Giáo trình thực hành các phần mềm dùng trong văn phòng (nghề tin học văn phòng trình độ trung cấp)

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giảng trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

1


LỜI GIỚI THIỆU
Thực hành các phần mềm dùng trong văn phịng là một trong những mơ đun
chun mơn nghề của nghề Tin học văn phòng được biên soạn dựa theo chương trình
khung chất lượng cao đã xây dựng và ban hành năm 2021 của trường Cao đẳng nghề
Cần Thơ dành cho nghề Tin học văn phịng hệ Trung cấp.
Chúng tơi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu Trường Cao Đẳng Nghề Cần
Thơ và các cá nhân, các đồng nghiệp đã góp nhiều cơng sức để nội dung giáo trình
hồn thành một cách tốt nhất.
Mặc dù chúng tôi đã rất cố gắng trong biên soạn, nhưng chắc chắn tài liệu này
cũng khơng tránh khỏi sai sót. Chúng tơi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
từ các thầy cơ giáo, đồng nghiệp và các bạn đọc giúp giáo trình được hoàn thiện hơn
trong lần tái bản sau
Nội dung giáo trình được biên soạn với lượng thời gian thực hành tại doanh
nghiệp là 270 giờ gồm có:
Chương 01 MĐ26-01: Lý thuyết liên quan
Chương 02 MĐ26-02: Nội dung công việc thực hành
Mặc dù đã cố gắng tổ chức biên soạn để đáp ứng được mục tiêu đào tạo nhưng
không tránh được những thiếu sót. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các
thầy, cơ để nhóm biên soạn sẽ điều chỉnh hoàn thiện hơn.
Cần Thơ, ngày 30 tháng 09 năm 2021
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên: Lư Thục Oanh

2


MỤC LỤC

Trang
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ............................................................................................ 1
LỜI GIỚI THIỆU ............................................................................................................ 2
MỤC LỤC ....................................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ..................................................................... 6
1. Phần mềm ứng dụng .................................................................................................... 6
2. Một số phần mềm ứng dụng thông dụng .................................................................... 6
3. Phần mềm nguồn mở .................................................................................................. 7
4. Phần mềm xử lý văn bản............................................................................................. 7

4.1. Khái niệm văn bản. ........................................................................................ 7
4.2. Khái niệm xử lý văn bản ................................................................................ 7
4.3. Giới thiệu Microsoft Word ............................................................................. 7
4.4. Một vài văn bản mẫu ...................................................................................... 8
5. Phần mềm xử lý bảng tính ........................................................................................ 10

5.1. Khái niệm bảng tính ..................................................................................... 10
5.2. Các bước xây dựng bảng tính thơng thường ................................................ 10
5.3. Giới thiệu Microsoft Excel........................................................................... 10
5.4. Một số bài tập ............................................................................................... 11
6. Phần mềm thuyết trình .............................................................................................. 13

6.1. Khái niệm ..................................................................................................... 13
6.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình ...................................... 13

6.3. Một số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt ...................................... 13
6.5. Giới thiệu Microsoft PowerPoint ................................................................. 13
6.6. Một số bài tập: .............................................................................................. 14
7. Phần mềm trình duyệt Web ...................................................................................... 15

7.1. Google Chrome ............................................................................................ 16
7.2.Mozilla Firefox ............................................................................................. 16
8. Thư điện tử (Email) .................................................................................................. 16

8.1. Khái niệm thư điện tử................................................................................... 16
8.2.Tạo một địa chỉ email miễn phí trên Gmail .................................................. 17
8.3.Soạn thảo mới một email .............................................................................. 17
CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HÀNH ................................... 20
1. Các tiêu chí thực hiện cơng việc ..................................................................... 20
2. Nội dung thực hành ......................................................................................... 21
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 23

3


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN

Tên mơ đun: THỰC HÀNH CÁC PHẦN MỀM DÙNG TRONG VĂN PHỊNG
Mã mơ đun: MĐ22
Vị trí, tính chất, ý nghĩa, vai trị của mơ đun:
- Vị trí của mơ đun: Mơ đun được bố trí thực hiện ở cuối chương trình đào tạo
sau khi sinh viên đã học xong các môn cơ sở và các môn chuyên ngành.
- Tính chất của mơn học: Là mơ đun chun mơn nghề tự chọn trong chương
trình đào tạo trung cấp Tin học văn phịng.
- Ý nghĩa, vai trị của mơ đun: Thực hành tại doanh nghiệp là một mô đun quan

trọng trong chương trình đào, thơng qua việc thực hành tại doanh nghiệp theo chuyên
đề sẽ giúp sinh viên áp dụng kiến thức về các phần mềm dùng trong văn phòng đã học
vào thực tế cũng như tiếp cận với thực tiễn về công nghệ mới.
Mục tiêu mô đun:
- Kiến thức: Ôn tập, tổng hợp các kiến thức, kỹ năng về các phần mềm văn
phòng đã được học qua thực tiễn tại doanh nghiệp.
- Kỹ năng: Sửa chữa các lỗi nhỏ trong thực tế đạt các yêu cầu về kỹ thuật.
- Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Có sáng kiến, tìm tịi, khám phá trong q trình học tập và cơng việc
+ Có khả năng tự định hướng, chọn lựa phương pháp tiếp cận thích nghi với các
bài học
+ Có năng lực đánh giá kết quả học tập và nghiên cứu của mình
+ Tự học tập, tích lũy kiến thức, kinh nghiệm để nâng cao trình độ chun mơn
Nội dung chính của mơ đun:

Số
TT
1

Tên chương

12
1
1

Thời gian (giờ)
Thực hành,
thí nghiệm, Kiểm
Lý
thuyết thảo luận,

tra
bài tập
12
1
1

1
1

1
1

2

2

2

2

Tổng
số

Chương 1: Lý thuyết liên quan
1. Phần mềm ứng dụng
2. Một số phần mềm ứng dụng thông
dụng
3. Phần mềm nguồn mở
4. Phần mềm xử lý văn bản
4.1. Khái niệm văn bản.

4.2. Khái niệm xử lý văn bản
4.3. Giới thiệu Microsoft Word
4.4. Một vài văn bản mẫu
5. Phần mềm xử lý bảng tính
5.1. Khái niệm bảng tính
5.2. Các bước xây dựng bảng tính
thơng thường
5.3. Giới thiệu Microsoft Excel
5.4. Một số bài tập
6. Phần mềm thuyết trình
6.1. Khái niệm
6.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất
4


2

lượng thuyết trình
6.3. Một số chỉ dẫn để tạo nên một
bài thuyết trình tốt
6.5. Giới thiệu Microsoft PowerPoint
6.6. Một số bài tập:
7. Phần mềm trình duyệt Web
7.1. Google Chrome
7.2. Mozilla Firefox
8. Thư điện tử (Email)
8.1. Khái niệm thư điện tử
8.2. Tạo một địa chỉ email miễn phí
trên Gmail
8.3. Soạn thảo mới một email

Chương 2: Nội dung công việc thực
hành
1. Các tiêu chí thực hiện cơng việc
2. Nội dung thực hành
Kiểm tra
Cộng

5

2

2

2

2

258

3

3
254
1
270

3

254

1

254
15

254

1
1


CHƯƠNG 1: LÝ THUYẾT LIÊN QUAN

Mã chương: MĐ26-01
Giới thiệu:
Một số phần mềm ứng dụng thông dụng hiện nay như: Phần mềm xử lý văn
bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trình chiếu, thư điện tử, trình duyệt Web và
một số phần mềm khác.
Mục tiêu:
- Ôn tập những kiến thức cơ bản về phần mềm ứng dụng mà sinh viên đã được
học tại trường
- Giới thiệu thêm các phần mềm ứng dụng phổ biến trong thực tế.
- Hệ thống được những kiến thức về phần mềm ứng dụng đã được học để áp
dụng vào thực tiễn.
- Có khả năng định hướng, chọn lựa phương pháp tiếp cận thích nghi với các
nội dung học tập.
Nội dung chính:

1. Phần mềm ứng dụng

Là các chương trình máy tính được thiết kế cho những người sử dụng đầu cuối
(end user) nhằm thoả mãn những nhu cầu hoặc công việc thường ngày của họ. Phần
mềm ứng dụng có thể chia thành ba loại:
Phần mềm ứng dụng cơ sở (Basic Applications): Là những phần mềm thông
dụng được sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực khác nhau như: các web browse,
phần mềm xử lý văn bản, phần mềm thuyết trình, phần mềm bảng tính, hệ thống quản
lý cơ sở dữ liệu…
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt (Specialized Applications): Là những phần
mềm chuyên dụng được sử dụng cho một hoặc một số lĩnh vực cụ thể (Các phần mềm
xử lý đồ hoạ, CAD, CAM, ORCAD, MATLAB,…).
Phần mềm ứng dụng trên thiết bị di động: Những phần mềm thiết kế để có thể
hoạt động trên các thiết bị Smartphone.

2. Một số phần mềm ứng dụng thông dụng

Một số phần mềm ứng dụng thông dụng hiện nay như: Phần mềm xử lý văn bản,
bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trình chiếu, thư điện tử, trình duyệt Web và một số
phần mềm khác. Trong đó:
- Phần mềm xử lý văn bản: Là một loại phần mềm được thiết kế để soạn thảo các
văn bản điện tử. Có rất nhiều chương trình soạn thảo văn bản khác nhau. Về các phần
mềm thương mại, phổ biến nhất là Microsoft Office của Microsoft. Các chương trình
soạn thảo văn bản thuộc loại phần mềm nguồn mở thường gặp bao gồm: Writer (trong
bộ OpenOffice), KWord (trong môi trường KDE) và AbiWord (trong mơi trường
GNOME). Ngồi ra, cịn có chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến như Google
Docs.
- Phần mềm bảng tính: Là một phần mềm ứng dụng dùng để tổ chức, phân tích
và lưu trữ dữ liệu thơng qua các bảng biểu. Bảng tính được phát triển như là mơ phỏng
bằng máy tính các bảng tính tốn trên giấy. Phần mềm ứng dụng bảng tính phổ biến
hiện nay là Microsoft Excel của Microsoft, một số phần mềm nguồn mở như
LibreOffice Calc, OpenOffice Calc. Ngoài ra, một số bảng tính dựa trên nền Web như:

Google Sheet, Microsoft Excel Online, EditGrid.
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS): Là phần
mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị một cơ sở dữ liệu. Các chương trình này
6


hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa, và tìm kiếm thơng tin trong một cơ sở dữ liệu
(CSDL). Các hệ quản trị CSDL phổ biến được nhiều người biết đến như: MySQL,
Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2.
- Phần mềm trình chiếu: Được sử dụng để tạo các bài thuyết trình đồ họa, được
gọi là slideshow, có thể được chiếu lớn bằng phương tiện như máy chiếu hoặc hiển thị
trên Web. Phần mềm trình chiếu cũng được sử dụng để tạo ra các tài liệu phân phát
cho khán giả, những ghi chú cho người thuyết trình và các tài liệu khác có thể được sử
dụng trong một bài thuyết trình. Microsoft PowerPoint, Lotus Freelance Graphics và
Corel Presentations là những ví dụ của các chương trình phần mềm trình chiếu. Một số
phần mềm trình chiếu mã nguồn mở như: LibreOffice Impress, OpenOffice Impress.
- Phần mềm thư điện tử: Là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc
chuyển và nhận các mẫu thông tin (thường là dạng chữ). Phần mềm thư điện tử hỗ trợ
soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xóa hay lưu giữ các thư. Phần mềm thư điện tử loại cài
đặt trên máy tính người dùng phổ biến hiện nay là Microsoft Outlook, phần mềm thư
điện tử chạy trên nền Web như Google Mail (Gmail).
- Trình duyệt Web: Là một phần mềm ứng dụng cho phép người sử dụng xem và
tương tác với các văn bản, hình ảnh, đoạn phim, nhạc, trị chơi và các thơng tin khác ở
trên một trang web của một địa chỉ Web trên mạng tồn cầu hoặc mạng nội bộ. Một số
trình duyệt Web phổ biến hiện nay như: Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft
Edge, Opera, Cốc Cốc.

3. Phần mềm nguồn mở

Phần mềm nguồn mở là phần mềm với mã nguồn được công bố và sử dụng một

giấy phép nguồn mở. Giấy phép này cho phép bất cứ ai cũng có thể nghiên cứu, thay
đổi và cải tiến phần mềm cũng như phân phối phần mềm ở dạng chưa thay đổi hoặc đã
thay đổi.
Không giống như phần mềm nguồn mở, phần mềm thương mại là phần mềm
thuộc bản quyền của tác giả hoặc các hãng phần mềm, người dùng phải mua và khơng
có quyền bán lại. Hệ điều hành Microsoft Windows, Microsoft Office, hệ quản trị cơ
sở dữ liệu Oracle là các ví dụ điển hình về phần mềm thương mại.

4. Phần mềm xử lý văn bản

4.1. Khái niệm văn bản.
Văn bản là các tài liệu, giấy tờ được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan,
các đoàn thể, các tổ chức xã hội. Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và
truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh
vực cụ thể của đời sống xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và
nội dung khác nhau
4.2. Khái niệm xử lý văn bản
Xử lý văn bản là sử dụng các phần mềm như LibreOffice Writer, OpenOffice
Writer, Microsoft Word để biên tập nội dung văn bản. Ngoài ra, cũng có một số phần
mềm xử lý văn bản miễn phí khác như Abiword, Bean, Ulysses III…
4.3. Giới thiệu Microsoft Word
- Sử dụng phần mềm Microsoft Word trong soạn thảo văn bản, kết xuất và phân
phối văn bản;
- Soạn thảo được văn bản bảo đảm đúng các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn
bản hành chính; in ấn và phân phối văn bản bảo đảm đúng quy trình kỹ thuật.

7


4.4. Một vài văn bản mẫu

- Mẫu Phiếu đăng ký bảo trì
TRƯỜNG CĐN CẦN THƠ
PHỊNG/KHOA

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Cần Thơ, ngày… tháng… năm 20…..

PHIẾU ĐĂNG KÝ BẢO TRÌ, BẢO DƯỠNG THIẾT BỊ
NĂM 20………..
TT
A
1
2
B
1
2

TÊN MÁY MÓC
THIẾT BỊ, NHÀ
XƯỞNG

ĐVT

SL

HIỆN
TRẠNG

MÁY
MÓC
THIẾT BỊ A
…
….
TÊN
NHÀ
XƯỞNG
….
…..

DUYỆT BGH

P.QTTB

8

THỜI
GIAN
THỰC
HIỆN

DỰ KIẾN
PHƯƠNG ÁN

PHÒNG/KHOA…


- Mẫu kế hoạch bảo trì
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CẦN THƠ

KHOA/TBM

Số:

-KH/……..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc

KẾ HOẠCH

Cần Thơ, ngày

tháng

năm

Về việc quản lý, bảo trì - bảo dưỡng nhà xưởng, phịng học, thiết bị và tài
sản phục vụ giảng dạy trong năm học ……-……..
Căn cứ ……... Để nâng cao chất lượng dạy học và khai thác các nhà xưởng, phịng
học, máy móc, thiết bị, mơ hình dạy học đạt hiệu quả cao. Phịng QTTB lập kế hoạch
bảo trì, bảo dưỡng nhà xưởng, phịng học và sửa chữa thiết bị , máy móc, mơ hình dạy
và học như sau:
1.
Mục đích, u cầu:
Bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa nhà xưởng, phòng học, thiết bị là nhiệm vụ
trọng tâm hàng đầu của các đơn vị Khoa, TBM trực thuộc trường, vì việc đào tạo trên
các thiết bị, mơ hình là hoạt động chính trong công tác giáo dục nghề nghiệp của nhà
trường. Do vậy cơng tác bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa các nhà xưởng, mơ hình, thiết bị
dạy và học là rất cần thiết và kịp thời.

Việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa phải diễn ra đúng lúc, kịp thời và đảm bảo
tiết kiệm chi phí, đạt hiệu quả cao.
2.
Nội dung:
Trưởng các đơn vị phụ trách quản lý các nhà xưởng, phòng học, thiết bị thực
hiện kiểm tra, rà soát lập kế hoạch hoặc phiếu đăng sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng.
Việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị , máy móc, mơ hình dạy và học các đơn vị lấy ý
kiến và triển khai đến cán bộ, giáo viên thuộc đơn vị trong thời gian phù hợp, đảm bảo
trước khai giảng năm học mới.
Giao 01 giảng viên (chuyên viên) phụ trách quản lý hồ sơ thiết bị, máy móc, mơ
hình dạy và học cũng như phụ trách quản lý vật tư thực tập của đơn vị.
Giảng viên giảng dạy từng phịng chun mơn, thực hành có các thiết bị phải
quan sát, kiểm tra phòng/xưởng và thiết bị, tài sản trong phòng trước khi sử dụng; nếu
có trục trặc, hư hỏng phải báo ngay cho lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ phụ trách.
Cán bộ phụ trách lập đề nghị sửa chữa, bảo dưỡng trình lãnh đạo đơn vị và nhà
trường để sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị đúng thời gian quy định.
3.
Tiến độ thực hiện:
- Tiến hành kiểm tra: từ ngày … tháng ….. đến hết ngày …….. tháng …… năm
…….
- Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa: từ ngày ……. tháng ………. đến hết ngày
…….. tháng …….. năm …………..
4.
Danh mục nhà xưởng, phịng học, thiết bị, máy móc cần kiểm tra để
thực hiện bảo trì, bảo dưỡng
THỜI
TÊN MÁY MĨC
HIỆN
GIAN
DỰ KIẾN

TT THIẾT BỊ, NHÀ ĐVT SL
TRẠNG
THỰC
PHƯƠNG ÁN
XƯỞNG
HIỆN
A MÁY
MÓC
THIẾT BỊ A
1
…
9


2
B
1
2

….
TÊN
XƯỞNG
….
…..

DUYỆT BGH

NHÀ

PHỊNG QTTB

5. Phần mềm xử lý bảng tính

TRƯỞNG KHOA/TBM

5.1. Khái niệm bảng tính
Bảng tính (Workbook) là tập tin của Microsoft Excel có phần mở rộng là
*.XLSX. Mỗi Workbook có thể tạo nhiều trang tính (Worksheet), mỗi trang tính có tên
phân biệt.
Bảng tính có tối đa 255 trang tính (sheet)
Trang tính – Worksheet (sheet)
- Sheet được tạo bởi các dịng (row) và các cột (column).
- Phần giao nhau của các dịng và cột là các ơ (cell).
- Một sheet có:
+ 16384 cột được đánh A, B, C, ..., AA, BB, ..., XFD
+ 1048576 dòng được đánh số 1, 2, ..., 1048576
- Địa chỉ tương đối: Các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao
chép hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác. Ví dụ: A2:C7, D4 .
- Địa chỉ tuyệt đối: Các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay
sao chép cơng thức. Ví dụ $A$2:$C$7, $D$4
5.2. Các bước xây dựng bảng tính thơng thường
Bước 1: Nhập và định dạng dữ liệu vào bảng tính;
Bước 2: Tính tốn trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàm;
Bước 3: In bảng tính.
5.3. Giới thiệu Microsoft Excel
Sử dụng được phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel để tạo bảng tính, trang
tính; nhập và định dạng dữ liệu; sử dụng các biểu thức toán học, các hàm cơ bản để
tính tốn các bài tốn thực tế.

10

5.4. Một số bài tập
- Bài tập 1: Tạo và định dạng bảng tính

Ý nghĩa MSNV
- 2 Ký tự đầu: Số TT
- Ký tự thứ 3: Mã số chức vụ ( A: Giám đốc, B: Phó GĐ, C: Trưởng Phịng,
D: Nhân viên)
u cầu:
1. Tính cột chức vụ và phịng ban
2. Tính cột Lương CB, biết rằng Lương CB của: Giám đốc = 500000, Phó GĐ
= 450000, Trưởng phịng = 400000, Nhân viên = 300000
3. Tính lương chính, biết rằng Lương chính = Lương CB * Hệ số
4. Tính phụ cấp chức vụ ( PCCV). Biết rằng PCCV của: Giám đốc là 200000,
Phó GĐ là 150000, Trưởng phịng là 100000, Nhân viên khơng có phụ cấp
5. Tính cột Thực lãnh, biết rằng Thực lãnh = Lương Chính + PCCV
6. Tính các ô tổng hợp

11


Bài tập 2: Lập và định dạng bảng tính

Ý nghĩa MSNS (từ trái sang phải): 2 ký tự đầu: STT, ký tự thứ 3: MS chức vụ, 2
ký tự cuối: MS đơn vị
Yêu cầu:
1. Dùng hàm Hlookup() hay Vlookup() để tính nội dung cho cột chức vụ và đơn
vị
2. Tính cột PCCV

3. Tính cột PC thâm niên, biết rằng cơng thức tính thâm niên như sau:
Năm thâm niên = (Ngày lập bảng – ngày nhận việc)/365
4. Tính cột Thực lãnh, biết rằng: Thực lãnh = Lương chính + PCCV + PCTN
Trong đó: Lương chính = Lương CB * Hệ số * Ngày công/Ngày công chế
độ.

12


6. Phần mềm thuyết trình

6.1. Khái niệm
Thuyết trình là sự trình bày những nhận định, quan điểm, chiến lược, kiến thức
chun mơn...nhằm thuyết phục khán giả chấp thuận, đồng tình với những chủ đề và
thông tin được nghe. Như vậy, thuyết trình là q trình truyền đạt thơng tin nhằm đạt
được các mục tiêu cụ thể: hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện.
6.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình
Chuẩn bị khơng chu đáo:
Sự chuẩn bị khơng chỉ là về nội dung mà cịn phải có sự chuẩn bị về tâm lý. Để
tránh được tình trạng này, khơng nên chủ quan mà cần phải có sự chuẩn bị trước càng
chu đáo càng tốt. Chuẩn bị càng kỹ thì tỉ lệ thành cơng của buổi thuyết trình càng cao.
Không đánh giá đúng khán giả:
Khán giả là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của bài thuyết
trình. Nếu người thuyết trình khơng tìm hiểu thơng tin, đặc điểm của khán giả như:
giới tính, tầng lớp, trình độ, nghề nghiệp,…thì sẽ khơng xác định được phương pháp
tác động phù hợp.
Thiếu tự tin:
Thông thường, đa số chúng ta đều cảm thấy bối rối, căng thẳng trước khi thuyết
trình. Đây chính là cơ chế tự vệ của cơ thể nên chúng ta khơng cần q lo lắng. Có khi,
chính sự căng thẳng này lại giúp cho chúng ta nỗ lực nhiều hơn khi thuyết trình và góp

phần nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình. Tuy nhiên, nếu khơng biết kiểm sốt, chế
ngự sự lo lắng thì nó có thể tác động tiêu cực đến bài thuyết trình.
6.3. Một số chỉ dẫn để tạo nên một bài thuyết trình tốt
Bài thuyết trình tốt cần có: Nội dung, cấu trúc, tổng thể và yếu tố con người.
Chuẩn bị cho bài thuyết trình
Nội dung: Cần nhiều thời gian để nghiên cứu kỹ về chủ đề, đề tài và phát triển
thành các ý tưởng.
Cách tổ chức: Sắp xếp các ý tưởng vào các phần mở bài, thân bài, kết luận một
cách logic.
Tab ghi chú: Làm các tấm card ghi chú những ý chính sẽ nói trong bài diễn
văn. Chúng sẽ giúp bạn nhớ lại nhanh chóng các ý chính mà khơng cần phải đọc nhiều.
Thực hành: Cần phải thực tập nhiều lần trước ngày thuyết trình để bài thuyết
trình thành cơng và hiệu quả.
6.4. Các bước cơ bản để tạo một bài thuyết trình
- Xác định mục tiêu thuyết trình.
- Thiết kế, biên tập nội dung các trang của bài thuyết trình.
- Lưu và xuất bản (publish) nội dung bài thuyết trình.
- Thực hiện việc thuyết trình bằng một cơng cụ trình chiếu.
6.5. Giới thiệu Microsoft PowerPoint
Microsoft Powerpoint hỗ trợ người dùng tạo nên các bài thuyết trình sinh động
và lơi cuốn.
Giao diện Powerpoint được phát triển từ phiên bản 2007 với các Ribbon sẽ mang
lại nhiều tiện lợi và với nhiều tính năng mới giúp tạo nên bài thuyết trình sinh động,
hấp dẫn và trực quan một cách nhanh chóng.

13


6.6. Một số bài tập:
Bài 1:

1. Khởi động Microsoft PowerPoint, lần lượt Nhấp chuột vào các thẻ trên Ribbon,
quan sát và nhận xét cách bố trí các lệnh trong các thẻ
2. Tạo một bài thuyết trình trống đặt tên là BT1PowerPoint.pptx. Trong slide đầu
tiên của bài thuyết trình nhập vào nội dung như sau:

Lưu và đóng tập tin BT1PowerPoint.pptx.
Tạo một bài thuyết trình từ mẫu có sẵn (sample template) chọn mẫu Project
Status Report lưu bài thuyết trình với tên là Project Status Report.pptx. Quan
sát lần lượt các slide và cho biết nội dung của bài thuyết trình này có những đối
tượng nào?
5. Mở bài Project Status Report.pptx ở các chế độ Normal, Slide Sorter, Reading
View. Với mỗi chế độ hiển thị hãy quan sát và nhận xét sự khác nhau.
6. Mở bài Project Status Report.pptx ở chế độ Slide show và duyệt qua tồn bộ
các slide trong bài thuyết trình này.
7. Thực hiện lưu tập tin Project Status Report.pptx với các dạng: PDF,
PowerPoint show, Windows Media Video,…
8. Lần lượt mở các tập tin ở câu 7, quan sát và nhận xét.
9. Lưu và đóng các tập tin đang mở.
10. Mở lại các tập tin BT1 PowerPoint.pptx, Project Status Report.pptx
11. Sử dụng lệnh Arrange All và Cascade để làm hiển thị các tập tin cùng một lúc.

3.
4.

Bài 2:
1.
2.
3.

Tạo tập tin thuyết trình có tên BT2PowerPoint.pptx

Áp dụng theme HardCover, màu nền (Background) Style 6 cho bài thuyết trình.
Lần lượt tạo các slide có bố cục (Layout) và nội dung như sau:

14


4.
5.

Lưu tập tin thuyết trình và thốt khỏi Microsoft PowerPoint.
Mở tập tin BT2 PowerPoint.pptx ở chế độ Slide show và duyệt qua tồn bộ các
slide trong bài thuyết trình.

7. Phần mềm trình duyệt Web
Trình duyệt Web là một phần mềm cho phép người sử dụng xem và tương tác với
các văn bản, hình ảnh, đoạn phim, nhạc, trị chơi và các thông tin khác ở trên một trang
web của một địa chỉ web trên mạng toàn cầu hoặc mạng nội bộ. Trình duyệt web đọc
định dạng HTML (Hypertext Markup Language) để hiển thị, do đó một trang web có
thể hiển thị đơi chút khác biệt trên các trình duyệt khác nhau.
Một số trình duyệt web hiện nay cho máy tính cá nhân bao gồm Internet
Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome, Opera, v.v…

Hình 7.1. Các trình duyệt Web thơng dụng hiện nay

Để có thể duyệt web, ta chỉ cần nhập địa chỉ website cần truy cập vào thanh địa
chỉ (address bar) của các trình duyệt.

Hình 7.2. Thanh địa chỉ của trình duyệt Mozilla Firefox

15

Hình 7.3. Thanh địa chỉ của trình duyệt Google Chrome

7.1. Google Chrome
Google Chrome (hay gọi tắt là Chrome) là một trình duyệt web miễn phí, được
phát triển bởi Google, sử dụng nền tảng V8 engine. Dự án mã nguồn mở đứng sau
Google Chrome được biết với tên gọi Chromium.
Để thiết đặt các tùy chỉnh trong trình duyệt Chrome, ta chọn
ở góc trên phải
và chọn mục Settings.
Google Chrome cho phép đồng bộ các dữ liệu, các thiết đặt trên trình duyệt
Google Chrome giữa các thiết bị khác nhau bằng cách sử dụng tài khoản Gmail của
người dùng, như:
- Lịch sử trình duyệt Web
- Dấu trang (bookmark)
- Tab
- Thông tin tự động điền và mật khẩu
- Các cài đặt khác của trình duyệt như tiện ích đã cài đặt
7.2. Mozilla Firefox
Mozilla Firefox (gọi tắt là Firefox) là một trình duyệt web mã nguồn mở tự do
xuất phát từ gói ứng dụng Mozilla. Firefox có các tính năng duyệt web theo tab, kiểm
tra chính tả, tìm ngay lúc gõ từ khóa, đánh dấu trang trực tiếp (live bookmarking),
trình quản lý tải xuống, và một hệ thống tìm kiếm tích hợp sử dụng bộ máy tìm kiếm
do người dùng tùy chỉnh.

8. Thư điện tử (Email)

8.1. Khái niệm thư điện tử
E-mail (electronic mail) là thư điện tử, là một hình thức trao đổi thư từ nhưng

thông qua mạng Internet. Dịch vụ này được sử dụng rất phổ biến và khơng địi hỏi hai
máy tính gửi và nhận thư phải kết nối online trên mạng.
Tại mỗi Mail Server thông thường gồm hai dịch vụ: POP3 (Post Office Protocol
3) làm nhiệm vụ giao tiếp mail giữa Mail Client và Mail Server, SMTP (Simple E-mail
Transfer Protocol) làm nhiệm vụ giao tiếp mail giữa các máy Mail Server.

Hình 8.1. Mơ hình hoạt động của Mail Server

Thơng thường có hai loại mail thông dụng là WebMail và POP Mail. Webmail là
loại mail mà hình thức giao dịch mail giữa Client và Server dựa trên giao thức Web
(http), thông thường Webmail là miễn phí. Cịn POP Mail là loại mail mà các Mail
16


Client tương tác với MAIL SERVER bằng giao thức POP3. Mail loại này tiện lợi và
an tồn hơn nên thơng thường là phải đăng ký thuê bao với nhà cung cấp dịch vụ.
8.2. Tạo một địa chỉ email miễn phí trên Gmail
Để có thể sử dụng email loại Webmail, ta cần có một địa chỉ email. Để có một
địa chỉ email Internet để giao dịch với bạn bè trên thế giới, chúng ta có thể đến nhà
cung cấp dịch vụ Internet để đăng ký hoặc tự tạo cho mình một địa chỉ mail miễn phí
trên các Website nổi tiếng như Gmail, Yahoo, Hotmail, VNN,...
Vào đường dẫn để tạo mới tài khoản Gmail.
8.3. Soạn thảo mới một email
Chọn vào nút Compose, hộp thoại soạn thảo mail như hình bên dưới. Khu vực
soạn thảo mới email gồm các chức năng chính như sau:
- Phần đầu đề của email:
 To: nhập một hoặc nhiều email của người nhận chính. Xét về mặt ý
nghĩa, đây là những người nhận chính có liên quan trực tiếp đến nội dung email và
những người nhận chính này nên trả lời email khi đã đọc.
 CC: nhập một hoặc nhiều email của người nhận phụ (người nhận tham

khảo). Xét về mặt ý nghĩa, đây là những người nhận phụ, không liên quan trực tiếp đến
nội dung email mà chỉ có nhu cầu tham khảo nội dung email. Những người nhận phụ
này không cần trả lời email nếu không cần thiết.
 BCC: nhập một hoặc nhiều email của người nhận ẩn. Những người cùng
nhận khác sẽ không biết email cũng được gửi đến người nhận ẩn đó.
 Subject: chứa tiêu đề của email. Một email chuyên nghiệp không được
bỏ trống mục subject và nội dung subject là một câu ngắn gọn mô tả nội dung email.
- Phần chứa nội dung của email:
 Định dạng văn bản: Định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ... cho nội dung
email. Chúng ta cũng có thể định dạng đoạn văn bản thành một danh sách được đánh
số ở đầu dòng, căn chỉnh bên trái - bên phải - giữa, thụt lề...
 Đính kèm tập tin: Gửi email cùng một hoặc nhiều tập tin. Sau khi Nhấp
chuột vào hình biểu tượng của việc đính kèm, chọn file trong thư mục của máy tính
muốn đính kèm
 Chú ý: Khơng thể đính kèm file có dung lượng lớn hơn 25M. Lúc này,
chúng ta có thể dùng Google Drive hoặc một dịch vụ Drive nào khác, sau đó upload
file đó lên rồi chia sẻ link chứa file. Gmail sẽ quét file này, nếu file này chứa virus nó
sẽ khơng cho phép gửi.
 Chèn tập tin lên Google Drive: Nếu sử dụng dịch vụ Drive của Google,
chúng ta có thể chèn tập tin từ Google Drive vào email.
 Chèn ảnh: Hình ảnh để chèn vào email có thể từ: Google Drive, máy tính
hoặc link chứa ảnh. Sau khi chèn ảnh xong, chúng ta có thể chỉnh kích thước hình ảnh
hoặc xóa đi nếu muốn.
 Chèn liên kết: Để chèn liên kết tới một trang Web khác, trong phần
chỉnh sửa liên kết, chúng ta nhập nội dung liên kết và địa chỉ tới trang Web đó. Liên
kết có thể được thay đổi hoặc xóa nếu muốn.
 Chèn biểu tượng cảm xúc: Chúng ta có thể chèn những hình ảnh vui
nhộn từ kho hình ảnh của Google. Khi chèn, chúng ta có thể giữ phím Shift và chọn
biểu tượng để chèn nhiều biểu tượng cảm xúc vào nội dung email.

17


Hình 8.2. Hộp thoại tạo mới một email gửi đi

Hình 8.3. Hộp thoại trong mục Sent

Những trọng tâm cần chú ý trong chương
- Nguyên lý hoạt động của các phần mềm ứng dụng
- Những hiện tượng, nguyên nhân và biện pháp khắc phục lỗi của các phần
mềm ứng dụng
Bài mở rộng và nâng cao
Sinh viên tìm hiểu thêm về nguyên lý của một số phần mềm ứng dụng khác tại
doanh nghiệp
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập chương 1
Nội dung:
+ Về kiến thức: Nguyên lý hoạt động của các của các phần mềm ứng dụng
+ Về kỹ năng: Hệ thống được những hiện tượng, nguyên nhân và biện pháp
khắc phục lỗi của các phần mềm ứng dụng
+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Có khả năng định hướng, chọn lựa phương
pháp tiếp cận thích nghi với các nội dung học tập
Phương pháp:
+ Về kiến thức: Được đánh giá bằng phương pháp viết, trắc nghiệm.
+ Về kỹ năng: Hệ thống được những hiện tượng, nguyên nhân và biện pháp
khắc phục lỗi
18


+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Định hướng, chọn lựa phương pháp tiếp cận
thích nghi với các nội dung học tập.

19


CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC HÀNH

Mã chương: MĐ26-02
Giới thiệu:
Phần mềm ứng dụng là tên gọi chỉ chung cho những phần mềm được sử dụng
để phục vụ cho các doanh nghiệp, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thường xuyên cho
các doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp thường sử dụng một số chức năng
như trình bày văn bản, tính lương cho nhân viên, gửi thư điện tử giữa các doanh
nghiệp,…
Mục tiêu:
- Tìm hiểu về các phần mềm ứng dụng được sử dụng trong thực tế.
- Vận dụng kiến thức về các phần mềm ứng dụng đã học ở trường để áp dụng
tại doanh nghiệp.
- Thực hiện các biện pháp an tồn lao động.
Nội dung chính:

1. Các tiêu chí thực hiện công việc

Tên công việc: Soạn một văn bản hành chính
Mơ tả cơng việc
Soạn một văn bản hành chính. Cơng việc gồm các bước chính:
Mở phần mềm Microsoft Word
Tạo một tập tin mới
Soạn thảo văn bản
Định dạng văn bản
- Thiết lập font chữ cho toàn bộ văn bản là Times New Roman.

- Chèn Table (bảng), chèn Tabs
Lưu tập tin
Đóng tập tin
Các tiêu chí thực hiện
Cơng việc được thực hiện theo trình tự các bước.
Máy tính sử dụng phải được trang bị phần mềm Microsoft Word.
Phương án thực hiện định dạng văn bản được lựa chọn hợp lý.
Văn bản sau khi soạn xong được sử dụng tại doanh nghiệp.
Lưu trữ đúng nơi quy định.
Tên cơng việc: Tính lương cho nhân viên
Mô tả công việc
Mở phần mềm Microsoft Excel.
Tạo một trang tính mới.
Soạn bảng tính.
Sử dụng các cơng thức để tính lương.
Lưu tập tin.
Đóng tập tin.
Các tiêu chí thực hiện
Cơng việc được thực hiện theo trình tự các bước.
Máy tính sử dụng phải được trang bị phần mềm Microsoft Excel.
Phương án sử dụng cơng thức được lựa chọn hợp lý.
Bảng tính lương hoàn thành được sử dụng tại doanh nghiệp.
Lưu trữ đúng nơi quy định.

20


Tên cơng việc: Soạn một bài thuyết trình
Mơ tả cơng việc
Mở phần mềm Microsoft PowerPoint.

Tạo một bài thuyết trình mới.
Soạn bài thuyết trình.
Sử dụng các hiệu ứng cho phù hợp.
Lưu tập tin.
Đóng tập tin.
Các tiêu chí thực hiện
Cơng việc được thực hiện theo trình tự các bước.
Máy tính sử dụng phải được trang bị phần mềm Microsoft PowerPoint.
Phương án sử dụng hiệu ứng được lựa chọn hợp lý.
Bài thuyết trình hoàn thành được sử dụng tại doanh nghiệp.
Lưu trữ đúng nơi quy định.
Tên công việc: Tạo một cuộc họp online
Mô tả công việc
Đăng nhập vào tài khoản Google
Chọn meet
Tạo cuộc họp mới
Tham gia
Chấp nhận cho các thành viên tham gia cuộc họp trực tuyến
Các tiêu chí thực hiện
Cơng việc được thực hiện theo trình tự các bước.
Máy tính sử dụng phải được kết nối internet.
Đăng nhập vào tài khoản Google
Tạo cuộc họp mới.

2. Nội dung thực hành

Nhận công việc được giao từ người hướng dẫn và thực hiện đúng quy định tại
doanh nghiệp.
Tìm hiểu về các phần mềm ứng dụng được sử dụng trong thực tế.
Sửa chữa các lỗi thường gặp của các phần mềm ứng dụng trong thực tế và ghi

nhận kết quả.
Tìm hiểu những lỗi mới gặp (khó xử lý) và xin ý kiến tham khảo người hướng
dẫn và tiến hành sửa lỗi.
Tìm hiểu những lỗi thường gặp tại nơi thực hành, sửa chữa khi có lỗi hoặc khắc
phục sự cố và ghi nhận.
Xin ý kiến tham khảo người hướng dẫn và tiến hành sửa lỗi.

Những trọng tâm cần chú ý trong chương
- Tên công việc thực hành các phần mềm ứng dụng được sử dụng trong doanh
nghiệp
- Các tiêu chí thực hiện
Bài mở rộng và nâng cao
Sinh viên tìm hiểu thêm và ghi nhận về những cơng việc mới tại doanh nghiệp
Yêu cầu về đánh giá kết quả học tập chương 2
Nội dung:
+ Về kiến thức: Tìm hiểu về các phần mềm ứng dụng được sử dụng trong thực
tế
21


+ Về kỹ năng: Vận dụng kiến thức về các phần mềm ứng dụng đã học ở trường
để áp dụng tại doanh nghiệp
+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tính tỷ mỉ, chính xác, an tồn và
vệ sinh công nghiệp
Phương pháp:
+ Về kiến thức: Được đánh giá bằng phương pháp viết, trắc nghiệm.
+ Về kỹ năng: Kỹ năng vận dụng kiến thức về các phần mềm ứng dụng đã học
ở trường vào thực tế
+ Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thực hiện an toàn lao động, an tồn điện và
vệ sinh cơng nghiệp.

22


TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]
[2]
[3]

Phạm Phương Hoa, Phạm Quang Hiển, Giáo trình thực hành Microsoft Word,
NXB Thanh Niên, 2016.
Phạm Phương Hoa, Phạm Quang Hiển, Giáo trình thực hành Excel, NXB Thanh
Niên, 2017.
Nguyễn Đặng Thế Vinh, Bảo mật cá nhân và kỹ năng ứng dụng tin học văn
phòng, Trường Đại học Quốc tế Sài Gòn, 2018.

23