực hiện: Khúc Mạnh Dũng
Mã sinh viên: 71DCVT21097
Lớp: 71DCVT23
Đề: 38


MỞ ĐẦU
Logistics hay còn gọi là hậu cần hay tiếp vận thực hiện một hoặc nhiều công việc
bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy
tờ khác; tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ
khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng. Trong đó, hoạt động
quản trị kho hàng là điều không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch vụ
logistics. Kho hàng hiện nay không chỉ là nơi để lưu giữ hàng hóa mà cịn là yếu tố ảnh
hưởng đến tính linh hoạt trong hoạt động của các công ty logistics tại Việt Nam. Cùng
tìm hiểu rõ hơn về hoạt động quản trị kho hàng Logistics (warehouse) trong nghiệp vụ
Logistics, để có một cái nhìn rõ ràng nhất về cơng việc này.
Kho hàng là thành phần cốt yếu của chuỗi cung ứng, hầu như liên quan đến các
công đoạn từ khi nhận nguồn nguyên liệu thô, sản xuất trong hệ thống đến khi hoàn thành
sản phẩm.
Các kho hàng cần được thiết kế và hoạt động theo một hệ thống với những yêu
cầu đặc biệt, cần có các phương tiện, nhân viên và các thiết bị hoạt động. Kho hàng
thường là yếu tố khá là tốn kém trong chuỗi cung ứng và vì thế quản lý kho một cách
hiệu quả nó sẽ là hạng mục quyết định về cả giá cả lẫn dịch vụ khách hàng.

Hiện nay, khơng có một doanh nghiệp nào hay bất cứ nhà bán lẻ nào thiếu được
hoạt động quản lý kho nếu muốn hoạt động kinh doanh hiệu quả. Quản lý kho đúng cách
không chỉ giúp công việc kinh doanh được tiến hành thuận lợi mà còn đưa đến nhiều lợi
ích thiết thực khác: bảo quản hàng hóa, tiết kiệm chi phí, …. Tuy nhiên nếu quản trị kho
khơng hiệu quả có thể dẫn tới việc phát sinh nhiều chi phsi thừ khác, làm gia tăng giá
thành sản phẩm khiến cho sản sản phẩm khó tiêu thụ (vượt khả năng chi trả của khách
hàng), không thu được lợi nhuận cao. Chính vì vậy việc lên kế hoạch quản trị kho hàng
một cách hiệu quả là cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp.
Trong q trình thực hiện và hồn thành đồ án môn học “Quản trị kho hàng” đã
giúp em hiểu sâu hơn về kiến thức chuyên ngành đã được học. Do thời gian thực hiện có
hạn và hiểu biết cịn hạn chế nên trong q trình thực hiện khơng tránh khỏi những sai
sót, kính mong các thầy, cơ xem xét và góp ý đề em có thể hồn thiện hơn kiến thức của
mình.


CHƯƠNG I: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ DỊCH VỤ
KHO HÀNG
1.1.

Khái niệm, vai trò, chức năng và phân loại trong kho hàng

1.1.1. Khái niệm kho hàng
Kho hàng là 1 bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán
thành phẩm và thành phẩm trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu cho tới điểm
cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thơng tin về tình trạng điều kiện
lưu giữ và vị trí của các hàng hóa được lưu kho.
1.1.2. Vai trị
- Tiết kiệm chi phí vận tải: nhờ có kho mà các tổ chức có thể gom lơ hàng nhỏ thành lơ
hàng lớn sau đó giao hàng đi. Chi phí vận tải được tiết kiệm nhờ vào việc chi phí cho 1
đơn vị vận chuyển thấp hơn

- Tiết kiệm chi phí sản xuất: Kho bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành
phẩm nhờ đó giảm bớt hư hỏng hao hụt hay mất mát, đồng thời việc lưu trữ nguyên vật
liệu tồn kho giúp quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu cần
thiết
- Tổ chức có thể được hưởng các khoản chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn hoặc
mua theo kỳ hạn
- Duy trì nguồn cung ứng ổn định
- Hỗ trợ chính sách dịch vụ khác hàng của tổ chức
- Giúp doanh nghiệp có thể đương đầu với những thay đổi của thị trường
- Giúp vượt qua những khác biệt về không gian và thời gian giữa nhà sản xuất với người
tiêu dùng
- Giúp thỏa mãn nhu cầu khách hàng với chi phí logistics thấp nhất
- Hỗ trợ các chương trình JIT của nhà sản xuất và khách hàng
- Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không phải là những sản phẩm
đơn lẻ, phục vụ tốt những nhu cầu của khách hàng
- Kho là nơi lưu trữ các phế liệu phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm sản xuất thừa, … để
tiến hành phân loại xử lý và tái chế. Là 1 bộ phận quan trọng giúp hoạt động logistics
ngược thành công hơn


1.1.3. Chức năng
 Tập kết hàng hóa (gom hàng)
Kho có chức năng đầu tiên là tập kết hàng hóa (gom hàng), đồ dùng, nguyên liệu được
nhập từ các nơi khác nhau về. Các kho bãi này liên tục hoạt động để di dời đồ vật hàng
hóa tới những nơi cần thiết để sản xuất bằng xe nâng hàng các loại.
 Phối hợp các loại mặt hàng khác nhau
Kho hàng còn có chức năng phân loại và phối hợp các loại hàng hóa khác nhau theo nhu
cầu của từng đơn hàng, đảm bảo hàng hóa ln sẵn sàng trong việc vận chuyển xuất
khẩu.
 Đảm bảo lưu trữ hàng hóa an tồn

Chức năng không thể thiếu của kho hàng, kho bãi là đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an
tồn cao nhất, tránh thất thốt, hỏng hóc hàng hóa. Đồng thời q trình xuất – nhập hàng
hóa nhanh chóng, dễ dàng, đảm bảo luân chuyển hàng được thông suốt. Muốn đảm bảo
điều này, doanh nghiệp thường đầu từ các loại kệ sắt chứa hàng trong kho để đáp ứng.
 Quản lý, giám sát hàng hóa dễ dàng
Khi có kho hàng, kho bãi lưu trữ hàng hóa thì việc quản lý, kiểm sốt hàng hóa về số
lượng, chất lượng, hàng về, hàng đi, … sẽ dễ dàng hơn. Việc quản lý tốt nguồn hàng sẽ
hạn chế tối đa sai sót trong q trình vận hàng giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
1.1.4. Phân loại kho hàng
-Theo lĩnh vực logistics
+ Kho logistics cung ứng
+ Kho logistics sản xuất
+ Kho logistics phân phối
-Theo công đoạn logistics
+ Kho doanh nghiệp sản xuất
+ Kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ
+ Kho doanh nghiệp thương mại trung gian


+ Kho của các trung gian trong chuỗi cung ứng
-Theo liên kết giao thơng
+ Kho có cầu cảng
+ Kho có đường bộ nhánh
+ Kho có đường sắt nhánh
+ Kho tổ hợp
-Theo mức độ hiện đại của mặt bằng kho
+ Kho hạng A+
+ Kho hạng A
+ Kho hạng B
+ Kho hạng C

+ Kho hạng D
-Theo nhiệm vụ chính của kho
+ Kho thu mua, kho tiếp nhận
+ Kho tiêu thụ
+ Kho trung chuyển
+ Kho dự trữ
+ Kho cung ứng cấp phát
-Theo đặc điểm kiến trúc
+ Kho kín
+ Kho nửa kín
+ Kho lộ thiên
-Theo hình thức sở hữu
+ Kho chủ sở hữu
+ Kho thương mại (cho thuê)
+ Kho đi thuê
+ Kho quốc gia/địa phương
-Theo quy mơ
+ Kho lớn
+ Kho trung bình
+ Kho nhỏ
-Theo chế độ nhiệt độ bảo quản


+ Kho khơng có sưởi ấm/có sưởi ấm
+ Kho lạnh
+ Kho có nhiệt độ cố định
-Ngồi ra cịn có: kho bảo thuế, kho ngoại quan, kho CFS
1.2.

Cơ sở vật chất kho hàng

1.2.1. Thiết bị vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa trong kho
*Xe nâng: Dùng điện hay chạy bằng nhiên liệu xăng hay dầu
Xe nâng là thiết bị cơ giới xếp dỡ dùng để nâng hạ và vận chuyển hàng hóa trong kho bãi
cũng như trên phương tiện vận chuyển.Tùy từng loại xe nâng có thể có chiều cao nâng
hàng từ 1.6-14.3m trọng lượng nâng từ 1000-1600kg
+ Xe nâng thủy lực có khối lượng xử lý hàng khơng lớn(30-40 pallet/1ca), trọng lượng từ
0.3-1T
+ Xe nâng điện tiện lợi hơn xe nâng thủy lực, tốc độ nâng của xiên hàng cao hơn
+ Xe nâng tự hành sử dụng tại các khu vực có cường độ xếp dỡ di chuyển hàng cao, có
quy mơ di chuyển rộng nhưng khơng gian di chuyển lại hạn hẹp
+ Xe nâng có cần nâng kéo dài được cho phép nâng hàng với độ cao lớn
*Xe xếp dỡ
Là thiết bị cơ giới xếp dỡ hoàn chỉnh dùng trong công tác xếp dỡ hàng với phương tiện
vận tải, chuyển hàng và phân bố hàng hóa lên các giá kệ
- Xe xếp dỡ gồm
+ Xe xếp dỡ có động cơ diesel,xăng,ga: xe này thương hoạt động ở các bãi hàng
+ Xe xếp dỡ động cơ điện: hoạt động ở các kho hàng,nâng từ 1-5T, chiều cao nâng từ 34.5m
*Nâng tay
- Là thiết bị đơn giản để nâng hàng và di chuyển hàng bên trong kho ở khoảng cách ngắn
thường dùng để đóng hàng
- Nâng tay có 2 loại là điều khiển bằng tay và tự động
*Pa-let: có thể làm bằng gỗ,nhựa hoặc bằng kim loại
*Palăng: palăng xích và palăng điện
- Palang là thiết bị nâng hàng được treo trên cao gồm 1 cơ cấu nâng và có thể có thêm
một cơ cấu di chuyển, thường có kích thước gọn nhẹ, kết cấu đơn giản


- Phân loại
+ Theo dẫn động palang có 2 loại: bằng tay hoặc bằng điện hoặc khí nén

+ Theo cách thiết kế bộ phận giữ hàng:palang giữ hàng bằng xích hoặc cáp
- palang áp dụng với hàng bao kiện có hình dáng ổn định và trong phạm vi nâng hàng với
hành trình nhỏ
*Robot cơng nghiệp: là một cơ cấu máy có thể lập trình được, có khả năng làm việc một
cách tự động không cần sự trợ giúp của con người.Bên cạnh đó giữa các tay máy có thể
hợp tác được với nhau
*Dạng băng chuyền
- Là thiết bị xếp dỡ hoạt động liên tục dùng để di chuyển hàng theo phương nằm ngang
hoặc nghiêng 1 góc nhỏ sơ với phương nằm ngang
- Theo cấu tạo của dải băng thì có: bằng chuyền tấm cứng, tấm mềm, plastic, gạt, theo kết
cấu cịn có băng chuyền tĩnh và băng chuyền động, băng chuyền con lăn
1.2.2. Thiết bị chứa hàng, bảo quản hàng hóa
*Các loại giá kệ hàng
- Kệ đơn giản: gồm có kệ nặng và kệ nhẹ
+ Kệ nặng: Phù hợp với nhiều chủng loại hàng kích cỡ khác nhau, hàng xuất chậm. Thích
hợp với kho của doanh nghiệp khác nhau, gồm cả doanh nghiệp logistics và trung tâm
phân phối
+ Kệ nhẹ: Phù hợp với hàng vật liệu xây dựng, phụ tùng ô tô, sách, quần áo.Kệ này thích
hợp với kho cửa hàng bán lẻ nhỏ và các đối tượng phục vụ nhu cầu hàng ngày
- Kệ đi xuyên: Cho phép sử dụng tối đa chiều cao kho hàng, dùng cho nhiều loại hàng
hóa nhỏ lẻ. Có thể tăng hệ số sử dụng khơng gian kho lên 2-3 lần
- Kệ nghiêng: Có độ dốc từ 3-5, kệ có trang bị con lăn di chuyển hàng trên nguyên tắc
trọng lực tự nhiên. Dễ dàng di chuyển và theo dõi hàng hóa, có khả năng tự động hóa cơ
giới hóa cao, có thể hoạt động ở nhiệt độ thấp
- Kệ di động: Giúp tiết kiệm diện tích lối đi. Kệ này thích hợp bảo quản hàng hóa có tốc
độ quay vịng chậm, khơng cần chọn hàng nhanh, hàng dự trữ lâu dài và hàng có giá trị
cao. Kệ xếp hàng nặng phía dưới
- Kệ ô ngăn kéo: Để lưu trữ hàng rời và hàng lẻ
* Sàn để hàng

Là loại phương tiện bảo quản được kê kín theo mặt phẳng của nền kho. Sàn để hàng có
mặt phẳng kín hoặc mặt phẳng có khe hở. Người ta xếp hàng hóa trên cả bề mặt dự trữ.
Sử dụng sàn tiết kiệm được diện tích nhà kho tuy nhiên mặt dưới sàn khơng thống bằng
giá kệ
*Thiết bị đóng gói hàng:Gồm máy đóng gói pallet,máy dán nắp thùng
- Dùng để bảo vệ hàng hóa trong q trình vận tải, xếp dỡ và lưu kho
- Tăng hiệu quả của quá trình xử lý hàng hóa nhờ vào việc đóng gói đúng cách
1.3.

Quản trị vận hành kho

1.3.1. Quy tắc vận hành kho
Quy tắc 5S được sử dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động kinh doanh, quản lý. Đặc biệt,
áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng vật tư giúp bạn tối ưu thời gian đặt hàng,
hồn thiện mơ hình quản lý kho dành cho các shop bán lẻ, nhà xưởng và các doanh
nghiệp.
Tiêu chuẩn 5S bắt nguồn từ hãng Toyota của Nhật Bản và được viết tắt bởi 5 từ: Seri
(sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng).
 SERI (sàng lọc)
Đây là yêu cầu đầu tiên của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng. Bất kỳ hàng hoá nào
đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng. Đồng thời, loại
bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hố, vật dụng… khơng cần thiết ra khỏi kho. Áp dụng tiêu
chuẩn 5S trong quản lý kho yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận, thực hiện dứt khốt, nên có
thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp.
Việc “sàng lọc” tốt ngay từ đầu sẽ giúp các S còn lại được tiến hành dễ dàng hơn. Lưu ý
nên sàng lọc kho theo định kỳ 1-3 tháng/lần tuỳ kích thước cũng như tính chất hoạt động
của kho hàng.
 SEITON (sắp xếp)
Hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn 5S trong S thứ 2 chỉ rõ các tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ

lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại. Nghĩa là mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của nó.


Hàng hoá sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận cách nhanh
chóng và thuận tiện nhất.
 SEISO (sạch sẽ)
Tiêu chí sạch sẽ trong tiêu chuẩn 5S đề cao vấn đề vệ sinh không gian kho. Đối với môi
trường đặc thù như kho hàng càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo
quản hàng hố an tồn. Một kho hàng sạch sẽ giúp doanh nghiệp tăng điểm cộng trong
mắt đối tác và khách hàng.
Áp dụng tiêu chuẩn này, thủ kho cần lên kế hoạch tổng dọn vệ sinh kho hàng định kỳ
(trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên tuân thủ.
Đồng thời, cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, dụng cụ, thiết bị… để tăng tuổi thọ
và năng suất của chúng.
 SEIKETSU (săn sóc)
Tiêu chuẩn này đóng vai trị quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S. Đó là việc duy trì
mức độ hiệu quả của 3S phía trên.
Tại đây, chủ kho hàng sẽ lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên nắm
rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung với kho hàng.
Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức
cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chun nghiệp, đúng quy trình. Vì
vậy, có thể tổ chức các cuộc thi, trao phần thưởng cho những cá nhân hoàn thành tốt sẽ
tạo nên hệ thống thống nhất và phát triển.
 SHITSUKE (sẵn sàng)
Yếu tố cuối cùng của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng đặt ra yêu cầu đối với mỗi cá
nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ cách tự
giác, có trách nhiệm.
5S khơng nên được coi là tiêu chuẩn chỉ áp dụng một lần. Những cải tiến bền vững chỉ
được thực hiện khi có sự nghiêm khắc và kỷ luật – chủ yếu là về phía quản lý. Tất cả mọi

người, từ người giám sát hoạt động mới nhất đến người điều hành dày dạn kinh nghiệm
nhất, đều có vai trị trong việc đảm bảo quy trình hoạt động như dự kiến. Thường xuyên
lặp lại 5S định kỳ để đảm bảo kho hàng ln trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng hoạt
động.
1.3.2. Báo cáo hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn.
1.3.2.1.

Nhập hàng

A. Nhiệm vụ nhập hàng
* Các quy tắc khi vào kho làm việc
- Đồ đạc cá nhân được để vào tủ đựng riêng trước khi vào kho
- Tắt thuốc lá trước khi vào kho
- Chấp hành đúng giờ làm việc qui định
- Chỉ được vào khu vực kho được qui định
- Sử dụng các trang thiết bị bảo hộ lao động theo quy định
1.3.2.1.2. Các quy tắc khi đưa hàng vào và ra khỏi kho
- Căn cứ vào chứng từ là cơ sở để nhập – xuất kho
- Căn cứ vào Giây giới thiệu người nhận hàng so với chứng minh nhân dân của người
nhận hàng để giao cho đúng người.
- Kiểm đếm cẩn thận về số lượng, chất lượng, quy cách theo Bảng kê chi tiết đóng gói
(packing list) đính kèm hoặc Phiếu xuất kho, Lệnh giao hàng...
- Nếu là container chi khẩu thì xem số niêm phong kẹp chì có đúng với con số trên vận
đơn (Bill of Lading) khơng? Xem niêm phong (seal) có cịn ngun hay bị gãy hay đã
mất niêm phong.
1.3.2.1.3. Các quy tắc hoàn thành việc đưa hàng vào và ra khỏi kho
- Cập nhật vào thẻ kho và sổ sách ngay sau khi làm thủ tục xuất, nhập hàng hoặc được
nhập số liệu vào máy vi tính.
- Những thơng tin nhận hàng nên được ghi lại vào sổ bởi cùng một cá nhân đã ký vào

Lệnh giao hàng.
- Sắp xếp lại các kệ, quẩy cho trật tự ngăn nắp - vệ sinh


- Cuối ngày đối chiếu với các bộ phận liên quan để thống nhất số liệu hàng xuất - nhập
trong ngày.
- Kho hàng có Sổ Nhật ký kho để ghi tình hình: nhân viên giao hàng/ khách hàng; số xe
hàng vận chuyển; các mặt hàng; ngày tháng xuất hàng.
1.3.2.1.4. Các quy tắc trong lưu trữ và bảo quản hàng hóa
Sử dụng Kệ hàng đúng tiêu chuẩn
Sử dụng pa-lét phù hợp với kích thước và bao bì của hàng hóa
Đủ ánh sáng trong kho
Không để các vật dụng trên sàn kho
Không khóa cửa thốt hiểm từ bên trong nêu cịn người làm việc Diệt các loại côn
trùng, sinh vật gây hại như mối, mọt, chuột.. Thực hiện nguyên tắc FIFO (First in - First
out)
Bảo quản hàng hóa:
-

Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo
hướng dẫn của nhà sản xuất

-

Đối với thực phẩm, gia vị mau hỏng, Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng
và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phù hợp.

1.3.2.1.5. Các quy tắc trong xếp dỡ hàng hóa trong kho
Bố trí xe chở hàng, thiết bị bốc dỡ phù hợp với loại hàng xuất, nhập để việc xếp dỡ
hàng hóa an tồn.

Bố trí hệ thống lưu trữ hàng khoa học thuận tiện cho việc lấy hàng dễ dàng.
Hệ thống quản lý như thế nào để hàng hóa vào kho trước sẽ được bốc dỡ trước.
Các vị trí hàng hóa ngun vật liệu phải được kiểm tra thường xuyên.
Tuyệt đối tuân thủ quy định về an toàn lao động khi làm việc trong kho
1.3.2.1.6. Các quy tắc khi kiểm tra kho và xung quanh kho hàng
Khu vực xung quanh kho hàng cần dược vệ sinh mỗi ngày vì sự trơn trượt gây nguy
hiểm cho công nhân bốc xếp và xe cơ giới.
Hệ thống điện nước cần được kiểm tra thường xuyên


Các bình chữa cháy thựờng xuyên kiểm tra ngày hết hạn.
Xử lý triệt để gián, chuột, mối, mọt, côn trùng ...
Đầu mùa mưa nên kiểm tra các máng xối trên nóc kho, nếu có rác thì hốt sạch.
thường xun vệ sinh hệ thống cống rãnh thoát nước chung quanh khu vực kho để chống
ngập úng.
Hệ thống chiếu sáng bên ngoài kho, tường kho phải được kiểm tra bảo dưỡng thường
xuyên
B. Nguồn hàng nhập kho:
a. Nguồn hàng nhập khẩu từ nước ngoài
- Mua bán và giao nhận trực tiếp với các hãng của nước ngoài.
- Mua bán và giao nhận với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong
nước.
- Nhận làm đại lý bán hàng cho các hãng của nước ngoài.
b. Nguồn hàng nhập từ các nơi sản xuất trong nước bao gồm :
- Mua bán và giao nhận trực tiếp với các đơn vị sản xuất kinh doanh theo hợp đồng kinh
tế, theo đơn đặt hàng.
- Nguồn hàng mua trên thị trường không cần hợp đồng và đặt hàng trước
- Nguồn hàng do liên doanh, liên kết với các đơn vị khác
- Nguồn hàng do làm đại lý bán hàng
c. Nguồn hàng do điều chuyển giữa các kho của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của

khách hàng.
C. Nguyên tắc nhận hàng ở kho:
Tất cả hàng hóa nhập kho phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định hiện hành
như: phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn hoặc phiếu xuất kho, vận
đơn...
Tất cả hàng hóa nhập kho đều phải được kiểm nhận hoặc kiểm nghiệm. Có loại hàng
hóa phải thực hiện hóa nghiệm.
Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm hoặc hóa nghiệm nếu thấy hàng hóa bị hư hỏng thiếu
hụt hoặc có hiện tượng khơng bình thường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm đầy


đủ thủ tục theo đúng quy định của chế độ giao nhận với sự chứng kiến của các bên hữu
quan để quy trách nhiệm rõ ràng.
Khi nhận hàng xong phải ghi rõ số hàng thực nhập, chất lượng của chúng và cùng
với người giao hàng xác nhận vào các chứng từ hoặc các thủ tục khác theo chế độ giao
nhận đã quy định.
Cập nhật số liệu hàng nhập trên thẻ kho và trên hệ thống phần mềm quản lý kho.
D.Tổ chức nhập hàng ở kho:

 Chuẩn bị nhận hàng
Công tác chuẩn bị nhận hàng ở kho dựa trên cơ sơ kế hoạch nghiệp vụ kho, hợp đồng
mua bán, đơn đặt hàng, thông báo của đơn vị giao hàng, đơn vị vận tải.
a. Chuẩn bị mặt bằng, kho bãi cho hàng hóa nhận về :
Căn cứ vào loại hàng, số lượng, chủng loại sẽ nhận để chuẩn bị diện tích kho và vị trí
để hàng cho phù hợp với quy hoạch mặt bằng trong kho.
b. Chuẩn bị phương tiện bốc dỡ, vận chuyển :
Để tiếp nhận được an toàn, kịp thời và đưa nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi chế
biến, bảo quản ở kho cần phải chuẩn bị các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển phù hợp với
hàng hóa và phương tiện chuyên chở chúng.
Các thiết bị như: xe nâng, cần cẩu, xe đẩy tay

c. Chuẩn bị các thiết bị và dụng cụ cần thiết khác để thực hiện kiểm nhận, kiểm nghiệm
hoặc hóa nghiệm phù hợp với yêu cầu và quy định cụ thể đối với từng lô hàng sẽ tiếp
nhận.
d. Chuẩn bị nhân lực để tiếp nhận hàng hóa:
Gồm cán bộ, nhân viên tiếp nhận, cơng nhân bốc xếp vận chuyển phù hợp với khối
lượng công việc, cần phải sắp xếp, bố trí hợp lý phân cơng trách nhiệm rõ ràng để mỗi
người lao động, mỗi bộ phận công tác thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
e. Chuẩn bị các chứng từ, giấy tờ cần thiết có liên quan đến việc giao nhận hàng hóa:
- Giấy báo nhập hàng
- Lệnh giao hàng (Delivery Order)
- Hóa đơn (Invoice)


- Phiếu xuất kho từ nhà cung cấp

 Các hạng mục công việc, kiểm tra khi nhận hàng
- Kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa, ngày sản xuất, ngày hết hạn.
Nếu hàng hết hạn thì để riêng và phản hồi với nhà sản xuất.
- Kiểm tra hàng hóa bị hư hỏng, hàng giả, hàng kém chất lượng; lập biên bản, liên hệ nhà
sản xuất, nhà cung cấp để trả lại hàng
- Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa: cân, đo, đếm số lượng hàng hóa nhận so với
chứng từ, ghi số lượng hàng hóa thực nhận…

 Nhận hàng:
* Nhận hàng theo số lượng
Nhận hàng theo số lượng được tiến hành giữa người nhận và người giao hàng bằng
cách xác định số lượng hàng hóa thực có bằng cách cân, đo, đếm và đối chiếu số lượng
hàng ghi trên các chứng từ kèm theo.
Việc nhận hàng theo số lượng phải do bên nhận hàng trực tiếp kiểm tra và có bên
giao hàng tham gia để phát hiện kịp thời tình trạng, thiếu, mất mát, hư hỏng hàng hóa để

xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của các bên có liên quan.
- Đối với những hàng hóa nhận từ các đơn vị vận tải mà khơng có chủ hàng áp tải thì
người nhận hàng cùng với đại diện chủ phương tiện đó phải tiến hành kiểm tra hàng hóa
ngay từ khi còn trên phương tiện vận tải, xác định tình trạng bao bì, niêm phong, cặp
chì..., sau đó mới tiếnhành tiếp nhận hàng hóa bằng phương pháp cân, đong, đo, đếm.
* Nhận hàng theo chất lượng
Quan sát, phân tích thực trạng hàng hóa và đối chiếu với chất lượng theo u cầu đặt
mua xem có phù hợp hay khơng để loại bỏ những hàng không đúng chủng loại, hàng giả,
hàng kém chất lượng
Nhận hàng theo chất lượng phải chú ý đến các nội dung sau:
-

Xác định tính chất cơ, lý, hóa của sản phẩm

-

Xác định thành phần, cơ cấu của hàng hóa

-

Xác định hình thái, màu sắc, kích thước,… của hàng hóa

-

Xác định số hàng hóa hư hỏng và mức độ hư hỏng


-

Xác định ký, mã hiệu của hàng hóa.

Giám định kiểm tra chất lượng hàng hóa có thể dùng phương pháp cảm quan, phương
pháp phịng thí nghiệm hoặc phương pháp chun gia.
* Những trường hợp cần xử lý khi nhận hàng
a. Trường hợp nhận hàng: Nếu chứng từ không hợp lệ, so lượng hàng hóa thực tế khơng
khớp với hóa đơn, vận đơn; chất lượng hàng hóa khơng đúng tiêu chuẩn.... đều phải lập
biên bản có đại diện của các bên liên quan xác nhận, làm rõ trách nhiệm của các bên liên
quan và đề ra biện pháp xử lý kịp thời.
b. Trường hợp nhận hàng mà thiếu hóa đơn thì bộ phận nghiệp vụ căn cứ vào hợp đồng
kinh tế, kế hoạch nhập hàng hoặc vận đơn... để lập phiếu nhập kho. Trên phiếu nhập kho
ghi: "Hàng nhập kho chưa có hóa đơn" đồng thời vào sổ theo dõi "Hóa đơn chưa đến",
khi có hóa đơn phải kiểm tra đối chiếu với số hàng thực nhận rồi chuyển cho bộphận
nghiệp vụ vào sổ sách.
c. Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng hóa chưa đến thì cáchgiải quyết như sau :
+ Trường hợp đã nhận trả tiền : bộ phận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi
chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra lại nội dung hóa đơn để ghi vào sổ : "Hàng đang đi
trên đường".
+ Trường hợp chưa nhận trả tiền : bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hóa đơn, đến
khi hàng hóa đến sẽ giải quyết như trường hợp hàng hóa và hóa đơn đến cùng một lúc.
1.3.2.2. Xuất hàng
1.3.2.2.1. Nguyên tắc
a. Tất cả hàng hóa khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được xuất hàng theo
đúng số lượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho. Người nhận hàng phải
có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa.
b. Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị:
Chuẩn bị hàng hóa theo đúng với số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếu
xuất kho. Nếu phiếu xuất kho ghi khơng sát với tình hình hàng hóa trong kho, thủ kho đề
nghị người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác, tuyệt đối không được tự ý sửa chữa
chứng từ hoặc giao hàng hóa khác khi chưa có ý kiến của cấp có thẩm quyền.
c. Căn cứ vào phiếu xuất kho, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểm

tra số lượng, chất lượng hàng hóa và giải quyết các trường hợp phát sinh phù hợp với các


quy định chung. Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận
hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hóa.
d. Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau.
e. Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của người quản lý trong phiếu (lệnh) xuất kho.
f. Tiến hành cập nhật số liệu trên thẻ kho và trên hệ thống phần mềm quản lý kho.
1.3.2.2.2. Tổ chức xuất hàng
* Chuẩn bị xuất hàng
Xuất hàng là khâu cuối cùng của nghiệp vụ kho, phản ánh kết quả của quá trình từ
khâu tiêp nhận, bảo quản và gia cơng chế biến hàng hóa ở kho.
Nội dung của công tác chuẩn bị xuất hàng bao gồm :
a. Đối chiếu giữa chứng từ xuất hàng với hàng hóa thực tế có trong kho, xem có phù hợp
với nhau khơng. Nếu khơng phù hợp giữa hàng hóa thực tế với phiếu xuất kho thì thủ kho
phải kịp thời đề nghị với các bộ phận có liên quan làm lại phiếu xuất khác cho phù hợp.
b. Chuẩn bị đầy đủ số hàng hóa như phiếu xuất kho đã ghi. Tùy theo yêu cầu của khách
hàng và tình hình thực tế của hàng hóa trong kho mà tiến hành các công việc như thu
gom, phân loại, chọn lọc, làm đồng bộ, đóng gói... tạo điều kiện thuận lợi nhất cho việc
giao nhận được nhanh gọn, chính xác và an toàn.
* Giao hàng
Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của các bên mà áp dụng các hình thức giao hàng thích
hợp. Việc giao nhận hàng hóa phải do hai bên giao nhận hoặc đại diện hai bên giao nhận
thực hiện.
Bên giao hàng giao đủ số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại hàng hóa theo các
thủ tục giao nhận đối với từng loại hàng. Bên nhận hàng kiểm nhận, kiểm nghiệm số
hàng thực nhận bằng các phương tiện cân đo đong đếm theo hình thức trạng thái bao gói
của hàng hóa. Trừ số lượng hàng phải kiểm nghiệm, hóa nghiệm theo hợp đồng kinh tế,
bên nhận hàng kiểm tra số hàng đã giao có đúng số lượng, chất lượng, quy cách chủng
loại hàng hóa theo các thủ tục giao hàng.

Mọi trường hợp phát hiện hàng hóa khơng đúng tiêu chuẩn chất lượng, sai về quy
cách, mã hiệu phẩm chất không đảm bảo cần phải tách riêng. Nếu cần thiết phải mời cơ
quan giám định chất lượng xác định. Khi cơ quan giám định chất lượng đã kết luận, bên


giao và bên nhận phải chấp hành và thanh toán với nhau theo số lượng và chất lượng
hàng giao thực tế.
Bên nhận hàng không được từ chối nhận những hàng hóa đúng với hợp đồng mua
bán, phiếu giao hàng, hóa đơn, vận đơn và tiêu chuẩn chất lựơng hàng hóa. Đồng thời
khơng được trì hỗn kéo dài, dây dưa trong việc nhận hàng.
Những trường hợp bên nhận hàng phát hiện hàng không đủ số lượng, chất lượng,
quy cách, phẩm chất, mẫu mã v.v... Bên giao có thể thay thế giao số hàng cùng loại nếu
khơng có gì trở ngại hoặc phải xác nhận trước sự chứng kiến của các bên hữu quan như
người vận tải, người bốc dỡ, cơ quan kiểm tra chất lượng hàng hóa... và phải đền bù thiệt
hại cho bên nhận hàng.
Nếu kho đảm nhận việc vận chuyển hàng hóa đến tận nơi cho khách hàng thì kho
chịu trách nhiệm về mọi tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển từ kho đến nơi giao
cho khách hàng. Tuy nhiên đế khuyến khích áp dụng hình thức này, cần có những chế độ,
thể lệ phù hợp, giá cả dịch vụ vận chuyển hàng hóa hợp lý, cần có sự phối hợp chặt chẽ
giữa người mua và người bán, bảo đảm hiệu quả cao cho quá trình giao nhận.
* Một số trường hợp cần xử lý khi xuất hàng
Khi tiến hành giao nhận hàng hóa với khách hàng, có thể xảy ra những trường hợp
khơng bình thường, khơng đúng với kế hoạch, tiến độ.... lúc đó cần có sự bàn bạc giữa
hai bên để cùng nhau giải quyết thỏa đáng trên cơ sở của các nguyên tắc, chế độ đã quy
định.
- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định quá trình giao hàng tiến hành trong một
thời gian nhất định. Nếu một bên không chấp hành đúng thời hạn để lãng phí phương
tiện, nhân lực, hư hao hàng hóa... thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc khơng chấp
hành thời hạn đó gây ra.
- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ...

trong lô hàng giao, nêu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bản
kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ pháp lý cho việc xử lý sau này.
- Trường hợp giao thiếu hoặc hàng không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu khách
hàng phát hiện, kiểm lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng khơng được dây
dưa kéo dài hoặc từ chối
1.3.2.2.3. Quy trình nhập hàng


* Các trường hợp nhập hàng
T/h1: đơn vị cung cấp giao tận kho của doanh nghiệp (đơn vị mua hàng)
T/h2: Doanh nghiệp (đơn vị mua hàng) nhận hàng tại kho của đơn vị cung cấp.
T/h3: Nhập từ nhà máy của công ty chở về kho trung tâm
T/h4: Nhập hàng trả lại: nhà phân phối trả lại do hàng hóa bị hư hại hoặc không đúng,
hàng hết hạn sử dụng, hàng khuyến mãi.
T/h5: Hàng hóa tạm nhập.
T/h6: Kho lẻ nhập hàng từ kho chẵn qua kho lẻ.
T/h7: Đối với các kho ở cảng: Phòng điều độ cảng sẽ quy hoạch tàu cập cầu cảng nào và
hàng hóa sẽ được xếp vào kho nào.
Thông thường các tàu cập cầu cảng theo khu vực kho xếp hàng như khu hàng kim
khí điện máy, khu thực phẩm... Khi Đại lý tàu biển báo có tàu sắp đến, căn cứ vào Bảng
liệt kê hàng hóa (Cargo Manifest) Phòng Điều độ cảng sẽ qui hoạch tàu sẽ cập cầu cảng
nào và hàng hóa sẽ được xếp vào kho nào. Căn cứ vào bảng qui hoạch đó phịng Thương
vụ cảng sẽ lập Hóa đơn kiêm Phiếu xuất kho cho từngchủ hàng (công ty nhập khẩu).
* Thủ tục nhập hàng
- Thủ kho phải kiểm tra một cách cẩn thận những chứng từ về mặt số lượng, tính hợp lệ,
hộp/thùng giấy /số niêm phong trên container hàng chưa mở.
- Số lượng và tình trạng đóng gói đã được ghi chú trên Lệnh giao hàng hay Bảng kê chi
tiết đóng gói (Packing list).
- Thơng thường những Lệnh giao hàng/hóa đơn/Phiếu xuất kho được ký sau khi kiểm tra
hàng hóa.

- Trong trường hợp khiếu nại về hàng hóa hư hỏng hay thất lạc cần phải có một bản sao
Lệnh giao hàng/Phiếu xuất kho/Hóa đơn đã điền vào đầy đủ các chi tiết gửi kèm.
- Đối với hàng trả về kho thì những chứng từ trên phải được kiểm tra xem có được ký
duyệt đầy đủ của người có thấm quyền hay khơng, có được đóng dấu hợp lệ khơng?
* Ngun tắc nhập hàng
- Kiểm nhận hàng hóa về số lượng
- Kiểm nhận hàng hóa về chất lượng


- Chứng từ nhập hàng từ cảng về gồm: tờ khai hải quan, Biên bản giao nhận hàng hóa vận
chuyển (có 2 liên: kho 1 liên và phịng kế tốn 1 liên)
- Phịng kế tốn lập Phiếu nhập kho và giao cho kho hàng làm.
- Tiến hành cập nhật nhập trên thẻ kho và trên máy vi tính
- Chuyển những chứng từ liên quan về phịng kế tốn, phịng kinh doanh.
* Các bước thực hiện
- Đối với hàng nhập khẩu: Chứng từ nhập hàng từ Cảng về gồm có: Packing list +
Catalogue hàng do Phòng Xuất Nhập khẩu mua hàng báo trước 2 ngày (bằng văn bản,
email).
- Các bộ phận liên quan khác như phịng thu mua, phịng hành chính... cũng báo
trước cho kho một ngày để chuẩn bị mặt bằng nhập hàng
- Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra chứng từ về mặt số lượng, tính
hợp lệ, những chứng từ này có được ký duyệt đầy đủ, có chữ ký của người có thẩm quyền
hay khơng và có được đóng dấu hợp lệ khơng.
- Kiểm nhận hàng hóa về mặt số lượng (thừa, thiếu) so với Packing list.
- Vận chuyển hàng hóa nhập đến nơi bảo quản, hay nơi chế biến
- Khi nhập hàng cần đối chiếu mã "Item No" so với Packing list.
- Kiểm nhận hàng hóa về mặt chất lượng (đối với hàng móp, bể, bị đổ bể, trả về).
- Sau đó kho hàng scan mã "Item No" chuyển bộ phận kế tốn kho để làm Phiếu Nhập
kho (2 liên: phịng Kế toán: 1 liên và Kho: 1 liên).
- Tiến hành cập nhật hàng nhập trên thẻ kho và máy vi tính của kho hàng

- Chuyển những chứng từ có liên quan về phịng kế tốn để làm phiếu nhập kho
- Thủ kho giữ 1 liên Phiếu nhập kho, để vào hồ sơ lưu “Phiếu nhập kho” theo thứ tự thời
gian.
* Hạng mục kiểm tra khi nhập
- Kiểm tra hạn sử dụng, kiểm tra ngày sản xuất và ngày hết hạn
- Nếu hàng hết hạn sử dụng thì để riêng 1 chỗ và phản hồi với nhà cung cấp.
- Kiểm tra hàng hóa bị hư hỏng, chụp hình lại và để riêng. Lập biên bản trả lại hàng cho
nhà cung cấp


- Kiểm tra số lượng hàng hóa nhập: đếm số lượng hàng so với chứng từ, chỉ ghi nhận số
hàng hóa thực nhận.
* Kiểm tra số lượng hàng nhập
Phương pháp thơng thường nhất của việc kiểm tra hàng hóa là kiểm tra trực tiếp:
- Người kiểm tra đếm số lượng mỗi một loại hàng nhận được và kiểm tra so với hóa đơn
của nhà cung cấp hoặc Lệnh giao hàng.
- Nêu số lượng ăn khớp, người kiểm tra đánh dấu bên cạnh mỗi món hàng trên hóa đơn
hoặc Lệnh giao hàng.
- Lập lại các bước trên đối với tất cả các hàng nhận.
- Nếu số lượng, màu sắc, kích cỡ và những đặc điểm khác của tất cả các món hàng đều
đúng, lúc đó người kiểm tra ký vào hóa đơn hay Lệnh giao hàng.
- Nêu số lượng không khớp, chúng cần phải được ghi chú lại trên hóa đơn hay Lệnh giao
hàng.
1.3.2.2.4 Quy trình xuất hàng
1. Các trường hợp xuất hàng:
T/h1: DN mua hàng đến kho của doanh nghiệp bán hàng nhận hàng.
T/h2: Doanh nghiệp bán hàng giao tận kho của doanh nghiệp mua hàng (chở bằng ô tô,
xe máy)
T/h3: DN giao cho chi nhánh chở tới nơi giao tận kho của DN mua hàng, thường là chở
đi các tỉnh xa.

T/h4: Xuất hàng từ kho chẵn qua kho lẻ nội bộ.
T/h5: Xuất hàng từ kho của DN (kho trung tâm phân phối) đến các chi nhánh.
T/h6: Xuất (kho trung tâm phân phối) trả về nhà máy của doanh nghiệp.
2. Nguyên tắc xuất hàng
- Chỉ có người có trách nhiệm cầm phiếu đề nghị xuất hàng được duyệt mới được đến
kho nhận hàng.
- Chỉ xuất đúng số lượng, trọng lượng, chủng loại hàng đã được duyệt trên chứng từ hay
phiếu đề nghị xuất hàng.
- Tiến hành cập nhật số liệu trên thẻ kho và trên máy vi tính, kiểm kê chu đáo và đúng kỳ.