Hệ thống thông tin Quản lý sinh viên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THƠNG

BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI : QUẢN LÝ SINH VIÊN

SINH VIÊN THỰC HIỆN:
Họ và tên: Trịnh Đăng Tuấn
Giới tính: Nam
Dân tộc: Kinh
Lớp,khoa: K24C, CNTT&TT Năm thứ / Số năm đào tạo: 4
Ngành học: Công nghệ thông tin
Người hướng dẫn: ThS. Lê Thị Hồng Hà

Thanh Hóa,tháng 11/2023

i


NỘI DUNG
Mở đầu....................................................................................................................................2
Chương 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng:......................................................................2

1.1.Tính cấp thiết của đề tài……………………………………………….2
1.2.Mục đích và yêu cầu của đề tài………………………………………..3
1.3.Nhiệm vụ………………………………………………………………..3
1.3.1.Nhược điểm của phương pháp thủ công........................................3
1.3.2.Ưu điểm của phương pháp thủ công..................................................3
1.4: Cơ cấu tổ chức và phân cơng trách nhiệm…………………………..4
1.4.1.Phịng quản lý sinh viên..................................................................4

1.4.2. Phịng cơng tác học sinh sinh viên.................................................4
1.4.3. Quy trình và dữ liệu xử lý..............................................................5
1.4.4. Nhược điểm của hệ thống và đề xuất............................................5
1.4.5. Mục tiêu của hệ thống....................................................................5
Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng.......................................................................6

2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng………………………………………….6
2.2. Biểu đồ luồng mức ngữ cảnh…………………………………………7
2.3. Quản lý nhân thân sinh viên………………………………………….8
2.3.1. Nhập hồ sơ nhân thân sinh viên....................................................8
2.3.2. Tìm kiếm..........................................................................................8
2.3.3. Cập nhật thơng tin định kỳ............................................................8
2.4.Quản lý q trình đào tạo……………………………………………..8
2.4.1.Cập nhật điểm trung bình...............................................................8
2.4.2.Chấm điểm rèn luyện......................................................................8
2.4.3.Cập nhật tốt nghiệp.........................................................................8
2.4.4.Chuyển lớp sau phân ngành...........................................................9
2.5. Quản lý học phí………………………………………………………..9
2.5.1. Thơng báo xử lý nợ học phí...........................................................9
2.5.2. Kiểm tra giấy tờ xác nhận đối tượng............................................9
ii


2.5.3. Lập danh sách miễn giảm học phí của từng kỳ............................9
2.6.Quản lý học bổng……………………………………………………..10
2.6.1. Kiểm tra điều kiện đạt học bổng.................................................10
2.7. Cập nhật định kỳ……………………………………………………..10
2.7.1. Báo cáo sinh viên lưu ban............................................................10
2.7.2. Báo cáo sinh viên đuổi học...........................................................10
2.7.3. Báo cáo học bổng sinh viên……………………………………..10

2.8. BLD (DFD) mức đỉnh………………………………………………..10
2.9. Phân rã BLD (DFD) mức đỉnh……………………………………...11
2.9.1. .Phân rã chức năng Quản lý nhân thân sinh viên......................11
2.9.2.Phân rã chức năng Quản lý quá trình đào tạo của sinh viên....12
2.9.3. Phân rã chức năng Quản lý học phí............................................14
2.9.4. .Phân rã chức năng Quản lý học bổng........................................16
3.9.5. Phân rã chức năng Báo cáo định kỳ............................................17
Chương 3: Phân tích hệ thống về dữ liệu..........................................................................19

3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………19
3.2.Thiết kế giao diện……………………………………………………..20
3.2.1.Màn hình đăng nhập.....................................................................20
3.2.2.Trang hiển thị đầy đủ thơng tin của sinh viên............................20
3.2.3.Thơng tin tóm tắt của sinh viên....................................................21
3.2.4.Quá trình đào tạo...........................................................................21
3.2.5.Màn hình hiển thị số sinh viên đạt học bổng...............................22
3.2.6.Giao diện danh sách khen thưởng................................................22
3.2.7. Giao diện kỷ luật với sinh viên....................................................23
3.2.8.Giao diện chứa thông tin thân nhân của sinh viên.....................23
3.2.9.Giao diện chuyển lớp theo giai đoạn............................................24
3.2.10.Giao diện danh sách miễn giảm học phí....................................24
3.2.11.Giao diện tìm kiếm sinh viên......................................................25
iii


3.2.12.Giao diện tìm kiếm sinh viên được học bổng............................25
3.2.13.Giao diện tìm kiếm sinh viên theo khen thưởng.......................26
3.2.13.Giao diện tìm kiếm sinh viên theo người thân..........................26

iv

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………
Thanh Hóa, ngày …tháng…năm 2023
Ký tên

v


LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ về mọi mặt của xã hội, ngành công
nghệ thông tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu trong đời sống con
người. Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ trên tồn cầu thì các quốc
gia trên thế giới dù đã phát triển hay đang phát triển đều cố gắng áp dụng tin
học vào mọi mặt của đời sống xã hội.
Tin học ln có mặt mọi lúc, mọi nơi nhằm hỗ trợ cho các nghành nghiên
cứu đạt được những thành tựu to lớn cũng như để hiện đại hóa quy trình quản lý
sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Chính vì vậy, tronh những năm gần đây mọi nghành nghề đã được chú
trọng đến việc xây dựng các phần mềm ứng dụng tin học trong công tác quản lý.
Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc quản lý. Mọi
thông tin được thể hiện và lưu trữ dưới dạng dữ liệu trên một hệ thống quản lý
cở sở dữ liệu, làm tăng thêm khả năng quản lý, tra cứu và tinh giản được đáng
kể cơng việc.
Với những lợi ích do cơng nghệ thông tin mang lại, các nhà quản lý đã kịp
thời đã áp dụng ứng dụng tin học vào phục vụ cho cơng việc quản lý sinh viên.
Bài tốn quản lý sinh viên nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả
các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong các trường đại học, công tác quản lý
nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được nhiều thời gian, độ
chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý
giấy tờ như trước đây. Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh để

thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hóa các thơng tin theo nhu cầu con người.
Trong phạm vi bài tập lớn của em khơng thể trình bày được cặn kẽ về hệ
thống quản lý. Do đó em chỉ nêu lên những vấn đề mà mình đã thực hiện được
trong việc phân tích và thiết kế hệ thống xây dựng chương trình. Mặc dù đã cố
gắng nhưng bài tập lớn của em không thể tránh được những sai xót kính mong
các thầy cơ cho em ý kiến để em có thể làm việc thật tốt với chuyên nghành em
đã chọn. Em rất mong được sự góp ý của thầy cơ và các bạn đọc.

1


TRƯỜNG ĐẠI HỌC HỒNG ĐỨC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & TRUYỀN THÔNG

ĐỀ TÀI QUẢN LÝ SINH VIÊN

Năm học 2023 -2024
Mở đầu
Phân tích & thiết kế hệ thống thơng tin là một bước rất quan trọng nhằm
xây dựng một hệ thống thơng tin một cách bài bản và có chất lượng cao. Trong
bài tập lớn này, em đã vận dụng các kiến thức được giảng dạy trên lớp cùng với
việc tìm hiểu một số tài liệu hướng dẫn để khảo sát, phân tích, thiết kế và cài đặt
một hệ thống thơng tin thực tế.
Tuy đã có nhiều cố gắng nhưng do còn thiếu kinh nghiệm cũng như chưa
thực sự quen với cơng việc thiết kế do đó đề tài khơng tránh khỏi nhiều thiếu
sót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn đọc tham khảo.
Chương 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng:
1.1.Tính cấp thiết của đề tài
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và cùng với sự
xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì

việc sử dụng máy tính trong cơng tác quản lý đã trở thành nhu cầu cấp bách, nó
là một trong những yếu tố khơng thể thiếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu
quả trong c công tác quản lý.
Trong lĩnh vực quản lý sinh viên cần điều chỉnh và bổ xung thơng tin
thực hiện rất khó khăn và khơng dễ dàng, việc tìm kiếm thơng tin mất nhiều thời
gian độ chính xác kém.
Do đó việc tin học hóa các hoạt động trong nhà trường vào quản lý sinh
viên ngày càng trở nên cần thiết.Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý
2


giúp con người thốt khỏi lao động thủ cơng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết
kiệm được rất nhiều thời gian.
1.2.Mục đích và yêu cầu của đề tài
Quản lý sinh viên là công việc nhằm quản lý tất cả các quá trình hoạt
động và học tập của sinh viên trong trường đại học cũng để nâng cao về công
nghệ thông tin.
Quản lý sinh viên trong trường Đại Học chính là quản lý q trình học
tập, trong đó có tất cả các hồ sơ xủa sinh viên và điểm trong quá trình học tập,
…
Chương trình quản lý sinh viên gồm nhiều lĩnh vực như quản lý họ tên,
ngày sinh, giới tính, dân tộc, nơi sinh…
1.3.Nhiệm vụ
Trường Đại Học Hồng Đức có số lượng lớn khoảng 20000 sinh viên theo
học với 12 khoa đào tạo, mỗi khoa có nhiều chuyên ngành đào tạo khác nhau.
Trong những năm gần đây, chỉ tiêu tuyển sinh cao, số lượng sinh viên đông gấp
nhiều lần những năm trước, công việc quản lý sinh viên vẫn được thực hiện thủ
cơng với dữ liệu lớn, có thể xảy ra nhiều vấn đề dẫn đến tình trạng quá tải và
không hiệu quả.
1.3.1.Nhược điểm của phương pháp thủ công.

Lưu giữ thông tin về sinh viên, giáo viên phải sử dụng nhiều giấy tờ, sổ
sách nên rất phức tạp, nơi lưu trữ không được thuận tiện, cần nhiều nhân viên.
Khi cần tìm kiếm thơng tin về sinh viên, giáo viên sẽ mất nhiều thời gian
vì phải trực tiếp đi tìm thơng tin đó trong những giấy tờ sổ sách đã được ghi
chép lại.
1.3.2.Ưu điểm của phương pháp thủ công
Phương pháp thủ cơng khơng cịn phù hợp với một số cơng việc mà đã có
cơng cụ có thể giải quyết được vấn đề vì quản lý bằng phương pháp thủ cơng sẽ
rất phức tạp, về vấn đề này địi hỏi phải có lực lượng lớn nhân viên gây tốn kém
về tài chính, khả năng đáp ứng không cao.

3


Xuất phát từ nhu cầu đổi mới và phù hợp với sự phát triển của xã hội ngày
nay, việc thay đổi hệ thống quản lý thủ công bằng một phần mềm quản lý mới
tối ưu hơn là một điều tất yếu.
1.4: Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm
Công việc của phịng quản lý sinh viên và phịng cơng tác học sinh sinh
viên tại Trường Đại Học Hồng Đức bao gồm nhiều nhiệm vụ quan trọng liên
quan đến quản lý thơng tin và quy trình học tập của sinh viên.
1.4.1.Phòng quản lý sinh viên
- Quản lý nhân thân sinh viên
+Lưu trữ thông tin cá nhân của sinh viên, bao gồm tên tuổi, hộ khẩu, địa
chỉ thường trú, và thông tin gia đình.
+Nhận và duy trì hồ sơ từ phịng đào tạo sau khi sinh viên làm thủ tục
nhập học.
-Quản lý quá trình học tập
+Ghi chép và theo dõi quá trình học tập của sinh viên bao gồm lớp học,
điểm số theo từng kỳ.

+Thực hiện công tác chấm điểm rèn luyện sinh viên.
-Quản lý học bổng, khen thưởng và kỷ luật
+Hợp tác với phòng tài vụ và phòng đào tạo để quản lý học bổng sinh
viên.
+Ra quyết định về khen thưởng và kỷ luật đối với sinh viên.
-Quản lý đối tượng miễn, giảm học phí
+Hợp tác với phịng tài vụ để quản lý được các đối tượng được miễn,
giảm học phí.
-Quản lý danh sách sinh viên tốt nghiệp
+Kiểm tra điều kiện tốt nghiệp, lưu trữ tài liệu và gửi lại phòng đào tạo
danh sách tốt nghiệp đã kiểm tra.
1.4.2. Phòng cơng tác học sinh sinh viên
-Quản lý q trình học tập
4


+Có thể tham gia vào q trình học tập, đặc biệt là trong việc theo dõi và
cung cấp thông tin về lớp học, điểm số và tiến trình học tập của sinh viên.
-Hỗ trợ về học vụ và công tác sinh viên
+Thực hiện các công việc hỗ trợ, tư vấn học, và các vấn đề liên quan đến
sinh viên.
+Cung cấp, thông báo và hỗ trợ về các sự kiện, chương trình ngoại khóa,
và các vấn đề sinh viên.
1.4.3. Quy trình và dữ liệu xử lý
-Quy trình tổ chức cơng việc
+Nhận hồ sơ từ phòng đào tạo sau khi sinh viên làm thủ tục nhập học.
+Thực hiện các công việc liên quan đến khen thưởng, kỷ luật, và xử lý
các thông tin liên quan đến sinh viên trong từng học kỳ.
+Lưu trữ dữ liệu và thực hiện các bước kiểm tra, cập nhật và gửi thông
tin cho các đơn vị liên quan.

1.4.4. Nhược điểm của hệ thống và đề xuất
-Nhược điểm của hệ thống
+Lưu trữ bằng giấy tờ đòi hỏi diện tích lớn và gặp khó khăn khi tìm kiếm
thơng tin.
+Thiếu tính nhất qn và liên thơng trong quản lý thơng tin sinh viên.
-Đề xuất cải tiến
+Tích hợp và tập trung dữ liệu từ khoa và phòng quản lý sinh viên để tạo
ra một cơ sở dữ liệu chung.
+Lưu trữ thông tin theo từng kỳ hoặc đợt cập nhật để giúp tìm kiếm và
theo dõi thơng tin một cách hiệu quả hơn.
+Tích hợp cơng nghệ để giảm gánh nặng về lưu trữ và tìm kiếm thơng
tin.
1.4.5. Mục tiêu của hệ thống
Mục tiêu là tạo ra một hệ thống quản lý thông tin sinh viên, hiệu quả, nhất
quán và dễ dàng tìm kiếm để giảm bớt công việc cho nhân viên và cải thiện chất
lượng dịch vụ quản lý sinh viên.
5


Rút ngắn thời gian chờ đợi của sinh viên.
Sử dụng máy tính vào các cơng việc tìm kiếm các thơng tin chi tiết về sinh
viên sẽ dễ dàng nhanh chóng và thuận tiện. Việc lưu trữ sẽ đơn giản, không cần
phải có nơi lưu trữ lớn, các thơng tin về sinh viên sẽ chính xác và nhanh chóng.
Việc thống kê định kỳ, từng năm thuận lợi nhanh chóng.
Với chức năng xử lý hệ thống mới sẽ rút ngắn cong việc của nhân viên
quản lý và giảm số lượng nhân viên quản lý, tránh tình trạng dư thừa.
Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng
2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng

6

2.2. Biểu đồ luồng mức ngữ cảnh
Các tác nhân
- Ban giám hiệu
- Phịng Đào tạo
- Phịng Tài vụ
- Khoa
- Cơng an
- Sinh viên

- Mô tả chi tiết của các chức năng

7


2.3. Quản lý nhân thân sinh viên
2.3.1. Nhập hồ sơ nhân thân sinh viên
Nhận hồ sơ sinh viên đăng ký nhập học từ phịng đào tạo, nhập các thơng
tin này vào cơ sở dữ liệu của phòng Quản lý sinh viên
2.3.2. Tìm kiếm
Tìm kiếm sinh viên theo các yêu cầu khác nhau (Họ tên, Mã số sinh viên,
Lớp, Khoa, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu, chỗ ở...). Chức năng này thường
được sử dụng để phục vụ các yêu cầu tìm kiếm đột xuất của trường, khoa, hoặc
các cơ quan bên ngồi (cơng an, chính quyền địa phương)
2.3.3. Cập nhật thơng tin định kỳ
Sau khoảng thời gian định kỳ, thường là 1 học kỳ hoặc 1 năm học, phòng
Quản lý sinh viên thực hiện cập nhật thông tin định kỳ bằng cách phát Bản khai
định kỳ, các khoa quản lý cho sinh viên khai rồi chuyển lại cho phòng Quản lý
sinh viên. Các thơng tin này gồm có: Chỗ ở sinh viên...

2.4.Quản lý quá trình đào tạo
2.4.1.Cập nhật điểm trung bình
Cuối mỗi học kỳ, điểm trung bình của sinh viên được gửi từ phòng Đào
tạo đến phòng Quản lý sinh viên để xử lý lên lớp hoặc lưu ban hay đình chỉ học
tập đối với sinh viên theo quy chế.
2.4.2.Chấm điểm rèn luyện
Cuối mỗi học kỳ, phòng Quản lý sinh viên thực hiện chấm điểm rèn luyện
cho sinh viên theo quy trình:
- Khoa phát phiếu tự chấm điểm đến từng lớp
- Các lớp học lớp, bình bầu và chấm điểm cho từng cá nhân, chuyển lại
cho khoa - Khoa chuyển phiếu điểm rèn luyện cho phòng Quản lý sinh viên
- Phòng Quản lý sinh viên cộng điểm rèn luyện vào điểm trung bình của
sinh viên để xét học bổng
2.4.3.Cập nhật tốt nghiệp
- Thông tin về sinh viên tốt nghiệp được cập nhật theo trình tự:

8


+Hội đồng tốt nghiệp gửi điểm cho phòng đào tạo, phòng đào tạo
kiểm tra điều kiện về điểm của sinh viên rồi gửi danh sách cho phòng
Quản lý sinh viên
+Phòng Quản lý sinh viên kiểm tra điều kiện tốt nghiệp của sinh viên
(đã trả đủ các môn điều kiện – Thể dục, qn sự, đã có giấy khám sức
khỏe, khơng nợ thư viện hoặc ngân hàng...). Nếu sinh viên đủ điều kiện
tốt nghiệp thì làm thủ tục in bằng và ra quyết định công nhận tốt nghiệp.
2.4.4.Chuyển lớp sau phân ngành
Trường Đại học đào tạo sinh viên theo 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1 (đại cương), sinh viên học tại các lớp đại cương và được
phân đều cho các khoa quản lý

- Giai đoạn 2 (phân ngành), sinh viên được phân vào các ngành học
khác nhau theo điểm và nguyện vọng của sinh viên (thực hiện bởi phòng
Đào tạo)
- Sau khi thực hiện phân ngành, phòng Đào tạo gửi danh sách các lớp
mới cho phòng Quản lý sinh viên.
- Phòng Quản lý sinh viên thực hiện cập nhật lớp mới cho sinh viên,
nhưng vẫn phải lưu lại lớp đại cương của sinh viên để phục vụ cơng tác tìm
kiếm
2.5. Quản lý học phí
2.5.1. Thơng báo xử lý nợ học phí
Danh sách sinh viên nợ học phí được lập trước mỗi kỳ thi, chuyển cho các
khoa để xử lý không cho sinh viên chưa nộp học phí được dự thi.
2.5.2. Kiểm tra giấy tờ xác nhận đối tượng
Các sinh viên thuộc diện chính sách được miễn giảm học phí (một phần hoặc
toàn phần). Sinh viên nộp giấy tờ xác nhận cho phòng Quản lý sinh viên. Phòng
kiểm tra, xác nhân các giấy tờ này và nhập vào cơ sở dữ liệu.
2.5.3. Lập danh sách miễn giảm học phí của từng kỳ
Đầu mỗi kỳ, phòng Quản lý sinh viên lập danh sách miễn, giảm học phí của
sinh viên và chuyển cho phịng Tài vụ để làm thủ tục thu học phí.

9


2.6.Quản lý học bổng
2.6.1. Kiểm tra điều kiện đạt học bổng
Kiểm tra sinh viên có đủ điều kiện đạt học bổng khơng? Nếu đủ thì cập nhật
vào danh sách học bổng.
2.7. Cập nhật định kỳ
2.7.1. Báo cáo sinh viên lưu ban
Cuối mỗi kỳ, danh sách sinh viên lưu ban được tổng kết và báo cáo lại cho ban

giám hiệu
2.7.2. Báo cáo sinh viên đuổi học
Cuối mỗi kỳ, danh sách sinh viên bị đuổi học (vi phạm kỷ luật, quy chế, thôi
học, dừng học) được tổng kết và báo cáo lại cho Ban giám hiệu.
2.7.3. Báo cáo học bổng sinh viên
Cuối mỗi kỳ, danh sách sinh viên nhận học bổng được tổng kết và báo cáo lại
cho Ban giám hiệu.
2.8. BLD (DFD) mức đỉnh

10


2.9. Phân rã BLD (DFD) mức đỉnh
Trong mỗi sơ đồ phân rã, chúng ta liệt kê các chức năng trước phân rã tại BLD
mức đỉnh và tại sơ đồ phân rã chức năng PBC để dễ dàng hơn trong việc theo
dõi quá trình phân rã.
2.9.1. .Phân rã chức năng Quản lý nhân thân sinh viên

Hình II.Lược trồ trích từ BPC và BLD mức đỉnh

11


Hình III. BLD mức 2 – Quản lý nhân thân sinh
viên

2.9.2.Phân rã chức năng Quản lý quá trình đào tạo của sinh viên

12

Hình IV. Lược đồ trích từ BPC và BLD mức đỉnh

13


Hình V. BLD mức 2 – Quản lý quá trình đào tạo của sinh viên

2.9.3. Phân rã chức năng Quản lý học phí

14


Hình VI. Lược đồ trich từ BPC và BLD mức đỉnh

Hình VII. BLD mức 2 – Quản lý học phí
15