B. Huong dan SO KE TOAN SQL pptx

SỔ KẾ TOÁN SQL
BỘ SỔ KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
Tác giả: Nguyễn Duy Tuân – www.bluesofts.net
File “Sổ kế toán SQL” có các sổ kế toán: NKC, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, sổ tổng hợp 131,
141, 331, 156, bảng cân đối tài khoản, Các bạn làm kế toán không có phần mềm có thể ứng
dụng nó để tự động lên sổ sách. Công việc của bạn chỉ là thiết lập tham số, nhập liệu danh
mục, và chứng từ.
File sổ kế toán này, việc trích lấy dữ liệu, tác giả chỉ dùng một hàm BS_SQL với phép truy
vấn CSDL bằng SQL của A-Tools. Chỉ lọc ra những mã có phát sinh thực sự, không tạo công
thức thừa, các vùng dữ liệu được co giãn đúng với thực tế biến động, không tham chiếu thừa
trong công thức. Ví những lý do này mà bộ sổ trong file này chạy rất nhanh và nhẹ.
Các kỹ thuật được ứng dụng trong file này:
1. Tạo Name (Define Name)
2. Tạo Name động (Name chứa công thức)
3. Data Validation
4. Conditional Formatting
5. Công thức mảng – Formula Array
6. Ứng dụng hàm. Tất cả các sổ kế toán trong file này chỉ dùng có 6 hàm: SUM, IF,
VLOOKUP, INDIRECT, ISNA, BS_SQL
1
.
Cách chạy sổ: Các sổ đã được lập bởi công thức động BS_SQL, bạn muốn xem theo tài
khoản nào thì chọn tài khoản đó sổ lập tức cập nhật lại. Với sổ cái, sổ chi tiết khi ta chọn các tài
khoản:131, 141, 331, 334 thì mục theo dõi chi tiết sẽ hiện ra danh sách các mã theo nhóm tài
khoản này. Ví dụ chọn tài khoản 131 thì danh dách mã chi tiết là các mã khách hàng, 141 danh
sách mã là nhân viên.
1
BS_SQL: Hàm này nằm trong Add-in A-Tools.
Nhập dữ liệu: Để nhập dữ liệu của bạn vào file này và để dữ liệu tự động lên các sổ, bạn
hãy nhập vào các sheet theo mô tả trong bảng dưới đây:
Tên sheet Nội dung Quan hệ

DMNV Nhập danh sách các nhân viên: Ma_NV, Ten,
…
Ma_NV quan hệ với
cột Ma_NV trong sổ
NKC, KHO.
DMKH Nhập danh sách các khách hàng: Ma_KH,
Ten,…
Ma_KH quan hệ với
cột Ma_KH trong sổ
NKC, KHO.
DMNB Nhập danh sách các người bán: Ma_NB, Ten,
…
(danh mục nhà cung cấp)
Ma_NB quan hệ với
cột Ma_NB trong sổ
NKC, KHO.
DMVLSPHH Nhập danh sách các hàng hóa: Ma_VLSPHH,
Ten,…
Ma_VLSPHH quan hệ
với cột Ma_VLSPHH
trong sổ KHO.
DMTK Nhập danh sách các tài khoản: MaTK, Ten,… MaTK quan hệ với cột
NOTK, COTK trong sổ
NKC, KHO.
ChungTu-
Header
+ Nhập các thông tin cơ bản của chứng từ
như: So_CT, Ngay_CT, Dien_Giai, Ma_KH,
Ma_NV, Ma_NB,…
+ Cột So_CT quan

hệ với cột So_CT
trong sổ NKC –
Details.
+ Các cột nhập mã
trong sổ này có quan
hệ với các cột mã
trong các sổ danh
mục.
NKC-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản, chi tiết cho
các đối tượng. Ngày của dư đầu phải < ngày
đầu kỳ (NGAY1).
+ Nhập các chứng từ - định khoản các số
tiền phát sinh.
(Tóm lại, sổ NKC ghi tất cả các số dư đầu kỳ
và các giao dịch bằng tiền trong kỳ.)
+ Cột So_CT quan
hệ với cột So_CT
trong sổ “ChungTu-
Header” – Tổng hợp
chứng từ.
+ Các cột nhập mã
trong NKC có quan
hệ với các cột mã
trong các sổ danh
mục.
KHO-Details + Nhập số dư đầu các tài khoản kho 15*, chi
tiết cho các vật liệu, hang hóa. Ngày của dư
đầu phải < ngày đầu kỳ (NGAY1).
+ Nhập các chứng từ kho chi tiết: mã hang,
số lượng, đơn giá, thanh tiền.

+ Cột So_CT quan
hệ với cột So_CT
trong sổ “ChungTu-
Header” – Tổng hợp
chứng từ.
+ Các cột nhập mã
trong NKC có quan
hệ với các cột mã
trong các sổ danh
mục.

Quan hệ CSDL:
Các Name dùng trong công thức:
STT Tên Name Tham chiếu vùng Ứng dụng
1 CDTK_CKCO =CDTK!$I$6:$I$19 BCTC
2 CDTK_CKNO =CDTK!$H$6:$H$19 BCTC
3 CDTK_DKCO =CDTK!$E$6:$E$19 BCTC
4 CDTK_DKNO =CDTK!$D$6:$D$19 BCTC
5 CDTK_MATK =CDTK!$B$6:$B$19 BCTC
6 CDTK_PSCO =CDTK!$G$6:$G$19 BCTC
7 CDTK_PSNO =CDTK!$F$6:$F$19 BCTC
8 CDTK_STT =CDTK!$A$6:$A$19 BCTC
9 CDTK_TENTK =CDTK!$C$6:$C$19 BCTC
10 CHUNGTU ='ChungTu-Header'!$A$4:$G$38 In sổ NKC
11 DMKH =DMKH!$A$3:$G$100 Các sổ
12 DMKH_MA_KH =DMKH!$A$4:$A$100 Data Validation-List
13 TU_TAO_NAMES ='SETUP-SHEET MỚI'!$A$4:$C$30 Tự tạo Name trong VBA
14 DMNB =DMNB!$A$3:$F$100 Các sổ
15 DMNB_MA_NB =DMNB!$A$4:$A$100 Data Validation-List
16 DMNV =DMNV!$A$4:$G$100 Các sổ

17 DMNV_MA_NV =DMNV!$A$5:$A$100 Data Validation-List
18 DMTK =DMTK!$A$4:$C$267 Các sổ
19 DMTK_MATK =DMTK!$A$5:$A$267 Data Validation-List
20 DMVLSPHH =DMVLSPHH!$A$4:$D$100 Các sổ
21 DMVLSPHH_MA_VLSPHH =DMVLSPHH!$A$5:$A$100 Data Validation-List
22 GIAMDOC =SETUP!$C$16 Tên người in trong sổ
23 KETOAN =SETUP!$C$19 Tên người in trong sổ
24 KETOANTRUONG =SETUP!$C$17 Tên người in trong sổ
25 THUQUY =SETUP!$C$18 Tên người in trong sổ
26 TKDM ='SETUP-TKDM'!$F$17:$J$30 Dùng cho Name động
27 NGAY1 =SETUP!$C$6 Lọc ngày BC
28 NGAY2 =SETUP!$C$7 Lọc ngày BC
29 NGAYBC =SETUP!$C$8 Ngày BC
30 KHO ='KHO-Details'!$A$4:$R$100 BS_SQL
31 KHO_COTK ='KHO-Details'!$L$5:$L$100 Dùng cho các sổ kho
32 KHO_DONGIA ='KHO-Details'!$I$5:$I$100 Dùng cho các sổ kho
33 KHO_NGAY_CT ='KHO-Details'!$B$5:$B$100 Dùng cho các sổ kho
34 KHO_NGAY_GHI ='KHO-Details'!$Q$5:$Q$100 Dùng cho các sổ kho
35 KHO_NOTK ='KHO-Details'!$K$5:$K$100 Dùng cho các sổ kho
36 KHO_SLG ='KHO-Details'!$H$5:$H$100 Dùng cho các sổ kho
37 KHO_THANH_TIEN ='KHO-Details'!$M$5:$M$100 Dùng cho các sổ kho
38 KHO_VLSPHH ='KHO-Details'!$G$5:$G$100 Dùng cho các sổ kho
39 MAKH =IDs!$B$5:$B$9 Data Validation-List
40 MANB =IDs!$C$5:$C$9 Data Validation-List
41 MANV =IDs!$D$5:$D$8 Data Validation-List
42 MATK =IDs!$A$5:$A$19 Data Validation-List
43 MAVLSPHH =IDs!$E$5:$E$9 Data Validation-List
44 NKC ='NKC-Details'!$A$3:$J$100 BS_SQL
45 NKC_COTK ='NKC-Details'!$H$4:$H$100 Dùng cho các sổ KT
46 NKC_MA_KH ='NKC-Details'!$D$4:$D$100 Dùng cho các sổ KT

47 NKC_MA_NB ='NKC-Details'!$E$4:$E$100 Dùng cho các sổ KT
48 NKC_MA_NV ='NKC-Details'!$F$4:$F$100 Dùng cho các sổ KT
49 NKC_NGAY_GHI ='NKC-Details'!$J$4:$J$100 Dùng cho các sổ KT
50 NKC_NOTK ='NKC-Details'!$G$4:$G$100 Dùng cho các sổ KT
51 NKC_THANH_TIEN ='NKC-Details'!$I$4:$I$100 Dùng cho các sổ KT
52 SC_NKC_TEN_COT
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,5,0)))
Sổ cái
53 SC_TK_DM
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,2,0)))
Sổ cái
54 SC_TK_MA
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,3,0)),"",INDIRECT(VLOOKU
P('So Cai'!$C$4,TKDM,3,0))))
Sổ cái
55 SC_TK_NKC_MA
=IF('So Cai'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Cai'!
$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKU
P('So Cai'!$C$4,TKDM,4,0))))
Sổ cái
56 SCT_NKC_TEN_COT

=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi
Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)),"",VLOOKUP('So
Chi Tiet'!$C$4,TKDM,5,0)))
Sổ chi tiết
57 SCT_TK_DM
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi
Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)),"",VLOOKUP('So
Chi Tiet'!$C$4,TKDM,2,0)))
Sổ chi tiết
58 SCT_TK_MA
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",INDIRECT(VLOOKUP('So
Chi Tiet'!$C$4,TKDM,3,0)))
Sổ chi tiết
59 SCT_TK_NKC_MA
=IF('So Chi Tiet'!
$C$4="","",IF(ISNA(VLOOKUP('So Chi
Tiet'!
$C$4,TKDM,4,0)),"",INDIRECT(VLOOKU
P('So Chi Tiet'!$C$4,TKDM,4,0))))
Sổ chi tiết
Lưu ý: Các Name trong bảng trên không được xóa. Các Name này được tự cập nhật khi dữ liệu
trong các sheet thay đổi.
Tất cả các sổ kế toán tác giả lập đều để mở công thức, các bạn có thể tự nâng cấp theo ý mình.
Nơi trao đổi góp ý về sổ kết toán SQL tại />