Khảo Sát, Đánh Giá Công Tác Tổ Chức Và Điều Hành Các Cuộc Hội Họp Của Tập Đoàn Dầu Khí Việt Nam..doc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên sinh viên: LƯƠNG XUÂN DIỆU
Lớp: Đại học Quản trị văn phòng 1907

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHĨA HỌC (2019- 2021)
CHUN ĐỀ
TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP TẠI TẬP ĐỒN DẦU KHÍ
VIỆT NAM
Cơ quan thực tập: Tập đồn Dầu Khí Việt Nam
Địa chỉ: 18 Láng Hạ, Đống đa, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan: Đỗ Thúy Lan

Hà Nội, 2021


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên sinh viên: LƯƠNG XUÂN DIỆU
Lớp: Đại học Quản trị văn phòng 1907

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG
KHĨA HỌC(2019- 2021)
CHUN ĐỀ
TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP TẠI TẬP ĐỒN DẦU KHÍ
VIỆT NAM

Cơ quan thực tập: Tập đồn Dầu Khí Việt Nam
Địa chỉ: 18 Láng hạ, Đống Đa, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan: Đỗ Thúy Lan
Giảng viên hướng dẫn
Hà Nội, 2021

: ThS. Đặng Văn Phong


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong báo cáo đều trung thực. Mọi tham
khảo nội dung trong báo cáo đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên cơng
trình, thời gian địa điểm cơng bố.
Nếu phát hiện có bất kì sự gian lận nào tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm
về nội dung báo cáo của mình.
Sinh viên

Lương Xuân Diệu


LỜI CẢM ƠN
Xin cảm ơn , Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện Kế hoạch thực tập
ngành Quản trị văn phịng khóa 2019 - 2021 tại cơ quan, đơn vị, tổ chức. Nhờ
đó tơi đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về công tác
văn phòng.
Do điều kiện về thời gian cũng như nhận thức về chun mơn của bản
thân cịn nhiều hạn chế nên trong Báo cáo thực tập không thể tránh khỏi những
thiếu sót, tơi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý từ các thầy cơ để báo cáo của

tơi được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Lương Xuân Diệu


MỤC LỤCC LỤC LỤCC
MỞ ĐẦU...............................................................................1
NỘI DUNG.............................................................................3
Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI
HỌP.....................................................................................3
1.1. KHÁI NIỆM HỘI HỌP...........................................................................................3
1.2. VAI TRÒ CỦA HỘI HỌP.......................................................................................3
1.3. NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HỘI HỌP.......................................................................3
1.4. CÁC HÌNH THỨC HỘI HỌP..................................................................................6
1.5. CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỘI HỌP............................................................................7
Tiểu kết.................................................................................9
Chương 2. TÌNH HÌNH CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI
HỌP TẠI TẬP ĐOÀN ĐÀU KHÍ VIỆT NAM.................................10
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TẬP ĐỒN
DẦU KHÍ VIỆT NAM................................................................................................10
2.1.1. Giới thiệu vài nét về cơ quan....................................................................10
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tập đồn Dấu khí Việt Nam.......10
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Dấu Khí Việt Nam....................................14
2.2. KHẢO SÁT VỀ TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH
HỘI HỌP TẠI

TẬP ĐỒN DẦU KHÍ VIỆT NAM........................................................18

2.2.1. Tổ chức cơng tác chuẩn bị........................................................................22
2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp.....................................................................28
2.2.3. Tổ chức công việc khi cuộc họp kết thúc..................................................36
Tiểu kết...............................................................................36
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP TẠI TẬP ĐỒN DẦU KHÍ VIỆT NAM.....37
3.1. NHẬN XÉT CHUNG............................................................................................37
3.1.1. Ưu điểm.....................................................................................................37
3.1.2. Hạn chế.....................................................................................................37
3.1.3. Nguyên nhân.............................................................................................38


3.2. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH
HỘI HỌP TẠI

TẬP ĐỒN DẦU KHÍ VIỆT NAM........................................................38

Tiểu kết...............................................................................40
KẾT LUẬN...........................................................................41
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................42
PHỤ LỤC.............................................................................43


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Các cuộc họp chính là nơi để gắn kết mọi cá nhân trong tổ chức, cùng bàn
bạc, tìm ra phương hướng, tăng hiệu quả công việc, hội họp cũng là nơi thể hiện
tác phong, hình ảnh, tinh thần và văn hóa làm việc chun nghiệp của tổ chức.
Nơi làm việc dù có khơng gian nhỏ hay hẹp thì sự bố tr gian màu sắc...thì
tất cả củng mang cho chúng ta tinh thần thoải mái hoặc chịu, ảnh hưởng đến

trạng thái tinh thần cũng như sức khỏa và hiệu qu việc, và tương tự, khi bạn tổ
chức tốt khu vực hành chính của cơ quan. V nay để tìm giải pháp cho các vướng
mắc trong thế giới được tìm thấy xuy các cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc
họp vẫn tốt hơn là điện tho fax, máy vi tính ... hoặc là làm việc một mình. Tổ
chức tốt một cuộc họ quan trọng như việc bạn tổ chức khoa học khu vực hành
chính vậy. Nó hiểu quả rất lớn cho cơng việc và cũng như sự thành công của
bạn.
Tuy nhiên, không phải cơ quan nào cũng biết cách sắp xếp, tổ chức hội
họp một cách khoa học, hiệu quả dẫn đến tình trạng lãng phí thời gian, kinh phí
mà khơng mang lại hiệu quả gì. Hầu hết mỗi người chúng ta đều dành một phần
lớn thời gian trong cuộc đời cho sự nghiệp và chắc chắn chúng ta sẽ phải đối
mặt với khơng ít những thách thức, khó khăn trong cơng việc địi hỏi những
phương pháp giải quyết tối ưu, một trong những cách thức để tìm ra giải pháp
mà bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng đều thực hiện đó chính là hội họp. Các nhà
quản lý cần tìm hiểu kĩ càng, đưa ra các cách thức, giải pháp tối ưu để nâng cao
hiệu quả trong quá trình tổ chức hội họp của cơ quan.
Là một sinh viên ngành quản trị văn phịng, tơi cảm thấy bản thân cần
phải trang bị đầy đủ những kĩ năng cần thiết để thực hiện được chức năng tham
mưu, tổng hợp, trợ giúp, điều hành của một nhà quản trị văn phịng vì vậy tơi đã
lựa chọn đề tài: “Tổ chức và điều hành hội họp tại Tập đồn Dầu Khí Việt
Nam” làm chun đề nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
1


Hội họp là đề tài được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm và khai thác.
Nhưng “Tổ chức và điều hành hội họp tại Tập đồn Dầu khí Việt Nam” nhìn
chung chưa có nhiều nghiên cứu. Đa số là các bài viết, đề tài trên các tạp chí
chuyên ngành, hội thảo liên quan và các văn bản quy phạm pháp luật.

2


3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức và điều hành
các cuộc hội họp của Tập đoàn Dầu khí Việt Nam.
- Phạm vi nghiên cứu: Việc khảo sát, đánh giá được thực hiện tại Tập
đồn Dầu khí Việt Nam.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đánh giá một cách toàn diện, khách quan chất lượng quản lý công tác tổ
chức hội họp, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hội họp tại
Tập đồn Dầu khí Việt Nam.
5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu đề tài tôi đã sử dụng một số phương pháp để
làm rõ vấn đề cần nghiên cứu như:


Phương pháp quan sát



Phương pháp điều tra



Phương pháp phân tích – tổng hợp



Phương pháp thu thập và xử lí thơng tin



Sử dụng một số tài liệu tham khảo phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề

tài
6. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và điều hành hội họp.
Chương 2: Tình hình cơng tác tổ chức và điều hành hội họp tại Tập đồn
Dầu khí Việt Nam.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và
điều hành hội họp tại Tập đồn Dầu khí Việt Nam.

3


NỘI DUNG
CHƯƠNG I
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC
VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP
1.1. Khái niệm hội họp
Theo nghĩa chung nhất, cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có
tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để
thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thơng tin, tổng
kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ
mà những người dự họp đều quan tâm.
Ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 114/2006/QĐTTg ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước. Theo đó, họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một
cách thức giải quyết cơng việc, thơng qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính
nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong

việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình
theo quy định của pháp luật.
1.2. Vai trị của hội họp
- Xây dựng tinh thần tập thể, tạo sự phối hợp hài hịa trong cơng việc của
các cá nhân để đem lại hiệu quả cao.
- Giúp các cá nhân chia sẻ kinh nghiệm, giúp đỡ nhau trong công việc.
- Khai thác trí tuệ tập thể, thúc đẩy tư duy, tính sáng tạo, sự cạnh tranh
của mỗi cá nhân trong tổ chức.
1.3. Nguyên tắc tổ chức hội họp
Ngày 09/11/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 45/2018/
QĐ-TTg quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan
thuộc hệ thống hành chính nhà nước (Quyết định);
Theo đó, tại Điều 4 Quyết định quy định về nguyên tắc tổ chức cuộc họp
như sau:
4


- Giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong
việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cấp trên không can thiệp và giải
quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không chuyển công
việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.
- Tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ; cơng khai, minh bạch và bảo đảm
bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức cuộc họp theo kế hoạch công tác hoặc khi thực sự cần thiết phù
hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, cơng việc cần giải quyết; với
tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị.
- Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và
thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong chỉ đạo, chủ trì, tham dự cuộc
họp, trách nhiệm của các cơ quan bảo đảm, phục vụ cuộc họp.
- Lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau

hợp lý; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp; cải tiến,
đơn giản hóa thủ tục trong tổ chức cuộc họp; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, không phơ trương, hình thức.
- Khơng làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ
chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính cho
cơng dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, để một cuộc họp đạt hiệu quả cao, chúng ta cần bám sát và tuân
thủ một số nguyên tắc như:
- Luôn bám sát chủ đề:
Người chủ trì nên gửi cho nhân viên bản thảo luận chi tiết trước 24h của
cuộc họp. Cách làm này sẽ khiến mọi người luôn chú tâm và bám sát nội dung
đã vạch ra ban đầu. Luôn bám sát chủ đề chính là yếu tố cực kỳ quan trọng làm
nên một buổi họp thành công.
Để các thành viên nắm được nội dung cuộc họp và có thời gian chuẩn bị,
người điều hành cần tóm tắt cơng việc và mục đích của cuộc họp cho các thành
viên tham dự. Trong đó cần ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho từng hạng mục
5


thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý. Như vậy, mọi người sẽ có thời gian
chủ động chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.
Trong một số trường hợp, việc thảo luận q sơi nổi hoặc nhiều nhân viên
đang có những mối bận tâm riêng sẽ khiến cuộc họp bị lệch sang một hướng
khác. Khi đó, người lãnh đạo cần khéo léo cắt đi những luồng tư tưởng lan man,
nhắc lại một lần nữa mục tiêu của buổi họp hôm nay.
- Mời đúng đối tượng cho cuộc họp:
Trong rất nhiều cuộc họp, chúng ta thường bắt gặp những đối tượng đến
cuộc họp khơng biết để làm gì. Điều này khơng phải vì họ khơng chú tâm, tìm
hiểu trước thơng tin mà vì chun mơn của họ khơng giúp ích hay đóng góp
được gì cho cuộc họp này. Đây là một trong những tình huống thật sự gây bối

rối và lãng phí tài ngun, nhân lực khiến ta khơng thể có một cuộc họp thành
cơng được.
Vì vậy, người chủ trì chỉ nên mời những thành viên quan trọng và liên
quan đến cuộc họp. Những thành viên được mời đến là những người có thể đưa
ra các ý kiến để giải quyết vấn đề trong cuộc họp đó. Nếu như vậy, nhân viên
chắc chắn sẽ tham gia với một tinh thần thích thú và háo hức hơn rất nhiều. Một
nhóm họp hiệu quả chỉ nên có khoảng từ 5 – 7 người. Số lượng qua đông chỉ
khiến nhiều nhân viên trở thành khán giả cuộc họp và các luồng thảo luận trở
nên lạc đề, xa vời.
- Đúng giờ - yếu tố không thể thiếu của một cuộc họp thành cơng:
Để có một cuộc họp thành công cả người tổ chức lẫn người tham dự đều
nên có thói quen tơn trọng giờ giấc. Hai nguyên tắc cần thiết để đảm bảo thời
gian trong một cuộc họp là:


Đừng bao giờ đến họp muộn



Đừng chờ người đến muộn

6


Khi tới giờ, bạn nên đóng cửa phịng họp và bắt đầu buổi họp như đã
thông báo. Việc đúng giờ sẽ khiến những ai tới họp sớm cảm thấy được tôn
trọng và người đến dự trễ tự nhận biết được lỗi và sửa chữa cho những lần sau.
Nếu đã bắt đầu họp đúng giờ, bạn cũng nên kết thúc đúng giờ. Đừng nên
có những suy nghĩ “mọi người thảo luận sôi động quá, kéo dài thêm chút nữa
cũng được”, “thêm nửa tiếng nữa chắc cũng khơng vấn đề gì đâu”,… Là người

tổ chức cuộc họp, bạn nên ước lượng thời gian, điều phối, dẫn dắt, tổng kết các
ý kiến được đóng góp sao cho chuẩn với thời gian mình đã đặt ra nhất tránh các
trường hợp lan man, dông dài.
Một cuộc họp nếu khơng có vấn đề gì q lớn chỉ nên gói gọn từ 30 – 45
phút.
Bạn hãy nhớ rằng rất nhiều cuộc họp trở nên vô tổ chức vì sự chậm trễ,
đây là một trong những thói quen vô tổ chức, thiếu chuyên nghiệp của sếp cũng
như nhân viên. Vì thế, vấy đề đi muộc bạn nên quát triệt ngay từ đầu.
1.4. Các hình thức hội họp
Hội họp có rất nhiều các hình thức khác nhau, đa dạng và mỗi hình thức
đều có một chức năng riêng, cụ thể như:
- Họp giao ban: là cuộc họp rà soát lại cơng việc trước đó, điểm các thơng
tin liên quan và vạch ra kế hoạch tiếp theo, phân công nhiệm vụ tiếp theo cho
đơn vị.
- Họp làm việc: là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị
cấp dưới để giải quyết những cơng việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm
quyền của cấp dưới hoặc kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các
nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
- Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc
về chuyên môn kĩ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề
án. Các dự án diễn ra trong địa bàn tỉnh khá là nhiều và tương đối phức tạp vì
điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện, kĩ thuật; việc triển khai công việc cịn gặp
nhiều khó khăn. Cuộc họp chun mơn là cuộc họp trao đổi kinh nghiệm, thảo
7


luận những vấn đề chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến dự án, chia sẻ, trao đổi
kinh nghiệm và đưa ra hướng giải quyết, hoàn thành dự án đúng tiến độ, hiệu
quả, tiết kiệm.
- Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai: là cuộc họp để quán triệt, thống nhất

nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn,
quan trọng của Đảng và Nhà nước, của ngành về quản lý, điều hành hoạt động
kinh tế, xã hội, giáo dục.
- Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề: là cuộc họp để đánh giá tình
hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.
- Họp (hội nghị) tổng kết hàng năm: là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ cơng tác hàng năm và bàn phương
hướng, nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan.
1.5. Các bước tổ chức hội họp
- Lên lịch trình họp:
Trước bất cứ cuộc họp nào bạn cần lên lịch trình cuộc họp và thơng báo
trước cho tất cả các thành viên tham gia để họ chủ động tham gia và có đủ thời
gian chuẩn bị những tài liệu liên quan. Một lịch trình họp hợp lý, khoa học sẽ có
tác dụng tăng thêm sự hấp dẫn cho những người tham gia ngay từ những giây
phút đầu.
Bạn cần chuẩn bị các văn phòng phẩm như giấy, sổ, bút để ghi chép các
nội dung công việc cần thiết. Ngồi ra, các thiết bị như máy tính, máy chiếu
slide cũng phải được chạy thử, nạp đủ năng lượng để đảm bảo hiệu quả trong
suốt thời gian diễn ra buổi họp. Bên cạnh những trang thiết bị cần có, mỗi người
tham gia cuộc họp cần tự trù bị sẵn những nội dung cần báo cáo, đặt câu hỏi
hoặc thảo luận.
- Chọn địa điểm và thời gian phù hợp:
Thời gian và địa điểm cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành
công của cuộc họp. Thông thường, các buổi họp thường diễn ra vào giữa buổi để
tránh thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc.
8


Bên cạnh đó, thời gian và địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người
tham dự để tránh đến muộn, ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

- Lựa chọn các phương pháp họp hiệu quả:
Tùy thuộc vào tính chất và mục đích của mỗi cuộc họp mà bạn cần lựa
chọn phương pháp điều hành cuộc họp hiệu quả. Với những cuộc họp đòi hỏi
phải đưa ra những giải pháp sáng tạo bạn cần lựa chọn không gian và những
phương pháp tạo cảm giác thoải mái cho người tham dự. Ngun tắc chung để
có cuộc họp thành cơng dù bạn chọn phương pháp nào điều quan trọng nhất phải
đảm bảo tính dân chủ, tạo cảm giác cởi mở, thân thiện với những người tham
dự. Để huy động sức mạnh tập thể trong các cuộc họp, bạn có thể lựa chọn
phương pháp Đồng đội cùng sáng tạo giải quyết vấn đề với sự kết hợp bộ ba
công cụ tư duy: Khởi tạo ý tưởng, Sơ đồ tư duy và 6 chiếc mũ tư duy.
- Xử lí các tình huống ngắt qng:
Có nhiều cuộc họp thất bại khi khơng thể kiểm sốt được các tình huống
cắt ngang khiến cuộc họp đi chệch mục tiêu ban đầu. Là người ddiefu hành cuộc
họp bạn cần quyết đoán và tỉnh táo để các ý kiến đưa ra cùng các thành viên
tham dự không đi chệch mục tiêu của bạn. Hãy nhanh chóng và khéo léo lái các
ý kiến của thành viên vào vấn đề của bạn.
- Khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến:
Thực tế có nhiều cuộc họp diễn ra chỉ dành cho một vài người tích cực,
cịn các thành viên khác hoặc thơ ơ hoặc không đủ dũng cảm tham gia phát biểu.
Sự xung đột về tư duy, cảm giác mất an toàn và tinh thần thiếu trách nhiệm là
nguyên nhân của những hiện tượng này. Bạn cần tạo ra một môi trường họp tích
cực bằng việc áp dụng 3 nguyên tắc: Khuyến khích các nhiều ý tưởng càng tốt,
Hoan nghênh những ý tưởng độc đáo và Khơng chỉ trích hay phê bình ý kiến
người khác.
Một cuộc họp mà khơng có các ý kiến từ những thành viên tham gia được
coi là một buổi họp thất bại. Bởi mục tiêu của cuộc họp là ghi nhận ý kiến của
mọi người cho công việc chung. Như vậy, khơng khí cuộc họp sẽ thêm phần hào
9

hứng và sơi nổi. Hơn nữa, bạn sẽ có cơ hội lắng nghe nhiều ý kiến nhân viên
cũng như các u cầu của họ đối với cơng ty. Chính vì vậy, bạn nên đón nhận
những ý tưởng độc đáo và mới lạ từ các thành viên, bởi biết đâu những ý kiến dù
nhỏ nhất cũng có thể phát huy tác dụng to lớn mà bạn không ngờ tới.
- Xác định phạm vi ra quyết định:
Cuộc họp là cơ hội để bạn cùng với các thành viên khác cùng đưa ra quyết
định. Hãy cân nhắc phạm vi và các nguyên tắc mà bạn được phép quyết định
tránh việc vượt quá thẩm quyền được giao.
- Lên kế hoạch hành động:
Các ý kiến dù có hay đến mấy cũng dễ bị bỏ qua nếu bạn khơng cùng mọi
người hiện thực hóa nó bằng một kế hoạch hành động cụ thể. Khi tinh thần của
cuộc họp đang lên cao, hãy chủ động cùng mọi người xây dựng và phân công
trách nhiệm thực hiện công việc trên cơ sở tự nguyện và phù hợp với năng lực,
trách nhiệm từng bộ phận theo bản STARS công việc cụ thể.
- Tóm tắt và đánh giá kết quả cuộc họp:
Khi kết thúc cuộc họp, bạn hãy tổng kết lại những nội dung chính đã được
giải quyết hay cịn tồn đọng và nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Điều này
sẽ giúp bạn và các thành viên tham gia một lần nữa thống nhất lại toàn bộ các
vấn đề đã được đưa ra thảo luận. Hơn nữa, đây còn là cơ sở cho biên bản cuộc
họp sẽ được gửi đến các thành viên tham gia họp và những người vắng mặt có
liên quan được biết và thực hiện theo.
Tiểu kết
Tơi đã trình bày những lý luận chung về cơng tác tổ chức và điều hành hội
họp. Q trình tìm hiểu kĩ về khái niệm, vai trị, ngun tắc, các hình thức cũng
như các bước thực hiện một cuộc họp giúp bản thân tơi có thêm nhiều kiến thức
bổ ích phục vụ cho việc thực hiện các phần tiếp theo của chuyên đề và cũng là
các kĩ năng cần thiết cho công việc của bản thân sau này.

10

CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CƠNG TÁC TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI HỌP TẠI
TẬP ĐỒN DẦU KHÍ VIỆT NAM
2.1. Khái qt về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tập
đồn Dầu khí Việt Nam
2.1.1. Giới thiệu vài nét về cơ quan
Tên gọi đầy đủ: TẬP ĐỒN DẦU KHÍ VIỆT NAM.
Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Tên giao dịch: TẬP ĐỒN DẦU KHÍ VIỆT NAM.
Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM OIL AND GAS GROUP.
Tên gọi tắt: PETROVIETNAM, viết tắt là PVN.
Địa chỉ trụ sở chính: Số 18 Láng Hạ, phường Thành Cơng, quận Đống Đa
, thành phố Hà Nội.
Điện thoại: +84-4-38252526, Fax: +84-4-38265942.
Website: .
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tập đoàn Dầu khí Việt
Nam
2.1.2.1. Vị trí, chức năng
Tiến hành các hoạt động dầu khí và ký kết các hợp đồng dầu khí với các
tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động dầu khí theo quy định của Luật dầu khí; tổ
chức công tác điều tra cơ bản và tổ chức quản lý, giám sát cơng tác tìm kiếm,
thăm dị, khai thác dầu khí, cơng nghiệp khí, cơng nghiệp điện, chế biến dầu khí,
tồn trữ và phân phối các sản phẩm dầu khí, dịch vụ dầu khí trên cơ sở hợp đồng
với các nhà thầu dầu khí, với cơng ty con và với các tổ chức, cá nhân khác;
- Trực tiếp sản xuất, kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận theo quy định của
pháp luật. Các quan hệ kinh tế phát sinh giữa PVN và các doanh nghiệp khác
trong Tập đoàn được thể hiện bằng hợp đồng kinh tế;

11

- Đầu tư vào công ty con, công ty liên kết; chi phối công ty con theo quy
định của pháp luật và Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đồn Dầu khí Việt
Nam ban hành kèm theo Nghị định 01/2018/NĐ-CP ngày 10/01/2018;
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với phần vốn của PVN
tại công ty con, công ty liên kết và thực hiện quyền và nghĩa vụ của PVN theo
hợp đồng liên kết đối với cơng ty liên kết mà PVN khơng góp vốn;
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phối hợp kinh doanh trong Tập
đồn;
- Thực hiện những cơng việc khác mà Nhà nước giao cho PVN và theo
các quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tập đồn Dầu khí Việt Nam
ban hành kèm theo Nghị định 01/2018/NĐ-CP ngày 10/01/2018.
2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
PVN là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ
sở hữu, hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, các quy định của pháp
luật có liên quan và theo Điều lệ này.
PVN có tư cách pháp nhân, con dấu, biểu tượng và được mở tài khoản tại
Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trong nước và nước ngồi theo quy định của
pháp luật.
PVN có các chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:
a) Tiến hành các hoạt động dầu khí và ký kết các hợp đồng dầu khí với
các tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động dầu khí theo quy định của Luật dầu
khí; tổ chức công tác điều tra cơ bản và tổ chức quản lý, giám sát cơng tác tìm
kiếm, thăm dị, khai thác dầu khí, cơng nghiệp khí, cơng nghiệp điện, chế biến
dầu khí, tồn trữ và phân phối các sản phẩm dầu khí, dịch vụ dầu khí trên cơ sở
hợp đồng với các nhà thầu dầu khí, với cơng ty con và với các tổ chức, cá nhân
khác;
b) Trực tiếp sản xuất, kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận theo quy định của
pháp luật. Các quan hệ kinh tế phát sinh giữa PVN và các doanh nghiệp khác

trong Tập đoàn được thể hiện bằng hợp đồng kinh tế;
12


c) Đầu tư vào công ty con, công ty liên kết; chi phối công ty con theo quy
định của pháp luật và Điều lệ này;
d) Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với phần vốn của
PVN tại công ty con, công ty liên kết và thực hiện quyền và nghĩa vụ của PVN
theo hợp đồng liên kết đối với công ty liên kết mà PVN không góp vốn;
đ) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phối hợp kinh doanh trong
Tập đoàn;
e) Thực hiện những công việc khác mà Nhà nước giao cho PVN và theo
các quy định tại Điều lệ này.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Tập đồn Dầu khí Việt Nam.
Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của PVN gồm có:
1. Hội đồng thành viên.
2. Ban Kiểm soát.
3. Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế tốn trưởng.
4. Bộ máy giúp việc, Ban Kiểm soát nội bộ
Hội đồng thành viên:
1. PVN là đại diện chủ sở hữu nhà nước trực tiếp tại PVN; thực hiện các quyền
và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước tại PVN, quyền của chủ sở hữu đối với các
công ty con do PVN đầu tư 100% vốn điều lệ và quyền của cổ đơng/thành viên
góp vốn đối với phần vốn góp của PVN tại các doanh nghiệp khác.
2. Hội đồng thành viên PVN có quyền nhân danh PVN để quyết định mọi vấn đề
liên quan đến việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của PVN, trừ
những vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của chủ sở hữu nhà nước đã phân
công cho các cơ quan, tổ chức khác là đại diện quy định tại Điều lệ này.
3. Các thành viên Hội đồng thành viên cùng chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu
nhà nước, trước pháp luật về mọi hoạt động của PVN và về các quyết định của

Hội đồng thành viên gây thiệt hại cho PVN và chủ sở hữu nhà nước (kể cả
13


trường hợp thành viên Hội đồng thành viên khơng có ý kiến biểu quyết), trừ
thành viên biểu quyết không tán thành; thực hiện các nghĩa vụ quy định tại Điều
lệ này, Luật doanh nghiệp và pháp luật.
4. Hội đồng thành viên PVN có khơng q 07 thành viên, làm việc theo chế độ
chuyên trách (trừ thành viên Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc PVN).
Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng thành viên là 05 năm. Thành viên Hội đồng
Thành viên do Bộ Công Thương bổ nhiệm (trừ Chủ tịch Hội đồng Thành viên).
Thành viên Hội đồng thành viên có thể được bổ nhiệm lại nhưng chỉ được bổ
nhiệm làm thành viên Hội đồng thành viên của PVN không quá 02 nhiệm kỳ.
Ban kiểm soát:
Ban Kiểm soát gồm 03 Kiểm soát viên do Chủ sở hữu quyết định. Nhiệm kỳ
Kiểm soát viên là 03 năm và được bổ nhiệm lại nhưng mỗi cá nhân chỉ được bổ
nhiệm làm Kiểm sốt viên của PVN khơng q 02 nhiệm kỳ.
Kiểm sốt viên làm việc theo chế độ chuyên trách. Bộ trưởng Bộ Cơng Thương
bổ nhiệm Kiểm sốt viên chun ngành và giao cho 01 Kiểm soát viên làm
Trưởng Ban Kiểm soát. Bộ trưởng Bộ Tài chính bổ nhiệm Kiểm sốt viên tài
chính.
Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế tốn trưởng:
1. Tổng Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của PVN theo mục
tiêu, kế hoạch và các nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên PVN, phù
hợp với Điều lệ này; chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên PVN và trước
pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
2. PVN có các Phó Tổng Giám đốc và Kế tốn trưởng, do Hội đồng thành viên
PVN bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, từ chức, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển,
khen thưởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu theo đề nghị của Tổng Giám đốc PVN.
Số lượng Phó Tổng Giám đốc khơng q 05 người. Trường hợp cần bổ sung

Phó Tổng Giám đốc, cơ quan chủ sở hữu báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét,
quyết định.
3. Phó Tổng Giám đốc PVN giúp Tổng Giám đốc điều hành PVN theo phân
công và ủy quyền của Tổng Giám đốc PVN; chịu trách nhiệm trước Tổng Giám
đốc PVN, Hội đồng thành viên PVN và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân
công và ủy quyền.

14