Mtcv Chuyen Vien Hanh Chinh Quản Trị.doc

BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC

CHUN VIÊN
HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

Tài liệu số:

MTCV 11_3100-5

Lần ban hành:

00

Lần kiểm soát:

00

Số trang:
Ngày ban
hành:

06

Người thiết lập
Chức danh:

Người xem xét
Chức danh:

Người phê duyệt
Chức danh:

Ghi rõ họ và tên:

Ghi rõ họ và tên:

Ghi rõ họ và tên:

Chức danh cơng việc:

Chun viên Hành chính quản trị

Bộ phận/ Tổ:

Hành chính tổng hợp

Địa điểm làm việc:
Khối/ Phòng ban:
Báo cáo cho:
Nhân viên dưới quyền
(nếu có):

Hành chính tổng hợp
Cấp trên trực tiếp:

Cấp trên gián tiếp:

Số lượng:
Vị trí:

1/ MỤC ĐÍCH CƠNG VIỆC:

- Giúp việc cho Phó phịng Hành chính tổng hợp - phụ trách Hành chính quản trị và Phó phịng
Hành chính tổng hợp phụ trách Pháp chế - Nhân sự - Truyền thông các cơng việc có liên quan đến
hoạt động của văn phịng về cơng tác hành chính quản trị.
- Đảm bảo công tác quản trị luôn luôn hỗ trợ tốt, kịp thời, nhanh chóng.
2/ CÁC ĐỐI TƯỢNG CHÍNH CĨ QUAN HỆ LÀM VIỆC:
Bên trong:
Bên ngồi:
1. Cơ quan ban ngành & chính quyền: Quan
1.
Quan hệ với cấp trên là....
hệ giao dịch với các cấp chính quyền nhà
 Xin ý kiến, và chịu sự chỉ đạo giải quyết nước để giải quyết các vấn đề liên quan đến
điều hành công việc hàng ngày.
hoạt động hành chính của Cơng ty khi có sự
 Cập nhật tiến độ công việc.
giao nhiệm vụ của cấp trên.
 Tìm kiếm trợ giúp khi giải quyết vấn đề.
 Tham mưu và đề nghị giải quyết công việc. 2. Quan hệ xã hội: Phối hợp các hoạt động
 Nhận lời giải thích hoặc hướng dẫn rõ hơn
mang tích xã hội nhằm tăng cường hình ảnh,
về cơng việc.
uy tín của cơng ty và đạt được sự hỗ trợ.
 Đáp lại những yêu cầu của cấp trên.
3. Quan hệ với khách hàng: Thực hiện các
cơng việc có liên quan đến nhiệm vụ được
2.
Quan hệ hàng ngang với đồng nghiệp
giao.
ngang cấp
 Phối hợp các hoạt động

4. Nhà cung cấp: Thực hiện các công việc có
Trang 1/6






Chia sẻ những ý tưởng cải tiến
Trợ giúp
Hiểu rõ đồng nghiệp và các hoạt động của
họ

liên quan đến nhiệm vụ được giao.

3/ NHIỆM VỤ:

STT

Nội dung cơng việc

I. Cơng việc chính
A.

Cơng tác hành chính:

1.

Theo dõi, tham gia sắp xếp lịch làm việc cho Cơ quan Giám đốc.

2.

Cập nhật, theo dõi, tổng hợp kịp thời các thông tin, sự kiện liên
quan đến công tác đối nội, đối ngoại.

3.

Thực hiện các thủ tục xuất cảnh (xin cấp hộ chiếu, thị thực) cho
CBCNV của công ty đi tham quan, học tập, công tác nước ngồi
bảo đảm nhanh chóng kịp thời.

4.

Thực hiện thủ tục nhập xuất cảnh cho các chuyên gia nước ngoài
đến làm việc tại cơng ty (khi có u cầu).

5.

Phụ trách, đàm phán, theo dõi, thanh tốn các hợp đồng tham
quan, đi cơng tác trong và ngoài nước trong phạm vi được giao.

6.

Thực hiện và theo dõi các thủ tục liên quan đến quảng cáo, giới
thiệu thông tin công ty trên các báo ( khi có yêu cầu).

7.

Thực hiện và theo dõi các thủ tục tài trợ, ủng hộ từ thiện…liên
quan đến công tác xã hội ( khi có yêu cầu).

8.

Thực hiện các thủ tục cung cấp các dịch vụ phục vụ cho CBCNV
Tổng cơng ty đi cơng tác trong và ngồi nước như: đặt vé máy
bay, đặt phòng khách sạn, đặt xe, dịch vụ ăn uống,...

9.

Thực hiện làm thủ tục và mua sắm các vật dụng, nhu yếu phẩm
như: hoa, quà tặng, bánh, trái, trà,…

10.

Làm thủ tục thanh tốn các chi phí hành chính hàng tháng, thanh
tốn các chi phí phục vụ cho công tác của Cơ quan Tổng Giám
đốc và một số Ban, Phịng chức năng khác….

11.

Tham gia vào cơng tác định mức, kiểm sốt sử dụng hiệu quả các
chi phí hành chính văn phịng, đảm nhận cơng tác thu, chi của
Phịng.

12.

Soạn thảo các văn bản liên quan đến các cơng việc hành chính
của Văn phịng và Cơ quan Tổng Giám đốc khi có yêu cầu.

13.

Thiết lập, theo dõi sổ sách, chứng từ và thực hiện các thủ tục
nhập - xuất – tồn kho: hàng hóa - vật tư – cơng cụ dụng cụ - máy
móc – trang thiết bị, nhiên liệu…nội bộ thuộc Văn phịng quản lý
theo quy định.

14.

Thanh tốn tiền cước chuyển phát nhanh, tiền đặt báo chí hàng

Cơ sở để theo dõi
(Bằng chứng
Mức
công việc dựa vào
độ
kết quả đánh giá
quan
thành tích cơng
trọng
tác theo phương
pháp BSC)
95%

Trang 2/6


tháng, thanh tốn tiền in phong bì,…phục vụ trong cơng ty.
B.

Công tác văn thư lưu trữ:

15.

Quản lý và sử dụng con dấu, bảo mật thông tin hồ sơ pháp lý của
công ty.

16.

Tiếp nhận các văn bản giấy tờ chuyển đến công ty; Phân loại, vào
sổ, chuyển cho các đơn vị liên quan hoặc trình cơ quan Tổng
Giám đốc theo quy định.

17.

Tiếp nhận, kiểm tra đảm bảo đúng quy chế, thể thức văn bản đã
quy định; Trình duyệt giấy tờ và đóng dấu các văn bản đã được
Lãnh đạo cơng ty ký theo quy định; Chuyển phát các văn bản,
giấy tờ theo yêu cầu của các đơn vị.

18.

Vào sổ, cập nhật trên máy vi tính cơng văn đi, cơng văn đến,
thơng báo nội bộ và tìm thơng tin cơng văn cho Cơ quan Tổng
giám đốc và các đơn vị khi có nhu cầu.

19.

Kiểm tra, rà soát, chuyển phát nhanh (bưu phẩm, bưu kiện, báo
chí,…) của các đơn vị gởi; Tổng hợp, báo cáo chi phí chuyển
phát nhanh để có cơ sở thanh toán.

20.

Lập bảng tổng hợp nhu cầu đăng ký về: lịch, thiệp, sổ tay, tặng
phẩm,…vào cuối năm cho các Ban, Phịng cơng ty.

21.

Lập bảng tổng hợp cấp phát đồng phục cho các đơn vị trong Tổng
công ty theo danh sách nhân sự đã được phê duyệt.

22.

Cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBCNV các phịng chức
năng đi cơng tác và liên hệ cơng tác.

23.

Kiểm tra, rà sốt, chuyển phát nhanh (bưu phẩm, bưu kiện, báo
chí,…) của các đơn vị gởi; Tổng hợp, báo cáo chi phí chuyển
phát nhanh để có cơ sở thanh tốn.

24.

Hỗ trợ cấp phát văn phịng phẩm, đồng phục, vật dụng, tặng
phẩm,…

25.

Thực hiện sắp xếp quản lý và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

26.

Quản lý và kiểm kê kho: tặng phẩm và văn phòng phẩm.

27.

Làm công văn đề nghị mua tặng phẩm.

28.

Lập bảng tổng hợp nhu cầu đăng ký về: giấy in tiêu đề, dự trù văn
phịng phẩm, đặt báo, túi xách, phong bì…cho các Ban, Phịng
cơng ty.

29.

Cấp phát văn phịng phẩm, đồng phục, vật dụng, tặng phẩm,…

30.

Hỗ trợ tiếp đón và hướng dẫn khách đến làm việc tại công ty.

C.

Công tác quản trị:

31.

Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng cơ sở hạ tầng, bố trí văn

phịng, các phịng họp, đề xuất sửa chữa, thay thế khi có hư hỏng.

32.

Tiếp nhận phiếu đăng ký sử dụng xe và lập lệnh điều động xe
giao cho lái xe thực hiện.

33.

Quản lý, kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng hệ thống thơng tin
liên lạc ( tổng đài điện thoại nội bộ, mạng cố định và các mạng di
động) và đề xuất sửa chữa, thay thế khi có hư hỏng.
Trang 3/6


34.

Quản lý, kiểm tra, giám sát việc bảo trì các trang thiết bị: Máy
photocopy, máy fax, quạt hút, điều hòa,…bàn ghế tủ, vật linh
tinh, hệ thống âm thanh, hệ thống đèn chiếu sáng,…và đề xuất
sửa chữa, thay thế khi có hư hỏng.

35.

Quản lý và sử dụng quà tặng, nước uống cho CBCNV, vật tư sửa
chữa nhỏ, các công cụ dụng cụ vệ sinh do mình đảm trách.

36.

Quản lý hồ sơ, kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ thuộc Văn phịng

quản lý.

37.

Quản lý xuất nhập vật tư, hàng hố văn phòng phẩm v.v… theo
quy định.

38.

Quản lý, kiểm tra, giám sát cây kiểng trang trí cho các Ban,
Phịng làm việc, đề xuất thay thế khi có hư hỏng. Tổ chức cơng
việc quản lý, chăm sóc cây xanh, mơi trường trong cơng ty.

39.

Phối hợp với Đội bảo vệ kiểm tra, bảo vệ an tồn PCCC, bảo vệ
tài sản của cơng ty.

40.

Phối hợp với Đội bảo vệ thực hiện việc giữ xe cho CBCNV và xe
ôtô.

41.

Phối hợp, kiểm tra, giám sát việc sửa chữa, bảo trì, cơ sở hạ tầng,
bảo trì văn phịng, hệ thống cung cấp điện nước sinh hoạt.

42.

Lập kế hoạch dự trù chi phí để mua sắm vật tư và tạm ứng chi phí
để mua vật tư, thiết bị dự phòng, trang thiết bị, văn phòng phẩm,
… phục vụ hoạt động của các Ban, Phòng.
Phụ trách, đàm phán, theo dõi, thanh toán các hợp đồng kinh tế
trong phạm vi hành chính quản trị cụ thể như sau:

43.



Hợp đồng quảng cáo, bảng chỉ đường.



Hợp đồng mua bán, bảo trì các trang thiết bị, cây kiểng.



Hợp đồng cung cấp đồng phục, thẻ nhân viên, văn phòng
phẩm,...



Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện.



Hợp đồng chuyển nhượng, mua bán xe ôtô.



Hợp đồng thuê văn phịng làm việc, trơng giữ xe ơtơ - gắn
máy.

44.

Hỗ trợ thực hiện việc mua xe ôtô, chuyển nhượng chủ quyền xe
ôtô của Tổng công ty.

45.

Chuẩn bị, thực hiện công tác tổ chức hội nghị, sự kiện (Đại hội
Cổ đông, Đại hội công nhân viên chức, Hội nghị Sơ - Tổng kết,
hội thảo, chuyên đề,…) định kỳ và đột xuất theo quy trình của
cơng ty.

46.

Phối hợp với Tổ CNTT thực hiện công tác in ấn danh thiếp,…

47.

Phối hợp với Tổ CNTT hỗ trợ âm thanh, ánh sáng,… phục vụ các
chương trình cho đại hội, hội nghị, ca nhạc (nếu có).

48.

Cập nhật danh bạ điện thoại nội bộ khi có sự thay đổi.

49.

Thống kê và lưu trữ các huân chương, huy chương, kỉ niệm
chương, cờ, bằng khen, giấy khen, tặng phẩm,... của Tổng công
Trang 4/6


ty.
50.

Thực hiện báo cáo cho cấp trên theo quy định.

51.

Lập kế hoạch mục tiêu công việc cá nhân định kỳ trình cấp trên
xem xét , phê duyệt và chịu sự đánh giá thành tích cơng tác của
cấp trên theo quy định.

52.

Thường xuyên cập nhật các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ liên
quan đến công việc được giao.

53.

Sử dụng hiệu quả các nguồn lực được giao.

54.

Áp dụng các thủ tục, hướng dẫn cơng việc liên quan đến lĩnh vực
Hành chính quản trị.

D
55.
56.

II. Khác
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự giao việc của cấp trên.
Mơ tả chức danh vị trí cơng việc này có thể được điều chỉnh khi
có sự thay đổi.

4/ TRÁCH NHIỆM: Theo các mục tiêu của hệ thống thẻ cân bằng điểm ( BSC – KPOs & KPIs) thực
tế giao
5/ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC:
 Thời giờ làm việc:
 Giờ làm việc hành chánh
-

Sáng: từ 8h00 đến 12h00

-

Chiều: từ 12h30 đến 16h30


 Làm việc theo ca

Máy móc/ cơng cụ/ trang thiết bị:

Máy móc/ cơng cụ/ trang thiết bị văn phịng:

-

Máy móc/ cơng cụ/ trang thiết bị phục vụ cơng việc:

-



 Thời gian làm việc đặc biệt

Máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện
thoại bàn, văn phòng phẩm,..
Theo quy định của công ty

Bảo hộ lao động:

Đồng phục:

-

Theo quy định của cơng ty

Bảo hộ lao động cá nhân:

-

Khơng có



Mơi trường làm việc

Điều kiện làm việc bình thường:

-

Giờ hành chính, đi cơng tác theo yêu cầu
( nếu có)

Điều kiện làm việc nặng nhọc/ nguy hiểm:

-

Khơng có

Điều kiện làm việc đặc biệt nặng nhọc/ nguy hiểm:

-

Khơng có

6/ CÁC U CẦU CẦN CĨ CHO VỊ TRÍ CƠNG TÁC NÀY: Theo phiếu thiết lập tiêu chuẩn năng
lực (đính kèm)
Ghi chú:
- Tùy theo tình hình thực tế, cấp trên trực tiếp hoặc cấp cao hơn có thể bổ sung những nhiệm vụ
thường xuyên hoặc/ và đột xuất khác trong Bảng Mô tả công việc này.
Trang 5/6


NGƯỜI LAO ĐỘNG

NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Trang 6/6