Nguyễn Thùy Linh-Khóa Luận Tốt Nghiệp_Edited.doc

BỢ NỢI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
  

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
Đề tài:

HỒN THIỆN BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC
CHO CƠNG CHỨC PHỊNG NỘI VỤ
THÀNH PHỐ BIÊN HỊA,TỈNH ĐỒNG NAI

GVHD

: Th.S Phạm Thị Toàn

SVTH

: Nguyễn Thùy Linh

MSSV

: KS12TCNS1_024

Chuyên ngành : Quản lý Tổ chức và Nhân sự
Niên khoá

: 2011 - 2015

TP.HỒ CHÍ MINH – 2015

LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm học tập và rèn luyện để trở thành người công chức
“ vừa hồng vừa chuyên”, em đã lĩnh hội được nhiều kiến thức và kỹ
năng sống hữu ích. Có được sự trưởng thành đó, ngoài sự nỗ lực của
bản thân, sự động viên giúp đỡ của gia đình và bạn bè cịn có cơng lao
dạy dỗ, chỉ bảo của các thầy cô giáo.
Nhân đây, em xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám đốc cùng toàn
thể cán bộ, công nhân viên Học viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho em
trong suốt quá trình học tập và rèn luyện. Em xin gửi lời tri ân đến toàn
thể thầy cơ đã tận tình dạy dỗ, chỉ bảo em.
Xin đồng gửi lời cám ơn đến toàn thể cơng chức Phịng Nội vụ
thành phố Biên Hịa đã tạo điều kiện, giúp đỡ và động viên em khi em
thực tập và nghiên cứu đề tài tại cơ quan.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS. Phạm Thị
Toàn và các thầy cô trong Hội đồng phản biện đã tận tình góp ý, hướng
dẫn giúp em đi đúng hướng và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Thùy Linh


DANH MỤC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ

BẢNG

Trang

1. Bảng 1.1. Nội dung cơ bản của một bản mô tả công việc cho một vị trí
việc làm.........................................................................................................18
2. Bảng 2.2.3.1. Bản mơ tả cơng việc của chức danh Trưởng phòng Nội vụ

thành phố Biên Hịa .....................................................................................33
3. Bảng 2.2.3.2. Bản mơ tả cơng việc của chun viên phụ trách cơng tác
cải cách hành chính và QLNN về thanh niên...............................................36
4. Bảng 3.1.2.1. Bản mô tả công việc cho chức danh trưởng phòng .........49
5. Bảng 3.1.2.2. Bản mô tả công việc của chuyên viên phụ trách công tác
cải cách hành chính và QLNN về thanh niên ...............................................53
SƠ ĐỒ
6. Sơ đồ 1.1. Sơ đồ phân tích cơng việc, công cụ quản trị tài nguyên nhân
sự cơ bản nhất................................................................................................. 10
7. Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tiến trình phân tích cơng việc .......................................12
8. Sơ đồ 1.3. Sơ đồ quy trình phân tích cơng việc của vị trí việc làm cụ thể
trong tổ chức công ..........................................................................................13
9. Sơ đồ 2.1.2. Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa .............29


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................1
2. Tình hình nghiên cứu......................................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................4
6. Đóng góp của khóa luận .................................................................................4
7. Kết cấu khóa luận ...........................................................................................5

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH
CƠNG VIỆC VÀ BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CHO CƠNG
CHỨC
1.1 Các khái niệm..............................................................................................6

1.1.1 Cơng chức...................................................................................................6
1.1.2 Phân tích công việc....................................................................................7
- Một số khái niệm liên quan........................................................................7
- Khái niệm Phân tích cơng việc...................................................................8
- Trình tự Phân tích cơng việc....................................................................10
1.1.3 Phân tích cơng việc cho cơng chức.........................................................12
1.2 Bản mơ tả công việc cho công chức........................................................17
1.2.1 Bản mô tả công việc.................................................................................17
1.2.2 Nội dung Bản mô tả công việc cho công chức.......................................18
1.2.3 Quy trình xây dựng Bản mơ tả cơng việc..............................................19
1.2.4 u cầu khi xây dựng Bản mô tả công việc..........................................23
1.3 Kinh nghiệm trong thực hiện chương trình phân tích cơng việc và xây
dựng đề án Vị trí việc làm ở Bắc Ninh ............................................................24
Tiểu kết chương 1..............................................................................................27
Chương 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG BMTCV CHO CƠNG CHỨC
PHỊNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HỊA
2.1 Khái quát về Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa......................................28
2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Phịng Nội vụ thành phố Biên Hịa..28
2.1.2 Cơ cấu tở chức..........................................................................................28


2.2 Thực trạng xây dựng Bản mô tả công việc cho cơng chức Phịng Nội vụ
thành phố Biên Hịa.......................................................................................... 31
2.2.1 Quy trình xây dựng Bản mơ tả cơng việc cho cơng chức......................32
2.2.2 Phương pháp được Phịng Nội vụ sử dụng để xây dựng bản mô tả công
việc......................................................................................................................33
2.2.3 Bản mô tả cơng việc đã được Phịng Nội vụ xây dựng..........................33
2.2.3.1 Bản mơ tả cơng việc cho chức danh Trưởng phịng ......................... 33
2.2.3.2 Bản mô tả công việc của chuyên viên ................................................. 36
2.3 Đánh giá........................................................................................................38

2.3.1 Những mặt đạt được.................................................................................38
2.3.2 Hạn chế......................................................................................................40
2.3.3 Nguyên nhân............................................................................................ 41
Tiểu kết chương 2............................................................................................. 44
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CHO
CƠNG CHỨC PHỊNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ BIÊN HỊA
3.1 Xây dựng bản mơ tả cơng việc cho cơng chức tại Phịng Nội vụ thành phố
Biên Hịa.............................................................................................................45
3.1.1 Quy trình xây dựng bản mơ tả cơng việc ............................................. 45
3.1.2 Bản mô tả công việc đã cải tiến dành cho chức danh Trưởng phòng và
chuyên viên Phòng Nội vụ ................................................................................49
3.1.2.1 Bản mô tả công việc cho chức danh Trưởng phịng Nội vụ ............. 49
3.1.2.2 Bản mơ tả cơng việc cho chun viên Phịng Nội vụ ........................ 53
3.2 Một số giải pháp đảm bảo thực hiện bản mô tả cơng việc đã hồn thiện
cho cơng chức Phịng Nội vụ Biên Hòa............................................................58
Tiểu kết chương 3..............................................................................................61
KẾT LUẬN........................................................................................................62


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, sự thay đổi của thời đại vừa là cơ hội vừa là thách thức của
mọi tổ chức, đặc biệt là đối với nền hành chính của một quốc gia. Do đó, cải cách
hành chính là điều tất yếu đối với một đất nước muốn phát triển. Chúng ta khơng
có nhiều cơ hội và sự lựa chọn nào khác ngoài việc nhanh chóng thích ứng và
chủ động với sự thay đổi này. Điều này càng cấp bách hơn nữa đối với Việt Nam
vì nền hành chính của nước ta đã trải qua thời kỳ trì trệ quá lâu, đồng thời cơng
cuộc xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang đặt ra rất
nhiều nhiệm vụ trước mắt. Trong các yếu tố nhân lực, vật lực và tài lực, nguồn
nhân lực đóng vai trị quyết định đến sự thành cơng của quá trình này. Vì thế

khơng thể xem nhẹ công tác quản lý nguồn nhân lực, cụ thể là đội ngũ cán bộ
công chức trong các cơ quan hành chính nhà nước.
Theo lý thuyết quản lý, bước đầu tiên khi tiến hành quản lý nguồn nhân
lực là phân tích cơng việc. Sản phẩm cụ thể của hoạt động này chính là bản mơ tả
cơng việc và bản tiêu chuẩn công việc. Nhờ bản mô tả công việc, các chức danh
cơng chức được mơ tả một cách chính xác, cụ thể về mục tiêu thực hiện công
việc, nhiệm vụ, trách nhiệm và các điều kiện làm việc. Có thể nói, bản mơ tả
cơng việc có ý nghĩa khơng chỉ với bản thân người cán bộ, cơng chức mà cịn có
giá trị to lớn, phục vụ cho cơng tác quản lý cán bộ công chức; đây là cơ sở để
thực hiện tuyển dụng, bố trí cơng việc, đánh giá và thực hiện các chế độ khen
thưởng, kỷ luật, phúc lợi, đề bạt, thuyên chuyển, bãi nhiệm...cho từng chức danh.
Có được bản mơ tả cơng việc tốt thì việc quản lý, sử dụng và đánh giá cán bộ
công chức sẽ đạt hiệu quả cao, mang lại những lợi ích thiết thực góp phần xây
dựng một nền hành chính chun nghiệp, hiện đại.
Khi nghiên cứu tình hình xây dựng Đề án Vị trí việc làm tại Phịng Nội
vụ thành phố Biên Hịa, tôi nhận thấy đơn vị đã nhận thức được tầm quan trọng
của bản mơ tả cơng việc và đã có bản mô tả công việc dành cho từng chức danh.


Mặc dù vậy, công tác xây dựng và thẩm định bản mơ tả cơng việc cịn nhiều
vướng mắc nên chưa thể áp dụng vào thực tế. Việc hoàn thiện bản mô tả công
việc cho các chức danh là tất yếu và làm càng sớm càng tốt. Chính vì thế tơi đã
chọn đề tài: “Hồn thiện bản mơ tả cơng việc cho cơng chức Phịng Nội vụ
thành phố Biên Hịa, tỉnh Đồng Nai” với hy vọng sẽ đóng góp một số bản mơ tả
cơng việc đã cải tiến, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hịa.
2. Tình hình nghiên cứu
Việc nghiên cứu về phân tích cơng việc, mơ tả cơng việc và bản mơ tả
cơng việc ở các nước phát triển có một lịch sử lâu dài và được chú trọng ở cả khu
vực tư lẫn khu vực công. Tại các nước có nền cơng vụ theo mơ hình vị trí việc

làm đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu, sách, báo, tạp chí khoa học viết về vấn
đề này như: Quản lý nguồn nhân lực trong khu vực nhà nước của tác giả
Christian Batal (2000a, b), NXB Chính trị Quốc gia Hà Nội (tài liệu dịch sang
tiếng Việt); Quản lý nhân lực trong tổ chức công của tác giả Louise, YvesC.Gagnon, (2002, Tài liệu dịch sang tiếng Việt).
Ở Việt Nam, việc nghiên cứu về phân tích cơng việc và bản mơ tả công
việc cũng đã bắt đầu từ lâu, gần đây đã có các sách, báo viết về vấn đề quản lý
nguồn nhân lực trong các tổ chức như: Quản trị nguồn nhân lực của TS. Trần
Kim Dung (2011); Quản trị nhân sự của tác giả Nguyễn Hữu Thân (2008),… các
sách này có phần đã nghiên cứu khá kỹ lưỡng về mơ tả cơng việc. Trong khu vực
cơng, có các sách: Quản lý nguồn nhân lực trong các tổ chức công của Đại học
Kinh tế quốc dân (2011), Mười hai vấn đề về thiết kế và phân tích tổ chức các cơ
quan hành chính nhà nước của TS.Bùi Thế Vĩnh,…Ngoài ra chúng ta cịn có
thêm các sách nước ngoài dịch sang tiếng Việt, các cơng trình nghiên cứu để mơ
tả cơng việc cho đội ngũ cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước Việt Nam
với sự hợp tác, giúp đỡ của các nước phát triển.


Bên cạnh đó cũng có các đề tài nghiên cứu về phân tích cơng việc và xây
dựng bản mơ tả công việc như Luận văn Thạc sỹ quản lý hành chính cơng “Thiết
kế và tổ chức thực thi cơng việc của Chủ tịch UBND phường trên địa bàn thành
phố Hà Nội” (Phạm Thị Diễm, năm 2011). Các khóa luận tốt nghiệp như: “Xây
dựng bản mô tả công việc cho công chức làm việc tại phòng Nội vụ UBND thành
phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương” (Ngơ Thị Qun, năm 2012), “Xây dựng
Bản mô tả công việc của những người hoạt động khơng chun trách cấp
phường tại TP Hồ Chí Minh” (Nguyễn Văn Trà, năm 2013), “ Xây dựng bản mô
tả công việc đối với chức danh Chủ tịch UBND cấp xã trên địa bàn huyện Vĩnh
Linh, tỉnh Quảng Trị” (Trần Thị Kim Liên, năm 2014) các cơng trình này đã có
cách tiếp cận về thiết kế và mơ tả cơng việc cho các chức danh khác nhau.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận phân tích cơng việc, bản mơ tả công việc
và thực trạng công tác xây dựng bản mô tả công việc đối với một số chức danh
công chức ở Phòng Nội vụ thành phố Biên Hòa, đề tài đề xuất đối với các chức
danh đó trên cơ sở bản mơ tả cơng việc đã có.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu, đề tài có nhiệm vụ sau:
Làm rõ cơ sở lý luận về phân tích và mô tả công việc, bản mô tả công
việc;
Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng bản mơ tả cơng việc
đối với cơng chức ở Phịng Nội vụ thành phố Biên Hịa.
Đề xuất bản mơ tả cơng việc đã cải tiến cho một số chức danh công chức
và kiến nghị một số giải pháp để đẩy mạnh công tác xây dựng bản mô tả công
việc tại đơn vị.


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng ở đây là hoạt động xây dựng bản mơ tả cơng việc cho các chức
danh ở Phịng Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, qua đó hoàn thiện bản
mơ tả cơng việc của cơng chức làm việc tại đây.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian, đề tài được thực hiện trong phạm vi hoạt động của Phòng
Nội vụ thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Về nội dung, vì điều kiện thời gian nên tơi tiến hành nghiên cứu và hoàn
thiện bản mô tả công việc của 02 chức danh.
5. Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận được tiến hành dựa trên nền tảng phương pháp luận của chủ
nghĩa Mác- Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, trong đó có:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp:
- Các nghiên cứu mơ tả cơng việc, các giáo trình, sách tham khảo, các kết

quả nghiên cứu khoa học có liên quan đến đối tượng nghiên cứu;
- Nghiên cứu hệ thống văn bản pháp luật liên quan.
Phương pháp điều tra xã hội học:
- Phỏng vấn, quan sát: tác giả tiến hành phỏng vấn và quan sát hoạt động
của 15 công chức của Phòng Nội vụ;
- Sử dụng nhật ký làm việc: tác giả đã tiếp cận và tham khảo từ nhật ký
cơng việc của 03 cơng chức.
Phương pháp phân tích, tổng hợp.
6. Đóng góp của khóa luận
Hệ thống hóa lý thuyết về phân tích cơng việc trong tổ chức cơng và bản
mô tả công việc cho công chức.
Đề xuất một số giải pháp phù hợp với thực tiễn nhằm giúp cho công chức
hiểu rõ và hoàn thành tốt công việc của mình đồng thời góp phần quản lý, sử
dụng cơng chức tại đơn vị được khoa học và hiệu quả hơn.


Bên cạnh đó, đề tài cũng là một nguồn tham khảo dành cho các bạn sinh
viên khóa sau khi nghiên cứu các mơn học liên quan.
7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, nội
dung của khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về phân tích cơng việc và bản mơ tả công
việc cho công chức
Chương 2: Thực trạng xây dựng bản mơ tả cơng việc cho cơng chức Phịng
Nội vụ thành phố Biên Hịa
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện bản mơ tả cơng việc cho cơng chức Phịng
Nội vụ thành phố Biên Hòa.


NỘI DUNG

CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC
VÀ BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CHO CƠNG CHỨC
1.1 Các khái niệm
Khi nói về vấn đề hoàn thiện bản mô tả công việc cho các chức danh công
chức, trước tiên chúng ta cần có cách hiểu thống nhất về các khái niệm: Công
chức. Họ là những ai? Phân tích cơng việc là gì? Bản mơ tả cơng việc là gì? Các
lý thuyết dưới đây sẽ trả lời cho những câu hỏi đó.
1.1.1 Cơng chức
Trong quản lý nhân sự hành chính nhà nước, đối tượng chính của hoạt
động quản lý là cán bộ và công chức. Với phạm vi của đề tài, tác giả chỉ nghiên
cứu đối tượng là công chức.
Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4 Luật Cán bộ cơng chức 2008 thì
“Cơng chức là cơng dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức
vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc
Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, qn nhân chun nghiệp, cơng
nhân quốc phịng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải
là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn
vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức chính trị
- xã hội( gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương
từ ngân sách nhà nước, đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của
đơn vị sự nghiệp cơng lập thì lương được đảm bảo từ quỹ lương của đơn vị sự
nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Căn cứ vào vị trí cơng tác thì khoản 2 điều 34 Luật này cũng đã quy định
công chức được phân loại thành:


a) Công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý
b) Công chức không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý.

Đối với công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và công chức không giữ
chức vụ lãnh đạo, quản lý sẽ có những tiêu chuẩn chức danh khác nhau. Đây là
điều tối quan trọng, cần phải chú ý khi xây dựng bản mô tả công việc cho các
chức danh.
1.1.2 Phân tích cơng việc
a) Một số khái niệm liên quan
Bản mơ tả cơng việc là sản phẩm của quá trình phân tích cơng việc, do đó
muốn có một bản mơ tả cơng việc tốt thì khơng thể xem nhẹ lý thuyết bản mơ tả
cơng việc. Để nhận thức về phân tích công việc được rõ ràng hơn, chúng ta cần
nắm rõ một số khái niệm liên quan như cơng việc, nhóm cơng việc, vị trí việc
làm. Trong đó:
Cơng việc (job) có nhiều cách hiểu nhưng thường được xem là bao gồm
một số công tác cụ thể phải hoàn thành nếu một tổ chức muốn đạt được các mục
tiêu của mình [18, tr 90]. Theo nhóm tác giả của Giáo trình Quản lý nguồn nhân
lực trong tổ chức công (Trường Đại học Kinh tế quốc dân năm 2011) công việc
được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị
trí trong tổ chức cơng (trường hợp một công việc do một số người đảm nhiệm),
hoặc tương ứng với một vị trí việc làm (trường hợp một cơng việc do một người
đảm nhiệm) [19, tr 29].
Nhóm cơng việc là sự giao thoa giữa khái niệm nghề và khái niệm cơng
việc. Khái niệm nhóm cơng việc cụ thể hơn khái niệm nghề nhưng rộng hơn khái
niệm công việc. Nhóm cơng việc là tập hợp các cơng việc gần nhau nhất hoặc có
khả năng thay thế lẫn nhau lớn nhất trong toàn bộ hệ thống việc làm [19, tr 29].
Và hệ thống việc làm trong một tổ chức công bao gồm những cơng việc chính
yếu mang tính kỹ thuật của một đơn vị hành chính, một cơng sở, một đơn vị sự
nghiệp và những việc mang tính chất chuyển tiếp không đặc thù như: quản lý,


hậu cần,...(những cơng việc này góp phần tạo ra hiệu suất hoạt động của một cơ
quan). Trong một cơ quan có nhiều ngành nghề, mỗi nghề lại có nhiều nhóm

cơng việc, một số cơng việc hợp thành một nhóm cơng việc, trong mỗi nhóm
cơng việc có thể có một hoặc nhiều vị trí việc làm [19, tr 28, 29].
Một khái niệm khác khi nghiên cứu phân tích cơng việc là khái niệm vị
trí việc làm. Đó là một đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ
thể nhất định trong một thời điểm nhất định và tại một thời điểm xác định [19, tr
29]. Theo Nghị định 36/2013/NĐ-CP ban hành ngày 22 tháng 04 năm 2013 quy
định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức, tại khoản 1 Điều 3 nêu rõ: “Vị
trí việc làm là cơng việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức
để xác định biên chế và bố trí cơng chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”. Việc
xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức được thực hiện theo phương
pháp tổng hợp, là việc kết hợp giữa hoạt động phân tích tổ chức và phân tích
cơng việc với thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ cơng chức trong cơ
quan, tổ chức.
b) Khái niệm Phân tích cơng việc
Có nhiều quan điểm, nhiều cách diễn đạt khác nhau về phân tích cơng việc,
nhưng nhìn chung chúng có nội dung tương tự nhau. Có thể kể đến những khái
niệm phân tích cơng việc như:
Trong Quản trị nhân sự (2008) của tác giả Nguyễn Hữu Thân thì “Phân
tích cơng việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và
các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức”. Hay “Phân
tích cơng việc là một tiến trình mơ tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các
nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hồn thành công việc, các kỹ năng,
kiến thức và thái độ cần thiết để hồn thành cơng việc”[18, tr 31].
Trong phạm vi đề tài này, phân tích cơng việc được hiểu theo quan niệm
nhóm tác giả của giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công (Trường
Đại học kinh tế quốc dân, 2011), tức là: “Phân tích cơng việc là q trình thu
thập thơng tin, đánh giá và xác định một cách có hệ thống các thơng tin về công


việc, về người thực hiện và các tiêu chuẩn cần thiết phải đạt được liên quan đến

công việc cụ thể trong các tổ chức công” [19, tr 29].
Nhận thức đúng về phân tích cơng việc giúp chúng ta thấy rõ vai trị, ý
nghĩa của nó cũng như mối quan hệ giữa phân tích cơng việc và mục tiêu nghiên
cứu của đề tài – bản mơ tả cơng việc.
Phân tích cơng việc có vị trí và vai trị vơ cùng quan trọng, ảnh hưởng
quyết định đến chất lượng các hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức,
đó là:
Cơ sở cải thiện công tác tuyển dụng, điều phối nhân lực;
Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo của tổ chức;
Cải thiện hệ thống trả lương, phúc lợi,…
Có thể khẳng định phân tích cơng việc là một phương tiện quản lý nguồn
nhân lực. Do đó cần phải lựa chọn phương pháp và khung phân tích phù hợp với
mục tiêu đề ra của phân tích cơng việc: một bản phân tích việc làm được sử dụng
để xác định và phân công trách nhiệm hoặc để xem xét tổ chức lại cơ quan sẽ
được xây dựng khác với một bản phân tích cơng việc để xác định nhu cầu đào
tạo.
Sản phẩm của hoạt động phân tích cơng việc là:
Bản mơ tả cơng việc: là văn bản liệt kê, ghi nhận những nhiệm vụ, chức
năng, quyền hạn, mối quan hệ cũng như điều kiện để tiến hành công việc;
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc: là hệ thống tiêu chí phản ánh các yêu
cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
trong bản mô tả công việc.
Ngoài ra, khi phân tích cơng việc một số vị trí việc làm cịn có bản u cầu
nhân sự hay bản u cầu chun mơn cơng việc. Đó là văn bản liệt kê những yêu
cầu, đòi hỏi đối với người thực hiện: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ
giáo dục đào tạo, các đặc trưng về tâm, trí, thể lực và những yêu cầu khác.
Từ các sản phẩm này, chúng ta có cơ sở để hoạch định, tuyển mộ, tuyển
chọn, đào tạo và phát triển, đánh giá hoàn thành công tác, lương bổng và quỹ

phúc lợi, an toàn lao động và y tế cho người lao động một cách chính xác và kịp
thời.
Tóm lại, có thể khái quát vai trị, vị trí của phân tích cơng việc và mối quan
hệ của nó với bản mô tả công việc qua sơ đồ 1.1.
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ phân tích cơng việc, cơng cụ quản trị tài nguyên nhân sự
cơ bản nhất.

Hoạch định NNL

Tuyển dụng

Bản mô tả cơng việc
Làm cơ sở

Phân tích cơng việc
Bản tiêu chuẩn cơng
việc

Đào tạo và phát triển

Đánh giá thành tích

Trả cơng khen thuởng

An toàn và sức khỏe

Nguồn: Theo Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự (2008) [tr.93]
b) Trình tự phân tích cơng việc
Theo tác giả Trần Kim Dung trong Quản trị nguồn nhân lực (2011) và tác
giả Nguyễn Hữu Thân trong Quản trị nhân sự (2008) thì quá trình thực hiện phân

tích công việc thường gồm 6 bước sau:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích cơng việc, từ đó xác định các
hình thức thu thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý.
Bước 2: Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ
chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của tổ chức và các
phòng ban, các bộ phận cơ cấu,hoặc từ các bản mô tả công việc cũ (nếu có).


Bước 3: Lựa chọn các công việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực
hiện phân tích cơng việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực
hiện phân tích cơng việc các cơng việc tương tự.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thơng tin phân
tích cơng việc. Tùy theo u cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thơng tin
cần thu thập, tùy theo loại hình cơng việc và khả năng tài chính của tổ chức để có
thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin khác nhau như:
phỏng vấn, quan sát, bảng câu hỏi,…
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của các thông tin thu thập
được. Các thông tin thu thập phân tích cơng việc cần được kiểm tra, xác minh
tính chính xác và đầy đủ qua các nhân viên thực hiện cơng việc hoặc vị lãnh đạo
có trách nhiệm giám sát việc thực hiện cơng việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Trên đây là nội dung của quy trình phân tích cơng việc trong các tổ chức
nói chung, có thể mơ hình hóa theo sơ đồ 1.2


Sơ đồ 1.2. Tiến trình phân tích cơng việc
(Nguồn: Nguyễn Hữu Thân, dựa theo Gary Dessler [17, tr 98].)

Xác định mục đích sử dụng thơng tin phân tích
cơng việc

Thu thập thông tin cơ bản

Lựa chọn các công việc tiêu biểu

Thu thập thơng tin phân tích cơng việc

Kiểm tra lại thơng tin với các thành viên

Triển khai BMTCV và BTCCV

1.1.3 Phân tích cơng việc cho cơng chức
Đối với cơ quan nhà nước, cơng tác phân tích cơng việc theo vị trí việc làm
được tiến hành dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật. Cụ thể, Nghị định
36/2013/NĐ- CP của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch cơng
chức đã thể hiện quy trình xác định vị trí việc làm được chia làm 9 bước:
Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức, đơn vị;
Bước 2: Phân nhóm công việc;
Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng;


Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ cơng chức và người
lao động hiện có;
Bước 5: Xác định danh mục vị trí việc làm của cơ quan, tổ chức, đơn vị;
Bước 6: Bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm;
Bước 7: Khung năng lực của từng vị trí việc làm;
Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng;
Bước 9: Xác định cơ cấu ngạch cơng chức;
Như vậy, dù quy trình phân tích cơng việc có được chia làm mấy bước thì
kết quả cuối cùng của nó vẫn là xây dựng được bản mơ tả cơng việc và bản tiêu

chuẩn cơng việc. Do đó, chất lượng của phân tích cơng việc ảnh hưởng trực tiếp
và quyết định hiệu quả của các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Trong phạm vi của đề tài, theo chúng tơi có thể tiếp cận nghiên cứu theo quy
trình phân tích cơng việc của vị trí việc làm cụ thể trong tổ chức cơng như sau:
Sơ đồ 1.3. Quy trình phân tích cơng việc của vị trí việc làm cụ thể trong tổ
chức cơng
Xác định kế hoạch phân tích
cơng việc
Thu thập thơng tin

Thống kê
cơng việc

Phân nhóm
cơng việc

Xác định yếu
tố ảnh hưởng

Bản mơ tả cơng việc và khung năng lực
của từng vị trí việc làm
Phê chuẩn kết quả của
phân tích cơng việc

Báo cáo thực trạng
số lượng, chất lượng
CBCC


Bước 1: Xây dựng kế hoạch phân tích cơng việc

Cần xác định những công việc sau:
- Xác định mục tiêu của hoạt động phân tích cơng việc;
- Xác định đối tượng của hoạt động phân tích cơng việc;
- Xác định thời gian phân tích cơng việc;
- Xác định địa điểm phân tích cơng việc;
- Xác định nguồn nhân lực, tài chính đảm bảo tiết kiệm nhất và hiệu quả
nhất.
Việc chuẩn bị tốt sẽ dẫn tới kết quả tốt, do đó không thể làm qua loa, đại
khái bước này.
Bước 2: Thu thập thông tin
Đây là một bước quan trọng làm cơ sở cho quá trình phân tích cơng việc có
hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra. Trong bước này, có thể chia làm 4 bước nhỏ
như sau:
Thống kê công việc của chức danh đảm nhận vị trí việc làm
Việc thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chức
danh đảm nhận vị trí việc làm sẽ làm căn cứ cho việc xác định được những công
việc cụ thể, mang tính chất thường xuyên, lâu dài của chức danh.
Thống kê công việc giúp người thực hiện hoạt động phân tích cơng việc
nắm rõ một cách có hệ thống cơng việc của chức danh mình cần phân tích. Căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của vị trí việc làm và bản thống kê các
công việc của vị trí việc làm để người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách
nhiệm thống kê cơng việc của vị trí việc làm nhằm quản lý đội ngũ nhân viên một
cách khoa học và hợp lý.
Việc thống kê công việc cho từng vị trí việc làm có thể dựa theo Phụ lục số
1A và Phụ lục số 1B ban hành kèm theo Thông tư 05/2013/TT-BNV hướng dẫn
Nghị định 36.
Phân nhóm cơng việc


Trên cơ sở thống kê công việc của từng vị trí việc làm trong cơ quan, tổ

chức, đơn vị, chúng ta tiến hành phân nhóm cơng việc một cách chi tiết theo từng
nhóm cơng việc cụ thể:
Xác định nhóm cơng việc lãnh đạo, quản lý, điều hành;
Xác định nhóm cơng việc hoạt động chun mơn, nghiệp vụ;
Xác định nhóm cơng việc hỗ trợ, phục vụ.
Việc phân nhóm cơng việc thực hiện theo Phụ lục số 2 của Thông tư
05/2013/TT-BNV.
Xác định các yếu tố ảnh hưởng
- Vị trí việc làm trong từng cơ quan, tổ chức chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố
sau:
- Tính chất, đặc điểm, mức độ phức tạp và quy mơ, phạm vi, đối tượng
quản lý;
- Quy trình quản lý chuyên môn, nghiệp vụ và xử lý công việc;
- Mức độ hiện đại hóa cơng sở, trang thiết bị, phương tiện làm việc và ứng
dụng công nghệ thông tin;
- Thực trạng chất lượng, số lượng công chức của cơ quan, tổ chức;
- Số lượng, khối lượng công việc được cấp có thẩm quyền giao;
- Yêu cầu về hiệu quả, hiệu lực quản lý và chất lượng công việc;
- Chế độ làm việc, cách thức tổ chức công việc của cơ quan;
- Những yếu tố đặc thù của ngành, lĩnh vực hoạt động...
- Các yếu tố ảnh hưởng được xác định theo Phụ lục số 3 ban hành kèm
theo Thông tư 05/2013/TT-BNV
Thực trạng số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan,
tổ chức, đơn vị hiện có
Báo cáo về số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ công chức trong cơ quan,
tổ chức, đơn vị nhằm đánh giá được thực trạng về cơ cấu đội ngũ cán bộ cơng
chức hiện có. Đánh giá trên thực trạng việc phân cơng, bố trí, sử dụng và mức độ