Kiểm soát dự án bằng phương pháp EVM

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 1

KIỂM SOÁT DỰ ÁN BẰNG
EARNED VALUE METHOD
1. KHÁI NIỆM KIỂM SOÁT CHI PHÍ
+/ Chi phí của dự án bao gồm chi phí trưc tiếp, chi phí gián tiếp, dự phòng
phí, thuế giá trị gia tăng đầu ra và lợi nhuận
+/ Ở đây chỉ giới hạn trình bày kiểm soát chi phí trực tiếp liên quan với từng
công việc trên công trường trong cơ cấu phân chia công việc để theo dõi
phần việc đã làm. Còn chi phí gián tiếp (chi phí lao động gián tiếp, sử dụng
trang thiết bị, chi phí quản lý…) không đưa vào hệ thống kiểm soát vì quản
lý những khoản này là chức năng của bộ phận kế toán và được tính theo tỷ lệ
phần trăm
+/ Kiểm soát chi phí bao gồm việc tìm hiểu “tại sao” lại có sự thay đổi cả
tích cực và tiêu cực
+/ Nó phải được kết hợp thống nhất với các quá trình kiểm soát khác như:
quy mô dự án, tiến độ dự án; chất lượng dự án và các yếu tố cần kiểm soát
khác trong dự án…
+/ Kết luận: Kiểm soát chi phí là những công việc bao gồm: xác định đường
chi phí cơ bản của dự án, giám sát theo dõi chi phí thực tế, phân tích những
nhân tố ảnh hưởng đén việc thay đổi chi phí thực tế so với đường chi phí cơ
bản; thông báo cho các đối tượng liên quan những thay đổi được phép.
2. PHƯƠNG PHÁP EARNED VALUE MATHOD (EVM)
+/ Earned value (EV) là giá trị của công việc đã hoàn thành
+/ EVM là phương pháp phân tích chi phí/ tiến độ thực hiện với các kế
hoạch cơ sở
+/ Phân tích Earned value là một hệ thống đo lường sự thực hiện cụ thể của
quản lý dự án

+/ EVM cho phép đánh giá khách quan và thực tế về tình hình dự án ở thời
điểm cần đánh giá để quản lý dự án.
+/ EVM nhằm dự báo, cảnh báo trước tình hình dự án, cho phép đánh giá
khách quan và thực tế thông tin về tình hình dự án để quyết định trong quản
lý.
+/ Kết quả EVM nhằm cung cấp cho các cấp quản lý dự án có cái nhìn đầy
đủ về dự án mình đang quản lý.

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 2



Ý nghĩa các thông số trong Earn Value Method

3. SỬ DỤNG EVM TRONG MS PROJECT 2010
Bước 1: Chọn: View/Tabes/More Tables

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 3


Bước 2: Chọn Earned Value

Bước 3: Nhấp chon Apply.
Màn hình MS Project cho bảng thông số Earn Value như sau

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 4


Chú ý: MS Project 2010 cung cấp cho người sử dụng lựa chọn tính toán Actual
costs are always calculated by Project. Tùy theo vai trò của người sử dụng trong
dự án mà người sử dụng chọn lựa chế độ này cho hợp lý.
+/ Nếu người sử dụng đóng vai trò chủ đầu tư thì nên chọn chế độ này (Mặc định
của MP Project đã chọn sẵn). Với chế độ này chi phí thực tế mà người sử dụng
quản lý để thanh toán cho đơn vị thi công sẽ là chi phí người sử dụng đã lên kế
hoạch và đã thỏa thuận với đơn vị thi công (thông qua hình thức ký hợp đồng các
giai đoạn thanh toán) các công việc hoàn thành. Lúc này ACWP = BCWP (Xem ví
dụ)
+/ Nếu người sử dụng đóng vai trò nhà thầu thi công, người sử dụng cần biết rõ chi
phí thực tế mà mình đã chi cho công việc hoàn thành (có thể khác với kế hoạch ban
đầu) để có thể theo dõi kế hoạch riêng của nhà thầu và ước tính chi phí cuối cùng
để hoàn thành các công việc còn lại. Lúc này ACWP sẽ do nhà thầu quyết định (vì
nhà thầu tự chi trả trong quá trình thực hiện công việc). Do đó người sử dụng nên
bỏ chế độ này đi (như hình minh họa).
Chọn File/ Options/Schedule và bỏ chọn Actual costs are always calculated by
Project
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 5

Khi muốn xem chế độ hiện thị Earned value đến thời điểm nào người sử dụng
phải khai báo Status date
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 6


4. MỘT SỐ THUẬT NGỮ TRONG EARED VALUE MATHOD
BAC Bugdet At Completion Chi phí dự trù để hoàn thành dự án theo kế hoạch
cơ sở (Baseline cost)
BCWP Budget Cost for Work
Performed
Chi phí hay Giá trị đạt được của công việc đã thực
hiện (tiền mà nhà thầu sẽ được CĐT chi trả)
BCWS Budget Cost for Work
Scheduled
Chi phí theo kế hoạch
ACWP Actual Cost for Work
Performed
Chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện
EAC Estimated At Completion Chi phí ước tính để hoàn thành dự án theo thực tế
CV Cost Variance Chênh lệch chi phí. CV = BCWP - ACWP
SV Schedule Variance Chênh lệch tiến độ về khối lượng. SV = BCWP -
BCWS
VAC Variance At Completion Chênh lệch chi phí hoàn thành dự án giữa chi phí
theo Base line và theo chi phí theo Curent. VAC =
BAC - EAC
CPI Cost Performance Index Chỉ số chi phí
SPI Schedule Performance

Index
Chỉ số tiến độ
CSI Cost Schedule Index Chỉ số chi phí tiến độ

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 7

5. VÍ DỤ
Thực hiện lập tiến độ phần dự án gồm các công việc sau:
a) Công tác cốp pha thực hiện trong 5 ngày
STT Tài nguyên Số lượng Đơn giá
1 Nhân công 4 nhân công 20.000đ/h
2 Gỗ ván 0,5m3 2.000.000đ/m3
3 Gỗ đà nẹp 0,3m3 1.500.000đ/m3
4 Gỗ chống 0,1m3 1.000.000đ/m3
5 Đinh các loại 0,1kg 30.000đ/kg

b) Công tác sản xuất lắp dựng cốt thép móng thực hiện trong vòng 4 ngày
STT Tài nguyên Số lượng Đơn giá
1 Nhân công 8 20.000đ/h
2 Thép 800kg 21.000đ/kg
3 Dây buộc 15kg 17.000đ/kg
4 Que hàn 4kg 15.000đ/kg

c) Công tác đổ bê tông làm móng trong vòng 6 ngày
STT Tài nguyên Số lượng Đơn giá
1 Nhân công 20 nhân công 20.000đ/h
2 Xi măng 4.000kg 1.800đ/m3

3 Cát 5m3 180.000đ/m3
4 Đá 9m3 230.000đ/m3
5 Nước 2000l 500đ/l

- Tạo lịch tuần làm việc 6 ngày (đặt tên là GXD, nghỉ vào ngày chủ nhật
và những ngày lễ theo quy định chung. Thời gian làm việc sáng từ 7h30 –
11h30 và chiều từ 1h đến 5h
- Công tác Cốp pha lắp dựng thực tế - Curent chỉ làm 4 ngày (kết thúc sớm
1 ngày so với kế hoạch – Schedule)
- Công tác lắp dựng cốt thép thực tế - Curent làm 5 ngày (kết thúc trễ 1
ngày so với kế hoạch – schedule)
- Cập nhật công việc tại thời điểm cập nhật dữ liệu Cốp pha hoàn thành
100%, cốt thép hoàn thành 100%, bê tông 0%
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 8

- Dưới góc nhìn của đơn vị thi công hãy thể hiện kết quả Earned value và
tiến hành kiểm soát dự án
- Thực hiện báo cáo về Earned value trong MS Project.
Hướng dẫn giải Ví vụ
Bước 1: Thiết lập các thông số ban đầu (trong đó có đơn vị tiền tệ VNĐ)
File/Options/Schedule và lựa chọn như 2 hình minh họa dưới đây

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 9

Bước 2: Thiết lập lịch cho dự án
Project/Change Working Time chọn Create new caladar để tạo một lịch
mới đặt tên là GXD. Sau đó cài đặt như hình minh họa

Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 10

Project/Project Information để chọn lịch cho toàn dự án là lịch GXD như
hình minh họa

Bước 3: Tạo danh sách công việc, khai báo thời gian thực hiện công việc
(coi ngày lập tiến độ là ngày thực hiện dự án). Sau khi khai báo được kết quả
như hình minh họa

Bước 4: Khai báo tài nguyên cho dự án, kèm theo đơn giá tài nguyên
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 11

Chuyển khung nhìn sang Resource Sheet, khai báo thông tin như hình minh
họa.
Note: lựa chọn Type cho các loại vật liệu là Material bằng cách cho xuất
hiện dấu + ở ô trên cùng và kéo

Chuyển sang khung nhìn Gantt Chart, bật Show Split (để khai báo nhanh,
với mỗi công tác chỉ cần nhập ID nguồn lực, số lượng rồi nhấn enter 2 lần)

và khai báo Nguồn lực cho các công việc trong cột Resource Name, sau khi
khai báo được nguồn lực thể hiện như hình minh họa
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 12


Bước 5: Lưu dự án dưới dạng cơ sở Baseline
Project/Set Baseline

Bước 6: Cập nhật cho công việc Cốp pha và Cốt thép
Click đúp vào công việc cần cập nhật khai báo %KL công việc hoàn thành
và thời gian thực tế thi công như hình minh họa
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 13




Bước 7: Bỏ chế độ Actual cost are always calculated by Project (quản lý
dưới vai trò nhà thầu thi công)
File/Options/Schedule và bỏ chọn như hình minh họa
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 14

Bước 8: Xuất kết quả Earned Value
Cập nhật Status date cho dự án (Giả sử chọn ngày 20/10/2013)
Project/Project Information chọn Status date là 20/10/2013 như hình
minh họa
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 15


View/Tables/More Tables chọn Earned Value được kết quả như sau:

Nhận xét:
- Đối với công tác Cốp pha, theo cập nhật rút ngắn được 1 ngày nên có:
EAC = 4.113.000đ
BAC = 4.750.000đ
VAC = BAC – EAC = 4.750.000 – 4.113.000 = 640.000
Tức là tiết kiệm được 640.000đ do làm nhanh công việc 1 ngày
- Tương tự đối với công tác Cốt thép tốn thêm 1.280.000đ do làm chậm
tiến độ 1 ngày
Để xem 2 giá trị SPI và CPI ta phải chèn thêm 2 cột vào bằng cách chọn
nhấp vào Add new column, khi đó sẽ sổ ra 1 danh sách và chúng ta chọn
SPI và CPI
Eng. Đàm Văn Tài Đàm Tài Cap/GXD
Fanpage “Microsoft Project – Quản lý dự án”:

Page 16

Từ kết quả trên, ta thấy đối với Phần móng vào thời điểm cập nhật (tức
ngày 20/10/2013) dự án phần móng đã vượt chi phí kế hoạch CPI là 0.98,
chậm tiến độ SPI = 0.58.
Chỉ số chi phí tiến độ: CSI = CPI*SPI = 0.98*0.58 = 0.5684 <1.
Do đó nhà thầu thi công cần có biện pháp để điều chỉnh dự án của mình.