Đề tài Quản lý vật liệu xây dựng

Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Lời nói đầu
Ngày nay tin học đã thâm nhập vào tất cả mọi hoạt động của xã hội
loài người và máy tính điện tử trở thành một công cụ đắc lực không chỉ giảm
nhẹ lao động (kể cả lao động trí tuệ) mà còn giúp thêm cho con người những
năng lực mới mà trước đây chúng ta khó hình dung được.
Ở Việt Nam máy tính, đặc biệt máy vi tính trong những năm gần đây
đã quen thuộc với mọi người. Bước đầu tin học đã đưa vào các trường trung
học, các trường đại học nhằm đi tới phổ cập tin học cho toàn xã hội. Số
lượng máy tính ngày một nhiều và ta có thể gặp khắp mọi nơi. Phạm vi ứng
dụng công nghệ tin học ngày càng được mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền
thông, đo lường, tự động, y tế, giáo dục, giao thông, quản lý các hoạt động
khác của con người và xã hội Những thành tựu về tin học hoá công tác
quản lý mang lại hiệu quả thiết thực tạo ra những phương pháp quản lý mới
hiệu quả, nhanh chóng, chính xác, giúp cho các nhà quản lý có tầm nhìn bao
quát, nắm bắt kịp thời những thông tin và yêu cầu xử lý thông tin. Do vậy
một vấn đề lớn được đặt ra là làm thế nào để khai thác hết công suất các máy
tính và làm thế nào để tin học thực sự hữu ích cho tin học.
Trong đề tài “Quản lý vật tư” chúng em đã đi sâu vào tìm hiểu
những vấn đề có thể và đã cố gắng nghiên cứu tài liệu để hoàn thành
các yêu cầu đặt ra. Đề tài này được chúng em khảo sát thực tế tại
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công
trình số 6 (trụ sở chính tại số 45 - Đường Trần Phú - Thành phố Vinh
- Tỉnh Nghệ An) chuyên xây dựng công trình: dân dụng, công
nghiệp, giao thông (cầu, đường), thủy lợi, điện năng (đường dây,
trạm biến áp đến 500 KV), các công trình hạ tầng kỹ thuật…
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự tận tình giúp đỡ của Thạc sĩ:
thầy Lê Văn Tấn, ban lãnh đạo và nhân viên Công ty cổ phần Xây dựng
Dầu khí Nghệ An và các thầy cô giáo trong khoa CNTT đã động viên, giúp
đỡ chúng em trong suốt quá trình qua.

Tuy nhiên, vì khả năng và thời gian còn hạn chế nên quá trình phân
tích thiết kế hệ thống,cài đặt chương trình quản lý còn có những chỗ chưa tối
ưu và không thể tránh khỏi những thiếu sót. Vậy chúng em rất mong được
sự góp ý, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình được
hoàn thiện hơn.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
1
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Vinh, ngày 17 tháng 11 năm 2009
Nhóm sinh viên
1.Trần Văn Huy 6.Phan Thị Đông
2.Lê Mai Trang 7.Nguyễn Thị Hiền
3.Hoàng Trung Thành 8. Đỗ Thị Phương
4.Nguyễn Bùi Hậu 9.Sung Văn Lênh
5.Bùi Thị Vui
Phần I
Tổng quan về đề tài – khảo sát hệ thống
I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong xã hội ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong
công việc không còn là điều mới mẻ. Song để đưa Công nghệ thông tin sát
nhập vào cuộc sống của mỗi chúng ta nhiều hơn thì vẫn còn một khoảng
cách. Chúng em những Sinh Viên khoa Công nghệ thông tin vẫn mong sẽ
giúp được một phần nào đó nối lại khoảng cách ấy.
- Hiện nay đã có nhiều chương trình quản lý được viết ra nhằm giúp
cho nhà quản lý và khách hàng thụân tiện hơn trong việc xuất nhập hàng
hoá. Chương trình quản lý vật tư là một trong những chương trình như vậy.
-Quản lý bằng máy tính có thể giúp các công ty quản lý được các
nguyên vật liệu nhập và xuất cả về loại lẫn số lượng.

Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
2
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
-Ngoài ra còn giúp cho công ty có thể quản lý được cả nhân sự trong
công ty.
Nhận thấy, mức độ công việc lớn mà làm bằng thủ công nên có thể gây
ra sai sót trong việc tính toán, thực hiện công việc một cách chậm chạm, khó
nhọc trong việc tìm kiếm và tra cứu thông tin. Nhằm để phục vụ tốt cho
công việc cũng như rèn luyện kiến thức vững chắc thì nhóm của chúng em
đã chọn chủ đề “Quản lý vật tư” làm đề tài.
II. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
Để thực hiện tốt đề tài Chúng em đã tổ chức thảo luận, tiến hành thực
hiện công việc như sau:
Đối với Hệ thống cũ nhóm đã đến khảo sát thực tế tại Công ty cổ phần
Xây dựng Dầu khí Nghệ An - Đội thi công công trình số 6 để tìm hiểu cơ
cấu tổ chức, các tài liệu liên quan và các quy trình xử lý dữ liệu của hệ thống
hiện tại, bằng cách quan sát mọi hoạt động, phỏng vấn nhân viên quản lý,
nhân viên thủ kho, xem xét các tài liệu sổ sách, hoá đơn, danh mục … Sau
đó bàn bạc, đưa ra các nhận xét và lập phương hướng cho Hệ thống mới.
Đối với Hệ thống mới, phải dựa trên hệ thống cũ tiếp tục phát huy
những ưu điểm, khắc phục nhược điểm. Phác hoạ công việc của Hệ thống
mới, xem xét tính khả thi và lựa chọn công cụ cài đặt cho hệ thống.
III. YÊU CẦU CỦA ĐÈ TÀI
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
3
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6

Thông qua việc nghiên cứu một số vấn đề và thực trạng của tình hình
quản lý vật tư để từ đó đưa ra các phương thức quản lý mới đạt hiệu quả
hơn.
Xác định được các chức năng yêu cầu quản lý của hệ thống
Xây dựng chương trình quản lý vật tư dựa vào yêu cầu và chức năng
của hệ thông, ứng dụng công nghệ tin học vào hệ thống quản lý vật tư nhằm
mục đích:

Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ

Tạo ra cơ chế tổ chức mới gọn nhẹ, chặt chẽ và hiệu quả

Tăng tốc độ tra cứu, tìm kiếm thông tin

Làm gọn nhẹ khối lượng công việc

Giám sát và chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo được dễ dàng

Thu hút được sự quan tâm của các chủ đầu tư xây dựng.
Phần II
Khảo sát hệ thống
I. MÔ TẢ HỆ THỐNG CŨ
1. Nhiệm vụ cơ bản
Hệ thống quản lý vật tư ở Đội xây dựng số 6 thuộc công ty cổ phần
xây dựng dầu khí Nghệ An với phương châm phục vụ “ nhanh chóng an toàn
và chất lượng” . Đội đã cố gắng phục vụ tốt nhất với các nhiệm vụ cơ bản :
- Liên hệ nơi cung cấp để biết những vật liệu tốt nhất.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
4

Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
- Xem xét nhập hàng về mỗi khi cần, vật liệu được nhập về thì nhân viên
phải phân loại vật liệu, bổ sung vào những loại đã sử dụng hết.
- Đổ hàng cho công trình xây dựng
- Thống kê các công việc sổ sách để đưa ra những thông tin cần thiết như :
thống kê trong ngày…
Về việc nhập và cung ứng vật tư thì công ty thực hiện như sau:
- Vật liệu được nhập chủ yếu là sắt thép của công ty Gang thép
Thái Nguyên, xi măng Hoàng Mai…Đầu tiên đội làm đơn đặt hàng tại
nhà cung cấp, sau đó chờ vật tư được nhập về.
- Vật tư được bảo quản tại kho, tại công trường đang thi công.
Kho vật tư có thủ kho của đội quản lí việc nhận và xuất vật tư cho đội
xây dựng. Vật tư được nhập về khi lượng trong kho đã hết hoặc đến
ngưỡng, cũng có thể nhập theo phiếu yêu cầu của đội thi công.
- Vật tư xuất ra kho bằng con đường chủ yếu như sau: đổ các
công trình xây dựng
- Khi đội thi công có nhu cầu lấy vật tư thì thủ kho kiểm tra xem
còn loại vật tư mà đội thi công yêu cầu không, nếu hết hoặc không đủ
để xuất thì yêu cầu nhập thêm vật tư vào kho.
Nhập hàng về có hai cách:
- Đưa trực tiếp đến nơi thi công.
- Đưa gián tiếp qua kho (chủ yếu)
+ Từ kho đến nơi thi công phải tiến hành lập kho làm thủ tục xuất nhập có
cán bộ thủ kho giám sát việc xuất nhập hàng ngày.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
5
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6

+ Khi kết thúc công trình thì tiến hành quyết toán vật tư số lượng thừa thiếu,
chủng loại dưới hai dạng: Quyết toán theo số lượng hoặc theo đơn gía
+ Tổ chức giao nhận giữa nhà cing cấp và đội, làm thủ tục giao nhận gồm:
Hoá đơn giao nhận và cập nhật dữ liệu ( cập nhật hoá đơn bán hàng)
Khi hàng đựơc chuyển đến đội tại công trình đang thi công thì nhà cung cấp
giao hàng và kèm theo một bản sao đơn hàng mua mà đội đã gửi đến nhà
cung cấp. Khi đó thủ kho nhận hàng và lưu lại thông tin nhập hàng vào một
đơn hàng, liên một giao cho nhà cung cấp và giữ lại liên hai hàng để sau này
xử lí.
Trong trường hợp xảy ra sự cố là nhà cung cấp phát hiện ra loại vật liệu nào
đó đã đựơc nhập tới kho nhưng họ vẫn chưa nhận đựơc tiền thanh toán. Khi
đó bộ phận thủ quỹ kiểm tra lại các loại giấy tờ nhập vật liệu. Nếu không
đúng như vậy thì không giải quyết. Ngược lại thì liên hệ trực tiếp lại với nhà
cung cấp để cùng thoả thuận giải quyết. Cuối cùng lập phiếu thanh toán cho
nhà cung cấp thông qua bộ phận chức năng, qua bộ phận kế toán của công
ty.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
6
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
2. Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
A. Hội đồng quản trị gồm 5 thành viên
1.Ông: Phan Hải Triều Chủ tịch HĐQT
2.Ông: Nguyễn Ngọc Bảng Uỷ viên HĐQT
3.Ông: Đồng Xuân Bình Uỷ viên HĐQT
4.Ông: Lê Phi Hùng Uỷ viên HĐQT
5.Ông: Hoàng Văn Thắng Uỷ viên HĐQT
B. CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3

Lớp 48A_CNTT
7
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
1. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: TOÀ NHÀ DẦU KHÍ NGHỆ AN
Địa chỉ: Số 07 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An
Trưởng Ban: Ông - Lê Phi Hùng

2. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN: KHU LIÊN HỢP LỌC HOÁ DẦU
NGHI SƠN
Địa chỉ: Thôn Nam Yến - Xã Hải Yến - Huyện Tĩnh Gia - Thanh Hoá
Chỉ huy trưởng: Ông - Hồ Vũ Anh
3. BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN:
NHÀ MÁY POLYPROPYLEN - NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG
QUẤT
Địa chỉ: Thôn Phước Hoà - Xã Bình Trị - Huyện Bình Sơn - Tỉnh
Quảng Ngãi
Chỉ huy trưởng: Ông - Phan Quốc Hùng
C. CÁC ĐỘI CÔNG TRÌNH
1. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 1
Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Phan Mạnh Hùng
2. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 3
Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Nguyễn Đức Thắng
3. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 4
Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Đậu Anh Tuấn
4. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 5
Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An

Đội trưởng: Ông - Trần Hữu Tích
5. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 6
Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Nguyễn Quốc Hiển
6. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 7
Địa chỉ: Phường Trường Thi - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Phạm Đình Cương
7. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 8
Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
8
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Đội trưởng: Ông - Nguyễn Văn Tuyết
8. ĐỘI XÂY DỰNG SỐ 9
Địa chỉ: Số 45 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Lê Tiến Dũng
9. ĐỘI XE MÁY THIẾT BỊ
Địa chỉ: Phường Hưng Phúc - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Lê Văn Đồng
10. ĐỘI XÂY DỰNG HƯNG ĐÔNG
Địa chỉ: Xã Hưng Đông - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Phạm Thuỳ Dương
11. ĐỘI ĐIỆN NƯỚC VÀ XÂY LẮP
Địa chỉ: Số 45 Quang Trung - TP Vinh - Nghệ An
Đội trưởng: Ông - Lương Ngọc Thành
Các mẫu phiếu:
Mẫu phiếu nhập kho:
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3

Lớp 48A_CNTT
9
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Mẫu phiếu xuất kho:
Mẫu giấy đề nghị thanh toán:
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
10
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Như vậy việc của quản lý vật tư bao gồm những công việc sau:
* Quản lý kho vật tư
* Liên hệ và thống kê theo yêu cầu
III. Đánh giá hệ thống cũ
1. Ưu điểm của hệ thống cũ:
- Chức năng làm việc đơn giản.
- Công cụ và phương tiện làm việc rẻ tiền.
- Ít phụ thuộc những ảnh hưởng sự cố đột xuất, những tác động của
khách quan bên ngoài.
- Hoạt động tương đối dễ hiểu có thể mô phỏng trên máy tính để giảm
bớt khối lượng công việc.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
11
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
2. Nhược điểm
- Khối lượng công việc lớn, hệ thống cồng kềnh
- Khi có yêu cầu công việc tìm kiếm, báo cáo rất mất thời gian.

- Việc cập nhật, sữa đổi thông tin thiếu chính xác.
- Việc lưu chuyển thông tin chậm, kém hiệu quả
3. Công tác quản lý:
- Mọi hoạt động chủ yếu được ghi lại theo sổ sách hay các mẫu báo
biểu in sẵn nên việc điều phối hoạt động mất thời gian, phải cận thận tỷ mỉ.
4. Yêu cầu của hệ thông mới
Với những tồn tại như trên, chúng tôi đã xây dựng một hệ thống mới với sự
trợ giúp đắc lực của Công Nghệ Thông Tin có thể giải quyết được các khó
khăn trên, giúp người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ sung, thống kê và tìm kiếm
các thông tin về vật tư và các vấn đề liên quan theo một số yêu cầu nào đó
nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
12
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Phần III
Phân tích mô hình dữ liệu
I. Thông tin đầu vào của hệ thống
Thông tin đầu vào chính là yêu cầu quan trọng nhất, là mục đích xây
dựng cho toàn bộ hệ thống. Thông tin đầu vào chính là thông tin nguồn để
quá trình xử lý thông tin sẽ được kết quả như mong muốn. ảnh hưởng của
quá trình biến đổi thông tin mà hệ thống cần đáp ứng không chỉ thể hiện qua
chính xác yêu cầu đó mà còn thể hiện qua:
- Yếu tố thời gian nhanh chóng, chính xác, rõ ràng.
- Tổ chức dữ liệu gọn gàng, đầy đủ, dễ dàng cập nhật.
Việc tổ chức thông tin đầu vào cho hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Đảm bảo cho phép đáp ứng các thông tin đầu ra chính xác sau các
quá trình xử lý.
- Tối thiểu hoá về mặt kích thước và số liệu nhưng vẫn phải đảm bảo

đáp ứng đầy đủ các thông tin đầu ra.
- Thuận lợi cho quá trình cập nhật, lưu trữ và xử lý thông tin.
- Cho phép khai thác từ nhiều khía cạnh.
- Đảm bảo tính độc lập tương đối của dữ liệu.
Có rất nhiều loại thông tin đầu vào như: Thông tin không thay đổi,
thông tin thay đổi…và từ thực tế của hệ thống quản lý vật tư, thông tin đầu
vào được đặc tả như sau:
Thông tin về nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, địa
chỉ, điện thoại, Email.
Thông tin về vật tư: Mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính và thành tiền,…
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
13
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
II. Thông tin đầu ra của hệ thống
Thông tin đầu ra là thông tin mà hệ thống ứng dụng để đáp ứng, các
thông tin đó chủ yếu là do các cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ đưa ra
cho hệ thống đáp ứng, do đó thông tin đầu ra cần phải đáp ứng được các yêu
cầu sau:
- Tập hợp, thống kê được các thông tin mà người quản lý yêu cầu.
- Dự báo được các thông tin mới có thể phát sinh.
- Thông tin đầu ra chính xác dựa trên các thông tin đầu vào.
- Triển khai trên máy tính điện tử và các thiết bị của hệ thông.
- Phân loại theo các tiêu chuẩn khác nhau.
- Thông tin đầu ra độc lập tương đối với nhau
- Trên cơ sở phân tích hệ thống đầy đủ có thể đưa vào thêm các yêu
cầu mới trên cơ sở:
 Không mở rộng các thông tin đầu vào mà chỉ khai thác các thông
tin đầu vào một cách triệt để

Nâng cao hiệu quả ứng dụng của hệ thống
Hệ thống phải có tính, đáp ứng được cho việc nâng cấp hệ thống về
sau.
* Căn cứ vào yêu cầu của hệ thống, vào cách tổ chức quản lý các thông tin
đầu ra được cụ thể hoá như sau:
- Xuất vật tư đáp ứng yêu cầu đội thi công
- Báo cáo chi tiết nhập xuất, tồn kho.
- In ấn các chứng từ và hoá đơn.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
14
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
III. Các chức năng chính của hệ thống
Hệ thống quản lý vật tư của “Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí
Nghệ An Đội thi công công trình số 6

Nhập vật tư
Nhập hoá đơn
In hoá đơn nhập
Lưu thông tin nhập

Xuất vật tư
Nhập hoá đơn
In hoá đơn xuất
Lưu thông tin xuất


Giải quyết sự cố
Kiểm tra sự cố trong sổ

Lập biên bản
Giải quyết sự cố
IV-Phân tích Hệ Thống


Sau khi các thành viên trong nhóm tham khảo ý kiến nhau cuối cùng
nhóm chúng tôi thống nhất làm bài phân tích như sau:
1. Lập bảng phân tích các yếu tố bài toán:
Từ bài mô tả bài toán của hệ thống và các hồ sơ tài liệu nhóm đưa ra
bảng phân tích như sau:
Động từ + Bổ ngữ Danh từ nhận xét
Liên hệ nơi cung cấp Vật liệu =
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
15
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Nhập hàng
Phân loại vật liệu
Đổ hàng
Bổ sung
Thống kê
Làm đơn đặt hàng
Bảo quản
Quản lý
Xuất vật tư
Kiểm tra
Yêu cầu
Vào kho
Làm thủ tục xuất-

nhập
Giám sát
Quyết toán vật tư
Giao nhận
Làm thủ tục giao
nhận
Cập nhật dữ liệu
Lưu lại thông tin
Giải quyết
Liên hệ
Lập phiếu thanh toán
Nhân viên
Nhà cung cấp
Thủ kho
Đội thi công
Công trường
Kho
Phiếu yêu cầu
Đơn hàng
Hoá đơn
Phiếu thanh toán
Giấy chứng nhận kiểm định
Kết quả TN Mác bê tông
Biên bản lấy mẫu hiện trường
Nghiệm thu công việc xây dựng
Biên bản sự cố
Tác nhân
Tác nhân
Tác nhân
Tác nhân

=
=
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
Hồ sơ tài liệu
2. Phân tích tác nhân và xác định tương tác
Từ cột 3 của bảng phân tích ta rút ra các yếu tố có thể là tác nhân là:
Nhân viên, Nhà cung cấp, Thủ kho và Đội thi công.
Tuy nhiên chỉ có Nhà cung cấp và Đội thi công là tác nhân ngoài, vì các
tác nhân kia là các tác nhân thực hiện chưc năng của hệ thống.
Qua mô tả bài toán ta xác định được 11 luồng thông tin.
- Có 5 luồng dữ liệu từ tác nhân ngoài vào hệ thống
- Có 6 luồng dữ liệu từ hệ thống ra tác nhân ngoài
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
16
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống:

Phiếu thanh toán

Thông tin phản hồi

Nhập vật tư
Giao vật tư
Thông tin về vật tư
Thông tin sự cố

Biên bản sự cố
1. Biểu đồ phân cấp chức năng
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
17
NHÀ CUNG CẤP
0
HT. QUẢN LÝ VẬT TƯ

ĐỘI THI CÔNG
X
u
ấ
t

v
ậ
t

t
ư
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT

HỆ THỐNG QUẢN LÝ
VẬT TƯ
2.2.Lập hoá đơn xuất vật tư
2.4.Kiểm tra vật tư tồn
1.3.In hoá đơn và lưu
thông tin nhập
2.3.In hoá đơn và lưu thông
tin xuất
1.1.Kiểm tra vật tư 2.1.Kiểm tra phiếu yêu cầu
1.2.Lập hoá đơn cho NCC
18
3. Giải quyết sự cố
1. Nhập vật tư
3.2.Lập biên bản
3.3Giải quyết sự cố
2. Xuất vật tư
3.1Kiểm tra sự cố
trong sổ
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
4. Đặc tả chức năng lá:
4.1 Chưc năng: Kiểm tra loại và chất lượng vật tư
Khi vật tư trong kho đã hết hoặc đến ngưỡng hoặc có yêu cầu nhập một
hay nhiều loại vật tư nào đó từ đội thi công thì thủ kho kiểm tra loại vật tư
đó còn có trong kho hay không cung như chất lựng của nó, rồi xem xét nhập
hay không. Nếu nhập thì liên hệ với nhà cung cấp.
4.2 Chưc năng: Lập hoá đơn cho nhà cung cấp
Khi nhập vật tư từ nhà cung cấp thì thủ kho làm thủ tục giao nhận (lập
hoá đơn) với Nhà cung cấp. Được phân làm hai bản,bản sao gửi Nhà cung

cấp, bản gốc giữ lại làm sổ sách.
4.3 Chưc năng: In hoá đơn và lưu thông tin nhập
Sau khi nhập hàng thì thủ kho lưu lại thông tin cần thiết.
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
19
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
4.4 Chưc năng: Kiểm tra phiếu yêu cầu
Khi đội thi công cần một loại vật tư để xây dựng, thì đội trưởng đến kho
gặp thủ kho để làm thủ tục xuất, thủ kho kiểm tra phiếu yêu cấu của đội
trưởng đội thi công, nếu thấy đúng thì xuất vật tư theo yêu cầu của đội. Nếu
không hợp lệ thì không xuất.
4.5 Chưc năng: Lập hoá đơn xuất vật tư
Sau khi kiểm tra phiếu yêu cầu nếu thấy hợp lệ thì thủ kho lập hoá đơn
xuất xật tư cho đội thi công.
4.6 Chưc năng: In hoá đơn và lưu thông tin xuất
Thủ kho lưu lại hoá đơn khi xuất vật tư. Nếu cần thiết thì sao lại một bản
gửi cho đội trưởng đội thi công và lưu toàn bộ thông tin xuất vào toàn bộ sổ
sách.
4.7 Chưc năng: Kiểm tra vật tư tồn

Sau khi xuất vật tư cho đội thi công hoặc kết thúc công trình thi thủ kho
kiểm tra lại lượng vật tư tồn trong kho. Nếu thấy vật tư hết hoặc đến ngưỡng
thì liên hệ với Nhà cung cấp nhập tiếp.
4.8 Chưc năng: Kiểm tra sự cố

Khi Nhà cung cấp phát hiện vật tư nào đó đã được nhập tới kho nhưng
vẫn chưa nhận được tiền thanh toán hoặc thủ kho phát hiện vật tủ nhập đến
không đảm bảo chất lượng- số lượng thi hai bên : Nhà cung cấp và thủ kho

kiểm tra lại giấy tờ, đơn nhập hàng. Nếu sai sót thì hai bên hợp tác giải
quyết.
4.9 Chưc năng: Lập biên bản
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
20
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Khi xảy ra sự cố thi thủ kho hoặc bộ phận chưc năng bên nhà cung cấp lập
biên bản báo cáo sự cố để giải quyết.
4.10 Chưc năng: Giải quyết sự cố
Nếu sự cố xảy ra là đúng thì giải quyết, có thể bồi thường hoặc theo mức
độ nặng nhẹ mà giải quyết. Còn không đúng thì không giải quyết.

5. Ma trận thực thể chưc năng

STT

Các hồ sơ sử dụng
1
2
3
4
5
6
Phiếu yêu cầu
Đơn hàng
Hoá đơn
Phiếu thanh toán
Giấy chứng nhận kiểm định

Biên bản sự cố
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
21
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
Ma trận thực thể chức năng:
1. Phiếu yêu cầu
2. Đơn hàng
3. Hoá đơn
4. Phiếu thanh toán
5. Giấy chứng nhận kiểm định
6. Biên bản sự cố
Chức năng nghiệp vụ

1

2 3

4

5 6
1. Nhập vật tư R U U C R
2. Xuất vật tư R U
3. Giải quyết sự cố C
6. Biểu đồ hoạt động:
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
22
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An

Đội thi công công trình số 6
a. Nhà cung cấp

b. Thủ kho
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
Đúng
Lập biên bản Lập phiếu chi
Biên bản
+
-
- (Thành tiền rồi )
23
KT sự cố
Đã
nhập
+
=
KT sổ sách
Biên bản sự cố
Giao vật tưThông tin về vật tưThông tin sự cố
Y
ê
u

c
ầ
u

x

u
ấ
t
Nhập vật tư
Phiếu thanh toánThông tin phản hồi
Thông tin sự cố
Biên bản sự cố
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
7. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
Vật tư
đảm bảo
KT sự cố
Lập biên bản
-
+
Nhà cung cấp
Biên bản
24
ĐỘI THI
CÔNG
NHÀ CUNG CẤP
0
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
VẬT TƯ
X
u

ấ
t
v
ậ
t
tư
N
h
ậ
p

v
ậ
t

t
ư
G
i
a
o

v
ậ
t

t
ư
Thô
ng

tin
vật
tư
Thông tin sự cố
Biên bản sự cố
Công ty cổ phần Xây dựng Dầu khí Nghệ An
Đội thi công công trình số 6
8. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Nhóm sinh viên thực hiện: Nhớm 3
Lớp 48A_CNTT
25
NHÀ CUNG
CẤP
ĐỘI THI
CÔNG
NHÀ CUNG
CẤP
NHÀ CUNG
CẤP