Khóa luận tốt nghiệp kế hoạch chuyển đổi htqlcl theo tiêu chuẩn iso 9001 2000 sang tiêu chuẩn iso 9001 2008 tại công ty cổ phần xnk bắc giang
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (240.14 KB, 36 trang )
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Xây dựng kế hoạch chuyển đổi
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO
9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK
Bắc Giang”
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
1.1. Tính cấp thiết của việc cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các công ty, doanh nghiệp muốn tồn
tại và phát triển cần phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giới thiệu
sản phẩm, tạo dựng uy tín, niềm tin đối với khách hàng và đáp ứng mọi nhu cầu
của khách hàng. Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập sân chơi kinh tế tồn cầu, thì
các cơng ty cần phải có sự tự chủ, tiến hành sản xuất, kinh doanh và có một
HTQLCL sao cho phù hợp và hiệu quả nhất và dành sự chủ động trên nền kinh
tế nước nhà. Hai năm 2008 và 2009 là những năm đầy thử thách đối với nền kinh
tế Việt Nam nói chung và đối với các cơng ty, doanh nghiệp nói riêng. Để có thể
đưa doanh nghiệp của mình vượt qua sóng gió, khó khăn thì các doanh nghiệp
cần phải xây dựng các chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và HTQLCL
sao cho phù hợp với doanh nghiệp để từ đó tạo dựng được hình ảnh trong tâm trí
khách hàng với chất lượng tốt nhất, giữ được ưu thế và vị trí trong nền kinh tế
hiện nay.
Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, và qua
kết quả điều tra phỏng vấn chuyên sâu đã thực hiện được cùng với sự tìm hiểu
của bản thân về cơng ty, em nhận thấy cơng ty cịn nhiều vấn đề cấp thiết cần
được giải quyết:
-
Công ty luôn phải giữ vững vị trí là cơng ty XNK và sản xuất với chất
lượng đứng hàng đầu.
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
-
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Công ty phải không ngừng đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, công nghệ,
trang thiết bị sản xuất, bổ sung năng lực nguồn nhân lực, cải tiến phương pháp
quản lý nhằm nâng cao chất lượng, tiến độ sản xuất, kinh doanh XNK đáp ứng
tối đa sự thỏa mãn khách hàng.
-
Công ty phải tổ chức quản lý, điều hành khoa học mọi phương diện
hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vận hành, duy trì và cải tiến thường xuyên hiệu
lực HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO nhằm không ngừng nâng cao chất lượng:
Quản lý, điều hành; Sản phẩm; Đời sống cán bộ nhân viên.
-
Trong một vài năm vừa qua, công ty đã thực hiện mục tiêu: 100% tiến
độ, chất lượng quá trình tạo sản phẩm, kinh doanh XNK đáp ứng yêu cầu của
khách hàng đảm bảo đạt tiêu chí ba khơng:
+ Khơng có bất kỳ phản hồi, khiếu nại bằng văn bản liên quan đến chất lượng,
tiến độ sản xuất, cung ứng.
+ Khơng có đơn hàng, hợp đồng, lô sản phẩm nào không đạt chất lượng, kỹ
thuật, u cầu của khách hàng.
+ Khơng có bất kỳ tai nạn lao động nào xảy ra trong quá trình sản xuất tại nhà
máy.
Tuy nhiên chất lượng sản phẩm vẫn bị phản hồi từ khách hàng với những ý kiến
không tốt.
Vấn đề cấp thiết luôn được đặt ra ở công ty là HTQLCL đã và đang được áp
dụng trong công ty chưa phát huy được hết hiệu lực của nó. Chính vì vậy, cơng
ty phải thường xun vận hành, duy trì và cải tiến hiệu lực HTQLCL theo tiêu
chuẩn ISO nhằm khơng ngừng nâng cao chất lượng. Mục đích để công ty luôn
đáp ứng yêu cầu về chất lượng cũng như mong muốn của khách hàng một cách
tốt nhất. Nhận thức được tính cấp thiết và tầm quan trọng của vấn đề này nên em
xin nghiên cứu về những biện pháp xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ
phần XNK Bắc Giang.
1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài:
Vấn đề cần nghiên cứu: “Xây dựng kế hoạch chuyển đổi HTQLCL theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ
phần XNK Bắc Giang”
Để thực hiện được vấn đề cần nghiên cứu chúng ta cần phải thực hiện làm
các vấn đề sau:
+ Tìm hiểu thế nào là chất lượng, HTQLCL, HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO, ISO
9001:2000, ISO 9001:2008.
+ Xem xét sự phù hợp của HTQLCL đó với chính sách và mục tiêu chất lượng
trong công ty.
+ Nêu thực trạng về HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã và đang áp
dụng tại công ty, từ đó thấy HTQLCL đó có những hạn chế gì, rồi đưa ra biện
pháp cải tiến sang HQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để HTQLCL được
phát huy một cách hiệu quả nhất.
1.3. Các mục tiêu nghiên cứu:
Thông qua việc phân tích thực tế HTQLCL đang được áp dụng tại cơng ty
mà chúng ta hiểu rõ hơn về lý thuyết HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
Và tìm hiểu thêm về thực tế tình hình hoạt động của cơng ty từ đó phát hiện ra
các vấn đề cịn tồn tại trong cơng ty, chỉ ra các nguyên nhân và đưa ra các giải
pháp để cải tiến, hồn thiện hơn HTQLCL của cơng ty.
1.4. Phạm vi nghiên cứu:
Đề tài đưa ra kế hoạch chuyển đổi từ HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại cơng ty có nhiều ngành nghề kinh
doanh là đề tài rộng. Do trình độ và thời gian nghiên cứu có hạn do đó em xin
nghiên cứu tại các phòng ban, nhà máy nằm trong HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
9001:2000 cho hoạt động sản xuất, cung ứng giấy các loại, kinh doanh XNK
hàng hóa tại hai địa điểm áp dụng:
+ Trụ sở chính của cơng ty: Số 01 – Đường Nguyễn Văn Cừ – Thành phố Bắc
Giang – Tỉnh Bắc Giang.
+ Nhà máy sản xuất giấy Xương Giang: Khu công nghiệp Song Khê – Nội Hòa –
Tỉnh Bắc Giang.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài em sử dụng số liệu từ 01 tháng 05 năm
2008 để phân tích và đưa ra hướng đề xuất giải pháp trong năm 2010.
1.5. Một số khái niệm và phân định nội dung nghiên cứu:
1.5.1. Một số khái niệm:
1.5.1.1. Khái niệm về chất lượng:
Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Chất lượng sản phẩm là mức độ của một
tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng các yêu cầu.
Đặc điểm của chất lượng:
- Chất lượng định hướng theo nhu cầu khách hàng
- Chất lượng có tính tương đối
- Chất lượng được đánh giá theo quan điểm chủ quan của khách hàng
- Chất lượng không phải là một hằng số, luôn luôn thay đổi và là vấn đề đặt
ra đối với mọi trình độ sản xuất.
1.5.1.2. Khái niệm về HTQCLCL và cách tiếp cận theo HTQLCL:
a. Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008: HTQLCL là hệ thống quản lý để định
hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. Bao gồm các yếu tố:
Cơ cấu của hệ thống
Nguồn lực bên trong hệ thống
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Quy trình bên trong hệ thống
Quy trình thủ tục (quy tắc, điều lệ để vận hành hệ thống)
Kết cấu của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
ISO 9000:2000: Cơ sở và từ vựng
ISO 9001:2000: Các yêu cầu
ISO 9004:2000: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
ISO 19011:2002: Hướng dẫn đánh giá HTQLCL.
*8 nguyên tắc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000:
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng
1. Hướng vào khách hàng
2. Sự lãnh đạo
3. Sự tham gia của mọi người
4. Tiếp cận theo quá trình
5. Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý
6. Cải tiến liên tục
7. Quyết định dựa trên sự kiện
8. Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng
b. Cách tiếp cận theo HTQLCL:
- Để tạo ra sự tin tưởng vào khả năng của các quá trình và chất lượng của
sản phẩm và cung cấp cơ sở cho cải tiến liên tục. Điều này có thể dẫn đến tăng
sự thỏa mãn của khách hàng và các bên quan tâm khác và mang lại thành công
cho cả tổ chức.
- Phương pháp xây dựng và áp dụng một HTQLCL bao gồm các bước sau
đây:
Xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Thiết lập chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Xác định các quá trình và trách nhiệm cần thiết để đạt được mục tiêu chất
lượng
Xác định và cung cấp nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu chất
lượng
Thiết lập các phương pháp đo hiệu lực, hiệu quả của mỗi quá trình.
Áp dụng các phương pháp đo này để xác định hiệu lực, hiệu quả của mỗi
quá trình.
Xác định các biện pháp ngăn ngừa sự không phù hợp và loại bỏ nguyên
nhân sinh ra chúng
Thiết lập và áp dụng một quá trình để cải tiến liên tục HTQLCL.
1.5.1.3. ISO 9001:2008 và sự khác biệt giữa ISO 9001:2000 và ISO 9001:2008:
Ngày 14/11/2008 Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) đã chính thức
cơng bố tiêu chuẩn ISO 9001:2008, là phiên bản mới nhất về HTQLCL được sử
dụng tại 175 Quốc gia khắp thế giới.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 về mặt cấu trúc vẫn giữ nguyên không thay đổi
so với tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 như sau:
1. Phạm vi
2. Tiêu chuẩn trích dẩn
3. Thuật ngữ và định nghĩa
4. Hệ thống quản lý chất lượng
5. Trách nhiệm của lãnh đạo
6. Quản lý nguồn lực
7. Tạo sản phẩm
8. Đo lường, phân tích và cải tiến
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Tuy nhiên về mặt nội dung sẽ có những điểm mới sau:
1. Phải xác định trong HTQLCL cách thức và mức độ kiểm sốt đối với các q
trình có nguồn bên ngồi
2. Quy định chặt chẽ hơn trong việc kiểm soát các quá trình có nguồn gốc bên
ngồi
3. Cơ cấu văn bản HTQLCL thay đổi. Tầm quan trọng của hồ sơ nâng lên ngang
tầm của thủ tục
4. Nhấn mạnh đến hoạt động phân tích và cải tiến các q trình
5. Diễn giải rõ hơn hình thức của thủ tục. Một thủ tục có thể bao gồm nhiều q
trình hoặc có thể nhiều thủ tục diễn giải cho một quá trình
6. Chức danh Đại diện của lãnh đạo quy định rõ hơn phải là thành viên ban lãnh
đạo của Tổ chức.
7. Nhấn mạnh hơn về vấn đề phù hợp với các yêu cầu. Có ý nghĩa rộng và ban
quát hơn so với “chất lượng” như sử dụng trong ISO 9001: 2000
8. Khái niệm “Năng lực, nhận thức và đào tạo” thay thế bằng “Năng lực, đào tạo
và nhận thức”: Nhấn mạnh hơn về công tác đào tạo trong tổ chức
9. Về thông tin nội bộ, tiêu chuẩn mới bổ sung các yêu cầu hệ thống thông tin.
Trước đây chỉ là hệ thống liên lạc.
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
10. Khái niệm môi trường làm việc được diễn giải rõ hơn về mặt vi khí hậu:
“Mơi trường làm việc” liên quan đến các điều kiện mà tại đó cơng việc được
thực hiện bao gồm các yếu tố về vật lý, môi trường và các yếu tố khác (như tiếng
ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng hoặc thời tiết)
11. Các hoạt động sau giao hàng được nêu cụ thể và rõ hơn: Ví dụ như
a. Các điều khoản bảo hành,
b. Nghĩa vụ hợp đồng như dịch vụ bảo trì
c. Các dịch vụ bổ sung như dịch vụ tái chế hoặc dịch vụ xử lý cuối cùng
12. Yêu cầu xem xét thiết kế nêu cụ thể và ví dụ rõ hơn. Như bán hàng qua
internet, việc xem xét bài bản cho từng đơn hàng là khơng khả thi. Thay vào đó,
có thể xem xét thơng qua các thơng tin thích hợp về sản phẩm như catalogue
hoặc hay tài liệu quảng cáo.
13. Tài sản của khách hàng được kiểm soát bao gồm cả dữ liệu cá nhân.
14. Trong việc bảo toàn sản phẩm, tiêu chuẩn mới quy định rõ là bảo toàn sản
phẩm thay thế cho việc bảo toàn các yêu cầu của sản phẩm
15. Trong việc hiệu chuẩn, tất cả các khái niệm về phương tiện đo đều được thay
thế bằng thiết bị đo. Việc hiệu chuẩn cũng nhấn mạnh và coi trọng cả 2 phương
pháp hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận
16. Thăm dò, khảo sát thỏa mãn khách hàng nêu cụ thể rõ ràng hơn: Việc theo
dõi cảm nhận của khách hàng có thể bao gồm việc tiếp nhận đầu vào từ các
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
nguồn như:
a. Khảo sát thoả mãn khách hàng,
b. Dữ liệu khách hàng về chất lượng sản phẩm chuyển giao,
c. Khảo sát ý kiến của người dùng,
d. Phân tích tổn thất kinh doanh,
e. Lời khen, các khiếu nại về bảo hành,
f. Các báo cáo của đại lý
17. Việc theo dõi và đo lường các quá trình được chú trọng nhiều hơn về sự phù
hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm và tác động lên tính hiệu lực của hệ thống
quản lý chất lượng.
18. Tiêu chuẩn bổ sung phần Bằng chứng về sự phù hợp các chuẩn mực chấp
nhận trong việc kiểm soát các quá trình liên quan đến sản phẩm
19. Các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa đều được bổ sung phần
xem xét tính hiệu lực các hành động thực hiện
Như vậy tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ và chính xác hơn thuật ngữ. Chú trọng và
hướng dẫn rõ hơn về các vấn đề phân tích dữ liệu.
Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
1. Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ:
- Kiểm soát hệ thống tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài, và dữ liệu của công ty
2. Trách nhiệm của lãnh đạo:
- Cam kết của lãnh đạo
- Định hướng bởi khách hàng
- Thiết lập chính sách chất lượng, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
- Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh
- Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ
- Tiến hành xem xét của lãnh đạo
3. Quản lý nguồn lực
- Cung cấp nguồn lực
- Tuyển dụng
- Đào tạo
- Cơ sở hạ tầng
- Môi trường làm việc
4. Tạo sản phẩm
- Hoạch định sản phẩm
- Xác định các yêu cầu liên quan đến khách hàng
- Kiểm soát thiết kế
- Kiểm soát mua hàng
- Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
- Kiểm sốt thiết bị đo lường
5. Đo lường phân tích và cải tiến
- Đo lường sự thoả mãn của khách hàng
- Đánh giá nội bộ
- Theo dõi và đo lường các quá trình
- Theo dõi và đo lường sản phẩm
- Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
- Phân tích dữ liệu
- Hành động khắc phục
- Hành động phòng ngừa
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
1.5.2. Phân định nội dung nghiên cứu của vấn đề:
Hiện nay, Việt Nam nói riêng và các nước nói chung đang trên con đường
hội nhập kinh tế quốc tế. Chính vì vậy mà việc không ngừng nâng cao chất
lượng sản phẩm mà công ty mình cung cấp là việc rất cấp thiết. Cơng ty Cổ phần
XNK Bắc Giang được xây dựng tại thành phố Bắc Giang – một thành phố trẻ,
chính vì vậy mà cơng ty cũng có nhiều cơ hội và thách thức. Theo em, công ty
phải không ngừng cải tiến chuyển đổi HTQLCL cho phù hợp với sự phát triển
nhanh của nền kinh tế hiện nay, việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 chưa phải là tiêu chuẩn mới nhất, vì vậy có thể sự chặt chẽ chưa cao
nhất, chưa đạt kết quả tốt nhất. Vì vậy, em chọn đề tài: “Xây dựng kế hoạch
chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO
9001:2008 tại công ty Cổ phần XNK Bắc Giang” mong rằng có thể góp ý kiến
giúp cho sự phát triển của công ty ngày càng nhanh và hiệu quả hơn. Và hơn
nữa, nền kinh tế của Việt Nam sẽ đi lên nhanh chóng trong những năm tới.
CHƯƠNG II
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.1. Phương pháp thu thập thông tin:
2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu:
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua phỏng vấn trực tiếp và qua
các bảng câu hỏi tại công ty Cổ phần XNK Bắc Giang về thực trạng chất lượng
về HTQLCL đã và đang được áp dụng tại công ty và vấn đề cấp thiết của sự
chuyển đổi HTQLCL. Bố cục của bảng câu hỏi (10 phiếu – Phụ lục 2) bao gồm
12 câu xoay quanh vấn đề chuyển đổi HTQLCL, những sự khác biệt và chặt chẽ
hơn của HTQLCL mới, giúp chúng ta thu thập được số liệu thuận lợi hơn, mã
hóa và phân tích dễ dàng hơn. Đối tượng điều tra là các trưởng phịng ban và
nhân viên của các phịng trong cơng ty: Phòng TCHC, phòng TCKT, phòng kinh
doanh và NMG Xương Giang.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Được thu thập từ hai nguồn bên
trong và bên ngồi cơng ty như: Sổ tay chất lượng; chính sách chất lượng; mục
tiêu chất lượng của cơng ty, phịng kinh doanh, phịng TCHC, phịng TCKT và
NMG Xương Giang của cơng ty từ 01 tháng 05 năm 2008; Các quy trình kiểm
sốt, đánh giá, khắc phục, quản lý và XNK của công ty; Các hồ sơ lưu trữ; Các
báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
2.1.2. Phương pháp xử lý dữ liệu:
Sau khi đã chọn được các thông tin, dữ liệu bám sát với đề tài đang nghiên
cứu, cần phân tích các dữ liệu này và tổng hợp lại. Phân tích rõ ràng bảng câu
hỏi đã đưa ra, dựa trên các câu trả lời, lựa chọn của nhân viên trong cơng ty, từ
đó thấy được sự cần thiết phải chuyển đổi HTQLCL mà công ty đang áp dụng.
2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường
đến các biện pháp cải tiến chuyển đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc
giang:
2.2.1. Tổng quan về Công ty CPXNK Bắc Giang:
Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang được thành lập dưới hình thức chuyển từ
doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần được tổ chức hoạt động theo Luật
Doanh nghiệp, theo điều lệ của Công ty Cổ phần từ ngày được cấp giấy phép
đăng ký kinh doanh (01/04/2005)
-
Trụ sở chính của Cơng ty: Số 01 Nguyễn Văn Cừ - Phường Trần Phú –
Thành phố Bắc Giang – Tỉnh Bắc Giang
-
Tên giao dịch đối ngoại: Bacgiang Import – Export Joint Stock
Company
Viết tắt là: IMEXCO BAC GIANG
Là đơn vị có về dày kinh nghiệm, có đủ khả năng tài chính, nhân lực, tổ
chức quản lý, cơng nghệ, máy móc thiết bị hiện đại cho hoạt động sản xuất và
cung ứng giấy các loại, kinh doanh XNK hàng hóa nơng, lâm nghiệp, thủy sản,
khống sản… đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng, trong đó tiêu chí của cơng
ty:
“Chất lượng sản phẩm trong sản xuất là yếu tố quan trọng hàng đầu, trên cơ
sở đầu tư các thiết bị hiện đại, con người nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh và đời sống người lao động”
Hoạt động chính của cơng ty hiện nay là: Sản xuất và cung ứng Giấy các
loại, kinh doanh XNK hàng hóa.
Cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc và các phòng ban sau:
-
Phòng TCHC
-
Phòng TCKT
-
Phòng Kinh Doanh
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
-
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Nhà máy sản xuất Giấy Xương Giang
Tổng số cán bộ công nhân viên hiện có: Trên 100 cán bộ nhân viên.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần XNK Bắc Giang nằm
trong phạm vi áp dụng HTQLCL.
Hội đồng
Quản trị
Ban kiểm sốt
Giám đốc
Phó Giám Đốc
Phịng
TCHC
Phịng Kinh
Doanh
Phịng
TCKT
NMG Xương
Giang
2.2.2. Ảnh hường của nhân tố môi trường đến các biện pháp cải tiến chuyển
đổi HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 sang tiêu chuẩn ISO 9001:2008
tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang:
2.2.2.1. Nhân tố bên ngoài:
2.2.2.1.1. Thể chế - Pháp luật:
Các tổ chức quốc tế đã ban hành và xây dựng các tiêu chuẩn chất lượng
ISO. Các chuẩn mực này đã trở thành kim chỉ nam cho các hoạt động sản xuất và
kinh doanh của công ty. Mặt khác, mặt hàng kinh doanh của cơng ty cịn có mặt
hàng XNK, chính vì vậy, công ty phải không ngừng nâng cao, cải tiến HTQLCL
để có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cả trong và ngoài nước.
2.2.2.1.2. Hội nhập kinh tế:
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các công ty, doanh nghiệp muốn tồn
tại và phát triển cần phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, giới thiệu
sản phẩm, tạo dựng uy tín, niềm tin đối với khách hàng và đáp ứng mọi nhu cầu
của khách hàng. Đặc biệt khi Việt Nam đã gia nhập sân chơi kinh tế toàn cầu, thì
các cơng ty cần phải có sự tự chủ, tiến hành sản xuất, kinh doanh và có một
HTQLCL sao cho phù hợp và hiệu quả nhất và dành sự chủ động trên nền kinh
tế nước nhà và tăng cao năng lực cạnh tranh trên trường quốc tế.
2.2.2.1.3. Trình độ phát triển của khoa học kỹ thuật:
Trong quá trình phát triển kinh tế theo hướng hội nhập trong khu vực và
quốc tế, cạnh tranh ngày càng gay gắt thì địi hỏi chất lượng phải không ngừng
được cải tiến và nâng cao. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật với tốc độ cao,
công ty phải bắt kịp với sự phát triển mau lẹ đó. Cơng ty phải ln cung cấp
trang thiết bị kỹ thuật hiện đại để phục vụ việc sản xuất một cách chuyên nghiệp
hơn và chất lượng tốt hơn, để không bị tụt lại so với sự phát triển của thế giới.
2.2.2.2. Nhân tố bên trong:
2.2.2.2.1. Trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất:
Trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất có ảnh hưởng rất lớn đến quá
trình sản xuất, kinh doanh của công ty. Người trực tiếp đứng ra tổ chức quản lý
và tổ chức sản xuất có ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống chất lượng của công ty.
Nếu trong công ty, những người đứng đầu khơng có đủ kiến thức về HTQLCL
mà công ty đang áp dụng để chỉ đạo cho nhân viên của mình làm việc cho đúng
và hiệu quả thì HTQLCL đó chưa được áp dụng tốt trong cơng ty. Có những
mảng hoạt động nào của cơng ty hoạt động tốt và chưa tốt, các nhà quản trị cần
chỉ ra để phát huy và có biện pháp cải tiến.
2.2.2.2.2. Lực lượng lao động:
Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cũng như chất
lượng dịch vụ mà cơng ty cung cấp ra ngồi thị trường. Họ cũng là đội ngũ ảnh
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
hưởng trực tiếp đến hình ảnh chất lượng của cơng ty trong tâm trí người tiêu
dùng bởi họ là những người trực tiếp vận hành các công cụ sản xuất, những
thành tựu khoa học kỹ thuật. Mặt khác ý thức kỉ luật, tinh thần lao động của họ
cũng ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm. Vì vậy họ phải được đào tạo một cách
bài bản và chuyên nghiệp.
2.3. Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập:
2.3.1. Kết quả phân tích qua dữ liệu thứ cấp:
Qua khảo sát thực tế và thực tập tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang, em
đã tiếp cận được với các tài liệu sau của công ty:
Bộ quy trình của cơng ty
Hồ sơ lưu trữ
Báo cáo đánh giá chất lượng nội bộ
Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh
Sổ tay chất lượng
Với những tài liệu đã tiếp cận được, em xin đưa ra thực trạng duy trì
HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 tại Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang
trong những quy trình sau:
2.3.1.1. Quy trình kiểm sốt hồ sơ:
a. Mục đích:
Quy trình này được lập để hướng dẫn và xác định trách nhiệm trong quản lý
hồ sơ, phương pháp nhân loại, nhận biết, thu thập, lập phiếu, bảo quản, lưu trữ,
hủy bỏ và tiếp nhận hồ sơ chất lượng.
Áp dụng cho các hoạt động kiểm soát và lưu trữ tất cả các hồ sơ liên quan
đến HTQLCL của Công ty Cổ phần XNK Bắc Giang.
b. Nội dung:
Các bộ phận, phịng ban trong cơng ty có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ liên
quan đến hoạt động tác nghiệp tại đơn vị mình và tuân thủ quy định này.
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Hình 2.3.1.1: Lưu đồ quy trình kiểm sốt hồ sơ (Phụ lục 1)
2.3.1.2. Quy trình khắc phục, phịng ngừa và cải tiến:
a. Mục đích:
Quy định trách nhiệm và phương pháp thực hiện các biện pháp khắc phục,
phòng ngừa để giải quyết các vấn đề tồn tại, tiềm ẩn trong quá trình sản xuất và
thực hiện HTQLCL hoặc những đề xuất cải tiến nhằm không ngừng nâng cao
hiệu lực của HTQLCL.
Quy định này áp dụng đối với mọi vấn đề liên quan đến sản phẩm, dịch vụ
và các quá trình hoạt động trong hệ thống chất lượng của cơng ty.
b. Nội dung:
Hình 2.3.1.2: Lưu đồ của quy trình khắc phục, phịng ngừa và cải tiến (Phụ
lục)
2.3.1.3. Quy trình quản lý nhân sự:
a. Mục đích:
Quy trình này đưa ra biện pháp thống nhất trong việc tuyển dụng, điều động
và tổ chức hoạt động đào tạo nâng cao năng lực nguồn nhân lực cho công ty,
đảm bảo rằng các vị trí được tuyển dụng và đào tạo có đủ năng lực đáp ứng u
cầu về cơng tác quản lý, chỉ đạo, tổ chức thực hiện và hồn thành cơng việc được
giao.
Áp dụng cho tất cả các phịng ban, bộ phận thuộc cơng ty Cổ phần XNK
Bắc Giang.
b. Nội dung:
Hình 2.3.1.3: Lưu đồ của quy trình quản lý nhân sự.
2.3.1.4. Quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung ứng:
a. Mục đích:
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
Quy trình này được soạn ra nhằm xác định trình tự các bước thực hiện mua
vật tư, nguyên liệu cho các hoạt động sản xuất đảm bảo chất lượng, đáp ứng
được yêu cầu khách hàng và luôn phù hợp với các yêu cầu đã quy định
Áp dụng cho các hoạt động mua vật tư, ngun liệu chính phục vụ cho q
trình sản xuất tại nhà máy Giấy Xương Giang.
b. Nội dung:
Hình 2.3.1.4: Lưu đồ quy trình mua hàng, đánh giá nhà cung ứng.
2.3.1.5. Quy trình XNK hàng hóa:
a. Mục đích:
Quy trình nhằm mơ tả tập hợp, trình tự các bước cơng việc phải làm trong
quá trình triển khai hoạt động kinh doanh XNK hàng hóa giúp bộ phận XNK tổ
chức, kiểm sốt, giám sát chặt chẽ và đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của khách
hàng, nhà nước.
b. Nội dung:
Hình 2.3.1.5: Lưu đồ quá trình xuất nhập khẩu.
2.3.1.6. Quy trình bán hàng, marketing phát triển thị trường:
a. Mục đích:
Quy trình này quy định trình tự các bước và nội dung cơng việc cần thực
hiện một cách thống nhất về các hoạt động bán hàng, marketing phát triển thị
trường.
Áp dụng cho các hoạt động bán hàng, marketing phát triển thị trường tiêu
thụ sản phẩm giấy, kinh doanh XNK hàng hóa các loại.
b. Nội dung:
Hình 2.3.1.6: Lưu đồ quy trình bán hàng, marketing phát triển thị trường.
2.3.2. Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp:
+ Phát ra: 10 phiếu
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
Chuyên đề tốt nghiệp
Khoa Kinh doanh Thương Mại
+ Thu về: 10 phiếu
+ Số phiếu khơng hợp lệ: 0 phiếu
Phân tích bảng câu hỏi:
-
10/10 phiếu trả lời là cần thiết khi được hỏi cơng ty có cần chuyển đổi
HTQLCL theo ISO 9001:2000 sang ISO 9001:2008 không, điều này cho thấy
nhân viên trong công ty đã nhận biết được tầm quan trọng của việc chuyển đổi
HTQLCL. Việc chuyển đổi HTQLCL này không những giúp HTQLCL của công
ty phù hợp với thông lệ quốc tế, các yêu cầu chế định pháp luật, mà còn nâng cao
hiệu quả, hiệu lực của HTQLCL, đáp ứng yêu cầu khách hàng và các bên có liên
quan đến sản phẩm.
-
10/10 phiếu trả lời là chưa thông hiểu. Những nội dung và những thay
đổi của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 so HTQLCL theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2000 có một số khác biệt mà nhân viên trong công ty chưa nắm được
rõ.
-
8/10 phiếu trả lời thuật ngữ sản phẩm chỉ áp dụng cho những sản phẩm
cung cấp cho khách hàng hoặc các yêu cầu của khách hàng. Những nhân viên
công ty chưa tiếp cận được với những thuật ngữ mới của HTQLCL theo tiêu
chuẩn ISO 9001:2008, mà những thuật ngữ ở tiêu chuẩn này chặt chẽ và rõ ràng
hơn tiêu chuẩn cũ.
-
8/10 phiếu trả lời rằng để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng
việc vận hành và duy trì HTQLCL cần phải giáo dục đào tạo những người thực
hiện các công việc ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Nhưng đó là quan điểm
của tiêu chuẩn cũ, tiêu chuẩn mới sẽ chặt chẽ hơn, rõ ràng và đúng hơn. Để đảm
bảo chất lượng nguồn nhân lực, thì cơng ty phải giáo dục đào tạo những người
thực hiện công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp đối với các yêu cầu về sản phẩm.
Ở đây bao gồm cả ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp. Các yêu cầu về sản phẩm ở
đây khơng chỉ có chất lượng của sản phẩm mà còn nhiều khâu liên quan.
Nguyễn Thị Vân Anh
Lớp: K42C5
