(Luận văn thạc sĩ) nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã, huyện phú vang, tỉnh thừa thiên huế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.08 MB, 133 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
…………/…………
……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ THANH TÍN
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ,
HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
h
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
…………/…………
……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ THANH TÍN
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ,
HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
h
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG
Chun ngành: Quản lý cơng
Mã số: 8 34 04 03
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ
THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tơi, các số liệu,
hình ảnh nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Tơi xin
chịu trách nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Thừa Thiên Huế, ngày
tháng 01 năm 2019
Học viên
Lê Thanh Tín
h
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các đơn vị, cá nhân đã giúp đỡ,
tạo điều kiện cho tơi trong suốt chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản lý công.
Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn TS. Đinh Thị Cẩm Lê, người đã tận tình
hướng dẫn và có những ý kiến định hướng quan trọng giúp tơi hồn thành
luận văn này.
Tơi xin chân thành cảm ơn tồn thể q thầy cơ và các cán bộ của Học
viện Hành chính Quốc gia đã trực tiếp hoặc gián tiếp giúp đỡ tôi về mọi mặt
trong suốt quá trình tơi học tập và nghiên cứu tại đây.
Tơi cũng xin cảm ơn các đơn vị cấp xã của huyện Phú Vang, Phòng Nội
vụ huyện Phú Vang, Văn phòng HĐND và UBND huyện Phú Vang đã hết
sức tạo điều kiện giúp đỡ tơi trong q trình khảo sát, nghiên cứu và hồn
h
thành luận văn.
Tơi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã chia sẻ,
hỗ trợ, động viên và tạo điều kiện cho tôi để tôi có thể yên tâm học tập,
nghiên cứu.
Mặc dù đã đạt được những kết quả nhất định, nhưng do phạm vi nghiên
cứu khá rộng, kinh nghiệm bản thân cịn ít, nên luận văn của tơi khơng thể
tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, tơi rất mong nhận được những
ý kiến đóng góp quý báu của các quý thầy cô và của các bạn bè, đồng
nghiệp./.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
MỤC LỤC
Trang bìa phụ
Lời cam đoan
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt
Danh mục các bảng biểu, hình ảnh minh họa
PHẦN MỞ ĐẦU.......................................................................................................1
Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ.8
1.1. Cơng tác văn thư...................................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm ............................................................................................. 8
1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư ................................................................... 9
h
1.1.3. Vai trị của cơng tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức..... 11
1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư ........................ 12
1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư.... 13
1.1.6. Những nội dung cơ bản của công tác văn thư ..................................... 16
1.2. Công tác lưu trữ ..................................................................................... 22
1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 22
1.2.2. Sự cần thiết phải thực hiện công tác lưu trữ ........................................ 23
1.2.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ ............................................................ 25
1.2.4. Yêu cầu đối với công tác lưu trữ. ........................................................ 27
1.2.5. Những nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ ................................. 29
1.3. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ..................................................... 36
1.3.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ............ 36
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ.................. 38
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN
HUẾ. ........................................................................................................................ 48
2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã và bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã
tại huyện Phú Vang, tỉnh thừa Thiên Huế ..................................................... 48
2.1.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân cấp xã tại huyện Phú Vang ................. 48
2.1.2. Khái quát về bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang ...... 52
2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện
phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................... 55
2.2.1. Thực trạng công tác văn thư ............................................................... 55
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ................................................................. 66
2.3. Đánh giá chung...................................................................................... 70
2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................. 70
h
2.3.2. Tồn tại, hạn chế .................................................................................. 72
2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ............................................ 85
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ, HUYỆN
PHÚ VANG, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ....................................................... 101
3.1. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế ........................... 101
3.1.1. Đẩy mạnh việc phổ biến và hoàn thiện các quy định pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ ..................................................................................... 101
3.1.2. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, về vai trị, vị trí của cơng
tác văn thư, lưu trữ ..................................................................................... 103
3.1.3. Tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ........ 105
3.1.4. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
trong công tác văn thư, lưu trữ ................................................................... 106
3.1.5. Tăng cường nhân lực, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ.. 109
3.1.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ ............ 111
3.1.7. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về
công tác văn thư, lưu trữ ............................................................................. 113
3.2. Những điều kiện cần thiết để thực hiện các giải pháp .......................... 115
3.2.1. Thực hiện các giải pháp một cách đồng bộ, thống nhất ..................... 115
3.2.2. Sự chỉ đạo và quan tâm của lãnh đạo đơn vị ..................................... 116
3.2.3. Có tính ưu tiên cho những giải pháp cơ bản, quan trọng ................... 117
KẾT LUẬN ……………………………………………………………….119
TÀI LIỆU THAM KHẢO
h
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CNTT: Công nghệ thông tin
KT-XH: Kinh tế – xã hội
UBND: Ủy ban nhân dân
VTLT: Văn thư, lưu trữ
h
DANH MỤC HÌNH ẢNH MINH HỌA
Hình 2.1. Con dấu Ủy ban nhân dân xã sử dụng trong chứng thực bản sao y bản
chính......................................................................................................................... 62
Hình 2.2. Con dấu của UBND xã sử dụng trong ban hành văn bản...................... 63
Hình 2.3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ............................................................... 66
Hình 2.4. Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ............................................... 67
Hình 2.5. Lưu trữ tại xã Vinh Hà ............................................................................ 72
Hình 2.6.. Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú .......................................... 75
Hình 2.7. Tờ trình của Ủy ban nhân dân xã Vinh Thái .......................................... 76
Hình 2.8. Sổ theo dõi văn bản đến của Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà .................. 78
Hình 2.9. Kế hoạch của Ủy ban nhân dân xã Vinh Phú......................................... 80
Hình 2.10. Bản lưu Quyết định của Ủy ban nhân dân xã Vinh Hà ....................... 81
h
Hình 2.11. Công văn lưu trữ theo năm tại xã Vinh Thái ....................................... 84
Hình 2.12. Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ năm 2017 tại huyện Phú Vang .. 90
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1. bố trí các thành phần thể thức ............................................................. 17
Biểu đồ 2.1. bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp xã
trên địa bàn huyện Phú Vang .................................................................................. 54
Bảng 2.1. tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ tại Ủy
ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang................................................ 55
h
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa
Việt Nam, cải cách hành chính nhà nước được xác định là nhiệm vụ trọng
tâm, là một trong những nội dung quan trọng của một trong ba đột phá chiến
lược của Đảng là hoàn thiện thể chế kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa, trọng tâm là tạo lập mơi trường cạnh tranh bình đẳng và cải cách hành
chính, được Đảng, Nhà nước đặc biệt quan tâm chỉ đạo, nhằm củng cố, phát
triển nền hành chính nhà nước liêm chính, kiến tạo, hành động, phục vụ tốt
nhất quyền lợi của nhân dân, thúc đẩy sự phát triển của đất nước.
Trong cải cách hành chính, UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp
xã) có vị trí đặt biệt quan trọng, đây là cấp gần dân, sát dân nhất, trực tiếp
quan hệ, làm việc với nhân dân. Là cấp tổ chức, chỉ đạo trực tiếp, có vị trí và
h
vai trò hết sức quan trọng trong việc phát huy quyền làm chủ của nhân dân,
tạo lòng tin giữa nhà nước và nhân dân, trực tiếp vận động nhân dân thực hiện
các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, là
cấp hành chính có vai trị quan trọng, góp phần khơng nhỏ trong việc quyết
định sự thành bại của cơng tác cải cách hành chính nói chung.
Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan hành chính nhà
nước nói riêng, đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã, trong thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì cơng tác văn thư, lưu trữ (VTLT) là
một công tác quan trọng và khơng thể tách rời trong q trình quản lý, điều
hành, nếu thực hiện tốt cơng tác này thì sẽ đáp ứng tốt việc cung cấp thông
tin, phục vụ quá trình chỉ đạo, điều hành một cách hiệu quả và ngược lại, khi
công tác VTLT chưa thể hiện được vai trị, chức năng, nhiệm vụ của mình
cũng như khi các cơng tác này chưa đi vào chiều sâu, cịn mang tính hình thức
1
thì hoạt động của chính quyền cấp xã sẽ gặp nhiều khó khăn trong quản lý,
điều hành cũng như tổ chức thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp.
Từ khi có Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và gần đây là Luật Lưu trữ năm
2011, công tác VTLT tại UBND cấp xã đã có những chuyển biến tích cực, tuy
nhiên đối với UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thiên Huế,
cơng tác VTLT vẫn cịn nhiều hạn chế, cụ thể như:
Về quản lý và tổ chức hoạt động của công tác VTLT tại UBND cấp xã
vẫn chưa được quan tâm đúng mức, công tác soạn thảo văn bản và ban hành
văn bản cịn nhiều sai sót, nhất là về thể thức và kỹ thuật trình bày, làm giảm
hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết
văn bản, công tác quản lý văn bản đến chưa chặt chẽ, xây dựng danh mục hồ
sơ và lập hồ sơ công việc chưa tốt.
Trong công tác lưu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang,
h
một số xã, việc thực hiện thu thập, bổ sung tài liệu chưa được quan tâm, việc
giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa thực hiện theo đúng quy
định, công tác quản lý tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, công
tác hủy tài liệu hết giá trị chưa được quan tâm, tài liệu lưu trữ chưa được sắp
xếp một cách khoa học, gây thất thốt và khó khăn khi tra cứu phục vụ công
tác quản lý, điều hành, cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư lưu trữ chưa
đảm bảo, việc ứng dụng CNTT vào công tác VTLT tại UBND cấp xã còn
nhiều hạn chế… Trong khi đó cơ sở vật chất phục vụ cơng tác này, đặc biệt là
kho lưu trữ, thì hầu hết các xã đều chưa có, chính vì vậy ở UBND cấp xã công
tác VTLT chưa phát huy hết chức năng, nhiệm vụ, gây khó khăn trong việc
cung cấp các thơng tin có giá trị, phục vụ cơng tác quản lý, điều hành, ảnh
hưởng đến cơng tác cải cách hành chính của UBND cấp xã trên địa bàn.
Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư,
lưu trữ tại UBND cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” làm Luận
2
văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý công. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, đánh
giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang,
tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn
công tác VTLT trong thời gian tới.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Trong nhiều năm trở lại đây, có nhiều cơng trình nghiên cứu cung cấp cơ
sở lý luận cũng như thực tiễn về công tác VTLT với nhiều góc độ khác nhau.
Đến nay đã có một số cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về cơng tác VTLT
được cơng bố, cụ thể như:
Giáo trình Văn bản quản lý hành chính nhà nước và cơng tác văn thư lưu
trữ trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (NXB
Giáo dục, 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà
nước và những hiểu biết về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà
h
nước.
Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hồng Lê Minh (NXB Văn hóa Thơng tin,
2009) trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư
lưu trữ, mang tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Giải đáp các vướng mắc thường gặp về công tác văn thư, cũng như công
tác lập hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, cung cấp cho người tìm hiểu
những kiến thức nhằm giải quyết các công việc thường gặp trong công tác văn
thư, lưu trữu, tác giả Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu có cơng trình “Hỏi
đáp về cơng tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức”. Tuy
nhiên cơng trình này mới chỉ mang tính hỏi, đáp nên chỉ mới tập trung vào
các khía cạnh thường gặp trong việc thực hiện công tác văn thư. Đối với công
tác lưu trữ thì cơng trình này mới chỉ tập trung vào các vướng mắc trong lập
3
hồ sơ lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức, chứ chưa bao quát hết tất cả các nội
dung trong cơng tác lưu trữ nói chung.
Tác giả Vương Đình Quyền có cơng trình nghiên cứu về “Lý luận và
phương pháp công tác văn thư”, cung cấp một cách đầy đủ về lý luận cũng
như phương pháp để thực hiện công tác văn thư một cách có hiệu quả, đây là
một trong những tài liệu quan trọng để tác giả nghiên cứu viết đề tài luận văn
này.
Về nghiên cứu công tác VTLT, đặc biệt là công tác VTLT ở cấp xã,
phường trong thời gian gần đây, đã có một số cơng trình nghiên cứu, ví dụ
như:
Phạm Văn Năm: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở
UBND phường tại thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ quản lý hành
chính cơng năm 2010”. Luận văn này tập trung đánh giá công tác quản lý nhà
h
nước ở UBND cấp Phường tại thành phố Hồ Chí Minh, đánh giá những mặt
đã làm được cũng như những bất cập trong công tác quản lý nhà nước và đề
xuất giải pháp có tính áp dụng trong cơng tác quản lý nhà nước đối với công
tác văn thư, lưu trữ chứ chưa tập trung đánh giá các yếu tố bên ngoài yếu tố
quản lý nhà nước, trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả công tác VTLT.
Mai Hải Nam: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa
bàn thành phố Đà Nẵng, Luận văn thạc sĩ Quản lý công, năm 2015”. Luận
văn này có phạm vi đánh giá cơng tác quản lý nhà nước về công tác VTLT
khá rộng, đưa ra các mục tiêu, giải pháp và kế hoạch quản lý đối với công tác
này trong giai đoạn 2016-2020, mặc dù có đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu
quả quản lý nhà nước về công tác VTLT, tuy nhiên nó mang tính áp dụng
chung chứ khơng tập trung vào một cấp, một ngành nào.
Những cơng trình nghiên cứu trên là nguồn tài liệu tham khảo quan trọng
cho tác giả trong quá trình thực hiện đề tài này. Tuy nhiên, các cơng trình
4
nghiên cứu trên đề cập đến những vấn đề lý luận chung hoặc một số vấn đề cụ
thể của công tác VTLT ở các địa phương khác, chưa có một cơng trình nào
nghiên cứu cơng tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang.
Chính vì vậy, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND cấp xã , huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” để nghiên cứu
là hoàn toàn mới, khơng trùng lặp với các cơng trình khác và có tính áp dụng
vào thực tiễn cao.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn
huyện Phú Vang trong thời gian đến.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác VTLT.
h
- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác VTLT ở UBND cấp
xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2014 đến 2017.
- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt cịn hạn chế trong cơng tác
VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, nguyên nhân của
những hạn chế đó.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác VTLT ở
UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời
gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác VTLT của UBND cấp xã.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Về không gian nghiên cứu: tác giả tập trung khảo sát thực tế tình hình
thực hiện cơng tác VTLT của UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tuy
nhiên do trên địa bàn huyện có 20 xã, thị trấn nên tác giả chỉ chọn khảo sát
5
công tác văn thư lưu trữ tại 07 đơn vị gồm UBND Thị trấn Phú Đa, UBND xã
Vinh Thái, UBND xã Vinh Hà, UBND xã Vinh Phú, UBND xã Vinh Thanh,
UBND xã Vinh An và UBND xã Phú Xuân, đây là những xã vừa có những
đặc điểm chung và những khác biệt về điều kiện kinh tế, cơ sở hạ tầng, qua đó
đánh giá một cách chung nhất về thực trạng tổ chức, hoạt động công tác
VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang.
4.3. Về thời gian nghiên cứu: Từ năm 2014 đến 2017
5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
Cơ sở lý luận của đề tài dựa trên các quan điểm chỉ đạo, định hướng của
Đảng và Nhà nước về công tác VTLT, các Thông tư, Hướng dẫn về công tác
VTLT, các tài liệu tham khảo, cơng trình nghiên cứu khoa học về công tác
VTLT.
Về phương pháp nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp như:
h
Phương pháp tổng hợp, phân tích tài liệu: Qua thực tiễn nghiên cứu, tác
giả sẽ tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến công tác VTLT tại UBND cấp xã,
đồng thời phân tích các báo cáo đánh giá công tác VTLT tại UBND cấp xã từ
năm 2014 đến nay và phân tích báo cáo của UBND huyện Phú Vang về đánh
giá công tác VTLT trong các năm 2014, 2015, 2016, 2017 để có đánh giá cụ
thể đối với những chuyển biến trong công tác VTLT tại UBND cấp xã trên
địa bàn huyện.
Phương pháp đối chiếu, so sánh: Tác giả lựa chọn phương pháp này bởi
qua quá trình khảo sát tại 07 UBND cấp xã, để đánh giá tổng thể phải có sự
đối chiếu, so sánh các mặt đã làm được, chưa làm được và ảnh hưởng của nó
đối với cơng tác VTLT tại UBND cấp xã, từ đó, đề xuất các giải pháp mang
tính áp dụng chung nhất, có ý nghĩa thực tiễn đối với UBND cấp xã trên địa
bàn huyện Phú Vang.
6
Phương pháp thống kê: Qua khảo sát tại UBND cấp xã, tác giả dùng
phương pháp thống kê để nắm được thực trạng về bố trí nhân sự, trình độ
chun mơn nghiệp vụ, cơ sở vật chất đảm bảo thực hiện công tác VTLT tại
UBND cấp xã trên địa bàn huyện, từ đó đưa ra những dẫn chứng và đánh giá
việc bố trí nhân lực, vật lực phục vụ cơng tác này.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1.Về ý nghĩa lý luận: Luận văn khái quát chung về công tác VTLT,
hệ thống và cung cấp những kiến thức về cơng tác VTLT và những tiêu chí
đánh giá chất lượng công tác này.
6.2. Về ý nghĩa thực tiễn: Luận văn đánh giá thực trạng việc thực hiện
công tác VTLT tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang và từ đó đưa
ra những kiến nghị, đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác VTLT tại
đây.
h
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, Luận
văn gồm 3 Chương.
Chương 1: Khái quát chung về công tác văn thư, lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp
xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế.
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế.
7
Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Văn thư là từ gốc hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản,
bao gồm văn bản do cá nhân, gia đình, dịng họ lập ra và các văn bản do các
cơ quan nhà nước ban hành để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc
chung.
Văn thư là một hoạt động có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời, xuất
hiện và phát triển nhằm phục vụ nhu cầu của đời sống xã hội, nghiên cứu
công tác văn thư, nhiều học giả, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra những quan
niệm khác nhau về công tác này.
h
Theo Từ điển Tiếng Việt, văn thư bao gồm Công tác giao nhận và quản
lý, lưu giữ công văn, giấy tờ [26, 1004]. Từ điển Tiếng Việt của Trung tâm từ
điển học định nghĩa khái quát văn thư là “công văn, giấy tờ” hay “bộ phận
của văn phòng phục trách việc giao nhận, quản lý công văn, giấy tờ”[27,
1698]
Theo Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP này 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư thì “ cơng tác văn thư bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử
dụng con dấu trong công tác văn thư” [10].
Ngày nay, công tác văn thư là một công tác quen thuộc trong các cơ
quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan, tổ chức đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm
phương tiện giao tiếp chính thức với nhau. Cơng tác văn thư là hoạt động bao
gồm các công việc về xây dựng, soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức giải
8
quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ
chức, nhằm để truyền đạt chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp
luật của Nhà nước, báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các
cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư được thực hiện
tốt hay khơng tốt. Chính vì vậy, hiện nay công tác văn thư ngày càng được
quan tâm hơn, đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính, cơng tác văn
thư là một trong những trọng tâm cần được đổi mới.
Như vậy, có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm các
h
công việc về soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết
văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Đặc điểm công tác văn thư
Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật: Cơng tác văn thư là
một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, gắn với cơ quan, tổ chức và có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng cơng việc của chính cơ quan, tổ chức đó. Nội
dung của cơng tác văn thư bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý
và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và nộp
hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thực hiện các nội dung đó địi hỏi người làm cơng
tác văn thư phải có chun mơn, nghiệp vụ nhất định, khi đó các nội dung
cơng tác văn thư mới được thực hiện theo đúng quy định, mang lại hiệu quả
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Cơng tác văn thư mang tính chính trị: Thực hiện công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là ở các cơ quan trong hệ
9
thống chính trị, văn thư là hoạt động khơng thể thiếu, hoạt động văn thư trực
tiếp chuyển tải các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của
nhà nước thơng qua văn bản, vì vậy cơng tác văn thư mang tính chính trị rất
rõ ràng, đó cũng là lý do mà trong thực hiện công tác văn thư yêu cầu người
làm công tác này phải đáp ứng các u cầu nhanh chóng, chính xác và bí mật
trong thực hiện các khâu nghiệp vụ.
Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, công chức, viên chức trong
cơ quan, tổ chức: Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư hiện diện
hàng ngày, hàng giờ và mỗi một cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan,
tổ chức đều ít nhiều thực hiện cơng tác văn thư, các nội dung thực hiện có thể
là soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, ký văn bản… Đồng thời, đối với các
nội dung của công tác văn thư như soạn thảo văn bản, xử lý văn bản… đòi hỏi
nhiều bộ phận, nhiều cá nhân trong một cơ quan, một tổ chức cùng phối hợp
h
thực hiện để hoàn thành theo thời gian, đảm bảo đáp ứng kịp thời, phù hợp và
chính xác theo nội dung yêu cầu của văn bản, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả
của văn bản.
Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc đan xen trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức: Hoạt động của một tổ chức vốn đan xen rất nhiều
công việc khác nhau, liên quan đến quản lý con người, quản lý công việc,
điều hành các bộ phận vận hành một cách trơn tru, mang lại năng suất và hiệu
quả giải quyết công việc. Thực hiện công tác văn thư trong các cơ quan, tổ
chức cũng bao gồm nhiều công việc khác nhau, từ thực hiện dự thảo văn bản,
duyệt văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt, kiểm tra văn bản
trước khi ban hành, ký văn bản, ban hành văn bản, quản lý văn bản…Đây là
những nội dung thực hiện đan xen trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan.
10
1.1.3. Vai trị của cơng tác văn thư trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Cơng tác văn thư có một vị trí rất quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của bộ máy quản lý và
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức nên có thể
nói bất kỳ cơ quan nào cũng phải tổ chức và thực hiện các nội dung của công
tác văn thư. Hàng ngày, phần lớn các cán bộ hoặc ít hoặc nhiều đều làm
những việc có liên quan đến văn bản như tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao,
giải quyết hay theo dõi việc giải quyết văn bản, soạn thảo văn bản… Chính vì
vậy, cơng tác văn thư liên quan đến hầu hết các cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin
cho hoạt động quản lý, điều hành, nâng cao năng suất, chất lượng công tác
của các cơ quan, tổ chức. Thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành
h
càng chính xác, kịp thời thì hoạt động của cơ quan, tổ chức càng đạt kết quả
cao, bởi dù như thế nào đi nữa nguồn thông tin chủ yếu nhất, mang tính pháp
lý cao nhất vẫn là từ văn bản, thực hiện tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo cơ
quan, tổ chức chỉ đạo cơng việc chính xác, hiệu quả, đảm bảo thời gian và góp
phần giữ gìn bí mật nhà nước.
Quản lý tốt văn bản - một nội dung của công tác văn thư, không những
đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý mà còn làm chủ được việc cung
cấp những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức, góp
phần giải quyết cơng việc một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất
lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt các thủ tục hành chính khơng cần thiết.
Thực hiện cơng tác văn thư góp phần giữ gìn các bằng chứng pháp lý,
quản lý tốt văn bản là đảm bảo giữ lại đầy đủ các chứng cứ về mọi mặt hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân ở các cương vị khác
11
nhau. Trong quá trình hoạt động của cơ quan, việc thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ được thể hiện trong các văn bản. Nếu các văn bản được ban hành
đúng quy định, được giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh
chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng
chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan, cá nhân một cách chân
thực.
1.1.4. Những yêu cầu cần đảm bảo đối với công tác văn thư
Cũng giống như các công tác khác, công tác văn thư cũng có những u
cầu riêng biệt, địi hỏi trong q trình thực hiện các nội dung của công tác văn
thư phải đảm bảo, những yêu cầu đó cụ thể là:
1.1.4.1. Nhanh chóng
Q trình giải quyết cơng việc của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do
h
đó, xây dựng văn bản địi hỏi phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp
thời. Khi thực hiện yêu cầu này cần phải xem xét mức độ quan trọng, độ khẩn
của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản, thực hiện được những yêu cầu
này trong công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết tốt các nội dung công việc
của cơ quan, tổ chức. Mặt khác, mỗi văn bản đều chứa đựng một nội dung
nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ xử lý công việc
chung của cả cơ quan, làm giảm ý nghĩa, nội dung của sự việc nêu trong từng
văn bản.
1.1.4.2. Chính xác
Đây là một yêu cầu hết sức quan trọng, trong thực hiện các nội dung của
công tác văn thư cần phải đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản, tức là
nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc
trích dẫn ở văn bản phải hồn tồn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ
rõ ràng.
12
Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban
hành, đầy đủ các thành phần, thể thức theo quy định, mặt khác cần đảm bảo
yêu cầu chính xác về các khâu, kỹ thuật nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc này
đòi hỏi các khâu như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao văn bản phải
thực hiện theo đúng các quy định hiện hành.
1.1.4.3. Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của nhà nước, vì vậy khi tiến hành
xây dựng văn bản hoặc giải quyết văn bản đến, yêu cầu phải đảm bảo nguyên
tắc bí mật. Đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo về
bảo vệ bí mật nhà nước, sử dụng máy tính, bố trí phịng làm việc và lựa chọn
cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn.
1.1.4.4. Hiện đại
h
Trong các cơ quan, tổ chức, việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại, hiện đại hóa cơng tác văn
thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác
và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách. Tuy nhiên, q trình hiện đại hóa
cơng tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp trình độ cán bộ và
điều kiện của từng cơ quan, tổ chức.
1.1.5. Những yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng công tác văn thư
Công tác văn thư là một trong những công tác không thể thiếu trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, đây là một công tác liên quan đến nhiều bộ
phận, nhiều cá nhân và cũng là cơng tác thường xun diễn ra, chính vì vậy
có rất nhiều yếu tố tác động, ảnh hưởng tới chất lượng của cơng tác này.
Thứ nhất đó là môi trường làm việc, đây là yếu tố quyết định trực tiếp
đến tâm lý làm việc của người làm công tác văn thư, môi trường làm việc tốt
là sự bố trí hợp lý, khoa học phịng làm việc cũng như phương tiện, trang thiết
13
bị, môi trường làm việc tốt phải đáp ứng các yếu tố thơng thống, phịng làm
việc phải đảm bảo diện tích, ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm phải phù hợp, không
làm ảnh hưởng tới sức khỏe, ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả giải quyết
công việc, đảm bảo không ô nhiễm âm thanh làm ảnh hưởng đến tinh thần, sự
tập trung của người làm công tác văn thư.
Thứ hai, đó là yếu tố trang thiết bị và khoa học kỹ thuật, khoa học kỹ
thuật phát triển sẽ giúp ích trong công tác thu thập và xử lý thông tin nói
chung và cơng tác văn thư nói riêng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư sẽ
được thể hiện đầy đủ khi được trang bị các phương tiện làm việc hiện đại, phù
hợp với tình hình xử lý và mức độ công việc và ngược lại khi không được
trang bị đầy đủ các phương tiện phục vụ công tác văn thư thì người làm cơng
tác này sẽ khơng phát huy được hiệu quả trong thực hiện các nhiệm vụ và
công việc liên quan.
h
Yếu tố thứ ba có tác động, ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng cơng
tác văn thư đó là trình độ của cán bộ làm cơng tác văn thư, trình độ của người
làm cơng tác văn thư là yếu tố quyết định đến năng suất, chất lượng của cơng
tác văn thư. Dù có trang bị phương tiện hiện đại, đầy đủ đến như thế nào
nhưng con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa học
vào cơng việc của mình thì phương tiện đó cũng khơng có ý nghĩa. Ngồi
trình độ, khả năng chun mơn, khả năng xử lý các công việc liên quan đến
công tác văn thư thì thái độ, tinh thần, trách nhiệm của người làm cơng tác
văn thư cũng sẽ có tác động không nhỏ đến chất lượng công tác văn thư,
người làm cơng tác văn thư khơng nhiệt huyết, khơng tìm tịi học hỏi, khơng
có cái tâm với cơng việc của mình thì chắc chắn là chất lượng của cơng tác
văn thư sẽ không được đảm bảo.
14
Ngồi các yếu tố trên, thì quy trình, thủ tục làm việc, văn hóa cơng sở,
cơ sở vật chất, năng lực của người làm cơng tác văn thư cũng có tác động, ảnh
hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác này.
Về quy trình, thủ tục làm việc, có thể khẳng định công tác văn thư cũng
giống như các công tác khác, để thực hiện các khâu nghiệp vụ một cách khoa
học thì cần xây dựng quy trình, thủ tục thực hiện, theo đó, người làm cơng tác
văn thư sẽ căn cứ theo trình tự các bước để hồn chỉnh việc giải quyết cơng
việc của mình. Việc xây dựng quy trình, thủ tục làm việc một cách hợp lý,
đáp ứng các yêu cầu đặt ra và phù hợp với tình hình thực tế, sẽ góp phần nâng
cao chất lượng cơng tác văn thư, ngược lại nếu quy trình, thủ tục được xây
dựng rườm rà, phức tạp, sẽ cản trở việc thực hiện các khâu nghiệp vụ, làm
cho người đảm nhận công tác không đảm bảo thời gian cũng như các yêu cầu
khác.
h
Trong giai đoạn hiện nay, việc thực hiện các quy trình, thủ tục của cơng
tác văn thư cơ bản đảm bảo, cụ thể bằng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2015, trong đó, cơng tác văn thư, lưu trữ được quy trình hóa các bước
thực hiện và đây cũng là một quy trình mở, theo đó, tùy thực trạng từng đơn
vị, có thể bổ sung, thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế.
Văn hóa cơng sở cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác
văn thư, nguyên nhân của nó xuất phát từ việc cơng tác văn thư là cơng việc
bao gồm trong nó tồn bộ hoạt động của một cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng và
tác động đến tất cả các bộ phận, các cá nhân, từ lãnh đạo đến cán bộ, công
chức chuyên môn. Nếu trong một cơ quan, tổ chức, tất cả các cá nhân điều ý
thức được tầm quan trọng, vị trí và vai trị của cơng tác văn thư, có sự đầu tư
phù hợp và quan tâm đúng mức thì chắc chắn rằng chất lượng cơng tác văn
thư sẽ có những khác biệt so với các tổ chức, cơ quan khác. Văn hóa cơng sở
ở đây cũng có thể hiểu là thái độ của các cá nhân đối với công tác này, một
15
