Xây dựng hệ thống thông tin quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp huyện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO
TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP H NI

--------------o0o----------------

Bùi tuấn anh

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp huyện

Luận văn thạc sĩ nông nghiệp

Chuyờn ngnh: Qun lý ủt ủai
Mó s

: 60.62.16

Người hướng dẫn khoa học : 1. TS. NGUYỄN VĂN ðỊNH
2. TS. ðỖ THỊ TÁM

HÀ NỘI - 2009


Lời cam đoan

Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số
liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ñược ai cơng bố
trong bất kì cơng trình nào khác.
Tơi xin cam đoan các thơng tin trích dẫn trong luận văn ñều ñã ñược
chỉ rõ nguồn gốc./.

Tác giả luận văn

Bùi Tuấn Anh

i


Lời cảm ơn
Trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài, tơi đã nhận được sự
giúp đỡ, những ý kiến đóng góp, chỉ bảo q báu của các thầy giáo, cơ giáo
trong Viện nghiên cứu sau đại học, Khoa Tài nguyên và Môi trường, trường
ðại học Nông nghiệp Hà Nội.
ðể có được kết quả nghiên cứu này, ngồi sự cố gắng và nỗ lực của bản
thân, tơi cịn nhận được sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của TS. Nguyễn Văn
ðịnh, TS. ðỗ Thị Tám là người hướng dẫn trực tiếp tơi trong suốt thời gian
nghiên cứu đề tài và viết luận văn.
Tơi cũng nhận được sự giúp ñỡ, tạo ñiều kiện của UBND Quận Cầu
Giấy, các phòng ban trong Quận, Công ty Sao Việt, các anh chị em và bạn bè
ñồng nghiệp, sự ñộng viên, tạo mọi ñiều kiện về vật chất, tinh thần của gia
ñình và người thân.
Với tấm lịng biết ơn, tơi xin chân thành cảm ơn mọi sự giúp đỡ q
báu đó !
Tác giả luận văn

Bùi Tuấn Anh

ii


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Chữ viết ñầy ñủ

CSDL

Cơ sở dữ liệu

CNTT

Công nghệ thông tin

GCN

Giấy chứng nhận

HTTT

Hệ thống thông tin

MIS

Management Information System

UBND

Ủy ban nhân dân

iii

DANH MỤC CÁC BẢNG
STT

Tên bảng

2.1

Quy trình phát triển hệ thống

2.2

Mã số giấy chứng nhận theo Luật ðất ñai năm 1993 và

Trang
7
11

Luật ðất ñai năm 2003
2.3

Mã số giấy chứng nhận theo Luật nhà ở năm 2005

12

4.1

Thống kê diện tích đất đai quận Cầu Giấy năm 2008

37

4.2

Tình hình cấp giấy chứng nhận quận Cầu Giấy

42

4.3

Kết quả công tác giải quyết thủ tục hồ sơ hành chính trên

45

GCN năm 2008
4.4

Dữ liệu tài khoản

62

4.5

Dữ liệu quyết ñịnh giấy chứng nhận

62

4.6

Dữ liệu giấy chứng nhận

63

4.7

Dữ liệu thủ tục

64

4.8

Dữ liệu yêu cầu hồ sơ

65

4.9

Dữ liệu giấy chứng nhận và biến ñộng

66

4.10

Dữ liệu yêu cầu trả

67

iv


DANH MỤC CÁC SƠ ðỒ

STT

Tên sơ đồ

Trang

4.1

Quy trình, thủ tục cấp giấy chứng nhận

39

4.2

Công tác quản lý và giải quyết các thủ tục hành chính trên

43

giấy chứng nhận
4.3

Phân cấp chức năng hệ thống thơng tin quản lý giấy chứng

53

nhận
4.4

Biểu đồ luồng dữ liệu mức ñỉnh của hệ thống

55

4.5

Biểu ñồ chức năng quản lý thơng tin cá nhân

56

4.6

Biểu đồ chức năng quản lý người dùng

57

4.7

Biểu ñồ chi tiết chức năng quản lý số hóa

58

4.8

Biểu đồ chi tiết chức năng quản lý nhà ñất của hệ thống

59

4.9

Biểu ñồ chi tiết chức năng thụ lý hồ sơ của hệ thống

61

4.10 Quy trình làm việc và liên kết thông tin giấy chứng nhận

v

68


DANH MỤC CÁC ẢNH
Tên ảnh

Trang

4.1

ðịa giới hành chính quận Cầu Giấy

26

4.2

Giao diện MODULE SOHOA

69

4.3

Cửa sổ chọn file word.doc số hoá

70

4.4

Giao diện màn hình số hố

71

4.5

Mẫu file word.doc danh sách các hộ ñược cấp giấy chứng nhận

71

4.6

Giao diện một số thao tác số hoá

72

4.7

Giao diện chuyển sang mã UNICODE và số hố dữ liệu

73

4.8

Cửa sổ giao hiển thị quyết định trước khi số hóa

74

4.9

Giao diện tra cứu thơng tin quyết định cấp giấy

74

STT

4.10 Giao diện chính của MODULE nhà đất

75

4.11 Giao diện chức năng quản lý hệ thống

76

4.12 Cửa sổ thiết lập tham số NHADAT

78

4.13 Cửa sổ khai báo các danh mục NHADAT

79

4.14 Cửa sổ danh mục cán bộ

80

4.15 Cửa sổ danh mục thủ tục

81

4.16 Cửa sổ danh mục hồ sơ

81

4.17 Cửa sổ tiếp nhận hồ sơ

82

4.18 Cửa sổ phiếu nhận và trả hồ sơ

83

4.19 Cửa sổ thông tin tiếp nhận hồ sơ

83

4.20 Cửa sổ hẹn trả hồ sơ và giao hồ sơ hành chính

85

4.21 Phiếu nhận và hẹn trả hồ sơ hành chính

86

4.22 Cửa sổ trả hồ sơ hành chính

87

4.23 Biên bản bàn giao hồ sơ hành chính

87

4.24 Cửa sổ thông tin thụ lý hồ sơ

88

4.25 Giao diện quản lý giấy chứng nhận

89

vi


STT

Tên ảnh

Trang

4.26 Thông tin về giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất

90

4.27 Cửa sổ danh sách cấp giấy chứng nhận theo phường

91

4.28 Sổ ñăng ký quyền sở hữu nhà ở theo Luật nhà ở năm 2005

92

4.29 Giao diện báo cáo hằng ngày

92

4.30 Báo cáo hồ sơ cần trả

93

4.31 Báo cáo hồ sơ ñã giao cho cán bộ

94

4.32 Báo cáo hồ sơ chưa trả kết quả

94

4.33 Báo cáo dữ liệu tiếp nhận và xử lý

95

4.34 Sổ nhật ký tiếp nhận hồ sơ

95

4.35 Sổ nhật ký trả kết quả hồ sơ

96

4.36 Báo cáo tình hình kết quả giải quyết hồ sơ của cán bộ

96

4.37 Báo cáo tình hình kết quả giải quyết hồ sơ theo thủ tục

97

4.38 Giao diện thụ lý hồ sơ giấy chứng nhận

98

4.39 Cửa sổ mẫu in các loại giấy chứng nhận

99

4.40 Cửa sổ các loại mẫu nội dung xử lý hồ sơ giấy chứng nhận

99

4.41 Cửa sổ tìm kiếm tra cứu hồ sơ

100

4.42 Cửa sổ thụ lý hồ sơ

100

4.43 Cửa sổ danh sách hồ sơ ñã ñược thụ lý

101

vii


MỤC LỤC

TRANG

Lời cam ñoan ……………………………………………………………..........

i

Lời cảm ơn ……………………………………………………………………..

ii

Danh mục các chữ viết tắt…………………………………………………….

iii

Danh mục các bảng……………………………………………………………

iv

Dang mục các sơ ñồ……………………………………………………………

v

Danh mục các ảnh……………………………………………………………...

vi

PHẦN I: ðẶT VẤN ðỀ

1

1.1. Tính cấp thiết của đề tài………………………………………………….

1

1.2. Ý nghĩa của đề tài………………………………………………………..

3

1.3. Mục đích nghiên cứu…………………………………………………….

3

PHẦN II: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

4

2.1. Một số vấn ñề lý luận về hệ thống thông tin quản lý…………………..

4

2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý…………………………......

4

2.1.2. ðặc ñiểm, chức năng của hệ thống thông tin quản lý………………..

6

2.1.3. Các giai đoạn xây dựng hệ thống thơng tin quản lý………………....

6

2.2. Những vấn ñề về quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất……….

9

2.2.1. Khái niệm về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà và cơng tác
quản lý Nhà nước về ñất ñai, nhà ở…………………………………….

9

2.2.2. Căn cứ pháp lý cấp và quản lý giấy chứng nhận……………………..

12

2.2.3. Những nghiên cứu liên quan đến xây dựng hệ thống thơng tin quản
lý và nâng cao hiệu quả quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất

16

PHẦN III: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

23

3.1. ðối tượng và phạm vi nghiên cứu……………………………………….

23

3.2. Nội dung nghiên cứu…………………………………………………….

23

3.2.1. Nghiên cứu ñiều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội có liên quan đến cơng

viii


tác quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất của quận Cầu Giấy

23

3.2.2. Phân tích hiện trạng cơng tác quản lý giấy chứng nhận quyền sử
dụng ñất quận Cầu Giấy…………………………………………………

23

3.2.3. Xây dựng hệ thống thông tin………………………………………….

24

3.2.4. Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong quản lý giấy chứng
nhận quyền sử dụng ñất…………………………………………………

24

3.3. Phương pháp nghiên cứu………………………………………………..

24

3.3.1. Phương pháp xây dựng hệ thống……………………………………..

24

3.3.2. Các phương pháp khác………………………………………………..

24

PHẦN IV: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

25

4.1. Nghiên cứu ñiều kiện tự nhiên, kinh tế xã hội và công tác cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng ñất của quận Cầu Giấy…………………..

25

4.1.1. ðặc ñiểm ñiều kiện tự nhiên ………………………………………….

25

4.1.2. ðặc ñiểm kinh tế - xã hội……………………………………………..

25

4.1.3. Tình hình quản lý và sử dụng đất trên địa bàn quận Cầu Giấy……..

28

4.2. Phân tích thực trạng cơng tác quản lý giấy chứng nhận và quản lý
giấy chứng nhận tại quận Cầu Giấy…………………………………….

38

4.2.1. Quy trình cấp giấy chứng nhận………………………………………..

38

4.2.2. Kết quả cấp giấy chứng nhận…………………………………………..

41

4.2.3. Thực trạng công tác quản lý giấy chứng nhận và công tác giải
quyết các thủ tục hành chính trên giấy chứng nhận……………………

42

4.2.4. Một số vấn đề cần quan tâm trong cơng tác quản lý, giải quyết các
thủ tục hành chính trên giấy chứng nhận ……………………………..

46

4.3. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý giấy chứng nhận………………..

47

4.3.1. Xác ñịnh nguồn cơ sở dữ liệu hệ thống thơng tin…………………….

47

4.3.2. Xác định mơi trường thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………..

48

4.3.3. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý giấy chứng nhận………….

48

ix


4.3.4. Phân tích bài tốn xây dựng hệ thống thơng tin quản lý giấy chứng nhận

49

4.3.5. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý giấy chứng nhận…

50

4.3.6. Chi tiết một số bảng dữ liệu của hệ thống thông tin giấy chứng nhận

62

4.3.7. Mối quan hê của hệ thống thông tin quản lý giấy chứng nhận và
công tác giải quyết thủ tục hành chính trên giấy chứng nhận………...

68

4.4. Kết quả ứng dụng hệ thống thông tin quản lý giấy chứng nhận………

69

4.4.1. Ứng dụng Module SOHOA xây dựng cơ sở dữ liệu giấy chứng nhận

69

4.4.2. Ứng dụng Module NHADAT trong quản lý giấy chứng nhận và xử
lý hồ sơ hành chính trên giấy chứng nhận……………………………..

75

4.4.3. Ứng Module thụ lý hồ sơ hành chính NHADAT CM trong giải
quyết hồ sơ giấy chứng nhận……………………………………………

98

Phần V: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

102

5.1. Kết luận……………………………………………………………………

102

5.2. Kiến nghị…………………………………………………………….........

103

TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………

104

PHỤ LỤC………………………………………………………………………

x


PHẦN I: ðẶT VẤN ðỀ

1.1. Tính cấp thiết của đề tài
ðiều 18 Hiến pháp năm 1992 quy ñịnh: “Nhà nước thống nhất quản lý
ñất ñai theo quy hoạch và pháp luật, đảm bảo sử dụng đúng mục đích và có
hiệu quả” [6]. Ở nước ta, ñất ñai là tài sản chung của quốc gia và Nhà nước là
ñại diện cho nhân dân thực hiện quyền của chủ sở hữu trong việc chiếm hữu,
sử dụng và định đoạt tồn bộ đất ñai trên lãnh thổ. Quyền sở hữu của Nhà
nước ñối với ñất ñai là tối cao. Các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân chỉ là những
người được trao quyền sử dụng đất và khơng được thực hiện bất cứ hành vi
nào xâm hại ñến quyền sở hữu ñất của Nhà nước.
ðể tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho các chủ trương, chính sách về quản
lý đất đai của ðảng ñi vào ñời sống, Luật ñất ñai 1987 ñược ban hành đã thể
chế hóa các chính sách cơ bản về ñất ñai ñối với các thành phần kinh tế, ñối

với hộ gia ñình, cá nhân sử dụng ñất. Tiếp theo đó, Luật đất đai 1993 ra đời
với những quan ñiểm ñổi mới dựa trên cơ sở Hiến pháp 1992. ðến năm 1998,
2001, Nhà nước tiếp tục ban hành Luật sửa ñổi bổ sung một số ñiều của Luật
ñất ñai. Trong thời kỳ đẩy mạnh cơng nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước để
đảm bảo tính ổn định của pháp luật, đồng thời thể chế hóa kịp thời đường lối,
chủ trương, chính sách của ðảng và Nhà nước về đất ñai, Quốc hội nước
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã thơng qua Luật đất đai năm 2003 vào
ngày 26/11/2003.
Việc triển khai Luật đất đai trong đó có một nội dung quan trọng là cấp
giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất cho cá nhân và hộ gia đình. Luật
đất đai 2003 ra đời đã có những quy định mới nhằm khắc phục những hạn chế
trước ñây của thủ tục hành chính trong lĩnh vực cấp GCN quyền sử dụng ñất

1


cũng như giảm thiểu những thủ tục hành chính gây rắc rối, phiền hà cho
người sử dụng ñất.
Song song với việc cấp GCN quyền sử dụng ñất là việc lưu trữ một
khối lượng lớn về giấy tờ, hồ sơ liên quan đến q trình cấp GCN quyền sử
dụng đất và người sử dụng đất. Ngồi ra sau khi thực hiện việc cấp GCN
quyền sử dụng đất cịn phải kể đến việc giải quyết các thủ tục hành chính về
nhà đất khi người sử dụng ñất thực hiện các thủ tục chuyển nhượng, thừa kế,
cho thuê, thế chấp… cần phải tìm và tra cứu thơng tin về GCN để giải quyết
các thủ tục ñăng ký biến ñộng của người sử dụng ñất trên GCN quyền sử
dụng ñất, nhà. Việc quản lý hồ sơ nếu làm thủ công bằng tay với việc tra cứu
một số lượng lớn giấy tờ sẽ tốn rất nhiều thời gian nhân lực và dễ nhầm lẫn.
HTTT quản lý (Management Information System – MIS) là một hệ
thống hay một q trình cung cấp những thơng tin cần thiết ñể quản lý một tổ
chức có hiệu quả [1],[9][48],[67]. Ngày nay MIS đã và đang được áp dụng

rơng rãi và hiệu quả ở nhiều lĩnh vực như quản lý tài chính, quản lý tài
nguyên thiên nhiên, quản lý giáo dục, quản lý rừng, quản lý doanh nghiệp v.v.
[59],[60],[61],[62],[64],[70]. Tuy nhiên vẫn chưa có nhiều nghiên cứu về việc
ứng dụng MIS trong quản lý GCN quyền sử dụng đất.
Thực tiễn cơng tác quản lý GCN quyền sử dụng ñất ở quận Cầu giấy
trong những năm qua đã gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý và tra
cứu thông tin bởi vì tất cả các khâu trong cơng tác quản lý được thực hiện
bằng phương pháp thủ cơng, tốn nhiều thời gian và nhân lực, dễ nhầm lẫn. Vì
vậy, việc cải thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản lý GCN quyền sử dụng
ñất ở cấp huyện là mục tiêu nghiên cứu của ñề tài: “Xây dựng hệ thống thơng
tin quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cấp huyện”.

2


1.2. Ý nghĩa của đề tài
- Góp phần hồn thiện lý luận về xây dựng MIS làm cơ sở cho việc
nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về đất đai.
- Góp phần thúc đẩy q trình hiện đại hóa cơng tác quản lý Nhà nước
về đất đai tạo tiền đề thực hiện chiến lược cơng nghiệp hóa hiện đại hóa đất
nước, từng bước góp phần thực hiện chủ trương đổi mới cơng tác quản lý Nhà
nước theo hình thức “Chính phủ điện tử”.
1.3. Mục đích nghiên cứu
- Phân tích u cầu, chức năng của một hệ thơng thơng tin quản lý GCN
quyền sử dụng đất phục vụ cơng tác quản lý nhà nước về đất đai.
- Nghiên cứu, thiết kế HTTT quản lý GCN quyền sử dụng ñất cấp huyện
ñáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác quản lý Nhà nước về ñất ñai.
- ðánh giá khả năng ứng dụng HTTT quản lý GCN quyền sử dụng ñất trên
ñịa bàn cấp huyện.

3


PHẦN II : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU
2.1. Một số vấn ñề lý luận về hệ thống thông tin quản lý
2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý
Thông tin quản lý (Management Information) là một ngành khoa học
về ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các vấn ñề của tổ chức, quản
lý. Ngành khoa học này là sự kết hợp của khoa học quản lý và quản trị kinh
doanh với tốn học và khoa học máy tính. MIS là một hệ thống có nhiệm vụ
cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý ñiều hành của một
tổ chức [8],[47],[56].
Trong các hoạt ñộng của con người, các thuật ngữ như hệ thống triết
học, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, HTTT ñã trở nên quen thuộc. Một
cách ñơn giản và vắn tắt, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp vật chất và
phi vật chất như người, máy móc, thơng tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý,
các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống, các phần tử này
tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung.
Như vậy, hệ thống là tập hợp các phần tử (các tác nhân-actors) có
những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùng hoạt ñộng chung cho một số mục
tiêu nào ñó. Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống. ðể ñạt ñược
mục tiêu, hệ thống tương tác với mơi trường bên ngồi của nó (các thực thể
tồn tại bên ngồi hệ thống) [1],[8],[56].
Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có
thể là một thành phần trong một hệ thống khác. Thông thường một hệ thống
ñược phân làm ba hệ thống con: hệ thống quyết ñịnh (gồm con người, phương
tiện và các phương pháp tham gia ñề xuất quyết ñịnh); HTTT; hệ thống tác
nghiệp (gồm con người, phương tiện và các phương pháp tham gia trực tiếp
thực hiện mục tiêu của hệ thống) [1],[8],[47],[56].

4


Hệ thống quản lý ñược hiểu là một hệ thống có một mục đích mang lại
lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. ðặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con
người và có trao đổi thơng tin. Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con:
hệ tác nghiệp (con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục
tiêu ñã ñề ra) và hệ quản lý (con người, phương tiện, phương pháp cho phép
ñiều khiển hoạt ñộng của hệ thống). Hệ quản lý lại chia thành hai hệ con hệ
quyết ñịnh - ñưa ra các quyết ñịnh; và hệ xử lý thông tin - xử lý thơng tin [47].
Thơng tin là những gì mà người ra quyết định cần để tạo ra quyết định,
đó là một loại tài nguyên của mọi tổ chức. Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ
dữ liệu thơng qua q trình xử lý (phân tích, tổng hợp…) phù hợp với mục
đích cụ thể của người sử dụng. Thơng tin có thể gồm nhiều loại giá trị dữ liệu
ñược tổ chức sao cho nó mang lại một ý nghĩa cho một ñối tượng cụ thể,
trong một ngữ cảnh cụ thể. Việc xử lý thơng tin địi hỏi chi phí về thời gian,
tiền bạc và nhân lực. Việc xử lý thông tin phải hướng tới khai thác tối đa tiềm
năng của nó [47].
Hệ thơng tin đóng vai trị trung gian giữa hệ quyết ñịnh và hệ tác
nghiệp trong hệ thống quản lý với nhiệm vụ là: trao đổi thơng tin với mơi
trường ngoài, thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin
cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định [47].
Hệ thống thơng tin (HTTT) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó
là cung cấp thơng tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức
nào đó. Nói cách khác HTTT là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần
của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi
thơng tin [8],[47].
HTTT trong một tổ chức có chức năng thu nhận và quản lý dữ liệu để
cung cấp những thơng tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ chức đó và các nhân
viên, khách hàng, nhà cung cấp hay ñối tác của nó. Ngày nay, nhiều tổ chức

xem các HTTT là yếu tố thiết yếu giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và ñạt
ñược những bước tiến lớn trong hoạt ñộng. Hầu hết các tổ chức nhận thấy

5


rằng tất cả nhân viên ñều cần phải tham gia vào quá trình phát triển các
HTTT. HTTT hiện hữu dưới mọi hình dạng và quy mơ.
MIS là một HTTT về các hoạt động quản lý. Thành phần chiếm vị trí
quan trọng trong MIS là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản
ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin diễn ra trong hệ thống.
2.1.2. ðặc điểm, chức năng của hệ thống thơng tin quản lý
MIS bao gồm một hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác quản lý và sự
quản lý HTTT đó. MIS hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính
(phần cứng, phần mềm) và các cơng nghệ thơng tin khác. MIS hiện đại nhằm
giải quyết nhu cầu tin học hoá quản lý các nghiệp vụ hành chính trong một
cơng ty hay một tổ chức.
Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, MIS có thể hỗ trợ cho nhiều
lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ
và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, MIS có các chức năng chính:
+ Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống,
những thơng tin có ích được cấu trúc hố để có thể lưu trữ và khai thác trên
các phương tiện tin học.
+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra
các thơng tin mới.
+ Phân phối và cung cấp thơng tin.
Chất lượng của MIS được đánh giá thơng qua tính nhanh chóng trong
đáp ứng các u cầu thơng tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính tồn vẹn,
đầy đủ của hệ thống.
2.1.3. Các giai ñoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Hầu hết các quy trình phát triển hệ thống của các tổ chức ñều hướng
theo cách tiếp cận giải quyết vấn ñề (problem-solving) [8],[47]. Cách tiếp cận
này thường kết hợp các bước giải quyết vấn ñề như trong bảng 2.1.

6


Bảng 2.1: Quy trình phát triển hệ thống
Quy trình phát
triển hệ thống
Khởi ñầu hệ thống

Các bước giải quyết vấn ñề nói chung
1. Xác định vấn đề. (ðồng thời lập kế hoạch cho giải
pháp của vấn đề)

Phân tích hệ thống

2. Phân tích và tìm hiểu vấn đề
3. Xác định các u cầu giải pháp

Thiết kế hệ thống

4. Xác ñịnh các giải pháp khác nhau và chọn cách “tốt
nhất”
5. Thiết kế giải pháp ñã lựa chọn

Cài ñặt hệ thống

6. Cài ñặt giải pháp đã lựa chọn

7. ðánh giá kết quả

Quy trình phát triển hệ thống là một tập hợp các hoạt ñộng, phương
pháp, thực nghiệm, kết quả và các công cụ tự ñộng hóa mà các nhân sự sử
dụng ñể phát triển và cải thiện không ngừng HTTT và phần mềm. Một quy
trình phù hợp để phát triển hệ thống phải bảo ñảm:
- Tính hiệu quả ñể cho phép nhà quản lý ñiều chuyển nguồn lực giữa
các dự án
- Tính nhất quán nhằm giảm chi phí thời gian sống để bảo trì hệ thống
(bởi các ñội phát triển khác) về sau. Chất lượng nhất quán xuyên suốt các dự án
Phân tích hệ thống là giai ñoạn phát triển trong một dự án, tập trung
vào các vấn đề nghiệp vụ. Ví dụ như những gì hệ thống phải làm về mặt dữ
liệu, các thủ tục xử lý và giao diện, ñộc lập với kỹ thuật có thể được dùng để
cài đặt giải pháp cho vấn đề đó.
Mơ hình hóa chức năng là kỹ thuật dùng để tổ chức và tài liệu hóa cấu
trúc và luồng dữ liệu xuyên qua các quá trình của một hệ thống và/hoặc các
chức năng ñược thực hiện bởi các quá trình hệ thống.

7


Mơ hình hóa dữ liệu là kỹ thuật dùng để tổ chức và mơ hình hóa dữ liệu
của một hệ thống nhằm xác ñịnh các yêu cầu nghiệp vụ cho một cơ sở dữ liệu.
ðơi khi mơ hình hóa dữ liệu cịn được gọi là mơ hình hóa cơ sở dữ liệu.
Mơ hình hóa đối tượng (Object Modeling) với ngơn ngữ mơ hình hợp
nhất (Unified Modeling Language - UML).
Mơ hình hố dữ liệu (mơ hình hố cơ sở dữ liệu, mơ hình hố thơng
tin) là một kỹ thuật để tổ chức và tài liệu hoá dữ liệu của hệ thống trong một
mơ hình. Kỹ thuật này xác định các u cầu nghiệp vụ đối với một cơ sở dữ
liệu. Mơ hình hóa dữ liệu thường được gọi là mơ hình hóa cơ sở dữ liệu vì

cuối cùng một mơ hình dữ liệu ln được cài đặt thành cơ sở dữ liệu.
Biểu ñồ quan hệ thực thể (Entity Relationship Diagram - ERD) mô tả
dữ liệu dưới dạng các thực thể và các quan hệ được mơ tả bởi dữ liệu. ERD
xác ñịnh các ñơn vị thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống (các thực thể) và
các mối quan hệ giữa chúng. Nghĩa là tất cả các dữ liệu chỉ ñược lưu giữ một
lần trong toàn bộ hệ thống.
Thiết kế hệ thống: là giai ñoạn phát triển tập trung vào việc xây dựng
và cài đặt mang tính kỹ thuật của hệ thống (cách thức mà cơng nghệ sẽ được
sử dụng trong hệ thống).
HTTT cũng như bất kỳ hệ thống nào khác, nó có một cuộc sống cùng
với các chu kỳ song có những đặc trưng riêng. Nó được sinh ra, phát triển và
cuối cùng thì bị thay thế (loại bỏ) bởi một hệ thống khác tiên tiến hơn, hiện
ñại hơn. Ta có thể chia cuộc sống, hay cịn gọi là vịng đời (life cycle), của
HTTT ra làm cac giai đoạn như sau:
Giai đoạn chuẩn bị: giai đoạn này tính từ khi trong tổ chức xuất hiện
nhu cầu xây dựng HTTT mới nhằm cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho
việc ñiều hành các hoạt ñộng sản xuất trong tổ chức.

8


Giai đoạn hình thành và phát triển: trong giai đoạn này, các dự ñịnh
xây dựng HTTT ñược triển khai thực hiện trong thực tế. Các chuyên gia phân
tích hệ thống, nhà quản lý và các lập trình viên cùng nghiên cứu, khảo sát,
phân tích, thiết kế và xây dựng MIS. HTTT ñược thử nghiệm, cài ñặt và
chuẩn bị ñưa vào sử dụng.
Giai đoạn khai thác và sử dụng: thơng thường ñây là giai ñoạn dài
nhất trong vòng ñời của MIS. Trong giai ñoạn này hệ thống ñược vận hành
phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong tổ chức. Trong q
trình sử dụng, hệ thống được bảo trì hoặc sửa chữa để phù hợp với sự thay đổi

về thơng tin hoặc nhu cầu thơng tin.
Giai đoạn thay thế: trong quá trình sử dụng và khai thác hệ thống, ln
gặp phải sự thay đổi về thơng tin (thay ñổi về dung lượng và về cấu trúc) và
những sửa chữa và thay ñổi trong hệ thống làm cho nó trở nên cồng kềnh,
hoạt động kém hiệu quả. Vì vậy, HTTT cũ cần phải ñược thay thế bởi HTTT
mới hoặc nâng cấp.
2.2. Những vấn ñề về quản lý giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất
2.2.1. Khái quát về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà và
cơng tác quản lý nhà nước về ñất ñai, nhà ở
2.2.1.1. Các loại giấy chứng nhận nhà, ñất
Giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất là GCN do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền cấp cho người sử dụng ñất ñể bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp
của người sử dụng đất. [10]
ðiều 48, Luật ðất ñai năm 2003 quy ñịnh: GCN ñược cấp theo người
sử dụng ñất theo mẫu thống nhất trong cả nước đối với mọi loại đất. Trường
hợp có tài sản gắn liền với đất thì tài sản đó được ghi nhận trên GCN quyền
sử dụng ñất; chủ sở hữu tài sản phải ñăng ký quyền sở hữu tài sản theo quy
ñịnh của pháp luật về ñăng ký bất ñộng sản [10].

9


Mẫu GCN quyền sử dụng ñất do Bộ Tài nguyên và Môi trường phát
hành. Mẫu GCN quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng ñất ở cấp theo Luật
nhà ở năm 2005 do bộ Xây dựng ban hành. Các mẫu GCN này được trình bày
trong phụ lục 1.
Hệ thống tổ chức cơ quan quản lý ñất ñai ñược thành lập thống nhất từ
trung ương ñến cơ sở. Cơ quan quản lý nhà nước về ñất ñai ở trung ương là
Bộ Tài nguyên và Môi trường. Cơ quan quản lý ñất ñai ở ñịa phương ñược
thành lập ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành

phố thuộc tỉnh. Cơ quan quản lý ñất ñai cấp nào trực thuộc cơ quan hành
chính nhà nước cấp đó. ðiều 64 - Luật ðất ñai năm 2003 một trong 13 nội
dung quản lý nhà nước về ñất ñai là: “ñăng ký quyền sử dụng ñất, lập và quản
lý hồ sơ ñịa chính, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất” [10].
Cơ quan quản lý đất đai ở địa phương có văn phịng đăng ký quyền sử
dụng đất là cơ quan dịch vụ công thực hiện chức năng quản lý hồ sơ địa chính
gốc, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính, phục vụ người sử dụng đất thực hiện
các quyền và nghĩa vụ.
2.2.1.2. ðặc điểm cơng tác quản lý giấy chứng nhận
Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp GCN quyền
sử dụng ñất, nhà cho tổ chức, cơ sở tơn giáo, người Việt Nam định cư ở nước
ngoài, tổ chức, cá nhân nước ngoài. Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh cấp GCN quyền sử dụng đất cho hộ gia đình, cá nhân,
cộng ñồng dân cư, người Việt Nam ñịnh cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn liền
với quyền sử dụng ñất ở.

10


Theo các quy định về cấp giấy thì GCN được cấp thành 2 bản 1 bản cấp
cho chủ sử dụng 1 bản lưu tại cơ quan quản lý. Công tác quản lý GCN dựa
trên các thông tin về chủ sử dụng ñất, số tờ bản ñồ, số thứ tự thửa ñất, ñịa
ñanh thửa ñất, số quyết ñịnh cấp giấy và mã số GCN… [22].
Mỗi GCN có một mã số riêng khơng trùng nhau, mã số giấy dùng để
quản lý và tra cứu thơng tin GCN. Mã số GCN được cấp theo từng loại giấy
(bảng 4.2 và bảng 4.3). Mã số GCN theo Luật ñất ñai 1993 và Luật ñất ñai
2003 là một dãy số gồm 11 chữ số. Mã số GCN theo Luật nhà ở năm 2005 là
một dãy số gồm 15 chữ số. Mã số GCN cấp theo Luật nhà ở năm 2005 bỏ mã
vùng thêm vào đó quy ñịnh theo sổ ñăng ký quyền sở hữu nhà ở vì vậy có bổ
sung thêm 2 mã số là số thứ tự trong quyển ñăng ký quyền sở hữu nhà ở và số

thứ tự tờ trong quyển.
Bảng 2.2: Mã số giấy chứng nhận theo Luật ñất ñai năm 1993 và
Luật ñất ñai năm 2003
Mã số giấy
chứng nhận
10113053625

Chữ số

Diễn giải

1

Mã vùng

01

Mã tỉnh, Thành phố

13

Mã quận, huyện

05

Mã Phường, xã

3625

Số thứ tự giấy chứng nhận

11


Bảng 2.3: Mã số giấy chứng nhận theo Luật nhà ở năm 2005
Mã số giấy
chứng nhận

011303794305267

Chữ số

Diễn giải

01

Mã tỉnh, Thành phố

13

Mã quận, huyện

03

Mã Phường, xã

7943

Số thứ tự giấy chứng nhận

052

Số thứ tự quyển ñăng ký
quyền sở hữu nhà ở

67

Số thứ tự tờ trong quyển

2.2.2. Căn cứ pháp lý cấp và quản lý giấy chứng nhận
Thực tế hiện nay tại các quận huyện ñang sử dụng 3 loại GCN: GCN
quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng ñất ở cấp theo Luật ñất ñai năm 1993;
GCN quyền sử dụng ñất cấp theo Luật ñất ñai năm 2003; GCN quyền sở hữu
nhà ở và quyền sử dụng ñất ở cấp theo Luật nhà ở năm 2005 (sau ñây gọi
chung là Giấy chứng nhận, viết tắt là GCN).
2.2.2.1. Cơ sở pháp lý làm căn cứ cấp và quản lý giấy chứng nhận
theo luật ðất ñai 1993
- Luật ñất ñai năm 1993 [10]
- Luật thuế chuyển quyền sử dụng ñất [14].
* Cơ sở pháp lý dưới luật
- Nghị ñịnh số 60/CP ngày 5/7/1994 của Chính phủ về quyền sở hữu
nhà ở và quyền sử dụng đất ở tại đơ thị [17].
- Nghị định số 61/CP ngày 5/7/1994 của Chính phủ về mua bán và kinh
doanh nhà ở [18].
- Nghị ñịnh số 81/2001/NðCP ngày 5/11/2001 của Chính phủ về việc
người Việt Nam định cư ở nước ngoài mua nhà ở tại Việt Nam [19].

12

- Nghị định số 38/2000/NðCP của Chính phủ về thu tiền sử dụng ñất [20].
- Nghị ñịnh số 176/1999/NðCP ngày 2/12/1999 của Chính Phủ về lệ
phí trước bạ [21].
* Cơ sở pháp lý các hướng dẫn thi hành Luật ñất ñai của Thành phố
Hà Nội
- Quyết ñịnh số 3564/QðUB của UBND Thành phố Hà Nội ngày
16/9/1997 về việc ban hành quy ñịnh về kê khai ñăng ký nhà ở ñất ở cấp GCN
quyền sở hữu nhà ở, quyền sử dụng ñất ở tại ñô thị Thành phố Hà Nội [34].
- Quyết ñịnh số 69/1999/QðUB của UBND Thành phố Hà Nội ngày
18/8/1999 về việc ban hành sửa ñổi “Quy ñịnh về kê khai ñăng ký nhà ở ñất ở
và cấp GCN quyền sở hữu nhà ở và sử dụng ñất ở tại đơ thị Thành phố Hà
Nội” [35].

2.2.2.2. Cơ sở pháp lý làm căn cứ cấp giấy chứng nhận
theo Luật ñất ñai năm 2003
- Luật ñất ñai năm 2003 [11].
- Luật thuế chuyển quyền sử dụng ñất [14].
- Luật thuế thu nhập cá nhân [15].
* Các văn bản dưới Luật
Nghị ñịnh số 181/2004/NðCP của Chính phủ ngày 29 /10/2004 về thi
hành Luật đất đai [22].
Nghị định số 182/2004/NðCP của Chính phủ ngày 29 /10/2004 về xử
phat hành chính trong lĩnh vực ñất ñai [23].
Nghị ñịnh số 188/2004/NðCP của Chính phủ ngày 16/11/2004 của
Chính phủ về phương pháp xác định giá đất và khung giá các loại ñất [24].
Nghị ñịnh số 198/2004/NðCP của Chính phủ ngày 3/12/2004 về thu
tiền sử dụng đất [25].

13

Nghị định số 84/2007/NðCP của Chính phủ ngày 25/5/2007 về việc
quy ñịnh bổ sung viếc cấp GCN quyền sử dụng ñất, thu hồi ñất, thực hiện
quyền sử dụng ñất, trình tự thủ tục bồi thường hỗ trợ tái ñịnh cư khi nhà nước
thu hồi ñất và giải quyết khiếu nại về ñất ñai [26].
Chỉ thị số 05/2004/CT-TTG của Thủ tướng Chính phủ ngày 9/2/2004
về việc triển khai thi hành Luật ñất ñai năm 2003. [2]
* Các văn bản hướng dẫn cấp Bộ
Quyết ñịnh số 24/2004/Qð-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Mơi trường
ngày 1/11/2004 ban hành quy định về GCN quyền sử dụng đất [36].
Thơng tư số 01/2005/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường
ngày 13/4/2005 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định của Chính
phủ số 181/2004/NðCP ngày 29 /10/2004 về thi hành Luật đất đai [48].
Thơng tư số 95/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 26/10/2005
hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về lệ phí trước bạ [49].
Thơng tư số 02/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 8/1/2007 sửa đổi
bổ sung Thơng tư số 95/2005/TT-BTC ngày 26/10/2005 của bộ Tài chính
hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về lệ phí trước bạ [50].
Thơng tư số 06/2007/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường
ngày 15/6/2007 hướng dẫn thực hiện một số ñiều của Nghị ñịnh số
84/2007/NðCP ngày 25/5/2007 của Chính phủ quy ñịnh bổ sung việc cấp
GCN quyền sử dụng ñất, thu hồi ñất, thực hiện quyền sử dụng đất, trình tự thủ
tục bồi thường hỗ trợ tái ñịnh cư khi nhà nước thu hồi đất và giải quyết khiếu
nại về đất đai [51].
Thơng tư số 09/2006/TT-BTNMT của Bộ Tài nguyên và Môi trường
ngày 25/9/2006 hướng dẫn chuyển hợp ñồng thuê ñất và cấp GCN quyền sử
dụng đất khi chuyển cơng ty nhà nước thành công ty cổ phần [52].

14