Quản lý cửa hàng điện thoại

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay máy tính trở thành một phương tiện quan trọng được ứng
dụng trong mọi lĩnh vực, một trong những ứng dụng đó là quản lý. Access là
một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để tạo và xử lý dữ liệu, cho phép quản lý dữ
liệu một cách có tổ chức thống nhất, liên kết các dữ liệu rời rạc thành một hệ
thống hoàn chỉnh, thay thế cho việc quản lý dữ liệu bằng cách thủ công.
Access là một môn học hay, ứng dụng cao mà chúng em được các thầy, các cô
trong khoa Công nghệ thông tin - Trường Đại học Kinh Doanh & Công Nghệ
Hà Nội dạy. Vì những lý do đó,em đã chọn Đề tài xây dựng phần mềm ”Quản
lý cửa hàng điện thoại ” làm Đề tài thực tập tốt nghiệp với mục đích ứng
dụng những kiến thức đã được học vào thực tế.
Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do kiến thức của em cịn nhiều hạn
chế nên khơng tránh khỏi sai sót trong q trình làm. Vì vậy, em rất mong có
được sự đóng góp ý kiến của các thầy, các cơ để chương trình của em được
hồn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Công nghệ thông
tin - Trường Đại học Kinh Doanh & Công Nghệ Hà Nội đã tận tình dạy bảo và
truyền đạt cho em những kiến thức quý báu, đặc biệt là thầy giáo Hoàng Xuân
Thảo đã trực tiếp hướng dẫn , chỉ bảo và giúp đỡ em trong thời gian thực tập.
Hà Nội, ngày 25 tháng 12 năm 2011
Sinh viên thực tập

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

CHƯƠNG I. KHẢO SÁT , ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI
BÀI TOÁN QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI
1.1.Giới thiệu công tác quản lý cửa hàng điện thoại
Trong các thành tựu khoa học hiện nay, sự ra đời của chiếc máy điện thoại
(đặc biệt là máy điện thoại di động ) đã mang đến rất nhiều tiện ích cho con người
với tiện ích quan trọng nhất là giúp mọi người có thể giao tiếp với nhau một cách dễ
dàng và nhanh chóng . Ngồi tính năng quan trọng nhất là giúp con người giao tiếp ,
ngày càng có them nhiều tính năng ưu việt khác như : truy cập Internet , gửi và tra
cứu mail trên điện thoại , định vị toàn cầu… với những tính năng đó chiếc điện
thoại trở thành vật dụng mà hầu như người nào cũng có . Do vậy , ngành công
nghiệp sản xuất và kinh doanh điện thoại tại Việt Nam đang phát triển rất nhanh
cùng với sự xuất hiện của rất nhiều cửa hàng kinh doanh điện thoại và các phụ kiện
điện thoại . Nhưng các cửa hàng điện thoại hầu như vẫn chưa có một hệ thống quản
lý hiện đại chuyên nghiệp phù hợp.
Cửa hàng điện thoại Hiepmobile chuyên nhập các sản phẩm điện thoại và
các phụ kiện điện thoại từ các nguồn hàng khác nhau để bán sỉ và lẻ. Hàng hóa của
cửa hàng rất đa dạng và có giá cả khác nhau theo từng lần mua , bán hàng . Đinh kỳ
hàng tháng cửa hàng sẽ định ra một bảng giá chuẩn làm cơ sở để nhập hàng và bán
hàng , nhưng giá cả thực tế với mỗi hóa đơn có thể khác nhau.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Khách hàng của cửa hàng có thể là các cá nhân , cơng ty , tổ chức khác nhau ,
đồng thời mỗi khách hàng vừa có thể là nhà cung cấp ( người bán ) và vừa có thể là
đại lý tiêu thụ ( người mua ).
Khi mua hàng cửa hàng có thể nợ tiền hàng , thanh tốn một phần hoặc tồn
bộ tiền hàng .Tương tự khi xuất hàng hóa cho người mua, khách hàng cũng có thể
nợ tiền hàng , thanh tốn một phần hoặc tồn bộ tiền hàng. Khi nhập hàng, các chi
tiết được lưu trong chứng từ gốc , khi xuất hàng , chi tiết được lưu trong chưng từ
xuất. Ngồi ra khi nhận tiền thanh tốn ( khi không mua hàng ) , người ta dùng
phiếu thu và khi thanh toán tiền cho người bán , người ta dùng phiếu chi. Nếu là
khách lẻ thì số tiền thanh tốn phải bằng tổng tiền hóa đơn ( khơng được nợ).
Hàng xuất thông thường theo giá chuẩn ( qui định trước ) xong cũng có thể
chênh lệch ( nhỏ hoặc lớn hơn giá chuẩn ).
Định kỳ cán bộ quản lý có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo như:
- Báo cáo xuất tổng hợp.
- Báo cáo nhập tổng hợp.
- Báo cáo nhập , xuất từng mặt hàng.
Ngoài ra , khi có yêu cầu của lãnh đạo ( chủ cửa hàng ) cần rút ra các thơng
tin để theo dõi tình hình kinh doanh như:
-Báo cáo chi tiết một khách hàng nào đó.
………………………

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Hầu như việc quản lý ở các cửa hàng điện thoại diễn ra thủ công như sau :
Mỗi lần nhập hàng (điện thoại và các linh kiện điện thoại ) về , chủ cửa hàng ( quản
lý cửa hàng ) thông qua nhân viên quản lý lưu các thông tin nhập hàng vào Sổ cái ,
sau đó chuyển vào máy tính để lưu trữ . Sau khi đã lưu các thông tin về số hàng mới
nhập , hàng sẽ được đem ra bán . Khi có nguời mua , cửa hàng thuốc xẽ lập hóa đơn
rồi nhập vào Sổ cái và máy tính để lưu trữ . Cuối mỗi kỳ , chủ cửa hàng sẽ lấy thơng
tin từ Sổ cái tính tốn xem số hàng còn dư , tiền lãi….. Như vậy, việc quản lý diễn
ra hết sức thủ cơng, khó có thể quản lý được số hàng còn tại cửa hàng , ngay việc
lựa chọn khách hàng cung cấp sản phẩm rẻ hơn thực hiện cũng khó khăn , phải tìm
mất thời gian trong Sổ cái và trong hệ thống cũ, máy tính mới được sử dụng làm
phương tiện trình bày, lưu trữ và in ấn cịn hầu hết cơng việc được giải quyết thủ
cơng, thiếu chính xác và khơng an tồn dữ liệu. Hơn nữa, hệ thống chưa đáp ứng
được việc lưu trữ, xử lý và tìm kiếm thơng tin một cách chính xác, nhanh chóng, an
tồn và hiệu quả.
1.1.2 . Yêu cầu đối với một hệ thống quản lý cửa hàng.
-Mơ phỏng q trình quản lý của một cửa hàng điện thoại và các linh kiện
điện thoại.
-Thống nhất lưu trữ và quản lý các thông tin về sản phẩm , khách hàng cung
cấp sản phẩm và khách hàng mua sản phẩm. Các dữ liệu lưu trữ trong hệ thống và
các thơng tin đưa ra từ hệ thống phải rất chính xác.
-Thông tin được cập nhật, lưu trữ trong hệ thống phải đầy đủ và chính xác.
-Thơng tin đưa ra phải rõ ràng và trình bày đẹp.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 4

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI
Phân tích hệ thống là phương pháp nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện
pháp cụ thể để đưa máy tính vào phục vụ trong quản lý là cơng việc đầu tiên và
quan trọng nhất trong việc xây dựng chương trình. Do vậy, việc phân tích phải hết
sức thận trọng, chuẩn xác. Qua phân tích sẽ cho ta thấy được sự lưu chuyển của các
luồng dữ liệu, các công việc cần thực hiện. Hiệu quả của hệ thống quản lý phụ
thuộc rất nhiều vào q trình phân tích hệ thống.
Trong q trình phân tích, sơ đồ luồng dữ liệu cho ta thấy được u cầu của
người sử dụng, mơ hình về hệ thống. Luồng thông tin chuyển vận từ một quá trình
hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc sang một chức năng khác trong hệ
thống. Điều quan trọng là phải có sẵn những thơng tin vào và cho ra là những thông
tin “Gỡ” sau khi thực hiện một quá trình lưu trữ và xử lý.
2.1.Yêu cầu và nguyên tắc về hệ thống chương trình :
Căn cứ vào yêu cầu thực tế, mục tiêu chính của hệ thống chương trình quản
lý cửa hàng điện thoại là xử lý thông tin, tổng hợp, thống kê các báo cáo , tìm kiếm
các thơng tin cần thiết do đó u cầu cần đặt ra là :
+ Hệ thống phải thân thiện với người dùng ( nghĩa là hệ thống phải dễ sử dụng,
có tính khả thi ).
+ Cung cấp tổng hợp thơng tin đầy đủ, chính xác đáp ứng theo u cầu quản lý.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

+ Tiết kiệm được thời gian, công sức, quản lý gọn nhẹ, thay thế các công việc
thủ công, sổ sách cồng kềnh.
+ Từng bước tự động hoá về tổng hợp và báo cáo.
2.1.2 . Phân tích chi tiết bài tốn:

INPUT

PROCESING

OUTPUT

Bài tốn quản lý cửa hàng điện thoại thực chất là sơ đồ trên. Trong đó
INPUT là các thơng tin vào, OUTPUT là các thơng tin ra cịn PROCESING là chức
năng xử lý.
Thơng tin vào của hệ thống là:
- Danh mục hàng ( danh sách hàng ).
- Danh mục khách hàng.
- Phiếu thu chi.
- Hóa đơn nhập.
- Hóa đơn xuất.
Trong đó :
 Những thơng tin không đổi:
- Thông tin về danh sách hàng.
- Thôn tin về khách hàng.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

 Những thông tin biến đổi:
- Số hàng mỗi đợt.
- Giá hàng nhập mỗi lần nhập.
- Giá hàng mỗi lần bán ra.
 Thông tin ra của hệ thống là
- Hồ sơ của hàng ( như : mã hàng , tên hàng , đơn vị tính , giá……)
- Các biểu mẫu thống kê.
+ Báo cáo tổng hợp ( dùng để đối chiếu , theo dõi các kỳ hay các ngày).
+ Danh sách các loại sản phẩm hay khách hàng .
Ngồi ra cịn có các thơng tin tìm kiếm , hỏi đáp: đây là thơng tin đầu ra trả lời
các câu hỏi tìm kiếm về một đối tượng hay một nhóm nào đó.
2.1.3. Phân tích và thiết kế hệ thống:

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

 Biểu đồ phân cấp chức năng:
Quản lý cửa hàng điện thoại

Cập nhật
Nhập
danh mục
hàng
Nhập
khách
hàng
Nhập hóa
đơn nhập

Nhập hóa
đơn xuất

Phiếu thu
chi

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Tìm kiếm
Tìm hàng
nhập theo
tên

Tìm hàng
xuất theo
tên

Tìm
khách
hàng
nhập theo
tên
Tìm
khách
hàng xuất
theo tên

Báo cáo
Báo cáo
nhập tổng
hợp
Báo cáo
xuất tổng
hợp
Báo cáo
nhập theo
ngày

Báo cáo
xuất theo
ngày

Trang 8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

 Nhiệm vụ cơ bản của một số chức năng:
2.1.Chức năng cập nhật:
a.Cập nhật hàng :
Mỗi loại hàng có một số thơng tin cần cập nhât như: Mã hàng , Tên hàng
, Đơn vị tính.
b.Cập nhật khách hàng:
Những thơng tin về khách hàng như: Mã khách hàng , Tên khách hàng ,
Địa chỉ , Số điện thoại , Mã số thuế
c.Cập nhật hóa đơn nhập , hóa đơn xuất:
Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày , Mã khách hàng , Số tiền thành tốn.
d.Cập nhật hóa đơn xuất:
Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày phát sinh , Mã khách hàng , Số tiền thành tốn.
e.Cập nhật chi tiết hóa đơn nhập :
Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá nhập.
g.Cập nhật chi tiết hóa đơn xuất:
Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá xuất.
2.2.Chức năng tìm kiếm:
Đây là chức năng chủ yếu để khai thác các dữ liệu đã được cập nhật. Chức
năng này để trả lời các câu hỏi do người dùng đưa ra như thơng tin về nhà sản xuất .
Có rất nhiều câu hỏi đặt ra nhưng quy chung lại có thể phân làm hai loại:
- Câu hỏi yêu cầu cung cấp thơng tin về một đối tượng nào đó.
- Câu hỏi u cầu cung cấp thơng tin về một nhóm đối tượng nào đó.
Loại thứ nhất có câu hỏi như sau:
+ Cung cấp thông tin tổng hợp về một mặt hàng , khách hàng.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Loại thứ hai có một số câu hỏi như sau:
+ Cung cấp thơng tin tổng hợp về nhập hàng , xuất hàng .
2.3.Chức năng tổng hợp báo cáo:
Đưa ra các báo cáo sau:
- Báo cáo tổng hợp về nhập hàng.
- Báo cáo tổng hợp về xuất hàng.
- Báo cáo nhập theo ngày.
- Báo cáo xuất theo ngày.
 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:
Phần này nhiêm vụ phải đưa ra được những biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung
cảnh , mức đỉnh và mức dưới đỉnh.
Một biểu đồ luồng dữ liệu được cấu tạo bởi các thành phần sau:

+ Chức năng xử lý : Ký hiệu
+ Luồng dữ liệu :

Ký hiệu

+ Kho dữ liệu :

Ký hiệu

+ Tác nhân ngoài:

Ký hiệu

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Khách hàng

Các thông tin sản
phẩm

Thông tin khách
hàng

Quản lý cửa
hàng điện
thoại

Báo
cáo

Các yêu cầu

Chủ cửa hàng

 Biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh:

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 11


Bỏo cỏo thc tp tt nghip

Khoa Tin hc

Thụng
yờuyêu
cu
Thôngtintin

Khỏch hng
Thụng
tin tr
li

cầu

Ch cửa hàng

Thơng tin u cầu
Thơng tin

u cầu

Thơng tin
khách
hàng

Thơng tin
trả lời

Tìm kiếm
thơng tin
(1.2)

Cập nhât
thơng tin
(1.1)

Tìm
hàng
theo
tên

Tìm
khách
hàng
theo
tên

Hóa đơn nhập

Hóa đơn xuất

Danh mục hàng
Danh mục khách hàng
Báo cáo
thống kê
(1.3)

Thông tin yêu cầu

Thông tin yêu cầu

Chủ cửa hàng

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Thông tin trả lời

Thông tin trả lời

Khách hàng

Trang 12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Chức năng 1 : Nhập thông tin

Là một chức năng cập nhật danh mục như :
- Danh mục hàng.
- Danh mục khách hàng.
- Hóa đơn nhập.
- Hóa đơn xuất.
- Phiếu thu chi .
Chức năng 2 : Tìm kiếm thơng tin
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống Quản lý cửa
hàng máy tính , gồm các chức năng sau :
-Tìm kiếm khách hàng nhập theo tên.
-Tìm kiếm khách hàng xuất theo tên.
-Tìm kiếm hàng nhập theo tên.
-Tìm kiếm hàng xuất theo tên.
Chức năng 3 : Tổng hợp báo cáo
Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống Quản lý cửa
hàng máy tính . Nó có nhiệm vụ đưa ra các thông báo cho khách hàng và tổng hợp
báo cáo cho Chủ cửa hàng . Kết quả của chức năng xử lý cũng là đầu vào của chức
năng tổng hợp báo cáo , chẳng hạn như đưa ra phiếu báo cáo tổng hợp nhập hàng ,
báo cáo tổng hợp xuất hàng , báo cáo chi tiết một khách hàng nhập hoăc xuất hàng ,
báo cáo nhập hàng theo ngày , báo cáo xuất hàng theo ngày.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:
Chức năng 1:Cập nhât
Thông tin khách hàng

Khách hàng

Cập nhật
phiếu thu chi
(1.1)
Cập nhật thông
tin khách hàng
(1.2)

Cập nhật
hàng (1.1)

Danh mục khách hàng

Hóa đơn nhập

Thơng
tin
u
cầu

Thơng
tin
u
cầu

Thơng
tin u
cầu

Cập nhật
hóa đơn
nhập (1.3)

Danh mục hàng
Hóa đơn xuất

Cập nhật hóa
đơn xuất (1.4)

Thơng tin u cầu

Chủ cửa hàng

Thơng tin u cầu

Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Khách hàng

Chủ cửa hàng

Thông
tin trả
lời

Thông tin
yêu cầu

Thông
tin trả
lời
Thông tin
yêu cầu

Thông tin
yêu cầu

Thông tin
yêu cầu

Thơng
tin trả
lời

lêi
Tên

khách
hàng

Tìm khách
hàng nhập
theo tên
(2.1)

Tìm hàng
nhập theo tên
(2.1)

Danh mục khách hàng

Tên
khách
hàng

Tên hàng

Tìm hàng
xuất theo tên
(2.1)

Tên
hàng

Chi tiết hóa đơn nhập

Thơng

tin trả
lời

Danh mục hàng

Khách hàng

Thơng
tin u
cầu

Tìm khách
hàng xuất
theo tên
(2.1)

Thơng
tin u
cầu

Chi tiết hóa đơn xuất

Thông
tin trả
lời

Thông
tin yêu
cầu

Thông
tin trả
lời

lêi
Thông
tin yêu
cầu

Thông
tin trả
lời

lêi
Chủ cửa hàng

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Biểu đồ này được phân rã từ chức năng tìm kiếm thơng tin , có 4 chức năng
chính là: tìm thơng tin của một khách hàng nhập theo tên , tìm thơng tin của một
khách hàng xuất theo tên , tìm hàng nhập theo tên , tìm hàng xuất theo tên.
Chức năng 3:Tổng hợp báo cáo

Khách hàng
Chi tiết hóa đơn xuất

Hóa đơn xuất
Hóa đơn nhập

Báo cáo

Chi tiết hóa đơn nhập
Danh mục hàng

Danh mục khách hàng

Chủ cửa hàng

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

Biểu đồ này được phân rã từ chức năng thống kê , gồm có chức năng đưa
ra bảng báo cáo tổng hợp nhập và xuất hàng tổng hợp , báo cáo nhập và xuất
theo ngày , và chịu sự tác động của hai tác nhân ngoài là khách hàng và chủ cửa
hàng , và lầy dữ liệu từ kho dữ liệu : Danh mục khách hàng , Danh mục hàng ,
Hóa đơn xuất , Hóa đơn nhập , Chi tiết hóa đơn nhập , chi tiết hóa đơn xuất.
Quan hệ thực thể liên kết

hdxuat
sohd
ngayps
makh
sotientt

Phthuchi

dmkh

sophieu
ngayps
makh
sotien
diengiai
loai

makh
tenkh
Dchi
Sdt
Masothue

Id
sohd
mahang
soluong
giaxuat

dmhang
mahang
tenhang
dvtinh

hdnhap
sohd
ngayps
makh
sotientt

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

cthdxuat

cthdnhap
Id
sohd
mahang
soluong
gianhap

Trang 17


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

CHƯƠNG III : THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

I.Chọn ngơn ngữ:
3.1.1.Ngơn ngữ xây dựng chương trình : CSDL Access
Hiện nay có rất nhiều hệ quản lý CSDL được ứng dụng trong công tác quản lý
với sự trợ giúp của máy tính cá nhân. Microsof Access là một hệ QTCSDL mạnh
nó tương tác với người dùng trong mơi trường Windowns. Nó cho phép truy cập
một cách trực quan đến dữ liệu và cho ta một phương pháp trực tiếp, đơn giản để
xem và truy vấn thông tin, cho phép ta thao tác, xử lý dữ liệu với khả năng kết nối
các công cụ và cơng cụ truy vấn mạnh mẽ, giúp ta tìm kiếm thơng tin nhanh chóng,
đồng thời Microsof Access cho phép thiết kế được những FORM và các báo cáo
phức tạp. Đặc biệt khi khai thác Access với việc sử dụng Access Winzard và các
tập lệnh (Macro) ta có thể tự động hố các cơng việc mà khơng cần lập trình. Tuy
nhiên , đối với bài toán quản lý dữ liệu lớn địi hỏi mức độ chun mơn cao.
 Cách xây dựng CSDL trong Microsoft Access :
Khi tiến hành thiết kế một CSDL trong Microsof Access, trước hết ta phải
phân tách mọi thông tin muốn lưu trữ thành các đối tượng riêng biệt , sau đó chỉ ra
cho Microsof Access biết các đối tượng có quan hệ với nhau như thế nào. Dựa vào
các quan hệ đó Microsof Access có thể liên kết các đối tượng và rút ra dữ liệu tổng
hợp cần thiết.
 Các bước thiết kế một CSDL:
Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL . Điều này quyết định các loại sự kiện
sẽ đưa vào Microsof Access.
Bước 2: Xác định các bảng cần thiết . Trong bài này mục tiêu cần khai thác là các
sản phẩm về máy tính thì những thơng tin về cần biết là hàng ( các mặt hàng mà cửa
hàng kinh doanh ) , thông tin về các khách hàng ( đặc biệt là các khách hàng cung

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 18

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

cấp sản phẩm ) …. Khi đó các bảng (Table) cần thiết sẽ là : Danh mục hàng , Danh
mục khách hàng , Hóa đơn nhập , Hóa đơn xuất ….
Bước 3: Xác định các trường (Field) cần thiết để chứa dữ liệu trong các bảng đã
xác định.VD: trong Danh mục hàng ( dmhang ) các trường là mahang , tenhang ,
dvtinh… mỗi trường quan hệ trực tiếp đến đối tượng trong bảng , tránh đưa vào
bảng các trương chứa thơng tin có thể rút được từ các trường khác hoặc là kết quả
có thể tính tốn được . Sức mạnh của hệ QLCSDL như Microsof Access thể hiện ở
khả năng nhanh chóng tìm và trích rút dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong cơ sở
dữ liệu . Để hệ thống có thể làm được việc này một cách có hiệu quả , mỗi bảng
trong CSDL cần có một trường hoặc một tập hợp các trường làm khoá để xác định
duy nhất một mẫu tin trong rất nhiều mẫu tin đang chứa trong bảng. Microsof
Access dùng trường khố chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng từ nhiều bảng và
xuất đưa ra kết quả mong muốn .
Bước 4: Xác định các mối quan hệ . Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu, ta xét xem dữ liệu
trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong các bảng khác. Có thể thêm trường
hoặc tạo bảng mới nếu cần để làm sáng tỏ các mối quan hệ này.
Microsof Access là một hệ quản lý CSDL quan hệ , như vậy việc lưu của ta là lưu
các dữ liệu có quan hệ với nhau trong các bảng biệt lập , ta phải định nghĩa mối
quan hệ giữa bảng này , nhờ đó hệ thống sẽ dùng các quan hệ đã được định nghĩa để
truy tìm và kết hợp thơng tin theo một trật tự nhất định.
Bước 5: Tinh chế lại thiết kế ( cố gắng đưa dữ liệu về dạng chuẩn 3 ), tạo bảng dữ
liệu và nhập vào một số record , thử xem CSDL đã thiết kế xử lý thế nào với những

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 19

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Khoa Tin học

yêu cầu truy xuất đã đặt ra , xem kết quả rút ra từ những bảng dữ liệu đã thiết lập có
đúng khơng , thực hiên chỉnh sửa , bổ sung thiết kế nếu thấy cần thiết.
 Các đối tượng truy nhập CSDL trong Microsof Access
Để thực hiện việc truy cập và xử lý thông tin trong Microsof Access ,
Microsof đưa ra cho người khai thác phần mềm Microsof Access các công cụ
quan trọng sau :
a)

Bảng ( Table ) : Lưu trữ dữ liệu :
Một cơ sở dữ liệu quan hệ tổ chức việc lưu trữ dữ liệu trong một hay nhiều

bảng . Một bảng là một tổng hợp các dữ liệu tổ chức thành các cột và các dòng. Một
cột trong bảng được gọi là môt trường (Field) , Mỗi trường đặc trưng bởi tên trường
, kiểu , và chiều dài tối đa cho dữ liệu lưu giữ trong trường này. Một thể hiện của tất
cả các trương trong bảng hay một dòng trong bảng được gọi là một bản ghi ( Record
) MS Microsof Access cung cấp công cụ hỗi trợ cho người sử dụng tạo lập , sửa đổi
cấu trúc bảng một cách dễ dàng.
Sau khi tạo lập bảng Microsof Access cho phép người sử dụng định nghĩa
mối quan hệ giữa các bảng thông qua công cụ Relationship. Công cụ này xác định
mối quan hệ dựa trên cơ sở đồ hoạ , người sử dụng khi muốn tạo mối quan hệ dưa
trên các bảng chỉ việc thực hiện thao tác kéo thả chuột bắt đầu từ trường chung cua
bảng đích .
b) Hỏi đáp ( Query ): Khai thác cơ sở dữ liệu :
Một bảng hỏi đáp la một truy suất tới các CSDL trong một hay nhiều bảng

theo một điều kiện nào đó trong các hệ QTCSDL việc mơ tả yêu cầu hỏi đáp thực

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04

Trang 20