Kỹ Năng Lập Kế Hoạch Và Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ P KẾ HOẠCH VÀ HOẠCH VÀ CH VÀ
QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢI GIAN HIỆU QUẢU QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ


NỘI DUNG

KỸ NĂNG QUẢN LÝ
THỜI GIAN
• LẬP KẾ HOẠCH
• MỤC TIÊU SMART
• MA TRẬN THỜI GIAN


KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

1. Thời Gian Là Gì?
2. Nguyên nhân làm mất
thời gian.
3. Làm sao để quản lý được
thời gian?

“Thời gian là Vàng.

Thời gian là cuộc sống”


Thời Gian Là Gì?

Tim
e

A

S

a
i
c
pe

e
R
l

e
c
r
u
so

Thời gian là một tài ngun vơ giá!
Chúng ta khơng thể quản lý thời gian nhưng có
thể quản
lý bản thân!
4


Ngun nhân làm mất thời gian

1. Làm việc khơng có kế hoạch
2. Các mục đích khơng rõ ràng

3. Đặt q nhiều mục tiêu
4. Giám sát quá chặt chẽ
5. Lo lắng thái quá

“Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại ”


Nguyên nhân làm mất thời gian

Lo lắng giống như ngồi xích đu. Ta rất
nỗ lực nhưng
khơng đưa ta đến đâu cả.


Ngun nhân làm mất thời gian

6.

Có q nhiều cơng việc giấy tờ

7.

Theo chủ nghĩa hồn hảo

8.

Vịng vo

9.

Sửa sai

10. Trì hỗn công việc

“Không lập kế hoạch sẽ
trở thành nô lệ cho kế hoạch của người khác ”


Nguyên nhân làm mất thời gian

11. Mất thời gian chờ đợi
12. Dự các cuộc họp vô bổ
13. Nghỉ sớm
14. Tức giận
15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội
9


Có thể quản lý thời gian?
Quản lý thời gian
Lập kế hoạch
là việc khó
Nguyên tắc SMART

Nhưng có
thể nếu có
quyết tâm
Ma trận Thời GIan

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

1

Kế hoạch là gì???

2

Vai trị của việc lập kế hoạch

3

Phương pháp xây dựng kế hoạch

4

Lời khuyên của chuyên gia

“Bốn bước dẫn tới thành tựu: Lên kế hoạch có mục đích.
Chuẩn bị chun tâm. Tiến hành tích cực. Theo đuổi bền bỉ ”


KHÁI NIỆM

Kế hoạch là một tập hợp
những hoạt động được
sắp xếp theo lịch trình,
có thời hạn, nguồn lực,
ấn định những mục tiêu
cụ thể và xác định biện

pháp tốt nhất… để thực
hiện một mục tiêu cuối
cùng đã được đề ra.


Click to add your text

Vai trò của lập kế hoạc


VAI TRỊ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
 Tư duy có hệ thống hơn để tiên liệu các tình huống xảy
ra.
 Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu hơn.
 Tập trung vào các mục tiêu
 Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp
với các vị trí quản lý khác.
 Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của
mơi trường bên ngồi.
 Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra.
“Ước mơ cũng tốn nhiều năng lượng như lên kế hoạch”


PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Các
bước
lập kế
hoạch

1

2

3

4

5

Xác định
mục tiêu tổng
thể, cụ thể

Xác định các
căn cứ để
xác định mục
tiêu

Xác định
nhiệm vụ cụ
thể và quỹ
thời gian.

Xây dựng
các bảng
biểu, các giải
pháp để đạt
được mục
tiêu

Tổng hợp và
rút kinh
nghiệm


PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
Xác định nội dung công việc 1W (what)
Xác định 3W: where, when, who
Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)
Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)
Xác định nguồn lực thực hiện 5M

Phương pháp:
5WH2C5M


PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

Xác định mục tiêu yêu cầu (why)
Tại sao bạn phải làm công việc này?
Ý nghĩa với tổ chức, bộ phận
Hậu quả nếu bạn không thực hiện

“Cuộc sống là điều xảy ra trong khi bạn còn đang bận lên những kế hoạch khác ”


PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

WHAT?
- Nội dung
cơng việc đó
là gì?

- Các bước để
phát triển
cơng việc đó

“Một kế hoạch khơng cho phép sửa đổi là một kế hoạch tồi ”


PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

Where (ở đâu?)

Cơng việc đó thực
Hiện tại đâu?

Nguồn hỗ trợ
từ đâu?

Test những công
đoạn nào?

“Lên non chọn đá thử vàng
Thử cho đúng lượng mấy ngàn cũng mua. ”

PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
WHERE

WHEN

WHO

• Cơng việc đó
thực hiện ở
đâu?
• Giao hàng
tại địa điểm
nào?
• Kiểm tra lại
bộ
phận
nào?

• Cơng việc
đó thực
hiện khi
nào?
• Khi nào thì
giao hàng?
• Khi nào kết
thúc

• Ai làm việc
đó?
• Ai kiểm

tra?
• Ai hỗ trợ?

“Sự tưởng tượng thống trị cả thế giới.”


PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

VÍ DỤ
Why?

What?

Thị trường tiềm năng F15, F120S

How?

Where? When?
Vĩnh Bảo

Who?

T8/2014 Phạm Văn Trường

-Mời KH chăn nuôi
- Mời SA
- Tổ chức truyên thông