BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG THANH PHƯỢNG

ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI
CỬA HÀNG THANH PHƯỢNG
Giáo viên hướng dẫn :NGUYỄN HIỀN TRINH
Sinh viên thực hiện: ĐỖ THANH TRANG
Lớp : CĐK4D-CNTT
ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NỘI DUNG ĐỀ TÀI
Chương 1: Tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Microsoft access.
Chương 2: Khảo sát bài toán quản lý bán hàng tại
cửa hàng Thanh Phượng
Chương 3: Áp dụng phân tích và thiết kế bài toán
quản lý bán hàng tại cửa hàng Thanh Phượng.
Chương 4: Xây dựng bài toán quản lý bán hàng tại
cửa hàng Thanh Phượng.

MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trước hết, quản lý được hiểu là quá trình xử lý thông
tin và ra quyết định. Trong nền kinh tế thị trường của nước ta
hiện nay, thông tin càng trở thành một yêu cầu bức thiết của
các nhà quản lý, đòi hỏi thông tin phải đa dạng, phong phú,
sâu sắc, chính xác càng trở nên bức xúc đối với mọi cấp quản
lý.
Chính vì vậy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý
sẽ tạo điều kiện xây dựng một hệ thống thông tin quản lý thoả
mãn những tiêu chuẩn tối ưu nhất về phương diện dữ liệu và

thao tác xử lý. Như vậy, việc áp dụng tin học vào công tác
quản lý sẽ đáp ứng một cách toàn diện các yêu cầu về một hệ
thống thông tin quản lý hoàn chỉnh.
Mục đích cơ bản của việc xây dựng hệ thống quản lý bán
hàng nhằm phục vụ cho việc mua bán của cửa hàng, nhằm
cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng cho
cửa hàng, cho khách hàng và đáp ứng được các yêu cầu của
người tiêu dùng.

TÌM HIỂU VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ
LIỆU MICROSOFT ACCESS
Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác
người sử dụng, chạy trong môi trường Windows. Microsoft
Access cho chúng ta một công cụ hiệu lực và đầy sức mạnh
trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu
khả năng liên kết và công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình
tìn kiếm thông tin diễn ra nhanh chóng. Người sử dụng có thể
chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu
khác nhau. Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kì lúc nào và
xem nhiều cách hiển thị dữ liệu khác nhau chỉ cần động tác
nhấp chuột.

Khởi động Access 2003 và màn hình làm việc
Để khởi động Microsoft Access 2003 trong Windows XP dùng
lệnh Start / All program / Microsoft Access. Màn hình làm việc
của Access 2003 có những thành phần chính: menu chính, các
thanh công cụ, cửa sổ CSDL.

Menu chính
Các mục trong menu chính thay đổi tuỳ theo trạng thái sử
dụng Access hiện hành. Mỗi mục ứng với một menu con dọc
chứa các lệnh của Access: menu con File chứa các lệnh liên
quan đến việc thao tác trên tệp CSDL, menu help chứa
những lệnh liên quan đến trợ giúp. Nếu phía dưới menu dọc
có biểu tượng mũi tên thì có thể nháy vào mũi tên để hiện
tất cả các mục của menu.
Các thanh công cụ
Số lượng các nút trên một thanh công cụ, số lượng
thanh công cụ hiển thị thay đổi tuỳ theo chức năng mà Access
được thực hiện. Các thanh công cụ thường dùng khi làm việc
với Access.

Thanh công cụ Database
Với các nút : New, Open, Save, File Search, Print. Print
Prevew, Spelling, Cut, Copy, Paste, Undo, Office Link,
Analyze, Code, Access Help, Import, Link tables, Reset
Toobar. Nếu thanh công cụ chưa hiện hết các nút, ta có thể
nháy vào nút mũi tên nhỏ nằm ở mút cuối thanh công cụ để
hiện mục Add or Remove Buttons, sau đó chọn mục Database
để hiện biểu tượng và tên của tất cả các nút.
Cơ sở dữ liệu trong Access
Cơ sở dữ liệu trong Access là một dữ liệu quan hệ, tức la được tổ
chức thành các bảng và có mối quan hệ giữa các bảng. Mỗi CSDL
được lưu giữ trong một tệp có đuôi là MDB (Microsoft Database)
và bao gồm các loại đối tượng :
Tables (Bảng dữ liệu) dùng để tổ chức dữ liệu thành các
dòng và cột, dòng ứng với một bản ghi (record), mỗi cột ứng với
một trường (Field).

Queries (Bảng truy vấn) nhằm lấy thông tin từ một hay
nhiều bảng có thể kèm them điều kiện.

Forms (Biểu mẫu) dùng để trình bày dữ liệu theo các dạng
mà người dung mong muốn giống như các mẫu phiếu thông
thường.
Reports (Báo biểu): dùng để tạo các báo cáo trình bày
đẹp.
Pages (Các trang truy cập dữ liệu): Trang truy cập dữ liệu là
một đối tượng gồm một tệp HTML và các tệp hỗ trợ (ví dụ hình
ảnh kèm theo),có thể xuất bản trang này trên mạng nội tuyến
(Intranet) của công ty và những người dùng khác có thể sử dụng
Internet Explorer xem, tìm kiếm, hiệu chỉnh dữ liệu.
Macro (Lệnh vĩ mô): là một tập hợp được chọn để thực hiện
tự động một loạt các thao tác.
Modules (Đơn thể chương trình): là công cụ lập trình dùng
Microsoft Visual Basic for Applications.
Groups (Các nhóm): Một nhóm là tập hợp các shortcut để
mở các table, query, form, report, page, macro hay module cùng
làm một nhiệm vụ con nào đó của bài toán nháy chuột và đối
tượng để hiện menu tắt, chọn Add to Group rồi chọn nhóm đã có
hoặc chọn New Group để định nghĩa một nhóm shortcut.

NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC 6.0
Giới thiệu về Visual Basic
- Visual Basic là một công cụ lập trình trực quan của
Microsoft, giúp ta có thể xây dựng các ứng dụng trên
Windows. Khác với các môi trường lập trình hướng thủ tục
trước đây, Visual Basic là môi trường lập trình hướng đối sự
kiện trên windows.

- Visual Basic là một sản phẩm của hãng Microsoft và
là một chương trình 32 bít chỉ chạy trên nền Windows 95 trở
lên.
- Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu
hướng đối tượng.
- Có thể thấy ngay được các bước khi thiết kế một
chương trình.
- Cho phép sử dụng dễ dàng.
- Khi bạn thiết kế một chương trình bằng Visual Basic
bạn luôn phải trải qua hai bước chính đó là :

Các tính năng mới trong Visual Basic
Visual Basic có rất nhiều tính năng mới. Các điều
khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết
hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 97 và trình
duyệt Web Internet Explorer. Không nhất thiết phải có một
insance của điều khiển trên biểu mẫu, VB cho phép ta lập
trình để thêm điều khiển vào dự án tự động và ta có thể tạo
các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh.
Ta cũng có thể viết các ứng dụng phía máy chủ
(Server- Side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện
liên kết của Internet Information Server.
Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng
truy cập dữ liệu ở tầm cỡ vĩ mô liên quan đến hàng trăm,
hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet.

Khai thác các thế mạnh của điều khiển mở rộng
+ Sự kiện Validate và thuộc tính Validation
Phần mở rộng đầu tiên liên quan đến tất cả các điều
khiển ActiveX cơ bản là việc thêm vào sự kiện Validate và

thuộc tính CausesValidation. Trước VB6, nếu bạn phải kiểm
tra tính hợp lệ của một từ nhập vào hộp văn bản (Text box),
bạn phải viết thủ tục sự kiện LostFocus của Tex box. Nếu
nhập sai, bạn phải gọi phương thức SetFocus của điều khiển
để buộc người sử dụng nhập lại dữ liệu đúng. Thỉnh thoảng
logic của việc lập trình này có thể gây ra kho chịu cho người
sử dụng. Nếu họ không bao giờ nhập đúng dữ liệu, họ có thể
bị khoá chặt ở điều khiển đó. Họ cũng không thể nhấn cả nút
Help để xem hướng dẫn chi tiết. Sự kiện Validate và thuộc
tính CausesValidation giải quyết vấn đề này.

+ Các cải tiến đồ hoạ mới làm ứng dụng thêm sinh động
Visual Basic luôn luôn cho phép bạn sử dụng đồ
hoạ để làm chương trình sống động và Microsoft có khả
năng đồ hoạ mở rộng cho nhiều điều khiển. Đầu tiên, điều
khiển ImageList giờ đây hỗ trợ các tập tin.gif. Phần mở
rộng này rất quan trọng bởi vì nó liên quan đến các điều
khiển có sử dụng điều khiển ImageList.
Các điều khiển ListView và TabStrip có phần mở
rộng cho phép sử dụng hình ảnh và biểu tượng để trang
trí và minh hoạ. Điều khiển List View cho phép tạo một
ảnh nền cho vùng làm việc (client area). Ảnh nền có thể
được đặt giữa (center). rải đều (tile), hoặc ở một góc bất
kỳ.

KHẢO SÁT BÀI TOÁN QUẢN LÝ
BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG THANH
PHƯỢNG
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
Chúng ta đang sống trong thời kỳ đổi mới, thời kỳ công nghiệp

hoá hiện đại hoá. Trong quá trình mở cửa để hội nhập kinh tế,
hầu như các công ty đều thúc đẩy kinh doanh theo hướng công
nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ những chủ trương và chính sách
của nhà nước, mà trên khắp đất nước ta hiện nay, xuất hiện
một loạt các khu công nghiệp với những công ty, nhà máy, xí
nghiệp. Xu hướng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đòi hỏi tốc độ
tăng trưởng kinh tế của các công ty phải rất nhanh.

Giới thiếu chung về cửa hàng Thanh Phượng cửa hàng
được hình thành và phát triển từ năm 2000 tại phường Thịnh
Đán- TP Thái Nguyên, đến nay cửa hàng vẫn không ngững
phát triển và mở rộng quy mô các gian hàng, các mặt hàng
đảm bảo chất lượng. Với hình thức kinh doanh nhiều mặt
hàng khác nhau cửa hàng đã cung cấp một lượng hàng hoá
tương đối lớn cho người tiêu dùng trên địa bàn của phường và
các vùng lân cận. Số lượng hàng hoá trong cửa hàng ngày
càng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại các sản phẩm
nhằm phục vụ cho người tiêu dùng, trong cửa hàng được chia
thành nhiều gian hàng, các gian hàng được chứa từng loại sản
phẩm riêng biệt, thuận tiện cho việc quản lý, kiểm kê.
Các sản phẩm trong cửa hàng được chia thành các loại sau:
Các sản phẩm về đồ gia dụng.
Các sản phẩm về lương thực- thực phẩm.
Các sản phẩm về bánh kẹo.
Các sản phẩm về quà lưu niệm, quà sinh nhật.
Các sản phẩm vê giày dép, quần áo…….

Công tác quản lý bán hàng của cửa hàng
Nhập hàng mới
Với những mặt hàng đã đ ợc nhập kho, ng ời quản lý bán hàng sẽ lựa chọn

những mặt hàng đang đ ợc tiêu thụ nhanh nhất rồi gửi những hoá đơn nhập
hàng cho nhà cung cấp. Khi hàng mới đ ợc nhập về chủ cửa hàng phải kiểm
tra lại số l ợng hàng cũng nh chất l ợng hàng hoá xem có đạt yêu cầu đề ra
hay không, nếu số hàng đó đạt yêu cầu sẽ đ ợc chuyển vào kho, khi các
gian hàng đã bán hết thì số hàng mới đ ợc nhập về sẽ đ ợc xếp vào các gian
hàng trống theo từng loại sản phẩm riêng.
Với những mặt hàng đã đ ợc nhập về, chủ cửa hàng và nhà cung cấp hai
bên phải kiểm tra lại số l ợng, chất l ợng hàng hoá mới đ ợc nhập về, kiểm tra
nguồn gốc của sản phẩm để đảm bảo hàng đó không bị kém chất l ợng, số l
ợng hàng đó không bị hao hụt, không bị sáo trộn để không ảnh h ởng đến
uy tín của cửa hàng. Nếu số l ợng sản phẩm đó đạt yêu cầu thì số l ợng hàng
hoá đó phải đ ợc nhiều ng ời tiêu dùng biết đến và có thể đem lại nhiều lợi
nhuận kinh tế cao cho cửa hàng, ng ợc lại nếu số l ợng sản phẩm đó không
đạt yêu cầu thì có thể buộc nhà cung cấp phải xem lại số hàng đó và cung
cấp số hàng khác đảm bảo yêu cầu. không nhập vào kho nữa.

Hàng nhập về sẽ có hoá đơn mua hàng, hoá đơn mua hàng có dạng nh
sau:
HO N MUA HNG
S hoỏ n: Ngy bỏn:

Mó nh cung cp: Tờn nh cung cp:
a ch nh cung cp: in thoi liờn lc:
Chi tit hoỏ n:
Mó hng Tờn hng n v tớnh n giỏ S lng mua Thnh tin
Tng tin(VN)
Ngi giao hng Ngi nhn hng
Ký v vit y h v tờn Ký v vit y h v tờn

Xuất hàng:

Khách mua lẻ
Khi khách vào mua hàng, để đảm bảo tránh mất mát hàng hoá, ở
từng gian hàng sẽ có một nhân viên đứng coi và bán hàng, tuy các
sản phẩm đã có giá bán dán nh ng khách hàng vẫn đ ợc các nhân
viên bán hàng h ớng dẫn lựa chọn những sản phẩm mà khách hàng
mua, h ớng dẫn cách sử dụng của từng loại sản phẩm, sau khi lựa
chon xong khách hàng mang số hàng đó đến quầy thanh toán.
Khách mua nhiều
Với những khách hàng quen, khách hàng mua với số l ợng lớn có
thể có một số u đãi nh có thể hạ giá tuỳ từng loại sản phẩm, hay có
thể cho nợ mà khách hàng ch a có đủ tiền trả nếu chủ cửa hàng cho
phép và sẽ đ ợc ghi vào hoá đơn nợ và sẽ đ ợc thanh toán qua tờ hoá
đơn bán hàng, hoá đơn bán hàng có dạng nh sau:
Quỏ trỡnh bỏn hng c bt u t khi cú khỏch hng n
mua hng, khỏch hng chn mua hng v i ra quy thanh
toỏn.Nhõn viờn bỏn hng lp húa n bỏn hng cú dng:

Cöu hµng Thanh
Ph îng
§Þa
chØ……………….
§Þªn
tho¹i…………
HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG
Số hoá đơn: Ngày bán:
Mã khách hàng: Tên khách hàng:
Địa chỉ khách hàng: Điện thoại liên lạc:
Chi tiết hoá đơn:
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đơn giá Số lượng bán Thành tiền
Tổng tiền(VNĐ)………….

Người giao hàng Người nhận hàng
Ký và viết đầy đủ họ và tên Ký và viết đầy đủ họ và tên

Sau đó hoá đơn bán hàng được đưa cho bộ phận kế toán lưu giữ và
thống kê. Cuối mỗi tháng bộ phận kế toán thống kê và tổng hợp mặt
hàng bán chạy nhất trong tháng.
Sau mỗi ngày làm việc, các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ sắp xếp
kiểm tra lại các mặt hàng trong từng gian hàng, để kiểm kê, báo cáo
với chủ cửa hàng. Sau khoảng một tuần hay một tháng chủ cửa hàng,
tổ trường nhân viên sẽ dựa vào sổ sách, giấy tờ để tônge hợp lượng
hàng hoá đã bán được, lượng hàng hoá còn tồn đọng trong kho và
trong các gian hàng, những mặt hàng nào đã hết, sắp hết, mặt hàng
nào cần phải nhập thêm, mặt hàng nào sắp hết hạn sử dụng, thống kê
số nợ của khách hàng dựa và hoá đơn bán hàng rồi yêu cầu khách
hàng trả nợ.

Xác định thông tin vào của bài toán
Danh mục hàng:(Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, mô tả).
Danh mục khách hàng: (Mã khách hàng, tên khách hàng, địa
chỉ khách hàng, điện thoại liên lạc).
Danh mục nhân viên:(Mã nhân viên,tên nhân viên, địa chỉ nhân
viên).
Danh mục nhà cung cấp:(Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp,
địa chỉ nhà cung cấp, điện thoại liên lạc).
Hóa đơn bán hàng:(Số hóa đơn bán, ngày bán,mã khách hàng,
tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, mã hàng, tên hàng, đơn vị
tính, số lượng bán, đơn giá bán, số tiền, mã nhân viên, tên
nhân viên).
Hoá đơn mua hàng: (Số hoá đơn mua, ngày mua, mã nhà cung
cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp. mã hàng, tên

hàng, đơn vị tính, số lượng bán, đơn giá bán, thành tiền, mã
nhân viên, tên nhân viên)

Xác định thông tin ra của bài toán
Báo cáo mặt hàng bán chạy (theo tháng, quý,
năm).
Báo cáo hàng tồn (theo tháng, quý, năm)
Xác định mục tiêu cần quản lý của bài toán
Cập nhật danh mục
+ Cập nhật danh mục hàng.
+ Cập nhật danh mục nhà cung cấp.
+ Cập nhật danh mục khách hàng.
+ Cập nhật danh mục nhân viên.
Theo dõi nhập bán
+ Theo dõi hoá đơn bán hàng.
+ Theo dõi hoá đơn nhập hàng.
Thống kê báo cáo
+ Thống kê báo cáo hàng bán chạy.
+ Thống kê báo cáo hàng tồn.
Tìm kiếm
+ Tìm kiếm mặt hàng.
+ Tìm kiếm nhà cung cấp.
+ Tìm kiếm khách hàng.

PHÂN TÍCH BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN
HÀNG TẠI CỬA HÀNG THANH PHƯỢNG
Phân tích hệ thống về chức năng
Biểu đồ phân cấp chức năng
Quản lý bán hàng
Cập nhật

danh mục
Theo dõi
nhập bán
Tìm kiếm Thống kê
báo cáo
Cập nhật danh mục
hàng
Cập nhật danh mục
khách hàng
Cập nhật danh mục
nhà cung cấp
Cập nhật danh mục
nhân viên
Theo dõi hoá
đơn nhập hàng
Theo dõi hoá
đơn bán hàng
Tìm kiếm mặt
hàng
Tìm kiếm nhà
cung cấp
Báo cáo hàng
tồn
Báo cáo hàng
bán chạy
Tìm kiếm khách
hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Quản lý
bán hàng
Khách hàng Nhà cung cấp
Bộ phận quản lý
Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng
Hoá đơn bán hàng
Hoá đơn mua hàng
Thông
tin
yêu
cầu
Thông
tin trả
lời

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Cập nhật
danh mục
Khách hàng
Nhà cung cấp
Bộ phận quản lý
Đơn đặt
hàng
Đơn đặt hàng
Hoá đơn mua
hàng
Hoá đơn bán hàng
Thông tin
yêu cầu

Thông
tin trả
lời
Theo dõi
nhập bán
Tìm kiếm
Thống kê báo
cáo
Hoá đơn bán,hoá đơn
nhập
Hoá đơn
bán hoá
đơn nhập
Hoá đơn
bán,hoá
đơn nhập
Thông tin yêu
cầu
Thông tin trả
lời
Danh mục khách hàng, nhà
cung cấp, nhân viên, hàng
Danh mục khách hàng, nhà cung
cấp, nhân viên, hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Cập nhật
danh mục
nhà cung
cấp

Bộ phận quản lý
Danh mục
khách hàng
Cập nhật
danh mục
khách
hàng
Cập nhật
danh
mục
hàng
Cập nhật
danh mục
nhân viên
Danh mục nhà
cung cấp
Danh mục
hàng
Danh mục
nhân viên