Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty tnhh thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải hải bằng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG
ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG

Giảng viên hướng dẫn:

Sinh viên thực hiện

ThS. VŨ ANH TUẤN

NGUYỄN THỊ BÍCH NGỌC
Lớp: K55E3
Mã sinh viên: 19D130169

HÀ NỘI – 2023


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan, đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển của Cơng ty TNHH Thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải
Bằng” là cơng trình nghiên cứu độc lập dưới sự hướng dẫn của ThS Vũ Anh Tuấn.
Đề tài, nội dung của khóa luận là sản phẩm mà tơi đã nỗ lực nghiên cứu trong q
trình thực tập tại Cơng ty TNHH Thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng,
khơng có sự sao chép từ bất cứ tài liệu nào. Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm về
tính trung thực của nội dung và các số liệu trong đề tài của mình.
Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2023

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Bích Ngọc

i


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập tại trường Đại học Thương mại cũng như thời gian thực
tập tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng, tôi đã
nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các thầy cô trong khoa Kinh tế và kinh doanh
quốc tế và Ban Giám đốc cung các anh chị đồng nghiệp Cơng ty để có thể hồn thành
bài khóa luận này.
Trước hết, tơi xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh
doanh quốc tế - Trường Đại học Thương mại đã tận tình chỉ dạy, trang bị cho tôi các
kiến thức cơ bản và hữu ích, tạo điều kiện cho tơi nghiên cứu và thực hiện bài khóa
luận. Đặc biệt, tơi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên hướng dẫn – ThS Vũ Anh
Tuấn đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi hồn thiện bài khóa luận này.
Tơi xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể các anh chị trong Công ty
TNHH Thương mại và dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng đã giúp đỡ và tạo điều
kiện thuận lợi cho tơi trong q trình thực tập và hỗ trợ các tài liệu để hòan thành bài
khóa luận một cách tốt nhất.
Tuy nhiên, với kiến thức và thời gian thực tập có hạn nên bài khóa luận của tơi
khó tránh khỏi những thiếu sót. Tơi rất mong nhận được những ý kiến địng góp của
các thầy cơ để bài khóa luận được hồn thiện hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Bích Ngọc

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................................... ii
MỤC LỤC......................................................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ ....................................................................... vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................................... vii
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .......................................................... 1
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu ...................................................................................... 1
1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu.............................................................................................. 2
1.3. Mục đích nghiên cứu ................................................................................................................. 3
1.4. Đối tượng nghiên cứu ................................................................................................................ 3
1.5. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................................... 3
1.6. Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu ................................................................................... 4
1.6.1.

Phương pháp thu thập dữ liệu................................................................................... 4

1.6.2.

Phương pháp xử lý dữ liệu ........................................................................................ 4

1.7. Kết cấu của khóa luận ............................................................................................................... 5
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN................................................... 6
2.1. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển .............................. 6
2.1.1.

Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận ................. 6

2.1.2.

Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển ...................... 7

2.2. Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh nghiệp giao nhận.. 7
2.2.1.

Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển .............. 7

2.2.2.
Vai trị của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh
nghiệp giao nhận........................................................................................................................ 8
2.2.3.
Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh
nghiệp giao nhận........................................................................................................................ 8
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 14
2.3.1.

Các nhân tố trong doanh nghiệp .............................................................................14

2.3.2.

Các nhân tố ngoài doanh nghiệp ............................................................................16

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO
NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG ....................................................................................................... 19

3.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng .........19
3.1.1.

Giới thiệu chung về công ty .....................................................................................19

3.1.2.

Lĩnh vực kinh doanh ................................................................................................20
iii


3.1.3.

Cơ cấu tổ chức..........................................................................................................21

3.1.4.

Nhân lực công ty ......................................................................................................22

3.1.5.

Cơ sở vật chất, kỹ thuật ............................................................................................24

3.1.6.

Tình hình tài chính ..................................................................................................25

3.2. Khái qt về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao
nhận vận tải Hải Bằng ....................................................................................................................25
3.2.1.

Kết quả hoạt động kinh doanh chung .....................................................................25

3.2.2.

Kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.28

3.3. Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng ......................................................30
3.3.1.

Lập kế hoạch giao nhận hàng nhập khẩu ..............................................................30

3.3.2.

Tổ chức giao nhận hàng nhập khẩu .......................................................................31

3.3.3.

Giám sát quy trình giao nhận hàng nhập khẩu ......................................................37

3.3.4.

Điều hành quy trình giao nhận hàng nhập khẩu ...................................................39

3.4. Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công
ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng ..................................................41
3.4.1.

Những thành công ...................................................................................................41

3.4.2.

Những tồn tại ...........................................................................................................43

3.4.3.

Nguyên nhân tồn tại.................................................................................................44

CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ QUY
TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HẢI BẰNG ...................................... 47
4.1. Định hướng phát triển hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng ........................................47
4.1.1.

Triển vọng phát triển ngành giao nhận hàng hóa quốc tế .....................................47

4.1.2.

Định hướng phát triển của cơng ty .........................................................................48

4.1.3.
Định hướng hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường
biển của cơng ty ........................................................................................................................49
4.2. Giải pháp hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công
ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng ..................................................50
4.2.1.

Hồn thiện cơng tác giám sát và điều hành ............................................................50

4.2.2.

Hoàn thiện khâu lập bộ chứng từ ...........................................................................50

4.2.3.

Hoàn thiện khâu khai báo hải quan........................................................................51

4.2.4.

Hồn thiện cơng tác nhận hàng ..............................................................................52

4.2.5.

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực ....................................................................53

4.2.6.

Nâng cao chất lượng dịch vụ ...................................................................................53

4.2.7.

Đầu tư cơ sở hạ tầng và trang thiết bị .....................................................................54

4.3. Đề xuất, kiến nghị ....................................................................................................................54
iv


KẾT LUẬN ..................................................................................................................................... 57

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 58

v


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ HÌNH VẼ
DANH MỤC BẢNG
STT
Tên
1 Bảng 3.1: Lao động của công ty giai đoạn 2020-T3/2023

Trang
22

2

Bảng 3.2: Cơ cấu lao động của công ty năm 2022

23

3

Bảng 3.3: Tình hình tài chính của cơng ty giai đoạn 2020-2022

25

4

Bảng 3.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn

25

2020 – T3/2023
5

Bảng 3.5: Chênh lệch doanh thu và lợi nhuận sau thuế giai đoạn

26

2020-2022
6

Bảng 3.6: Doanh thu và tỷ trọng doanh thu từ các dịch vụ của công

27

ty giai đoạn 2020-T3/2023
7

Bảng 3.7: Sản lượng giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của

28

công ty giai đoạn 2020-T3/2023
8

Bảng 3.8: Doanh thu từ hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng

29

đường biển của công ty giai đoạn 2020-T3/2023
9

Bảng 3.9: Kế hoạch phân công các công việc trong thực hiện quy

31

trình nhận hàng nhập khẩu của cơng ty
10

Bảng 3.10: Các vấn đề phát sinh trong nhận hàng hóa nhập khẩu

40

bằng đường biển của công ty giai đoạn 2020-T3/2023
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
STT
Tên
1 Sơ đồ 3.1: Mơ hình tổ chức của công ty TNHH thương mại và

Trang
21

Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
2

Hình 3.1: Trách nhiệm của cơng ty trong trường hợp kiểm hóa

35

3

Hình 3.2: Minh họa nội dung một email nhân viên CUS gửi cho đại

38

lý
4

Hình3.3: Thơng tin tàu tracking trên trang web hãng CMA CGM

39

5

Hình 3.4: Trách nhiệm của Haba Logistics trong trường hợp hàng

41

hóa có hư hỏng

vi


Chữ viết
tắt
ASEAN
A/N
CC
CFS

C/O
CUS
CY
D/O
e-B/L
e-DO
EIR

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Nghĩa tiếng anh
Nghĩa tiếng việt
Association of Southeast
Asian Nations
Arrival noticed
Carbon Copy

ETA
ETD
FTA
FCL
GDP
HBL

Container freight station
Certificate of original
Customer service
Container yard
Delivery order
Electronic Bill of Lading
Electronic Delivery Order

Equipment Interchange
Receipt
Estimated time of arrival
Estimated time of depature
Free Trade Agreement
Full container load
Gross Domestic Product
House bill

LCL
LPI

Less container load
Logistics Performance Index

MBL

Master Bill of Lading

MNF
OPS
POD
POL
SLGN
TNHH
VND
XNK

Manifest
Operations

Port of discharge
Port of loading

vii

Hiệp hội các quốc gia Đông Nam
Á
Giấy báo hàng đến
Tạo bản sao email để gửi cho
nhiều người
Trạm giao hàng lẻ
Chứng nhận xuất xứ
Dịch vụ khách hàng
Bãi container
Lệnh giao hàng
Vận đơn điện tử
Lệnh giao hàng điện tử
Phiếu ghi tình trạng container
Ngày hàng đến dự kiến
Ngày hàng đi dự kiến
Tổ chức thương mại thế giới
Hàng nguyên container
Tổng sản phẩm quốc nội
Vận đơn đường biển (vận đơn
nhà)
Hàng lẻ
Chỉ số năng lực quốc gia về
Logistics
Vận đơn đường biển (vận đơn
chủ)

Bản kê khai hàng hóa
Nhân viên giao nhận
Cảng dỡ hàng
Cảng xếp hàng
Sản lượng giao nhận
Trách nhiệm hữu hạn
Việt Nam đồng
Xuất nhập khẩu


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong những năm gần đây, tồn cầu hóa đang là xu thế tất yếu của nền kinh tế
thế giới., các quốc gia ngày càng hội nhập sâu rộng trên nhiều lĩnh vực trong đó có
hoạt động giao thương quốc tế. Trong bối cảnh đó, thị trường tồn cầu phát triển sơi
động đã làm cho giao thương giữa các quốc gia, các khu vực trên thế giới tăng một
cách mạnh mẽ và đương nhiên sẽ kéo theo những nhu cầu mới về vận tải, kho bãi,
các dịch vụ phụ trợ… Vai trị của Logistics vì thế cũng ngày càng trở nên quan trọng.
Logistics liên kết các khâu trong hoạt động kinh tế quốc tế, đảm bảo hoạt động sản
xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, góp phần làm giảm chi phí và nâng cao khả năng
cạnh tranh.
Cùng với xu thế đó, Việt Nam đã nỗ lực phát triển về mọi mặt đặc biệt là lĩnh
vực thương mại và tham gia vào các Hiệp định thương mại tự do với các quốc gia,
khu vực trên thế giới. Việt Nam đã tham gia Tổ chức thương mại quốc tế (WTO),
Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN) và Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á
– Thái Bình Dương (APEC). Tính đến năm 2022, Việt Nam đã ghi dấu ấn với việc
tham gia 15 hiệp định thương mại tự do (FTAs), trong đó có các hiệp định thương
mại tự do thế hệ mới như: EVFTA, CPTPP… Việc tham gia các tổ chức thế giới và
ký kết các Hiệp định thương mại đã mở ra cho Việt Nam nhiều cơ hội giao thương
và đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu, kéo theo đó là sự phát triển của hoạt động

giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Trong đó hoạt động nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển hiện đang giữ vai trò quan trọng và chiến tỷ trọng cao. Bởi phương thức
vận tải bằng đường biển có nhiều ưu thế lớn như chuyên chở được khối lượng lớn,
mặt hàng vận chuyển đa dạng, mức độ an toàn cao với chi phí rẻ.
Dịch vụ giao nhận đang phát triểm rất mạnh mẽ tại nước ta, hiện nay có tới hàng
nghìn doanh nghiệp lớn nhỏ hoạt động trong lĩnh vực logistics. Đây là một con số
khá lớn nhưng trên thực tế đa phần lại là những doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ. Do vậy
nên mức độ cạnh tranh trong ngành giao nhận hàng hóa ở nước ta hiện nay là rất cao,
yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp phải có cơng tác quản trị hiệu quả mới có thể
hoạt động tốt và cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường.

1


Trong q trình thực tập tại Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận
vận tải Hải Bằng, tôi nhận thấy hoạt động nhận hàng nhập khẩu của công ty cịn gặp
phải một số vướng mắc trong quy trình và cịn xảy ra sai xót trong một số khâu thực
hiện. Việc phân tích, đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu của
cơng ty, từ đó đưa ra giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị là một vấn đề mang tính
cấp thiết. Vì vậy, tơi quyết định lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình nhận hàng nhập
khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận
tải Hải Bằng”.
1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Trong quá trình tìm hiểu về đề tài, tơi nhận thấy có một số nghiên cứu có liên
quan đến quản trị quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển như sau:
1. Tác giả Chung Ngọc Khánh (2018) – “ Quản trị hoạt động giao nhận hàng
hóa xuất nhập khẩu tại Cơng ty Cổ phần đại lý hàng hải Việt Nam – Chi nhánh Hải
Phòng” – Luận văn Thạc sĩ – Trường Đại học dân lập Hải Phịng. Luận văn đã trình
bày các lý luận cơ bản về quản trị hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, từ
đó phân tích thực trạng và đưa ra một số đề xuất giải pháp để hịan thiện quản trị hoạt

động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Tuy nhiên luận văn này nghiên cứu chung
hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, chưa tập trung nghiên cứu cụ thể về
quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển.
2. Tác giả Nguyễn Thị Bích Ngân (2009) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập
khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH vận tải hàng đầu Prime Cargo” – Khóa
luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại. Khóa luận đã hệ thống được các cơ
sở lý luận liên quan đến nghiên cứu, từ đó phân tích được thực trạng và đề ra giải
pháp hồn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh
nghiệp.
3. Tác giả Trần Thị Dung (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển của Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler” – Khóa luận tốt
nghiệp – Trường Đại học Thương Mại. Với khóa luận này tác giả đã sử dụng các
phương pháp thu thập và phân tích xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập để phân
tích và đánh giá thực trạng tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, qua đó đề xuất giải
pháp hồn thiện quản trị quy trình nghiệp vụ.
2


4. Tác giả Ngô Thị Vân Anh (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
bằng đường biển của Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải quốc tế Tân Cả Lợi” –
Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại. Khóa luận đã thu thập dữ liệu,
nghiên cứu và đánh giá quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu tại doanh nghiệp và
định hướng biện pháp hồn thiện quản trị quy trình dịch vụ của cơng ty.
5. Tác giả Phan Thị Thùy (2021) - “Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu
bằng bằng phương thức vận tải container của Công ty Cổ phần dịch vụ quốc tế CTX”
– Khóa luận tốt nghiệp – Trường Đại học Thương Mại. Khóa luận đã phân tích cụ thể
về phương thức vận tải bằng container, đưa ra được thực trạng quản trị quy trình giao
nhận hàng nhập khẩu bằng tại doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện
cơng tác này.
Nhìn chung các nghiên cứu đều đạt được các thành tựu: hệ thống các cơ sở lý

luận liên quan đến hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển, phân tích
và đánh giá được thực trạng cơng tác quản trị quy trình nghiệp vụ tại các doanh nghiệp
giao nhận vận tải tại Việt Nam, đề ra được các định hướng và giải pháp thực tiễn góp
phần giúp doanh nghiệp hịan thiện hơn trong q trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận
hàng hóa.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Hệ thống các cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.
Đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của
Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.
1.4. Đối tượng nghiên cứu
Công tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Cơng ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.
1.5. Phạm vi nghiên cứu
-

Không gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu quy trình nhận hàng nhập
khẩu tại Cơng ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.

-

Thời gian nghiên cứu: giai đoạn từ năm 2020 – tháng 3/2023
3


-

Nội dung nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu, phân tích và đánh giá

thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.

1.6. Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu
1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương
pháp quan sát thơng qua q trình tiếp xúc trực tiếp với các hoạt động giao nhận hàng
hóa nhập khẩu thực tế tại công ty.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
+ Nguồn dữ liệu thứ cấp từ các bài khóa luận tốt nghiệp, luận án trong lĩnh vực giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
+ Nguồn dữ liệu thứ cấp từ nội bộ công ty: thu thập dữ liệu thứ cấp qua các báo cáo
tài chính hàng năm, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, quy trình nghiệp vụ và
các chứng từ hàng hóa của cơng ty
+ Nguồn dữ liệu thứ cấp trên internet: thu thập dữ liệu từ website của cơng ty, qua
các bài báo, tạp chí của các cơ quan Nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giao nhận
hàng hóa, từ các văn bản Pháp luật và từ trang thư viện điện tử của Trường Đại học
Thương Mại.
1.6.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thống kê: là phương pháp thu thập, phân loại thông tin, được sử
dụng để đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng thông qua
các số liệu thu thập được từ nội bộ cơng ty như báo cáo tài chính, báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh.
Phương pháp phân tích: là phương pháp sử dụng tư duy logic để nghiên cứu và
so sánh các dữ liệu thu thập được từ tài liệu công ty về hiệu quả quản trị quy trình
thực hiện dịch vụ của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải
Bằng.
Phương pháp tổng hợp: sử dụng phương pháp này để tổng hợp lại những phân
tích để đưa ra đánh giá về thực trạng, từ đó đề xuất một số giải pháp góp phần hồn

4


thiện cơng tác quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Kết cấu của khóa luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường
biển của doanh nghiệp giao nhận
Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao nhận vận tải Hải Bằng
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp quản trị quy trình nhận
hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ giao
nhận vận tải Hải Bằng

5


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG
NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN
2.1. Khái quát về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
2.1.1. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế và người giao nhận
2.1.1.1. Khái niệm về dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế
Giao nhận vận tải là dịch vụ giúp hoàn thành mục đích đưa hàng hóa từ nơi gửi
đến nơi nhận. Các đơn vị giao nhận sẽ thực hiện tất cả các công việc vận chuyển như
gom hàng, lưu kho, phân phối hàng hóa làm các thủ tục giấy tờ cho hàng hóa.
Theo quy tắc mẫu của về dịch vụ giao nhận của Liên đoàn các Hiệp hội giao
nhận vận tải quốc tế (FIATA) thì giao nhận vận tải được định nghĩa như sau:

“Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom
hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoa cũng như các dịch vụ tư
vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua
bảo hiểm, thanh tốn, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa”.
Theo luật Thương mại Việt Nam năm 1997, điều 163: “Giao nhận hàng hóa là
hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ
người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch
vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của
người vận tải hoặc của người giao nhận khác".
Nhìn chung, dịch vụ giao nhận là tập hợp các dịch vụ thương mại có liên quan
đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng đến nơi
nhận hàng, trong đó người giao nhận ký hợp đồng với chủ hàng, đồng thời xũng ký
hợp đồng đối ứng với người vận tải để thực hiện nhiệm vụ.
2.1.1.2. Khái niệm về người giao nhận
Theo Liên đoàn các Hiệp hội giao nhận vận tải quốc tế (FIATA): "Người giao
nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng uỷ thác và hành
động vì lợi ích của người uỷ thác mà bản thân anh ta không phải là người chuyên chở.
Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng
giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa ...”.

6


Theo Luật Thương mại Việt Nam 1997, người giao nhận được hiểu là người
làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
2.1.2. Nội dung dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
Theo những chỉ dẫn giao hàng của người nhập khẩu, người giao nhận sẽ:
+ Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận chuyển hàng hóa từ khi người nhận
hàng lo liệu vận tải hàng.

+ Nhận và kiểm tra tất cả chứng từ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá.
+ Nhận hàng của người chuyên chở và thanh toán cước (nếu cần).
+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí và những chi phí khác cho hải quan và
những cơ quan khác.
+ Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận hàng.
+ Nếu cần giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chun chở về
những tổn thất của hãng hố nếu có.
+ Giúp người giao nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối nếu cần.
+ Những dịch vụ khác
Ngoài những dịch vụ đã nêu ở trên, người giao nhận cũng có thể làm một số những
dịch vụ khác nảy sinh trong quá trình chuyên chở và cả những dịch vụ đặc biệt khác
như gom hàng có liên quan đến hàng cơng trình: vận chuyển máy móc, thiết bị cho
các cơng trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến
thẳng của hàng, vận chuyển hàng triển lãm ra nước ngồi...
Người giao nhận cũng có thể thơng báo khách hàng của mình về nhu cầu tiêu dùng.
những thị trường mới, tình hình cạnh tranh, chiến lược xuất khẩu, những điều khoản
thích hợp cần đưa vào hợp đồng mua bán ngoại thương và tóm lại tất cả những vấn
đề có liên quan đến cơng việc kinh doanh của anh ta
2.2. Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại doanh
nghiệp giao nhận
2.2.1. Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Giao nhận vận chuyển hàng hóa là một bộ phận cấu thành quan trọng trong
thương mại quốc tế, là một khâu khơng thể thiếu trong q trình lưu thơng nhằm đưa
hàng hóa từ nơi giao hàng đến nơi nhận hàng. Hoạt động giao nhận vận chuyển này
7


là một quy trình nhiều cơng việc mà nhà quản trị sẽ phải lựa chọn và đưa ra các quyết
định tổ chức giao nhận, vận chuyển và thực hiện các quyết định đó nhằm đạt được
mục tiêu của doanh nghiệp là tăng cường hiệu quả, giảm chi phí và đảm bảo an tồn

cho hàng hóa trong q trình di chuyển. Bài khóa luận này sẽ xem xét hoạt động quản
trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế dưới cả góc độ của người cung
cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển
Quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch,
tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa
điểm (một địa điểm bốc hàng và một địa điểm dỡ hàng) lại hai quốc gia khác nhau,
có xem xét đến tồn, hiệu quả và chi phí.
2.2.2. Vai trị của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại
doanh nghiệp giao nhận
- Đối với các chủ hàng: thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận
chuyển hàng hóa quốc tế giúp cho việc thực hiện kế hoạch kinh doanh được thuận
lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời hạn và thu về lợi nhuận
- Đối với người chuyên chở: thực hiện tốt quản trị quy trình giao nhận vận
chuyển hàng hóa giúp hồn thành hợp đồng chun chở, nâng cao uy tín của doanh
nghiệp và thu được lợi nhuận
- Đối với người nhận hàng: Thực hiện tốt việc quản trị quy trình giao nhận vận
chuyển hàng hóa giúp nhận được hàng hóa đúng thời hạn và đúng đủ số lượng, chất
lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh.
2.2.3. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại
doanh nghiệp giao nhận
2.2.3.1. Lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Để thực hiện quy trình nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, người giao
nhận cần lên kế hoạch. Việc lập kế hoạch cần dựa trên một số căn cứ:
- Hợp đồng vận tải: Dựa trên hợp đồng vận tải, người giao nhận sẽ xác định
được loại hàng hóa, cảng bốc hàng (POL), cảng dỡ hàng (POD), khối lượng hàng
(volume), thời gian giao hàng dự kiến (ETD), thời gian nhận hàng dự kiến (ETA),
phương thức vận chuyển (đường bộ, đường sắt, đường biển, đường không), vận
chuyển container (FCL) hay không container (LCL) ....
8

- Khối lượng và đặc điểm hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm bốc xếp,
bảo quản, vận chuyển khác nhau nên người giao nhận dựa trên khối lượng hàng hoá
để tối ưu hoá tải trọng của phương tiện, từ đó tối ưu hóa được chi phi đồng thời phải
căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá để lựa chọn phương tiện đảm bảo an tồn cho hàng
hố trong quá trình giao nhận vận chuyển.
- Điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Doanh nghiệp giao nhận khi lập kế hoạch
giao nhận vận chuyển cần căn cứ trên thực tế nguồn lực của mình như nhân sự, ngân
sách, cơ sở vật chất.
Liên quan đến các công việc cần thực hiện trong q trình nhận hàng nhập khẩu,
người giao nhận có thể lập kế hoạch cho những nội dung sau:
- Nắm bắt tình hình vận chuyển hàng hóa và phương tiện vận tải
- Chuẩn bị bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu
- Nhận hàng hoa tại địa điểm quy định
- Quyết tốn chi phí
2.2.3.2. Tổ chức nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Bước 1 : Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải
Người giao nhận cần phối hợp người nhận hàng (người nhập khẩu) nắm tình hình
phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyển phương tiện vận tải
+ Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần
liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay
đổi gì khơng
+ Trường hợp cần lưu cước (Booking, note) với hãng tàu do người nhập khẩu là người
chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế (Incoterms nhóm E và F) người giao nhận nắm
bắt lịch trình chuyến tàu và thực hiện đặt chỗ, ký hợp đồng vận tải.
Bước 2 : Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu
- Người giao nhận nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng
từ ra, kiểm tra đối chiếu các thơng tin trên HBL có khớp với MBL (POL, POD,
Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W.. Measurement). Nếu có
khác biệt giữa MBLvà HBL thì viết mail báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra lại

thông tin, và chỉnh sửa bill để nộp Manifest.

9


Trước ngày tàu đến hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy bảo hàng đến (Arrival
notice), Trên A/N mà hãng tàu hay Co-loader gửi thưởng có thơng báo số cước và
các Local charges phải nộp. Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của
đại lý khơng. Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng.
- Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến
hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí
- Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan
hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng,
chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xử.....
- Trường hợp thanh tốn bằng hình hình thức chuyển khoản thì bộ chứng từ hàng hóa,
gồm vận đơn được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu sang người nhập khẩu
- Trường hợp thanh tốn bằng hình thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ được
gửi về qua ngân hàng. Người nhập khẩu cần hoàn thành các nghĩa vụ thành chính
thanh tốn tiền) để được giải phóng bộ chứng từ. Lưu ý, với vận đơn theo lệnh cần
yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn mới lấy được hàng hóa.
Bước 3 : Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với người nhận hàng/người nhập khẩu để thực hiện
các công việc :
- Khai bảo và thơng quan hàng hóa xuất khẩu. Người giao nhận có thể khai báo dưới
tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan). Nếu hàng hóa
bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa,
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản
thích hợp;
- Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế.
Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL)

-

Mang D/O cùng bộ chứng từ nhận bằng đến Văn phòng quản lý tại công để
xác nhận Do đồng thời mang 1 bản D/O đến Hải quan giảm rất cảng để đối
chiếu với Manifest.

-

Đến bãi và tìm vị trí container

10


-

Đến phòng Điều độ của cảng nộp phi lun kho, phí xếp dỡ container, nộp biên
lai thanh tốn các phi này cùng với D/O để đối lấy phiếu xuất kho cho phép
hàng rời khỏi cảng.

-

Trường hợp mang container về kho riêng để kiểm hóa và rút hàng thì cần làm
đơn giới hãng tàu để mượn container về kho riêng, yêu cầu cấp container lên
phương tiện vận tải... Sau khi rút hàng xong, người giao nhận bố trí mang
container về trả tại cảng.

-

Trường hợp dỡ hàng trong container ngay tại cảng thì phải có lệnh điều động
cơng nhân để dỡ hàng khỏi container và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển.

Hoàn tất việc nhận hàng nếu trong q trình kiểm hóa khơng có vấn đề gì về
hàng hóa và hồ sơ khai báo hải quan. Vận chuyển hàng hóa bằng container có
tính chun dụng cao nên khi giao nhận nhận container cũng tiến hành đơn
giản hơn nhưng vẫn cần làm ý kiểm tra

-

Số hiệu của container phải rõ ràng

-

Niêm phong kẹp chỉ phải còn nguyên vẹn và phù hợp với bảng kê khai hàng
hóa (manifest), tình trạng của vỏ container phải trong điều kiện bình thường,
khơng bẹp, méo, khơng thủng, cong vênh.... Khi phát hiện những tình rạng hư
hỏng cần lập biên bản tại chỗ và có chữ ký xác nhận của người chuyên chở
hoặc đại diện người chuyên chở.

Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL/LCL)
Đối với hàng lẻ, cần mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hàng tàu hoặc
đại lý của người gom hàng lấy D/O. Sau khi xác nhận, đối chiếu D/O thi mang đến
thủ kho để nhận phiếu xuất kho. Sau đó trang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng.
Bước 4: Quyết tốn chi phí
Sau khi nhận hàng hóa, người giao nhận quyết tốn chi phí với các nhà cung
cấp và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), local charge tại
đầu nhập khẩu, phi hoa hồng cho đại lý nước ngồi và các chi phí khác Thời hạn
thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hóa đơn gốc tùy thuộc vào
thống nhất giữa người giao nhận với các nhà cung cấp và người nhập khẩu.
2.2.3.3. Giám sát quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

11

Giám sát hoạt động giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế gắn liền với q
trình từ khi có nhu cầu vận chuyển đến khi hàng hóa đã được giao cho người nhận
hàng và thanh tốn các loại chi phí liên quan, nhằm nhận dạng hành động cần làm và
thời điểm cần hành động. Quá trình giám sát cần thực hiện theo từng bước của q
trình giao nhận hàng hóa, đảm bảo đúng tiến độ.
Nội dung giám sát bao gồm các công việc:
- Giám sát việc thuê phương tiện vận chuyển
Trường hợp người giao nhận được chủ hàng ủy thác thuê phương tiện vận tải
thì người giao nhận cần giám sát quá trình thuê phương tiện để đảm bảo người chuyên
chở có đủ năng lực cung cấp dịch vụ và việc thuê phương tiện diễn ra đúng thời gian.
- Giám sát việc đưa hàng lên phương tiện vận chuyển
Quá trình đưa hàng hóa từ kho bãi lên phương tiện vận chuyển được thực tiện
tốt giúp cho hàng hóa được đưa ra càng đúng lịch trình của phương tiện vận tải quốc
tế (máy bay tàu biển...). Tùy đặc điểm hàng hóa, điều kiện thực tế của doanh nghiệp,
nhà quản trị theo dõi sát sao việc đưa hàng lên phương tiện đảm bảo về thời gian và
an tồn cho hàng hóa. - Giảm sát hành trình vận chuyển hàng hóa Trong q trình
hàng hóa được di chuyển từ điểm đầu đến khi giao cho người nhận, người giao nhận
và chủ hàng có thể theo dõi (tracing) lịch trình của lỗ hàng trong tồn bộ thời gian
vận chuyển. Để nếu có bất kỳ trục trặc gì xảy ra như hàng hóa bị chậm (delay), hoặc
hàng hoá bị mất mặt, hư hỏng .. trong quá trình vận chuyển, người thuê phương tiện
(người bán hoặc người mua) có được thơng tin kịp thời để xử lý khắc phục trong thời
gian sớm nhất.
Thông qua việc theo dõi q trình hàng hóa vận chuyển, người th vận tải có
thể nắm được lịch trình lơ hàng để tổ chức nhận hàng hóa tại nơi đến. Việc theo dõi
này có thể thực hiện qua việc liên lạc trực tiếp với người vận chuyển, sử dụng các
tiện ích theo dõi do người vận chuyển cung cấp hoặc sử dụng các công cụ điện tử để
theo dõi như hệ thống định vị GPS.
- Giám sát dòng lưu chuyển của tiền cước, phí vận chuyển và các chứng từ vận

tải:

12


Sau khi hàng hóa được giao cho người vận tải, người gửi hàng cần giảm sát việc
lấy chứng từ vận tải với đúng các nội dung thông tin. Nếu thông tin trên chứng từ vận
tải (như vận đơn) sai sót có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động thanh tốn sau này.
2.2.3.4. Điều hành quá trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển
Khi cả hai bên thực hiện các nghĩa vụ hợp đồng thì thơng thường kết quả của
q trình vận chuyển sẽ đạt được kết quả tốt. Tuy nhiên, trong q trình hàng hóa
được vận chuyển, đặc biệt với những quãng đường xa, thời gian vận chuyển dài ngày,
địa điểm giao hàng, nhận hàng tại các quốc gia khác nhau nên có nhiều vấn đề nảy
sinh trong q trình thực hiện hợp đồng vận chuyển mà lúc xây dựng hợp đồng khơng
tính trước được.
Điều hành q trình vận chuyển hàng hóa là tất cả các quyết định cần phải để ra
để giải quyết những vấn đề khơng tính trước được hoặc không giải quyết được một
cách đầy đủ trong thời gian xây dựng hợp đồng vận chuyển và do vậy không được
chuẩn bị để đưa vào các quy định và điều kiện của hợp đồng vận chuyển.
Nội dung điều hành là những vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng
hóa phải tập trung giải quyết:
- Q trình vận chuyển của hàng hóa
Người giao nhận có thể gặp phải một số tình huống trong q trình hàng hóa
vận chuyển trên đường như: phương tiện vận chuyển gặp tai nạn (đắm tàu, rơi máy
bay) phương tiện vận chuyển không đúng lịch trình, chậm chễ (gặp bão, thời tiết
khơng thuận lợi...); bằng hóa bị mất mát, thất lạc tại cảng trung chuyển.....
- Q trình nhận hàng hóa:
Người xuất khẩu dựa trên thông tin tại booking confirmation về ngày thời gian
giao hàng, địa chỉ kho hàng, bãi hạn container... để chuẩn bị hàng hóa, chứng từ để
giao hàng. Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, hàng hóa có thể được giao theo

phương thức FCL (hàng giao tại bãi container — CY) hoặc theo phương thức LCL
(hàng giao tại kho CFS). Quá trình này có thể xẩy ra những vấn đề như: hàng và
phương tiện gặp tai nạn trong quá trình vận chuyển từ kho đến điển giao hàng; hàng
hóa bị hư hỏng do chất xếp, báo quan không đúng yêu cầu về đặc tính của sản phẩm
(hàng dễ cháy nổ, dễ vỡ, có hàm lượng hóa học cao, đồ điện tử tránh va đập, thực
phẩm tươi sống....); bên vận chuyển quốc tế vận chuyển nội địa hủy đơn hàng.
13


Trong q trình giao hàng ở đầu nước ngồi có thể gặp vấn đề như: hàng hóa bị
thất lạc, mất mát, hư hỏng, hàng hóa bị giao nhầm, đặc biệt là với hàng LCL, hàng
hóa bị viến đổi phẩm chất (ngắm nước mưa, vón cục, chảy nhão...).
- Q trình lập chứng từ:
Nhân viên chứng từ công ty giao nhận dựa trên thông tin do người nhập khẩu
cấp và liên hệ đại lý ở đầu nước ngoài để lấy vận đơn chủ MBL và làm vận đơn và
gửi cho người nhập khẩu kiểm tra và xác nhận sau đó mới in vận đơn bản chính. Q
trình này có thể xảy ra những vấn đề như ghi sai thông tin trên vận đơn như sai tên
shipper, tên consignee, sai điều kiện giao hàng, sai thơng tin về cước phí (collect
thành prepaid) ...
- Q trình thanh tốn:
Sau khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng, cơng ty giao nhận thực hiện việc
thanh tốn thu chi phí đã thanh tốn hộ khách (cước phí, phụ phí, lệ phí...) và tiền
cơng của mình bằng việc gửi debit note cho khách hàng. Q trình này có thể xảy ra
những rủi ro như khách hàng chậm thanh tốn hay thanh tốn nhỏ giọt hoặc khơng
có khả năng thành toán bất ngờ.
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng
đường biển
2.3.1. Các nhân tố trong doanh nghiệp
Chất lượng nguồn nhân lực
Trình độ của đội ngũ nhân lực đóng vai trị quan trọng quy trình dịch vụ của

doanh nghiệp giao nhận, quyết định tới chất lượng quy trình nghiệp vụ và đem lại uy
tín, niềm tin với khách hàng.
Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hố có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn
nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ
cũng như kinh nghiệm của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình
giao nhận. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh
vực này thì sẽ xử lý thơng tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không
những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm
hàng với nhiều loại hàng hố khác nhau.
Nguồn lực tài chính
14


Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hồn chỉnh và khơng đầy đủ
sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hố. Tuy nhiên, để có thể
xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần
một lượng tài chính lớn. Song khơng phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng
tài chính dồi dào. Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính
tốn chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi
thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp khác những máy móc và
trang thiết bị chuyên dụng.
Ngoài việc sử dụng nguồn vốn để nâng cấp cơ sở vật chất, kĩ thuật cho doanh
nghiệp trong hoạt động giao nhận; thì cịn sử dụng nguồn vốn trong các hoạt động
khác như: chi phí vận tải, thuê phương tiện vận chuyển, làm thủ tục hải quan, nộp
thuế cho Nhà nước. Nếu doanh nghiệp khơng có đủ nguồn tài chính sẽ gây ra nhiều
khó khăn cho hoạt động giao nhận.
Cơ chế quản lý, điều hành
Một nhân tố có ảnh hưởng khơng nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng
xuất nhập khẩu bằng đường biển là trình độ của người điều hành, quản trị. Quy trình
nghiệp vụ giao nhận hàng hố có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất, tối ưu

nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều trình độ tổ
chức, sắp xếp quy trình của người quản trị. Nếu người quản trị cần có sự am hiểu và
kinh nghiệm trong lĩnh vực này để xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian
nhanh nhất, đồng thời tổ chức hoạt động giao nhận tại công ty diễn ra thuận lợi, nhanh
chóng.
Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước
tiên, nó là một trong những nhân tố có tính quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp
vụ giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin của khách hàng.
Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng,
kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,… Để
tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong
điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với

15


những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và
kiểm tra hàng.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể
quản lý mọi hoạt động của mình và những thơng tin về khách hàng, hàng hố qua hệ
thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng
và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu
của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
2.3.2. Các nhân tố ngồi doanh nghiệp
Mơi trường kinh tế
Mơi trường kinh tế là một nhân tố quan trọng thúc đẩy hoạt động giao nhận
hàng hóa. Dịch vụ giao nhận có vai trị quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa
nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất, kinh doanh. Khi nền kinh tế tăng trưởng sẽ làm mở
rộng qui mô sản xuất, khối lượng hàng hóa cần lưu thơng và vận chuyển cũng tăng từ

đó thúc đẩy hoạt động giao nhận phát triển.
Bên cạnh đó các yếu tố: giá xăng dầu, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát là những yếu tố
ảnh hưởng lớn đến dịch vụ giao nhận hàng hóa. Giá xăng tăng làm cho doanh nghiệp
phải chi nhiều tiền hơn cho hoạt động vận chuyển, như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu
quả lợi nhuận. Tỷ giá ngoại tệ cũng tác động lớn đến doanh nghiệp khi giao dịch với
các đối tác nước ngoài. Lạm phát tăng cao dẫn đến giá cả hàng hóa leo thang, ngành
dịch vụ giao nhận cũng bị ảnh hưởng.
Mơi trường chính tri, xã hội
Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia khơng chỉ tạo điều kiện thuận lợi
cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và
thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó.
Những biến động trong mơi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên
quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng
xuất nhập khẩu bằng đường biển. Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột
vũ trang thì sẽ khơng thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng vận tải khác (nếu đó
là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước
nhận hàng) hoặc tàu phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua), … Những biến

16


động về chính trị sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả
năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở.
Môi trường pháp luật
Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan
đến nhiều quốc gia khác nhau. Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi
trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hố được gửi đi mà cịn của quốc gia
hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế.
Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên
như sự ban hành, phê duyệt một thơng tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong

những quốc gia kể trên; hay sự phê chuẩn, thông qua một Cơng ước quốc tế cũng sẽ
có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Các bộ
luật của các quốc gia cũng như các Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái
niệm, phạm vi hoạt động mà quan trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ,
trách nhiệm và quyền hạn của những người tham gia vào lĩnh vực giao nhận. Cho
nên, việc hiểu biết về những nguồn luật khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia
khác sẽ giúp người giao nhận tiến hành công việc một cách hiệu quả nhất.
Môi trường tự nhiên
Điều kiện tự nhiên ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình
chun chở hàng hố bằng đường biển phụ thuộc nhiều vào vị trí các cảng biển, điều
kiện thời tiết trên biển. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao
nhận hàng hố.
Ngồi ra, q trình chuyên chở cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có
thể gây thiệt hại hồn tồn cho chuyến hành trình hoặc làm chậm việc giao hàng, làm
phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan.
Do những tác động trên mà điều kiện tự nhiên sẽ ảnh hưởng đến thời gian giao
nhận và chất lượng của hàng hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những
tranh chấp. Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn
trách cho người giao nhận.
Môi trường công nghệ

17