Tài liệu Tài liệu Quản lý dự án. Chương 9: Kiểm soát dự án pptx

____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 1

CHƯƠNG 9:


KIỂM SOÁT DỰ ÁN
(PROJECT CONTROL)
_________________________________________________________________

I. TỔNG QUAN:


Kiểm sóat dự án là họat động cuối của giai đọan triển
khai trong chu kỳ họat động của dự án.
 Kiểm sóat tập trung chính lên 3 lãnh vực chính:
• Mức độ thực hiện (Performance)
• Chi phí (Cost)
• Thời gian (Time)
 VÌ SAO CẦN KIỂM TRA MỨC ĐỘ THỰC HIỆN?
• Các vấn đề kỹ thuật phát sinh
• Không đủ nguồn lực khi cần đến
• Các vấn đề về chất lượng xuất hiện
• Khách hàng yêu cầu thay đổi đặc tính kỹ thuật
• Sự phức tạp xuất hiện
• Các phát minh mới ảnh hưởng đến dự án
 VÌ SAO CẦN KIỂM TRA CHI PHÍ?
______________________________________________________________________________
2
• Các khó khăn kỹ thuật yêu cầu nhiều nguồn lực hơn
• Qui mô công việc gia tăng

• Giá thầu ban đầu quá thấp
• Các báo cáo kém hoặc không đúng hạn
• Họach đònh ngân sách không phù hợp
• Công tác kiểm tra chỉnh sưả không thực hiện đúng lúc
• Chi phí đầu vào thay đổi


VÌ SAO CẦN KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN?

• Các khó khăn kỹ thuật cần nhiều thời gian hơn để xử
lý so vơi khi họach đònh
• Thời gian ươc lượng ban đầu là quá lạc quan
• Trình tự công việc là sai
• Các đầu vào được yêu cầu (vật tư, nhân sự, thiết bò)
không có khi cần đến
• Các công việc cần thiết phía trước đã không hòan
thành
• Khách hàng thay đổi yêu cầu => làm lại
• Luật lệ chính phủ thay đổi

____________________________________________________________________________
D:\Data\teaching\QLDA/present chapter 6 3
 Kiểm soát dự án = giám sát + so sánh + hiệu chỉnh
Control = Monitoring + comparing + adjusting/correcting



 A Good thing, not domination !

 Giám sát: Thu thập, ghi chép và báo cáo thông tin

liên quan đến tất cả các lãnh vực dự án => kiến
nghò cần thiết nhằm cài tiến hoạt động của dự án
 So sánh: các thông tin nầy với kế hoạch và các yêu
cầu đề ra
 Hiệu chỉnh: Thực hiện các biện pháp hiệu chỉnh
nhằm đạt mục tiêu dự án

Có nhiều phần mềm giúp đở PM tăng tốc độ
và hiệu quả giám sát dự án, eg: MS Project
2002 (Gantt Chart)  Giúp so sánh hiện trạng
dự án với kế hoạch
______________________________________________________________________________
4
QUAÙ TRÌNH KIEÅM SOÙAT DÖÏ AÙN

Establish
baseline plan
(schedule,
budget)
Start project

Wait
until
next
report
During each
report period
Collect data on
actual performance
(schedule, costs)
Incorporate changes
into project plan
(scope, schedule,
bud
get)

Calculate updated project
schedule,
budget, and forecasts
Are
corrective
actions
Analyze current status
compared to plan
(schedule, budget)
Identify corrective
actions
and incorporate
associated changes

No

Yes

“Project Management
is a proactive
approach to
controlling a
project”.
______________________________________________________________________________
5
 Sử dụng kế hoạch DA ban đầu là cơ sở chính để điều
phối dự án
 Giám sát và cập nhật thường xuyên kế hoạch ban đầu
 phản ảnh hiện trạng của dự án
 Chất lượng giao tiếp là yếu tố then chốt. Mức độ thông
tin tuỳ thuộc cấp quản lý
 PM phải tham gia váo quá trình kiểm tra  đảm bảo các
thay đổi là phù hợp, và được phê chuẩn
 Chất lượng và mức độ báo cáo phải đáng tin cậy, thống
nhất và phù hợp với từng cấp trong nhóm dự án
CÁC THÔNG TIN CẦN PHẢI GIÁM SÁT

• Tình hình công việc so với kế hoạch
• Khối lượng công việc được hoàn thành
• Chất lượng công việc được thực hiện
• Các chi phí so với kế hoạch
• Thái độ của nhân sự tham gia trong dự án
• Sự hợp tác giữa các thành viên trong dự án
Ngoài công việc, tiến độ và chi phí:

______________________________________________________________________________
6

 Lãnh vực cần quan tâm: Mức độ giao tiếp và hợp tác
giữa các thành viên trong dự án

• Mức độ sử dụng trang thiết bò máy móc

Dự án càng phức tạp => tốn nhiều thời gian để giám sát
và kiểm tra  Khắc phục: Báo cáo đơn giản

Mục đích của hệ thống giám sát là thu thập và báo
cáo dữ liệu
Mục đích của hệ thống kiểm tra là xem xét sai lệch
giữa thực tế và kế hoạch


CÁC DẠNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

 3 dạng:
• Kiểm soát thời gian (Time)
• Kiểm soát chi phí (Cost)
• Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng

 Hệ thống kiểm soát chi phí/ tiến độ – C/SCSC
(Cost/Schedule Control System Criteria)

______________________________________________________________________________
7
 Kiểm soát bên trong (Internal control)

 Kiểm soát bên ngoài (External control): Audit



 thường dự án lớn, dự án chính phủ



______________________________________________________________________________
8
MÔ HÌNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT

 Hệ thống đơn giản (simple system)
 Hệ thống phức tạp cao cấp (high level system)


Đầu vào Đầu ra








ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆTHỐNG KIỂM SÓAT TỐT

• Nên linh họat (flexible)
• Nên có chi phí hiệu quả (cost effective)

• Phải hữu ích thật sự
• Phải thỏa mãn các yêu cầu thực tế của DA
• Phải vận hành theo đúng thời gian
Qúa trình
Thông tin phản hồi
______________________________________________________________________________
9
• Hệ thống họat động chính xác
VÌ SAO CẦN HỆ THỐNG KIỂM SÓAT?

• Đảm bảo tiến độ – chi phí – chất lượng công việc
• Thấy sớm những vấn đề đang tiến triển và sự
chậm trể của dự án  xử lý vấn đề
• Dể dàng trao đổi thông tin giữa các nhóm và
thành viên trong dự án
• Phản ứng nhanh hơn với các công việc không
phù hợp
• Tái khẳng đònh những cam kết
• Rút ra bài học cho những dự án khác


KIỂM SÓAT DỰ ÁN CẦN ĐƯC THỰC HIỆN NHƯ
THẾ NÀO?

 Cần phải thực hiện thường xuyên trong suốt
chu kỳ hoạt động của dự án

______________________________________________________________________________
10
 Cần phải đưa vào trong kế hoạch dự án

 Cần phải được hiểu và có sự tham gia của tất
cả các thành viên của dự án
 Cần phải gồm:
• Xem xét lại kế hoạch công việc
• Trao đổi thông tin và báo cáo thường xuyên
giữa Ban QLDA và nhân viên
• Thăm hiện trường dự án
• Hệ thống giám sát và điều tra mẫu
CÁC DẠNG BÁO CÁO

a) Dạng thường xuyên (routine):
• Đònh kỳ (hàng tuần, hàng tháng…) hoặc theo các cột
mốc thời gian
• Chính xác hơn: bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng
các công việc

b) Dạng ngoại lệ (exception): 2 trường hợp:
• Thứ nhất, báo cáo sự cố trực tiếp cho những thành
viên có trách nhiệm chính trong việc RQĐ

______________________________________________________________________________
11
• Thứ hai, khi một quyết đònh được thực hiện trên cơ sở
ngoại lệ và muốn thông báo cho các nhà quản lý
khác biết

 cần nhanh  hơi thiếu chính xác  không chính
thức

c) Dạng phân tích đặc biệt (special analysis):

• Phổ biến các kết quả nghiên cứu đặc biệt được thực
hiện trong dự án.

• Ví dụ: việc sử dụng vật liệu thay thế, đánh giá quá
trình sản xuất, năng lực các phần mềm mới

CÁC VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Chỉ nhấn mạnh đến 1 yếu tố (như chi phí, bỏ qua tiến độ
hoặc chất lượng)
Qui trình kiểm soát gặp sự phản đối hoặc sự không
đồng ý
Thông tin được báo cáo không chính xác hoặc không
đầy đủ
Thái độ bảo thủ  thông tin bò thiên lệch, thành kiến
______________________________________________________________________________
12
Quan điểm khác nhau giữa các nhà quản lý về các vấn
đề còn tranh cải
Các cơ chế báo cáo thông tin và kế toán bò sai lệch
II. KIỂM SOÁT CHI PHÍ CỦA DỰ ÁN
 Các báo cáo chi phí được giám sát một cách riêng
lẽ cho mỗi nhóm công việc
 Mỗi báo caó chi phí gồm:
 Mô tả công việc
 Tiến độ thực hiện
 Người chòu trách nhiệm
 Phân bổ chi phí theo thời gian
 Yêu cầu về nguồn lực (nhân lực, thiết bò…)

 Với mỗi báo cáo chi phí: xem xét sự khác biệt giữa
chi phí thực tế và chi phí đã được dự trù
 phân tích khác biệt về chi phí là chưa đủ (không
biết % khối lượng công việc được hoàn thành & chi
phí trong tương lai cần để hoàn thành dự án).
______________________________________________________________________________
13

Kiểm soát-điều chỉnh chi phí:
- Giám sát hoạt động chi phí.
- Bảo đảm có sự thay đổi hợp lý.
- Thông báo những thay đổi, biến động đến người có
thẩm quyền.
- Công cụ kiểm soát chi phí: EV (Earned Value):
+ EV là một kỹ thuật đo lượng sự thực hiện dự án thông
qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian và chi phí.
+ Cho ra một đường chi phí (Cost Base Line).
+ Các thuật ngữ trong EV:


Thuật ngữ Định nghĩa Cách tính
Giá trị trù tính
(PV-Planned
Value)
Chi phí dự trù cho
công việc sẽ được
thực hiện trong một
thời gian định
trước

Chi phí thực sự
(AC-Actual Cost)
Chi phí thực tế để
thực hiện công việc


Giá trị thu được
(EV)
Giá trị công việc đã
được hoàn thành
PV x X% ngày hoàn
thành
Biến động chi phí
(CV- Cost
Variance)
- CV<0: phát sinh
chi phí
- CV>0: không
phát sinh
CV = EV – AC
Biến động lịch
biểu (SV-
Schedule
- SV<0: chậm hơn
lịch trình
- SV>0: nhanh hơn

SV = EV – PV
______________________________________________________________________________
14

Variance)
Chỉ số thực hiện
chi phí (CPI-Cost
Performance
Index)
- CPI<1: vượt ngân
sách
- CPI>1: không
vượt
CPI = EV/AC
Chỉ số thực hiện
lịch (SPI-
Schedule
Performance
Index)
- SPI<1: hoàn
thành sau lịch trình

- SPI>1: hoàn
thành trước lịch
SPI = EV/PV
Ước tính chi phí
tại thời điểm hoàn
tất
EAC = BAC/CPI
Ước tính thời gian
hoàn tất
Ước tính thời gian
ban đầu/SPI

Ví dụ:
Công việc

Tuần 1 Ý nghĩa
EV 7.500
PV 10.000
AC 15.000
CV CV = EV – AC = -7.500


SV SV = EV – PV = -2.500
CPI CPI = EV/AC = 0.5
SPI SPI = EV/PV = 0.75


III. Rút ngằn thời gian thực hiện dự án:
1. Chiến lược để đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án:
- Tăng nguồn lực: nhân lực, máy móc thiết bị.
______________________________________________________________________________
15
- Outsourcing (mua từ bên ngoài).
- Làm thêm giờ
- Làm việc năng nổ hơn
- Làm song song nhiều công việc.
2. Lý do rút ngắn thời gian thực hiện dự án:
- Bị ấn định thời gian bởi doanh nghiệp/thị trường
- Được động viên bởi các lợi ích
- Những chậm trễ gây ra bởi các nguyên nhân ngoài tầm
kiểm soát của doanh nghiệp
- Vượt mức tổng chi phí dự kiến

3. Biểu đồ thời gian-chi phí:





______________________________________________________________________________
16

- Chi phí gián tiếp:
+ Overhead cost (quản lý, tiếp thị,…).
+ Loại chí phí này không liên quan đến từng gói
công việc cụ thể.
+ Thay đổi độc lập với thời gian thực hiện dự án.
- Chi phí trực tiếp:
+ Liên quan trực tiếp đến từng gói công việc.
+ Việc ấn định thời gian thực hiện từng công việc
sẽ làm tăng chi phí.

4. Xây dựng biểu đồ thời gian-chi phí:
- Tìm tổng chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp cho dự
án.
- Các khó khăn gặp phải khi xác định chi phí trực tiếp:
+ Chọn lựa những công việc/sự kiện có thể được rút
ngắn với chi phí tăng lên nhỏ nhất.
+ Thời gian bình thường: có chi phí tương đối thấp,
khả thi.
+ Thời gian ngắn nhất (crash time): thời gian ngắn
nhất có thể hoàn thành công việc.

______________________________________________________________________________
17


Slope = (crash cost – normal cost)/(normal time – crash
time)
















Cost-Time Trade-Off Example

______________________________________________________________________________
18

______________________________________________________________________________
19




______________________________________________________________________________
20

* Chú ý:
- Đối với biểu đồ thời gian chi phí:
+ Chỉ nên sử dụng trong giai đoạn chuẩn bị dự án.
+ Không nên sử dụng sau khi đã bắt đầu thực hiện công
việc.
- Thời gian rút ngắn::
+ Việc xác định thời gian mang tính quyết định (rút ngắn
quá nhiều có thể gây lẵng phí).
+ Việc rút ngắn thời gian có thể gây ảnh hưởng đến tinh

thần của nhóm dự án.
+ Chú ý đế yếu tố rủi ro trong quá trình rút ngắn thời gian
thực hiện dự án.